Kommunikation i Silkeborg Kommune Til undervisningsbog i tekstanalyse fra Gyldendal. Kapitlet skrevet august 2005 Silkeborg Kommune har 55.000 indbyggere og er den 14. største kommune i Danmark. Kommunen ligger centralt i Midtjylland med ca. 40-50 km til Århus, Randers, Viborg, Herning og Horsens. Silkeborgskovene er Danmarks største skovområde, og området ved Silkeborg rummer noget af den smukkeste danske natur med skove, søer og Danmarks eneste flod, Gudenåen. Turisme spiller en stor rolle, og i omverdenen er Silkeborg nok mest kendt for Cobramaleren Asger Jorn, den 2.400 år gamle Tollundmand, og verdens ældste, originale hjuldamper Hjejlen fra 1861, som fortsat sejler på søerne til Himmelbjerget. Den fortidige pramdrift på åen er i dag afløst af hundredvis af kanoer, og naturen og kulturen trækker hvert år tusindvis af gæster til byen, bl.a. i forbindelse med Riverboat Jazzfestival og Ildfestregattaen. De nyeste udgravninger ved ruinerne af Silkeborg Slot daterer Silkeborg tilbage til 1385, men i april 1844 synede de 24 indbyggere dog ikke meget, da papirfabrikant Michael Drewsen efter 15 timers rejse fra Århus ankom til det afsides sted ved Gudenåen med 80 håndværkere for at bygge en papirfabrik. Byen voksede op omkring fabrikken, som producerede frem til år 2000. I dag er Papirfabrikken omskabt til en hel ny bydel med hotel, biograf, restauranter, fitnesscenter, kunstcenter, musik- og teaterhus, boliger og erhverv. Byens 100-årige status som kurby fra 1883-1983 er ved at blive genskabt i en moderne form med fokus på velvære og sundhed i verdensklasse og en vision om at have Danmarks sundeste borgere. Et tidligere sanatorium er omdannet til et nationalt center for vandmiljø og rummer en af Jyllands største erhvervsparker inden for miljøområdet samt Nordens største ferskvandsakvarium og oplevelsescenter Aqua. Gennem de senere år er en række store virksomheder med traditionelle industriarbejdspladser lukket, bl.a. papirfabrikken, en stor busfabrik og en vindmøllevingefabrik, men de tabte arbejdspladser er delvist opvejet af de mange, nye mindre vækstvirksomheder inden for bl.a. teknologi, it, service og miljø samt på finansområdet, hvor Jyske Bank er stærkt dominerende. Byen er også kendt som Bilernes By pga. de mange bilforretninger. Kommunen som virksomhed Silkeborg Kommunen er en politisk ledet organisation med et byråd bestående af 21 medlemmer. At organisationen er politisk ledet betyder populært sagt, at organisationens bestyrelse er valgt til at være uenige, og det er en virkelighed, som kommunens administration ledere og medarbejdere skal kunne forholde sig til og agere i. Kommunens budget er ca. 2 mia. kr., og den har ca. 4.500 medarbejdere svarende til ca. 4.100 fuldtidsstillinger. Heraf arbejder ca. 450 på rådhuset, mens de resterende 90% er fordelt på ca. 120 institutioner, skoler og andre lokaliteter. Kommunen arbejder med alt fra brandvæsen til forsyning af vand og varme. Den passer børn, uddanner dem, tager sig af flygtninge, udbetaler kontanthjælp, udsteder tilladelser og forbud, hjælper handicappede og leverer mad og pleje til de ældre. Virksomheden Silkeborg Kommune spænder således meget vidt med sine 13 afdelinger: Brand- og redningsafdelingen Byrådssekretariatet Børne- og ungeafdelingen 1 af 10-19-02-2006
Ejendomsafdelingen Forsyningsafdelingen Fritids- og kulturafdelingen Personaleafdelingen Skatteafdelingen Skoleafdelingen Social- og sundhedsafdelingen Teknisk afdeling Ældre- og handicapafdelingen Økonomiafdelingen. De ca. 4.500 medarbejdere arbejder efter principperne i den lærende organisation med et udviklingsgrundlag båret af værdierne skabertrang, samspil og synlighed. I de kommende år står Silkeborg Kommune over for to store udfordringer som følge af strukturreformen. Kommunen overtager en lang række nye opgaver, og den står foran en kommunesammenlægning med Gjern, Kjellerup og Them kommuner fra 1. januar 2007. Den nye kommune får ca. 85.000 indbyggere. Kommunikationsarbejdet i Silkeborg Kommune Overordnet set har Silkeborg Kommune tre hovedmålgrupper i forhold til sin kommunikation: 1) Medarbejderne via den interne kommunikation. 2) Borgere og virksomheder både som bosat i kommunen, men også som kunderne for kommunens ydelser. 3) Pressen, som er en vigtig interessent for en kommune. Med den skønne natur og mange turistaktiviteter er turisme naturligvis også et område, der kræver god planlagt kommunikation. Kommunikationen koordineres af turistorganisationen med turistbureauet og turistchefen som omdrejningspunkt. Der er en hel del både formelt og uformelt samarbejde mellem kommunen og turistchefen/turistbureauet til gavn for begge parter. Kommunens kommunikationsfunktion Silkeborg Kommunes kommunikationsfunktion er organiseret som en sektion i Byrådssekretariatet. Sektionen ledes af en kommunikationschef og har op til ni medarbejdere, hvoraf de tre er midlertidigt ansatte: En kommunikationschef, en informationsmedarbejder, en assistent, en webmaster, to grafiske layoutere, en midlertidig medarbejder i jobtræning som layouter, en kommunikationspraktikant og en kontorelev. Informations- og kommunikationsområdet er et centralt indsatsområde for Silkeborg Kommune. Området er blevet opprioriteret i erkendelse af, at kommunikation spiller en stadig større og vigtigere rolle. Direktionen formulerede således i 2003 en kommunikationspolitik, som fastlægger, hvad der forstås ved god kommunikation i Silkeborg Kommune. Kommunikationspolitikken opstiller desuden en række strategiske mål for kommunikationsindsatsen internt i organisationen, over for borgerne og over for medierne. Disse mål er nu ved at blive realiseret. For at styrke den samlede kommunikationsindsats over for borgere, medier og medarbejdere oprettede direktionen en ny stilling som kommunikationschef, som blev besat i marts 2003. Kommunikationschefens opgave er at lede og videreudvikle kommunens informations- og kommunikationsstrategi til de tre hovedmålgrupper. Kommunen 2 af 10-19-02-2006
ønsker at fremstå som en kommune, der i sin kommunikation er åben og troværdig, og hvor formen understøtter den frie demokratiske debat. (Kan udgå: Kommunikationschefen har en baggrund som journalist og er i gang med en masteruddannelse i kommunikation. Desuden har han mere end ti års praktisk erfaring med virksomhedskommunikation primært fra private virksomheder, herunder i en konsulentvirksomhed, i Danisco og i et selskab i Arla Foods-koncernen.) Kommunikationschefen deltager i en del af det ugentlige direktionsmøde, og han har faste møder minimum én gang i kvartalet med hver af de 13 afdelingschefer og et internt pressenetværk. På disse møder er kommunikationen på dagsordenen, dels for at synliggøre de fremtidige aktiviteter og beslutninger, som positivt kan profilere kommunen, og dels for at synliggøre de aktiviteter og beslutninger, som kræver et kommunikativt beredskab for ikke at udvikle sig til kriser. Kommunen har desuden et formelt kriseberedskab og en række kommunikationsværktøjer til at forebygge og håndtere kriser. Ansvaret for kommunikation I Silkeborg Kommune er det en del af ledelsesansvaret at sikre god kommunikation, men også den enkelte medarbejder har jfr. kommunens kommunikationspolitik et ansvar for at bidrage til god kommunikation på arbejdspladsen og i forhold til borgerne. Ansvaret for kommunikationen ligger således ikke hos kommunens Kommunikationssektion eller hos kommunikationschefen men hos den enkelte leder og medarbejder. Kommunikationssektionen rådgiver om kommunikation, stiller en række kommunikationskanaler til rådighed samt bidrager til løsning af driftsopgaver på kommunikationsområdet. Desuden medvirker Kommunikationssektionen i samarbejde med Silkeborg Kommunes Uddannelsescenter til at ledere og medarbejdere uddannes via interne kurser. Kommunen arbejder med strukturerede uddannelsesprogrammer, herunder kommunikationskurser og pressekurser. Formålet er at sikre, at ledere og medarbejdere har de nødvendige kommunikative kompetencer, så de kan bidrage til god intern og ekstern kommunikation, og så de professionelt kan håndtere pressekontakten. Filosofien er, at de skal være selvkørende, dvs. at det er bedre at lære ledere og medarbejdere selv at kunne kommunikere professionelt, end at Kommunikationssektionen skal varetage og have ansvaret for kommunikationen. Det sidste vil i øvrigt blot resultere i, at sektionen sander til i daglige driftsopgaver. På dette område har kommunen og i særdeleshed kommunens Kommunikationssektion en stor og vedvarende udfordring. Den interne kommunikation Den interne kommunikation har siden Strukturkommissionen fremlagde sin rapport i januar 2004 helt naturligt haft stor fokus på den kommende kommunesammenlægning og de nye kommunale opgaver. Kommunesammenlægningen mellem Gjern, Silkeborg, Kjellerup og Them kommuner træder i kraft 1. januar 2007. En stor del af kommunikationssektionens tid går derfor netop med opgaver i relation til den forestående sammenlægning, men samtidig varetages også den daglige drift og de daglige kommunikationsopgaver i kommunen. Medierne til den interne kommunikation er delt i to hovedgrupper, de mundtlige og de skriftlige. Mundtlig kommunikation Den væsentligste, interne kommunikation foregår mellem medarbejder og leder og 3 af 10-19-02-2006
mellem kolleger i det daglige arbejde. En stor del af kommunikationen er uformel, men der er også en omfattende formel, mundtlig kommunikation. Den foregår på formelle møder på gruppe-, institutions-, sektions- og afdelingsniveau, f.eks. personalemøder og samarbejdsudvalgsmøder, samt møder på kryds og tværs i organisationen på alle arbejdspladser. Den mundtlige kommunikation og kommunesammenlægningen I forhold til den forestående kommunesammenlægning er der en række forhold omkring kommunikationen, som er vigtige. Medarbejderne ønsker at høre vigtige, betydningsfulde beslutninger fra deres egen leder, og derfor er en væsentlig opgave at sikre, at lederne er klædt på til denne opgave, så de kan fungere som forandringsagenter og få medarbejderne til at virke som ambassadører både internt og eksternt for de kommende forandringer. I forbindelse med forandringerne, vil medarbejderne f.eks. gerne vide, om de skal skifte arbejdsplads, hvad de skal lave i den nye kommune, hvem der bliver deres nye leder, hvem der bliver deres nye kolleger, og hvilket skrivebord, de skal sidde ved? Mange af spørgsmålene er der først svar på langt henne i sammenlægningsprocessen, og derfor har lederne et stort ansvar for også at fortælle, hvad der endnu ikke er taget beslutning om, og hvornår det ventes, at disse beslutninger bliver taget. Uvidenhed fører let til øget usikkerhed, myter og modstand mod forandringerne, mens viden kan bidrage til større sikkerhed, færre myter og flere fakta, og dermed større forandringsparathed. Det er man meget bevidst om i Silkeborg Kommune, og derfor holdes et meget højt informationsniveau både mundtligt og skriftligt. Desuden er medarbejderne sikret indflydelse i alle styregrupper og i mange arbejdsgrupper, som er nedsat i forbindelse med sammenlægningen og overtagelsen af de nye opgaver. Direktionen, borgmesteren og kommunikationschefen overvejede endvidere på et meget tidligt tidspunkt at samle alle 4.500 medarbejdere til et fælles informationsmøde om sammenlægningen. Da mange medarbejdere imidlertid ikke bliver så hårdt ramt af forandringerne, f.eks. lærerne på skolerne, pædagoger og andre, blev det i stedet besluttet at samle alle kommunens ledere med personaleansvar samt alle tillidsrepræsentanter til et fælles møde for at give dem den samme førstehåndsinformation. Der har over et halvt år været holdt to møder med et meget stort fremmøde ca. 500 ledere og tillidsrepræsentanter hvor direktionen og borgmesteren har gjort status og tegnet tidsplanen for den fremtidige proces. Kommunikationssektionen har været dybt involveret i disse møder, og det næste møde planlægges på tilsvarende vis, men nu for ledere og tillidsfolk i alle fire kommuner, som skal lægges sammen til den nye Silkeborg Kommune. Der er generelt gode relationer til - og et godt samarbejde med - tillidsrepræsentanterne i kommunen, og det er et stort plus i forhold til strukturreformen og kommunikationen til de ansatte. Selv om sammenlægningen først træder i kraft 1. januar 2007 har en medarbejdergruppe allerede oplevet forandringerne meget tæt på kroppen. Det gælder ca. 60 medarbejdere i Skatteafdelingen og Inkasso, som sammen med skatte- og inddrivelsesopgaven overgår til staten allerede 1. november 2005 og dermed har udsigt til at skulle flytte arbejdsplads til en helt anden by. Her har lederne og direktionen haft et stort ansvar for løbende at informere om processen og beslutningerne. Det er bl.a. sket på en lang række hurtigt indkaldte ad hoc-møder samt på personalemøder. Silkeborg Kommune kæmpede længe for at få et af de fremtidige, statslige skattecentre, og mange af medarbejderne håbede derfor, at de kunne fortsætte med at arbejde i Silkeborg, også når de overgik til ansættelse i staten. Det lykkedes ikke at få et statsligt skattecenter til Silkeborg, og medarbejderne fik først meget langt 4 af 10-19-02-2006
henne i processen vished for, at de fra 1. november 2005 skal arbejde i henholdsvis Århus og Horsens. Kommunen har således haft en stor kommunikationsopgave i at mindske usikkerheden så meget som muligt gennem et højt informationsniveau om alle beslutninger, initiativer og aktiviteter på området. Kompetenceafklaring Strukturreformen betyder selvsagt store forandringer i de fire kommuner, men medarbejderne vil blive påvirket meget forskelligt i forhold til deres daglige arbejde. De fleste af de i alt 6.000 medarbejdere vil ikke opleve ret store eller måske slet ingen forandringer i deres dagligdag, når den nye Silkeborg Kommune er dannet. Det gælder formentlig alle de nuværende kommunale dag- og døgninstitutioner, skoler og lignende. Derimod vil medarbejderne på det administrative område, typisk på rådhusene og på det tekniske område og forsyningsområdet, i højere grad blive berørt. I den nye Silkeborg Kommune arbejder man med fire kategorier af medarbejdere, hvor den første kategori er medarbejdere, der i høj grad kan forvente indgriben i deres nuværende arbejdsforhold. Det er medarbejdere, der kan se frem til måske fysisk at skulle skifte arbejdssted, få nye opgaver, ny leder og nye kolleger. De 6-800 medarbejdere i første kategori tilbydes i efteråret 2005 at deltage i en proces, der skal afklare deres kompetencer og ønsker til det fremtidige arbejde. Det sker via en række orienteringsmøder, udfyldelse af et spørgeskema og en efterfølgende samtale mellem medarbejderen og medarbejderens leder. Her skal medarbejdernes uddannelse, erfaring, interesser, fremtidsønsker og ønsker til kompetenceudvikling afklares. På den måde bliver den enkelte medarbejder og medarbejderens kunnen og ønsker gjort synlig, så de nye ledere i den nye kommune får et så godt kendskab til de fremtidige medarbejdere som muligt, og så opbygningen af den nye organisation bliver bedst mulig. Processen gennemføres med opbakning fra MED-udvalgene og samarbejdsudvalgene i de fire kommuner, og processen skal bl.a. sikre, at den nye kommune får den bedste fremtidige bemanding, hvor der er overensstemmelse mellem de kompetencekrav, der ligger i jobbet, og medarbejderens kompetencer og interesser. Hensynet er dels, at den nye kommune skal yde borgerne en optimal service og sagsbehandling, og dels at der skabes engagement, udvikling og arbejdsglæde hos den enkelte medarbejder, i arbejdsgruppen og i hele organisationen. Den skriftlige kommunikation Det vigtigste medie i den skriftlige, interne kommunikation er nyhedsbrevet Kort Sagt, som oprindeligt var et antal A4 ark med informationer til de ansatte. Før 2003 udkom nyhedsbrevet otte gange om året med bidrag fra ledere og medarbejdere i organisationen. Fra 2003 blev nyhedsbrevet opprioriteret med professionelt skrevne nyheder, og udgivelsesfrekvensen blev øget til hver 14. dag. I 2004 blev udgivelsen ændret til en løbende, elektronisk nyhedsformidling på kommunens nye intranet. Nyhederne udkommer efter behov, i praksis næsten dagligt. Faktisk så ofte, så nogle tillidsrepræsentanter og ledere i organisationen har ytret, at de måske synes, de får rigelig med information. Da kun ca. 1.800 medarbejdere har adgang til intranettet via en arbejdspc, er der fortsat brug for en skriftlig udgave til personalemøder, opslagstavler eller til udlevering, bl.a. til vejfolk, institutionsmedarbejdere og dagplejemødre. Derfor udkommer nyhedsbrevet fortsat i papirform hver 14. dag. Nyhedsbrevet er således rygraden i den generelle, interne kommunikation. Indholdet centrerer sig om væsentlige informationer fra ledelsen, primært om beslutninger og 5 af 10-19-02-2006
aktiviteter som påvirker medarbejdernes hverdag. Desuden indeholder nyhedsbrevet væsentlige informationer om de politiske indsatsområder, samt i begrænset omfang også væsentlige kommunale aktiviteter, som afspejler den mangfoldighed af ting, som kommunen beskæftiger sig med. Fra 2005 er alle nyheder i relation til kommunesammenlægningen blevet skilt ud. Disse nyheder distribueres nu som fællesnyheder til alle fire kommuner i sammenlægningen, så der sikres et ensartet, samtidigt og højt informationsniveau til de ca. 6.000 ledere og medarbejdere i de fire kommuner. Nyhederne offentliggøres løbende, i praksis næsten dagligt, på de fire kommuners intranet, og der laves en opsamling i et selvstændigt nyhedsbrev, Nyt om sammenlægningen, som udkommer hver 14. dag. I Silkeborg Kommune offentliggøres disse nyheder på intranettet og i en papirversion parallelt med de interne nyheder i Kort Sagt, men der er en klar adskillelse mellem de to typer nyheder både på intranettet og i de to nyhedsbreve i papirversionerne. Silkeborg Kommune er i kraft at sin størrelse den eneste af de fire kommuner, der har en kommunikationsfunktion. De fire kommuner har oprettet et særskilt, fælles Sammenlægningssekretariat til at håndtere processen og opgaverne i forbindelse med sammenlægningen og de nye opgaver. Kommunikationssektionen samarbejder tæt med sekretariatet samt et tværkommunalt kommunikationsteam med en repræsentant fra hver af de fire kommuner. Personaleblad Silkeborg Kommune har ikke et fælles personaleblad for hele kommunen, kun et personaleblad for de ca. 450 ansatte på rådhuset. Der er i forbindelse med kommunesammenlægningen lavet oplæg til et fælles personaleblad, som kan udkomme til alle 6.000 medarbejdere i de fire kommuner allerede fra efteråret 2005. I skrivende stund er beslutningen dog endnu ikke taget. Intranettet og videndeling Silkeborg Kommunes fik et nyt og langt mere brugervenligt intranet i efteråret 2004. Det er et selvstændigt intranet, som medarbejderne tilgår direkte fra deres pc, og det er ikke linket sammen med kommunens webside. Formålet med intranettet er, at det skal være et dagligt, effektivt værktøj til videndeling i den lærende organisation. Derfor består intranettet bl.a. af et elektronisk bibliotek med håndbøger, opslagsværker, politikker, adgang til kommunens arbejdsmiljøsystem og andre værktøjer, en intern telefonbog, personalerelaterede oplysninger, blanketter, informationer om medarbejderforeninger, adgang til det politiske dagsordensystem og interne referater fra bl.a. samarbejdsudvalgene, organisationsdiagrammer, tværgående projekter, de enkelte afdelingers eget intranet med afdelingsspecifikke værktøjer og information samt interne nyheder og fællesnyheder om kommunesammenlægningen. Udviklingen af intranettet koordineres af en styregruppe, og der er uddannet redaktører og særlige bidragsydere i hver af de 13 afdelinger. Redaktørerne mødes med Kommunikationssektionen til redaktionsmøde hver anden måned for at sikre fremdrift i de enkelte afdelingers intranet og medarbejdernes brug af intranettet. Der er koblet et cms-system på intranettet, så alle medarbejdere i princippet kan bidrage til udviklingen af intranettet. Der arbejdes bevidst med at trække (pull) medarbejdere ind på intranettet ved at lægge informationer, som medarbejderne nødvendigvis skal bruge i deres daglige arbejde, f.eks. blanketter, anmeldelse af sygdom og ferie m.v. Desuden bruges 6 af 10-19-02-2006
intranettet til at skubbe (push) informationer og nyheder ud til medarbejderne, så de føler, der er noget at komme efter, og så intranettet alt i alt bliver et uundværligt værktøj i dagligdagen. Systemet rummer et nyttigt værktøj, hvor medarbejderne både kan tvinges til at abonnere på nyheder og selv frivilligt kan abonnere på nyheder på intranettet. Dermed behøver medarbejderne ikke dagligt at klikke rundt på intranettet for at se, om der er kommet nye informationer, som de har brug for. Det får de et overblik over på forsiden via abonnementssystemet. Det er dog en lang og svær proces, at få medarbejderne til at bruge intranettet som et dagligt værktøj, og der sendes f.eks. fortsat mange e-mails til alle medarbejderne i organisationen på det interne netværk i stedet for at lægge informationerne på intranettet. Der arbejdes systematisk med at aflære denne vane. Kommunikation til borgerne Kommunikationen med borgerne og virksomhederne foregår på mange niveauer, ved personlig henvendelse, ved telefonisk henvendelse, pr. brev, e-mail og gennem den information, som kommunen kanaliserer ud til borgerne. Der er dels den information, som kommunen er pligtig til at give, f.eks. begrundelser for afgørelser, klagevejledninger, bekendtgørelse af lokalplanforslag og vedtagne lokalplaner, zonetilladelser, kvalitetsstandarder, dvs. en beskrivelse af kommunens serviceniveau på f.eks. på ældre- og handicapområdet, osv. Medarbejderne tilbydes regelmæssigt kurser i både mundtlig og skriftlig kommunikation, og der er faglige kurser til opkvalificering af medarbejdernes kompetencer. I forhold til borgerne er det vigtigt for kommunen, at: Borgerne møder kompetente medarbejdere, som kan betjene dem, når de har behov for det, og at borgerne føler, at de får en god kommunal betjening. Borgerne føler, der er en god kommunal betjening. Borgerne kan finde de oplysninger, de har brug for på kommunens hjemmeside, som i mange tilfælde er kommunens (første) ansigt udadtil, når borgerne efterspørger information fra kommunen. Borgerne er tilfredse med kommunens serviceniveau, og at de oplever området som attraktiv både hvad angår jobmuligheder, butiks- og handelsliv samt ikke mindst gode muligheder for et godt fritids- og kulturliv. Borgerne sætter pris på og har glæde af den gode natur Kort og godt: At borgerne har mulighed for at leve et indholdsrigt og sundt liv Det gode liv. Borgermøder Silkeborg Kommune gennemfører hvert år en lang række borgermøder. Der er typisk borgermøder omkring større planer, f.eks. strukturplaner, bymidteplan, trafikplan og lokalplaner. Desuden holdes der borgermøder om f.eks. en ny ældreplan og en ny fritids- og idrætsplan. I forbindelse med byrådets beslutning om en kommunesammenlægning blev der holdt ét borgermøde i Silkeborg med begrænset deltagerantal. Borgerne i Silkeborg Kommune ser ikke kommunesammenlægningen som en speciel stor omvæltning, modsat borgerne i de tre, væsentligt mindre nabokommuner, Gjern med 8.000 indbyggere, Kjellerup med 14.000 og Them med 7.000. I disse tre kommuner blev der tilsammen gennemført omkring 10 borgermøder som optakt til de tre byråds beslutning om en sammenlægning. Kommunen deltager også i et vist omfang i udstillinger for at fortælle om kommunens 7 af 10-19-02-2006
tilbud, samt i arrangementer for at tiltrække nye borgere og virksomheder til kommunen. Hjemmeside Silkeborg Kommunes hjemmeside på www.silkeborgkommune.dk er højt prioriteret og undergår konstant en løbende udvikling. Hjemmesiden rummer flere end 8.000 sider og dokumenter, og der arbejdes efter princippet findes det, så findes det her, hvilket ikke altid er let at efterleve i en kommune af Silkeborgs størrelse. Hjemmesiden styres overordnet af en styregruppe og kommunens webmaster. Der er udpeget en afdelingsredaktør i hver af de 13 afdelinger, og der holdes fælles redaktionsmøder med Kommunikationssektionen hver anden måned. Formålet er dels at holde hinanden ajour med, hvad der foregår centralt og decentralt på hjemmesiden, samt at sikre en fortsat udvikling og forbedring af hjemmesiden. Styregruppen og Kommunikationssektionen har det overordnede ansvar for hjemmesiden, herunder forsiden og den overordnede informationsarkitektur. Webmasteren er et naturligt omdrejningspunktet for udviklingen og tager sig af det tekniske. Redaktørerne har ansvaret for udviklingen af de afdelingsrelaterede dele af hjemmesiden. Hjemmesiden afspejler i dag i høj grad kommunens organisatoriske opbygning, men styregruppen er meget opmærksom på, at den fremtidige opbygning af hjemmesiden skal tage afsæt i livssituationer og dermed en større brugersynsvinkel. Der er i 2005 gennemført en brugerundersøgelse med ekstern konsulenthjælp, og de digitale selvbetjeningsløsninger er blevet markant forbedrede, ligesom kommunen deltager i en landsdækkende kampagne for at øge kendskabet til og brugen af de digitale selvbetjeningsløsninger. I forbindelse med kommunesammenlægningen er der oprettet en fælles hjemmeside for de fire kommuner på adressen www.nysilkeborgkommune.dk. Hjemmesiden indeholder en lang række nyttige informationer fra nyheder, beslutninger, visionen for sammenlægningen, tidsplaner, information om og fra projektorganisationen for sammenlægningen, et særligt område for pressen og et særligt område for medarbejdere. En væsentlig målgruppe for hjemmesiden er nemlig de fire kommuners egne medarbejdere, da mange har et arbejde, der ikke giver adgang til en pc og dermed til kommunens intranet. De kan i stedet få adgang til informationer på den fælles hjemmeside fra deres computer hjemmefra, på det lokale bibliotek eller lignende. Silkeborg har også en byportal på www.silkeborg.dk. Her er kommunen i høj grad også synlig, både med nyheder, hurtig information om åbningstider m.v., samt direkte links til et hav af undersider på Silkeborg Kommunes hjemmeside inden for social- og sundhedsområdet, fritid og kultur m.v. Publikationer Silkeborg Kommune udgiver hvert år hundredvis af foldere, brochurer og publikationer med serviceinformation til borgere og virksomheder. Det er publikationer om ældreplejen, publikationer fra skoler til hjemmene, publikationer om sundhed osv. De enkelte afdelinger er selv ansvarlig for udgivelserne, og de fleste tekster forfattes i de enkelte afdelinger. Langt den største del af publikationerne layoutes centralt af professionelle grafiske designere i Kommunikationssektionen. Silkeborg Kommune gør meget lidt brug af reklamebureauer og eksterne tekstforfattere og layoutere. Endvidere trykker kommunen meget af materialet selv. Mange af publikationerne lægges også på kommunens hjemmeside i en elektronisk version. 8 af 10-19-02-2006
Distributionen foregår fra de enkelte afdelinger ved udlevering eller pr. brev og andre publikationer distribueres til bibliotekerne, medborgerhuse og ældrecentre. Nogle få publikationer bliver husstandsomdelt, f.eks. en række informationer om affaldsordninger, bybuskøreplanen og enkelte særlige informationsfoldere, f.eks. om kommunesammenlægningen og brugen af digitale selvbetjeningsløsninger. Annoncering Silkeborg Kommune har en ugentlig annonceside i Midtjyllands Avis, og der ud over annonceres ad hoc i den lokale, husstandsomdelte ugeavis. I begrænset omfang annonceres særlige jobs i landsdækkende aviser og i fagtidsskrifter. Annoncesiden i Midtjyllands Avis indeholder informationer om arrangementer, borgermøder, byrådsmøder, lovpligtig offentliggørelse af planer, f.eks. lokalplaner, zone- og miljøtilladelser, nyt om affaldsordninger, nyt fra biblioteket, svømmehallen og ungdomsskolen, ledige stillinger, åbningstider på rådhuset, på affaldspladser og andre væsentlige informationer til borgerne. Annoncerne er også tilgængelige på kommunens hjemmeside. Desuden bringes en række servicemeddelelser i Radio Silkeborg, og der anvendes bushængeskilte i bybusserne til forskellige informationer og annoncering af arrangementer. Presse Medierne spiller en væsentlig rolle for Silkeborg Kommunes eksterne profilering og for meningsdannelsen. Samtidig er kommunen storleverandør af daglige historier til især det lokale dagblad. Derfor ønsker Silkeborg Kommune et professionelt forhold til medierne. Det kommer til udtryk gennem en pressepolitik, som beskriver, hvordan kommunes ledere og medarbejdere kan forholde sig professionelt til medierne, samt hvem, der må udtale sig på vegne af kommunen. Generelt kan enhver medarbejder udtale sig til medierne om faktuelle forhold inden for eget ansvarsområde/fagområde, så længe medarbejderen ikke bryder sin tavshedspligt og i øvrigt står inde for det, der siges. Holdninger, vurderinger og kommentarer gives på lederniveau af politikere, direktører og afdelingschefer samt i praksis af en lang række ledere og medarbejdere, som har fået beføjelser til at udtale sig ud over faktuelle oplysninger. F.eks. har skoleledere naturligvis beføjelse til at udtale sig om forhold vedrørende den enkelte skole. I forbindelse med kriser eller potentielle kriser udpeges der en talsmand. Silkeborg Kommune har en proaktiv pressekontakt også i kritiske sager, hvor kommunen hellere selv vil fortælle om eventuelle fejl for at opnå en fair behandling end at vente på, at medierne opdager dem.. Strategien går på åben dialog med medierne. Budskabet til medarbejderne er også, at de ikke skal gemme sig bag deres tavshedspligt. Det kan i nogle situationer være vigtigt, at pressen også får mulighed for at høre sagen fra kommunens side, naturligvis inden for de rammer, som loven og sund fornuft tilskriver. Pressemeddelelser Kontakten til medierne foregår typisk pr. tlf., via e-mail, via hjemmesiden eller ved personlig kontakt. Der holdes kun i helt særlige tilfælde pressemøder. Der sendes jævnligt pressemeddelelser ud pr. e-mail og de lægges på hjemmesiden. Lokale emner kommunikeres typisk pr. tlf. direkte til det lokale dagblad og lokalradioen. Regionalt er Østjyllands Radio og TV2 Østjylland, de væsentligste medier. På grund af kommunens størrelse kommunikeres også jævnligt med landsdækkende medier og fagtidsskrifter. 9 af 10-19-02-2006
Kriser og presseberedskab Silkeborg Kommune har et formaliseret kriseberedskab på kommunikationsområdet. Det inkluderer bl.a. en række kriseværktøjer, jævnlige møder med ledere og pressenetværk, pressekurser for både ledere og medarbejdere, bl.a. for pressenetværket og skoleledere, og der er også gennemført en kriseøvelse for topledelsen, dvs. direktionen og afdelingscheferne. I kriseberedskabet indgår desuden medieovervågning og løbende rådgivning fra Kommunikationssektionen. 10 af 10-19-02-2006