Corporate Communication Uddrag af artikel trykt i Corporate Communication. Gengivelse af denne artikel eller dele heraf er ikke tilladt ifølge dansk lov om ophavsret. Børsen Ledelseshåndbøger er Danmarks største og stærkeste vidensog udviklingsklub. Uanset hvilket område eller emne du beskæftiger dig med, får du her et komplet opslagsværk på print, USB-nøgle samt onlineversion, der giver dig overblik og indsigt. Ledelseshåndbogen er et praktisk og overskueligt værktøj til dig, der vil være 100 % opdateret inden for et bestemt område selvom du har en travl hverdag. Børsen Forum A/S, 2011 Børsen Forum Møntergade 19 DK-1140 København K Tel.: 70 127 129 kundeservice@borsen.dk blh.dk
12.3. Sådan faciliterer du workshops Få det bedste ud af dine medarbejdere med kreative workshops Ulla Tønner konsulent tonner: creativity & co-creation www.tonner.dk ulla@tonner.dk Fremtiden er innovation og kreative medarbejdere. Men hvordan er det lige, man gør det? Kreative workshops kan være svaret. I denne artikel får du gode råd og inspiration til at komme videre med at facilitere de processer, der åbner for kreativitet, samarbejde og vidensdeling. Skal du i gang med produktudvikling, eller mangler du indspark til handlingsplaner og strategiprocesser? Så er det måske en idé at holde en kreativ workshop. Den giver dig mulighed for at inddrage medarbejdere på tværs af faggrænser, og med de rigtige værktøjer og den rette attitude kan du skabe et kreativt rum, der giver deltagerne lyst til at udfolde sig og prøve ideer af, som ellers er svære at få italesat. En workshop er en begivenhed i et rum af aktiviteter, hvor man søger at få folk til at samarbejde tværfagligt mod nye mål. At opnå dette kræver, at deltagerne tænker kreativt, at de tør at prøve ufærdige ideer af med hinanden, og at de kan udtrykke deres ideer, så andre kan forstå, hvad de har i tankerne. I denne artikel vil jeg fortælle om nogle af de overvejelser, jeg har gjort mig omkring det at facilitere en kreativ workshop. Du vil ikke finde referencer til teori i denne artikel, men derimod eksempler fra og refleksioner over praksis. Du vil få konkrete eksempler fra min rygsæk af erfaringer som facilitator, og desuden værktøjer, som du frit kan prøve kræfter med i dit videre arbejde som facilitator af kreative processer. Artiklen er skrevet, så alle kan være med også dig, der aldrig har faciliteret en kreativ workshop, men som måske har afholdt arbejdsmøder eller præsentationer. Og #3 september 2011 Sådan faciliterer du workshops 12.3. 1
du, der er en habil facilitator kan jo bare tage for dig af værktøjerne. Mon ikke der skulle være en enkelt øvelse, som du ikke kendte i forvejen, og som kan udvide din værktøjskasse? 1. Hvornår skal man bruge kreative workshops? Vidensdeling, involvering og kreativitet Jeg selv har brugt workshoppen i mange sammenhænge, fra undervisning til tværfaglig specifikation af software i situationer, hvor kodeordene var forankring, kreativitet og vidensdeling. Workshops er nemlig gode til tværfagligt samarbejde og læring, samt til at stimulere nysgerrighed og det kreative tankesæt. Når deltagerne arbejder sammen omkring et fælles udtryk, kan de aktivt tilegne sig viden om hinandens fag/afdeling, idet hver enkelt deltagers viden sættes i forbindelse med produktet på en let forståelig måde. Workshoppen er derfor en effektiv måde at suge viden ud af deltagerne og omforme den til et mere håndterbart udtryk, der fungerer som fælles sprog. Mennesker involverer sig også på en anden måde, når de arbejder med et emne i praksis. Når folk udstyres med saks og lim, går de i gang med at arbejde og samarbejdet kommer til at handle om det produkt, de stiler imod. Erfaringerne, den enkelte går ind i arbejdet med, bliver sekundære, og produktet bliver bindeled mellem workshoppens emne og den enkelte deltagers hverdag: Den enkelte kan tage sig selv med ind i arbejdet. Workshoppen kan yderligere skabe et kreativt rum, hvor deltagernes forskellighed sættes i spil på en positiv og tryg måde. Man kan skabe en stemning af eksperimenteren, hvor ingen har ret, men alle har lov at prøve. Når mennesker bliver udfordret på en sjov og tryg måde, bliver de ofte nysgerrige, og workshoppens ramme gør det muligt at vække deltagernes nysgerrighed på, at verden godt kan ses fra andre vinkler. Hvornår workshoppen i sidste ende er den rette metode at tage i brug, er i høj grad et ledelsesspørgsmål: Hvad ønsker beslutningstager reelt, at workshoppen skal give dem? Ønsker man konkrete svar på definerede spørgsmål, er det nemmere og mere effektivt at sende et spørgeskema ud til de 2 12.3. Corporate Communication #3 september 2011
berørte. Ønsker man deres mening om et nyt tiltag, bør man i stedet invitere til en præsentation med efterfølgende debatpanel. Facilitatoren skal skabe rammer for deltagerne Jeg har oplevet ledelser sige, at de ønskede en workshop. Men det viste sig, at de reelt ville have medarbejderne overbevist om deres visioner og værdier, eller godtage en forandring ved at arbejde med den. Overvej altid grundigt, om formålet reelt er involvering, vidensdeling og innovation, før du beslutter dig for en workshop. Når du så har besluttet dig for workshoppen som metode, bliver næste skridt planlægning og facilitering. Facilitatorens rolle er at styre forløbet og give deltagerne opgaver, de skal løse sammen og hver for sig. Grundlæggende skal facilitatoren skabe rammer for at deltagerne kan: Anlægge og indleve sig i usædvanlige vinkler på emnet og dermed tænke ud af boksen Konkretisere og lave prototyper af deres ideer og dermed stimulere den intuitive tænkning over den analytiske Visualisere og modellere og dermed skabe fælles sprog og udtryk på tværs af faggrænser. I det følgende vil jeg give dig nogle eksempler på, hvordan dette kan gøres. 2. Hvem kan facilitere en workshop? En facilitator nurser I princippet kan alle facilitere en workshop, forstået på den måde, at det ikke kræver en særlig uddannelsesmæssig baggrund. Du må selvfølgelig kende til nogle teknikker, men mest af alt må du som facilitator have en attitude, der inviterer og giver deltagerne lyst til at prøve kræfter med arbejdet. Du må være inspirerende og have et smittende godt humør. Og så må du have erfaring. Masser af erfaring. Så bare se at komme i gang. Prøv. Vær nysgerrig. Hav din opmærksomhed på, hvordan deltagerne reagerer på dine opgaver, lyt og lær hele tiden. Som facilitator er din fornemmeste rolle at få andre til at udfolde deres talenter. For at få folk til at være kreative, skal du sørge for rammer, der skaber tryghed. Du skal forkæle deltagerne, så de føler sig særlige, og du skal sørge for forplejning til sukkerdepoterne og pauser. Det er hårdt arbejde at idéudvikle og at arbejde sammen i uvant kontekst, og del- #3 september 2011 Sådan faciliterer du workshops 12.3. 3
tagerne vil være i konstant højeste beredskab, fordi de er i nyt og ukendt land. Kreativitet er evnen og modet til at bevæge sig udover vanetænkningen. Din opgave er at skabe forudsætningerne for, at dette kan ske. En facilitator er ikke en lærer og har ingen mening Du skal ikke kende svarene på de spørgsmål, du stiller, og deltagerne skal ikke lære noget af dig. I det hele taget har du mere brug for at tænke i spørgsmål end i svar. Forestil dig, at de mennesker, der er på workshoppen, ved noget, du ikke ved, og at du skal gøre alt for at få deres viden ud af dem. Du skal være nysgerrig, og du skal have tillid til, at deltagerne har noget at komme med. Som leder tænker man måske, at det er svært at facilitere sine egne medarbejdere. Det kan det også være, og i mange tilfælde vil det være en god idé at bede en udenforstående om at styre processen. Ønsker du alligevel som overordnet at facilitere en proces, er det vigtigt, at du gør dig klart, at det ikke er dine synspunkter, der er relevante. Du må anlægge det nysgerrige og videbegærlige blik på forløbet. Det er igen i høj grad et spørgsmål om attitude, og om du kan holde dig i skindet. Chefer har ofte en mening om alting Det har en facilitator ikke! For en facilitator er alt lige godt, og det er deltagerne, der prioriterer og udvælger. Ønsker du at give din mening til kende, må du få en anden til at facilitere, så du selv kan være med. Dette er et uddrag af artiklen som er bragt i Ledelseshåndbogen. Prøv en gratis Ledelseshåndbog online Bestil på boss.blh.dk, send en e-mail til kundeservice@borsen.dk eller ring på telefon 70 127 129. 4 12.3. Corporate Communication #3 september 2011