Oprette et nyt dokument manuelt I tilfælde af at du modtager en papir faktura fra en udenlandsk leverandør, så kan du indtaste den og manuelt omdanne den til en elektronisk faktura. Den originale faktura indscannes og vedhæftes som en fil. Der er ikke noget krav om, at den originale faktura skal gemmes. Sådan gør du: Klik på Ny faktura 1. Udfyld fakturalinjer Udfyld alle obligatoriske felter markeret med blåt, samt evt. valg af Disponent og linjekontering. Beskrivelse: Udfyldes med varebeskrivelse Varenr: Et fiktivt nr. f.eks. årstallet Enhed: Stk. Pris: Brutto beløb eller linje bruttobeløb (hvis du har flere linjer) Moms: Skal altid være udfyldt med Fritaget (0%) da moms håndteres i Navision. Antal: 1 Når linjen er færdigudfyldt, så skal du klikke på ikonet for at gemme. Side 1 af 7
TIP: Skal fakturaen ikke linjekonteres så husk at fjerne dimensionen AU Budget (AU s løbende budget) i feltet Budget til Vælg. Ved at klikke på Tilføj linie kan du påføre endnu en fakturalinje. Når du er færdig med at tilføje linjer skal du klikke på for at viderebehandle fakturaen. 2. Udfyld faktura hoved Nedenstående felter skal udfyldes: Leverandør Leverandørs CVR-nr. Fakturanr. Udstedelsesdato Indkøbers ordrenr. Valuta Rekvirent Fakturatotal moms Vedhæft fil Kontostreng Note Side 2 af 7
Leverandør: Her vælges Manuel indtastning fra værdilisten ved at klikke på Når du har valgt Leverandør så opdaterer skærmbilledet. Vent med at udfylde næste felt til skærmbilledet er opdateret. Fakturanr.: Her indtastes fakturaens faktura nummer Leverandørs CVR-nr.: CVR-feltet SKAL udfyldes med et pseudo CVR-nummer, da det er en forudsætning for accept af fakturaen i NS-indbakken. Pseudo CVR-nummeret er på 9-cifre. 1. Findes den udenlandske kreditor i Navision? Udenlandske kreditorer overføres ikke som stamdata til IndFak. 2. Søg i Kreditor-registeret i Navision. Der kan søges både på kortet via Ctrl B og på oversigten via F5. Fanebladet Generelt i feltet Nummer anvender et pseudo-cvr nummer I fanebladet Betaling vil pseudo-cvr nummer også stå i feltet CVR Nummer. Side 3 af 7
3. Hvis den udenlandske kreditor findes kan pseudo CVR nummeret kopieres fra fanebladet Betaling i Navision over i feltet Leverandørs CVR-nr. i IndFak. NB: Vær opmærksom på at den udenlandske kreditor kan være oprettet flere gange pga. forskellige valutaer/bank oplysninger. 4. Hvis den udenlandske kreditor ikke findes eller ikke er oprettet med den korrekte valuta/bankoplysning, skal kreditor oprettes i AU Regnskab. Der sendes en anmodning om oprettelse til mailadressen opretkreditor@adm.au.dk med den udenlandske faktura indscannet og vedlagt som fil i mailen. 5. Hvis en spærret kreditor skal anvendes sendes en anmodning om åbning og omdøbning af kreditor til mailadressen opretkreditor@adm.au.dk med den udenlandske faktura indscannet og vedlagt som fil i mailen. 6. Når den udenlandske kreditor er oprettet eller åbnet/omdøbt og pseudo-cvr nummeret er tilgængeligt, kan det indtastes i feltet Leverandørs CVR-nr. i IndFak. 7. Fakturaen gennemløber det normale flow i IndFak og efter godkendelsen overføres den til Navisions indbakke 8. I fanebladet Generelt udfyldes feltet Entydig kreditornr. med pseudo-cvr nummeret 9. Fakturaen accepteres og klarmeldes via Accept-funktionaliteten og overføres til Køb. Side 4 af 7
Udstedelsesdato: Her indtastes fakturaens fakturadato Indkøbers ordrenr: Her indtastes fakturaens ordrenr. Valuta: Her vælges fakturaens valuta Rekvirent: Her vælges varemodtager Fakturatotal moms: Her indtastes fakturaens total beløb Vedhæft fil: Du indscanner fakturaen og vedhæfter den her. Kontostreng: Indtast konteringsoplysninger Vedr. momskode se manual Side 5 af 7
Note: Beskrivelse af varen overføres til Navision Efter udfyldelses af alle felter klikkes på Fakturaen er nu klar til at blive sendt til Rekvirenten. Klik på gå ind og varemodtage. og rekvirenten kan 3. Udfyld Faktura tillægsoplysninger Nedenstående pkt. skal udfyldes Betalingsform o International kontooverførsel (til EU/EØS lande) Swift/BIC IBAN o International kontooverførsel (til ikke EU/EØS lande) f.esk USA, Australien Swift/BIC Kontonummer Bank navn Side 6 af 7
Vigtigt: Ved danske fakturaer skal Faktura tillægsoplysninger også udfyldes. Efter udfyldelses af alle felter klikkes på Fakturaen er nu klar til at blive sendt til Rekvirenten. Klik på gå ind og varemodtage. og rekvirenten kan Side 7 af 7