Debatmøde 5 Stordrift og effektivitet i kommunerne Er der uudnyttede stordriftsfordele? torsdag den 10. januar 2013 Kommunaløkonomisk Forum 2013 10. & 11. januar 2013 I Aalborg Kongres & Kultur Center Kommunaløkonomisk Forum 2013 10. og 11. januar 2013 i Aalborg Kongres og Kultur Center kl.dk
Debatmøde 5 Stordrift og effektivitet i kommunerne Præsentation af analyser: Partner Chris Petersen, BDO Danmark Senior manager Ulrik Bro Müller, Deloitte Debat om løsninger: Kommunaldirektør Rasmus Bjerregaard, Furesø Kommunaldirektør Søren Bonde Hansen, Sønderborg Ordstyrer: Jan Olsen, KL Materiale: 2 rapporter om stordrift fra BDO og Deloitte 10-01-2013
Stordrift og effektivitet i kommunerne Debatmøde KØF 10. Januar 2013
Afsæt for analysen Foranalyse på områderne: Sikring Øget skala i produktionen Madproduktion It-drift Centralisering Foranalysen skal anskueliggøre et eventuelt stordriftspotentiale, herunder årsager til skalafordele Områderne er udvalgt ud af en bruttoliste på ca. 35 forskellige opgaveområder Driftsøkonomiske gevinster og tilgængelighed af data har været afgørende for udvælgelse af analyseområder Bundling af opgaver Kommunale samarbejder Offentligt-privat samarbejde Udlicitering Fælleskommunal udlicitering - 4 -
Stordriftspotentiale inden for vagtservice Resultat af analyse Volumen: ca. 300-500 mio. kr. årligt Potentiale: 20-50 pct. Løsningsmodeller: fælles kommunalt udbud, kobling til andre ydelser i udbud, kobling til øvrige kommunale opgaver. Drivere for stordrift Effektiv kapacitetsudnyttelse Volumen i kontrakter Faldende transaktionsomkostninger Forudsætning: modent leverandørmarked - 5 -
Stordriftspotentiale inden for madservice Resultat af analyse Volumen: ca. 2,1 mia. kr. Potentiale: 20-45 pct. Løsningsmodeller: storkøkken, fælles kommunalt køkken, outsourcing, OPP/OPS. Drivere for stordrift Effektiv produktion og arbejdstidstilrettelæggelse Kapacitetsudnyttelse af aktiver og øget automatisering Øget egenproduktion Bedre råvarepriser og mindre råvarespild Forudsætning: Teknologi i produktion - 6 -
Stordriftspotentiale inden for it-drift Resultat af analyse Volumen: ca. 2,5 mia. kr. (7,5 mia.) Potentiale:10-30 pct. Løsningsmodeller: centralisering, kommunale samarbejder, udlicitering Drivere for stordrift Effektivisering af interne processer Bedre udnyttelse af medarbejderressourcer Storindkøb af standardiserede varer Højere anvendelsesgrad af aktiver Forudsætning: Samdrift gennem virtualisering - 7 -
Konklusion Der er rationaler for stordrift på alle de analyserede områder og skalafordele er drevet af: Bedre kapacitetsudnyttelse og lavere marginalomkostninger Øget specialisering og bedre udnyttelse af medarbejderressourcer Øget standardisering og automatisering af processer Øget forhandlingsstyrke i forbindelse med indkøb og udbud. Løsningsmodeller er præget af : Teknologisk grundlag for samdrift (it-drift og madproduktion) Mulighed for produktion væk fra brugere (madproduktion) Modent leverandørmarked (Sikringsområdet) - 8 -
Forudsætninger for realisering af stordrift Klart datagrundlag og tydelig businesscase Fælles/åbne standarder Fælles serviceudbud Fastholdelse af kvalitetsniveau Politisk vilje! - 9 -
Kontakt: Ulrik Bro Müller Senior Manager 30 93 40 13 umuller@deloitte.dk Om Deloitte Consulting Fra ide til virkelighed Deloitte Consulting fokuserer på udvikling og effektivisering af kundernes organisation, kerneprocesser, økonomistyring og it for at bidrage til realisering af kundernes strategiske målsætninger. Vi kender den offentlige og den private sektor til bunds og kombinerer vores faglige kompetencer med evnen til at lede, styre og gennemføre projekter i komplekse miljøer. Det kan være som rådgivere eller som ansvarlige for processer fra idestadie til implementering. Deloitte Touche Tohmatsu Limited Deloitte er en betegnelse for Deloitte Touche Tohmatsu Limited, der er et britisk selskab med begrænset ansvar, og dets netværk af medlemsfirmaer. Hvert medlemsfirma udgør en separat og uafhængig juridisk enhed. Vi henviser til www.deloitte.com/about for en udførlig beskrivelse af den juridiske struktur i Deloitte Touche Tohmatsu Limited og dets medlemsfirmaer. 2012 Deloitte Statsautoriseret Revisionspartnerselskab. Medlem af Deloitte Touche Tohmatsu Limited.
Foranalyse af stordriftsfordele på udvalgte kommunale områder: Vej & park Hjælpemiddelområdet Tandpleje INDLEVELSE SKABER UDVIKLING
Foranalysen besvarer to hovedspørgsmål Hvor kan der identificeres stordriftsfordele? Processer optimering af kvalitetsstandarder, serviceniveauer, arbejdsgange mv.? Systemer optimering af licenser til fagsystemer, anvendelse af LIS mv.? Organisation og ressourcer optimering af ledelse, administrativ struktur, udnyttelse af kompetencer, indkøb, lager mv.? Lokalitet optimering af anlæg, maskinel mv.? Hvilke samdriftsformer kan realisere det største stordriftspotentiale? Netværk samdrift baseret på videndeling, best practice mv.? Partnerskab samdrift baseret på samarbejde om faktisk forvaltningsvirksomhed - tidsafgrænset samarbejde med afgrænset opgaveramme? Shared service samdrift baseret på delegation af kompetence gennem enten konkurrenceudsættelse eller selskabsdannelse? INDLEVELSE SKABER UDVIKLING
Den anvendte analyseramme Lokalt Netværk Partnerskab Shared service Processer Forskellige Standardiseret Standardiseret Standardiseret (arbejdsgange, faglige standarder) Systemer Forskellige Forskellige Fælles Fælles (licenser mv.) Organisation/ Ressourcer Delt Delt Fælles Fælles (strategi, ledelse, kompetencer, kultur, ressourcer) Lokationer/ Anlæg Adskilte Adskilte Adskilte Samlet INDLEVELSE SKABER UDVIKLING
Samdrift af Vej & park potentialer? Processer (arbejdsgange, faglige standarder) Systemer (licenser mv.) Organisation/ Ressourcer (strategi, ledelse, kompetencer, kultur, ressourcer) Lokationer/ Anlæg Lokalt Netværk Partnerskab Shared service Stort potentiale ved samarbejde om myndighedsopgaven pga. høj sammenlignelighed af ydelser Potentiale ved at nedbringe administrativt overhead gennem fælles ledelse og administration Estimerede udgifter på 8,6 mia. kr. på landsplan Potentiale ved samdrift af lager og indkøbsfunktion Løser opgaver på det hvide, grønne, blå og sorte Stort potentiale område ved bedre anvendelse af specialistkompetencer Igennem de seneste år stort fokus på konkurrenceudsættelse Stort potentiale ved etablering af området af fælles bygningsmasse og materielgårde Væsentlige forskelle i produktivitet Stort potentiale ved bedre udnyttelsesgrad på specialmaskiner og maskinudnyttelse generelt Stort potentiale ved at etablere fælles værkstedsfunktioner Lille stordriftspotentiale Mellemhøjt stordriftspotentiale Højt stordriftspotentiale INDLEVELSE SKABER UDVIKLING
Samdrift af hjælpemiddelområdet - potentialer? Lokalt Netværk Partnerskab Shared service Processer (arbejdsgange, faglige standarder) Systemer (licenser mv.) Organisation/ Ressourcer (strategi, ledelse, kompetencer, kultur, ressourcer) Lokationer/ Anlæg Stort potentiale ved best practise løsninger og Estimerede rationelle processer udgifter på ved landsplan: større volumen 4-4,5 mia. kr. (heraf depotdrift: ca. 400 mio. kr.) Potentiale ved samkøring af systemer Typisk organiseret med flere depoter i kommunerne Stort potentiale ved fælles ledelse, vask, reparation, administration og rådgivning Stigende tendens til samdrift mellem kommuner Stort potentiale og/eller ved konkurrenceudsættelse etableringen af kun et depot (fælles bygningsmasse) Opgaver: levering, reparation, vask, lagerføring, Potentiale ved indkøb bedre og udnyttelse opsætning af af nødkald specialistviden Stort potentiale ved fælles værkstedsfunktioner Lille stordriftspotentiale Mellemhøjt stordriftspotentiale Højt stordriftspotentiale INDLEVELSE SKABER UDVIKLING
Samdrift af børne- og ungetandpleje potentialer? Lokalt Netværk Partnerskab Shared service Processer (arbejdsgange, faglige standarder) Systemer (licenser mv.) Organisation/ Ressourcer (strategi, ledelse, kompetencer, kultur, ressourcer) Lokationer/ Anlæg Estimerede udgifter på 2 mia kr. på landsplan Potentiale for stordrift ved at reducere det Opgaverne adm. Overhead vedrører fælles omsorgstandpleje ledelse og og tandregulering. administration samt Tandregulering fælles indkøb udgør på både ca. 400 mio. omsorgstandpleje kr. og regulering Organisering: Stort potentiale Typisk ved fælles er omsorgstandplejen udnyttelse af organiseret specialistkompetencer i et antal klinikker, samt materiel mens regulering typisk foretages et sted. Stort potentiale ved færre lokationer (dertil Tendens mulighed til for stigende fastholdelse) samdrift bl.a. drevet af rekrutteringsproblemer. Lille stordriftspotentiale Mellemhøjt stordriftspotentiale Højt stordriftspotentiale INDLEVELSE SKABER UDVIKLING
Udfordringer & anbefalinger Udfordringer Tekniske og lovgivningsmæssige forhold Ofte store forskelle i standarder, volumen, produktivitet og omkostningseffektivitet Transaktionsomkostninger Udgifter på kort sigt til bygninger, opsigelser, rådgivning mv. bløde faktorer Skabelse af nye kulturer, procedurer, samarbejde mv. Anbefalinger Sæt effektivisering som en klar målsætning Vær opmærksom på at bedste potentiale opnås ved shared service model Forbered business-casen (på tværs af de involverede kommuner) Få overblik over organisering Få overblik over enhedsomkostninger Få overblik over aktiver (bygninger, maskiner mv) Få overblik over personalets tidsforbrug på aktiviteter INDLEVELSE SKABER UDVIKLING