Økonomistyring Integreret Økonomi, Handel og Internet
Indholdsfortegnelse Velkommen...4 Opbygning...4 Navigation...4 Systemets skrivebord, din personlige side...5 Skærmbillederne...6 Genvejstaster og genvejsikoner...7 Hjælpemenuen...8 Tryk på F1, Hjælp til det aktuelle menupunkt...8 Brugerforum...9 Opret firma i systemet... 10 Benyt demo-firmaet som udgangspunkt... 10 Opret dit eget firma i systemet... 10 Importér data fra et andet regnskabsprogram... 10 Nulstil regnskab... 11 Firmaoplysninger... 12 Indtast firmaoplysninger... 12 Opret database... 12 Regnskabsopsætning, vælg regnskabsår og momsopsætning... 14 Momsopsætning... 14 Valuta, valg af regnskabets grundvaluta... 15 Start bogføring og fakturering... 17 Checkliste inden åbningsbalance, bogføring og fakturering... 17 Indstillinger... 17 Indtastning i kassekladde... 17 Check, udskriv og bogfør kassekladde... 19 Flere kassekladder... 20 Opstart af fakturering... 22 Opret kunder... 22 Primosaldi på kunder... 22 Opret salgsordre... 24 Indtast ordrelinjer... 24 Se totaler... 25 Udskriv faktura... 25 Opret kreditnota... 26 Lagerstyring... 26 Opret varer... 26 Opret primolager... 26 Bogføringsgruppe - varer... 27 Indkøb... 28 Opret leverandører... 28 Primosaldi på leverandører... 28 Side 2
Opret leverandørgrupper... 28 Opret indkøbsordre... 29 Indtastning af indkøbslinier... 29 Udskriv indkøbsrekvisition... 29 Opdater købsfaktura... 30 Opdater købskreditnota... 30 Rapporter... 31 Udskriv balance... 31 Momsangivelse... 32 Importer rapportlogo... 34 Tilpasning af skærmbilleder... 34 Tilpas kartotekers skærmbilleder... 35 Skift til Tilpasnings-mode... 35 Skjult-fanen... 36 Flyt felt... 36 Fjern felt... 36 Tilføj felt... 36 Gem ændringer i kartotek-skærmbilleder... 37 Ændre kladder, listbilleder og søgebilleder... 37 Flyt felt... 37 Skjul eller tilføj felt... 37 Ændre bredde på felt... 39 Ændring gemmes automatisk i list-billeder... 39 Obligatoriske felter er gule... 40 Sikkerhedskopiering... 40 Sikkerhedskopiering af database... 40 Genindlæs sikkerhedskopi... 41 Formindsk og reorganiser database... 42 Side 3
Velkommen Denne vejledning er både til brugere med og uden erfaring fra andre økonomisystemer. Systemet leveres med kontoplan og standardopsætning, der gør det let at påbegynde bogføring og fakturering med det samme. Kontoplan og opsætning kan ændres, så det passer til din virksomhed. Opbygning I dette afsnit omtales Navigation i systemet Menuer og skærmbilleder Hjælp Genvejstaster Navigation Systemet har flere menuer, bla. en Program-menu, en hovedmenu og modulernes menuer. Program-menuen i linjen øverst på skærmen (Filer, Værktøj, Vindue, Hjælp) indeholder overordnede funktioner i programmet så som Åbn regnskab, log af/på, valg af sprog, samt hjælpemenuen. Hovedmenuen er programmets overordnede moduler (Finans, Kunder etc.) og hvert modul har sin egen menu. Side 4
Hvis hovedmenuen ikke er synlig, så klik på den lille Menu-fane i venstre side af skærmbilledet. Menuen kan låses til permanent synlig ved at klikke på tegnestiftikonet i højre del af menu-overskriften. Menupunkterne i modulerne vises og anvendes som i Windows-Stifinder. Systemets skrivebord, din personlige side Når du starter systemet, vises følgende skærmbillede (som standard): Det er systemets skrivebord, hvorfra der er adgang til alle modulerne samt nyttige genveje til ofte anvendte funktioner. Din personlige side er brugerafhængig, og den ser måske anderledes ud end standarden, fordi du selv eller administrator har ændret den. Side 5
Skærmbillederne Når du vælger et menupunkt, åbnes et nyt vindue (nyt skærmbillede). Næsten alle vinduer har: Faner øverst på siden og som viser øvrige åbne vinduer i programmet. Du kan skifte til et andet åbent vindue ved at klikke på dets fane. En funktionsmenu, der viser funktionerne i det aktuelle vindue. Funktionerne er forskellige alt efter, hvor i programmet, du arbejder. En værktøjslinje med ikoner (genveje) til f.eks. Ny, Søg, Slet osv. Du kan lukke vinduerne (fanerne) et ad gangen med Esc eller ved at klikke på krydset (Luk-ikonet) i øverste højre hjørne (Ctrl+F4), eller lukke alle på én gang via menupunktet Vindue/Luk alle. Vi henviser til F1, Hjælp, for yderligere hjælp til hvert vindue og dets felter og funktioner. Side 6
Genvejstaster og genvejsikoner Alt+0 Alt+1 Alt+2 Alt+3 Alt+4 Alt+tal Alt+F Alt+H Alt+V Alt+V+V Escape/Esc Alt+Pil ned Ctrl+F4 Ctrl+F6 Ctrl+Shift+F6 Ctrl+Tab Ctrl+Shift+Tab Tab Shift+Tab Alt+F4 F1 F2 F3 F4 F5 F6 F7 F8 F9 F10 F12 Genveje til Funktionsmenuen: Funktionsmenuens første menupunkt Funktionsmenuens andet menupunkt Funktionsmenuens tredje menupunkt Funktionsmenuens fjerde menupunkt Funktionsmenuens femte menupunkt Osv. osv Genveje til Program-menuen Filer-menuen Hjælp-menuen Værktøj-menuen Vindue-menuen Øvrige genveje Luk skærmbillede Drill-down-liste i felt. Hjælp til felt. Luk aktuelt skærmbillede Bladre frem mellem åbne skærmbilleder Bladre tilbage mellem åbne skærmbilleder Bladre mellem åbne skærmbilleder Bladre baglæns mellem åbne skærmbilleder Næste felt Forrige felt Luk program Hjælp til aktuel funktion Ny (Opret ny) Dupliker (kopier aktuel post og omdøb). Kopiér ovenstående felt i kladder Søg Ret (skifter til Ret-mode i skærmbilleder) Gem Fortryd Slet linje eller post Opdatér (refresh) Zoom linjer Hovedmenu, skjul/vis Side 7
Hjælpemenuen I Hjælp-menuen finder du den nødvendige hjælp til programmet. Menupunkterne Indhold, Index og Søg åbner online-hjælpesystemet, hvor du kan søge hjælp til alle menupunkter i den orden, de findes i menuen eller i alfabetisk rækkefølge. Endvidere kan du søge på emner, f.eks. Faktura og se alle hjælpetekster, der vedrører emnet. Se også Min hjælp på den personlige side. Tryk på F1, Hjælp til det aktuelle menupunkt Tryk på F1, hjælp, for at få interaktiv hjælp. Det vil sige hjælp til det menupunkt, du har aktiveret. For eksempel her under Årsafslutning i Finans/Funktioner. Online-hjælpen opdateres løbende med nye tekster. Hent de nyeste hjælpetekster således (kræver forbindelse til Internettet): Side 8
1. I modul-menuen, vælg Generelt/Funktioner/Oversættelser. 2. I Oversættelser/Funktionsmenuen, vælg Sprog Manager. 3. Marker de sprog, du vil opdatere. 4. I Funktionsmenuen, vælg Opdater Sprog. Brugerforum Du har adgang til et online brugerforum. Her kan du stille spørgsmål, der kan besvares af andre brugere. Vælg Hjælp-menuen/Brugerforum. Side 9
Du har også adgang til en videnbase med Tips & Tricks, hvor der løbende kommer nye emner af almen interesse. Via søgefunktionen kan du finde spørgsmål og svar, samt artiklerne i videnbasen. Opret firma i systemet Benyt demo-firmaet som udgangspunkt Ved opstart af systemet anbefaler vi, at du følger denne vejledning til at bogføre og fakturere m.v. i systemets demo-firma, inden du opretter dit eget firma i systemet. Det giver et godt indblik i brugen af systemet. Alle posteringer kan senere fjernes ved at nulstille regnskabet. Opret dit eget firma i systemet Du kan oprette dit eget regnskab og kopiere stamdata (kontoplan, opsætning mv) fra demo-regnskabet. Derved er du meget hurtigt i gang. Alternativt, skal du oprette alting fra bunden. Se nedenfor under check-liste ved oprettelse af nyt regnskab. Importér data fra et andet regnskabsprogram Det er muligt at konvertere (overføre) data fra et andet regnskabsprogram, såfremt du kan udlæse data i formater, der kan indlæses i systemet. Systemet kan indlæse data i følgende formater: 1. Kommasepareret (.txt) 2. Excel (.xls) 3. Access (.mdb) Vi anbefaler udelukkende at importere stamdata (kontoplan, kunder, leverandører, varer). Alle åbningsbalancer indtastes via kassekladden, herunder regnskabstal samt åbne debitor- og kreditorposter. Primolager lægges ind via lagerkladden. Se venligst bogen Økonomistyring i praksis. Vi anbefaler ikke at importere historiske posteringer, da de altid kan slås op (ses) i det gamle system. Derfor kan det ikke betale sig at ofre tid, penge og kræfter på at bringe gamle data med over. Dermed undgås også alenlange posteringslister med gamle data, der intet er at bruge til. Som nævnt ovenfor kommer alle åbningstal med over i form af balancen samt åbne debitor- og kreditorposter via kassekladden og primolageret via lagerkladden. Side 10
Hvis det af en eller anden særlig årsag skulle vise sig nødvendigt at bringe gamle posteringer med over, så er eneste mulighed Funktioner/Kladdeimport under Finans og Varer. Det vil sige, at posteringerne skal bogføres ind via kladderne, der er nemlig, af sikkerhedsmæssige årsager, ikke mulighed for direkte import til posteringskartotekerne i systemet. Nulstil regnskab Du kan let fjerne alle posteringer i regnskabet, når du er færdig med at øve dig og kigge systemet igennem. Eller, hvis du er kommet forkert i gang og ønsker at starte forfra. Alle posteringer, salgsordrer og indkøbsordrer fjernes, mens alle stamdata og opsætninger bevares. Vælg Generelt/Opsætning/Firmaer. Via Funktionsmenuen, vælg Tøm regnskab. Advarsel: Denne funktion sletter alle posteringer og de kan ikke genskabes. Funktionen er derfor sikret med din adgangskode og bør kun anvendes, inden du starter for alvor. Side 11
Firmaoplysninger Ved første opstart af systemet åbnes demo-regnskabet, der følger med programmet. Derefter, hvis du ikke har oprettet et nyt regnskab, bliver du ved opstart af programmet spurgt, om du vil oprette et nyt regnskab. Du kan også oprette et nyt regnskab ved at åbne regnskabsguiden under menupunktet Filer/Opsæt firmaer/opret. Indtast firmaoplysninger Udfyld felterne og klik på Næste. Opret database Der skal oprettes en database til hvert regnskab/firma. Ud fra dit firmanavn foreslås et databasenavn bestående af bogstaver A-Z. Der kan ikke anvendes andre tegn i databasenavnet. Side 12
Ved oprettelse af et nyt regnskab anbefaler vi, at du kopierer opsætningen fra et eksisterende regnskab. Hvis det er første regnskab, du opretter, kan du kopiere opsætningen fra det medfølgende demo-regnskab. Kopiér opsætningen ved at vælge Kopier opsætning. Hvis du selv ønsker at oprette kontoplan, momskoder, etc. fra bunden af, skal du vælge Kopier Navigation. Derved kopieres kun menupunkter, faner og knapper til dit nye regnskab. Denne valgmulighed frarådes dog, hvis du ikke i forvejen har et godt kendskab til systemet og regnskab i det hele taget. Side 13
Regnskabsopsætning, vælg regnskabsår og momsopsætning Systemet foreslår et regnskabsår på 12 måneder, der følger kalenderåret. Hvis du ønsker at ændre det, vælges blot den første måned i regnskabet samt årstal for regnskabsårets start. Systemet understøtter et forlænget første regnskabsår på op til 18 måneder. Vælg Forlænget første år og angiv den ekstraordinære startmåned. Du kan løbende se start- og slutdatoerne for første og andet (samt følgende) regnskabsår ud fra dine valg i Måned og År. Klik på Næste for at fortsætte til Momsopsætning. Momsopsætning Angiv regnskabets momsnummer. Det vil sige momsnummeret i det firma, regnskabet tilhører. Udfyld CVR-nummer, hvis din virksomhedstype har et sådant. Side 14
Systemet foreslår kvartalsvis afregning, men det kan ændres alt efter, hvad Skat har besluttet for din virksomhed. Klik på Næste for at fortsætte til Valutaopsætning. Valuta, valg af regnskabets grundvaluta Slutteligt vælges regnskabets grundvaluta. Denne valutakode har kurs 100 i systemet og vil blive brugt som udgangspunkt for omregning fra andre valutaer samt beregning af kursdifferencer, såfremt andre valutaer benyttes. Side 15
Klik derefter på Afslut og klik på OK for at oprette regnskabet. Vent et øjeblik. Når regnskabsguiden afslutter, er regnskabet oprettet og klar til brug. Vælg det nye regnskab via Programmenuen i Filer/Log af og på. Log ind med brugernavn Admin og adgangskode Admin. Side 16
Start bogføring og fakturering Checkliste inden åbningsbalance, bogføring og fakturering Alt er sat op, hvis du har kopieret fra demo-firmaet, ved oprettelse af dit eget firma. Hvis du starter med et tomt regnskab, skal du, som minimum, sætte følgende op, før du kan indlægge primosaldi, starte bogføring og fakturering.: Emne Før bogføring & primosaldi Før fakturering og primosaldi (ud over det der er nævnt ovenfor) I øvrigt OK Kontoplan Momskoder Momsperioder Kassekladder Regnskabsperioder Standardvaluta Kundegrupper Betalingskoder Kunder Varer Der er mere, du skal sætte op, hvis du f.eks. skal bogføre/fakturere i fremmed valuta (Valuta og Lande). Hvis du benytter varenumre fra varekartoteket ved fakturering, skal du, som minimum, også opsætte varegrupper. Indstillinger Under Generelt/Opsætning/Indstillinger skal der opsættes nogle konti, som styrer udskrifterne af balancer, etc. Indtastning i kassekladde Du kan sagtens starte indtastning i kassekladde, selvom du ikke har: overført saldi fra et andet regnskabssystem indtastet åbningsbalance, eller indtastet saldi på debitorer og kreditorer. Men hvis ovenstående findes, skal det naturligvis gøres, så snart som muligt. Se eventuelt vejledning i bogen Økonomistyring i praksis. Side 17
Kassekladderne findes under Regnskab/Kassekladder. I kassekladden bogføres alle finansbilag. Kassekladden er en elektronisk kassekladde og erstatter den gamle grønne kassekladde/-bog, hvor bilagene blev skrevet ind med pen. Kassekladden forbliver en kladde, og gemmes indtil den bogføres. Indtil da kan der rettes, slettes og tilføjes oplysninger og bilag. Uanset om du lukker kladden. Når du åbner den igen, ligger bilagene der stadig. Felterne i kassekladden Feltnavn Bogfør Dato Bilagsnr. Kontoart Konto Tekst Debet Kredit Modkonto Åbne poster Moms Forfaldsdato Beskrivelse Afkryds for at tage linjen med i bogføringen. Hvis du er i tvivl om et eller flere bilag, kan du fjerne markeringerne på disse linjer og vente med at bogføre dem til næste omgang, eller når du har afklaret tvivlen. Rente- og rykkernotaer kan overføres til en kassekladde i stedet for direkte opdatering på kunden. Så kan du nøjes med at bogføre de renter og rykkergebyrer, der bliver betalt. Og du slipper for at kreditere dem, der ikke bliver betalt. Bilagets bogføringsdato Fortløbende nummer jfr. kassekladdens bilags-serie Finans/Debitor/Kreditor Finans/Debitor eller Kreditor-konto. Søgemuligheder: Tryk på Alt+Pil ned for at se kontoplanen eller F4 for at søge. Valgfri posteringstekst Debetbeløb inkl. moms, hvis der er momskode på posteringen (Kreditbeløb udfyldes ikke). Kreditbeløb inkl. moms, hvis der er momskode på posteringen (Debetbeløb udfyldes ikke). Modkonto for posteringen. Modkonto kan kun være en finanskonto. Hvis du benytter modkonto, behøver du ikke at indtaste modposten på en ny kladdenlinje. Debitor/kreditorfaktura ved bogføring af betaling Momskode. Hvis der angives momskode, skal beløbet indtastes incl. moms. Momsandelen bogføres automatisk på konto for indgående (køb) eller udgående (salg) afgift. Debitor/kreditorfakturas betalingsdato. Benyttes ifm. udskrift af Side 18
Kasserabat Kasserabatbeløb Notat betalingsforslag samt ved rente og rykker (debitor). Kasserabatkode. Hentes fra debitor eller kreditor Beregnet kasserabatbeløb som fratrækkes ved betaling Eventuelle bemærkninger på posteringen Hvilke felter, der skal udfyldes afhænger af den type bilag, som skal bogføres. Hvilke felter, der skal vises/benyttes i kladden, vælges via Højreklik-menuen/Vælg felter. Funktionsmenuen/Højreklik-menuen Via Funktionsmenuen/Højreklik-menuen kan du vælge forskellige visninger af kassekladden, check e kladden for fejl, samt bogføre kladden. Afstemningskonti, simulering af konto-saldi I kassekladden vises en simulering af saldoen på udvalgte konti, efterhånden som du indtaster i kassekladden. Det vil sige, saldoen beregnes som om, kladden var bogført. Det er nyttigt, hvis du f.eks. bogfører efter et bankkonto-udtog. Du kan løbende følge med i, om saldoen på kontoen i systemet vil stemme overens med saldoen på bankkonto-udtoget. Hver kassekladde har sine afstemningskonti, og de angives i kladdeopsætningen under Finans/Opsætning/Kassekladder. Check, udskriv og bogfør kassekladde Når du har indtastet posteringerne i kassekladden, bør den kontrolleres for fejl inden udskrift af kassekladde. Herunder, om kladden balancerer, om konti er spærrede, om posteringsdatoer ligger i åbne regnskabsperioder mv. Vælg Check kladde i Funktionsmenuen. Eventuelle linjer med fejl, markeres med gult, og fejlmeddelelse pr. linje vises i meddelelseslinien. Alle fejl skal rettes, inden kladden kan bogføres. Hvis en fejl skyldes, at du mangler oplysninger, kan en linje midlertidigt udelades fra bogføringen ved at fjerne markeringen i Bogfør-feltet. Dermed tilbagestår linjen i kladden, når alle andre linjer er bogført. Når de rette oplysninger er til stede på linjen, markeres Bogfør-feltet og kladden udskrives og bogføres som normalt. Side 19
Du behøver egentlig ikke checke kladden først, hvis du er sikker på alt er i orden, for check sker automatisk, når du vælger Bogfør. Hvis der er fejl, afviser systemet at bogføre kladden, før fejlene er rettet. Udskriv Når kassekladden er fejlfri, skal den udskrives og gemmes som dokumentation sammen med bilagene. Vælg Udskriv kladde i Funktionsmenuen. Udskrifterne (og bilagene) sættes i mapper og gemmes som dokumentation for bogføringen. Det er valgfrit om du vil gemme udskrifter af kassekladderne sammen med bilagene eller i en separat mappe. Det kommer an på, hvad der er mest overskueligt for dig og revisoren. Bogfør Efter check og udskrift af kassekladden, skal den bogføres. Vælg Bogfør kladde i Funktionsmenuen. Når kassekladden bogføres, bogføres bilagene automatisk på de angivne konti. Hvis der er moms på et bilag, bogføres momsen automatisk på momskontiene. Flere kassekladder Du kan oprette flere kassekladder, som du kan benytte til forskellige formål. Kladderne oprettes under Regnskab/Opsætning/Kassekladder. Det har flere fordele at oprette flere kladder: Kladder til hvert formål, f.eks. daglige posteringer, betalinger osv. Kladder til særlige formål, f.eks. moms, løn og periodeafslutning. Side 20
Hver bruger har sin egen kladde, hvis der er flere, der bogfører, kan hver bruger have sin egen kassekladde. Gemme-kladder, kladder med posteringer, der gentages gang efter gang. Posteringerne gemmes i kladden, selv efter kladden er bogført, og kan genbruges en anden gang blot med andet bilagsnummer, anden dato, beløb etc. For eksempel løn, moms, husleje, el og varme, telefon osv. Side 21
Opstart af fakturering Opret kunder Kunder oprettes i hovedmenuen under Kunder/Kunder. Tryk på F1, Hjælp, for at få hjælp til at oprette. Oplysningerne på kunden overføres til salgsordren som forslag. Det kan derfor betale sig at oprette kunderne med så mange oplysninger som muligt. Som minimum skal kunden oprettes med kundenr., navn og adresseoplysninger, kundegruppe samt bogføringsgruppe, land og sprog. Primosaldi på kunder Primosaldi indtastes via kassekladden. Enten en samlet saldo pr. kunde eller alle åbne poster pr. kunde. Side 22
Opret kundegrupper Kontonumrene i kundegrupperne skaber integrationen til finansbogholderiet og indeholder oplysninger om de finanskonti, der skal anvendes ved bogføring af fakturaen. Kundegrupper oprettes under Kunder/Opsætning/Kundegrupper. Tryk på F1, Hjælp, for at få hjælp for yderligere vejledning til felter m.v. Side 23
Opret salgsordre I hovedmenuen, under Salgsordrer, vælges Salgsordrer. Der åbnes en liste over igangværende salgsordrer, som endnu ikke er leveret og faktureret. Felterne i ordrehovedet er fordelt på tre faner for at lette overskueligheden. I den nederste del af skærmbilledet vises ordrelinjerne og tilhørende faner. Tryk på F2, Opret, for at oprette en ny ordre. Indtast kundenummeret eller tryk på F4, Søg. Felterne i ordrehovedet udfyldes automatisk med det, der er angivet på kunden. Du kan rette i oplysningerne. Indtast ordrelinjer Flyt markøren til nederste del af skærmbilledet for at oprette ordrelinjer. Bemærk, at den første linje er en søgelinje, hvor der ikke kan oprettes ordrelinjer. Tryk på F4, Søg, for at slå op i varekartoteket. Du kan indtaste et varenummer, hvis du ønsker at sælge en vare fra lageret (Lagerkartotek findes under Varer/Varer). Ved valg af varenummer udfyldes felterne med beskrivelse og salgspris, der hentes fra varekartoteket. Feltet Dellevering udfyldes automatisk med det samme som i feltet Antal, men kan reduceres, hvis det er en delleverance. Side 24
Hvis du ikke benytter varelager/varenumre, eller hvis du ønsker at indtaste en linje uden varenummer (f.eks. ekstraydelser, depositum, forsikring, gebyr) blandt linjer med varenumre, kan du oprette ordrelinjer uden varenummer men med beskrivelse, antal, pris osv. I det tilfælde skal du indtaste en finanskonto til bogføring af varesalget, hvis der er tale om et varesalg og ikke blot en bemærkning. Du kan altid tilføje, rette og slette ej fakturerede linjer, så længe ordren er åben, dvs. så længe der er restordrer på ordren. Se totaler Når ordren er oprettet, kan du kontrollere ordretotalen på fanen Totaler. Udskriv faktura Udskriv faktura via Funktionsmenuen eller Højreklik-menuen/Dan faktura/kreditnota. Angiv fakturadato, typisk vælges dags dato. Men du kan også vælge at tilbage- eller fremdatere fakturaen. Dernæst kan du vælge at udskrive fakturaen til skærm eller på printeren og/eller sende fakturaen som e-mail til kunden. Side 25
Opret kreditnota Opstartsvejledning Du kan oprette en kreditnota ved at oprette en salgsordre som beskrevet ovenfor. Dog skal du oprette ordrelinjerne med negativt antal. Totalerne bliver nu negative. Vælg derefter Dan faktura/kreditnota (bliver automatisk til en kreditnota) via Funktionsmenuen. Alternativt kan du oprette en kreditnota ud fra en tidligere faktura via Kunder/Fakturaer/Funktionsmenuen/Dan kreditnota. Lagerstyring Systemets lagerstyring sørger for, at varelageret opdateres ved fakturering og indkøb. Varekartoteket åbnes via hovedmenuen under Varer/Varer. Tryk på F1, Hjælp, for en beskrivelse af varekartoteket. Opret varer En vare bør minimum oprettes med Varenummer, Navn, Salgspris og Bogføringsgruppe. Opret primolager Primolager oprettes via lagerkladden. Først oprettes varenumrene under Varer/Varer, dernæst indtastes primobeholdningen via lagerkladden med antal og Side 26
kostpris for at såvel primoantal som primoværdi stemmer. Se bogen Økonomistyring i praksis for mere information. Bogføringsgruppe - varer Bogføringsgruppen skaber integrationen til finansbogholderiet, og indeholder oplysninger om de finanskonti, der skal anvendes ved bogføring af fakturaer mv. Bogføringsgrupper oprettes under Varer/Opsætning/Varebogføringsgrupper. Tryk på F1, Hjælp, for yderligere vejledning. Side 27
Indkøb Bestilling af varer, varemodtagelse og opdatering af købsfakturaer foregår i indkøbsordre-modulet. En indkøbsordre oprettes med udgangspunkt i en leverandør. Du skal derfor først oprette leverandører. Du kan oprette dem efterhånden, som du får brug for dem. Opret leverandører Leverandører oprettes i hovedmenuen under Leverandører/Leverandører. Benyt F1, Hjælp, for at få hjælp til at oprette. Oplysningerne på leverandøren overføres til indkøbsordren som forslag. Det kan derfor betale sig at oprette leverandørerne med så mange oplysninger som muligt. Som minimum skal leverandøren oprettes med leverandørnr., navn, land og adresseoplysninger, leverandørgruppe samt bogføringsgruppe. Primosaldi på leverandører Primosaldi indtastes via kassekladden. Enten en samlet saldo pr. leverandør eller en specifikation af alle åbne poster pr. leverandør. Opret leverandørgrupper Leverandørgruppen skaber integrationen til finansbogholderiet og indeholder oplysninger om de finanskonti, der skal anvendes ved bogføring af købsfakturaen. Leverandørgrupper oprettes under Leverandører/Opsætning/Leverandørgrupper. Tryk på F1, Hjælp, for at få hjælp til at oprette. Side 28
Opret indkøbsordre Via hovedmenuen, vælg Indkøbsordrer/Indkøbsordrer. Der åbnes en liste over igangværende indkøbsordrer, som endnu ikke er leveret og faktureret. Felterne i ordrehovedet er fordelt på tre faner for at lette overskueligheden. I den nederste del af skærmbilledet vises ordrelinjerne og tilhørende faner. Tryk på F2, Opret, for at oprette et nyt indkøb. Indtast leverandørnummeret eller tryk på F4, Søg. Felterne i ordrehovedet udfyldes automatisk med det, der er angivet på leverandøren. Du kan rette i oplysningerne. Indtastning af indkøbslinier Du kan indtaste et varenummer, hvis du ønsker at bestille en vare, der har et varenummer i lagerkartoteket. Hvis du ønsker at bestille noget uden varenummer, kan du indtaste en indkøbslinje med et finanskontonummer og efterlade varenummeret blankt. Udskriv indkøbsrekvisition Når indkøbsordren er oprettet, kan du kontrollere totalerne på fanen Totaler. For at udskrive en bestilling vælges Udskriv Indkøbsordre i Funktionsmenuen. Dernæst kan du vælge at udskrive rekvisitionen til skærm eller printeren og/eller sende den som e-mail til leverandøren. Side 29
Opdater købsfaktura Når du modtager fakturaen fra leverandøren, skal du kontrollere at antallet stemmer med indkøbslinjerne og de modtagne varer, samt at indkøbsordrens totaler passer. Vælg derefter Dan Indkøbsfaktura i Funktionsmenuen. Du bliver derefter bedt om at indtaste datoen, købsfakturaen er udstedt på. Varerne lægges til lagerbeholdningen og fakturaen bogføres i regnskabet. Opdater købskreditnota Hvis du modtager en kreditnota fra leverandøren, oprettes en indkøbsordre som tidligere beskrevet. Dog oprettes indkøbslinierne med negativt antal. Totaler er nu negative. Vælg derefter Dan Indkøbsfaktura i Funktionsmenuen. Varerne trækkes fra lager og kreditnotaen bogføres i regnskabet. Side 30
Rapporter Udskriv balance Efter bogføring og fakturering kan du udskrive balance. I hovedmenuen vælges Regnskab/Rapporter/Balance for perioden med år til dato. Vælg den ønskede regnskabsperiode (Dato). Via Afgrænsning-knappen kan du tilføje felter til at afgrænse rapporter på. Klik på OK. Rapporten udskrives herefter til skærm eller printer. Side 31
Momsangivelse Alt efter længden af og fristen for dine momsperioder skal du indsende en momsangivelse til SKAT. Vælg Regnskab/Funktioner/Momsangivelse. Under Momsperioder vises en oversigt over momsperioder, der ikke er lukkede. Marker momsperioden du vil indberette for. Systemet opdaterer nu automatisk felterne i momsangivelsen med de totaler, der er bogført, incl. eventuelle efterposteringer i tidligere perioder. Der er skal være flyttet momssaldi fra momskonti (saldi nulstilles) til momsafregning ultimo hver momsperiode, samt dannet primosaldi for året, for at momstallene er korrekte. Senere i dette afsnit illustreres, hvorledes periodens momstal gøres op. Inden du indrapporterer momsen, skal du sikre dig, at du har bogført momsen korrekt. Det gøres ved at udskrive momsafstemningslisten. Se også bogen Økonomistyring i praksis. Når momsen er afstemt, og eventuelle korrektioner bogført, gør da følgende: 1. Vælg igen Momsangivelse. 2. Marker momsperioden, du vil indberette for. Totalerne for perioden vises med det samme. Disse tal indberettes til SKAT. 3. Udskriv opgørelsen ved at klikke på Udskriv momsafstemning. Side 32
4. Via knappen Dan momsangivelse genberegnes tallene for momsperioden. Du kan danne momsangivelse igen og igen indtil momsperioden lukkes via Luk momsperiode. 5. Luk momsperiode bevirker, at perioden ikke kan vælges i momsangivelsen, den vises ikke på to-do opgavelisten under dine opgaver på Personlig side, og perioden lukkes for bogføring (med mindre perioden genåbnes). Luk momsperiode danner automatisk to slags poster i kassekladden: Momsindberetningen og Momsafregningen. Dermed slipper du for at taste det ind manuelt og skal blot bogføre linjerne i kladden v. hhv. overførsel af momssaldi og senere ved indberetning og afregning. Overførsel til kladde kræver opsætning under Generelt/Opsætning/Indstillinger under Momsangivelse: Momsafregning, Momskladde og Momskreditor. Sådan skal saldi fra momskonti overføres til momsafregning, for at momsopgørelsen bliver korrekt. Et simpelt eksempel fra en virksomhed med kvartalsmoms: STATUS MOMSKREDITOR SKAT Debet Kredit Debet Kredit 9511 Udgående moms 9590 Momsafregning (Primo) 5 (Sum udg. 1.kvt) 35 (1.kvt) 30 (Sum udg. 1.kvt) 35 (2.kvt) 30 (Sum udg. 2.kvt) 70 (2.kvt) 40 (Sum udg. 2.kvt) 70 (Efterp. i 2.kvt) 5 (3.kvt) 50 (Sum udg. 3.kvt) 85 (3.kvt) 30 (Sum udg. 3.kvt) 85 (Sum udg. 4.kvt) 60 (4.kvt) 60 (Sum udg. 4.kvt) 60 9511 indgående moms 9590 Momsafregning (Primo) 2 (1.kvt) 20 (Sum Indg. 1.kvt) 22 (Sum Indg. 1.kvt) 22 (2.kvt) 20 (2.kvt) 15 (Sum Indg. 2.kvt) 35 (Sum Indg. 2.kvt) 35 (Efterp. i 2.kvt) 4 (3.kvt) 20 (3.kvt) 10 (Sum Indg. 3.kvt) 34 (Sum Indg. 3.kvt) 34 (4.kvt) 35 (Sum Indg. 4.kvt) 35 (Sum Indg. 4.kvt) 35 Side 33
Importer rapportlogo Alle dokumenter, der sendes til kunder og leverandører, kan vise dit logo på dokumentet/formularen. Du kan indlæse en grafikfil med dit logo under Generelt/Opsætning/Firmaer og samme sted vælge Importer udskriftlogo via Højreklik- eller Funktionsmenuen. Bemærk! Logoet skal være en JPG-fil og have størrelsen 350x90 pixels. Tilpasning af skærmbilleder Det er nemt at ændre skærmbilleders opsætning. Systemet leveres med en opsætning af skærmbillederne, der passer i de fleste virksomheder. Måske er der alt for mange felter til dit behov, og måske er de placeret i en anden rækkefølge, end du foretrækker. Skærmbilleders opsætning kan ændres. Du kan Skjule felter og hente felter, der er skjult. Flytte felter og ændre felt-rækkefølgen ved at trække i feltet. Ændre felt-længde (kun visuelt, ikke antal karakterer). Side 34
Tilpas kartotekers skærmbilleder Opstartsvejledning For eksempel ser kundekartoteket således ud: Skift til Tilpasnings-mode Start med at klikke på Tilpasning-ikonet. Skærmbilledet skifter udseende, og knappen Fanemanager og fanen Skjult vises. Felterne skifter farve og viser nu system-feltnavnet i stedet for data. Ledeteksten er uforandret. Side 35
Skærmbilleder skal altid være i Tilpasning-mode for at kunne flytte felter. Skift tilbage til normal visning ved igen at klikke på Tilpasning-ikonet. Skjult-fanen Bemærk! Der vises en ny fane Skjult. Den består af alle felter, der er skjult fra skærmbilledet. Både dem, der er skjult fra starten, og dem du evt. selv har skjult undervejs. Felter kan flyttes til og fra Skjult-fanen ved at flytte felterne op til faneoverskrifterne. Flyt felt Tryk på tilpasningsikonet, for at skifte til Tilpasnings-mode. Klik i feltets venstre kant (muse-markøren ændres til en pil), hold musetasten nede og træk feltet til den nye placering på samme fane. Alternativt til en anden fane ved at trække feltet op til den ønskede fanes overskrift. Hvis du vil flytte felter fra Skjult-fanen, benytter du samme fremgangsmåde og trækker feltet hen til overskriften på den ønskede fane. Klik på Tilpasning-ikonet igen, når du er færdig med at flytte felter. Fjern felt Flytter du feltet til Skjult-fanen, vises det ikke mere på nogen af fanerne. Du kan altid hente det frem igen ved at flytte det fra Skjult-fanen til en af de andre faner. Tilføj felt Alle skjulte felter ligger på Skjult-fanen og kan flyttes til andre faner jfr. afsnittet Flyt felt ovenfor. Side 36
Gem ændringer i kartotek-skærmbilleder Ændringerne gemmes automatisk pr. bruger, når skærmbilledet lukkes. Klik på Tilpasning-ikonet normal tilstand.. for at se resultatet. Så skifter skærmbilledet tilbage til Ændre kladder, listbilleder og søgebilleder Et indtastningsskærmbillede det kan være en fordel at ændre, er Kassekladden. Du kan trække i vindues-rammen, for at gøre skærmbilledet større og se flere felter. Men du kan også skjule felter, du ikke har brug for. Og flytte dem rundt, så rækkefølgen passer bedre til den måde, du taster data ind. Flyt felt Markér kolonnens overskrift, hold venstre museknap nede og træk feltet til den ønskede placering. To røde pile viser, hvor feltet vil blive placeret. De øvrige felter rykker sig automatisk. Skjul eller tilføj felt Du kan skjule felter, du ikke har brug for. Det gælder alle skærmbilleder, hvor du kan taste data ind. Hvis du f.eks. aldrig bruger feltet Forfaldsdato eller Notater, er det bedst at skjule dem. Det giver et bedre overblik, for du ser kun felter, du har brug for, og det er meget hurtigere at taste data ind, fordi du undgår overflødige felter. Felterne skjules blot fra oversigten, de slettes ikke fra kartoteket/databasen. De kan altid hentes frem igen og eventuelle data er intakte. Side 37
1. Tilføj eller skjul et felt ved at højre-klikke med musen i skærmbilledet. 2. Klik på Vælg felter. 3. Afkryds de ønskede felter. 4. Klik på OK-knappen. Nu er både Forfaldsdato og Bemærkning væk fra skærmbilledet Kassekladde. Side 38