Referat fra bestyrelsesmøde nr. 5-2011/12 Tid: Tirsdag den 11. oktober 2011 kl. 19 00-21 00 Sted: Central Åderupvej Tilstede: Lindy Nymark Christensen, Kristoffer Petersen, Lars Fischer, Søren Hartmann, Peter Frederiksen, Rebecca Hindholm Afbud: Per Andersen havde meldt afbud Mødeleder: Formand Lindy Nymark Christensen Referent: Jens Andersen Åben dagsorden 1. Godkendelse af bestyrelsesmødereferat Mødereferat nr. 3-2011/12 har været udsendt til mødedeltagerne. Der er ikke indkommet indsigelser mod referatet. (Kopi vedlagt) Mødereferat den 28.09.2011 nr. 4-2011/12 konstitueringsmøde blev godkendt. 2. Orientering fra formand og direktør. Lindy Nymark Christensen orienterede Om opstartsmøde med Selskabets direktør og medarbejdere, herunder forretningsgangen for mødeafholdelse m.v. Om møde med Selskabets revisor Om direktørens deltagelse i skolebestyrelsesarbejde og som revisor for en velgørenhedsorganisation blev oplyst. Jens Andersen orienterede Om projekt om Nabo-Varme i Mogenstrup Om samarbejde i Maglemølle-gruppen med repræsentanter fra Næstved Kommune, Næstved Havn, Maglemølle Erhvervspark og Dalum Papir Om forhandlinger med forskellige potentielle store kunder Om status for anlægsfasen af Sygehus-ledningen Om eventuel rørføring under jernbanen, Holsted Nord i forbindelse med anlæg af ny omfartsvej 3. Formandskab. Det er aftalt, at formand og næstformand i et formandskab kører et tæt parløb således der sikres en kontinuitet i bestyrelsesarbejdet. Orientering taget til efterretning. Side 1 af 9
4. Godkendelse af bestyrelsesmedlemmers valgbarhed I henhold til vedtægtens 8.6 er enhver andelshaver valgbar, som har stemmeret, og enhver person, som er tilknyttet selskaber, institutioner eller lignende, som er andelshaver og har stemmeret. Bestyrelsen afgør i tvivlsspørgsmål om valgbarhed. Punktet blev udsat til næste møde. 5. Bestyrelsens mødekalender. Formandskabet foreslår følgende mødedatoer: 1. november 2011 kl. 19 21. 15. november 2011 kl. 19 21. 6. december 2011 kl. 19 21. Der skal ligeledes reserveres dage til studietur, strategiseminar og rundvisning på egne anlæg og præsentation af personale. Mødekalenderen blev godkendt. Derudover afsættes hele den 15. november 2011 til besigtigelse af egne anlæg og præsentation af Varmeværkets personale. 6. Fastsættelse af bestyrelseshonorar. Bestyrelseshonoraret til bestyrelsen er besluttet af bestyrelsen den 31. januar 2002. Honoraret er offentliggjort i note til regnskab 2001/02. På generalforsamlingen september 2007 oplyser formanden størrelsen på bestyrelsens honorar til en andelshaver. For at sikre at udbetaling af bestyrelsens honorar har hjemmel i vedtægterne eller anden lovgivning er sagen forelagt advokat Agnete Nordentoft til udtalelse. I regnskabet henstår 103.333 kr. som et tilgodehavende vedrørende bestyrelseshonorar for perioden 01. juni 2011 til 30. september 2011. Det er aftalt med den tidligere bestyrelse, at beløbet udgiftsføres i regnskabsåret 2011/12. Med baggrund i advokatens juridiske vurdering indstiller administrationen at honorar til bestyrelsen først udbetales efter forudgående godkendelse af generalforsamlingen. Bilag 1 referat fra bestyrelsesmøde den 31. januar 2002 Bilag 2 årsregnskab 2001/02 Bilag 3 notat af 2. september 2011 Bilag 4 mail af 30-09-2011 - advokatens juridiske vurdering Indstillingen godkendt. Den tidligere bestyrelse anmodes om tilbagebetaling af honorar for perioden 01.06.2011 til 30.09.2011. Vedlagt 3 nye bilag 4a, 4b og 4c. Side 2 af 9
7. Administration af regler for aktindsigt. En andelshaver har ansøgt om aktindsigt i bestyrelsens mødereferater for perioden sidst i maj 2010 og frem til dato (14.09.2011). Vores advokat Agnete Nordentoft har gennemgået vores referater for perioden og oplyser, at bestyrelsesreferater kan undtages fra aktindsigt som interne arbejdsdokumenter, medmindre der er tale om rene beslutningsreferater. Med baggrund heri har administrationen afvist aktindsigt i bestyrelsesmødereferater, med undtagelse af referat af 27. september 2010, som er et rent beslutningsreferat (konstitueringsmøde). Det er administrationens opfattelse, at det ville kunne skade vores forhandlingssituation overfor 3. part, hvis bestyrelsens mødereferater i sin nuværende form blev udleveret til andelshavere eller andre interessenter. Administrationen indstiller, at afslaget om aktindsigt fastholdes at dagsorden og referat fremover udfærdiges i en åben og lukket del. Referatet for den åbne del vil fremover blive offentliggjort på Varmeværkets hjemmeside. Bilag 5 skrivelse om afslag til andelshaveren vedlægges. Indstillingen godkendt. Andelshaveren orienteres om beslutningen. Offentliggørelse af referatet fra det åbne møde sker efter godkendelse af referatet på næstkommende bestyrelsesmøde. 8. Skrivelse fra Næstved Kommune vedrørende varmeprisen. Næstved Varmeværk har modtaget skrivelse af 24. august 2011, hvori Økonomiudvalget i Næstved Kommune ønsker oplyst, begrundelsen for de nuværende varmepriser, samt en orientering om hvad man kan gøre for at reducere den samlede varmepris. Efter aftale med formandskabet har administrationen udarbejdet et udkast til besvarelse. Bilag 6 - skrivelse af 24. august 2011 fra Næstved Kommune Bilag 7 udkast til besvarelse Skrivelse godkendt med enkelte ændringer. Side 3 af 9
9. Tillæg til aftale om fjernvarmeleverance fra Affaldplus. SKAT har truffet en afgørelse i en afgiftssag, hvor afgifter indeholdt i varmeprisen, kan godtgøres for så vidt angår varme anvendt til stilstandsvarme af kedler (procesformål). For at opnå størst mulig afgiftsrefusion skal der indregnes flest mulige afgifter i varmeprisen fra Affaldplus. Indregningen i varmeprisen skal ske således, at den omkostningsbestemte varmepris reduceres med et tilsvarende beløb, der indregnes i varmeprisen. Den samlede varmepris mellem Næstved Varmeværk og Affaldplus forbliver således uændret. For at få en optimal afgiftsrefusion kræver det, at der laves en tillægsaftale til vores eksisterende fjernvarmeleveranceaftale med Affaldsplus. Det vurderes, at aftalen kan give en ekstra afgiftsrefusion på ca. 400.000 kr. årligt. Ved forespørgsel til direktøren for Affaldplus har deres administrationschef positivt meddelt, at de er indstillet på at indgå en tillægsaftale. For at lave aftale og afgiftsrefusionsopgørelse rigtig første gang anvender vi revisionsfirmaet PWC som konsulent. Deres honorar udgør ca. 50.000 kr. og kan finansieres indenfor vores normale driftsbudget. Administrationen indstiller, at der udarbejdes en tillægsaftale til vores eksisterende aftale om fjernvarmeleverance. Bilag 8 udkast til tillægsaftale. Indstilling godkendt. Side 4 af 9
10. Ansøgning om kommunegaranterede midlertidigt lån. Til finansiering af vores anlægsinvesteringer er det i budgettet forudsat, at der hjemtages lån for 32.710.800 kr. Proceduren er, at vi i første omgang ansøger Næstved Kommune om en garanti på et midlertidigt lån, som efter en fornyet ansøgning til Næstved Kommune konverteres til en fast garanti/lån når den endelige anlægssum er kendt. Næstved Kommune har tidligere i år bevilget en midlertidig kommunegaranti på 21.600.000 kr. For at få finansieret alle anlægsinvesteringerne skal der ansøges om en yderligere midlertidig kommunegaranti på 11.110.800 kr. Alle vores nuværende lån er hjemtaget hos Kommunekredit. I forbindelse med lånehjemtagelsen af det midlertidige lån på 21.600.000 kr. blev renteniveauet i marts måned 2011 undersøgt hos 3 finansieringsinstitutter og Kommunekredit var billigst. Kommunekredit blev derfor valgt som finansieringsinstitut. I mellemtiden har Næstved Byråd den 23. august 2011 truffet en beslutning om, at Kommunen ved fremtidige lånegarantier vil opkræve en provision på 1% p.a. af restgælden, hvilket giver en øget rentebyrde for Varmeværket. Administrationen indstiller: at der udover hos Kommunekredit indhentes tilbud fra 3 finansieringsinstitutter at formandsskabet bemyndiges til at hjemtage lån udfra det billigste tilbud at formandsskabet bemyndiges til at ansøge om kommunegaranti, hvis dette er mest fordelagtigt Indstilling godkendt. Danske Bank, Nordea og Jyske Bank anmodes om tilbud. Side 5 af 9
11. Salg af CO 2 -kvoter energibesparende foranstaltninger. Punktet er udsat fra sidste møde. I budgettet 2011/12 er der efter bestyrelsens beslutning indregnet et provenu på 2.000.000 kr. vedrørende salg af CO 2 -kvoter. Tilsvarende er der indarbejdet en udgiftspost på 2.000.000 kr. til ikke-nærmere defineret energibesparende foranstaltninger. Siden denne beslutning er truffet er prisen på CO 2 -kvoter stort set halveret. Det er ligeledes blevet afklaret, at det er muligt at overføre ubrugte CO 2 -kvoter til næste CO 2 -periode, som typisk er 3 år. Det er ganske vanskeligt, at lave energibesparende foranstaltninger i vores selskab, da vi stort set ikke har nogen egenproduktion af varme, som er det typiske sted der kunne foretages energibesparende foranstaltninger. Med det formål at opnå en bedre afkøling og derved udnyttelse af varme i forbrugerens eget hjem, er der i foråret 2011 gennemført et forsøgsprojekt om gennemgang af fjernvarmeinstallationen hos forbrugerne på Blommevej, Kirsebærvej og Morelvej - i alt 54 boliger. Et eftersyn koster ca. 1.000 kr. og er afholdt af Varmeværket. For hvert eftersyn optjener Varmeværket energisparepoint svarende til en værdi på ca. 100-200 kr. pr. installation. Den endelig pris afhænger af markedsprisen på energisparepoint. De foreløbige resultater af forsøget viser, at der sker en bedre afkøling i området. Inden der kan laves en endelig konklusion af forsøget, skal der foretages målinger igennem vintersæsonen. På baggrund af disse nye begivenheder ønsker administrationen en fornyet drøftelse af sagen, herunder hvordan vi skal agere i forhold til salg af kvoter og eventuel igangsættelse af energibesparende foranstaltninger. Bilag 9 artikel fra Dansk Energi. Orientering taget til efterretning. Sagen genoptages primo 2012. Side 6 af 9
12. Fremtidig strategi. I forlængelse af, at den foregående bestyrelse er udskiftet med en ny bestyrelse, skal der vedtages en ny strategi for Varmeværkets udvikling. Til inspiration for bestyrelsens drøftelse af den fremtidige strategi er vedlagt materiale, som understøtter den nuværende strategi. I samråd med formandskabet (formand og næstformand) indstilles det til bestyrelsen, at der i løbet af oktober/november måned arrangeres en 2 dags studietur til andre relevante varmeværker i Danmark at der arrangeres et 2-dags strategiseminar, hvor Værkets fremtidige strategi fastlægges. Bilag 10 varmeplan Danmark 2010 resume. Bilag 11 Næstved Kommunes varmeplan 2010. Bilag 12 Næstved Kommunes klimaplan 2009. Bilag 13 handlingsplan 2010. Bilag 14 notat fremtidigt strategi med tilhørende bilag. Bilag 15 aftale med Affaldplus omkring pris på sommervarme. Bilag 16 rapport om renovering af Maglemølle Kraftcentral (fortrolig). Bilag 17 Biomasseværk ved Maglemølle, brændsel, logistik, lager og miljø. Bilag 18 projektforslag for etablering af biomasseværk på Maglemølle. Bilag 19 kursustilbud, strategiarbejde 30. november og 14. december 2011 blev reserveret til besigtigelse af andre varmeværker. 3. og 4. februar 2012 blev reserveret til strategiseminar. 13. Budgetopfølgning pr. august 2011. Budgetopfølgningen bliver gennemgået på mødet. Bilag 20 budgetopfølgning pr. august 2011. Orientering taget til efterretning. Side 7 af 9
14. EFTERRETNINGSSAGER A. Håndtering af truende situationer ved lukkeforretninger. I forbindelse med en konkret lukkeforretning udviste en forbruger meget truende adfærd overfor vores personale. Efter rådslagning med Politiet er det vurderet, at situationen ikke kunne bære en politianmeldelse af forbrugeren. Medarbejderne er tilbudt psykologhjælp. I samarbejde med Næstved Politi afholdes et personalemøde, hvor emnet vil blive drøftet nærmere. B. Tyveri af fjernvarme. Vi har i 2 tilfælde anmeldt tyveri af fjernvarme til politiet. I bestræbelserne på, at minimere tyveri søges alle vores døde stik gennemgået og kontrolleret. Der er ligeledes udviklet en ny plomberingsform, der i højere grad besværliggør tyveri. C. Niveau for varmeprisen i Næstved. I forbindelse med den offentlige debat der har været om prisniveauet, er der udarbejdet et notat til bestyrelsens orientering. Bilag 33 Notat af 27. september 2011, benchmarking med Sønderborg Fjernvarme. Orientering taget til efterretning. 15. Næste møde: Næste møde afholdes tirsdag den 1. november 2011 kl. 19 00. 16. Lukket punkt. 17. Lukket punkt. 18. Lukket punkt. Jens Andersen 17. oktober 2011 Side 8 af 9
Lindy Nymark Christensen Kristoffer Petersen Lars Fischer Søren Hartmann Peter Frederiksen Rebecca Køhler Pertou Hindholm Side 9 af 9