Sundhed og Omsorg Sagsnr. 277427 Brevid. 2326230 Ref. JLHA NOTAT: Tilsynsrapport for hjemmeplejen i Roskilde Kommune 2015 3. august 2016 Indhold 1. Baggrund... 1 2. Metode... 2 2.1 Uddybende mål i tilsynskategorierne... 2 2.2 Afvikling af uanmeldt tilsyn... 2 3. Tilsyn i de tre distrikter... 3 3.1. Resumé af tilsyn... 3 3.2. Tilfredshedsundersøgelse og kvalitative interviews med udvalgte borgere... 3 3.3. Personlig pleje og praktisk hjælp... 4 3.4. Dokumentation... 5 3.5. Tidlig opsporing... 6 3.6. Samarbejde med Myndighedsservice... 6 1. Baggrund Ifølge servicelovens 151 c er kommunalbestyrelsen forpligtet til mindst én gang årligt at revidere og offentliggøre en tilsynspolitik for alle tilbud efter servicelovens 83, dvs. personlig pleje og praktisk hjælp til borgere i eget hjem. Roskilde Kommunes tilsynspolitik kan ses her: http://roskilde.dk/tilsynspolitik I 2015 er der gennemført et uanmeldt tilsyn af den kommunale leverandør af personlig pleje og praktisk hjælp, med udgangspunkt i Roskilde Kommunes politisk besluttede kvalitetsstandarder samt ovennævnte tilsynspolitik. Roskilde Kommune har gennemført en udbudsforretning i forhold til private leverandører af personlig pleje og praktisk hjælp. Den nye ordning med private leverandører trådte i kraft den 1. oktober 2015, hvorfor uanmeldt tilsyn ikke er gennemført for disse i 2015, men vil blive gennemført i 2016. Tilsynet danner rammen for en opfølgning af den leverede personlige pleje og praktiske hjælp til borgere i eget hjem. Formålet med tilsynet er: at ydelser leveres i henhold til de i Roskilde Kommune politisk besluttede kvalitetsstandarder at borgerne modtager de ydelser som Myndighedsservice har bevilliget at hjælpen til borgerne svarer til borgerens aktuelle behov og funktionsniveau Tilsynet i Roskilde Kommune vil hvert år omfatte et særligt fokusområde. I 2015 har fokus været på implementering af systematisk tidlig opsporing af sygdomstegn blandt ældre borgere, herunder brug af Roskilde Kommunes
Side2/6 digitaliserede Roskilde-Hjul. Med Roskilde-Hjulet kan medarbejderne hurtigt og systematisk observere borgernes aktuelle situation med henblik på iværksættelse af handlinger, som kan forebygge en indlæggelse. 2. Metode Tilsynet belyser følgende tilsynskategorier: Personlig pleje og praktisk hjælp Dokumentation Tidlig opsporing af sygdomstegn for hjemmeboende borgere Samarbejde mellem distrikterne og Myndighedsservice Ved gennemgang af Myndighedsservices bevillinger, hjemmeplejens kørerlister og dokumentationen i KMD Care, er der ved tilsynet set nærmere på sammenhængen mellem de politisk besluttede kvalitetsstandarder, de konkrete afgørelser og den hjælp, der er blevet leveret. For hver af de udvalgte tilsynskategorier foretages en sammenfattende vurdering ud fra følgende ensartede vurderingsterminologi: Ingen bemærkninger Få og mindre væsentlige bemærkninger Enkelte væsentlige bemærkninger Flere væsentlige bemærkninger 2.1 Uddybende mål i tilsynskategorierne Under den enkelte tilsynskategori er der opstillet mål for, hvad der skal belyses i forbindelse med tilsynet. Personlig pleje og praktisk hjælp Hjælpen lever op til Roskilde Kommunes kvalitetsstandarder og det den enkelte borger er bevilget Hjælpen leveres med et rehabiliterende sigte Hjælpen tager udgangspunkt i borgerens behov Borger er bekendt med formål og mål for hjælpen Dokumentation Den bevilgede hjælp fremgår af den elektroniske journal Formålet med hjælpen er beskrevet i journalen Af kørerlisten fremgår det om borgeren modtager den hjælp, der er bevilliget Journalen er udfyldt korrekt efter gældende lovgivning og interne retningslinjer Tidlig opsporing Borger bliver observeret via brug af Roskilde Hjulet Fremgår der af journalen et notat om observationerne Er der foretaget screeninger på baggrund af observationerne Er relevante tiltag iværksat I den følgende gennemgang af konklusionerne fra tilsynet i de tre distrikter, er der ligeledes foretaget en kobling til den seneste tilfredshedsundersøgelse samt kvalitative interviews med tre udvalgte borgere i hvert af de tre distrikter. 2.2 Afvikling af uanmeldt tilsyn Ved tilsynets start er den pågældende leder eller stedfortræder blevet kontaktet. Denne er blevet orienteret om tilsynet, og tilsynets gennemførelse.
Side3/6 I hvert distrikt hos den kommunale leverandør er der foretaget en gennemgang af dokumentation på seks udvalgte borgere. Borgerne er udvalgt ud fra følgende kriterier: Tre borgere visiteret til personlig og praktisk hjælp samt sygepleje, To borgere visiteret til personlig pleje og praktisk hjælp En borger visiteret til praktisk hjælp. En af de tre borgere skal have modtaget hjælp igennem længere tid, to borgere skal være forholdsvis nye modtagere af hjælp. Endvidere er der foretaget interview med den pågældende distriktsleder. 3. Tilsyn i de tre distrikter 3.1. Resumé af tilsyn Den samlede gennemgang af tilsynet i de tre kommunale distrikter viser, at der er en god sammenhæng mellem den bevilgede hjælp og leveringen af hjælpen. Der ses dog i distrikt Nord en tendens til, at der i 2015 har været udfordringer i forhold til at sikre en tilstrækkelig sammenhæng mellem bevilget hjælp og leveringen af hjælpen. Baggrunden for dette er primært identificeret til ledelsesmæssige udfordringer i forlængelse af den organisatoriske sammenlægning af de to tidligere områder Jyllinge og Team Nord. Det er dog væsentligt at bemærke, at den nye ledelse i distrikt Nord arbejder videre med systematisk med at få rettet op på dette. I forhold til at få foretaget den rette dokumentation er der givet få og mindre væsentlige bemærkninger i alle tre distrikter. Der arbejdes således godt med at få foretaget tilstrækkeligt og korrekt dokumentation. Ved tilsynet er det dog bemærket, at specielt dokumentation af samtykke fra borgeren skal dokumenteres bedre. Med hensyn til tidlig opsporing er det konklusionen, at der i alle tre distrikter bliver arbejdet systematisk med dette. Dog er det tilsynets konklusion, at der fortsat skal arbejdes med at sikre forankring af det digitale Roskilde Hjul i den daglige drift. På baggrund af interviews med udvalgte borgere i de tre distrikter er det konklusionen, at de interviewede borgere generelt er tilfredse med den personlige pleje. Der er også tilfredshed med den praktiske hjælp, selvom nogle borgere gerne så, at der var mulighed for yderligere rengøring. De interviewede borgere udtrykker ligeledes generelt tilfredshed med medarbejderne, som kommer i hjemmet og nævner, at de bliver behandlet med respekt af medarbejderne. Dog mener de fleste borgere, at der skal mere fokus på kontinuitet i forhold til de medarbejdere, som kommer i hjemmet. Afslutningsvis konkluderer tilsynet, at der er et godt samarbejde mellem Myndighedsservice og distrikterne, hvilket medvirker til at sikre en god løbende sammenhæng mellem den bevilgede hjælp og den leverede hjælp. 3.2. Tilfredshedsundersøgelse og kvalitative interviews med udvalgte borgere Få og mindre væsentlige bemærkninger i alle tre distrikter. I Roskilde kommune er der i foråret 2015 foretaget en tilfredshedsundersøgelse hos hjemmeboende borgere, der bl.a. modtager personligpleje og praktisk hjælp. Distrikt Syd er pr 1. september 2015 en sammenlægning af tidligere hjemmeplejeområde Margrethekær og hjemmeplejeområde Gadstrup. Ovennævnte tilfredshedsundersøgelse konkluderede:
Side4/6 100 % af de borgere der modtog personlig pleje i Gadstrup var tilfreds eller meget tilfreds 92,5 % af de borgere der modtog praktisk hjælp i Gadstrup var tilfreds eller meget tilfreds 97 % af de borgere der modtog personligpleje i Margrethekær var tilfreds eller meget tilfreds 95 % af de borgere der modtog praktisk hjælp i Margrethekær var tilfreds eller meget tilfreds Distrikt Midt er pr 1. september 2015 sammenlagt med hjemmeplejeområdet Æblehaven. Ovennævnte tilfredshedsundersøgelse konkluderede: 98 % af de borgere i Roskilde midt som modtager personlig pleje er tilfreds eller meget tilfreds. 96,3 % af de borgere i Roskilde midt som modtager praktisk hjælp er tilfreds eller meget tilfreds. 97,7 % af de borgere i Æblehaven som modtog personlig pleje var tilfreds eller meget tilfreds. 93,9 % af de borgere i Æblehaven der modtog praktisk hjælp var tilfreds eller meget tilfreds. Distrikt Nord er pr 1. september 2015 lagt sammen med tidligere hjemmeplejeområde Team Nord og hjemmeplejeområde Jyllinge. Ovennævnte tilfredshedsundersøgelsen konkluderede: 97,4 % af de borgere der modtog personlig pleje i Jyllinge var tilfreds eller meget tilfreds 97 % af de borgere der modtog praktisk hjælp i Jyllinge var tilfreds eller meget tilfreds 97,6 % af de borgere der modtog personlig pleje i Team Nord var tilfreds eller meget tilfreds 94,5 % af de borgere der modtog praktisk hjælp i Team Nord var tilfreds eller meget tilfreds. Som nævnt i afsnit 2.1. er der gennemført kvalitative interviews med tre udvalgte borgere i hvert af de tre distrikter. Generelt er de interviewede borgere specielt tilfredse med den personlige pleje. Der er også tilfredshed med den praktiske hjælp, selvom nogle borgere gerne så, at der var mulighed for yderligere rengøring. De interviewede borgere udtrykker ligeledes generelt tilfredshed med medarbejderne, som kommer i hjemmet og nævner, at de bliver behandlet med respekt. Dog mener de fleste borgere, at der skal mere fokus på kontinuitet i forhold til de medarbejdere, som kommer i hjemmet. Der er tendens til, at de borgere, som er interviewet i distrikt Nord har en højere grad af ønske om mere kontinuitet i forhold til de medarbejdere, som kommer i hjemmet. De borgere, som har en rehabiliteringsplan føler sig ligeledes inddraget i leveringen af hjælpen. Borgerne giver ligeledes udtryk for at kende til formålet med hjælpen. På baggrund af tilsynet har det allerede været drøftet med distrikterne, at der specielt skal sættes endnu mere fokus på yderligere sikring af kontinuitet i hjemmet i det omfang det er muligt. 3.3. Personlig pleje og praktisk hjælp Ingen bemærkninger i forhold til distrikt Syd og Midt. Enkelte væsentlige bemærkninger i forhold til distrikt Nord. Det er vurderingen, at den leverede hjælp i distrikt Syd og distrikt Midt efterlever Roskilde Kommunes kvalitetsstandarder samt, at hjælpen leveres med et rehabiliterende sigte. Det er ligeledes vurderingen, at hjælpen tager udgangspunkt i borgerens individuelle behov for hjælp. Dette understøttes af, at distrikt Syd og distrikt Midt efterlever de centrale krav til medarbejderne om systematisk at gennemgå Roskilde Kommunes kvalitetsstandarder for personlig pleje og praktisk hjælp. Det vægtes ligeledes, at nyuddannede medarbejdere i samtlige distrikter oplæres i den centrale brug af omsorgsjournalen. I omsorgsjournalen finder medarbejderen samtlige centrale oplysninger om den bevilligede hjælp, levering af ydelser samt andre væsentlige informationer til levering af hjælpen, jf. afsnit 3.4. I distrikt Nord har der i 2015 været udfordringer i forhold til at sikre sammenhængen mellem den bevilgede hjælp og levering af hjælpen. Baggrunden for dette er primært identificeret til ledelsesmæssige udfordringer i forlængelse
Side5/6 af den organisatoriske sammenlægning af de to tidligere områder Jyllinge og Team Nord. Dette underbygges til dels af, at der i 2015 ikke har været det optimale fokus på at sikre en tilbundsgående introduktion af nye medarbejdere til den ønskede udmøntning af den personlige pleje og praktiske hjælp samt, at kørelister ikke har været udfyldt tilstrækkelig detaljeret til, at medarbejderne har haft kendskab til rammer og opgaver. Det er dog væsentligt at bemærke, at den nye ledelse i distrikt Nord arbejder videre med systematisk med at få rettet op på dette. Der arbejdes ligeledes på at skabe en fælles god arbejdsplads i distrikt Nord. Sidstnævnte kombineres nu ved faste faglige personalemøder en gang om ugen, hvor der er fokus på at gennemgå enkelte borgerforløb med henblik på læring og kvalitetsudvikling. Alle distrikter arbejder ligeledes systematisk med at forbedre kvaliteten af den leverede hjælp ved løbende at udtrække en række journalsager, der efterfølgende bliver gennemgået med medarbejderne. Hensigten er at identificere de steder, hvor hjælpen kunne være leveret mere systematisk samt med en højere grad af sammenhæng mellem bevilligede og leverede ydelser. Samtlige tre distrikter arbejder endvidere systematisk med rehabilitering og hjælp til selvhjælp efter de systematiske arbejdsgangsbeskrivelser og manualer, som er udarbejdet i Roskilde Kommune. Ledelsen og medarbejderne arbejder ligeledes løbende med bl.a. døgnrytmeplanen så den stemmer overens med den rehabiliterende tankegang. Planlæggerne har ansvaret for at følge op på ændringer så visiterede ydelser og disponering hele tiden er sammenhængende. Oplever planlæggerne, at der er uoverensstemmelser mellem visiteret og disponeret tid, drøfter de det straks med afdelingslederen. I distrikt Nord har omlægningen til den rehabiliterende indsats været en smule forsinket i 2015 på grund af de tidligere ovenstående ledelsesmæssige udfordringer. Ved gennemførelsen af tilsynet var det dog vurderingen, at denne mindre forsinkelse vil blive fuldt indhentet i løbet af 2016. 3.4. Dokumentation Få og mindre væsentlige bemærkninger i alle tre distrikter. Indførelse af tablets samt direkte adgang via håndholdte enheder til mere brugervenlig udgave af omsorgsjournalen, synes at have styrket dokumentationen, da dette nu kan ske i umiddelbar forlængelse af besøg hos borgeren. Dette minimerer risikoen for fejl i dokumentationen. Det er normalt ledelsen og udvalgte superbrugere, som er ansvarlig for oplæring af alle medarbejderne i at dokumentere korrekt. Det vurderes, at denne undervisning foregår systematisk og tilfredsstillende. Som beskrevet i afsnit 3.3. har samtlige distrikter ligeledes løbende fokus på at bruge sager fra omsorgsjournalen som læring i at forbedre indsatsen og kvaliteten af hjælpen til borgerne. I hvert distrikt har der under tilsynet været foretaget en gennemgang af seks tilfældigt udvalgte borgerjournaler med henblik på at vurdere om der har været foretaget en tilstrækkelig dokumentation. Det er vurderingen, at der i samtlige tre distrikter generelt bliver arbejdet systematisk med at gøre dokumentationen endnu bedre. Tilsynet har ved gennemgangen af dokumentationspraksis bemærket mindre fejl, som er gennemgående i distrikterne. Det vedrører især behovet for at indhente samtykke fra borgeren og dokumentere dette. Ligeledes kan borgerens helbredsoplysninger dokumenteres bedre. Andre emner som døgnrytmeplan og borgerens livshistorie er beskrevet tilfredsstillende, men bør ikke fremgå flere forskellige steder i journalen. På baggrund af tilsynets konklusion vedr. dokumentation, arbejdes der i alle tre distrikter på at forbedre de udestående punkter.
Side6/6 3.5. Tidlig opsporing Få og mindre væsentlige bemærkninger i alle tre distrikter. På baggrund af journalgennemgang, er det konklusionen, at der i alle tre distrikter bliver arbejdet systematisk med tidlig opsporing i hverdagen, herunder brug af det digital Roskilde Hjul, jf. afsnit 1. De arbejdsgange, der er besluttet i forhold til anvendelse af Roskilde-Hjulet bliver fulgt, herunder specielt hurtig opfølgning på borgere, som bliver observeret som værende i akut behov for en sygeplejefaglig indsats samt arbejdsgange relateret til løbende fælles tværfaglig gennemgang af de borgere, som er observeret som værende i behov for ekstra indsats. Det er dog samtidig tilsynets vurdering, at der i alle tre distrikter fortsat skal arbejdes med at sikre, at alle medarbejdere, som er i borgerens hjem får foretaget den rette observation af borgeren via Roskilde-Hjulet. Således er der fundet eksempler på, at arbejdsgange for brug af Roskilde-Hjulet ikke har været fulgt tilstrækkeligt. Dette skal dog samtidig holdes op imod, at brug af det digitale Roskilde-Hjul fortsat er et relativt nyt redskab. Det er tilsynets vurdering, at ledelsen i de tre distrikter har et godt fokus på at få sikret, at brugen af Roskilde-Hjulet til tidlig opsporing af sygdomstegn fortsat bliver en mere forankret og fast del af den daglige drift. I forlængelse af brug af Roskilde Hjulet er det tilsynets vurdering, at ledelsen i de tre distrikter arbejder målrettet med implementering af de nødvendige screeninger i forbindelse med tidlig opsporing. 3.6. Samarbejde med Myndighedsservice Ingen bemærkninger i de tre distrikter. Det er vurderingen, at der i alle tre distrikter er et godt og tæt samarbejde med Myndighedsservice, hvilket medvirker til at styrke sammenhængen og kvaliteten mellem afgørelsen om hjælp og den leverede hjælp. Samtlige distrikter har tilknyttet faste visitatorer, som deltager permanent i møder i distrikterne.