Introduktion til processen I dette dokument beskrives den tekniske datavask af kreditorer som bla. foretages via udtræk til Excel. Processen kan benyttes til at spærre kreditorkort der har bogførte poster der er ældre end en given dato. Den tekniske datavask er delt op i fire trin, som er følgende: 1. Udlæsning af relevante kreditorposter 2. Udlæsning af kreditorfelter 3. Udsøgning af kreditor til spærring 4. Indlæsning af spærringsoplysninger i Navision Stat. Overordnet beskrivelse Formålet med at spærre uaktuelle kreditorer er først og fremmest at reducere arbejdsbelastningen forbundet med vedligeholdelsen og ajourføringen af kreditorstamdata til de kreditorer, som rent faktisk er i brug i de enkelte regnskaber. Derudover vil det mindske overførelsen af kreditorkort til IndFak, da spærrede kreditorer ikke overføres til systemet. Proceduren bør ikke gennemføres, mens andre brugere arbejder i systemet. Ved spærring i regnskaber med et stort antal kreditorer, bør spærringen afvikles uden for normal arbejdstid. Det er vigtigt at understrege, at spærring af kreditorer er en eksisterende funktion i Navision Stat, som i denne sammenhæng kun udnyttes til at foretage en kollektiv spærring efter nogle på forhånd besluttede principper om manglende aktualitet for kreditorer, hvorpå der ikke har været foretaget posteringer i en nærmere angiven periode. Hvor lang denne periode skal være, afhænger af det enkelte regnskab og må besluttes konkret, men et typisk periodekrav vil være 1-2 år. Detaljeret beskrivelse Den tekniske datavask er delt op i to trin, når vi skal udlæse data fra Navision Stat: 1. Udlæsning af relevante kreditorposter 2. Udlæsning af kreditorfelter Trin 1. Udlæsning af relevante kreditorposter Første trin i spærringen består af en udlæsning fra Navision til Excel af kreditorposterne, for de kreditorer som ønskes bevaret som ikke-spærrede. Hvis man fx ønsker at bevare de kreditorer som åbne, hvor der har været posteringsbevægelser inden for de sidste ca. 2 år, skal alle kreditorposteringer bogført fra 1.1.20xx og frem til d.d. udlæses. Via stien: Økonomistyring/Gæld/Kreditor Vælg en tilfældig Kreditor og åbn posterne på kreditoren. Vælg knappen Kreditor og vælg Poster (Ctrl+F5)
For at se samtlige kreditorposter i regnskabet vælges: Vis Alle (Shift+Ctrl+F7), for at få vist alle bogførte kreditorposteringer. I oversigten skal kun vises kolonnerne: Bogføringsdato, Kreditornr., Beskrivelse, Beløb og Åben. Vælg menuen Vis og vælg Vis kolonne
Opsæt dernæst det ønskede datofilter. Det sker ved at stille markøren i bogføringsdatofeltet. Vælg Feltfilter (F7). Datofilter opsættes alt efter hvor gamle posterne må være. Ifølge dette eksempel udvælges alle poster der er ældre end 01-01-2012. Tabellen eksporteres herefter til Excel via funktionsknappen i Navision. Tip: Hvis det er et regnskab med mere end 50.000 poster om året, kan det anbefales at overføre posterne manuelt ved at kopiere og sætte ind i et allerede åbent Excelark, da det ellers vil komme til at tage rigtig lang tid at bruge funktionsknappen. Gem herefter filen. Husk at kontrollere, inden du går videre, at der ikke er åbne kreditorposter tilbage før den valgte datoafgrænsning (ved at ændre filteret til alle posteringer før den valgte dato). Er der mod forventning dette, skal disse behandles.
Trin 2. Udlæsning af kreditorfelter Næste trin er at udlæse relevante oplysninger for alle kreditorer i regnskabet. Udlæsningen sker via Administration/Programopsætning/Virksomhedsopsætning/Dataoverflytning Slet eventuelle eksisterende linjer i Overflytningsoversigten. I overflytningsoversigten udfyldes feltet Tabel-id med 23 (for Vendor ) og feltet Formular-id med 27 (for Vendor List ). Under knappen Overflytning vælges Overflytningsfelter I feltoversigten skal der sættes hak i kolonnen Inkluder felterne: Navn, Nummer og Spærret Tryk herefter Ok. Tryk på knappen Funktion og vælg Udlæs til Excel.
Gem herefter regnearket samme sted som det andet regneark. Regnearket skal se således ud: Tip: For en sikkerheds skyld. Tag en kopi af filen og gem den. Skulle der ske noget uventet, kan udgangssituationen altid genskabes ved at indlæse denne fil i Navision igen. Udsøgning af kreditorer til spærring Kopiér først data fra kreditorpostfilen (skabt under trin 1) ind på Ark1 i kreditorfilen (skabt under trin 2). Formlerne er følgende (disse skal sætte ud for den første kreditor på linje 4): Formel 1 (kopieres ind i celle E4): =LOPSLAG(A4;Ark1!$B$2:$B$27530;1;FALSK) Formel 2 (kopieres ind i celle F4): =HVIS(ER.IKKE.TILGÆNGELIG(E4);"Alle";"") Bemærkning/forklaring af formler: Formlerne er dannet henholdsvis ved brug af Excel-funktionerne LOPSLAG, HVIS og ER.IKKE.TILGÆNGELIG. Formel 1 slår op i samtlige kreditorposteringer på Ark1 for at markere de kreditornumre, den kan finde der. Hvis kreditornummeret ikke findes der, og altså tilhører en uaktuel kreditor, markeres dette med tegnet #I/T. Hvis kreditornummeret findes i posteringslisten, skrives nummeret. Formel 2 oversætter blot markeringen #I/T til teksten Alle, som er spærringsteksten på kreditorkortet.
Træk dernæst begge formler nedad, så de omfatter samtlige kreditornumre. Kontroller først, at Intervallet i formel 1 (her $B$2:$B$27530) er tilstrækkeligt stort til at kunne rumme alle posteringslinjer på Ark1. Senere skal Formel 2 sættes ind i kolonne C, men inden dette gøres, skal alle kreditorer som har værdien Alle i kolonnen spærret slettes (slet hele rækken, ikke bare indhold), ellers vil spærringen blive ophævet, hvis der har været bevægelse på Kreditorkortet inden for datoafgrænsningen. Nu skal kolonne F (Formel 2) kopieres og indsættes ved at funktionen indsæt værdier (ikke formler) i kolonne C ( Spærret ): Marker alle felterne i kolonne G og tag en kopi af markeringen
Placer markøren i celle C4 og vælg Sæt ind og Indsæt værdier Slet herefter formelkolonnerne (E og G). Gem til sidst regnearket. Hvis dette glemmes, virker de nye Alle -værdier ikke. Det færdige resultat skal se således ud, inden den skal indlæses i Navision:
Indlæsning af spærringsoplysninger i Navision Via stien: Administration/Programopsætning/Virksomhedsopsætning/Dataoverflytning. Vælg knappen Funktion, og vælg Indlæs fra Excel. Vælg det korrigerede regneark og tryk Åbn. Filen indlæses herefter og placeres i en indbakke som kan åbnes og kontrolleres. Tryk på Overflytning og vælg på knappen Overflytningsposter.
Hvis posterne er som de ønskes, skal selve spærringen af de uaktuelle kreditorer arkiveres. Vælg knappen på Overflytning og vælg Anvend overflytningsdata. Først nu sker den faktiske spærring af de uaktuelle kreditorer og processen er afsluttet. Resultatet bør dog lige kontrolleres for mulige fejl ved at gennemgå enkelte, udvalgte kreditor for gennemført spærring/ikke-spærring.