Til de bydende virksomheder Indkøb af affaldsbeholdere - udbudsbrev Hermed foreligger udbudsmateriale for indkøb af affaldsbeholdere til Holbæk Affald A/S. Indhold 1 Betingelser... 2 Rettelser til udbudsmaterialet... 2 Tilbudsfrist... 2 Svar og tildeling... 2 2 Almindelige bestemmelser... 2 2.1 Udbudsmaterialet... 3 2.2 Tilbud... 3 2.3 Tildelingskriterium, underkriterier og delkriterier... 4 2.4 Supplerende oplysninger og demonstration... 4 3 Vejledning... 4 Flere tilbud fra samme tilbudsgiver... 5 Leverance... 5 3.1 Oplysninger... 5 Identifikation af tilbudsgiver... 5 Oplysninger i relation til egnethedskriterier... 5 4 Oplysninger i relation til tildelings- og underkriterierne... 6 4.1 Pris... 6 4.2 Kvalitet... 6 4.3 Arbejdsmiljø... 7 4.4 Funktionalitet... 7
1 Betingelser Betingelser ved tilbudsgivningen udgøres af følgende materiale: Dette udbudsbrev Køb af affaldsbeholdere Særlige betingelser, kontrakt, tilbudsliste, maj 2015 Materialet kan læses og downloades fra www.holfor.dk. Rettelser til udbudsmaterialet Såfremt der foretages rettelser i udbudsgrundlaget, vil dette ske i form af rettelsesblade, der offentliggøres på www.holfor.dk senest 6 dage før tilbudsfristen. Spørgsmål til udbudsmaterialet skal stilles skriftligt. Tilbudsgiverne opfordres til at stille eventuelle spørgsmål senest 10 arbejdsdage før tilbudsfristen, hvorefter svar vil blive offentliggjort på www.holfor.dk senest 6 dage før tilbudsfristen. Tilbudsfrist Tilbud med relevante bilag skal være Holbæk Affald A/S, Tåstrup Møllevej 5, 4300 Holbæk i hænde senest tirsdag den 23. juni 2015 kl. 10.00. Beholdere, som skal dokumentere kvaliteten, skal modtages på samme adresse senest samtidig, men kan fremsendes tidligere. Tilbudsgiver skal da af hensyn til modtagelsen orientere ordregiver om, at beholdere er på vej. Tilbud kan ikke udelukkende fremsendes elektronisk, men der skal fremsendes såvel en papirversion som en elektronisk version (eventuelt på USB-stick eller lignende). I tilfælde af uoverensstemmelse mellem tilbuddene vil papirversionen være den gældende. Tilbud, der sendes med post, bedes fremsendt i 2 kuverter. Den inderste kuvert bør være forseglet og bør udover adressen have følgende påskrift: Tilbud på affaldsbeholdere, att.: Klaus Jakobsen - må ikke åbnes af poståbningen. Tilbudsgiver er selv ansvarlig for at kontrollere på www.holfor.dk, om der er rettelsesblade samt spørgsmål og svar, der skal tages i betragtning ved tilbudsafgivelsen. Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud. Svar og tildeling De bydende kan forvente svar på deres tilbud fredag den 26. juni 2015. Efter udløb af stand-still periode tildeles kontrakten til den vindende tilbudsgiver. 2 Almindelige bestemmelser Kontrakten er udbudt i offentligt udbud i henhold til udbudsdirektivet (Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter) med senere ændringer. Bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter med senere ændringer finder tilsvarende anvendelse. Alle dokumenter skal affattes på dansk, og alle betegnelser med hensyn til mønt, mål og vægt er danske. Forhandlinger og daglig kommunikation skal foregå på dansk. Retsforholdet skal i det hele behandles efter dansk rets regler.
2.1 Udbudsmaterialet Kontrakten udbydes på grundlag af følgende, der gælder i den angivne rækkefølge: 1. Eventuelle rettelsesblade offentliggjort på www.holfor.dk 2. Eventuelle Spørgsmål og svar offentliggjort på www.holfor.dk 3. Udbudsbrevet 4. Nærværende Særlige betingelser og beskrivelse inkl. tilbudsliste og bilag 5. Gældende love og bekendtgørelser. Det under punkterne 1 til 5 angivne materiale er tilgængelig for de bydende på www.holfor.dk. Det påhviler de bydende selv at drage omsorg for, at alt materiale nævnt under punkt 1-5 er dem i hænde. De bydende skal selv kontrollere, at udbudsmaterialet forefindes som angivet i udbudsbrevet. Risikoen for eventuelt for lavt bud som følge af manglende sider eller bilag påhviler således alene den bydende. Dersom noget i udbudsgrundlaget er den bydende uklart, skal han skriftligt og inden tilbud afgives indhente nærmere oplysninger herom hos Holbæk Affald A/S. Der vil herefter blive udarbejdet et skriftligt svar, der offentliggøres som et rettelsesblad på www.holfor.dk. De bydende opfordres til at stille eventuelle tvivlsspørgsmål vedrørende udbud senest 5 hverdage før tilbudsfristen. Spørgsmål, som stilles senere end 5 hverdage før tilbudsfristen, kan ikke forventes besvaret før tilbudsfristens udløb. Alle forespørgsler skal rettes til Holbæk Affald A/S på kj@holfor.dk. 2.2 Tilbud Tilbud skal afgives på den af Holbæk Affald A/S udarbejdede tilbudsliste, som findes bagerst i kontrakt. Sammen med tilbuddet skal der medsendes alle de oplysninger, der er specificeret i tilbudslisten. Hvert tilbud skal afgives i ét fysisk skriftligt eksemplar samt i ét elektronisk eksemplar. I tilfælde af uoverensstemmelse mellem de to vil det fysisk, skriftlige eksemplar være gældende. Tilbudslisten skal udfyldes i alle hvide felter. Er tilbudsprisen 0 (nul) kroner angives dette. Tilbudsgiver kan afgive flere tilbud, der kvalitativt er forskellige (flere separate tilbud inden for rammerne af udbudsgrundlaget). Hvis tilbudsgiver afgiver mere end ét tilbud, skal der afleveres en udfyldt tilbudsliste (komplet kontrakt) for hvert tilbud inkl. relevante bilag. De bydende skal - forinden tilbuddet afgives - gøre sig bekendt med trafikale forhold og generelle forhold på leveringsadresserne i Holbæk Kommune. Ekstra krav på grund af manglende kendskab til disse forhold vil ikke blive honoreret. Leverandør afregnes efter tilbudslistens enhedspriser. Alle tilbudslistens poster skal omfatte samtlige ydelser til den pågældende leverance, herunder leveringer etc. Der kan blive tale om at levere beholdere og eventuelle løsdele til forskellige adresser, men alle vil være i Holbæk Kommune. Primært leveringssted vil være Tornved Genbrugsplads, Holbækvej 167, 4440 Mørkøv. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. Tilbudsmaterialet herunder beholdere - returneres ikke; beholdere og løsdele fra ikke-vindende tilbudsgivere kan dog afhentes hos Holbæk Forsyning A/S, Tåstrup Møllevej 5, 4300 Holbæk, når der er sket kontrakttildeling. Vedståelsesfristen for tilbuddene er indtil den 31. august 2015.
2.3 Tildelingskriterium, underkriterier og delkriterier Egnethedskriterier fremgår af udbudsbekendtgørelsen og udbudsbrevet nedenfor. Tildelingskriteriet er det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Dette indebærer, at der udover prisen vil blive lagt vægt på andre underkriterier. Nedenfor er underkriterierne angivet med det enkelte underkriteriums relative vægtning: Relativ vægtning med rammeudsving Pris: 30-40 % Kvalitet: 25-35 % Arbejdsmiljø: 5-10 % Funktionalitet: 25-35 % Under- og delkriterierne er beskrevet i vejledningen i afsnit 3 nedenfor, hvortil der henvises. Vejledningen indeholder endvidere en oversigt over de beskrivelser mv., som tilbuddet skal indeholde til brug for Holbæk Affald A/S evaluering af tilbuddet i forhold til ovenstående underkriterier. Opgaven tildeles én leverandør. 2.4 Supplerende oplysninger og demonstration Tilbudsgivere skal i forbindelse med tilbuddet fremsende en leveringsprøve af hver af de affaldsbeholdere, der tilbydes. 240 liters beholdere skal leveres med en skillevæg til montering (40/60) og løsdele. Leveringsprøven skal være identisk med de beholdere, som tilbudsgiveren tilbyder; dog kan prægning i låg demonstreres via en tilsvarende prægning fra en anden leverance. Hvis den i nærværende udbud angivne RAL-farve ikke indgår i Leverandørs standard RAL farver, kan leveringsprøverne dog være i andre farver, idet der så i stedet medleveres farveprøve. Leveringsprøverne skal være tydeligt mærket med tilbudsgivers navn og tydelig identifikation for reference til tilbuddet. Leveringsprøver skal leveres hos Holbæk Affald A/S, Tåstrup Møllevej 5, 4300 Holbæk senest ved tilbudsfristens udløb. Tilbudsgiver afholder alle omkostninger i forbindelse med leveringsprøver. Holbæk Affald A/S forbeholder sig at tage kontakt til en eller flere af tilbudsgiverne med henblik på afklaring af eventuelle tekniske tvivlsspørgsmål. Tilbudsgivere skal herunder på anmodning og for egen regning kunne udføre en demonstration af tømning af den tilbudte beholder, herunder tømning af en 240 liter beholder med skillevæg i en renovationsbil med dobbeltkammer identisk med den type, som anvendes af Holbæk Affald A/S renovatør (RenoNorden A/S kontakt Thomas Silfverberg). Leveringsprøverne samt eventuelle demonstrationer indgår sammen med tilbud inkl. redegørelser i Holbæk Affald A/S vurdering af tilbuddet. Efter afslutning af udbudsprocessen med tildeling af kontrakten, kan leveringsprøver afhentes af de tilbudsgivere, der ikke tildeles kontrakten. Leveringsprøver fra vindende tilbudsgiver overdrages uden vederlag til Holbæk Affald A/S som reference for købet. 3 Vejledning Der skal bydes på alle de udbudte beholdere og udstyr samt alle ydelser forbundet hermed. Samtlige tilbudslistens poster skal udfyldes, og samtlige ønskede oplysninger skal gives.
Flere tilbud fra samme tilbudsgiver Tilbudsgiver kan afgive tilbud på flere beholdertyper, der kvalitativt er forskellige. Det kan være forskellige modeller, men kan også være samme beholder, der varieres med f.eks. forskellige hjul eller separat monterede håndtag. Bemærk at der for hver type skal leveres redegørelse samt leveringsprøve. Hvis tilbudsgiver således afgiver mere end ét tilbud, skal der være en udfyldt tilbudsliste for hvert tilbud inkl. relevante bilag. Ved levering af affaldsbeholderne og øvrigt udstyr skal såvel generelle produktkrav som de elementer/standarder, som leverandøren oplyser er gældende for tilbuddet, være opfyldt. Den bydendes underskrift på kontrakten er bindende for samtlige de i tilbudslisten samme sted angivne priser og oplysninger. Der afregnes med Leverandøren efter tilbudslistens enhedspriser. Leverance Antallet af affaldsbeholdere og løs- og reservedele kan variere ubegrænset uden at enhedsprisen derved reguleres. Dog fastsættes følgende mindsteantal, der købes af Holbæk Affald A/S: 20.000 stk. 240 liters beholdere med TAG og præget låg monteret samt løs aksel, 2 hjul og skillevæg. Alle nævnte poster skal omfatte samtlige ydelser til den pågældende leverance beskrevet her og i Særlige betingelser og beskrivelse. Alle priser angives i danske kroner ekskl. moms. 3.1 Oplysninger Med sit tilbud skal tilbudsgiver afgive oplysninger om nedenstående punkter. Identifikation af tilbudsgiver Nedenstående person er med bindende virkning bemyndiget til at træffe beslutninger på tilbudsgiverens vegne: Navn: CVR: Firma: Adresse: Oplysninger i relation til egnethedskriterier Erklæring vedrørende offentlig gæld Mindstekravet: Tilbudsgiver må ikke være udelukket fra at deltage i offentlige udbudsforretninger som følge af gæld til det offentlige. Erklæringen er vedlagt som Bilag nr. Et bevis for virksomhedens optagelse i et virksomheds- eller selskabsregister Mindstekravet: Tilbudsgiver skal være optaget i et virksomheds- eller selskabsregister (f.eks. udskrift fra CVR-registret). Dokumentation for virksomhedens optagelse i et virksomheds- eller selskabsregister er vedlagt som Bilag nr.
Omsætning Mindstekravet: Det er et mindstekrav, at virksomheden i hvert af de seneste tre afsluttede regnskabsår har haft en samlet omsætning på mindst 3 mio. DKK ekskl. moms og at virksomheden i hvert af de seneste tre afsluttede regnskabsår for sådanne eller lignende opgaver, som kontrakten vedrører, har haft en omsætning på mindst 0,3 mio. DKK ekskl. moms. Erklæringen er vedlagt som Bilag nr. Sikkerhedsstillelse Tilbudsgiver skal fremlægge indikation fra pengeinstitut, forsikringsselskab eller lignende, der viser, at tilbudsgiver kan stille den fornødne sikkerhed eventuelt som kopi af tidligere sikkerhedstillelse. I overensstemmelse med Særlige betingelser og beskrivelse skal der ydes sikkerhedsstillelse på 10 % af kontraktværdien ekskl. moms som en anfordringsgaranti eller som deponering. Kontraktværdien opgøres som beskrevet i tilbudslisten. Krævet dokumentation som beskrevet i Særlige betingelser afsnit 2.8 er vedlagt som Bilag nr. Tilsvarende opgaver (referenceliste) Mindstekravet: Det er et mindstekrav, at virksomheden skal have løst en tilsvarende opgave indenfor de seneste 3 år dette gælder dog ikke optionen. Oplysninger om tilsvarende leverancer som virksomheden har udført de sidste 3 år er vedlagt som Bilag nr. 4 Oplysninger i relation til tildelings- og underkriterierne Under- og delkriterierne er som følger: Pris Kvalitet Arbejdsmiljø Funktionalitet 4.1 Pris Enhedspriser og samlet tilbudssum angives i tilbudslisten. 4.2 Kvalitet Det er afgørende for Holbæk Affald A/S, at affaldsbeholderne har størst mulig modstandsdygtighed over for fysisk, kemisk og biologisk påvirkning. Det er særlig vigtigt, at skillevægge i delte beholdere ikke kan falde ud trods sædvanlig belastning under tømning. Det er samtidig Holbæk Affald A/S ønske, at affaldsbeholderne har størst mulig holdbarhed over for hærværk og "vejrlig", herunder sollys, slid og rengøring. Holbæk Affald A/S vil ved evalueringen af tilbuddene i forhold til underkriteriet "Kvalitet" lægge vægt på i hvilket omfang den tilbudte affaldsbeholder opfylder Holbæk Affald A/S ønsker. Holbæk Affald A/S vil ved evalueringen endvidere lægge vægt på holdbarhed i forhold til såvel konstruktion som materialer, overflader og farver. Beholdernes kvalitet i relation til delkriterier udover pris vurderes på grundlag af tilbudsgivers oplysninger jf. nedenfor, samt leveringsprøver og eventuel demonstration af beholderne. Oplysninger om beholderne skal som minimum beskrive:
1. Produktnavn og fabrikat 2. Anvendte materialer, og disses egenskaber i relation til korrosionsbeskyttelse, formstabilitet, slagfasthed, frostbestandighed, UV-bestandighed, modstandsdygtighed overfor kemisk og biologisk påvirkning, slid og rengøring. Herudover egenskaber i relation til genanvendelse ved kassation 3. Nyttevolumen samt ind- og udvendige mål på beholderne samt beskrivelse af beholderens overensstemmelse og eventuelle afvigelser i forhold til DS/EN 840 4. Materialetykkelser samt udformning og vægt af beholdere og løsdele 5. Beholderens egenskaber i forhold til holdbarhed overfor fysisk skade/hærværk og skadedyr/insekter 6. Beskrivelse af hjuldiametre, hjulbredder, afstand mellem hjul, anvendte materialer på hjulene samt beskrivelse af hjullejer og aksler. Herunder beskrivelse af egenskaber i forhold til stød og støjdæmpning under kørsel. Hvis der tilbydes forskellige størrelser og typer af hjul med forskellige egenskaber, kan dette angives som separat tilbud. I dette tilfælde skal leveringsprøver vise disse muligheder. Tilbudsgiver skal angive om beskrivelser i Arbejdstilsynets vejledning D.2.24 om udformning af beholdere opfyldes 7. Placering af og mål på håndtag. Hvis der tilbydes særlige håndtag med andre egenskaber for ergonomi, kan dette angives som separat tilbud. I dette tilfælde skal leveringsprøver vise disse muligheder 8. Beholderens egenskaber i forhold til vejrpåvirkninger herunder nedbør (regn og sne), vind og frost. Disse egenskaber bedes beskrevet både for daglig brug og for brug i forbindelse med tømning af beholder 9. Beholderens egenskaber i relation til tømning i renovationsbiler, herunder generelt i forhold til udformning og styrke af gribekant, formstabilitet mv. 10. Muligheder og vejledning for udskiftning af løsdele eller reparation af beholder 11. For supplerende leverancer, hvorledes disse leveres til en anvist adresse i Holbæk Kommune herunder hvilke komponenter, der skal samles/monteres af Holbæk Affald A/S. 12. Eventuelle øvrige forhold, der af tilbudsgiver vurderes relevant for vurdering af affaldsbeholderens egenskaber i relation til holdbarhed, arbejdsmiljø og funktionalitet 4.3 Arbejdsmiljø Det er vigtigt for Holbæk Affald A/S, at beholderne sikrer god ergonomi og et godt arbejdsmiljø for kunder og skraldemand, der skal anvende beholderne. Holbæk Affald A/S vil ved evalueringen af tilbuddene i forhold til underkriteriet "Arbejdsmiljø" lægge vægt på, i hvilket omfang den tilbudte affaldsbeholder opfylder Arbejdstilsynets vejledning D.2.24 og i øvrigt er let at betjene med og uden affald. Ved evalueringen vil der endvidere blive lagt vægt på alle aspekter af beholdernes konstruktion, herunder hjulstørrelser, håndtags udformning og placering, afstand mellem hjul mv. 4.4 Funktionalitet Holbæk Affald A/S vil lægge vægt på, at beholderne fungerer godt og hensigtsmæssigt for kunde og skraldemand, herunder i forskellige vejrsituationer. Det er særligt vigtigt at risikoen for at affald - i hele beholderens levetid - kan klemmes fast i beholderne ved anvendelse af affaldsposer, som er sædvanlige på markedet - i forhold til materiale og størrelse - minimeres, da dette vil medføre irritation for kunder, en hårdere belastning af beholder i forbindelse med tømning, og en negativ påvirkning af skraldemandens arbejdsrytme.
Det vil endvidere her indgå i vurderingen, hvor let det er for Holbæk Affald A/S eller Leverandørs personale at samle beholderne i forbindelse med udbringning og skille den igen med henblik på udskiftning af løsdele. Oplysninger om beholderne er vedlagt som bilag nr. Med venlig hilsen og ønske om en fair konkurrence Klaus Jakobsen Projektleder i Affald, Holbæk Forsyning A/S Email: kj@holfor.dk