Ny udgave af værktøj til vurdering af kompetencer i projektledelse

Ny udgave af værktøj til vurdering af kompetencer i projektledelse Morten Fangel, civilingeniør, HD formand for metodegruppen i Dansk Projektledelse og Andreas Pérez-Madsen, civilingeniør projektleder for udvikling af supplerende værktøjer At bedømme kompetencer i projektledelse er en sammensat opgave. Hvordan foretages en brugbar vurdering af kompetencerne? Hvordan udvælges de mest relevante kompetencer, til bedømmelse? Og hvordan tages der højde for, at behovet for ledelseskompetence varierer fra virksomhed til virksomhed, fra projekt til projekt ja, fra projektfase til projektfase? Det er nogle af de spørgsmål, der var rejst i forbindelse med Projektforeningens udvikling af et nyt værktøj til vurdering af kompetencer i projektledelse tilbage i 2000, som udmøntede i bogen Kompetencer i Projektledelse i 2002. For nyligt indgik Projektforeningen aftaler med den svenske og den norske forening for projektledelse om at udgive den første National Competence Baseline for Skandinavien på engelsk, baseret på den eksisterende danske udgave. I starten af 2005 udkom så den første fælles skandinaviske standard for vurdering af kompetencer i projektledelse. Værktøjet er et alternativ til, at den løbende vurdering af medarbejderes kompetencer på området alene sker intuitivt eller med støtte af en forholdsvis hurtigt sammensat kompetencemodel for virksomheden. Udviklingsprojektet Det nye værktøj vil umiddelbart blive anvendt, når IPMA Certificeringen gennemføres på engelsk i et af de skandinaviske lande og i forbindelse med den validering, som IPMA foretager af certificeringens processer og værktøjer i hvert land. Desuden er bogen et tilbud til nordiske virksomheder, der har NCB 8.21 / 07-02-01 Dansk Projektledelse 1

engelsk som forretningssprog. For disse er bogen et værktøj for interne satsninger på at vurdere og videreudvikle kompetencer. Efter udgivelsen i 2002 har Projektforeningen indgået aftaler første med den svenske og siden med den norske forening for projektledelse om at overtage Kompetencer i Projektledelse som grundlag for at udgive svarende værktøjer på svensk, henholdsvis norsk. I aftalerne med Sverige og Norge indgik også håndslag om, at vi i et fælles projekt vil udvikle en fælles udgave af kompetenceværktøjet på engelsk. Dels fordi vi i hvert af landene har brug for en engelsk udgave, dels fordi det vil give os anledning til sammen at videreudvikle værktøjet og signalere hvad der er essensen i Scandinavian Project Management Det samarbejde har nu båret frugt med udgivelse af den første NCB for Skandinavien. Udviklingen tog i april 2004 udgangspunkt i en oversættelse af den eksisterende danske bog Kompetencer i Projektledelse. Siden er indholdet bearbejdet dels ved en række arbejdsmøder, dels ved indhentning af kommentarer. Den svenske forening har været repræsenteret af Håkan Sjöholm, foreningsformand, og Daniel Hedman, bestyrelsesmedlem. Repræsentanterne for den norske forening har været Petter Næsgaard, foreningsformand, og Knut Heier, formand for Oslo-afdelingen. De medvirkende fra dansk side har været medlemmerne af foreningens metodegruppe bestående af Pernille Eskerod, Esben Fuglsang, Jens Laugesen, Kurt Ærenlund Pedersen, Steen V. Petersen og Eva Riis. Morten Fangel har virket som projektleder for arbejdet og redaktør af bogen og koordineringen er foretaget af Helen Harild, Christine Wessel Fyhn og Andreas Pérez-Madsen Værktøjet bruges på tre måder: Halvårlige halvdagsseminarer om Kompetenceudvikling for projektledere i henholdsvis København og Århus. Her introduceres værktøjet og deltagerne får udleveret et eksemplar, som siden kan bruges til selvvurdering af kompetencer. Projektforeningen arrangerer tilsvarende halvdagsseminarer internt i medlemsvirksomheder, hvor et større antal projektledere kan blive sat i gang med at selvvurdere af egne kompetencer. Endvidere kan arrangementet benyttes til at afklare, hvilke kompetencer der især er vigtige for ledelse af virksomhedens projekter og hvor der især er brug for kompetenceudvikling. Vurderingsværktøjet anvendes ved Projektforeningens certificeringsrunder. Kriterierne for bearbejdningen af bogen har været at gøre selvvurderingsværktøjet nemmere at sætte sig ind i og anvende, at få metodeelementerne til endnu bedre at afspejle praktisk projektledelse og at opnå en endnu bedre afspejling af IPMA s Competence Baseline forkorten ICB.ICB en udgør det fælles grundlag for hvert lands udarbejdelse af det konkrete vurderingsgrundlag betegnet NCB, National Competence Baseline. Umiddelbart efter færdiggørelsen af den engelske NCB for Skandinavien havde vi i den danske forening sat fuldt skub på at frembringe en helt tilsvarende ny NCB 8.21 / 07-02-01 Dansk Projektledelse 2

udgave på dansk af Kompetencer i Projektledelse som også blev publiceret i starten af 2005. Vi har lagt vægt på, at det danske værktøj fuldt ud dækker kravene i ICB en, men vi er ikke stoppet med det. Det danske værktøj indeholder yderligere elementer, som vi dels finder er vigtige for dansk projektledelse dels mener bør indgå i en senere udgave af ICB en. Vi har også lagt vægt på, at det danske værktøj dækker elementerne i den Project Management Body of Knowledge, PMBOK Guide, som er udgivet af det amerikanske PMI, Project Management Institute. Men mens PMBOK Guide er struktureret med udgangspunkt i en opdeling i discipliner eller funktioner har vi i det danske værktøj taget udgangspunkt i de praktiske ledelsesprocesser, som må håndteres ved projektledelse. Det kan i den forbindelse oplyses, at PMI for nylig har iværksat udviklingen af en ny version til udgivelse i 2005. Undertegnede er indtrådt i det nye PMI udviklingsteam med henblik på at stille erfaringer fra udvikling af det danske vurderingsværktøj til rådighed også for PMI. Kompetencevurderingen Kompetencer i projektledelse beskriver en samling af elementer og aspekter inden for projektledelse, der kan betegnes som de typiske krav til projektledere. Vurderingsværktøjet fokuserer på kompetencer i at lede i betydningen at skabe og opretholde vilkår for en effektiv gennemførelse af et projekt, samt lede i betydningen at påvirke og koordinere denne gennemførelse på en konstruktiv måde. Kompetencer i forbindelse med specifik indsigt i projekternes omgivelser eller i det faglige indhold er kun perifert dækket. Kompetencer dækker her tre evner til henholdsvis at udvise en ledelsesadfærd, der passer til projektet og situationen, at anvende metoder for projektledelse ved brug af både viden og erfaring herom, og at lære af projektledelse og anvende indhøstet erfaring ved ledelse af nye projekter. NCB 8.21 / 07-02-01 Dansk Projektledelse 3

Vurderingen består af tre trin, der hver svarer til én af de tre kompetencer: Først udarbejder du en beskrivelse af dine erfaringsanvendelser med kort karakteristik af dine projekter og din projektledelse samt specificering af vigtige erfaringer du har indhøstet ved at lede projekter. Som næste trin foretager du en vurdering af dine metodeanvendelser, hvor metode opfattes i en bred betydning og omfatter både tankegang, modeller, processer, procedurer og værktøjer. Her karakteriserer du på en ti-trinsskala både din viden og din erfaring inden for 34 udvalgte elementer ved projektledelse. Som afrunding foretager du igen på en ti-trinsskala en vurdering af din ledelsesadfærd. Det sker i forhold til 10 former for udvist adfærd, der er essentielle for effektiv projektledelse, og som afspejler både dine personlige holdninger og det indtryk, du giver andre. Som det fremgår af figuren overlapper de tre vurderingsmetoder hinanden: Ved beskrivelse af erfaringsanvendelser vil specificeringen af erfaringer fra udvalgte projekter typisk også omhandle eksempler på erfaringer i anvendelse af projektledelsesmetoder og eksempler på udøvet adfærd ved ledelse af projekter. Ved karakterisering af din metodeanvendelse tages ikke kun stilling til viden om projektmetoder der gøres også rede for erfaringer med brug af metoderne, og det vurderes, om der er udvist en adfærd, som fremmer udbyttet af metodeanvendelsen. NCB 8.21 / 07-02-01 Dansk Projektledelse 4

Ved karakterisering af ledelsesadfærd baseres bedømmelsen på erfaringer fra projekter, herunder udvist adfærd ved anvendelse af metoder. Ved den samlede bedømmelse af kompetence i projektledelse tillægges de tre bedømmelser sammen vægt. Når du anvender værktøjet sker det bedst ved at benytte den procedure, som er beskrevet på næste side. Idéen er, at du først deltager i en introduktionssession. Desuden lægger proceduren op til, at du benytter en sparringspartner både for at maksimere dit eget udbytte og for at øge troværdigheden af din selvvurdering. Ved at arbejde med kompetencevurderingen opnår du følgende fordele: Du bliver mere bevidst om elementerne i god projektledelse. Du får reflekteret over din egen ledelse af projekter og kan blive inspireret til forbedringstiltag. Du bliver i stand til at skabe et grundlag for en handlingsplan for en videreudvikling af dine kompetencer i projektledelse. Du opfylder de formelle krav i forbindelse med en certificeringsproces. Projekterfaringer Vurderingen af dine kompetencer indledes med at udarbejde en beskrivelse af din projekterfaring på to måder: Først udarbejdes en oversigt over omfanget og arten af din ledelse af projekter, der kan ses som et supplement til et almindeligt CV. Dernæst uddrager du vigtige erfaringer fra din ledelse af udvalgte projekter. Der er flere formål med beskrivelsen af projekterfaringer: Dine erfaringer som projektleder bliver dokumenteret. Det er nyttigt for din videre karriere som projektleder og et krav, hvis du vil certificeres som projektleder. En fornyet, kronologisk gennemtænkning af dit karriereforløb som projektleder giver et godt grundlag for næste trin af kompetencevurderingen, hvor der tages stilling til dine erfaringer med at anvende udvalgte projektmetoder. Specificeringen af erfaringer giver lejlighed til refleksion og læring, hvad angår din ledelse af projekter. Metodekompetencer Vurderingen af kompetencer i at anvende metoder i bred betydning er det andet af de tre trin, du benytter til at foretage en samlet vurdering af dine kompetencer i projektledelse. Vurderingen er opdelt på 34 udvalgte kompetenceelementer. NCB 8.21 / 07-02-01 Dansk Projektledelse 5

Elementerne er valgt ud fra tre kriterier: Kommer rundt om hele emnekredsen ved projektledelse - uden at foregive, at alt er dækket. Sætter fokus på nye elementer, som er vitale ved udøvelsen af eller for den aktuelle udvikling inden for dansk projektledelse. Dækker de internationale standarder på området ICB, ISO 10006 og PMBOK. Ved grupperingen af elementerne er skelnet mellem elementer på henholdsvis virksomhedsniveau og projektniveau: Hvilke ledelsesopgaver skal håndteres for at lede projektvirksomheden som helhed? Hvilke opgaver skal håndteres i forbindelse med ledelsen af det enkelte projekt? Kompetencer på virksomhedsniveau er medtaget, fordi vi mener, at projekthåndteringen i en virksomhed kun fungerer professionelt Hvis projektlederne også har kompetence til at bidrage til ledelsen af virksomhedens samlede projekt-aktiviteter, og Hvis virksomhedslederne også har kompetence til at bidrage til ledelse på projektniveau. Hvad angår projektniveauet skelner vi for det enkelte projekt mellem to parallelle processer: Projektledelse, som går ud på at skabe egnede vilkår for projektgennemførelsen, og Projektudførelse, som går ud på at præstere arbejdet med at løse projektopgaven. hvoraf det er projektudførelsen, som er projektets egentlig formål. Bemærk at der her er tale om en opdeling i tre parallelle, gensidigt afhængige processer det er ikke en organisatorisk, hierarkisk opdeling. Først beskrives kompetencer i at lede projektledelsen i betydningen at tilvejebringe egnede rammer for udøvelse af den praktiske projektledelse: 1. At planlægge og evaluere projektledelse omfatter aspekter, der går på tværs af de følgende tre sektioner. Sektionen omfatter kompetence i at skabe forståelse for og planlægge selve projektledelsen samt at dokumentere og evaluere den udførte ledelse i projekter. 2. At forestå projektets ledelsesfaser afspejler en faseopdeling af den samlede ledelsesindsats i projektet og fokuserer for hver fase på specifikke kompetencer i at definere resultatet af ledelsesfasen og at tilrettelægge de ledelsesmæssige aktiviteter, eksempelvis møder og udarbejdelse af ledelsesdokumenter. NCB 8.21 / 07-02-01 Dansk Projektledelse 6

Det nærmere indhold i de to sektioner vedr. at udøve projektledelse er følgende: 3. At udøve overordnet projektledelse handler om kompetencer i at analysere projektet og at afklare og tilpasse projektets rammer, mål, ressourcer, terminer og organisering samt aftaler / kontrakter. 4. At udøve løbende projektledelse omfatter en vifte af kompetencer fra at planlægge projektet yderligere til at holde humøret oppe i projektgruppen. Metodeanvendelse på virksomhedsniveau er samlet i én sektion: 5. At lede virksomhedens projektprocesser omfatter karakteristik af virksomhedens måde at anvende projektledelse og kompetencer i at implementere en virksomheds strategier via projekter. De operative aspekter omfatter virksomhedens organisatoriske funktioner vedr. projekthåndtering og ledelse af projektportefølje og programmer. Bemærk at tidsaksen på figuren med de fem kompetencesektioner er vandret, og at kompetencerne udøves parallelt. Det betyder, at du på et givet stadie i et projektforløb principielt vil anvende kompetencer fra alle sektioner. Betegnelserne på de fem indsatsområder starter alle med et verbum: at planlægge, tilrettelægge, udøve osv.. Denne formulering er valgt for at fremme, at du fokuserer på indsatsen med at gøre noget ved ledelsesopgaverne og ikke blot på kendskabet til emner eller metoder. Inden for hver af de fem sektioner har vi valgt fra fire til ti kompetenceelementer, der danner grundlaget for en vurdering af dine kompetencer i metodeanvendelse. Ved beskrivelsen af de udvalgte 34 kompetencer i metodeanvendelse redegøres især for, hvad elementerne går ud NCB 8.21 / 07-02-01 Dansk Projektledelse 7

på og mindre for, hvordan de håndteres. Bogen giver en ramme for kompetencevurdering den er ikke en lærebog i projektledelse! Oversigten over de 34 elementer er gengivet på næste side. Beskrivelsen af hvert af de 34 kompetenceelement er udformet på den måde, at der på en venstreside gives introduktion til emnet sammen med en beskrivelse og eksemplificering af delkompetencer, som indgår i vurderingen af den samlede kompetence i det pågældende element. På en modstående højresider er for det betragtede kompetenceelement i et detailskema anført 4 til 7 delkompetencerne, hvor både viden og erfaring vurderes på en 10-trinsskala. Desuden er der plads verificering af de valgte niveauer. Siden sammenstilles i et hovedskema på to sider vurderingerne af viden og erfaring inden for de 34 udvalgte metodekompetencer. NCB 8.21 / 07-02-01 Dansk Projektledelse 8

Oversigt over elementerne vedr. metodeanvendelse Kompetencer på projektniveau 1. Planlægge og evaluere projektledelse 1.1 Karakterisere projekter og projektledelse 1.2 Anvende modeller for projektledelse 1.3 Planlægge projektets ledelsesindsats 1.4 Evaluere udøvet projektledelse 1.5 Facilitere projektets ledelsesaktiviteter 2. Forestå projektets ledelsesfaser 2.1 Forestå projektforberedelsen 2.2 Forestå projektopstarten 2.3 Forestå ledelse af projektudførelsen 2.4 Forestå projektafslutningen 3. Udøve overordnet projektledelse 3.1 Analysere projektet og dets omgivelser 3.2 Forankre i forhold til bestemmende parter 3.3 Afklare projektets mål 3.4 Strukturere indhold og afklare omfang 3.5 Planlægge projektets hovedforløb 3.6 Udforme projektets organisation 3.7 Bemande projektets organisation 3.8 Planlægge projektets økonomi 3.9 Indgå aftaler med projektets leverandører 3.10 Forvalte overordnede planer og ændringer 4. Udøve løbende projektledelse 4.1 Planlægge detailforløb og ressourcer 4.2 Planlægge projektets kvalitetsaktiviteter 4.3 Følge op på kvalitet, tid, ressourcer m.m. 4.4 Etablere infrastruktur for kommunikation 4.5 Udvikle samarbejdet i projekter 4.6 Udvikle medvirkendes kompetencer 4.7 Lede projektets møder og korrespondance 4.8 Udøve personligt lederskab og coaching 4.9 Sparre vedr. den faglige projektudførelse Kompetence på virksomhedsniveau 5. Lede virksomhedens projektprocesser 5.1 Karakterisere virksomhedens projektprocesser 5.2 Håndtere strategiske ledelsesprocesser 5.3 Håndtere projektorienterede ledelsesfunktioner 5.4 Håndtere ledelse af projektportefølje 5.5 Håndtere ledelse af program med projekter 5.6 Udvikle professionalisme i projektledelse NCB 8.21 / 07-02-01 Dansk Projektledelse 9

Adfærdskompetencer Vurderingen af din ledelsesadfærd ved udøvelse af projektledelse er den tredje indgang, du benytter til en samlet vurdering af dine kompetencer i projektledelse. Ledelsesadfærden har vital betydning for relationerne til projektets medvirkende og omgivelser. Vurderingen foregår i forhold til 10 adfærdselementer, som er udvalgt ud fra to kriterier: De omfatter forskelligartede aspekter ved adfærdskompetence uden at foregive, at alt er dækket, idet der her, ligesom ved metodekompetencer, er tale om udvalgte stikprøver til brug ved selvvurdering. De dækker de foreskrevne elementer i ICB, International Competence Baseline, for personlig indstilling og almindelig opfattelse, der som tidligere nævnt er det fælles grundlag for hvert enkelt lands udarbejdelse af deres certificeringssystem. Adfærdskompetence har rod i dine personlige egenskaber. Vurderingen handler imidlertid ikke om at afdække de enkelte, personlige egenskaber. Det, der skal vurderes, er din evne til at håndtere konkrete situationer ved at udvise en egnet, synlig adfærd. Den udviste ledelsesadfærd bygger typisk både på naturtalent og på kendskab til egne stærke og svage sider samt mulige virkemidler. Adfærdskompetence består af en kombination af dine personlige egenskaber og af din evne til at anvende disse egenskaber på en måde, der passer i forskellige situationer: Som udgangspunkt for vurdering af ledelsesadfærd skelner vi mellem de følgende tre områder, der hver svarer til typiske formål med og roller for projektledelsen. Nummereringen viderefører numrene fra de metodemæssige kompetenceområder: NCB 8.21 / 07-02-01 Dansk Projektledelse 10

5. Integrere projektprocessen ved at agere helhedsorienteret, fremme strukturering og logisk tænkning, udvise personlig integritet mv. 6. Påvirke projektfremdriften ved at agere med energi og entusiasme, foretage effektiv kommunikation, udvise lydhørhed og fleksibilitet, udvise gennemslagskraft mv. 7. Stimulere projektsamarbejdet ved at udvise samarbejdsbevidsthed, opbygge personlige relationer og netværk, fremme deltagernes og parternes samspil mv. I stil med beskrivelsen af metodekompetencerne starter betegnelserne med et verbum. Det er med til at understrege, at det er udøvelsen, der fokuseres på. Inden for hver af de tre sektioner om adfærd er der udvalgt eksempler på adfærd, som du vurderer dig selv i forhold til. På den forudgående side er listet de i alt ti udvalgte adfærdselementer. Svarende til systematikken ved vurdering af metodekompetence er der for hvert af de ti adfærdselementer listet fra 4 til 5 delkompetencer, som man først vurderer sig i forhold til igen på en 10-trinsskala. Siden sammenfattes vurderingerne i et hovedskema med de 10 adfærdselementer. Her lægges der endvidere op til, at der i tekstform redegøres for egne stærkeste og svageste sider. Kompetenceudvikling Som afrunding udfyldes et sammenfattende skema med vurdering på 10- trinsskalaen af projekterfaringen, de fem hovedelementer af metodeanvendelse og de tre hovedelementer af ledelsesadfærd. NCB 8.21 / 07-02-01 Dansk Projektledelse 11

Afrundingen kan også benyttes til at sammenfatte planer for kommende udviklingstiltag inden for ledelse af projekter og/eller til listning af forslag til at forbedre ledelsen af aktuelle projekter. I forbindelse med Projektforeningens certificeringsordning udgør selvvurdering ved brug af de beskrevne værktøjer første trin i certificeringsprocessen. Nærmere information om værktøjet fås bedst ved at deltage i foreningens halvdagsseminarer om Kompetencevurdering for projektledere eler ved at der internt i egen virksomhed holdes et tilsvarende arrangement. NCB 8-21 NCB 8.21 / 07-02-01 Dansk Projektledelse 12