Beskrivelse af de nye fælles minimumsrapporteringspakker for marts 2009 Side 1 af 19
Introduktion Dette dokument har til formål at beskrive de nye fælles rapporteringspakker, der fremadrettet skal anvendes på, når den nye økonomistyringsmodel bliver implementeret. Dokumentet beskriver kort de enkelte rapporter i minimumsrapporteringspakkerne, således arbejdsgrupper mv. omkring rapporteringen får et indblik i årsagerne til rapporternes opbygning samt anvendelsesmuligheder. Der henvises i øvrigt til det tilhørende Excel-ark, hvor rapporterne er forsøgt illustreret. Rapporteringspakkerne er en del af økonomistyringsmodellen, og skal understøtte målsætningen om en sammenhængende, gennemskuelig og effektiv økonomistyring for. Dette skal opnås gennem en udstrakt grad af standardisering, hvilket gælder i både systemunderstøttelsen som i udformningen af processer, instrukser og rapporteringspakker. Rapporteringspakkerne understøtter kravet til standardisering, da alle hovedområder skal benytte de nye fælles minimumsrapporteringspakker for AU. Som en effekt heraf er det muligt at skabe en sammenhængende og gennemskuelig økonomistyring. Rapporteringspakkerne skal implementeres i takt med at hovedområderne konverterer eller overgår til den fælles Navision Stat version 3.6. Dette vil forventeligt foregå i løbet af første halvår af 2009. Dokumentet indeholder 3 afsnit. Afsnittene er struktureret således: Overordnet opbygning af rapporteringspakkerne Funktionaliteter i rapporteringspakkerne Gennemgang af rapporteringspakkerne Side 2 af 19
Overordnet opbygning af rapporteringspakkerne Minimumsrapporteringspakkerne er opbygget således at de understøtter princippet om en sammenhængende, gennemskuelig og effektiv økonomistyring for. Princippet er illustreret i nedenstående figur. Interessenter: Rektorat Hovedområder Institutter Lokalt styringsbehov len Side 3 af 19
Funktionaliteter i rapporteringspakkerne Afsnittet beskriver de funktionaliteter, rapporterne er bygget op omkring og skal derfor læses sammen med Excel-arket, hvor rapporterne er opstillet. Parametervalg Det er hensigten, at der kan foretages et mindre antal parametervalg i forbindelse med den enkelte rapport, således at rapporterne i nogen grad kan tilpasses brugerens behov. Rapporteringsværktøjet er derfor opbygget sådan at brugeren foretager en række parametervalg på en startside, inden den valgte rapport vises. Parametervalg er betegnelsen for de valgmuligheder, brugeren har på startsiden. Nedenstående parametre er tilgængelige i rapporterne i varierende omfang: Periode Sted Projekt (stamdataoplysning for ikke-ars-hovedområder) Artskonto interval Periode Her skal brugeren vælge en periode, som den enkelte rapport skal omfatte. Der er som ofte tale om foruddefinerede kvartaler. I enkelte rapporter skal der vælges en til og fra dato. Sted Der vil her være mulighed for at udvælge specifikke stedkoder som et enkelt institut, eller mere overordnede stedkoder som et hovedområde. Ved hjælp af et eller flere intervaller, hvor der vælges fra og til stedkoder, er det muligt for brugeren at udvælge præcist, hvilke steder rapporten skal baseres på. Det vil ligeledes være relevant i nogle rapporter at vælge hvilket/hvilke delregnskab(er), rapporten skal omfatte. Det er således muligt her at vælge et eller flere delregnskaber, som rapporten skal omfatte. Projekt Det er muligt i udvalgte rapporter at trække data ud, der kun omfatter helt specifikke projekter, idet der kan foretages et parametervalg, hvor enkelte projekter udvælges. Det er dog også muligt at vælge mere end et projekt, og derved bliver det muligt at udtrække data på projekter, der har en tilknytning til hinanden. Side 4 af 19
For ARS-hovedområder er det ligeledes muligt at udtrække data for et eller flere overordnede projekter ved hjælp af parametervalget. Her anvendes den særlige dimension, som ARS-hovedområderne har til at samle projekter. For ikke-ars-hovedområder anvendes denne stamdataoplysning til at samle projekter. Denne stamdataoplysning anvendes her som parametervalg til at udvælge de overordnede projekter, rapporten skal baseres på. Artskonto interval Her er der mulighed for, via en fra og til konto, at vælge, hvilket interval fra artskontoplanen rapporten skal baseres på. Det er således muligt at udvælge specifikke dele af artskontoplanen, som brugeren ønsker i rapporten. I samme rapport er det også muligt at vælge flere intervaller, således at brugeren ikke behøver at køre flere rapporter, hvis et spredt antal konti ønskes i rapporten. Nullinjer Det er valgt som standard, at nullinjer i rapporterne ikke vises for at øge læsevenligheden i rapporterne. Dette er en standardopsætning, som den enkelte bruger ikke har mulighed for at ændre på. Valuta Alle rapporter udskrives i dkr. og det er således ikke muligt for brugeren at vælge valuta. Afvigelser i % I alle 1-, 2- og 3- rapporter er der en afvigelseskolonne. Afvigelsen beregnes som forskellen mellem budgettet og realiserede tal/forecast. Afvigelsen angives i % Artskontonummer Artskontonummeret indgår som standard i rapporterne, således at det supplerer artskontonavnet. Budgetnavn og forecast I samtlige rapporter er budgettet låst fast til det oprindelige årsbudget. Ud fra den valgte periode i parametervalget vil rapporteringsværktøjet automatisk anvende det rette budget for det pågældende år, der er valgt i parametervalget. I et stort antal af rapporterne anvendes forecast, der er en løbende justering i løbet af året af det oprindelige årsbudget. Det vil sige, at alt afhængig af den valgte periode i parametervalget vil rapporteringsværktøjet anvende det rette forecast, der er gældende for netop den valgte periode. Brugerne skal derfor ikke foretage noget valg med hensyn til, hvilket budget eller hvilken forecastversion rapporten skal baseres på, da dette automatisk styres ud fra den valgte periode i parametervalget. Side 5 af 19
Disponerede beløb I rapporterne til bestyrelsen (1- rapporter) vil disponerede beløb ikke indgå i rapporterne. Gældende for rapporter indeholdende disponering vil der være medtaget en ekstra kolonne med disponering. Denne ekstra kolonne fremgår kun, såfremt der for de medtagne artskonti i den pågældende rapport foreligger disponeringer. Er der således ingen disponeringer for de medtagne artskonti, vil denne kolonne ikke vises. Såfremt disponeringskolonnen er vist, vil der også være medtaget en rest-kolonne, der indeholder Forecast fratrukket summen af Realiseret ÅTD og Disponeringer. Drill-down Der er et drill-down niveau, artskontoplan-niveauet. Rapporteringsværktøjet er opsat med brug af artskonto-drill-down i rapporterne. Med artskontoplan-niveau menes, at det er muligt at folde artskontoplanen ud til den enkelte artskonto. Brugeren kan således bevæge sig fra sumniveau til delsummer og videre til artskonti. Ved anvendelsen af drill-down er det synligt for brugeren, på hvilket niveau i kontoplanstrukturen data vises. Det vil ligeledes være muligt at printe rapporterne på det valgte drill-niveau. For at øge brugervenligheden af drill-funktionen er det muligt ved hjælp af ét tryk at udfolde samtlige drills i rapporten på en gang. Samtidig er det dog også muligt kun at folde enkelte udvalgte rækker ud én ad gangen. Det vil sige, at det er muligt for brugeren selv at bestemme, på hvilket niveau data skal vises, da det også er muligt at vise delsummer. Tilgængelighed af rapporter/data samt opdatering af data Det er muligt på alle organisatoriske niveauer at trække de forskellige rapporter på valgfrie tidspunkter og perioder via en webløsning. Dette stiller krav, til at data i rapporteringsværktøjet skal være tidstro, og data opdateres derfor hver nat. Sorteringsmulighed Det er som standardopsætning valgt, at første spalte anvendes til sortering i stigende rækkefølge. Brugeren har ikke mulighed for at ændre denne opsætning. Kolonner og fortegn Tallene i rapporterne angives uden fortegn. Det vil fremgå af sammenhængen, om det er indtægter eller omkostninger. Intervallerne X. Kvartal XXXX, ÅTD X. Kvartal XXXX (år til dato), Hele året XXXX styres automatisk ud fra parametervalget Periode. Under intervallerne er der følgende kolonner.: Sidste år Denne kolonne vedrører realiserede tal for sidste år. Det vil sige afhængig af intervallet vil denne kolonne indeholde de realiserede tal for samme interval sidste år. Side 6 af 19
Realiserede Denne kolonne indeholder de realiserede tal for det pågældende interval. Budget Denne kolonne indeholder de budgetterede tal for det pågældende interval. Jf. ovenstående tilpasses denne automatisk i forhold til den valgte periode i parametervalget. Afvigelse Realiserede vs. Budget Her udregnes en afvigelse mellem kolonnen Realiserede og kolonnen Budget, hvor budget fratrækkes det realiserede. Forecast Denne kolonne anvendes kun under intervallet Hele året og er det løbende forecast, der justeres flere gange om året. Jf. ovenstående tilpasses forecastversionen automatisk ud fra den valgte periode i parametervalget. Afvigelse Forecast vs. Budget Her udregnes en afvigelse mellem kolonnen Forecast og Budget, hvor Budget fratrækkes Forecast. Disponering Denne kolonne indeholder de disponeringer der er gældende for det pågældende interval. Det vil sige omkostninger der er indgået aftale om, men endnu ikke bogført som en omkostning. Rest Denne kolonne indeholder summen af Realiseret ÅTD og Disponeringer som trækkes fra Forecast. Rest udtrykker således det der er tilbage til forbrug i de resterende måneder af året ud fra Forecast når der er taget højde for de realiserede omkostninger samt de omkostninger der allerede er taget beslutninger om. Gældende særligt for rapport 2.4 og 3.3 anvendes intervallet Måned, som er den pågældende måned, der vælges i parametervalget for denne rapport. Under intervallet er der følgende kolonner: Realiseret Er de realiserede tal for den pågældende periode, der er valgt. ÅTD Er de realiserede tal fra primo året indtil den pågældende dato, der er valgt i parametervalget periode. Det er således parametervalget, der styrer, hvilken periode tallene i denne kolonne vedrører. Gældende særligt for rapport 2.5 og 3.4 anvendes følgende kolonner: Bilagsnr. Er bogføringsnummeret for den enkelte bogføring Bogføringsdato Bogføringsdato Beskrivelse Side 7 af 19
Er bogføringsteksten på den enkelte bogføring Debitor/kreditor navn Er navnet på henholdsvis debitoren eller kreditoren Eksternt fakturanr. Er det fakturanummer, som en ekstern faktura er påført Nettobeløb Beløb før moms Momsbeløb Er det beregnede momsbeløb Bruttobeløb Beløb inkl. moms Løbenr. Er et unikt løbenummer for den enkelte bogføring Gældende særligt for rapport 5.0 anvendes følgende intervaller: 1 år før indeværende år Under dette interval anføres de realiserede tal for året før den valgte periode i parametervalget. Indeværende år Under dette interval anføres både budgettet for den valgte periode i parametervalget samt det seneste opdaterede forecast for perioden. + 1 år, + 2 år, + 3 år, + 4 år Under disse intervaller anføres budgettet for de kommende år. Gennemgang af de enkelte rapporter Overordnet set er der udarbejdet rapporteringspakker til 5 målgrupper, da de enkelte grupper efterspørger forskellige informationer. Der er udarbejdet rapporteringspakker til følgende 5 grupper: 1. Bestyrelsen/Rektoratet 2. Hovedområderne 3. Institutterne 4. Projektledere mv. 5. Støtterapporter Dette notat indeholder kun en beskrivelse af rapporterne 1-3 samt 5, da rapporteringspakkerne til projektledere mv. endnu ikke er færdigdefineret mht. tekniske muligheder. Side 8 af 19
Den efterfølgende beskrivelse af minimumsrapporteringspakkerne sker med udgangspunkt i nedenstående 5 parametre. Formålet med præsentationen er at konkretisere formål, indhold mv., således disse punkter er klart defineret for hver enkelt rapporteringspakke, således pakkerne kan præsenteres/gennemgås for relevante interessenter. Parameter Beskrivelse 1. Formål/muligheder Hvad er formålet med rapportering, og hvilket styringsbehov understøtter minimumsrapporteringspakkerne 2. Indhold Gennemgang af indholdet i minimumsrapporteringspakkerne. Hvilke data & perioder indeholder de enkelte rapporter mv. Kort beskrivelse af de enkelte rapporter. (detailbeskrivelse se det vedlagte Excel-ark) 3. Målgruppe Hvem skal modtage og anvende minimumsrapporteringspakkerne. 4. Rapporteringsfrekvens Hvor ofte skal minimumsrapporteringspakkerne anvendes, således interessenter har det rette styringsgrundlag 5. Distribution og ansvar Hvordan distribueres minimumsrapporteringspakkerne, og hvem har ansvaret for validering og distribution (roller & ansvar) Minimumsrapporteringspakken til bestyrelsen og rektoratet (budgetopfølgning) Formål/muligheder Bestyrelsen og rektoratet har behov for et overordnet overblik over AU s økonomiske situation. Derfor er deres styringsbehov meget aggregeret for hele universitetet samt for de enkelte hovedområder. Bestyrelsen og rektoratet har behov for et overordnet overblik over Universitetets samlede økonomiske situation, samt hvorvidt den fastlagte strategi følges. Indeværende rapporteringspakker er kun tiltænkt at kunne følge op på den økonomiske situation, da det er besluttet at strategiopfølgningen skal ske et andet sted. Side 9 af 19
Indhold Hele rapporteringspakken indeholder følgende data: Budget for indeværende år, realiserede data for indeværende år, forventninger til året (forecast) samt sidste års data. Rapporteringspakken indeholder følgende perioder. Perioden der rapporteres på, år til dato (ÅTD) samt forventninger til hele året. Rapport 1.1 Budgetopfølgning for AU samlet Rapporten viser en aggregeret resultatopgørelse for AU som en samlet enhed. Rapporten har til formål at vise et overordnet billede af AU s økonomi for en defineret tidsperiode. Aggregeringsniveauet er valgt, således et hurtigt overblik over de væsentlige indtægter og omkostninger skabes. Rapport 1.2 Budgetopfølgning fordelt på hovedområder Rapporten viser samme aggregerede resultatopgørelse som rapport 1.1 nu delt op pr. hovedområde. Således er det muligt at få splittet det samlede AU regnskab op pr. hovedområde, således disses økonomiske resultater kan ses på et overordnet niveau. Ved visning af alle hovedområder sorteres der efter hovedområdenummer. Rapport 1.3 Budgetopfølgning - detaljeinformation finanslovstilskud Rapporten viser en specifikation af indtægten finanslovstilskud pr. artskonto for AU samlet. Denne og de efterfølgende specifikationer er medtaget da indtægten/omkostningen er væsentligt for AU, hvorfor en yderligere specifikation er nødvendig af styringsmæssige formål. Specifikationerne er splittet op på et relevant detaljeringsniveau. Denne specifikation viser bla. hel- og deltidsuddannelser, myndighedsopgaver mv. Rapport 1.4 Budgetopfølgning - detaljeinformation finanslovstilskud pr. hovedområde Rapporten viser en specifikation af indtægten finanslovstilskud pr. artskonto pr. hovedområde Specifikationen viser bla. hel- og deltidsuddannelser, myndighedsopgaver mv. Ved visning af alle hovedområder sorteres der efter hovedområdenummer. Rapport 1.5 Budgetopfølgning - detaljeinformation eksterne tilskud Rapporten viser en specifikation af indtægten eksterne tilskud for AU samlet, samt en ordrebeholdning. Side 10 af 19
Rapport 1.6 Budgetopfølgning - detaljeinformation eksterne tilskud pr. hovedområde Rapporten viser en specifikation af indtægten eksterne tilskud pr. hovedområde, samt en ordrebeholdning pr. hovedområde Ved visning af alle hovedområder sorteres der efter hovedområdenummer. Rapport 1.7 Balance for AU samlet Rapporten viser en aggregeret balance for AU som en samlet enhed. Rapporten har til formål at vise et overordnet billede af AU s balance for en defineret tidsperiode. Det valgte aggregeringsniveau er valgt, således et hurtigt overblik over de væsentlige balanceposter skabes. Rapport 1.8 Budgetopfølgning - investeringsniveau (anskaffelser) Rapporten indeholder en budgetopfølgning på investeringer og anskaffelser. Investeringerne og anskaffelserne er opdelt i henholdsvis egenfinansierede og donerede, da disse har forskellige resultatmæssige effekter. Rapport 1.9 Budgetopfølgning - investeringsniveau (anskaffelser) fordelt på hovedområder Rapporten giver mulighed for at lave opfølgning på investeringer og anskaffelser pr. hovedområde. Investeringerne og anskaffelserne er ligeledes opdelt i henholdsvis egenfinansierede og donerede grundet ovenstående årsager Målgruppe Rapporteringspakken skal anvendes af bestyrelsen, rektoratet samt budget- og planlægningskontoret. Rapporteringsfrekvens Efter behov, men minimum efter hver kvartalsafslutning Distribution og ansvar Rapporteringspakken færdiggøres med tekst af budget- og planlægningskontoret. Budget- og planlægningskontoret er ansvarlige for at distribuere rapporteringen til bestyrelsen og rektoratet. Side 11 af 19
Minimumsrapporteringspakken til hovedområderne (budgetopfølgning) Formål/muligheder Hovedområderne har behov for et overordnet overblik over fakultets økonomiske situation. Hovedområderne skal besidde et overblik over hovedområdets økonomi, men også en mere detaljeret viden om udvalgte indtægts- og omkostningstyper. Hovedområdet skal ligeledes kunne opdele hovedområdets økonomi på institutter. Hovedområder har derfor behov for et overordnet overblik over institutternes økonomiske situation. Nedenstående rapporteringspakker er tiltænkt at kunne følge op på de krav hovedområdet har til økonomisk styring af hovedområdet, samt de tilhørende institutter. Indhold Hele rapporteringspakken indeholder følgende data i varierede omfang: Budget for indeværende år, realiserede data for indeværende år, forventninger til året (forecast), sidste års data samt disponeringer. Rapporteringspakken indeholder følgende perioder. Perioden der rapporteres på, år til dato (ÅTD), forventninger til hele året. Rapport 2.0_A_Dispo. Budgetopfølgning hovedområdet Rapporten viser et overordnet billede af hovedområdets resultatopgørelse. Rapporten har til formål at vise et overordnet billede af hovedområdets økonomi for en defineret tidsperiode. Aggregeringsniveauet er valgt, således at hovedområdet hurtigt kan skabe sig et overblik over de væsentlige indtægter og omkostninger. Det er dog muligt via drill-down at komme fra de viste kontogrupper ned til de underliggende konti. Der vil ligeledes via et link til rapport 2.5 være mulighed for at vise de bagvedliggende transaktioner. Der er i rapporten taget højde for, at ikke alle hovedområder anvender disponeringer. Rapporten tilpasses derfor automatisk i forhold til disponerede beløb, således at kolonnen med disponeringer skjules, hvis ikke den er relevant for det pågældende hovedområde. Der er mulighed for følgende parametervalg til at afgrænse rapporten: Periode Artskonto interval Side 12 af 19
Rapport 2.0_B_Dispo. Budgetopfølgning summeret for institutter Rapporten viser en aggregeret resultatopgørelse pr. hovedområde, således at det relevante hovedområde er summeret ud fra de underliggende institutter med videre. Denne rapport giver et hurtigt overblik over økonomien for det pågældende hovedområde og underliggende institutter. Som udgangspunkt vises kun resultatet, men det er muligt via drill-down at vise de underliggende kontogrupper og de enkelte konti pr. institut. Der vil ligeledes via et link til rapport 2.5 være mulighed for at vise de bagvedliggende transaktioner. Der er i rapporten taget højde for, at ikke alle hovedområder anvender disponeringer. Rapporten tilpasses derfor automatisk i forhold til disponerede beløb, således at kolonnen med disponeringer skjules, hvis ikke den er relevant for det pågældende hovedområde. Institutterne sorteres ud fra institutnummer. Der er mulighed for følgende parametervalg til at afgrænse rapporten: Periode Artskonto interval Rapport 2.4_Dispo. Saldorapport for hovedområdet Rapporten er opbygget med artskonto som forspalte, og indeholder den valgte måneds indtægter og omkostninger, samt en status fra primo året til og med den valgte måned (ÅTD). Desuden vises de disponeringer, der er foretaget for resten af året. Denne rapport giver et mere forenklet overblik i forhold til 2.0 rapporterne, og udskrives på månedsbasis i modsætning til 2.0 rapporterne som udskrives pr. kvartal. Aggregeringsniveauet er valgt, således hovedområdet hurtigt kan skabe sig et overblik over de væsentlige indtægter og omkostninger. Det er dog muligt via drill-down at komme fra de viste kontogrupper ned til de underliggende konti. Der vil ligeledes via et link til rapport 2.5 være mulighed for at vise de bagvedliggende transaktioner. Der er i rapporten taget højde for at ikke alle hovedområder anvender disponeringer. Rapporten tilpasses derfor automatisk i forhold til disponerede beløb, således at kolonnen med disponeringer skjules, hvis ikke den er relevant for det pågældende hovedområde. Der er mulighed for følgende parametervalg til at afgrænse rapporten: Periode Side 13 af 19
Sted Projekt Artskonto interval Rapport 2.5 Posteringsoversigt for hovedområdet Rapporten indeholder artskontoen som forspalte, og dernæst vises de enkelte transaktioner med bilagsnummer, dato samt øvrige relevante bogføringsinformationer. Detaljeringsniveauet er derfor meget højt i denne rapport, således at hovedområdet har mulighed for at undersøge udvalgte konti i dybden. Rapporten skal anvendes til omkostningsopfølgning. Der er mulighed for følgende parametervalg til at afgrænse rapporten: Periode - der vælges valgfrit et interval Sted Artskonto interval - der vælges valgfrit et interval Projekt Målgruppe Rapporteringspakken skal anvendes af relevante medarbejdere (dekaner, adm. Chefer & områdeleder mv.) på hovedområdet. Rapporteringsfrekvens Efter behov og minimum efter hver kvartalsafslutning Rapporterne skal også kunne udarbejdes på ad hoc basis, hvis hovedområdet har behov for en hyppigere økonomisk rapportering. Hovedområderne skal dog være opmærksomme på rapporternes validitet, hvis de benyttes ud over de officielle rapporteringstidspunkter. Den manglende validitet kan evt. skyldes manglende registrering og bogføring af fakturaer, manglende periodisering samt øvrige rutiner i forbindelse med månedsafslutninger. Side 14 af 19
Distribution og ansvar Rapporteringspakkerne udsendes, evt. suppleret med tekst, til relevante medarbejdere på AU, af hovedområdets økonomimedarbejdere. Minimumsrapporteringspakken til institutterne (budgetopfølgning) Formål/muligheder Institutterne har behov for et overordnet overblik over institutternes økonomiske situation. Institutterne skal besidde et overblik over deres økonomiske situation, men også en mere detaljeret viden om udvalgte indtægts- og omkostningstyper. Nedenstående rapporteringspakker er tiltænkt at kunne følge op på de krav institutterne har til økonomisk styring. Indhold Hele rapporteringspakken indeholder følgende data i varierede omfang: Budget for indeværende år, realiserede data for indeværende år, forventninger til året (forecast), sidste års data samt disponeringer. Rapporteringspakken indeholder følgende perioder. Perioden der rapporteres på, år til data (ÅTD), forventninger til hele året. Rapport 3.0_A_Dispo. Budgetopfølgning for instituttet eller lignende Rapporten viser et overordnet billede af instituttets resultatopgørelse. Rapporten har til formål at vise et overordnet billede af instituttets økonomi for en defineret tidsperiode. Aggregeringsniveauet er valgt, således at instituttet hurtigt kan skabe sig et overblik over de væsentlige indtægter og omkostninger. Det er dog muligt via drill-down, at komme fra de viste kontogrupper ned til de underliggende konti. Der vil ligeledes via et link til rapport 2.5 være mulighed for at vise de bagvedliggende transaktioner. Der er i rapporten taget højde for, at ikke alle institutter anvender disponeringer. Rapporten tilpasses derfor automatisk i forhold til disponerede beløb, således at kolonnen med disponeringer skjules, hvis ikke den er relevant for det pågældende institut. Der er mulighed for følgende parametervalg til at afgrænse rapporten: Periode Sted Side 15 af 19
Artskonto interval Rapport 3.0_B_Dispo. Budgetopfølgning summeret for institutter Rapporten viser en aggregeret resultatopgørelse pr. hovedområde, således at det relevante hovedområde er summeret ud fra de underliggende institutter med videre. Denne rapport giver et hurtigt overblik over økonomien for det pågældende hovedområde og underliggende institutter. Som udgangspunkt vises kun resultatet, men det er muligt via drill-down at vise de underliggende kontogrupper og de enkelte konti pr. institut. Der vil ligeledes via et link til rapport 2.5 være mulighed for at vise de bagvedliggende transaktioner. Der er i rapporten taget højde for, at ikke alle institutter anvender disponeringer. Rapporten tilpasses derfor automatisk i forhold til disponerede beløb, således at kolonnen med disponeringer skjules, hvis ikke den er relevant for institutterne. Institutterne sorteres ud fra institutnummer. Der er mulighed for følgende parametervalg til at afgrænse rapporten: Periode Sted Artskonto interval Rapport 3.3_Dispo. Saldorapport for Instituttet eller lignende Rapporten er opbygget med artskonto som forspalte, og indeholder den valgte måneds indtægter og omkostninger, samt en status fra primo året til og med den valgte måned (ÅTD). Desuden vises de disponeringer, der er foretaget for resten af året. Denne rapport giver et mere forenklet overblik i forhold til 3.0 rapporterne, og udskrives på månedsbasis i modsætning til 3.0 rapporterne som udskrives pr. kvartal. Aggregeringsniveauet er valgt, således instituttet hurtigt kan skabe sig et overblik over de væsentlige indtægter og omkostninger. Det er dog muligt via drill-down at komme fra de viste kontogrupper ned til de underliggende konti. Der vil ligeledes via et link til rapport 2.5 være mulighed for at vise de bagvedliggende transaktioner. Der er i rapporten taget højde for, at ikke alle institutter anvender disponeringer. Rapporten tilpasses derfor automatisk i forhold til disponerede beløb, således at kolonnen med disponeringer skjules, hvis ikke den er relevant for det pågældende institut. Side 16 af 19
Der er mulighed for følgende parametervalg til at afgrænse rapporten: Periode Sted Artskonto interval Rapport 3.4 Posteringsoversigt for institutterne Rapporten indeholder artskontoen som forspalte, og dernæst vises de enkelte transaktioner med bilagsnummer, dato samt øvrige relevante bogføringsinformationer. Detaljeringsniveauet er derfor meget højt i denne rapport, således at institutterne har mulighed for at undersøge udvalgte konti i dybden. Rapporten skal anvendes til omkostningsopfølgning. Der er mulighed for følgende parametervalg til at afgrænse rapporten: Periode - der vælges valgfrit et interval Sted Artskonto interval - der vælges valgfrit et interval Målgruppe Rapporteringspakken skal anvendes af relevante medarbejdere (institutledere, økonomimedarbejdere & funktionsledere mv.) på instituttet. Rapporteringsfrekvens Efter behov og minimum efter hver kvartalsafslutning Rapporterne skal også kunne udarbejdes på ad hoc basis, hvis instituttet har behov for en hyppigere økonomisk rapportering. Institutterne skal dog være opmærksomme på rapporternes validitet, hvis de benyttes ud over de officielle rapporteringstidspunkter. Den manglende validitet kan evt. skyldes manglende registrering og bogføring af fakturaer, manglende periodisering samt øvrige rutiner i forbindelse med månedsafslutninger. Side 17 af 19
Distribution og ansvar Rapporteringspakkerne udsendes, evt. suppleret med tekst, til relevante medarbejdere på AU, af instituttets økonomimedarbejdere. Side 18 af 19
Øvrige støtterapporter Formål/muligheder Til brug for hovedområderne, institutterne og projektlederne i forbindelse med projektudarbejdelse Indhold Rapport 5.0 Budgetværktøj Rapporten har til formål at danne et overblik i en budgetlægningssituation. Rapporten viser således udviklingen fra sidste regnskabsår til det nuværende budget og estimat. Forventningerne til den kommende periode kan derfor fastlægges med udgangspunkt i dette overblik. Det er muligt via drill-down at komme fra de viste kontogrupper ned til de underliggende konti. Der er mulighed for følgende parametervalg til at afgrænse rapporten: Periode - der vælges et valgfrit år Sted Projekt Artskonto interval Målgruppe Rapporteringspakken skal anvendes af relevante medarbejdere på institutter, hovedområder samt budget- og planlægningskontoret Rapporteringsfrekvens Efter behov og oftest i forbindelse med udarbejdelsen af budgettet og prognoser Distribution og ansvar Relevante medarbejdere trækker selv rapporten i økonomirapporteringsværktøjet. Side 19 af 19