Referat fra møde i OmrådeUdvalg for Social, Sundheds og Kultur området Dato: 11. december 2014 kl. 10:00-13:00 (mødet slutter med frokost) Mødested: Odder Parkhotel Mødelokalet er reserveret fra kl.9:00 til formøde for personalerepræsentanterne Medlemmer: Ledelsesrepræsentanter: Anne Juul Sørensen (konstitueret formand), Lars Adamsen, Anne Stenbæk (indtil 11.15), Birgit Hansen Medarbejderrepræsentanter: Rita Ernstsen (næstformand), Viki Kjær Madsen, Jonas Tscherning Sørensen, Berit Hermansen, Camilla Storm Jensen, Hanne Vestergaard Sørensen, Helle K. Nielsen Sikkerhedsrepræsentanter: Anette Kaas Van Gucht, Lotte Sørensen Arbejdsmiljø/HR: Ulla Salling Afbud: Viki Kjær Madsen, Hanne Vestergaard Sørensen, Birgit Hansen, Steen Hattesen Udvalget giver besked til Inger om at afbud også sendes til Rita som næstformand. Dagsorden: 1. Godkendelse af referat fra sidste møde Referat godkendt. 2. Godkendelse af dagsorden Der indsættes ekstra punkt vedr. information om overgangssituationen. Dagsorden derudover godkendt 3. Status på arbejdsmiljøarbejdet Ulla orienterede om, at Bureau Veritas har været på deres sidste besøg i denne certificeringsperiode. Der skal i Hovedudvalget tages stilling til, om vi skal fortsætte certificeringen, når certifikatet udløber i november 2015. Hovedudvalget indleder drøftelsen på februar-mødet, og det forventes, at der kan træffes beslutning på maj-mødet. Der bliver også mulighed for at Områdeudvalgene kan få en grundigere drøftelse af spørgsmålet udvalget drøftede dog nogle umiddelbare oplevelser. Der har været forskellige oplevelser med auditorer og udbytte af audits. Dokumentnr.: 727-2014-150207 side 1
Der er dog enighed om, at det er vigtigt at fastholde et stort fokus på det systematiske arbejde med arbejdsmiljøet uanset om vi er certificeret eller ej. Vigtigt at høre AM-repræsentanterne/grupperne hvad deres erfaringer er. 4. (ekstra punkt) den aktuelle ledelsesmæssige situation Drøftelse af om den midlertidige konstruktion med makkerpar og (på social og sundhedsområdet en kvartet) og administrative chefgruppe. Der var enighed om at der er god information i nyhedsbrevene. Stillingsopslagene kommer i opslag den 12. december, og der kommer også tv spots fra Mercuri Urval på TV2 News. Forventet ansættelse af kommunaldirektør pr. 1. marts og de to øvrige direktører pr. 1. april. Der blev givet udtryk for en god oplevelse med Mercuri Urval fra dem der har deltaget i processen. Medarbejdersiden opfordrede til at medarbejderne inddrages og informeres i så god tid som muligt, at hvis ledelsen oplever, at der rører sig noget politisk, som medarbejderne skal involveres i. Det blev drøftet at MED med fordel kan arbejde mere med medskabelse/ samskabelse frem for kun medindflydelse, ved at man bliver budt til bordet tidligere end i dag også i forhold til de budgetmæssige udfordringer. Det uheldige i pressens dækning af, at der skulle være blevet klappet af borgmesteren ved meddelelses om fyringerne, blev kort drøftet. 5. Opfølgning på Hovedudvalgets møde vedr. arbejdsmiljømål til information og drøftelse Hoveudvalget drøftede den 27. oktober arbejdsmiljømålene med henblik på revidering heraf. Områdeudvalget drøfter, hvorledes man på Social, Sundheds- og kulturområdet kan bidrage til den overordnede målsætninger, som Hovedudvalget har vedtaget. Referat fra HU s drøftelse eftersendes. Punktet udsættes til næste møde, da HU først endeligt fastlægger mål den 15. Dokumentnr.: 727-2014-150207 side 2
december. 6. Konsekvenser af budget 2015 til information og drøftelse Bilag til mødet: Budgetaftalen, doknr. 727-2014-109677 Budgetterne i forhold til indkøb fremskrives ikke næste år, så man finder midlerne i 2015 på indkøbsaftalerne. På HU blev der informeret om, at Økonomi kigger på, om der for 2016 er andre besparelsesmuligheder f.eks. på effektivisering af it (se HU s referat). Drøftelse af besparelsen på de 18 mio. over 4 år. Drøftelse af at nogle forløb i forhold til borgere bliver mere komplekse, og de kommer til at fylde mere og mere. Det betyder, at vi også skal have kompetencerne til at løse de nye udfordringer, og at vi måske skal blive mere effektive på de lettere forløb? Det er fra politisk hold meldt ud at udgiften til afskedigelse af de to direktører tages af kassen og ikke lægges oveni besparelserne. 7. Trivselsmåling til beslutning Områdeudvalget drøfter resultatet af trivselsmålingen for Området og beslutter, om der skal fastlægges fælles mål og indsatser på området. Rapporten med resultatet for målingen udsendes i uge 48. Udvalget drøftede resultat af trivselsmålingen for hele Social, Sundhed og Kulturområdet. Helt generelt har området et flot resultat på medarbejdertrivsel der er dog også plads til forbedringer. Svarprocenten der er faldet fra 79,3 til 66% blev drøftet. Der kan være flere årsager til fald i svarprocenten. Det har været drøftet, at måden man skulle logge på spørgeskemaet på (fødselsdato og medarbejdernummer) kan medvirke til bekymring i forhold til anonymiteten. Det blev også drøftet, at man må interessere sig for, hvad der er på spil, hvis medarbejdere er bekymrede for anonymiteten (hvordan får vi så høj tillid, at man ikke er bekymret?). De 5 spørgsmål med lavt score har flyttet sig fra at handle om anerkendelse, retfærdighed, information og indflydelse til at handle primært om arbejdsmængde og tidspres. Ser man bag om gennemsnitstallene, tyder noget på, at der er stor forskel på, hvor stort arbejdspres medarbejderne oplever. Nogle oplever god balance, mens andre oplever meget stort pres. I forhold til deltagelse i MUS samtaler giver kun godt halvdelen af medarbejderne udtryk for, at de har deltaget i MUS/GRUS indenfor det sidste år, op knap halvdelen oplever at have en aktuel kompetenceplan. Dokumentnr.: 727-2014-150207 side 3
Udvalget drøftede om fokus på MUS/GRUS skal indgå i et fælles mål for hele området. Det blev også drøftet om der skal laves fælles mål i forhold til arbejdsmængde og tidspres. Udvalget fastlægger fælles mål på næste møde, når de overordnede mål fra Hovedudvalget også er kendte. 8. Udmøntning af rygepolitikken oplæg fra arbejdsgruppen. v. næstformanden - til information og drøftelse Der var forslag fra arbejdsgruppen om at der bliver udarbejdet en fælles Odder Kommune pjece til borgerne om, når hjemmet bliver en arbejdsplads. Udvalget er enige om, at der er et godt signal i, at det er en fælles pjece. Vigtigt at den skrives i et forståeligt sprog. Arbejdsgruppen har drøftet, at der kan være medarbejdere fra flere forskellige institutioner, som kommer i samme hjem, og at arbejdsmiljøgrupperne på de forskellige arbejdspladser i den situation med fordel kan hjælpe og inspirere hinanden til, hvordan udfordringer kan løses. Det blev drøftet, at der i nogle situationer (på plejecentre) er behov for, at der sikkerhedsmæssigt er personale til stede, når (demente) borgere ryger. Det er et område, hvor vi til stadighed vil blive udfordret. Folderen har 2 målgrupper: borgeren og medarbejderen. Det er også med til at give medarbejderen et rygstød i forhold til, at det ikke er medarbejderen, der beslutter at borgeren ikke må ryge, men at det er en regel. Det blev aftalt, at man ønsker at sende det til drøftelse og input i øvrige områdeudvalg, og punktet sendes til behandling i HU med ønske om, at der udarbejdes en fælles pjece. Bilag: 727-2014-127863 9. Årshjul 2015 udkast fra formand og næstformand - til information og drøftelse Første kvarta1: Trivselsmåling Anden kvartal: Arbejdsmiljøregnskab Tredje kvartal: Budgetkonsekvenser jf. formulering i årshjul 2014 Fjerde kvartal: Kopieres fra 2014 Udkast til årshjul vedlagt som bilag, doknr. 727-2014-139608 Arbejdsmiljøregnskabet flyttes til 1. kvartal. Opmærksomhed på Hovedudvalgets opgaver og om der er behov for tilføjelser på OU s årshjul. Årshjul ellers godkendt. 10. Forslag til mødekalender for 2015 - til information og drøftelse Dokumentnr.: 727-2014-150207 side 4
26. februar, 28. maj, 3. september og 10. december Datoer godkendt. 11. Til efterretning a. Biblioteket Referat fra personalemøde med MED-status 06.10.14 dok.id. 727-2014-129358 b. Ældreservice Referat fra MED-udvalgsmøde 15.09.14 dok.id. 727-2014- 111282 c. Ældreservice Referat fra MED-udvalgsmøde 16.06.14 dok.id. 727-2014- 77380 d. Åhusene Referat fra LMU møde den 22.08.14 dok.id. 727-2014-100364 e. Åhusene Referat fra LMU møde den 03.10.14 dok.id. 727-2014-117863 f. Åhusene Referat fra ekstraordinært LMU-møde 12.06.14 dok.id. 727-2014- 72281 g. Tandplejen Referat fra MED-møde 12.09.14 dok.id. 727-2014-119267 h. Fabos Referat fra LMU-møde på Aktivitetscentret 09.09.14 dok.id. 727-2014-107702 i. Fabos Referat fra LMU-møde 17.06.14 dok.id. 727-2014-74024 Dejligt at man er orienteret om, hvad der rører sig lokalt. Opmærksomhed på at alle referater sendes til Inger Rasmussen, og at Inger får vedlagt dem som pdf. 12. Eventuelt Visitationsteamet ønsker at etablere MED-udvalg dette godkendes på Områdeudvalgsmødet i første kvartal 2015. Ulla er i gang med at planlægge en dag for alle arbejdsmiljøgrupper og TR vedr. forandringer (besluttet i HU i 2014). Drøftelse af mulighed for at afholde et foredragsarrangement med Lars Mogensen om kommunikation og konflikthåndtering. Det blev drøftet, om vi kunne lave et fælles arrangement / fyraftensmøde, som udbydes til alle, der måtte være interesseret. Udvalget drøftede om, vi kan lave fx 3 arrangementer om året, som vi laver i fællesskab (enten for hele kommunen eller for Social, Sundheds- og kulturområdet). Næste møde: 26. februar 2015 Mødet hævet: 12.30 Dokumentnr.: 727-2014-150207 side 5