Strategi 2012-2015
creodk Capital Region Denmark EU Office Rue du Luxembourg 3 B-1000 Bruxelles creodk@regionh.dk tel.: +45 45 11 02 98 www.creodk.eu Design: Refleks / refleksdesign.dk Fotos: Vincent Lestienne and creodk
Strategi 2012-2015
4
5 1. Baggrund og organisering...6 2. Vision og mål...7 3. Erfaringer og udvikling...8 4. Opgaver og strategiske satsninger...10 5. Arbejdsprincipper for interessevaretagelsen...12 6. Resultater og effekter...14
6 1. Baggrund og organisering Den fælles repræsentation i Bruxelles, styregruppe og kontaktgruppe creodk (Capital Region Denmark EU Office) er Københavns Universitets (KU), DTU s og Region Hovedstadens fælles EU-forskningskontor i Bruxelles, som blev etableret i efteråret 2008. Kontoret er bemandet med en kontorleder, to EU-konsulenter og en praktikant. Kontoret tilbyder også udstationering i kortere perioder. Den øverste ledelse varetages af en styregruppe, som er sammensat af en ledende medarbejder fra hver af de tre partnere. En kontaktgruppe står for den løbende kontakt ind i de tre partnerorganisationer og koordinerer samarbejdet på tværs. I kontaktgruppen sidder medarbejdere fra partnernes EU-kontorer. 4-årig strategi, årlige aktivitetsplaner og årsrapporter Strategien 2012-2015 har flere fokusområder. Udover at forholde sig til udviklingen i EU s forskningspolitik tager strategien udgangspunkt i partnernes forskningskompetencer samt creodk s optjente erfaringer med interessevaretagelse og samarbejdet mellem de tre partnere. Strategien dækker en periode på 4 år. Den suppleres dels af creodk s årlige aktivitetsplaner, der beskriver, hvordan strategien vil blive implementeret, dels af årsrapporter, der afrapporterer om årets aktiviteter og resultater. Strategien evalueres efter 2 år.
7 2. Vision og mål Fælles vision De tre partnere har en fælles vision om at sikre, at hovedstadsregionen fortsætter med at være en førende videnregion. Derfor er det vigtigt at påvirke og følge udviklingen af det Europæiske Forskningsrum (ERA) og varetage forskningsmiljøernes interesser over for EU-systemet. Mål og midler Denne vision realiseres gennem følgende mål: creodk s overordnede mål er at bidrage til, at partnerne bliver mere involveret i ERA, creodk skal gennem interessevaretagelse medvirke til at tiltrække yderligere EU-tilskud, creodk skal fremskaffe opdateret viden om EU s forskningspolitikker og interessenter, creodk skal bidrage til partnernes synlighed på Bruxelles-scenen og til at øge deres internationale samarbejde, creodk skal bidrage til at identificere internationale samarbejdspartnere, alliancer og netværk og creodk skal skabe synergi og facilitere samarbejde mellem de tre partnere.
8 3. Erfaringer og udvikling Erfaringer, evaluering og resultater 2008-11 Samarbejdet om creodk mellem KU, DTU og Region Hovedstaden bygger på en aftale fra 2008. Foruden denne aftale tager strategien for 2012-15 udgangspunkt i erfaringer fra perioden 2008-2011, løbende tilfredshedsmålinger samt konklusioner og anbefalinger fra en konsulentrapport og en ekstern evaluering. Konklusionerne fra disse er, at det er lykkedes at etablere et velfungerende kontor i Bruxelles og et velorganiseret samarbejde i Danmark. Gennem et højt aktivitetsniveau har creodk sammen med EU-kontorerne på KU, DTU og i Region Hovedstaden fremmet partnernes interesser overfor EU-systemet og dermed været med til at skabe grundlaget for store EUtilskud, opbygget en solid platform i Bruxelles samt været afgørende for fremdriften i samarbejdet i partnerskabet. creodk har endvidere skabt gode netværk i Bruxelles og udviklet effektive arbejdsmetoder og værktøjer. Samtidig har creodk været medvirkende til at sætte europæisk forskningspolitik højere på dagsordenen på KU, DTU og i Region Hovedstaden. Løbende tilfredshedsmålinger har vist stor tilfredshed med creodk blandt forskere og administrativt personale. Anbefalinger: strategisk og langsigtet prioritering, proaktiv tilstedeværelse i Bruxelles og alliancer Herudover viser erfaring og evaluering også, at forankringen hos partnerne er særdeles vigtig, og at den kan styrkes yderligere. Den interne organisering er afgørende for succes i det komplekse EU-system, og der er potentiale i at udnytte de interne ressourcer bedre og optimere brugen af den integrerede rådgivning. Det anbefales at fokusere yderligere på langsigtede strategiske satsninger for herved at opnå større indflydelse og synlighed i Bruxelles. Endvidere fremhæves vigtigheden af en markant og proaktiv tilstedeværelse i Bruxelles. Dette skaber potentiale for deltagelse i internationale alliancer og samarbejde med udenlandske videninstitutioner.
9 EU s nye Horizon 2020 Hidtil har kontoret primært fokuseret på projekter indenfor sundhed, medicotech, biotek, fødevarer, miljø, energi og IKT, der har vedrørt enkelte emner i EU s arbejdsprogrammer under FP7. Udviklingen i både samfundet og forskningspolitikken peger i retning af en større fokusering på store samfundsmæssige udfordringer på tværs af traditionelle forskningsdiscipliner. FP7 afløses i 2014 af Horizon 2020-rammeprogrammet, hvis hovedsigte er at finde løsninger på samfundsudfordringer og samtidig sikre et højt forskningsniveau og international forskermobilitet. Forskerne skal levere resultater, som bidrager til at løse udfordringerne, øger vores konkurrenceevne og skaber innovation i virksomheder. creodk skal bidrage til, at partnerne vedbliver med at have forskningsmiljøer i verdensklasse, der kan indgå som de bedste og stærkeste i internationalt forskningssamarbejde og medvirke til vækst i Europa. Strategiske satsninger creodk-partnerne forholder sig proaktivt til denne udvikling og tilhørende muligheder ved at allokere flere af creodk s eksisterende ressourcer til større satsninger. Tiden vurderes moden til en større fokusering på strategiske satsninger, hvormed interessevaretagelsen i højere grad medvirker til at sætte dagsordenen for den europæiske forskningspolitik. Herigennem øges forskningsmiljøernes indflydelse. Sideløbende fortsætter creodk med at servicere forskere på specifikke projekter og varetage faste opgaver. Arbejdsplads og udstationering creodk skal desuden vedblive med at være en attraktiv arbejdsplads med engagerede faste medarbejdere, og kontoret skal tilbyde kontorplads til personer på udstationering samt generel adgang til mødefaciliteter.
10 4. Opgaver og strategiske satsninger Generelle arbejdsområder creodk varetager partnernes interesser i Bruxelles ved at arbejde med: interessevaretagelse for både specifikke forskningsprojekter og større strategiske satsninger, forankring af viden om mulighederne i de hjemlige organisationer, informationsformidling om udviklingen i den europæiske forskningspolitik og synlighed af partnernes kompetencer i EU-miljøet i Bruxelles. specifikke projekter creodk skal på kort og mellemlang sigt fortsat arbejde med interessevaretagelse for specifikke projekter af høj videnskabelig standard og aktuelle ad hoc-sager. Interessevaretagelsen for disse forskningsprojekter har til formål at øge mulighederne for EU-finansiering gennem påvirkning af prioriteter og ordlyd i specifikke EU-programmer. Strategiske satsninger Fra 2012 intensiveres arbejdet med langsigtede strategiske satsningsområder. creodk-partnerne udvælger op til fem strategiske satsninger, som beskrives i de årlige aktivitetsplaner. De strategiske satsninger har til hensigt at sikre sammenhængskraft og dynamik i proces og samarbejde og er udvalgt således, at de reflekterer både EU-dagsordenen og de hjemlige forskningskompetencer. I den 4-årige strategiperiode vil der opstå nye muligheder og ønsker, som kan afstedkomme ændringer i forhold til, hvilke satsningsområder, der skal prioriteres. Partnerne vil løbende have mulighed for at foreslå ændringer af de strategiske satsningsområder. i sammenhæng med EU-dagsordenen Det er på den europæiske forskningsdagsorden, at EU gennem finansiering af forskning og innovation medvirker til at løse store samfundsmæssige udfordringer samt sikrer, at Europa fremover vil have en konkurrencedygtig og videnbaseret økonomi med et stærkt vækstgrundlag. og i samspil med vores forskningsstyrker creodk-partnerne har velorganiserede forskningsmiljøer på højt internationalt niveau, som arbejder for at finde løsninger på disse udfordringer. Hertil kommer, at der i stigende grad er et politisk fokus på at investere i tværgående aktiviteter og løsninger, der sigter på at adressere samfundets udfordringer samtidig med, at konkurrenceevnen øges og forskningsniveauet hæves.
11 Udvælgelsesgrundlag De strategiske satsninger fordeler sig i forlængelse heraf på A) udvalgte forskningsområder og B) tværgående innovationspolitiske satsninger. A) På de udvalgte forskningsområder er det målet at fremme stærke danske forskningsmiljøer, der i samarbejde med internationale partnere kan fungere som anerkendte sparringspartnere for Europa-Kommissionen i udviklingen af langsigtede prioriteringer. Herved sikres kontinuerlig og stærkere indflydelse på de prioriteter, som bl.a. udmøntes i løbende indkaldelser for fx Horizon 2020. Det forventes endvidere at øge mulighederne for hjemtag på de strategiske satsninger og skabe en akkumulativ effekt i både netværksopbyggelse og indsamling af data og viden, som vil have en spill-over effekt på andre forskningsmiljøer. Kriterier for de udvalgte satsninger er: excellente, tværfaglige og betydelige forskningsmiljøer med stærke internationale netværk, opbakning fra ledelsen og centrale danske aktører, stærk hjemlig operationel og strategisk forankring og ressourcepersoner til koordinering og sikring af fremdrift. B) Tværgående innovationspolitiske satsninger vil enten tage udgangspunkt i creodk-partnerskabets styrkepositioner eller bygge på nye initiativer med stort innovationspotentiale. Formålet vil i begge tilfælde være at skabe konkret merværdi gennem stærkere branding, øget internationalisering og tiltrækning af flere EU-midler. Kriterier for tværgående satsninger er mål om øget internationalisering og konkurrencedygtighed, tværdisciplinært forsknings- og udviklingspotentiale, mulighed for særlig promovering (Smart Specialisation), sammenfald med danske projekter og offentlige investeringer og betydelige budgetprioriteringer. Løbende tilpasning i aktivitetsplanerne Antallet og typen af strategiske satsninger gennemgås hvert år i forbindelse med udarbejdelse af de årlige aktivitetsplaner, og der forventes en løbende tilpasning i henhold til ressourcer og den generelle udvikling.
12 5. Arbejdsprincipper for interessevaretagelsen Bruxelles + Danmark = den integrerede rådgivning creodk udfører hovedsageligt opgaver, som bedst varetages fra Bruxelles, hvor mange af EU-beslutningstagere og embedsfolk befinder sig og alliancepartnere er repræsenteret. Den løbende dialog med forskerne på KU, DTU og regionens hospitaler foregår i tæt samarbejde med de hjemlige EU-kontorer og de decentrale forskerstøtteenheder, som alle rådgiver forskerne om EU-finansiering. Tilsammen tilbydes forskerne den integrerede rådgivning, som vil blive yderligere styrket gennem fælles mål og indsats. Målrettet indsats for strategiske satsninger Hvad angår de strategiske satsninger kræves en mere dybdegående og vedvarende indsats. Kontoret i Bruxelles er bemandet med generalister med viden om EU og internationalisering. Det er derfor vigtigt, at de hjemlige enheder mobiliserer fagstærke personer til at deltage i arbejdet med planlægning af indsatsen, opbygning af netværk og promovering af forskningsområdet. Den fokuserede indsats er kendetegnet ved systematisk overvågning, tidlig og målrettet information samt deltagelse i synlighedsaktiviteter i Bruxelles. Den direkte interessevaretagelse for strategiske satsninger og specifikke projekter varetages i fællesskab med internationale samarbejdspartnere, som sikrer større volumen og en stærkere stemme.
13 Besøg og kommunikation Medarbejderne på creodk besøger regelmæssigt partnerne i Danmark og bestræber sig på at opbygge kontakter både blandt forskere, administratorer og i ledelsen. Den daglige kommunikation knytter aktørerne sammen, og brugen af videomøder skal indgå som en naturlig del af en ressourceoptimal kommunikation. Metoder og værktøjer creodk udvikler løbende nye metoder og værktøjer til at assistere forskerne med at få indflydelse på EU s forskningsprioriteter. creodk arbejder blandt andet med at kortlægge interessenter, analysere indflydelseskanaler, opbygge alliancer og yde generel rådgivning om interessevaretagelse. Der sigtes mod en ensartet og effektiv tilgang til arbejdet med den løbende interessevaretagelse.
14 6. Resultater og effekter Målepunkter og tilfredshedsmåling Kvantitativ resultat- og effektmåling er vigtig for at dokumentere værdien af at have et kontor i Bruxelles. Derfor arbejder creodk med konkrete måltal i de årlige aktivitetsplaner. Det er dog vigtigt at understrege, at det ikke er muligt at sætte tal på alle resultater og effekter af kontorets mange aktiviteter. Således har initiativer rettet mod EU-systemet ofte en væsentlig afledt merværdi i de hjemlige miljøer uafhængigt af succesen af EU-indsatsen. Det er ligeledes væsentligt at være opmærksom på, at opnåelse af resultater afhænger af partnernes engagement, og at dette sammenholdt med EU-programmernes cyklus kan medføre betydelig variation i resultaterne år for år. Resultaterne og effekterne af creodk s mange aktiviteter dokumenteres i årsrapporterne. Beskrivelser af forskellige cases giver inspiration til forskerne, og hjemmesiden creodk.eu bidrager ligeledes til at oplyse om konkrete resultater af den integrerede rådgivning.
15 Interessevaretagelse måles på antal og typen af sager, aftryk i arbejdsprogrammer, grundlag for EU-finansiering og indflydelse på forskningsprioriteter generelt. Forankring måles på brug af den integrerede rådgivning ved antal og typen af kontakter i forskningsmiljøerne, udstationeringer og studieture samt brug af mødelokaler og kontorer i Bruxelles. Målsætningen for perioden 2012-15 er involvering i 4-5 strategiske satsninger, 10-15 ad hoc sager per år og 40 mio. kr. i tilskud. Informationsformidling måles på antal og tilfredshed med nyhedsbrevet creodk Update, guides, roadmaps, hjemmesiden og diverse PR. Synlighed måles på antal og brug af alliancer, konferenceinvitationer, deltagelse i arrangementer i Bruxelles og netværksopbyggende aktiviteter. Kvalitet måles ved en årlig tilfredshedsmåling. Målsætningen er en tilfredshedsgrad på minimum 85 %.
creodk i bruxelles creodk er Københavns Universitets, DTU s og Region Hovedstadens fælles EU-forskningskontor i Bruxelles. Vi arbejder på at optimere partnernes indflydelse på EU s forskningsaktiviteter og repræsenterer dem i Bruxelles. Vi bidrager ligeledes til deres involvering i det Europæiske Forskningsrum (ERA). creodk assisterer forskerne med interessevaretagelse ved at planlægge en strategisk indsats for at gøre EU-systemet opmærksomt på udvalgte forskningsområder. Vi udnytter vores placering i Bruxelles til at skabe synlighed, opbygge alliancer og indhente information. Læs mere om os og vores ydelser på www.creodk.eu