Referat mandag den 2. marts 2015 Kl. 16:30 i Mødelokale 2, Hvalsø
Indholdsfortegnelse 1. ET - Godkendelse af dagsorden...1 2. ET - Orientering - Marts...2 3. ET - Inspirationstur for forår 2015...3 4. ET - Kriterier for tildeling af virksomhedspris...5 5. ET - Løbende forbrug af s pulje...7 6. ET - Status på kommunikation og formidling...8 7. ET - Status på mobil- og bredbåndsdækning...10 8. ET - Visitlejre.dk - Markedsføring 2015...13 9. ET - Handleplan for Visit Lejre 2015 - Ansøgning om midler...17 10. ET - Ledreborg Livsstilsdage 2015...20 11. ØU - Økonomisk beredskab...22 12. ØU - Status på feedback på bedre sagsfremstillinger...25 13. ET - Eventuelt...29
02-03-2015 Side 1 1. ET - Godkendelse af dagsorden Sagsnr.: Resumé: Indstilling: Beslutning den 02-03-2015: Godkendt. Sagsfremstilling: Administrationens vurdering: Handicappolitik: Økonomi og finansiering: Beslutningskompetence:
02-03-2015 Side 2 2. ET - Orientering - Marts Sagsnr.: 14/20095 Resumé: Orientering til, marts 2015 A. Turisme: Administrationen har indgået en aftale med konsulent Dorte Killerich om at påbegynde rækken af workshops vedr. udvikling af sammenhængende oplevelsespakker. Den første workshop er planlagt til at finde sted tirsdag den 10. marts kl. 18.30-21.00. B. Udvalget for Job & Arbejdsmarked afholder mini konference om Lejre Kommunes Beskæftigelsesplan 2016. Mini konferencen finder sted den 26. marts fra 15.00 17.00. Sted udmeldes senere. B. Lejre Erhvervsforum har fået til opgave at gennemføre årets iværksætterkursus. Iværksætterkurset starter op ultimo marts 2015 og løber over 6 uger. Omkostningerne til iværksætterkurset er de samme som sidste år. Indstilling: Beslutning den 02-03-2015: Taget til orientering. Sagsfremstilling: Administrationens vurdering: Handicappolitik: Økonomi og finansiering: Beslutningskompetence:
02-03-2015 Side 3 3. ET - Inspirationstur for forår 2015 Sagsnr.: 15/2289 Resumé: Med henblik på at indhente inspiration til indsatser og arbejdsformer i Udvalget for Erhverv & Turisme forelægger administrationen to forskellige destinationsforslag til en inspirations- og besøgstur i foråret 2015. De to mulige destinationer, som administrationen foreslår, er Bornholm eller Nationalpark Vadehavet. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at beslutter tid og sted for inspirationstur Beslutning den 02-03-2015: Udsættes. Sagsfremstilling: Udvalget har sat en række aktiviteter og indsatser i gang siden udvalgets etablering i januar 2014. Det vil på baggrund af de erfaringer, som udvalget allerede har gjort sig, være udbytterigt med ny inspiration, som udvalget kan omsætte i indsatser og arbejdsformer. Udvalget var i foråret 2014 på besøg i Vejen Kommune i forbindelse med deltagelse i KL s Miljø- og Teknikkonference. Udbyttet af besøget i Vejen var blandt andet et indblik i den organisering, som Vejen kommune har valgt på erhvervsområdet, samt det fokus som Vejen Kommune har lagt på tiltrækning af større fødevareproducenter. Lejre Kommune har en række dygtige og anerkendte fødevareproducenter, som bl.a. tæller bryggerierne Hornbeer og Herslev Bryghus, Friis-Holm Chokolade, Hegnsholt Hønseri, Vibe Landbrug, de økologiske mælkeproducenter osv. Med henblik på at få mere ud af det potentiale, som er tilstede i Lejre kommune, vil det være oplagt at besøge gode eksempler på lokale fødevaresamarbejder. En oplagt mulighed i denne sammenhæng er at besøge Gourmet Bornholm, som er organiseret som en forening af lokale fødevareproducenter. Gourmet Bornholms formål er: gennem tættere samarbejde mellem små og store bornholmske fødevarevirksomheder, at udvikle nye forretningsmuligheder og netværk, samt styrke den fælles position for markedsføring og salg af bornholmske fødevarer. Dette skal ske gennem en synergieffekt mellem virksomhedernes omfattende profilering af bornholmske kvalitetsprodukter ved brug af kvalitetsmærke, fælles salgs- og markedsføringskampagner, produktudvikling, teknologiudvikling, deltagelse på messer og gennemførelse af fælles opgaver. (www.gourmetbornholm.dk) Et besøg hos Gourmet Bornholm kan give ny inspiration til hvordan et samarbejde mellem de lokale virksomheder kan etableres, så virksomhederne lettere kan markedsføre sig og afsætte deres produkter i større skala gennem fælles distributionsnet.
02-03-2015 Side 4 En anden besøgsmulighed er Nationalpark Vadehavet. Her vil det være oplagt at hente inspiration til hvordan en kommende nationalpark i Lejre kommune kan danne rammen om turistoplevelser, der omfatter natur, kultur, lokale fødevare og overnatningsmuligheder. En besøgstur kan evt. erstatte det planlagte udvalgsmøde den 4. maj og finde sted fra mandag til onsdag i uge 19. Administrationens vurdering: Handicappolitik: Sagen indeholder ikke særlige handicappolitiske perspektiver. Økonomi og finansiering: Udgifterne til inspirationsturen finansieres fra fagudvalgets rejsepulje samt udvalgets administrative pulje. Beslutningskompetence:
02-03-2015 Side 5 4. ET - Kriterier for tildeling af virksomhedspris Sagsnr.: 15/2286 Resumé: Det blev besluttet på udvalgets møde den 1. december 2014, at udvalget skal have sin egen virksomhedspris, som uddeles fra 2015. På denne baggrund opstiller administrationen forslag til kriterier for tildeling af Virksomhedsprisen til en lokal virksomhed samt forslag til procedure for udpegning af kandidater til Virksomhedsprisen. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at tager stilling til kriterier for tildeling af Virksomhedsprisen 2. at drøfter proceduren for indstilling af virksomheder til Virksomhedsprisen Beslutning den 02-03-2015: 1. Udvalget godkendte de i sagen fremlagte kriterier med følgende tilføjelser: - Kriterie A fremstår som et generelt krav der gælder for at kunne komme i betragtning til Virksomhedsprisen, mens de øvrige kriterier er vejledende. - Der tilføjes et vejledende kriterie som er: Virksomheder som aktivt gør noget for at brande Lejre Kommune udadtil. 2. Besluttet at bede LEUF om at indstille 3-5 kandidater til Virksomhedsprisen m.h.p. beslutning i UET. Sagsfremstilling: Udvalget har på baggrund af drøftelser med Udvalget for Job & Arbejdsmarked besluttet at uddele sin egen virksomhedspris. Udvalget forelægges derfor forslag til kriterier, som udvalget kan tage stilling til og udvælge, hvilke der skal være gældende. De foreslåede kriterier er: A. At virksomheden er hjemmehørende i Lejre Kommune B. At virksomheden gennem de seneste år har skabt nye jobs i Lejre Kommune C. At virksomheden er innovativ D. At virksomheden er lokalt forankret E. At virksomheden tilbyder grønne løsninger F. At virksomheden arbejder med bæredygtighed i sit værdisæt De foreslåede kriterier er valgt ud fra, at de er erhvervsrettede og ligger i tråd med udvalgets fokus på etablering af flere arbejdspladser og vækst i eksisterende virksomheder.
02-03-2015 Side 6 Det foreslås, at udvalget beder Lejre Erhvervsudviklingsforum om at kvalificere udvalgets forslag til kriterier. Når kriterierne er blevet fastlagt kan udvalget enten bede administrationen om at identificere lokale virksomheder, som opfylder flere af kriterierne og på denne baggrund forelægge udvalget en række kandidater, som udvalget tage stilling til. Alternativt kan udvalget lade brancheorganisationerne indstille kandidater til Virksomhedsprisen. Administrationens vurdering: Det er administrationens vurdering, at de foreslåede kriterier ligger i tråd med de overvejelser og drøftelser, som udvalget tidligere har haft vedr. tildeling af en erhvervspris. Handicappolitik: Sagen kan indeholde handicappolitiske perspektiver, såfremt udvalget lægger dette til grund som kriterium. Økonomi og finansiering: Omkostninger til Virksomhedsprisen forventes at udgøre 10.000 kr. som finansieres fra udvalgets pulje. Beslutningskompetence:
02-03-2015 Side 7 5. ET - Løbende forbrug af s pulje Sagsnr.: 15/1005 Resumé: Der gives i sagen status på det løbende forbrug og disponible beløb for udvalgets pulje samt den administrative ramme på 100.000 kr. Udvalgets disponible beløb for 2015 er pt. 985.050 kr., mens den administrative ramme udgør 100.000 kr. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at tager orienteringen til efterretning. Beslutning den 02-03-2015: Taget til orientering. Sagsfremstilling: Udvalget fik på mødet den 2. februar 2015 forelagt et oplæg til det disponible budget for 2015. I sagen fremgik det, at det disponible budget udgør 944.050 kr. Efter udvalgets ønske, har administrationen undersøgt mulighederne for at de administrative personaleomkostninger dækkes af konto 6 og dette er besluttet af Direktionen hvorfor udvalgets disponible beløb er udvidet med 30.000 kr. og udgør derfor 974.050 kr. På udvalgsmødet den 2. februar 2015 besluttede udvalget at tilslutte sig følgende sager med tilhørende økonomi: A. Medlemskab af Dansk Cykelturisme (10.000 kr.) B. Udarbejdelse af erhvervsfolder (27.510 kr.) C. Indhentning af adresseoplysninger til turistforeningen (5.000 kr.) Det betyder, at der blev bevilget på 42.510 kr. på sidste udvalgsmøde. Det efterlader et disponibelt budget på 931.540 kr. Der er endnu ikke anvendt udgifter fra administrationens administrative pulje på 100.000 kr. Administrationens vurdering: Handicappolitik: Sagen indeholder ikke særlige handicappolitiske perspektiver. Økonomi og finansiering: Ingen økonomiske konsekvenser. Beslutningskompetence:
02-03-2015 Side 8 6. ET - Status på kommunikation og formidling Sagsnr.: 14/12437 Resumé: I sagen orienteres udvalget om status på formidling og kommunikation af erhvervsindsatsen i Lejre Kommune. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at tager orienteringen til efterretning Beslutning den 02-03-2015: Taget til efterretning. Sagsfremstilling: Erhvervsservicefunktionen har nu været etableret i et år i Lejre Kommune, og der er gjort en række erfaringer med de ydelser, som er indeholdt i erhvervsservicefunktionen. På denne baggrund er der en række tiltag på vej i forhold til kommunikation og formidling af de muligheder, som erhvervsservicefunktionen tilbyder. Først og fremmest er der i 2014 blevet udviklet en folder, der belyser ydelserne i den nye erhvervsservicefunktion. Ydelserne fremgår også tydeligt at lejre.dk/erhverv. På denne baggrund er der en række supplerende tiltag undervejs: Administrationen vil hver måned sende velkomstbrev ud til nyetablerede virksomheder i kommunen, hvor folderen om Lejre Erhvervsservice vedlægges og hvor der henvises til erhvervsdelen på Lejre Kommunes hjemmeside. Administrationen er i gang med at oprette en Linkedin gruppe for erhvervslivet i Lejre Kommune. Her vil tiltag, arrangementer og nyheder blive delt flere gange om måneden, så virksomhedsledere kan følge med i aktiviteterne. Der er endvidere taget beslutning om at udarbejde en digital erhvervsfolder, der belyser erhvervsvilkårene i Lejre Kommune. Folderen vil være tilgængelig på Lejre Kommunes hjemmeside, og den vil blive anvendt til at belyse erhvervsforholdene i Lejre Kommune overfor virksomheder, der er interesserede i at flytte til Lejre. På hjemmesiden vil der være mulighed for at søge ledige erhvervslejemål i Lejre Kommune via samarbejdspartnere, og der vil også blive udarbejdet information om de muligheder for erhverv, der er på ledige erhvervsarealer i kommunen. Der arbejdes endvidere på databaseløsning for bygge-anlægsvirksomheder, som derved lettere kan finde hinanden og søge information om mulige lokale samarbejdspartnere. I databaseløsningen vil det være muligt for Lejre Kommune at sende information ud om kommende udbud og indkøb, ligesom det vil være muligt for virksomhederne at abonnere på udbudsopgaver i hele Danmark. Administrationens vurdering: Handicappolitik:
02-03-2015 Side 9 Sagen indeholder ikke særlige handicappolitiske perspektiver Økonomi og finansiering: Ingen økonomiske konsekvenser Beslutningskompetence:
02-03-2015 Side 10 7. ET - Status på mobil- og bredbåndsdækning Sagsnr.: 14/11648 Resumé: fik på udvalgsmødet den 11. august 2014 forelagt en orienteringssag om status på Lejre Kommunes initiativer for at fremme bedre mobil- og bredbåndsdækning i Lejre Kommune. Med baggrund i orienteringssagen af 11. august 2014 gives der her hermed status på de igangsatte aktiviteter. Sagen forelægges også Økonomiudvalget. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at tager orienteringen til efterretning Beslutning den 02-03-2015: Taget til efterretning. Sagsfremstilling: fik på udvalgsmødet den 11. august 2014 forelagt en orienteringssag om muligheder for at fremme bedre mobil- og bredbåndsdækning i Lejre Kommune. Med udgangspunkt i de mulige handlinger, som administrationen har identificeret, besluttede Økonomiudvalget på deres møde den 21. oktober 2014 følgende: At administrationen afholder møder for borgere, virksomheder og leverandører med henblik på at understøtte udbygning af og tilslutning til mobil- og bredbåndsløsninger At Lejre Kommune som den største lokale arbejdsplads søger mobil- og bredbåndsløsninger, der også kommer borgerne til gode At administrationen identificerer egnede kommunale bygninger, der i de dårligt dækkede områder, vil kunne anvendes til udbydernes antenner, så mobil- og bredbåndsdækning kan forbedres At hullerne i Lejre Kommune kortlægges At der sammen med konkrete forslag til anvendelse af kommunale bygninger til antenner fremlægges økonomiske beregninger på udgifter til opsætning af antenner og markedsleje. At der tages kontakt til DONG og Viborg kommune om mulige løsninger for etablering af trådløst internet i forbindelse med gadebelysning.
02-03-2015 Side 11 Ad 1) Administrationen har siden oktober måned afholdt møder med leverandørerne i forhold til at kortlægge mulighederne for at forbedre mobil- og bredbåndsdækningen. Udbyttet af møderne har været: At der vil være områder i landkommuner som ikke får optimal mobil og bredbåndsdækning, da der ikke er økonomi i det for leverandørerne At borgerne i de pågældende områder kan undersøge, om et andet teleselskab tilbyder bedre dækning eller om der med fordel kan skiftes mobiltelefon i forhold til mobildækningen (de gamle mobiltelefoner kan ikke anvende 4 G som eksempel) At landsbyer der kan samle mere end 250 borgere kan få lavet en særaftale om levering af bredbåndsforbindelse Administrationen er ved at planlægge et stormøde for borgere og erhvervsliv i april måned, hvor repræsentanter for teleselskaberne holder indlæg og besvare spørgsmål om de forskellige muligheder for at forbedre mobil- og bredbåndsdækningen. Ad 2) At Lejre Kommune søger mobil- og bredbåndsløsninger, som kommer borgerne til gode. TDC har i forbindelse med de nye leveranceaftale for et stort antal af landets kommuner gennemført en større udvidelse af deres sendes netværk. Særligt inden for 4G, har TDC øget dækningen markant i løbet af 2014, men også 3G dækningen er blevet udvidet, således at større områder får god dækning med data. Ad 3) At administrationen identificerer egnede kommunale bygninger, der i de dårligt dækkede områder, vil kunne anvendes til udbydernes antenner, så mobil- og bredbåndsdækning kan forbedres. Denne løsning er der ikke nødvendigvis god økonomi i for udbyderne, da antennen bærer en væsentlig del af omkostningen og ikke lejen. Ad 4) At hullerne i Lejre Kommune kortlægges. Lejre Kommune har gennem efteråret og frem til nu fået kortlagt hullerne i dækningen gennem mobilog, som er blevet installeret på 100 mobiltelefoner. Data er sendt ind til Erhvervsstyrelsen men der arbejdes ligeledes med at analysere data i IT-afdelingen for at få et billede af dækningen og hvor der mangler data. Dette skal skabe grundlag for den videre dialog med udbyderne. Denne indsats kan evt. danne baggrund for viden om, hvor teleudbyderne skal placere fremtidige master i Lejre Kommune, og det kan også være en handlemulighed for Lejre Kommune at investere i egne master i dårligt dækkede områder. Ad 5) At der sammen med konkrete forslag til anvendelse af kommunale bygninger til antenner fremlægges økonomiske beregninger på udgifter til opsætning af antenner og markedsleje. Denne mulighed er ikke interessant for teleselskaberne, da udgiften til antenneopsætning ikke vil kunne tjene sig hjem. Muligheden vil bestå i, at kommunen finansierer antennen. Ad 6) At der tages kontakt til DONG og Viborg Kommune om mulige løsninger for etablering af trådløst internet i forbindelse med gadebelysning.
02-03-2015 Side 12 Denne mulighed er relativt dyr for de mindre tæt befolkede landsbyer og vil ikke tilvejebringe bedre internetdækning i borgernes ejendomme, da wifi signalet primært vil kunne fanges udendørs og i nærheden af gadelamperne. Løsningen kræver, at der er udlagt fiber i områderne. Endvidere har administrationen indledt et samarbejde med TDC om placering af kommende master og der udarbejdes information om hvad man selv kan gøre (valg af mobiler, abonnementer og brug af teknologier (2G/3G/4G)). Erhvervsstyrelsen har i 2012 og 2013 lavet en undersøgelse af et udvalgt antal af mobiltelefoners evne til at modtage mobilsignal. Lejre Kommune har forespurgt om der er lavet en undersøgelse i 2014, og afventer svar fra Erhvervsstyrelsen. På denne baggrund udarbejdes informationsmateriale til borgerne, som er tilgængelig fra Lejre Kommunes hjemmeside. Fokus på SKI garantier for dækning af udvalgte lokationer (Lejre som kunde). Med den nuværende aftale med TDC som hovedleverandør har Lejre Kommune udpeget 10 lokationer hvor vi er garanteret en god indendørsdækning. F. eks. i Lyndby, hvor TDC har opsat et indendørs anlæg som sikrer bedre lokal dækning i bygningen og en mindre forbedring i umiddelbar nærhed. Andre lokationer, som rådhusene og skoler, skal ligeledes vurderes om der skal opsættes et anlæg. Hertil kan jo så tilføjes, at der også er krav til den generelle dækning i området, som vi bør forfølge, når datagrundlaget er godt nok. Administrationens vurdering: Handicappolitik: Sagen indeholder ikke særlige handicappolitiske perspektiver. Økonomi og finansiering: Ingen økonomiske konsekvenser Beslutningskompetence: Økonomiudvalget
02-03-2015 Side 13 8. ET - Visitlejre.dk - Markedsføring 2015 Sagsnr.: 15/2247 Resumé: Af den turismepolitiske handleplan for 2015, som udvalget godkendte på mødet i januar 2015, fremgår det, at administrationen foreslår at gennemføre en digital markedsføring af Visit Lejre i 2015. Kampagnen skal gøre opmærksom på Lejre Kommunes mange attraktioner og seværdigheder med det klare formål at få flere weekend- og dagsbesøgende til Lejre. Samtidig skal kampagnen øge bevidstheden om Lejre som et udflugtsmål, så Lejre ligger forrest i bevidstheden, når de besøgende planlægger deres sommer. I samarbejde med Mediebureauet Face Media er der udarbejdet strategi og målsætning for kampagnen samt et oplæg til to alternativer for en medieplan. (Bilag). Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at der bevilges 182.000 kr. til alternativ A: Markedsføringskampagne i to omgange for visitlejre.dk 2. at markedsføringsindsatsen finansieres fra udvalgets pulje Beslutning den 02-03-2015: Indstillingerne tiltrådt. Sagsfremstilling: Visitlejre.dk er platformen for alle Lejre Kommunes attraktioner og seværdigheder, arrangementer og oplevelsespakker og er derfor essentiel som informationskilde, både når turisterne planlægger deres besøg hjemmefra, og når de er i området. Derfor er det vigtigt at sikre synligheden af hjemmesiden specielt i den periode hvor sommerens ferier og udflugter planlægges. Derfor foreslår administrationen at markedsføre visitlejre.dk igen i 2015. I samarbejde med mediebureauet, Face Media, er der udviklet formål og strategi for markedsføringen samt et oplæg til en medieplan. Den foreslåede kampagne skal bygge videre på det eksisterende kendskab, der er til Lejre kommune og hjemmesiden Visit Lejre og afvikles i alternativ A i perioden april-maj og juli-august, i alternativ B i perioden april-maj. Kampagne og medieplan, der lægges op til for 2015, er i strategi og timing en gentagelse af kampagerne i 2014. Mediebureauet, Face Media, er også det samme, som i 2014. Administrationen foreslår dette af følgende årsager: Strategi: For at kunne oplyse og informere målgruppen om Lejre Kommunes attraktioner og seværdigheder, skal der ledes så meget trafik hen til www.visitlejre.dk som muligt. Derfor er det oplagt udelukkende at afvikle kampagnen på nettet. Kampagnen afvikles på websites, hvor affinitet (berøringsfladen) i målgruppen er størst, og hvor der er mulighed for at bruge bannerformater med en høj synlighed og kvalitet. Dette vil skabe bedst mulig effekt og maksimal synlighed henover kampagneperioden
02-03-2015 Side 14 Kampagnen i 2014 medførte i alt 249.587 unikke klik. Til sammenligning havde visitlejre.dk i alt for juni måned 191.505 klik, hvor Visit Copenhagen havde 286.684 klik og Visit Roskilde havde 17.203 klik. Forklaring på den store succes er i hovedpunkter: Face Media havde forhandlet en fordelagtig pris hos Krak, da det var et helt nyt koncept, som Krak ønskede at prøve af. Det nye koncept gav en stor interesse blandt Kraks brugere. De mange klik i kampagneperioden har efterfølgende sikret visitlejre.dk en bedre placering på søgemaskinernes lister. De mange klik har også betydet en stigning af den samlede trafik ind på visitlejre.dk. Den månedlige trafik på visitlejre.dk er steget fra gennemsnitligt 500 besøgende pr. måned i jan-marts 2014 til ca.1200 besøgende pr. måned i sep. 14 - jan 15. Det kan konstateres, at bl.a. Sagnlandet, Sonnerupgaard og Solbakken campingplads alle melder om fremgang i 2014 i forhold til 2013. Øget synlighed via visitlejre.dk kan være en medvirkende faktor til denne fremgang. Timing: Det viste sig fordelagtigt i 2014 at lægge sig tidsmæssigt op af markedsføring for bla. livsstilsmesse på Ledreborg Slot (23.-25.maj 2015), hvor der i forvejen er en del bevågenhed omkring Lejre. Dette er også tidsmæssigt den periode, hvor mange børnefamilier begynder at lægge planer for sommeren. 63 % af danske og 36% af udenlandske turister beslutter sig for deres destination 1-3 måneder før ferien. (VisitDenmarks Turistundersøgelsen 2011) For kortere ophold (1- og 2-dages udflugter) skønnes det, at beslutningsprocessen er endnu kortere. Valg af Bureau: Face Media er et af Danmarks største uafhængige mediebureauer som med sin store indkøbsvolumen, er i stand til, at opnå større medierabatter end andre nationale mediebureauer. Bureauet har stor erfaring med turismebranchen med strategisk fokus på oplevelses- og rejsebranchen i Danmark gennem mange år. Blandt Face Medias kunder er flere turistorganisationer som Toppen Af Danmark, Visit Nordjylland, Skagen Strand, Novasol, VisitNorway. Bureauet arbejder også for Ledreborg Slot. Face Media forhandlede gode priser for kampagnen i 2014 og rådgav bla. om opendoor konceptet hos Krak, der gav kampagnen stor effekt. Face Media har foreslået flere forbedringer til kampagnen i 2015 for at sikre effekten af markedsføringen. Formål med kampagnen: Kampagnen skal gøre målgruppen opmærksom på Lejre Kommunes mange attraktioner og seværdigheder. Formålet er at få flere weekend- og dagsbesøgende til Lejre i sommerperioden fra maj til begyndelsen af september. Samtidig skal kampagnen øge børnefamiliernes bevidsthed om Lejre som et udflugtsmål og et fristed for byens travlhed og stress så Lejre er i top-of-mind når der laves sommerplaner. Visitlejre.dk har to primære målgrupper: Børnefamilier, som er både attraktionslystne familier på ferie i højsæsonen og familier med små børn, som ikke er afhængige af skoleferier samt familier, der rejser sammen i flere generationer. Målgruppen motiveres af børnevenlige rammer, attraktioner, forlystelser, aktiviteter og natur. hvor familien kan være sammen. EmptyNesters, defineret som en voksende, kapitalstærk målgruppe bestående af rejselystne voksne over 45 år.
02-03-2015 Side 15 Målgruppen består af livsnydere, madelskere og naturentusiaster. Det er par, venner og veninder på ferie uden børn. De holder både korte og lange ferie i Danmark uden for hovedstaden. Målgruppen motiveres af naturskønne rammer, kobling mellem by og natur samt mulighed for at trække stikket fra hverdagen Kampagnens primære fokus er at ramme kvinden i børnefamilien, da det generelt er kvinden, der afgør familiens udflugter. Nielsen survey fra 2011 viser, at 92 % af alle rejser besluttes af kvinder. Der skeles også til EmptyNesters -målgruppen, når der vælges medie, så kampagnerne rammer så bredt i begge målgrupper som muligt Målsætning for kampagnen: Kampagnen skal skabe relevant trafik til visitlejre.dk og skabe interesse for visitlejre.dks budskaber. Kampagnens budskab vil nå ud til ca. 50% i målgruppen kvinder med børn under 14 år, bosat i HT-området. Kampagnen vil ramme alle brugere, der har besøgt visitlejre.dk i perioden fra februar til september måned. Dermed vil brugere, der allerede har vist interesse for visitlejre.dk, blive eksponeret for kampagnebudskabet. Se vedlagte bilag for mere om den planlagte kampagne samt en evaluering af kampagnen i 2014. Administrationens vurdering: Administrationen vurderer at det er nødvendigt at gennemføre markedsføringskampagner for at øge synligheden af Visit Lejre og der igennem at øge præferencerne for Lejre Kommune som turistmål. Visitlejre.dk er et vigtigt værktøj i Lejre Kommunes bestræbelser på at tiltrække besøgende til kommunen. Undersøgelser viser, at 75 pct. af alle turister starter beslutningsprocessen online. (Kilde: Google, The Digital Traveller 2013). Administrationen vurderer desuden, at der opnås størst synlighed og effekt af kampagnen ved alternativ A. Handicappolitik: Sagen har ingen umiddelbare handicappolitiske konsekvenser. Økonomi og finansiering: Der er indhentet tilbud på to alternativer: Alternativ A hvor der markedsføres i to omgange: april-maj og juli-august Alternativ B hvor der markedsføres i en omgang: april-maj Budget for kampagnen, alternativ A TV2, Ejerskab 77.000 kr. RTB, Retargeting* 30.000 kr. Krak.dk, OpenDoor 65.000 kr. Opsætning & tilretning 10.000 kr. I alt 182.000 kr.
02-03-2015 Side 16 Budget for kampagnen, alternativ B TV2, Ejerskab 50.050 kr. RTB, Retargeting* 21.000 kr. Krak.dk, OpenDoor 42.250 kr. Opsætning & tilretning 10.000 kr. I alt 123.300 kr. * Retargeting betyder, at man via en cookie kan eksponere brugere, der allerede har vist interesse for visitlejre.dk, for kampagnebudskabet via bannerannoncer for visitlejre.dk på andre hjemmesider, som brugeren besøger. Udgift til Mediebureauet Face Media tjener 10% af kampagnens samlede udgift. Face Media får dog mængderabatter fra de mediekanaler, som bureauet køber medietid hos. Disse rabatter svarer til 7% af den samlede sum, der investeres, og betyder derfor, at Lejre Kommune reelt får medietid for disse 7%. Den reelle udgift til Mediebureauet bliver derfor 3% af den samlede udgift. Beslutningskompetence: Bilag: 1. Lejre_Medieplan2015 V1.pptx 2. Visit Lejre_Samlet evaluering af kampagne_2014
02-03-2015 Side 17 9. ET - Handleplan for Visit Lejre 2015 - Ansøgning om midler Sagsnr.: 15/2245 Resumé: Ifølge handleplan for 2015, der blev vedtaget af Udvalget i januar 2015, ønsker Visit Lejre at styrke markedsføringen af Lejre kommune via blandt andet en turistfolder, opdatering af hjemmesiden (visitlejre) samt deltagelse i folderen Oplevelser fra Fjordlandet i samarbejde med kommunerne rundt om Fjorden. Administrationen har udfærdiget budgetter for de ønskede markedsføringstiltag og søger nu om midler til gennemførsel af tiltagene. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at der bevilges 34.000 kr. til produktion af en turistfolder 2015 2. at der bevilges 22.000 kr. til distribution af turistfolderen til hele Danmark samt Sverige 3. at der bevilges 48.420 kr. til opdatering af hjemmesiden visitlejre.dk 4. at der bevilges 15.500 kr. til korrekturlæsning af den engelske hjemmeside visitlejre.info 5. at der bevilges 15.000 kr. til deltagelse i folderen Oplevelser i Fjordlandet 6. at pengene finansieres fra udvalgets pulje Alle priser er ex moms. Beslutning den 02-03-2015: Indstillingerne tiltrådt. Sagsfremstilling: Produktion og distribution af turistfolder 2015: Administrationen ønsker igen i 2015 at producere en folder om Lejres attraktioner og seværdigheder. Som i 2014 ønskes folderen produceret i samarbejde med Lejre Lokalavis. Folderen skal være en præsentation dels af generelle fakta om Lejre Kommune, dels en platform for de oplevelsespakker, der udvikles i 2015 samt aktørernes øvrige tilbud og arrangementer. Folderen ønskes færdigproduceret senest til slutningen af maj 2015, så den er klar i forbindelse med Livstilsmessen i Ledreborg. Turistfolderen 2015, ønskes distribueret meget bredt til turistinformationer, tankstationer mv. i hele Danmark samt til Sverige. Derfor foreslår administrationen at indgå et samarbejde med Danmarks Distributionen, der leverer foldere for en lang række af Danmarks store organisationer, destinationer, turistbureauer og turistvirksomheder. Det er gratis for turistinformationer mv at få leveret foldere. I alt skønner Danmarks Distributionen at der vil blive distribueret 13.500 foldere via dem. Opdatering af hjemmesiden: Hjemmesiden visitlejre.dk og den engelske visitejre.info er essentielle informationskilder, både når turister planlægger deres besøg hjemmefra, og når de er i området, da der kun er én fysisk turistinformation i Lejre og omegn, hvor turister kan få personlig betjening.
02-03-2015 Side 18 Det stiller krav til hjemmesiden, både om at være overskuelig, imødekommende, velformuleret og meget brugervenlig, og om altid at være opdateret og aktuel i sin information. Visit Lejre ønsker at få renoveret og forbedret visitlejre.dk og visitlejre.info samt at få søgemaskine-optimeret teksten på udvalgte sider, så disses synlighed øges i søgemaskinerne. Det vurderes ikke muligt at varetage opgaven internt i administrationen på kort sigt, da opgaven omfatter indgående kendskab til et nyt SMS-system og de bagvedliggende databaser. På længere sigt arbejdes der på at rumme opgaven internt. For at få hjemmesiden klar til turistsæson 2015 for alvor starter i april-maj, har administrationen derfor indhentet et tilbud fra en ekstern webredaktør, der har løst webkommunikationsopgaver bl.a. for Visit Denmark og VisitNordsjælland. Den eksterne webredaktør har derfor indgående kendskab til såvel sms-system som de bagvedliggende databaser for Visit Lejres hjemmeside. Webredaktricen redigerer, renoverer og optimerer såvel den danske som den engelske hjemmeside, men tilbyder ikke korrekturlæsning af det engelske sprog. Til korrekturlæsning af den engelske hjemmeside er derfor indhentet særskilt tilbud. Folderen Oplevelser fra Fjordlandet : Visit Lejre er igen i 2015 gået sammen med Visit-organisationerne i Holbæk, Frederikssund og Roskilde om at udgive en folder med Oplevelser fra Fjordlandet. Se folder fra 2014: http://www.visitlejre.dk/sites/default/files/asp/visitlejre/oplevelser_i_fjordlandet260514. pdf Til forskel fra 2014, hvor publikationen var delt op på kommuner, så vil der i 2015 være en opdeling i temaer. På den måde fremstår Fjordlandet mere som ét samlet område. Folderen er en platform for de samlede oplevelsespakker, der udvikles for 2015, samt for aktørernes øvrige aktiviteter og tilbud. Folderen dækker aktiviteter fra 1.maj til 31. september. Kriterierne for aktiviteterne er, at der skal være en god historie bag, som vil være interessant for en turist (lokal eller national) at køre efter. Aktiviteterne kan fx være Sagnlandets ture med foredrag eller omvisninger på Ledreborg. Det kan også være en økogård-tur eller en guidet gåtur i Gl. Lejre. Det kan være aktiviteter opfundet til lejligheden eller allerede planlagte aktiviteter. Alle indtægter i forbindelse med aktiviteten tilfalder aktøren, ligesom de som udgangspunkt selv skal sørge for al praktisk i forbindelse med evt. tilmelding, håndtering af betaling osv. Folderen udleveres på alle turistinformationer i de deltagende kommuner, på alle attraktioner osv. Samtidig ligger den naturligvis tilgængelig på nettet med link fra de deltagende visit-organisationers hjemmesider. Administrationens vurdering: Administrationen vurderer, at de nævnte tiltag er vigtige for at styrke markedsføringen af Lejre Kommune. Økonomien for tiltagene holder sig indenfor det samlede beløb i den turismepolitiske handleplan, der blev godkendt i januar 2015. Handicappolitik:
02-03-2015 Side 19 Sagen har ingen umiddelbare handicappolitiske konsekvenser. Økonomi og finansiering: Turistfolder: Opsætning og trykning af folderen Pris: 34.000 kr. Distribution af folder via Danmarks Distributionen: Til turistbureauer i hele Danmark, distribution til tankstationer mv. på Sjælland, Lolland, Falster & Møn samt specialdistribution i Sverige. Pris: 22.000 kr. Opdatering af hjemmesiden visitlejre.dk + visitlejre.info Tilbud på renovering og opgradering af hjemmesiden fra Webredaktricen ifølge fast tilbud Pris: 48.420 kr. Tilbud på oversættelse og korrekturlæsning fra firmaet In English ifølge fast tilbud Pris: 15.500 Oplevelser i Fjordlandet Opsætning og trykning af folderen. Lejres andel af den samlede omkostning: Pris: 15.000 kr. Alle priser er ex moms. Beslutningskompetence: Bilag: 1. visitlejre_tilbud_webrenovering.pdf
02-03-2015 Side 20 10. ET - Ledreborg Livsstilsdage 2015 Sagsnr.: 14/2390 Resumé: Ledreborg Livsstilsdage afholdes fra den 23. maj til den 25. maj 2015. Lejre Kommune planlægger at deltage igen i år med MadhåndværksLEJREn i samarbejde med lokale madhåndværkere og turismeaktører. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at tager orienteringen til efterretning. Beslutning den 02-03-2015: Indstillingen tiltrådt. Sagsfremstilling: Ledreborg Livsstilsdage afholdes fra den 23. maj til den 25. maj 2015. Livsstilsdagene på Ledreborg viser de seneste nyheder indenfor mad, indretning, outdoor living, wellness og brugskunst. Livsstilsdagene byder på oplevelser for hele familien med tema-områder for både mænd, kvinder og børn i alle aldre. I 2014 havde Livsstilsdagene 22.000 gæster over fire dage. Lejre Kommune har deltaget med en stand siden 2012. I 2012 var temaet Lejre Den Økologiske Kommune. I 2013 var temaet lokale fødevarer og i 2014 blev dette tema suppleret med turisme i et større telt med navnet MadhåndværkLEJREn. Arrangørerne bag Livsstilsdagene har tilbudt Lejre Kommune et større område i 2015, således at præsentationen af kommunens tilbud indenfor fødevarer og turisme kan foldes yderligere ud. Placeringen bliver som de foregående år ved Slotsladen suppleret med det store grønne område foran kostalden. Se vedhæftede slides. Der bliver endvidere mulighed for at udvalgte madhåndværkere kan fortælle om deres produkter ved kortere oplæg i Familiesalen. Administrationen er ved at danne sig et overblik over hvilke lokale madhåndværkere og turismeaktører, der ønsker at deltage i år. Der er lavet aftale med Turistforeningen om, at de deltager i MadhåndværksLEJREn for at formidle om Lejre Kommunes turismetilbud. De lokale madhåndværkere og turismeaktører betaler ikke for at deltage, men de forpligter sig til gengæld til: At give de besøgende: - Kendskab til at de er i Lejre Kommune. - Et positivt indtryk af Lejre (lokaliteten, madhåndværket, oplevelserne og naturen). - Positive oplevelser. F.eks. invitere de besøgende til at gøre noget, smage, lugte, dreje, kværne, fodre osv. - Mulighed for at tage noget med hjem (gave, mad eller en oplevelse). - En årsag til at vende tilbage til Lejre (for at handle, opleve eller se mere).
02-03-2015 Side 21 Ledreborg tilbyder Lejre Kommune en særlig fordelagtig pris for deltagelse, idet kommunen ikke betaler for det areal LEJREn optager, men kun for leje af telte. Der er budgetteret med en udgift på 70.000 kr. til leje af telte, mad-events, en brochure og diverse informationsmateriale og diverse til vand, el mm. Administrationens vurdering: Administrationen vurderer, at deltagelse i Ledreborg Livsstilsdage styrker Lejre Kommune i forhold til kommunens fødevaresatsning samt turisme. Endvidere skaber aktiviteten samarbejde og netværk mellem samarbejdspartnerne. Handicappolitik: Sagen indeholder ikke særlige handicappolitiske perspektiver. Økonomi og finansiering: Udgiften på 70.000 kr. finansieres af uforbrugte midler i Økologipuljen 2014. Beslutningskompetence:. Bilag: 1. præsentation_livsstildagene 2015_130215.pptx 2. Madhaand Finishprint.pdf
02-03-2015 Side 22 11. ØU - Økonomisk beredskab Sagsnr.: 15/3206 Resumé: Kommunalbestyrelsen vedtog den 23. februar 2015, at der i forlængelse af risikovurderingen i FR-0 skal udarbejdes et økonomisk beredskab, som skal forelægges fagudvalgene i marts. I nærværende sag fremlægger administrationen et oplæg til det økonomiske beredskab. I sagen beskrives overvejelser i forbindelse med udarbejdelse af beredskabet samt den videre proces for arbejdet med beredskabet. Af bilag 1 fremgår samtlige forslag, der indgår i det økonomiske beredskab. Bilaget eftersendes til fagudvalgenes medlemmer fredag den 27. februar 2015. Af bilag 2 fremgår en yderligere uddybning og præcisering af, hvad der forstås med et økonomisk beredskab. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at udvalget drøfter administrationens oplæg til økonomisk beredskab 2. at udvalget tilkendegiver, hvorvidt der er yderligere udgiftsområder, som administrationen skal belyse nærmere. Beslutning den 02-03-2015: Drøftet. Beslutning Udvalget for Job & Arbejdsmarked den 02-03-2015: Indstillingerne tiltrådt for udvalgets område med supplerende bemærkning om, at udvalget ikke ønsker at reducere udgifterne til Ungdommens Uddannelsesvejledning (UU) med 0,3 mio. kr. i 2015 (forslag 05-3). Jens K. Jensen (V) Beslutning Udvalget for Social, Sundhed & Ældre den 02-03-2015: Forslaget drøftet. Udvalget har ikke yderligere forslag til områder der kan bidrage til det økonomiske beredskab. Beslutning Udvalget for Børn & Ungdom den 03-03-2015: Udvalget for Børn og Ungdom anbefaler Økonomiudvalget, 1. at forslag 03-1 (dagplejen kostpolitik) udgår af beredskabet, 2. at forslag 03-2 (fastholdelse af nuværende lukkedage/åbningstid, dagtilbud) udgår af beredskabet, idet
02-03-2015 Side 23 Udvalget ønsker en sag om lukkedage/åbningstid forelagt, hvori et eventuelt mindreforbrug kan indkredses, og 3. at 03-8 (SFO takster) bidrager med 1,4 mio. kr. jf. dagsordenens punkt 6 Sagsfremstilling: Kommunalbestyrelsen vedtog den 23. februar 2015, at der i forlængelse af risikovurderingen i FR-0 skal udarbejdes et økonomisk beredskab, som skal forelægges fagudvalgene i marts. Som følge af beslutningen forelægges alle fagudvalg nu et administrativt oplæg til økonomisk beredskab (jf. bilag 1). Forslagene dækker over indsatser og aktiviteter, som kan vente med at blive igangsat til senere på året, effektiviseringer eller råderum, som er opstået efter budgetlægningen samt enkelte forslag om ændringer i aktivitets- eller serviceniveau. I udarbejdelsen af det økonomiske beredskab har det været muligt at stille forslag på stort set alle områder, dog med enkelte undtagelser. Dels har de specialiserede socialområder (både børn og voksne) været fritaget fra at skulle bidrage, dels har det været en ambition at friholde de forventede overførsler på de decentrale virksomheder. De specialiserede socialområder har som bekendt været økonomisk presset de seneste år. Ved budgetlægningen for 2015 blev området tilført 14 mio. kr., og der er udarbejdet en ny økonomisk handleplan, der forventer at kunne medføre udgiftsreduktioner for omkring 9 mio. kr. i forhold til 2014. Virkningen af handleplanen og budgetforøgelsen (i alt 23 mio. kr.) er dog ikke tilstrækkeligt i forhold til det udfordringsniveau, der var gældende i 2014, og det specialiserede område forventes derfor også i 2015 at være økonomisk udfordret. På den baggrund giver det ikke mening, at de specialiserede socialområder spiller ind med forslag til det økonomiske beredskab. De decentrale virksomheder har de senere år i flere tilfælde oplevet at få inddraget hele eller dele af deres overførsler. Vurderingen har derfor været, at det nu er væsentligt at håndhæve Lejre Kommunes principper for overførselsadgang mellem årene for at opretholde tilliden til principperne. På den baggrund er der set bort fra decentrale overførsler fra 2014 til 2015. De midler, som besluttes at skulle indgå i det økonomiske beredskab vil forblive på det pågældende område, men vil blive holdt tilbage af administrationen og først frigivet efter politisk behandling i forbindelse med de forventede regnskaber. Som en del af beredskabet fremgår derfor, hvor længe midlerne meningsfuldt kan stå som reserverede (FR-1, FR-2 eller FR-3), og altså hvornår der senest bør træffes beslutning om, hvorvidt pengene kan frigives til det oprindelige formål eller skal bruges til finansiering af et eventuelt merforbrug. Administrationens samlede oplæg til økonomisk beredskab fremgår af bilag 1, som vil blive eftersendt fredag den 27. februar. Oplægget vil desuden blive gennemgået af på fagudvalgets møde. For at understøtte et helhedsperspektiv omfatter bilag 1 forslag til økonomisk beredskab på samtlige udvalg, om end det enkelte fagudvalg kun skal forholde sig til forslag på eget område. En yderligere uddybning og præcisering af hvad der forstås med et økonomisk beredskab fremgår af bilag 2 Supplerende notat vedrørende udarbejdelse af et økonomisk beredskab (FR0). Endelig kan der henvises til sagsfremstillingen til Kommunalbestyrelsens behandling af Forventet Regnskab 2015-0 på mødet den 23. februar (punkt 6).
02-03-2015 Side 24 Administrationens oplæg til økonomisk beredskab vil være et dynamisk redskab, som løbende vil blive revurderet og tilpasset. Det økonomiske beredskab vil fremadrettet indgå som en fast bestanddel af de politiske behandlinger af forventet regnskab (FR-1, FR-2 og FR-3). Beredskabet vil således kunne anvendes som et aktivt redskab, i det omfang afrapporteringen af forventet regnskab giver anledning til nødvendige omprioriteringer af økonomiske ressourcer. Administrationens vurdering: Det er administrationens vurdering, at Lejre Kommune med udarbejdelsen af det økonomiske beredskab har et godt udgangspunkt for at kunne imødegå de risici, som FR- 0 peger på, at kommunen står overfor. Det er samtidig vurderingen, at de fremlagte forslag dækker de kommunale serviceområder og kommunens centre bredt. Handicappolitik: Økonomi og finansiering: De budgetreserverede midler forbliver i udgangspunktet på de respektive bevillinger. Kun såfremt det viser sig absolut nødvendigt at finde finansiering på tværs af bevillinger, fjernes midlerne fra den oprindelige bevilling og anvendes til at dække merforbruget for derved at sikre kommunens samlede budgetoverholdelse. Beslutningskompetence: Økonomiudvalget Bilag: 1. Supplerende notat vedrørende udarbejdelse af et økonomisk beredskab (FR0).docx 2. Forslag til økonomisk beredskab i 2015.pdf
02-03-2015 Side 25 12. ØU - Status på feedback på bedre sagsfremstillinger Sagsnr.: 14/6207 Resumé: Som led i arbejdet med øget kvalitet i den politiske betjening er der systematisk indsamlet feedback fra fagudvalg og Økonomiudvalget i perioden august-november 2014. Feedbacken er samlet i hovedpunkter og danner sammen med anbefalinger fra KL og inspiration fra Holbæk Kommune - grundlag for forslag til 10 principper for den gode sag. Hovedpunkter og principper forelægges - sammen med forslag til det videre arbejde med at forbedre de politiske sagsfremstillinger med henblik på at få kommentarer, der kan indarbejdes i det forslag, som efterfølgende vil blive forelagt til politisk behandling i Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen i april 2015. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at forslag til principper for den gode sagsfremstilling drøftes med henblik på at udvalgets kommentarer indarbejdes i beslutningsoplæg til Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen. Beslutning den 02-03-2015: Drøftet og principperne anbefales. Beslutning Udvalget for Job & Arbejdsmarked den 02-03-2015: Indstillingen tiltrådt suppleret med forslag om at flytte oplysning om Beslutningskompetence, så den står lige efter Indstilling og før Sagsfremstilling. Mikael Ralf Larsen (F) deltog ikke i behandlingen. Jens K. Jensen (V) Beslutning Udvalget for Social, Sundhed & Ældre den 02-03-2015: Forslaget drøftet. Udvalget har ikke yderligere kommentarer. Beslutning Udvalget for Børn & Ungdom den 03-03-2015: Indstillingen drøftet. Sagsfremstilling: Kommunalbestyrelsen besluttede den 26. maj 2014, at der administrativt blev arbejdet videre med 4 indsatsområder for at sikre bedre politiske dagsordener. De 4 indsatsområder var:
02-03-2015 Side 26 a. en generel styrkelse af politiske dagsordener og beslutningsoplæg b. en målrettet indsats til konkrete forbedringer gennem fokus på kvalitetssikring og feedback. c. systematisk inddragelse af politikernes vurdering d. tydelig ansvarsfordeling i administrationen. Status a. I løbet af 2015 opstartes et arbejde med en generel styrkelse af de politiske dagsordener og beslutningsoplæg. Se uddybende sagsfremstilling nedenfor. b. - Der er gennemført en målrettet indsats for at sikre konkrete forbedringer af sagsfremstillingerne. c. Der er systematisk indsamlet feedback fra fagudvalgene samt Økonomiudvalget på indholdet og kvaliteten af de behandlede sager. Konklusionerne fremgår nedenfor. d. - Der er udarbejdet og implementeret retningslinjer med tydelig angivelse af ansvarsfordelingen administrativt i forbindelse med dagsordensudarbejdelsen. Konklusioner fra fagudvalg og Økonomiudvalg Nedenfor sammenfattes efterårets input fra fagudvalgene i ikke prioriteret rækkefølge: Sagsfremstillingens opbygning og klarhed - Ønsker at punktet Eventuelt tages af dagsordenen - Orienteringssagerne ønskes helt korte - Max. 3 sider pr. sag - Ønsker korte og præcise resuméer. - Ønsker fokus på vigtigheden af resumé skal tydeligt beskrive hvad sagen handler om - Resumé skal ikke bare være en gentagelse af sagsfremstillingen de skal være som fakta-bokse i aviser - Ønsker korte resuméer, som ikke bare er en gentagelse af sagsfremstilling. - Ønsker korte og præcise sagsfremstillinger, som der kan siges ja eller nej til. Gerne flere muligheder for valg, men uddybningen bør fremgå af bilag. - Brug gerne tidligere sagsfremstillinger som bilag eller sagsindblik - Sager fra andre fagudvalg kan være komplicerede kræver en større forklaring - Ønsker klare indstillinger, der siger præcis hvad der skal tages stilling til (at-indstillinger). - Beslutningskompetencen ønskes placeret lige efter indstillingen - Ønsker tydelighed om hvad udvalget (hhv. andre udvalg) konkret skal forholde sig til i sager som forelægges flere udvalg - Ønsker at der ifm planlægning af temadrøftelse formuleres mere præcise formål med mødet - Temadrøftelser ønskes beskrevet lidt mere uddybende, og præsentationer må gerne eftersendes til udvalget. Bilag - Ønsker kvalitetssikring af, at bilag kan læses. Nogle bilag kan være svære at læse (f.eks. tabeller) og at bladre i. Desuden skal man zoome hver gang man åbner et bilag.
02-03-2015 Side 27 - Ønsker mindre bilagsmængde (især til orienteringspunktet) overvej om der i stedet kan laves et link eller et resume - Ønsker relevante og læsevenlige bilag - Bilag ønskes prioriteret, så de vigtigste kommer først - Ønsker bilagene på orienteringspunktet i samme rækkefølge, som emnerne - Dokumentation skal findes i bilag og f.eks. ved forslag til nye planer skal de nugældende vedlægges så man kan se hvad der foreslås ændret Politisk handlerum - Ønsker mere politisk råderum ift. beslutningerne - Peger på at der er mange efterretningssager. Savner flere sager med politiske handlemuligheder gerne ja/nej indstillinger. - Ønsker balance mellem efterretnings- og beslutningssager - Ønsker entydige indstillinger færre med indstillingen til drøftelse - Præcedensvirkning fra tidligere sager bør belyses - Ønsker konsekvensbeskrivelser via konkrete borgersager ift. politiske valgmuligheder - Høringssager: Udvalget ønsker at forholde sig konkret til høringssvarene ikke bare tage dem til efterretning Forslag til det videre arbejde Det anbefales, at der fremadrettet tages afsæt i 10 principper for, hvordan den gode sag ser ud. KL har udarbejdet en vejledning og der er indhentet inspiration fra Holbæk Kommune, der ligeledes har arbejdet aktivt med deres sagsfremstillinger. På baggrund af disse og med afsæt i den feedback, der er modtaget fra udvalgene i Lejre Kommune, anbefales det, at der fremadrettet skrives sagsfremstillinger ud fra 10 grundlæggende principper: 1. Et dagsordenspunkt bør kun indeholde én hovedproblematik. 2. Teksten skal have en logisk struktur for læseren 3. Brug et aktivt sprog sproget skal være nærværende, nutidigt og med en forklaring på eventuelle fagudtryk 4. Undgå forkortelser og skriv i stedet ordet helt ud. 5. En sagsfremstilling bør være kort og som udgangspunkt ikke overskride 3 sider. 6. Sagsfremstillingen skal være fyldestgørende. Det skal være muligt at træffe beslutning på baggrund af sagsfremstillingen alene. Bilag er til uddybende information eller til planer og rapporter mv., der skal behandles i sin helhed. 7. Begræns bilagsmængden. Det er kun bilag som er relevante for sagen der skal vedlægges. Er der mange bilag skal der udarbejdes en læsevejledning for bilagene, så det bliver tydeligt, hvilke informationer der kan findes i hvilke bilag. 8. Sæt fokus på helhed, koordinering og sammenhæng i opgaveløsningen. Vurder om sagen og de foreslåede beslutninger understøtter de overordnede målsætninger for Lejre Kommune og de særlige fokusområder for årets indsatser og om sagen har konsekvenser for andre fagudvalg. 9. De politiske handlemuligheder skal være tydelige og konsekvenserne af de forskellige valgmuligheder skal fremgå ligesom en evt. videre tids- og procesplan skal fremgå. 10. Det skal være tydeligt, om en sag indstilles til orientering (tages til efterretning), indstilles til drøftelse eller indstilles til
02-03-2015 Side 28 godkendelse og det skal aktivt vurderes, hvordan udformningen af sagen understøtter indstillingen. Det skal også aktivt vurderes hvorfor en sag forelægges til given beslutningsform. Efter udvalgenes behandling vil principperne blive justeret og tilpasset eventuelle kommentarer og derefter blive forelagt til beslutning i Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen. Administrationens vurdering: Det er administrationens vurdering, at de foreslåede principper rummer de ønsker, der er kommet fra fagudvalg og Økonomiudvalg og samtidig sammenfatter erfaringer fra KL og andre kommuner. Der er i gangsat et uddannelsesforløb i bedre skriftlig formidling med fokus på breve og mails til borgere og virksomheder. Uddannelsesforløbet gennemføres i foråret og vil også være en uddannelse i bedre skriftlig formidling generelt. Handicappolitik: Sagen indeholder ingen direkte handicappolitiske aspekter. Økonomi og finansiering: Sagen har ingen økonomiske konsekvenser. Beslutningskompetence: Fagudvalgene og Økonomiudvalget