Udbudsstrategi 2014-2017 Udbud med omtanke Udarbejdet af: Sagsnummer.: Version nr.: Jesper Kristian Bonde Dato: 17-02-2014 88.00.00-P22-1-14 [Version nr.]
Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 3 2. Udvikling af strategien... 4 3. Formål med strategien... 4 4. Mål... 5 6. Styrende principper ved overvejelse om konkurrenceudsættelse... 7 7. Skabelon til udbudsmateriale... 8 8. Vigtige ændringer i EU s udbudsdirektiv... 9 9. Kontrolbud ved udbud på kommunale driftsopgaver... 10 10. Kvalitetsopfølgning... 10 11. Resultat af udbud af kommunale driftsopgaver... 10 12. Hjemtagning af kommunale driftsopgaver... 10 13. Særlige indsatsområder... 11 Side 2
1. Indledning Udbudsstrategien er et strategisk værktøj for Kommunalbestyrelsen til at sætte konkurrenceudsættelse på dagsordenen og til at fastsætte, hvad Kommunalbestyrelsen konkret vil gøre for at fremme denne. Dette gøres fordi, denne strategi tjener Faaborg-Midtfyn Kommune på en givtig måde, da der skabes et offentligt overblik over kommunens fremtidige planer og derved kan leverandører, der er interesserede i samarbejde med Faaborg-Midtfyn Kommune indarbejde dette i deres egne planer. Udbudsstrategien vil gælde for perioden 2014 2017. Udlicitering af større anlægsopgaver er ikke omfattet af udbudsstrategien, da disse varetages af fagsekretariatet for teknik jf. gældende lovgivning. Udbud, der foretages gennem Fællesindkøb Fyn (FIF), er ej heller omfattet. - FIF er et strategisk indkøbssamarbejde mellem Faaborg-Midtfyn, Kerteminde, Langeland, Nordfyns og Nyborg kommuner. - Samarbejdet er formuleret i en fælles, forpligtende indkøbspolitik vedtaget og underskrevet af de fem kommunalbestyrelser. - FIF ledes af en bestyrelse beklædt med en repræsentant for hver af de deltagende kommuners direktioner. Ud over ovenstående undtagelser til denne strategi, skal det nævnes, at Faaborg-Midtfyn Kommune ikke blot konkurrenceudsætter driftsområder, men også bankforretninger, koncernløsningssystemet (løn-, debitor- og økonomisystem), SKI-aftaler på IT, monopoludbud af KMD-systemer og på befordring. Derfor er det vigtigt, at understrege, at denne strategi alene berører konkurrenceudsættelsen af driftsområder, der varetages af kommunalt ansatte medarbejdere. Udbudsstrategien skal være med til at synliggøre driftsområder, hvor konkurrenceudsættelse kan være til gavn for kommunen og derigennem kommunens borgere og det private erhvervsliv. Samtidig skal udbudsstrategien sikre, at Faaborg-Midtfyn Kommune bliver ved med at søge efter områder, hvor udførelsen af kommunale opgaver kan forbedres gennem konkurrenceudsættelse. Konkurrence om kommunale opgaver indbyder til innovation og nytænkning, hvilket kan være med til at forbedre løsningsprocesserne. Dette vil kunne medføre bedre vilkår for miljøet, i form af ibrugtagning af nyere og renere teknologi, bedre arbejdsvilkår for medarbejdere ved mindre fysisk belastning og bedre kvalitet i arbejdet generelt, da tid vil blive frigivet til andre opgaver. Derfor kan arbejdet med udbud bidrage til forbedrede forhold, ikke blot i økonomisk forstand, men ligeledes i det sociale aspekt og når det kommer til beskyttelse af miljøet. Side 3
2. Udvikling af strategien Udbudsstrategien ønskes udviklet med inddragelse af Kommunalbestyrelsen, Direktionen, Koncernledelsen, Hovedudvalget og de relevante fagområder for inddragede fokusområder. Det er håbet, at der gennem dialog i de respektive fagudvalg/-områder, vil kunne blive åbnet op for nye udbudsområder, der ikke før har været fokus på. Samtidig vil dialog med erhvervslivet (f.eks. DI) og andre samarbejdspartnere ligeledes kunne bruges til at udbygge og forbedre strategien, så den passer bedre til en foranderlig verden; dette kunne opnås gennem møder med Økonomiudvalget og Direktionen. Udbudsstrategien kan til hver en tid revideres, så den bedre passer Faaborg-Midtfyn Kommunes ønsker og behov. 3. Formål med strategien Faaborg-Midtfyn Kommune skal være en kommune, hvor der er fokus på konkurrenceudsættelse, og hvor man er villig til at se på utraditionelle områder, med henblik på at bringe disse i udbud, hvis det viser sig, at der er potentiale for forbedringer. Der skal være et vedvarende fokus på at udvikle vores evne i forbindelse med at tænke ud af boksen, og udfordre tankegangen om klassiske kommunale opgaver, og hvorvidt disse kan varetages af private virksomheder uden, at kvaliteten forringes. Side 4
4. Mål - Faaborg-Midtfyn Kommune skal undersøge områder med potentiale for konkurrenceudsættelse, dette kan bl.a. gøres gennem en vurdering af IKU (Indikator for Konkurrenceudsættelse). - Faaborg-Midtfyn Kommune har en IKU på 24,8 %, hvilket er lidt under landsgennemsnittet, der ligger på 25,4 % (2012-tal). - Faaborg-Midtfyn Kommune har som ambition, at komme over landsgennemsnittet for IKU og ligge blandt landets 20 bedste kommuner - Faaborg-Midtfyn Kommune skal jævnligt kontrollere forbedringspotentialet på de seks hovedområder, Byudvikling, Trafik- og infrastruktur, Undervisning og kultur, Sundhed, Sociale opgaver og Administration, og opsøge nye udbudsområder i de mest fordelagtige hovedområder. KL har i en analyse undersøgt hvilke hovedområder, der indeholder størst potentiale for økonomisk gevinst ved konkurrenceudsættelse. I særdeleshed nævnes området for sociale opgaver. Dette område har udgifter over 120 mia. årligt på landsplan. Derfor vil det give mening, at Faaborg-Midtfyn Kommune undersøger dette område med henblik på hvilke opgaver, der kan konkurrenceudsættes, og hvor dette giver mening jf. de styrende principper i afsnit 6. Side 5
5. Fokuspunkter Det er i Faaborg-Midtfyn Kommunes interesse at sikre vækst og trivsel i det lokale erhvervsliv. Dette medfører flere arbejdspladser til kommunens borgere, og flere midler til at understøtte de kommunale opgaver. En anden måde at frigøre midler, er at indgå kloge udbud, hvor man ikke blot ser på den laveste pris, men husker at inkludere alle de omkostninger man kan binde til varen/tjenesteydelsen, for at få et bedre overblik over den reelle pris for kommunen. Faaborg-Midtfyn Kommune skal derfor arbejde med udbud ud fra nogle definerede fokuspunkter: Livscyklusomkostninger (LCC) - Her tages i betragtning den totale omkostning for kommunen ved en vare eller tjenesteydelse og ikke blot laveste indkøbspris. - Dette indebærer en vurdering af omkostninger ved ibrugtagning, afskaffelse, mv. Synliggørelse af udbud - Områder, der er i udbud, skal synliggøres overfor leverandørerne på den mest effektive måde. Dette skal ske gennem kommunens hjemmeside www.fmk.dk og gennem portalen www.udbud.dk 1. Det er vigtigt at synliggøre udbud for det lokale erhvervsliv, så dette også byder ind. Overholdelse af gældende lovgivning - Det er vigtigt, at alle gældende regler, både nationalt og i EUregi, til hver en tid overholdes, både af Faaborg-Midtfyn Kommune og såvel af dennes leverandører. Sociale klausuler - Faaborg-Midtfyn Kommune skal, inden for lovgivningens rammer, sikre, at de leverandører, der indgås kontrakter med, ikke benytter sig af udenlandske lønmodtagere, der har lønog arbejdsvilkår, som ligger under det sædvanlige danske niveau. Det betyder dårlige arbejdsvilkår og unfair konkurrence for det danske erhvervsliv. - Der skal fokuseres på tiltag, der vedrører leverandørers sociale ansvar overfor medarbejdere såvel som samfundet som helhed (f.eks. i form af rene arbejdsprocesser, der skåner miljøet, at der ansættes personer i løntilskud, og at leverandøren optager praktikanter og elever, i det omfang det er muligt.) 1 Pr. 1. april 2012 skal alle ordregivere benytte www.udbud.dk, når de annoncerer indkøb af varer og tjenesteydelser omfattet af tilbudslovens annonceringspligt Side 6
- De relevante fagudvalg beslutter i forhold til hvert konkrete udbud af kommunale driftsopgaver, om der i kravspecifikation og kontrakt skal indarbejdes sociale klausuler under iagttagelse af følgende krav jf. dansk ret og EU-ret: Målgruppen skal afgrænses objektivt Opgaven må kun kunne udføres i Danmark De sociale krav skal stå mål med opgavens omfang Virksomhedens medarbejdere skal beskyttes Virksomhedens ledelsesret skal beskyttes Sociale klausuler må ikke bruges som kriterier for udvælgelse eller tildeling Krav om offentliggørelse ved udbud over tærskelværdien 6. Styrende principper ved overvejelse om konkurrenceudsættelse Faaborg-Midtfyn Kommune konkurrenceudsætter ikke for konkurrenceudsættelsens egen skyld. Det skal give mening. Derfor gælder følgende principper: - Gevinstpotentialet ved en konkurrenceudsættelse skal være højt, da transaktions- og følgeomkostninger ved konkurrenceudsættelse kan være høje - I forening med det ovenstående, giver det derfor mening at tydeliggøre transaktionsomkostningerne - Kompetencetabet skal overvejes nøje og indgå i beslutningen - Omkostninger i forbindelse med forsyningssikkerhed skal medregnes - Usikkerhed om personalesituationen skal overvejes nøje - Medarbejdernes jobsituation efter en konkurrenceudsættelse (og evt. virksomhedsoverdragelse) skal overvejes nøje - Omkostninger til kontrol af leverandør skal medregnes - Markedssituationen skal undersøges nøje - En evt. konkurrenceudsættelse skal bidrage med videreudvikling og innovation af driftsområdet. Det må ikke være en stopklods for udviklingen af driftsområdet til gavn for Faaborg-Midtfyn Kommune. Side 7
7. Skabelon til udbudsmateriale Nedenstående kan bruges i forbindelse med konkurrenceudsættelse, men kan fraviges, hvis det vurderes hensigtsmæssigt. Ved opbygning af udbudsmateriale kan nedenstående skabelon følges: 1. Generel beskrivelse af opgaven 2. Udbudsbetingelser 3. Kontraktudkast 4. Bilag a. Erklæring om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige b. Erklæring om arbejdsmiljølovgivning c. Tidsplan d. Kravspecifikation e. Tilbudsliste f. Eventuelle forbehold g. Valg og vægtning af tildelingskriterier h. Udbydernes aftaleperioder og evt. optioner i. Adresseliste j. Kvittering for rettidig modtagelse På baggrund af en redegørelse af den nuværende opgaveløsning beskrives kravene til fremtidens opgaveløsning således, at tilbudsgiverne gives mulighed for at komme med hver deres bud på, hvordan de bedst kan udføre opgaven. Ligeledes specificeres kommunens krav svarende til den ønskede kvalitet i opgaveløsningen. Endvidere specificeres miljø-, sociale-, og etiske krav i overensstemmelse med de i Faaborg-Midtfyn Kommune vedtagne miljø- og indkøbspolitikker, herunder vurderes om der skal stilles krav om etablering af lærlinge/praktikpladser i forbindelse med udbuddet. Se nedenfor for dokumentation. The Global Compact (http://www.unglobalcompact.org/), som indeholder 10 principper vedrørende menneskerettigheder, arbejdsmarked, miljø og antikorruption. Ligeledes indgår udvalgte kriterier fra den internationale standard Social Accountability 8000 (SA8000 Standard) som grundlag for specifikationen. Disse kriterier er standardens nr. 3, sikring af et sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konventionens artikel 155), kriterium nr. 7, sikring af rimelige arbejdstider (ILO-konventionens artikel 1) og kriterium nr. 8, sikring af en rimelig aflønning (ILO-konventionens artikel 26 og 131) http://www.sa-intl.org og http://www.ilo.org Valget af leverandør foretages som udgangspunkt efter det økonomisk mest fordelagtige tilbud, ligeledes inddrages der andre tildelingskriterier end pris. I forbindelse med udarbejdelse af udbudsmaterialet fastlægges de specificerede tildelingskriterier. Hvor det skønnes fordelagtigt inddrages Side 8
livscyklusomkostninger (LCC), for bedre at kunne klarlægge de omkostninger der er forbundet med de indhentede tilbud. 2 8. Vigtige ændringer i EU s udbudsdirektiv Som noget nyt bliver det muligt for ordregiver at inddrage livscyklusomkostninger i deres evaluering af tilbud. Begrebet livscyklusomkostninger omfatter alle omkostninger i løbet af livscyklussen for bygge- og anlægsarbejder og varer og tjenesteydelser. Livscyklusomkostninger kan eksempelvis være omkostninger i forbindelse med fremstilling, vedligeholdelse eller bortskaffelse. Det kan også være omkostninger for miljøet, eksempelvis forurening forårsaget af selve varen eller fremstillingen af varen. Faaborg-Midtfyn Kommune skal i udbudsdokumenterne angive, hvilke data tilbudsgiver skal indsende, og hvilken metode ordregiver vil anvende til at beregne livscyklusomkostningerne. Metoden skal leve op til en række krav angivet i udbudsdirektivet. Ud over udbudsprocedurerne begrænset udbud og offentligt udbud, får kommunerne nu mindre restriktive muligheder for at benytte sig af udbud med forhandling og konkurrencepræget dialog. De to sidstnævnte udbudsprocedurer kan benyttes hvis: Ordregivers behov ikke kan dækkes af eksisterende løsninger Opgaven omfatter design eller innovative løsninger Kontrakten på grund af særlige omstændigheder ikke kan tildeles uden forudgående forhandling De tekniske specifikationer ikke kan fastlægges tilstrækkeligt præcist af den ordregivende myndighed Faaborg-Midtfyn Kommune skal undervejs i processen være opmærksom på, at alle potentielle tilbudsgivere modtager de samme informationer, og at forhandlingen sker på ens vilkår. En ny udbudsprocedure, der introduceres i det nye udbudsdirektiv er innovationspartnerskab. Denne procedure kan bruges, når Faaborg-Midtfyn Kommune har behov for et innovativt produkt eller ydelse, som ikke er tilgængeligt på markedet. Partnerskabet består i, at Faaborg-Midtfyn Kommune får mulighed for at etablere et struktureret partnerskab med en eller flere partnere for at udvikle og efterfølgende købe varer, tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder. 2 Det er i EU-regi vedtaget, i det ny udbudsdirektiv fra 2013, at livscyklusomkostninger skal være et muligt kriterie for vurderingen af tilbud. Det ny direktiv forventes, at slå igennem i dansk lovgivning i 2014/2015 - http://www.kfst.dk/tender/er-det-nye-udbudsdirektivvedtaget?tc=4b0dfd5d6d744a908dadd3a870cc07f6 Side 9
Ændringer i udbudsdirektivet, og i særdeleshed de nævnte ændringer, skal overvejes inkorporeret i Faaborg-Midtfyn Kommunes udbudsstrategi, når disse træder i kraft i dansk lovgivning i 2014/2015. 9. Kontrolbud ved udbud på kommunale driftsopgaver Ved udbud af driftsopgaver, som løses i kommunalt regi, udarbejder Faaborg-Midtfyn Kommune så vidt muligt altid eget bud/kontrolbud. Dette skal ske i overensstemmelse med Bekendtgørelse nr. 607 af 24. juni 2008 om kommuners og regioners beregning og afgivelse af kontrolbud. Det skal ligeledes fremgå af udbudsannoncen og udbudsmaterialet, når der udarbejdes et kontrolbud. 10. Kvalitetsopfølgning I udbudsmaterialet beskrives faste procedurer for kvalitetssikring og opfølgning i forhold til den efterspurgte ydelse. Dette gælder såvel kontrol og incitamenter som sanktioner ved misligholdelse af kontrakten. Så vidt muligt skal kvalitetskontrollen tage udgangspunkt i leverandørens egenkontrol. 11. Resultat af udbud af kommunale driftsopgaver Det relevante fagudvalg foretager indstilling til Kommunalbestyrelsen om valg af leverandør eller accept af kontrolbud på baggrund af en gennemgang af de indkomne tilbud og vurdering af det udarbejdede kontrolbud. Denne vurdering foretages i forhold til de specificerede tildelingskriterier under iagttagelse af ligebehandlingsprincippet. 12. Hjemtagning af kommunale driftsopgaver Det kan hænde, at Faaborg-Midtfyn Kommune vurderer, at et driftsområde, der drives af en privat leverandør, ikke længere er økonomisk fordelagtigt. Det kunne ske ved, at kommunen ville kunne drive området billigst muligt. I denne situation kan kommunen vælge at hjemtage driftsområdet, når kontrakten med den private leverandør ophører. Side 10
13. Særlige indsatsområder Nedenstående tabel indeholder forslag til områder, der med fordel kan konkurrenceudsættes i Faaborg-Midtfyn Kommune for perioden 2014-2017. Område 1 Kørsel Kørsel for handicappede 2 Job og aktiv Kørsel af skoleelever til specialskoler mv. 3 Drift af plejehjem eller del 4 deraf Praktisk hjælp og personlig 5 pleje i en sektion 6 Intern Drift Park og Vej 7 Intern Drift øvrige områder A Drift af hjælpemiddeldepot B Genoptræning C Ejendomsdrift Opgaver fra det mobile sundhedscenter D E Madservice F Udbringning af mad G Drift af daginstitution Intern bogholderi og regnskab - økonomistyring H I Lønadministration J Kantinedrift 1. halvår 2014 2015 2016 2017 2. 1. 2. 1. 2. 1. halvår halvår halvår halvår halvår halvår 2. halvår Undersøgelse og klargøring Kategorien indebærer en analyse af området med henblik på afklaring af forbedringspotentialet ved konkurrenceudsættelse. Udbud Såfremt det findes at potentialet, der blev analyseret i den forrige fase, er stort nok, iværksættes udbudsprocessen efter politisk beslutning. Igangsættelse Når udbuddet er gennemført, igangsættes arbejdet med den vindende leverandør (hvilket ligeledes kan være kommunen selv, hvis kontrolbuddet var det bedste). Side 11
Listen er prioriteret således, at områderne nummereret 1 7 allerede er godkendt til undersøgelse og evt. konkurrenceudsættelse, såfremt det findes fordelagtigt, og fremgår i udbudsstrategien for 2010-2013. Disse punkter er således hentet direkte fra den tidligere udbudsstrategi. Der kan derfor være afvigelser ift. tidsangivelser. Disse vil blive tilrettet i takt med at den reviderede udbudsstrategi færdiggøres. Områderne A J er arbejdsgruppens forslag til, hvor fordelene ved konkurrenceudsættelse skal undersøges for perioden 2014-2017. Der er ikke fastlagt tidspunkter for opstart. Beskrivelse af indsatsområder 1. Del af aftale med Fynbus om handicap- og specialkørsel. Udbydes af Fynbus sammen med SBH-kørsel og er udbudt for 5. gang den 1. oktober 2010. Kontraktperioden ligger mellem 1½ til 2 år. Der er også mulighed for udbud via FIF. 2. Persontransport af voksne udviklingshæmmede bosiddende fortrinsvis i Faaborg-Midtfyn Kommune til 5 destinationer. 3. Kørsel af skoleelever til specialskoler mv. 4. Drift af plejehjem eller del deraf 5. Praktisk hjælp og personlig pleje i en sektion 6. Drift af parker og grønne områder. 7. Rengøring, samling af servicefunktionen (pedel), udenomsarealer ved bygninger samt vinduespolering (facility management) A. Betingelserne for fastholdelse af driften i kommunalt regi var, at der skulle findes en besparelse på 300.000 kroner i budgettet for 2014 og at der skulle oprettes et samarbejde med Odense Kommune og Regionen. Da intet samarbejde er blevet stablet på benene, foreslås området til konkurrenceudsættelse. B. Udbuddet består af a. Genoptræning efter sygehusophold (ca. 1.600 stk. pr. år) b. Genoptræning uden forudgående sygehusophold (ca. 320 stk. pr. år) c. Vedligeholdende træning, ca. 30 hold med fysisk vedligeholdende træning og 24 heldagshold for demente og fysisk svage ældre C. Drift og vedligeholdelse af alle kommunale ejendomme D. Indsatser rettet mod KRAM faktorerne (Kost, Rygning, Alkohol og Motion) E. Det vil tidligst være relevant, at undersøge konkurrenceudsættelse i 2. kvartal 2013. Som følge af omlægning til kølemadsproduktion vil der først på dette tidspunkt være erfaringer og data til brug for analyse. F. Ændret fra daglig udbringning til ugentlig udbringning i forbindelse med omlægning til kølemad. Samme relevans som E ovenover. Side 12
G. Lov nr. 631 af 14. juni 2011 om udlicitering af daginstitutioner, fritidshjem, klubtilbud mv. til private leverandører betyder, at daginstitutioner efter aftale med Kommunalbestyrelsen kan drives af private leverandører, som udliciterede daginstitutioner. Disse institutioner vil indgå i den kommunale forsyning, og der kan derfor visiteres børn til dem. Loven giver de private leverandører mulighed for at udtage et overskud i virksomheden. H. Omhandler koncernløsningssystemet vedrørende økonomi, løn og debitorsystem. I. Omhandler koncernløsningssystemet vedrørende økonomi, løn og debitorsystem. J. Kantinedrift i administrationsbygningerne Ringe Rådhus, Jobcenter og Faaborg. Side 13