Driftssekretariatet Personaleservice 2007/19952-003 Godkendt d. 30. juni 2008 Strategi for arbejdsmiljøarbejdet 2008-2010 Halsnæs Kommune august 2008
1 INDLEDNING...3 1.1 Sikkerhed, sundhed og trivsel i Superligaen...3 2 ARBEJDSMILJØARBEJDET 2008-2010...4 2.1 Generelle pejlemærker...4 2.2 Organisering af sikkerhedsarbejdet...4 2.3 Egenindsats og videndeling...5 2.4 Vold og trusler mod ansatte...5 2.5 Arbejdspladsvurdering...6 2.6 Arbejdsskader:...6 2.7 Arbejdsmiljøuddannelsen og andre lovpligtige kurser...7 2.8 Kampagner...7 2.9 Sundhed...7 2.10 Tilbud om hurtig behandling ved sygdom...8 2.11 Trivsel...8 3 UNDERSTØTTENDE FAKTORER...9 4 PROCES...10 4.1 Proces for udarbejdelse af endelig strategi for arbejdsmiljøarbejdet 2008-2010:...10 2
1 Indledning 1.1 Sikkerhed, sundhed og trivsel i Superligaen Strategien for arbejdsmiljøarbejdet tager udgangspunkt i Halsnæs Kommunes personalepolitik. Det er vores holdning, at trivsel og sundhed er basale forudsætninger for at kunne skabe resultater i arbejdet. Det stiller krav til, at arbejdspladsen tager hånd om det fysiske og psykiske arbejdsmiljø, således at vi skaber gode og rare arbejdspladser. Det er endvidere en af kommunens centrale forpligtelser som arbejdsgiver at kunne tilbyde en sund arbejdsplads i form af sundhedsfremmende og forebyggende tiltag. Sikkerhed, sundhed og trivsel i Superligaen er overskriften for arbejdsmiljøarbejdet i Halsnæs Kommune i de kommende år. Overskriften betyder, at vi inden for en kortere årrække ønsker et arbejdsmiljø, hvor vi selv opfatter os som mellem de 20 bedste kommuner i landet. Vi vil ikke konkret måle os op mod andre kommuner for at vurdere, om vi er i Superligaen. Vi vil i stedet for lade det være op til vores egen vurdering, hvorvidt vi selv føler og oplever os som blandt de bedste kommuner. KL arbejder med en vision for det kommunale arbejdsmiljø. Halsnæs Kommunes tiltag - beskrevet i nærværende strategi - vil således kunne sammenlignes med de tre strategiske indsatsområder, som KL anbefaler: Trivsel og den forebyggende indsats, sunde og sikre arbejdspladser samt øget dokumentation på området. Halsnæs Kommunes ambition om at arbejde målrettet og strategisk med arbejdsmiljøet skal også ses i et større billede. Trepartsforhandlingerne og Kvalitetsreformen vil i løbet af kort tid rulle ind over kommunerne. Emner som attraktive arbejdspladser, god ledelse og kompetenceudvikling er blandt andet udpeget som tre centrale temaer for at skabe bedre kvalitet i den offentlige service og kunne fastholde og rekruttere medarbejdere. Det betyder, at strategien ikke kun skal indfri vores egne ambitioner, men vil også være et centralt arbejdspapir for Halsnæs Kommunes arbejde med kvalitetsreformen. Denne strategi beskriver, hvordan vi i perioden fra 2008-2010 vil arbejde henimod ambitionen om Sikkerhed, sundhed og trivsel i Superligaen. Strategien beskriver handlinger og målsætninger inden for en række emner som egenindsats, APV, arbejdsskader, sundhed og trivsel. Strategien tager udgangspunkt i central styring decentral gennemførelse. Central styring er vigtig på grund af, at arbejdsmiljøområdet er styret af megen lovgivning, som kommunen som én virksomhed skal efterleve. Sikkerhedslederens indsats og ansvar for opgaven er en forudsætning for den decentrale gennemførelse og opfyldelse af målene i strategien. Halsnæs Kommunes ambitioner på arbejdsmiljøområdet rækker imidlertid længere end lovgivningen og i takt med, at den nye kommune får skabt et solidt fundament for arbejdsmiljøarbejdet, vil forebyggende og fremmende tiltag komme meget mere i fokus. Billedet om at være i Superligaen inden for en kortere årrække bygger på, at vi vil flytte overliggeren i arbejdsmiljøarbejdet, og at vi har ambitioner på Halsnæs Kommunes vegne om at gøre arbejdsmiljøarbejdet bedre på en langt række områder. Der er derfor også sikret ressourcer til arbejdsmiljøområdet, blandt andet ved ansættelse af en arbejdsmiljøkonsulent og gennem uddannelse i at arbejde med at søge fonde. Samtidig har byrådet i perioden 2008-2011 afsat i alt 8,8 millioner kr. ekstra til fastholdelse, rekruttering, kompetenceudvikling, sundhed og trivsel. 3
2 Arbejdsmiljøarbejdet 2008-2010 2.1 Generelle pejlemærker Vi vil også være kendt for at kunne fastholde og rekruttere medarbejdere på grund af vores gode arbejdsmiljø. Vi vil anvende betydelige ressourcer på forebyggende og fremmende tiltag på arbejdsmiljøområdet Vi vil arbejde systematisk med standarder og dokumentation for arbejdsmiljøarbejdet indeholdende de krav der foreskrives i Arbejdsministeriet bekendtgørelse 923, omtalt som certificeret efter bekendtgørelse 923. Ved certificering skal virksomheden udover at opfylde arbejdsmiljøloven beskrive og dokumentere, hvorledes de arbejder med sundhedsfremme og det rummelige arbejdsmarked. Vi vil have fokus på registrering af alt sygefravær, velvidende det kan medføre, at vi har et højt sygefravær i landsstatistikker. Vi vil nedsætte almindeligt sygefravær med 10% i perioden 2008 2010. 2.2 Organisering af sikkerhedsarbejdet Det daglige sikkerhedsarbejde varetages af sikkerhedsgruppen(erne), herunder igangsættelse og gennemførelse af arbejdspladsvurdering (APV), registrering af ulykker og nærved ulykker, inkl. anmeldelse af disse i Opus/Easy og analyse af årsagen til disse. Ligeledes registrering af kemikalier og udarbejdelse af arbejdspladsbrugsanvisninger, introduktion til nye medarbejdere, registrering af lovpligtige kurser og maskiner samt halvårlige sikkerhedsrunderinger. Den overordnede ledelse, koordinering af arbejdsmiljøarbejdet samt opgaver af mere langsigtet og planlægningskarakter varetages af Virksomheds-MED. Mål for sikkerhedsarbejdet: Alle virksomheder med over 10 ansatte skal have en sikkerhedsrepræsentant og en sikkerhedsleder, som er synlige og kendte af virksomhedens medarbejdere. For virksomheder med under 10 ansatte varetages sikkerhedsarbejdet af lederen og arbejdsmiljøproblemer drøftes på personalemøder med MED-status. Der skal foreligge referater fra de årlige møder i Virksomheds-MED. I tilfælde af, at sikkerhedsgruppen mødes uformelt, skal der også foreligge notat fra disse møder, inkl. aftale/plan for tiltag. Det skal være aftalt, hvor arbejdsmiljødokumenter opbevares, og medarbejderne skal være vidende om opbevaring af disse. Dokumenterne opbevares gerne elektronisk på Personalenettet. Vi vil i strategiperioden øge sikkerhedskulturen gennem større bevidsthed og daglig opmærksomhed på sikkerheden i alle kommunes virksomheder, eventuelt gennem kampagner og centralt organiseret oplæg til temadrøftelser i MED. Der oprettes en elektroniks sikkerhedsmappe på Personalenettet med alle relevante informationer og skemaer for varetagelse af opgaven. 4
2.3 Egenindsats og videndeling Virksomhedernes arbejde med arbejdsmiljøet i dagligdagen og evne til, at leve op til kravene i arbejdsmiljøloven (egenindsats) skal styrkes ved øget information inden for de 5 hovedpunkter: - Sikkerhedsarbejdet - Arbejdspladsvurdering - Ulykker - Kemi - Andre områder, herunder oplæring og instruktion af de ansatte om arbejdsmiljø Virksomhedernes arbejdsmiljø og egenindsats vurderes af en intern/ekstern arbejdsmiljøkonsulent. Denne gennemgang benævnes fremover præscreening og gøres i samarbejde med virksomhedens sikkerhedsgruppe(er). Det er målet, at alle sikkerhedsrepræsentanter i (2009 2010) vil være i stand til at kunne foretage en sådan gennemgang (auditere) på egenindsatsen hos en virksomhed inden for eget fagområde. Videndeling om arbejdsmiljøet indenfor fagområdet søges øget gennem auditering og de faglige dialogfora, der skal være centrum for erfaringsopsamling, udvikling og evaluering. Mål for egenindsatsen og videndeling: Kursus for alle sikkerhedsrepræsentanter og -ledere (APV, Easy, APB o.l.) Vi vil afholde en årlig sikkerhedsdag for sikkerhedsrepræsentanter og ledere. Temaet for 2008 er introduktion til præscreening. Forslag til temaer i 2009 og 2010 kunne f.eks. være intern auditøruddannelse for alle sikkerhedsrepræsentanter eller hele sikkerhedsgruppen og nul ulykker. 2.4 Vold og trusler mod ansatte For mange offentligt ansatte oplever trusler og vold i dagligdagen ved udførsel af deres arbejde. Halsnæs Kommune tolererer ikke vold og ønsker at alle arbejdspladser opnår øget viden om håndtering og forebyggelse af vold på arbejdspladsen. Mål for voldsforebyggelse: Nul tolerance overfor vold alle episoder indberettes Virksomheds-MED skal én gang årligt drøfte arbejdspladsens indretning for at sikre et arbejdsmiljø der nedsætter risikoen for vold. De allerede udarbejdede retningslinier om Forebyggelse og håndtering af vold og trusler skal drøftes på alle virksomheds-med og en implementering i hverdagen skal aftales. Personaleservice tilbyder branche-rettet, brugerbetalte kurser i forebyggelse af vold til relevante nøglepersoner og virksomheder. 5
2.5 Arbejdspladsvurdering - APV APV er lovpligtigt og et godt værktøj til systematik og overblik over virksomhedens arbejdsmiljø problemer. Undersøgelsen er ikke anonym og der spørges til både det fysiske- og psykiske arbejdsmiljø samt til sygefraværet. Alle virksomheder i kommunen skal benytte det fælles web-baserede apv-kortlægningssystem. Der forefindes spørgeskemaer til alle fagområder. Mål for APV: Vi vil introducere et web-baseret og elektronisk APV-system primo 2008, således at alle virksomheder har adgang til systemet fra 1. juni 2008. Pr. 31. juni 2008 foreligger der spørgeskemaer til alle fagområder og alle virksomheder har en APV, som har gyldighedsperiode på 2 år. Der skal på virksomheden forelægge prioriterings- og handlingsplaner på APV. Ved væsentlige ændringer skal der udarbejdes en ny APV uanset gyldighedsperiode. 2.6 Arbejdsskader: Ingen skal blive syge af at gå på arbejde, og der skal gøres en stor indsats for at minimere arbejdsbetinget nedslidning, og undgå arbejdsskader og nær-ved ulykker. For at undgå arbejdsulykker og arbejdsbetinget lidelser skal nye medarbejdere introduceres til fagområdet, procedurer og arbejdsgange på virksomheden. Sker skaden skal den anmeldes til arbejdsskadestyrelsen. Mål for arbejdsskader: Alle sikkerhedsrepræsentanter og sikkerhedsledere skal registreres som anmeldere i Easy (elektroniks indberetningssystem). Der vil blive afholdt interne kurser for håndtering af arbejdsskader, inkl. gennemgang af procedure for analyse og forebyggende tiltag ved kendskab til disse. Der skal fra 1. januar 2009 ske en registrering af alle nærved ulykker, og en drøftelse i sikkerhedsgruppen af disse. Der skal udfærdiges en procedure til brug for den enkelte virksomhed, der hindrer gentagelser. Vi vil gennemføre halvårlige opdateringer af anmeldte skader. Antallet af anmeldte arbejdsskader pr. 31.12.2007 var 113. Vi vil sænke antal anmeldte arbejdsskader til under 100 årligt inden den 1. januar 2010 og til 80 inden den 1. januar 2011. 6
2.7 Arbejdsmiljøuddannelsen og andre lovpligtige kurser Sikkerhedsgruppens medlemmer skal have arbejdsmiljøuddannelsen, som for Halsnæs Kommune har en gyldighedsperiode på 10 år. Kurset arrangeres centralt og finansieres af de centrale uddannelsesmidler. Efter 6 år tilbydes 2 dages opfølgning på arbejdsmiljøkurset. Den øvrige efteruddannelse kan sikkerhedsgrupperne selv aftale. Dette finansieres decentralt. Virksomhedslederen er ansvarlig for, at medarbejderne bliver tilmeldt senest fire uger efter valg og gennemfører de lovpligtige kurser inden for 8 måneder. De årlige opfølgningsdage for sikkerhedsrepræsentanter kan arrangeres centralt, f.eks. hvis dialogfora kommer med ønsker til emner. Derudover skal det sikres, at medarbejdere har de lovpligtige kurser pt. ved arbejde med trucks, kraner, epoxy, styren, svejsning, stilladser og asbest. Mål for arbejdsmiljøuddannelsen og andre lovpligtige kurser: Personaleservice udarbejder katalog med interne kurser, der tilbydes fælles i kommunens regi. Alle sikkerhedsrepræsentanter og ledere valgt inden 31.dec. 2007 har gennemført den lovpligtige Arbejdsmiljøuddannelse inden 31. juni 2008. Ny valgte sikkerhedsrepræsentanter og ledere skal senest efter 1 måned have tilmeldt sig Arbejdsmiljøuddannelsen ved kontakt til personaleservice. Personaleservice vil i 2008 kontrollere at dette gennemføres. Alle lovpligtige kurser registreres på virksomhedens samlede kursusoversigt. (alle virksomheder skal udarbejde en oversigt over de lovpligtige kurser som medarbejderne skal have gennemgået) 2.8 Kampagner Gennem kampagner - både fælles for hele kommunen og indenfor de enkelte fagområder - vil der søges opnået øget opmærksomhed på udvalgte arbejdsmiljøemner, hvor der er behov for at informere om nye lovkrav, ændre holdning og/eller adfærd. Hovedformålet med en arbejdsmiljøkampagne er at få virksomheder til at beskæftige sig med det valgte emne, så det kommer på virksomhedens dagsorden og styrke den lokale indsats på området. Målgruppen for kampagner er Virksomheds-MED og medarbejderne. Mål for kampagner: Fra 2009 afholdes minimum en årlig fælles arbejdsmiljøkampagne for hele kommunen for at holde fokus på og fremme arbejdsmiljøarbejdet, samt efter behov inden for de enkelte områder. Kampagnetemaer skal tage afsæt i kommunens samlede behov for at sætte fokus på bestemte arbejdsmiljøområder. 2.9 Sundhed Sundhedsfremmende tiltag og sygdomsforebyggende tiltag, er et vigtig element i arbejdsmiljøstrategien. Det er vigtigt, at vi som en moderne virksomhed og som et centralt led i at være en attraktiv arbejdsplads kan tilbyde en sund hverdag. Derudover 7
er det også vores vurdering, at en sund arbejdsplads giver gladere medarbejdere, lavere sygefravær og bedre resultater. Mål for sundhed: Vi vil tilbyde motionsaktiviteter og vil arbejde for at opstarte en kommunal idrætsforening, som alle medarbejdere i kommunen kan være medlem af. Vi vil have fokus på sund kost i allerede eksisterende personalekantiner Vi vil have fokus på sund servering til møder Vi vil have fokus på personalegoder, der understøtte strategien, f.eks. sundhedsordninger med massage, fysioterapi, zoneterapi, rygestop, livsstilshold, helbredscheck m.v. Vi vil tilbyde frugt-ordning. 2.10 Tilbud om hurtig behandling ved sygdom Som et vigtigt element i at sænke langtidssygefraværet vil det være hensigtsmæssigt at kunne tilbyde de ansatte sundhedsforsikringer. Kommunen arbejder aktivt for at kunne tilbyde dette som et led i at være en attraktiv arbejdsplads. Mål for sundhedsforsikringer: Vi vil i de kommende år arbejde på at kunne tilbyde forskellige former for sundhedsforsikringer til de fastansatte. Disse forsikringer vil blive tilbudt som helt eller delvis medarbejderfinansieret, som en bruttolønsordning. 2.11 Trivsel Der gennemføres halvårlige trivselsundersøgelser i alle virksomheder i kommunen, som et værktøj til at skabe dialog om trivslen på arbejdspladsen, med det formål at igangsætte handlingsplaner på de områder, hvor der er behov for ændringer. Der udarbejdes en rapport med de centrale resultater fra undersøgelsen på følgende niveauer: - Kommunerapport - Områderapport - Virksomhedsrapport - og for større virksomheder afdelingsrapporter På centralt- og virksomhedsniveau skal der udarbejdes handlingsplaner efter en prioritering foretaget i Virksomheds-MED/personalemøde med MED-status. Mål for trivsel: Vi vil gennemføre minimum én årlige web-baseret trivselsundersøgelser. Det samlede overordnede resultat skal forbedres i samtlige målinger i hele perioden 2008 2010. Vi vil opfordre til, at der etableres flere decentrale personaleforeninger. 8
3 Understøttende faktorer Byrådet har afsat kr. 1,0 mio kr. årligt i 2008 2011 til fastholdelse, rekruttering og kompetenceudvikling til alle områder, eksl. ældreområdet. Disse midler kan støtte aktiviteter der får Sikkerhed, sundhed og trivsel i Superligaen. Byrådet har afsat kr. 1,2 mio kr. årligt i 2008 2011 til fastholdelse, rekruttering og kompetenceudvikling til ældreområdet. Disse midler kan støtte aktiviteter, som der får Sikkerhed, sundhed og trivsel i Superligaen. Midlerne kan støtte centralt igangsatte aktiviteter, men det forudsættes at også decentrale midler på virksomhedsniveau bliver bragt i spil. Som en del af strategien for kompetenceudvikling kan uddannelsesmidler, både centralt og decentralt, støtte aktiviteter, der får Sikkerhed, sundhed og trivsel i Superligaen. Det anbefales at fondssøgning kan indgår som et vigtigt element i finansiering af aktiviteter der får Sikkerhed, sundhed og trivsel i Superligaen. Det anbefales at det undersøges hvorledes øget anvendelse af Voksen Efteruddannelses Midler (VEU-midler) kan indgå som finansiering af uddannelsesaktiviteter, der får Sikkerhed, sundhed og trivsel i Superligaen. 9
4 Proces 4.1 Proces for udarbejdelse af endelig strategi for arbejdsmiljøarbejdet 2008-2010: - Strategisk drøftelse med daglig sikkerhedsleder og direktører - Indledende drøftelse i arbejdsgruppen for sikkerhed, sundhed og trivsel - Personaleservice arbejder med udkastet til strategi - Yderligere drøftelse i arbejdsgruppen - 1. forslag sendes i høring i lederforum og til alle sikkerhedsrepræsentanter til kommentering inden udgangen af januar 2008 - Drøftelse i arbejdsgruppen pba. modtagne kommentarer 2. februar 2008 - Det tilpassede forslag sendes til drøftelse i Hoved-MED 25. februar 2008 - Efterfølgende udsendt til høring i MED-organisationen fra til 6. juni 2008 - Endelig drøftelse i arbejdsgruppen pga. modtagne kommentarer d. 19. juni 2008 - Drøftelse af endeligt udkast i Hoved-MED d. 30. juni 2008 og godkendt. Bilag: Skema til dokumentation af virksomhedens opfyldelse af målene i arbejdsmiljøstrategien Strategien er udarbejdet af arbejdsgruppen for sikkerhed, sundhed og trivsel: Henrik Buhl, medarbejderrepræsentant Margit Rasmussen, ledelsesrepræsentant Morten Jensen, medarbejderrepræsentant Tina Vesthald, arbejdsmiljøkonsulent, Personaleservice Kim Nissen, leder af Personaleservice Kim Nissen Leder af Personaleservice 10