Brønderslev-Dronninglund Kommune Administrativ Styregruppe Referat Dato: 12. december 2005 Lokale: Dronninglund Slot Tidspunkt: kl. 13.00
Indholdsfortegnelse Sag nr. Side Åbne sager: 1. Godkendelse af referat... 105 2. Projektgruppe 4 - Kommunikation og Information... 106 3. Projektgruppe 5 - IT... 108 4. Projektgruppe 7 - Økonomi... 110 5. Projektgruppe 17 - Beskæftigelse og Arbejdsmarked... 111 6. Projektgruppe 18 - Fritid og Kultur... 112 7. Jobcenter... 114 8. Oversigtskalender for Sammenlægningsudvalget... 115 9. Projektgruppe 3.13 - Forsikringer... 116 10. Eventuelt... 117 11. Projektgruppe vedrørende børnepolitik... 118
Administrativ Styregruppe, 12. december 2005 Side 105 Åbne sager: 1. Godkendelse af referat Godkendelse af referat fra møde i Administrativ Styregruppe den 24. oktober 2005. Referatet blev godkendt
Administrativ Styregruppe, 12. december 2005 Side 106 2. Projektgruppe 4 - Kommunikation og Information Projektsekretariatet fremsender følgende til behandling i Administrativ Styregruppe: a) Forslag til kommissorium for Kommunikation og Information 2006 b) Forslag til kommunikationsstrategi for fusionen af Brønderslev og Dronninglund Kommune 2006. Forslagene er udarbejdet af Projektgruppe 4 - Kommunikation og Information. Sagsfremstilling: Ad a) Opgavebeskrivelse, herunder resultatmål: 1. At forberede og inddrage de to kommuners ansatte og borgere i kommunesammenlægningen fra den 1. januar 2007. Her spiller kommunikationen en væsentlig rolle. 2. At udarbejde fremtidig kommunikationsstrategi for den nye Brønderslev- Dronninglund Kommune. 3. At sikre at kommunikationsarbejdet også i 2006 vil være en af succeshistorierne i kommunesammenlægningen. Dette indebærer yderligere fokus på gode historier, som vi også har haft det i 2005. 4. At forberede den nye kommune til at bevare sin stærke position som bosætningskommune - ikke mindst i forhold til ålborgensere. Her vil en fælles brandingstrategi skulle udvikles med inddragelse af en række interessenter. 5. At komme med forslag til hvordan kommunikationsfunktionen i den nye kommune skal arbejde og være organiseret. Ad b) Fusionsprocessen går i 2006 ind i en ny fase, idet sammenlægningsudvalget er tiltrådt, og en række beslutninger for den nye kommune kan således blive truffet. Det er også i 2006, at det besluttes, hvem der skal ansættes hvor, og hvilke borgerservicefunktioner der placeres i de forskellige områder af kommunen. Man kan derfor konstatere, at behovet for professionel, åben og ærlig kommunikation ikke bliver mindre i 2006. Kommunikationsstrategien for 2006 bygger på de positive erfaringer fra 2005, hvor kommunikationsprocessen af medarbejderne er blevet opfattet som god. Strategien er opbygget således: Del 1: Formål. Del 2: Branding af den nye kommune. Del 3: Borgerrettet kommunikation (herunder også erhvervsliv, foreninger etc.) Del 4: Pressekommunikation. Del 5: Intern kommunikation. Del 6: Strategi for 2007.
Administrativ Styregruppe, 12. december 2005 Side 107 Bilag: Forslag til kommissorium for Kommunikation og Information, 2006 Forslag til kommunikationsstrategi for fusionen af Brønderslev og Dronninglund kommuner, 2006 Kommissorium med diverse rettelser blev godkendt. Kommunikationsstrategien anbefales og sendes til videre behandling i Sammenlægningsudvalget.
Administrativ Styregruppe, 12. december 2005 Side 108 3. Projektgruppe 5 - IT Projektsekretariatet fremsender til behandling i Administrativ Styregruppe: Forslag til IT-strategi for Brønderslev-Dronninglund Kommune. Sagsfremstilling: Projektgruppe 5 - IT, har udarbejdet forslag til IT-strategi for Brønderslev- Dronninglund Kommune. Bedre borgerservice er det primære mål med IT-strategien. Knyttet til dette mål er der to andre mål, som begge er forudsætninger for, at målet om bedre borgerservice kan realiseres. Det er den sammenhængende kommune og den effektive kommune. Visionen bliver at få borgerne til at anvende elektroniske selvbetjeningsløsninger i maksimalt omfang og i forlængelse heraf at få indrettet de bagvedliggende arbejdsgange således, at de matcher den elektroniske borgerbetjening. Brønderslev-Dronninglund Kommune skal være en forbilledlig, højteknologisk offentlig virksomhed med borgerne i centrum. Kommunen skal benytte de nye teknologier i dialogen med borgerne og virksomhederne og skal samtidig være en attraktiv arbejdsplads, der tiltrækker og fastholder kvalificeret arbejdskraft. Udfordringen for kommunen er at skabe et sammenhængende IT-løft, der over en kort årrække skaber store og varige gevinster for kommunen, borgerne og virksomhederne. Brønderslev-Dronninglund Kommune skal give borgerne, virksomhederne og andre samarbejdspartnere høj kvalitet og effektivitet i den service, kommunen tilbyder. Grundlaget for beslutninger skal være lettere og hurtigere tilgængeligt samtidig med, at der skal flyttes ressourcer fra administrationen til borgerbetjeningen. Derfor skal de ressourcer, der er i administrationen udnyttes bedre. Medarbejdernes kvalifikationer og evner skal udnyttes fuldt ud, og der skal ske en forenkling af arbejdsgangene. Brønderslev-Dronninglund Kommune skal bevæge sig hen mod flere døgnåbne selvbetjeningstilbud, som kan give både bedre service til borgere og virksomheder og bedre udnyttelse af ressourcerne i kommunen. Bilag: Forslag til IT-strategi for Brønderslev-Dronninglund Kommune
Administrativ Styregruppe, 12. december 2005 Side 109 Forslag til IT-strategi blev drøftet. Den sendes videre til behandling i Sammenlægningsudvalget. Projektgruppen vil blive bedt om at udarbejde mere detaljeret teknologiplan og uddybende vurderinger omkring indførelse af ESDH.
Administrativ Styregruppe, 12. december 2005 Side 110 4. Projektgruppe 7 - Økonomi Projektsekretariatet fremsender til godkendelse i Administrativ Styregruppe indstilling fra Projektgruppe 7 - Økonomi: Projektgruppen vedrørende økonomistyring indstiller, at kontobroens "pengeposer" fordelt på projektkoder sendes til høring i de nedsatte grupper den 14. december 2005, og grupperne skal fremsende høringssvar senest den 12. januar 2006 til Kontobrogruppen, kontobrogruppen meddeler eventuelle udestående/indsigelser til Økonomistyregruppen den 30. januar 2006, pengeposerne "snøres" den 30. januar 2006, politisk stillingtagen til udestående behandles på Sammenlægningsudvalgets første møde den 09. februar 2006, og udmelding af højeste/mellemste/laveste niveau sker den 20. februar 2006. Ovennævnte tidsplan skal fastholdes, idet afvigelser vil få indflydelse på det videre arbejde med Kontoplangruppen og Budgetlægning 2007. Bilag: Overordnet tidsplan for projekt kontobro Projektgruppens indstilling blev godkendt. Dog anmoder Administrativ Styregruppe om, at tidsplanen gøres mere smidig, således at projektgrupper og administration får mere tid til høring. Når der er udarbejdet forslag til højeste/mellemste/laveste serviceniveau, skal dette drøftes i Administrativ Styregruppe, inden det går videre til politisk behandling i Sammenlægningsudvalget.
Administrativ Styregruppe, 12. december 2005 Side 111 5. Projektgruppe 17 - Beskæftigelse og Arbejdsmarked Projektsekretariatet fremsender til godkendelse i Administrativ Styregruppe: Kommissorium for Delprojektgruppe 17f - Udarbejdelse af forslag til etableringsaftale i samarbejde med Staten. Bilag: Forslag til kommissorium for delprojektgruppe 17 f Kommissoriet blev godkendt med bemærkningen om, at tidsplanen er meget stram.
Administrativ Styregruppe, 12. december 2005 Side 112 6. Projektgruppe 18 - Fritid og Kultur Projektsekretariatet fremsender afrapportering vedr. Projektgruppe 18 - Fritid og Kultur til behandling i Administrativ Styregruppe. Sagsfremstilling: I henhold til kommissorium for Projektgruppe 18 - Kultur og Fritid er det forudsat, at arbejdet vedrørende udarbejdelse af forslag til By-ordninger og tilskud m.v. vedrørende haller skal være færdigt senest med udgangen af oktober måned 2005 af hensyn til evt. opsigelse af nuværende aftaler. Arbejdet i de 2 grupper er ikke færdigt, idet områderne er noget mere komplekse end umiddelbart forudsat. Det er imidlertid konstateret, at der er en del forskel mellem de 2 kommuner. For at kunne ensarte forholdene pr. 1. januar 2007 er det en forudsætning, at følgende aftaler i Brønderslev kommune opsiges, idet der er 1 års opsigelse til udgangen af et kalenderår: Brønderslev-ordningen i forhold til Idrætssamvirket, Spejdersamvirket og Idesamvirket Aftale om tilskud til Vendelbohallen på fritidsområdet Aftale om køb af timer i Østsidehallen og Stenum-Hallen til fritidsområdet. Øvrige haller orienteres om, at Brønderslev kommune er fritstillet med hensyn til køb af timer til fritidsområdet på grund af kommende kommunesammenlægning. Der er ingen aftaler med opsigelsesvarsler i Dronninglund Kommune. Det bemærkes, at Dronninglund Kommune har indgået aftaler med hallerne om anvendelse til skoleformål for perioden 1. januar 2005 til 31. december 2008, men med genforhandlingsmulighed inden udgangen af 2006. Projektgruppen anbefaler derfor, at Brønderslev Byråd godkender, at ovenstående aftaler i Brønderslev Kommune opsiges, uagtet at der ikke p.t. foreligger forslag til nye aftaler, men for derved at kunne være fritstillet i forhold til nye aftaler i den kommende Brønderslev-Dronninglund Kommune.
Administrativ Styregruppe, 12. december 2005 Side 113 Administrativ Styregruppe tager afrapportering til efterretning. Børne- og Kulturudvalget i Brønderslev Kommune indstiller, at Brønderslev-Ordningen ikke siges op med udgangen af 2006.
Administrativ Styregruppe, 12. december 2005 Side 114 7. Jobcenter Projektgruppe 17, Beskæftigelses- og Arbejdsmarkedsområdet anmoder om en tilkendegivelse af, hvorvidt der på nuværende tidspunkt kan tages stilling til en fremtidig placering af et Jobcenter og i givet fald, hvor Jobcentret ville kunne placeres. Sagsfremstilling: I forbindelse med interessetilkendegivelse af om Brønderslev-Dronninglund Kommune ønsker et Jobcenter eller et Pilotjobcenter, er det blevet oplyst til projektgruppe 17, at Arbejdsmarkedsstyrelsen forventer, at der er taget stilling til fysisk placering af et fremtidigt Jobcenter, hvis det interessetilkendegives, at vi ønsker et Pilotjobcenter. På baggrund af denne viden har projektgruppen udarbejdet et notat vedrørende fordele og ulemper ved placering af Jobcentret på en eller flere adresser. Bilag: Notat om fysisk placering af jobcenter Oprindeligt notat fra projektgruppen om de 2 jobcentertyper Administrativ Styregruppe anbefaler projektgruppens indstillinger til Sammenlægningsudvalget.
Administrativ Styregruppe, 12. december 2005 Side 115 8. Oversigtskalender for Sammenlægningsudvalget Der er udarbejdet en oversigtskalender for Sammenlægningsudvalget for Brønderslev-Dronninglund Kommune. Oversigten fremsendes til orientering i Administrativ Styregruppe. Sagsfremstilling: Kalenderen har til formål at skabe overblik over de mange beslutninger, der skal træffes i 2006. Det er tanken, at kalenderen skal anvendes som en huskeliste. Opmærksomheden skal henledes på, at det af kalenderen fremgår, at alle projektgrupper skal aflevere Skema C senest i juni måned 2006. Dette vil snarest blive meddelt projektgrupperne. Årsagen hertil er, at det er nødvendigt at få materialet inden sommerferien, så der kan blive udarbejdet et budget for 2007. Kalenderen vil løbende blive ajourført. Bilag: Oversigtskalender Administrativ Styregruppe drøftede forslaget til beslutningskalender, der er et levende dokument og som løbende opdateres og offentliggøres på den fælles hjemmeside. Der udarbejdes en mere detaljeret sagsgang for de enkelte punkter.
Administrativ Styregruppe, 12. december 2005 Side 116 9. Projektgruppe 3.13 - Forsikringer Projektsekretariatet fremsender til behandling i Administrativ Styregruppe forslag til valg af mægler til gennemførelse af EU udbuddet for den nye kommune. Lukket punkt.
Administrativ Styregruppe, 12. december 2005 Side 117 10. Eventuelt Næste møde er d. 9. januar kl. 09.00 i Brønderslev D. 22. december er der velkomstmøde for de ansatte, vi overtager fra amtet. Her vil man også gennemgå det kompetenceafklaringsforløb, der har været. Projektgruppe 7 (Økonomi) udarbejder oplæg til Administrativ Styregruppe med henblik på at drøfte, om medlemmer af forretningsledelsen og andre nøglemedarbejdere organisatorisk og økonomisk skal overgå til Sammenlægningsudvalget i 2006.
Administrativ Styregruppe, 12. december 2005 Side 118 11. Projektgruppe vedrørende børnepolitik Chefgruppen i Brønderslev Kommune anbefaler at der nedsættes projektgruppe omkring udarbejdelse af en sammenhængende børnepolitik Sagsfremstilling: Med virkning fra den 1. januar 2006 sker der en ændring af Lov om social service, specielt kaldet anbringelsesreformen. I den forbindelse pålægges kommunerne i henhold til den nye 4 stk. 2 inden udgangen af 2006 at udarbejde og offentliggøre en sammenhængende børnepolitik. Udarbejdelsen af den sammenhængende børnepolitik er et klart tværgående projekt for Brønderslev-Dronninglund Kommune, og projektet er endnu ikke placeret i en af vores projektgrupper. Det vil derfor være nærliggende, at Administrativ Styregruppe tager initiativ til nedsættelse af en tværgående projektgruppe Bilag: Notat vedrørende børnepolitik Chefgruppens anbefaling følges, og Henning Risager Christensen og Kristian Østergaard kommer med forslag til gruppens sammensætning og antal af medlemmer.