Faxe Kommunes administration af ordninger med statsrefusion. August 2013

Faxe Kommunes administration af ordninger med statsrefusion August 2013

FAXE KOMMUNES ADMINISTRATION AF ORDNINGER MED STATSREFUSION 2012 1 Faxe Kommunes administration af ordninger med statsrefusion 2012 Kontor: 1. kontor J.nr.: 2012-6448-18 I. Indledning 1. Rigsrevisionen har gennemgået Faxe Kommunes administration af ordninger med statsrefusion i regnskabsåret 2012. Gennemgangen var baseret på besøg i kommunen i uge 18, 2013. Rigsrevisionen har endvidere holdt møde med kommunens revisor, PWC, den 2. maj 2013. Rigsrevisionen besøger hvert år et antal kommuner som led i revisionen af statens afregning af statsrefusion med kommunerne, jf. Rigsrevisorlovens 5 og 6. Formålet med gennemgangen er at vurdere, om kommunen har etableret en forvaltning, der er med til at sikre en tilfredsstillende administration af ordninger med statsrefusion. 2. Budgetteringen på områder med statsrefusion i Social- og Integrationsministeriet og Beskæftigelsesministeriet baseres bl.a. på kommunernes refusionshjemtagelse, hvorfor ministerierne er afhængige af, at kommunernes løbende refusionsindmeldinger var valide. Derfor havde Rigsrevisionen fokus på, om kommunens budgetprocedure og procedure for den løbende refusionshjemtagelse var hensigtsmæssige, samt om kommunen løbende følger udgiftsudviklingen og kan forklare afvigelser og årsagerne hertil. Desuden gennemgik Rigsrevisionen resultaterne af den udførte revision for 2011. Formålet var at vurdere, om revisionen af kommunens regnskab var udført i overensstemmelse med de statslige krav og i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik. Desuden var formålet at vurdere, om kommunen havde foretaget en tilstrækkelig og rettidig opfølgning på revisors bemærkninger og anbefalinger samt på ministeriernes decisionsskrivelser. I forbindelse med og som supplement til, at Rigsrevisionen har undersøgt regionernes styring på det specialiserede socialområde, blev kommunens procedure for visitation af borgere til tilbud på det specialiserede socialområde efter servicelovens 107 og 108 gennemgået. Gennemgangen havde et særligt fokus på køb af pladser i regionerne. Desuden drøftede Rigsrevisionen kommunens samarbejde med regionen med det formål at vurdere den styringsmæssige værdi af rammeaftalen på området. Rigsrevisionens rapport er opdelt i 2 afsnit og behandler følgende 5 temaer: I. Kommunens budgetteringsprocedure og refusionshjemtagelse Kommunens budgettering og budgetopfølgning Kommunens tilrettelæggelse af refusionshjemtagelsen Kommunens opfølgning på den udførte revision II. Kommunens visitation til botilbud på det specialiserede socialområde Kommunens visitationsprocedure kommunens samarbejde med regionen

II. Kommunens budgetteringsprocedure og refusionshjemtagelse 3. Rigsrevisionen gennemgik kommunens budgetlægning og budgetopfølgning, procedurerne for hjemtagelse af refusionen, den seneste revisionsberetning af regnskabsåret 2011 samt kommunens opfølgning på bemærkningerne hertil. Budgettering og budgetopfølgning 4. Kommunens økonomifunktion er organiseret i decentrale økonomienheder for de væsentlige fagforvaltninger, der hver især har ansvaret for økonomien på deres specifikke fagområde. Der er tilknyttet økonomistyringskompetencer til funktionen. Herudover har kommunen en central økonomifunktion i Center for Økonomi og HR, som varetager betjeningen af direktionen og Byråd samt understøtter de decentrale enheder ved fx budgetopfølgning. 5. Rigsrevisionen konstaterede, at kommunen udarbejder budgettet på grundlag af detaljerede budgetforudsætninger, der baseres dels på historiske regnskabsdata og dels forskellige prognoser for udviklingen på de enkelte områder. Kommunen udarbejder kvartalsvis budgetopfølgning, hvor også prognoser justeres i forhold til den faktiske udvikling. Opfølgningen forholder sig til budgetforudsætningerne som basis for at afgive forklaring på eventuelle afvigelser mellem budget og regnskab. Kommunen oplyste, at en kvartalsvis opfølgning er mest hensigtsmæssig i forhold til muligheden for at kunne nå at rette ind som følge af de nye oplysninger. 6. Rigsrevisionen vurderer, at kommunens fokus på økonomistyring og budgetopfølgning er med til at sikre en korrekt hjemtagelse af refusion. Kommunens tilrettelæggelse af refusionshjemtagelsen 7. Ansvaret for refusionshjemtagelsen er forankret i kommunens centrale økonomienhed. Refusionen hjemtages på baggrund af budgettet, der justeres i forbindelse med de ovenfor nævnte kvartalsvise budgetopfølgninger. Refusionen hjemtages af 2 medarbejdere, der har delt opgaven i 2 områder Integrationsområdet og resten. Kommunen har økonomimedarbejdere placeret i de væsentlige decentrale fagforvaltninger herunder socialområdet. Såfremt der er afvigelser fra den forventede hjemtagne refusion eller det budgetterede kontrolleres udviklingen i dialog med de decentrale fagforvaltninger. Oplysninger om aktivitet og udgiftsudvikling på områder med statsrefusion udarbejdes decentralt af de budgetansvarlige for de enkelte ordninger. De enkelte fagforvaltninger melder refusionsoplysninger ind til de 2 medarbejdere i den centrale økonomienhed. Refusionshjemtagelsen tager udgangspunkt i det faktiske forbrug fra 2. kvartal og frem. 8. Rigsrevisionen konstaterede, at kommunen ikke systematisk foretager kvalitetssikring af de data, der ligger til grund for refusionshjemtagelsen. Den medarbejder, der indtaster data til Social- og Integrationsministeriet, kvalitetssikrer fagforvaltningernes refusionsanmodninger med udgangspunkt i personlig erfaring, fx om der er større afvigelser fra de sædvanlige refusionsbeløb. Kommunen havde ikke udarbejdet en skriftlig vejledning til brug for hjemtagelsen af statsrefusion. Refusionshjemtagelsen er således primært baseret på medarbejdernes erfaring med selve udførelsen. 9. Rigsrevisionen havde ved gennemgangen af kommunernes regnskaber for 2012 fokus på afvigelser mellem den refusion kommunen hjemtager i løbet af året og den endelige restafregning af ordningerne. Fokus herpå skyldes som nævnt, at ministeriernes budgette-

3 ring på ordningerne afhænger af hvorvidt kommunerne er præcise i deres refusionshjemtagelse. Med udgangspunkt i refusionsdata fra Social- og Integrationsministeriet drøftede Faxe Kommune og Rigsrevisionen, at kommunen havde en relativ store afvigelse på henholdsvis VI Forsikrede ledige og I Aktiv- og Servicelov. På VI Forsikrede ledige var restafregningen 4,5 mio. kr. eller 36,1 % af refusionen i løbet af året. For I Aktiv- og Servicelov var restafregningen 14,8 mio. kr. eller 13 % af refusionshjemtagelsen. Kommunen kunne på Rigsrevisionens forespørgsel forklare de væsentligste årsager til afvigelserne, men havde ikke på forhånd systematisk tilegnet sig og anvendt denne viden. 10. Det er Rigsrevisionens opfattelse, at kommunens refusionshjemtagelse er meget personafhængig og dermed sårbar særligt i forbindelse med personalerokeringer. Rigsrevisionen vurderer derfor, at kommunen med fordel kan udarbejde skriftlige retningslinjer for refusionshjemtagelsen. Det er Rigsrevisionens opfattelse, at skriftlige retningslinjer øger sikkerheden i opgaveløsningen og mindsker risikoen for fejl. Rigsrevisionen finder derfor, at en beskrivelse af sagsgangene og en mere systematisk gennemgang af refusionsmaterialet kan styrke hjemtagelsen. Rigsrevisionen vurderer videre, at kommunen kan have større fokus på årsagerne til eventuelle større afvigelser mellem refusionshjemtagelsen og den endelige restafregning. Rigsrevisionen finder, at kommunen ved væsentlige afvigelser i løbet af året med fordel kan udarbejde årsagsforklaringer, idet viden om årsagerne til eventuelle afvigelser bidrager til en korrekt refusionshjemtagelse. Dette kan bl.a. imødekommes ved en tættere kobling mellem refusionshjemtagelsen og de løbende budgetopfølgninger. Den eksterne revision af Faxe kommune 11. Rigsrevisionen gennemgik revisors beretning inklusiv bilag 2-4, kommunens opfølgning på bemærkningerne til revisionsberetningerne samt revisors erklæringer på de enkelte refusionsopgørelser. 12. Rigsrevisionens gennemgang af kommunens revisors beretning for 2011 viste, at denne havde haft revisionsbemærkninger til kommunens administration af 2 ordninger på Social- og Integrationsministeriets områder med statsrefusion. Den ene bemærkning vedrørte manglende budgettering af Borgerstyret Personlig Assistance (SEL 96). Den anden bemærkning vedrørte en række fejl og mangler i kommunens sagsbehandling vedrørende servicelovens 41 og 42. Fejlene vedrørte fx manglende journalføring og dokumentation samt manglende systematik og styring af området. På mødet med revisor blev det oplyst, at det generelt er på socialområdet revisor finder fejl i kommunernes administration. 13. Rigsrevisionens gennemgang viste endvidere, forvaltningen har indarbejdet de anbefalinger, som revisor havde foreslået forvaltningen samt forvaltningens forventninger til forbedringer på de områder, der blev nævnt beretningen. 14. Det er, at Faxe Kommunes opfølgning på revisionsberetningen om revisionen af regnskabsåret 2011 var tilfredsstillende. III. Kommunens visitation til botilbud på det specialiserede socialområde 15. Rigsrevisionen gennemgik kommunens visitation til botilbud på det specialiserede socialområde efter servicelovens 107 og 108 særligt med fokus på køb af pladser i regio-

nerne. Rigsrevisionen gennemgik desuden kommunens samarbejde med regionen herunder kommunens brug af rammeaftalen som styringsredskab på socialområdet. Visitationsprocedure 16. Visitationen på det specialiserede socialområde er i Faxe Kommunen organiseret i Center for Beskæftigelse og Omsorg for at sikre, at der kan ske koordination mellem beskæftigelses- og socialområdet. 17. Rigsrevisionen kunne ved revisionen konstatere, at kommunen ikke har nedskrevne forretningsgange, men det blev oplyst, at kommunen arbejder med at implementere Voksenudredningsmetoden. Endvidere opsættes it-understøttelsen med automatiske tjeklister og kontroller af den dokumentation sagerne skal indeholde. Ved gennemgangen kunne Rigsrevisionen videre konstatere, at kommunen har haft problemer med netop dokumentationen i sagerne. 18. Kommunen har ikke længere et egentligt visitationsudvalg. Visitationsproceduren består i, at den enkelte sagsbehandler oplyser og dokumenterer sagen og har et råderum op til 250.000,- kr. pr. borger. Indsatser, der koster mere, forelægges for teamchef og centerchefen, som godkender den endelige visitation på baggrund af sagsfremstillingen. 19. Visitationen i Faxe Kommune foretages ud fra kommunens ydelseskatalog med udgangspunkt i borgerens funktionsevne og mestring herunder, arbejdsevne. Det er endelig oplyst, at kommunen arbejder en del med effekten af tiltagene. 20. I Faxe Kommune er ledelses- og kvalitetstilsynet implementeret efter en række bemærkninger fra revisor. Tilsynet er forankret hos den daglige leder, der gennemgår 60 sager 1 gang årligt. I den forbindelse føres tilsyn med om sager under 250.000,- kr. er dokumenteret. Gennemgangen danner grundlag for en dialog med medarbejderne og er med til at sikre at ledelsen føler sig betryggede ved sagsbehandlingen. 21. Tilbudsportalen drives af Socialstyrelsen og skal bidrage ned et overblik over tilbud og udvikling på det specialiserede socialområde. Det skal bl.a. ske ved at styrke grundlaget for valg af konkrete tilbud til den enkelte borger, at skabe sammenlignelighed mellem tilbuddene, herunder mellem offentlige og private tilbud, og udgifterne til tilbuddene, samt sikre en lige konkurrence mellem private og offentlige leverandører. Rigsrevisionen konstaterede, at kommunen ikke benytter Tilbudsportalen systematisk i sagsbehandlingen og visitationen af 107 og 108-tilbud. Det blev oplyst, at Tilbudsportalen udelukkende blev benyttet til en årlig gennemgang af, om de benyttede tilbud er godkendte. Kommunen oplyste, at de ikke oplever, at data i portalen er valide og opdaterede, hvorfor sagsbehandlerne ikke har tillid til oplysningerne i en sådan grad, at de kan bruges til at fremsøge tilbud, som de ikke har benyttet tidligere. 22. Rigsrevisionen finder det hensigtsmæssigt, at kommunen anvender en systematisk sagsbehandling, som fx Voksenudredningsmetoden, da en sådan systematik er med til at sikre en ensartet og dokumenteret sagsbehandling af kommunens borgere. Det er videre, at kommunen tænker i helhedsløsninger på forvaltningsniveau samt understøtter en ensartet sagsbehandling, bl.a. gennem faglige drøftelser mellem sagsbehandlerne og ledelsen. Rigsrevisionen finder dog, at kommunen fortsat bør have fokus på dokumentation og sagsoplysning, så sagsbehandlernes afgørelser kan dokumenteres over for borgeren og udgifterne kan dokumenteres i forhold til kommunens hjemtagelse af statsrefusion. Endelig vurderer Rigsrevisionen, at kommunen skal sikre, at alle sagsbehandlere anvender Tilbudsportalen i sagsbehandlingen, så det sikres, at botilbuddene er godkendte og dermed om de visiterede borgere fortsat kan anvende tilbuddet.

5 Kommunens samarbejde med regionen 23. Som en del af Strukturreformen var rammeaftalerne tænkt som et planlægnings- og udviklingsværktøj, der skulle sikre balancen mellem kommunernes efterspørgsel og behov på den ene side og regionernes forsyningspligt på den anden side. 24. Faxe Kommune oplyste, at rammeaftalen giver et godt overblik over de tilbud, der er i regionen. Kommunen fandt, at antallet af indmeldte pladser, der gives til regionen på årsbasis i overvejende grad stemmer overens med den faktiske efterspørgsel af pladser kommunen har i løbet af året. Kommunen fandt samtidig, at basistaksten bør indeholde så stor en del af ydelsen som muligt, så kommunen ikke pålægges ekstraomkostninger, når borgeren er visiteret til et botilbud. 25. Faxe Kommune visiterer borgere til egne tilbud samt tilbud hos andre kommuner, private og regioner. Kommunen oplyste, at regionernes andel udgør i alt 10 pladser af i alt 127 pladser eller 7,9 %. Kommunen oplyste videre, at omkostningerne til de regionale tilbud i 2012 udgjorde 8,6 mio. kr. i 2012 eller 14,7 % af kommunens omkostninger. Kommunen har videre oplyst, den køber ca. lige mange 107 og 108 tilbud. Disse faktuelle oplysninger forventes at indgå i den kommende beretning.