Dato: 16. marts Kontakt: Susanne B. Jørgensen. Sagsid: Notat

BALLERUP KOMMUNE Dato: 16. marts 2017 E-mail: sbe@balk.dk Kontakt: Susanne B. Jørgensen Sagsid: Notat Dette notat udgør en beskrivelse af Ballerup Kommunes hjemmepleje. Beskrivelsen er opdelt i følgende områder: A. Historik om hjemmeplejens organisering B. Strategier for hjemmeplejen hvad arbejdes der med? C. Hvordan er organiseringen i dag? Beskrivelse af fagteams og deres forskellige opgaver D. Sygeplejens opgaver og tilknytning til hjemmeplejens fagteams og til kommunens tværgående opgaveløsning E. Hvordan planlægger hjemmeplejen deres opgaver, og hvad er der af udfordringer hermed? Herunder rekruttering og stor variation i opgavernes kompleksitet F. Den økonomiske styring af hjemmeplejen, herunder brug af vikarer og indsatsen om færrest mulige forskellige medarbejdere i borgers hjem G. Hjemmeplejens rammer og muligheder for kompetenceudvikling og faglig sparring H. Dokumentationskrav og udfordringer med læse- og skrivevanskeligheder I. Tilfredshedsundersøgelse blandt hjemmeplejens modtagere J. Fokus på ledelse og nærledelse. Arbejdsmiljø og Social Kapital. A. Historik omkring hjemmeplejens omorganisering Der er gået 3 år siden hjemmeplejen d. 1. februar 2014 gennemførte en stor omorganisering. Den primære årsag til denne nye organisering var at fremtidssikre hjemmeplejen, så den blev bæredygtig til at håndtere de fremtidige krav til pleje og behandling til de af kommunens borgere, der har brug for sygepleje og personlig og praktisk bistand i eget hjem. De to hjemmeplejer i Skovlunde og Ballerup blev organiseret under en ledelse, og i februar 2016 blev hele hjemmeplejen samlet på en matrikel. Man gik fra distriktsopdelte teams til fagteams. Der kom et øget fokus på samarbejdet mellem de 3 faggrupper social- og sundhedshjælpere(ssh), social- og sundhedsassistenter(ssa) og sygeplejersker(spl). I september 2012 kom den første kommunikationsaftale med aftaler om tværsektoriel kommunikation og arbejdsgange omkring indlæggelser og udskrivelser mellem kommunerne og hospitalerne i Region Hovedstaden. I oktober 2016 blev denne kommunikationsaftale revideret, og den stiller nu endnu højere krav til en stor fleksibilitet i forhold til på meget kort tid at modtage færdigmeldte patienter i eget hjem. Der kræves ikke varsling for udskrivelse af borgere, der har været indlagt under 48 timer. Så hjemmeplejen skal ofte stille med en medarbejder med de rette kompetencer med meget kort varsel. Side 1

Det grundlæggende fundament for den nye organisering byggede på en bevidsthed om 3 områder, der skulle tages højde for, for at skabe en robust hjemmepleje: Opgaveøgningen flere borgere med komplekse problemer Opgaveglidningen fra hospitaler (sekundær) til kommunen (primær) Opgaveændringen faglighed og specialisering i fokus Det betyder, at hjemmeplejen hele døgnet skal levere den sygepleje, samt personlig og praktisk bistand, der er behov for hos kommunens hjemmeboende borgere. Dette behov er meget variabelt og uforudsigelig, netop da borgerne er blevet meget mere komplekse, og behovet for pleje og behandling kan variere fra dag til dag. Et med et øget krav til fagligheden og en erkendelse af, at det ikke længere er nok at være generalister, men at en mere specialisering og anvendelse af specifikke kompetencer skal i fokus, var et af de store tiltag, der var omdrejningspunktet for den nye organisering af hjemmeplejen, at der blev lavet fagteams. Dette for at hjemmeplejens medarbejdere kan levere den kvalitet og høje faglighed hos borgere med komplekse problemstillinger, der er brug for. B. Strategi fra den overordnede ledelse i hjemmeplejen Ledelsen i hjemmeplejen har haft fokus på de områder, der er sat nationalt om det nære sammenhængende sundhedsvæsen og den nye kommunikationsaftale mellem Region Hovedstaden og kommunerne. De kommunale indsatser i Ballerup om tidlig inddragelse af medarbejderne, høj social kapital og rehabiliteringsstrategien. Ledelsen i hjemmeplejen styrer og arbejder ud fra en organisering og arbejdsgange, der understøtter følgende: Sammenhængende og koordinerende indsatser (rehabilitering, tidlig indsats og borgeren i centrum) Specialisering og anvendelse af specifikke kompetencer (høj faglighed og borgeroplevet kvalitet) Samarbejde på tværs af fagligheder (SPL,SSA, SSH) og så meget helhedspleje så muligt, dvs. færrest mulige medarbejdere i det enkelte hjem. Effektiv planlægning der sikrer så høj grad af kontinuitet både for medarbejderne og borgerne (færrest mulige i borgers hjem) Skabe rammer i det daglige for at have den faglige sparring i fagteams ved at arbejde ud fra den rehabiliterende tilgang samt tidlig opsporing ved metoden triagering af alle borgere for at igangsætte den relevante sygepleje, personlig og praktisk bistand, for at forebygge indlæggelser og genindlæggelser. En høj social kapital, hvor medarbejderne trives og samarbejder på tværs ud fra kerneopgaven, og hvor sygefraværet er lavt. - Løbende kompetenceudvikling af medarbejderne C. Organisering af hjemmeplejen i dag I dag er hjemmeplejen organiseret i 9 teams med hver sin teamleder, der har en sygeplejefaglig baggrund. Hele ledelsen af hjemmeplejen varetages samlet af to ledere. Side 2

De 9 teams består af 2 sygeplejeteams og 7 fagteams. I de 7 fagteams er der ansat social- og sundhedsassistenter(ssa) og social og sundhedshjælpere(ssh). Der er mellem 35-50 ansatte i hvert fagteam. Fagteams er inddelt således, at borger får tilhørsforhold i det team, der kan varetage deres primære funktionsnedsættelser. Der er 3 teams, der understøtter borgere med kognitive udfordringer, 3 teams, der understøtter borgere med kroniske udfordringer samt 1 rehabiliterende team. Antal ansatte og fordeling i hjemmeplejen pr. 06. 03. 2017 Faggruppe Antal SSH: 170 SSH - timelønnet: 27 SSA: 91 SSA - timelønnet: 10 Hjemmehjælper: 3 Sygehjælper: 6 Sygehjælper - timelønnet: 1 Uuddannet personale: 2 Uuddannet personale - timelønnet: 6 Sygeplejersker: 45 Sygeplejersker - timelønnet: 4 Stab: 18 Teamledere 9 Hjemmeplejeledere 2 I alt: 394 Kort beskrivelse af de enkelte fagteams Det rehabiliterende team Her modtages borgere med funktionsnedsættelse, der har behov for aktiverende, støttende eller vejledende indsats, hvor der er potentiale for at udvikle og genvinde sin funktionsevne. Der igangsættes trænende, støttende, vejledende eller kompenserende indsats i en tidsafgrænset periode i op til 12 uger. Dette sker i tæt tværfagligt samarbejde med Aktiv Hverdagsliv og Træning & Aktivitet. Medarbejderne har stor viden om og kan anvende den rehabiliterende tilgang og indsats, samt betydningen af indsats for borgerens livskvalitet. Borgere, der bliver helt selvhjulpne afsluttes fra hjemmeplejen, og de borgere, der stadig har brug for hjælp til vedligeholdelse af deres funktionsniveau eller andre indsatser/ydelser, videregives til enten kroniker eller kognitiv team ud fra deres primære funktionsnedsættelse. De 3 teams, der understøtter borgere med kroniske udfordringer: Understøtter borgere, der har en funktionsnedsættelse på grund af en kronisk sygdom, f.eks. KOL, Diabetes, hjerte/kar og nyre sygdomme. Der arbejdes ud fra den rehabiliterende tilgang, og der tages udgangspunkt i borgerens viden og erfaring med egen sygdom i plejen og en anerkendelse af dette i tilgangen til borgeren både Side 3

fagligt og pædagogisk. Man tilrettelægger pleje og behandling ud fra viden om konsekvenserne og reaktionsmønstre hos borgere med en kronisk sygdom. De 3 teams, der understøtter borgere med kognitive udfordringer: Understøtter borgere, der har en funktionsnedsættelse i form af mentale og adfærdsmæssige udfordringer, f.eks. demens, neurologiske og psykiatriske sygdomme. Der arbejdes ud fra den rehabiliterende tilgang, og der tages udgangspunkt i at borgeren har nedsat evne til at tænke, kommunikere og handle og dermed har få ressourcer i form af begrænset viden, samt at kunne etablere og opretholde netværk. Pleje og behandling tilrettelægges ved hjælp og støtte til at strukturere og organisere hverdagen, herunder forebygge sygdom og ydereligere funktionstab. D. Sygeplejens opgaver Sygeplejeteamet Her udføres komplekse sygeplejeopgaver, hvor der er problematiske eller akutte tilstande, og hvor borgerens tilstand til dels er uforudsigelig. Der laves en sygeplejefaglige udredning(helhedsbeskrivelse), for at identificere borgerens helbredsproblemer, så der kan igangsættes relevante sygeplejeindsatser. Den komplekse sygeplejeopgave rummer også sygdomsforebyggende elementer. Sygeplejersken delegerer grundlæggende sygeplejeopgaver videre til SSA er i fagteams. Grundlæggende sygeplejeopgaver er opgaver, der er relateret til et stabilt og delvist forudsigeligt sygeplejeforløb, som forandrer sig langsomt og som forventet. Der sker en løbende faglig sparring på de delegerede indsatser mellem SPL og SSA. Alle sygeplejersker er tilknyttet et fagteam ud fra deres spidskompetencer og spl. har primært borgere tilknyttet dette fagteam. Sygeplejerskerne deltager i frokostmøder med SSH og SSA 3 gange om ugen i det team, de er tilknyttet, og der holdes SPL-SSA møder hver 14. dag i det enkelte team for at følge op på de delegerede sygeplejeindsatser. Mange sygeplejersker er ressourcepersoner indenfor et konkret sygeplejefagligt område, hvor de har et medansvar sammen med ledelsen til at sikre høj faglig kvalitet i udførelse indenfor det konkrete fagområde samt kompetenceudvikle både sygeplejekollegaer, SSA og SSH er. Følgende ressourcepersoner er repræsenteret i dette team: Sårambassadører Ernæringssygeplejerske Diabetessygeplejerske KOL sygeplejerske Palliationssygeplejersker Demenssygeplejersker Psykiatrisygeplejersker Rehabiliteringssygeplejersker Kliniske vejledere Tværgående sygeplejeteam Dette team er nyoprettet pr. 1. januar 2017. Der arbejdes i Pleje og Omsorg på en strategi, hvor der skal sikres ensartet sygeplejefaglige indsatser uagtet, om man modtager sygepleje i hjemmeplejen eller på plejecentrene og på sigt i resten af Side 4

kommunen, som f.eks. i handicap og psykiatri området. Dette har identificeret et behov for specialister i sygeplejen, der går på tværs i kommunen og derved en sikring af en ensartet og vidensbaseret kvalitet i den sygepleje, der udføres. 1. januar 2017 er sygeplejeklinikken på Toftehaven kommet ledelsesmæssigt ind under hjemmeplejen, hvor den tidligere var under ledelsen i Plejecenter Toftehaven. Klinikken er organiseret i det tværgående sygeplejeteam med de to sygeplejersker, der er ansat der. Der arbejdes med en plan for, hvordan sygeplejen kan anvendes optimalt i fremtiden med de samlede ressourcer, der er i hjemmesygeplejen, samt udvidelse af klinikken, så flere hjemmeboende borgere kan modtage sygepleje i klinikken i stedet for i eget hjem. Alt sammen som et led i den rehabiliterende tilgang og ud fra tænkningen om at gøre borgerne så lidt afhængige af det kommunale system som muligt. Borgerne skal ikke sidde og vente. Følgende sygeplejersker er pt. ansat i dette team 2 inkontinens sygeplejersker (30+24 t) 1 stomisygeplejerske (32 t) 1 sårsygeplejerske (37 t) 2 sygeplejersker i sygeplejeklinik (32 t*2) 1 gerontopsykiatrisk sygeplejerske (under rekruttering) Det tværgående sygeplejeteams kerneopgaver E. Planlægning af fremmøde af medarbejdere Ledelsen har i 2016 haft en særlig fokus på at optimere ressourcestyring og planlægning af medarbejdernes vagtplan. Medarbejderne skal ifølge overenskomsten kende, deres vagtplan minimum 4 uger før vagtens start. Samtidig må man ikke planlægge for mindre end 4 uger ad gangen. Det betyder, at teamlederne for de enkelte teams skal være meget på forkant med at lave den enkelte medarbejders vagtplan. I planlægningen af fremmødet er der taget højde for afvikling af ferie, afspadsering og løbende fridage og arbejde i weekenden. Der har været særlig fokus på at sikre, at der er et ensartet fremmøde hver dag, fordelt ud over alle ugens dage og med de kompetencer, der skal være til rådighed inden for de forskellige faggrupper. Side 5

Der er ansat timelønnede, der kan tage enkelte vagter. Ofte er det dog medarbejdere, der har fast arbejde et andet sted, og der er i øvrigt et loft for hvor meget man må bruge timelønnet. Når en medarbejder opsiger sin stilling, kan der ikke nås at ansættes en ny til den dag, der mangler. Der er ofte 1-2 måneder, hvor der mangler en medarbejder.(i den 1. måned er der rekruttering, og i 2. måned skal man vente på, at medarbejderen kan opstarte pga. opsigelsesvarsel fra tidligere job). Personaleomsætningen i hjemmeplejen er? Behovet for fremmødet i teams varierer meget, fordi der er så store udsving i behovet for visiterede ydelser. Så en vagtplan, der er lavet for 4-8 uger siden, holder oftest ikke, når man når til den pågældende dag, hvor indsatserne skal leveres. Hjemmeplejen har en konstant leveringsgrad. Der skal sikres, at borgerne får den hjælp, de er visiteret til hele døgnet. Der foregår altså en langtidsplanlægning, men der er også en del daglig planlægning for at justere for de behov, der er nu og her. Fremmøde pr. dag i de 7 hjemmeplejeteams: Hvor mange er på arbejde hver dag? T1 T2 T3 T4 T5 T6 T9 I alt Hverdag dagvagt 22 19 20-21 14-15 13-14 19 11-14 118-124 Aften 6 5 6 4 4 5 2-3 32-33 Nat 2 Weekend 15-16 14-15 13-14 10 9 13 7-8 81-85 Udfordringer Der kan ikke rekrutteres tilstrækkeligt med kvalificerede medarbejdere. Hjemmeplejen ansætter ikke ufaglærte. Desuden har hjemmeplejen et behov, for at medarbejderne arbejder hver 2. weekend for at sikre kontinuitet og høj faglighed også i weekenden. Det er dog ikke attraktivt for medarbejderne, så de fleste arbejder hver 3. weekend. Nye medarbejdere ansættes til også at skulle arbejde hver 2. weekend. At bruge egne medarbejdere til mer- og overarbejde kan kun gøres i et vidst omfang. Flere af medarbejderne vil rigtig gerne have ekstra arbejde, men der ses ofte et øget sygefravær ved ekstraarbejde. Derfor er dette ikke en optimal løsning andet end i begrænset omfang. Der er en overordnet holdning i kommunen om at begrænse brugen af eksterne vikarer. Eksterne vikarer kan dog i forhold til styring af hjemmeplejen til tider være den bedste løsning, da antallet af besøg svinger op og ned. Disse udsving vil hjemmeplejen registrere over en periode, så vi konkret ved, hvad vi taler om. Elever og studerende Hjemmeplejen uddanner hvert år både SSH, SSA og sygeplejersker. Der sker også en opkvalificering fra SSH til SSA. Denne opkvalificering kunne man godt satse mere på. Der vil dog være nogle økonomiske udfordringer for SSH erne, som man bliver nødt til at forholde sig til. Side 6

2014 2015 2016 SSH som er optaget på SSA uddannelsen 3 2 7 Planlægning af de visiterede ydelser Sygeplejens budget er fast. Dvs., at der ikke er en fast timepris pr. leveret indsats, men at det forventes, at der skal leveres det, der måtte være at behov for af sygepleje indenfor den budgetramme, der er givet. Sygeplejeopgaver varetages primært af SPL og SSA er. Personlig og praktisk bistand varetages af SSH og SSA er. Her er økonomien styret via en variabel indtægt, dvs. hjemmeplejen får indtægt ud fra, hvad der leveres ud fra en fast timepris. Der er en timepris for personlig pleje og en timepris for de borgere, der kun har praktisk bistand, typisk rengøring der ligger ca. 100 kr.(2016 = 94kr) lavere end for personlig hjælp. Timepris til afregning 2017 2017 Dag Aften Praktisk hjælp rengøring * 257 Personlig og praktisk hjælp ** 351 447 Delegeret sygepleje 392 504 * Timeprisen er sat ud fra faglighed uuddannet ** Timeprisen er sat ud fra faglighed hjælper I ovenstående timepriser er kun indregnet grundløn og erfaring. Det er således ikke et retvisende billede af, hvad medarbejderne får i løn, da der også skal udbetales kvalifikationsløn og funktionsløn. (Se nedenfor under afsnit F.) I hvert team er der en planlægger der planlægger de visiterede ydelser ud fra de personaleressourcer, der er stillet til rådighed. Planlæggerens funktionsområde er (taget fra funktionsbeskrivelse) Hovedopgave - Medarbejderens primære opgave er at kommunikere og planlægge visiterede ydelser, så kommunens borgere oplever en sammenhængende og målrettet indsats, samtidig med at hjemmeplejens ressourcer udnyttes bedst muligt og der skabes et godt arbejdsmiljø. - Planlægningsopgaven sker i tæt samarbejde med fagteams samt øvrige planlæggere Planlægning - Sikre visiterede og disponerede ydelser indenfor sundhedsydelser og serviceydelser, planlagte såvel som akutte, i alle vagter - Sikre at visiterede og disponerede ydelser stemmer overens - Håndtere og handle på advis fra samarbejdspartnere - Håndtere og handle på mails fra interne samarbejdspartnere Planlægningen af medarbejdernes tid Planlægningen af medarbejdernes tid forgår i hjemmeplejens omsorgssystem, som aktuelt hedder CARE. I dette system er der et planlægningsmodul, hvor alle de visiterede ydelser til kommunens borgere er disponeret. For at skabe så bedst kontinu- Side 7

itet for hjemmeplejens borgere og dermed sikre at de så vidt muligt møder kendte ansigter, arbejdes der med grundplaner for den enkelte medarbejder. I den enkelte grundplan er de borgere disponeret, som pågældende medarbejder skal besøge på en dag. Der tages her højde for på hvilket tidspunkt af dagen, borger skal besøges ud fra det behov, borger har. Dette er fundamentet for den daglige planlægning. I denne grundplan er der taget højde for, at det er borgere der bor i nærheden af hinanden, så køretid mellem besøg minimeres. Når der planlægges til den enkelte dag, kommer denne grundplan ud på en køreliste til pågældende medarbejder. Hvis medarbejderen ikke er på arbejde, er der en flyver i teamet, der overtager den pågældende køreliste. Antal borgere i hjemmeplejen opgjort februar 2017 Antal borgere visiteret til både hjemmehjælp og sygepleje Antal borgere som kun er visiteret til sygepleje Antal borgere som kun er visiteret til hjemmehjælp Dvs., at i alt, den kommunale hjemmepleje har i alt 582 borgere 402 borgere 530 borgere 1514 borgere Antal timer, der leveres pr. uge og antal besøg, der leveres pr. døgn: Hvor mange timer leveres pr. uge? Hvor mange besøg leveres pr. dag/døgn? Servicelovs ydelser: 4600,30 timer pr. uge Servicelovs besøg: Ca. 1450 besøg i døgnet Delegeret sygepleje: 824,88 timer pr. uge Timer i alt: 5425,18 timer pr. uge Besøg i alt: 1450 pr. døgn Hvordan sikres at visiterede og disponerede ydelser stemmer overens? Der printes hver måned en liste, som viser visiterede og disponerede tider på hver enkelt borger tilhørende et team. Disse udleveres til planlæggerne for alle teams, på planlæggermøde, som foregår 1 gang om måneden. Vores seneste audit i marts 2017 viser, at planlæggerne er godt med, men det er et område, vi har fokus på. Ud af 35 borgere var der 3 borgere, hvor der var en difference. Det står i funktionsbeskrivelsen for planlæggere, at de er medansvarlige for, at disse tal stemmer. Teams T1 T2 T3 T4 T5 T6 T9 I alt Antal borgere pr. team visiteret(servicelov) i februar måned 39 122 137 160 149 227 198 1132 Organisering Det enkelte Fagteam er delt op i miniteams, geografisk set. I hver miniteam er der medarbejdere, der har fast grundplan samt medarbejdere, som er flyvere. Flyvere er medarbejdere uden grundplan. Flyverne dækker fridøgn og ferie. Denne organisering er skabt, for at skabe betingelser for færrest mulige forskellige medarbejdere i borgers hjem, kontinuitet og dermed tryghed for borgerne. Side 8

Fagteam Miniteams Dokumentation Dokumentation foregår i den tid borger har fået visiteret. Der dokumenteres via Iphone for SSH er og Ipads for SSA er og sygeplejersker. Dette sikrer hurtig og tidstro dokumentation. Er der ændringer hos borger, sendes en advis direkte til visitationen eller planlægger i hjemmeplejen, der handler på ændringerne. Ofte beder medarbejderne på denne måde visitationen om at visitere eller af-visitere ydelser hos borgeren. Planlæggerne og/eller teamlederne hjælper af og til med at formulere den relevante argumentation. SSH og SSA har altid været vant til at skulle kontakte visitationen ved ændringer hos de borgere, de kommer hos. (En kort overgang skulle alle adviser sendes til en teamleder for godkendelse, inden de blev sendt videre til visitationen. Denne arbejdsgang blev ikke fastholdt af hverken teamledere eller medarbejdere, hvorfor den er fjernet igen). Udfordringer Når der er sygdom eller vakante stillinger, kan det være meget svært at bevare kontinuiteten hos borgerne, da der ikke er tilstrækkeligt personale i fremmøde. Er der huller på andres kørerlister, f.eks. når borgere er indlagte, så splitter man den fraværendes køreliste op og sætter de visiterede ydelser ind hos andre medarbejdere. Det kan f.eks. udløse, at man ikke kender den borger, man kommer hos, men også at borger ikke får besøg på det tidspunkt, de er vant til og har behov for. Som tidligere beskrevet ses der hurtigere udskrivelser fra hospitalerne. Der kræves ikke varsling for udskrivelse hos borgere, der har været indlagt under 48 timer. Så hjemmeplejen skal stille med en medarbejder med meget kort varsel. Det betyder at en medarbejder, der i forvejen har en fuld køreliste nogle gange må tage ud til den nyudskrevne borger. Borgerne er mere komplekse end tidligere, og det skaber uforudsigelighed i forhold til hvor meget tid, der er brug for hos den enkelte borger, samt at det kan variere fra dag til dag. Det giver udfordringer, når man er så tidsstyret, som er nødvendigt i hjemmeplejen for at få overblik over behov for fremmøde af medarbejder og sikre kontinuitet og høj kvalitet hos borgerne, samt at budgettet skal overholdes. Vi har en formodning om, at vi godt kan blive bedre til at af-visitere og revisitere. Der er visitationen, der visiterer eller af-visitere ydelser. Der arbejdes på at få en større forståelse for myndighedsopgaven herunder at skabe en endnu bedre dialog om revisitationsbehov og feedback om disse behov. Side 9

Den økonomiske styring i hjemmeplejen Det er forsøgt at imødekomme den økonomiske udfordring igennem de sidste 4 år, ved at minimere den ikke borger-relateret tid. Det vil sige den tid, hvor medarbejderne ikke er hos borgerne, og hvor der ikke tjenes penge. Dette er indtil nu løst ved at alle SSH er møder direkte ude hos borgerne ved første besøg og afslutter ude ved sidste besøg. For 3 år siden mødte alle ind på matriklen til morgenmøde ½ time. Fik køretid ud til den første borger, hvilket er fra 10-30 minutter afhængig af afstand. Det samme igen ved vagtens slut. Da hjemmeplejen fik Iphone og Ipads til alle medarbejderne i 2013, startede man trinvis op på denne proces. Alle medarbejdere mødes inde ½ time kl. 11.30-12.00 hver dag og onsdag 1 time. Vejtid mellem borgerne er ikke lagt ind på kørelisten. Dette er en konsekvens af beslutning?? Der er lagt vejtid ind til og fra hjemmeplejens matrikel. I forbindelse med faglig udvikling og undervisning, som er en nødvendighed for kompetenceudvikling af medarbejderne, gennemføres dette i den ikke borgerrelateret tid, hvilket betyder, at medarbejder skal have løn, men hvor vi ikke har en indtægt via borgerbesøg. Noget at undervisningen bliver dækket/eller delvist dækket af fx værdighedspuljemidler eller andre puljer, men der er stadig meget kompetenceudvikling og anden aktivitet/projekter, som hjemmeplejen selv skal dække. Det betyder i praksis, at der skal løbes hurtigere ude hos borgerne, for at der skabes rum/økonomi til dette. Nedenfor ses grundlønnen for SSH og SSA, som er den omkostning, der ligger til grund for beregning af timepriserne. Personalelønninger Timeløn Hjælper på grundløn 18 Assistent på grundløn 21 Grundløn 143,54 kr. 150,19 kr. grundløn + 1 trin for 4 års erfaring 145,56 kr. 152,33 kr. grundløn + 8 trin for 11/10 års erfaring 160,97 kr. 167,87 kr. Værdighedspuljen indsats 8 Færrest mulige i borgers hjem Som en indsats for denne pulje har hjemmeplejen arbejdet med en LEAN proces i 2016, som fortsætter i 2017. Ud fra denne proces, som er i gang, er det blevet meget synligt for den øverste ledelse af hjemmeplejen, at der skal tænkes anderledes i forhold til den daglige planlægning af de visiterede ydelser og det rette fremmøde, for at kunne imødekomme at der skabes endnu bedre kontinuitet i borgers hjem. Men også at vi skaber mulighed for medarbejderne kan arbejde med de øgede krav til dokumentation, sparring og kompetenceudvikling. Principperne for at lave vagtplan for medarbejderne, samt grundplaner i omsorgssystemet skal fortsætte, som der gøres nu. Det er arbejdsgangen, i forbindelse med, at der ikke er det personale, der er behov for på den pågældende dag, der skal ændres, så kontinuiteten bevares både for medarbejder og borger. Side 10

Med færrest muligt forskellige medarbejdere hos den enkelte borger mener vi På nuværende tidspunkt vil hjemmeplejen gerne arbejde videre med: Planlægge uden overbookning Leve med huller på kørerlisten, når borger fx er indlagt. Denne tid skal bruges på dokumentation eller andet fagligt. Sygemeldinger på samme dag(første dagen) skal stadig deles ud Ved fravær på 2. dagen skal kørerliste ikke splittes op, men erstattes af anden medarbejder timelønnet, medarbejder på merarbejde eller ekstern vikar Er der langtidssygdom hos en medarbejder eller vakant stilling, så kan den bedste løsning være at aftale med et vikarbureau, at man i en fast periode får en navngiven fast vikar. Implementering af FEA aftalen. En lokalaftale, der i efteråret 2016 blev indgået med FOA om frivilligt ekstra arbejde. En aftale, hvor det er attraktivt at tage en ekstra vagt, og hvor aflønningen er konkurrencedygtig med eksterne vikarbureauer. Opmærksomhedspunkter Økonomisk vil det her og nu være en større udgift i form af investeringer Den borgerrelaterede tid hos medarbejderne bliver mindre (ATA tid) Der er en overordnet holdning til, at der helst ikke eller kun i begrænset omfang må bruges eksterne vikarer Gevinster Større kontinuitet hos borgerne og hermed øget borgertilfredshed På sigt forventes en positiv effekt på sygefraværet Mindre ressourceforbrug til planlægning, da der ikke skal ske så mange justeringer af de planlagte kørerlister F. Rammer for faglig sparring og kompetenceudvikling Hjemmeplejen har en central rolle i de projekter og udviklingstiltag, der sker i center for Social og Sundhed. Der er mange medarbejdere i andre afdelinger, der er ansat til at skabe resultater, hvor de er afhængige af hjemmeplejens deltagelse. Det drejer sig bl.a. om velfærdsteknologiske løsninger, den rehabiliterende strategi, ernæringsindsatser, krav om tidlig opsporing via triagering, opsporing af ensomhed, ledsagerordning og meget mere. Som tidligere beskrevet er hjemmeplejens medarbejdere samlet ½ time hver dag og 1 time onsdag, hvor ledelsen eller andre samarbejdspartnere skal formidle alt denne viden til medarbejderne. Samtidig vil triagering tage ca. 15 minutter hver dag, hvis det skal lykkedes at få implementeret. Der ses også et øget behov for tværfagligt samarbejde omkring rehabilitering, der kræver flere tværfaglige møder i de enkelte fagteams. I dette tidsrum skal medarbejderne også have tid til at spise frokost og have mulighed for social samvær. Sidstnævnte er meget vigtig for at højne den social kapital, ved at man kender dem, man arbejder sammen med, kender den enkelte kollegas kompetencer, og ved hvor man skal indhente sparring og hjælp, når man står ude i marken. Side 11

På nuværende tidspunkt vil hjemmeplejen gerne arbejde videre med: At der afsættes mere tid ved at udvide frokostmøderne til 1 time mandagtirsdag og torsdag hver uge. Opmærksomhedspunkter Den øgede hvide (ikke borgerrelateret) tid betyder, at hver fremmødte medarbejder ugentlig vil kunne præstere 1½ time mindre i ATA tid den borgerrelateret tid Det kræver ansættelse af flere medarbejdere. Kan blive en økonomisk udfordring Gevinster Teamlederne får mere tid med deres medarbejdere til faglig sparring, information og tidlig inddragelse. Lettere for andre samarbejdspartnere at få taletid i hjemmeplejen til information og kompetenceudvikling Styrker arbejdsmiljøet i teamet og højner den sociale kapital Formodes at sygefraværet falder G. Dokumentationskrav og udfordringer med læse- og skrivevanskeligheder Mange af de projekter og implementeringstiltag, der er i gang, stiller øget krav til dokumentation. Alle borgerne skal have en døgnrytmeplan, der hele tiden skal være tidstro, og dermed skal mål for pleje og behandling løbende justeres ud fra borgers tilstand. Det skal her påpeges, at udfordringen med at skaffe kvalificerede medarbejdere er et problem, og at størstedelen af de medarbejdere, der er ansat, er uddannet SSH er. De krav der stilles kalder på mange flere SSA er i fremtiden. Desuden er udfordringen læse- og skrivevanskeligheder hos både SSA er og SSH er ret stor. Hjemmeplejen har forsøgt at afdække omfanget af manglende læse skrive vanskeligheder ved i samarbejde med FOA og AOF at få alle SSA er og SSH er screenet for læse- skrive vanskeligheder. Det har resulteret i, at der opstarter 32 medarbejdere i et skoleforløb i 2017. Et skoleforløb løber i 8 uger af 4 timers undervisning om ugen. Ifølge resultatet fra screeningen ville ca.110 medarbejdere have god gavn af et skoleforløb. Vi har besluttet at tilbyde de medarbejdere med de største udfordringer, som er ordblinde og tosprogede, et skoleforløb. Opmærksomhedspunkt Problematikken omkring de manglende læse og skrivefærdigheder hos medarbejderne er en opgave, som hjemmeplejen ikke kan løfte alene. Det vil være en problematik, der vil være der meget længe ud i fremtiden. Det vil være en relevant problematik at løfte op på kommunalt niveau, ligesom der skal etableres øget samarbejde med uddannelsesinstitutioner, sprogskoler mm. H. Tilfredshedsundersøgelse blandt hjemmeplejens modtagere Side 12

Som en del af udmøntningen af værdighedspolitikken og den tilhørende værdighedspulje, er det besluttet, at der skal laves en tilfredshedsundersøgelse blandt alle hjemmehjælpsmodtagerne. Denne undersøgelse udføres og behandles i første halvår 2017 I. Fokus på ledelse og nærledelse Den nuværende ledelsesstruktur i hjemmeplejen og på resten af Pleje- og Omsorgsområdet er beskrevet og politisk behandlet i 2016. Hele ledelsesområdet bliver, som tidligere besluttet evalueret medio 2017. Ledelsesstrukturen og understøttelsen af denne er lavet ud fra en ambition om, at nærledelsen skal styrkes. Evalueringen vil følge op på dette, og komme med anbefalinger, såfremt der er områder, der skal styrkes yderligere. Evalueringen vil foregå i et samarbejde med Personaleafdelingen, som har et godt kendskab til arbejdsgange og ledelsesmæssige udfordringer ude i områderne. Arbejdsmiljø og social kapital Hjemmeplejen arbejder med arbejdsmiljøet og udviklingen af den sociale kapital ligesom kommunens øvrige arbejdspladser. Målingerne i 2016 viste en høj medarbejdertrivsel, men også at der, som på næsten alle andre arbejdspladser i kommunen, kan arbejdes med bl.a. involvering i beslutninger, anerkendelse og retfærdighed i forhold til fordeling af opgaver. Der er udarbejdet individuelle handleplaner for alle teams, og arbejdsmiljødrøftelserne er temaer i MED udvalget samt på personalemøder. Hjemmeplejen har en målsætning om at få øget svarprocenten, så den ligger så tæt på 100 % som muligt. Personaleafdelingen har understøttet hjemmeplejen i deres arbejde med opfølgning på social kapital. Sygefravær for hjemmeplejen 2016 Organisation sygefravær 2016 total Kort sygefravær (1-7 dage) Langvarigt sygefravær (+ 8dage) Hjemmeplejen alle enheder 6,3% 2,3% 4,0% Hjemmeplejen 2,7% 1,2% 1,5% Hjlp. administration 1,4% 0,7% 0,7% Hjpl Kognitiv team 1 5,3% 2,7% 2,6% Hjpl Kognitiv team 2 4,9% 2,4% 2,5% Hjpl Kognitiv team 3 5,6% 2,4% 3,2% Hjpl Kognitiv team 4 8,1% 2,2% 5,9% Hjpl Kognitiv team 5 12,0% 2,6% 9,3% Hjpl Kognitiv team 6 6,6% 1,9% 4,7% Hjlp. Rehabilitering team 9 7,0% 2,3% 4,7% Hjpl. sygepleje team 8 5,9% 3,3% 2,6% Hjlp. Tværgående sygepleje team 1,5% 1,5% 0,0% Det samlede sygefravær for hjemmeplejen var i 2015 6,4% og i 2016 6,3% Side 13

Afslutning Der er i dette nota forsøgt at skabe et overblik over den organisering hjemmeplejen har i dag, og over hvordan opgaverne dagligt planlægges og løses. Herunder også den udvikling, der stiller krav om, at der løbende skal tænkes i ændrede arbejdsgange, og at der skal være fokus på, at medarbejderne kompetenceudvikles, så de kan levere den faglige indsats, som er nødvendig hos kommunens borgere. Vi vurderer, at den organisering hjemmeplejen har i dag skaber rum og mulighed for at håndtere de krav, det forventes, Ballerup Kommune skal kunne leve op til, når det gælder udførelse og opgavevaretagelse indenfor sygepleje og personlig og praktisk bistand. Men vi er samtidig opmærksomme på, at vi hele tiden skal stå på tærer for at borgerne får den bedste støtte og omsorg, så derfor kan justeringer ske løbende, når det er nødvendigt. Hjemmeplejen har fået skabt en organisering, der skal sikre færrest mulige forskellige medarbejdere i borgers hjem og herved opnå kontinuitet og dermed tryghed for borgerne. Borgerne får visiteret en tid til de forskellige ydelser, der er brug for hos borgerne. Det øgede økonomiske pres imødekommes ved at skabe en sådan kontinuitet, således at det sikres, at borgerne får hjælp til de visiterede ydelser. Jo bedre man kender borger, desto lettere bliver det både at udføre fleksibel hjemmehjælp og endvidere at gøre det lidt hurtigere, hvis det er nødvendigt. Der er planer om, at hjemmeplejen snarest muligt får ændret deres økonomiske styring, så man overgår fra enkeltydelser til pakker. Dette vil understøtte fleksibiliteten i forhold til borgerne. Medarbejderne skal involveres i den løbende udvikling af hjemmeplejen, så vi sikrer trivslen og arbejdsmiljøet hos medarbejderne, og så vi både bliver gode til at fastholde og rekruttere i fremtiden. Side 14