PED/15.10.2007 Auditorhåndbog for OTS Version 1 Side 1/10
Indhold 1. Forord 2. Hvad er audit? 3. Hvor ofte skal auditor gennemføre audit og med hvilken funktion? 4. Rollen som auditor 5. Planlægning Indkaldelse Forberedelse Checkliste, dokumentation og materiale Tid 6. Gennemførelse Metode Manual/procedure Fysiske rammer Accept af konklusioner i forløbet Videndeling 7. Rapportering Auditrapport Målgruppe for afrapportering Offentliggørelse af rapport/resultater Åbenhed og gennemsigtighed 8. Opfølgning på audit Systematik for igangsættelse af forbedringstiltag Input til selvevaluering Side 2/10 Version 2
1. Forord Denne auditorhåndbog har til formål at vejlede auditorer, der skal i gang med intern audit på SDE. Intern audit er, sammen med selvevaluering, skolens værktøj til at sikre fortsat kvalitetsudvikling. Audit er en god metode at holde sit kvalitetssystem i bevægelse, idet der ved en auditering bliver sat fokus på, hvorvidt systemets procedurer afspejler den aktuelle praksis på skolen. Hvis ikke der er overensstemmelse mellem procedurer og praksis, er der tale om en afvigelse. Afvigelser er en væsentlig del af en audit, idet de giver anledning til udvikling af nye, forbedrede tiltag og dermed ændringer af procedurer. Derudover giver afvigelser anledning til, at der holdes et ekstra vågent øje med det område, der har været udsat for en afvigelse. Intern audit på SDE blev en realitet fra 2008. Det første år var det planen at gennemføre i alt 4 auditeringer. I 2009 bliver der gennemført 3 auditeringer, herefter evaluerer chefgruppen konceptet og tilpasse det efter behov. Side 3/10 Version 2
2. Hvad er audit? En auditering er en evaluering, der alene fokuserer på de processer og metoder, som en uddannelsesinstitution skal rumme for at sikre og forbedre kvaliteten af sine aktiviteter. Auditeringens formål er at afdække kvalitetssikringen og kvalitetsudviklingen på en uddannelse, og på den baggrund give anbefalinger til, hvordan kvaliteten kan forbedres. Konkret handler det om, hvordan procedurer bliver fulgt, hvordan processer gribes an, og hvordan der bliver arbejdet med de generelle indsatsområder, som er indeholdt i virksomhedsplanen og handlingsplanen. På dette grundlag drages fremadrettede konklusioner. Auditeringen afdækker således uddannelsesinstitutionens forudsætninger for løbende selv at sikre en høj kvalitet. Det drejer sig om at gennemføre interne audits, der tager udgangspunkt i skolens generelle indsatsområder samt kvalitetssystemets processer og procedurer. Fokusområde for auditeringerne er derfor naturligt sammenfaldende med de i Virksomhedsplanen og handlingsplanen beskrevne indsatsområder. I september forelægges den overordnede auditplan for det kommende år. Auditeringen foretages som stikprøvekontrol på udvalgte områder. Konklusionerne er specifikke i forhold til den enkelte uddannelse, men vil kunne bruges i alle afdelinger i forbindelse med selvevalueringen. Ændrede procedurer mv. i forlængelse af en auditering vil få effekt på skoleniveau, hvorimod ændrede (lokale) retningslinjer alene vil omfatte den pågældende afdeling. Gennemførelsen af en audit foretages af en ledende auditor og en assisterende auditor. Den ledende auditor laver forberedelsen til audit (audit detailplan, tjeklister mv.) og den afsluttende afrapportering, mens den assisterende auditor læser korrektur og godkender såvel forberedelse som afrapportering. Ledende auditor styrer auditforløbet, mens assisterende auditor hjælper til med at holde styr på dokumentation og observationer. Side 4/10 Version 2
3. Hvor ofte skal auditor gennemføre audit og med hvilken funktion? Det blev besluttet at der i 2008 skulle gennemføres i alt 4 auditeringer på skolen. De 4 auditeringer blev gennemført i afdelinger fra forskellige chefområder, og af auditorer der ikke har særlig tilknytning til den auditerede afdeling. I 2009 gennemføres i alt 3 auditeringer. Planen var ellers at der skulle gennemføres 4 auditeringer, men pga. at en af de personer der skulle være ledende auditorer i 2009 og pga. at en af at en de afdelinger der skulle auditeres er ramt af alvorlig syg i en længere periode, er det blevet besluttet at der kun afholdes de fire af auditeringerne i 2009. For at opnå en sammensætning af auditteamet der giver mulighed for at få opbygget erfaring med auditering, vælges auditor for en toårig periode. I denne periode laver auditor i alt 2 auditeringer. Skolens auditteam bliver sammensat, så der er repræsentanter fra hvert EUDområde og HTX. Repræsentanterne består af en lige andel af: administrative ledere, pædagogiske ledere og undervisere. Det er de pædagogiske chefer, der godkender auditteamet. Som tidligere beskrevet er der to slags auditorer: ledende auditor og assisterende auditor. Ledende auditor er som udgangspunkt den auditor, der har størst erfaring med auditering. I 2008 fungerer kvalitetslederen som ledende auditor, mens nye auditorer i 2008 er assisterende auditorer. I 2009 bliver disse ledende auditorer, mens nye auditorer bliver assisterende auditorer. Side 5/10 Version 2
4. Rollen som auditor Som auditor er det vigtigt at være bevidst om sine personlige egenskaber og karakteristika. I dette afsnit beskrives de væsentligste personlige egenskaber og karakteristika for en god auditor. En auditor skal fremstå som en neutral observatør, som ikke giver udtryk hverken for sin tilfredshed eller det modsatte med de oplysninger, som kommer til udtryk i løbet af auditten. Ligeværdighed, imellem auditor og auditerede, er vigtig for kvaliteten af den gennemførte audit. Det betyder, at hvad enten en leder auditerer en underordnet eller omvendt, så er der ligeværdighed i forbindelse med audit. Tillid er også vigtig både hvad angår auditors tillid til den auditerede og måske i særlig grad den auditeredes tillid til auditor. Den auditerede skal altid have tillid til, at han eller hun kan tale frit, uden at føle sig presset eller være bange for at auditor sladrer til en chef. Det er afgørende for en audit, at begge parter har en god følelse af auditeringen. Kritisk ven er måske de bedste ord for det konstruktive forhold imellem auditor og den auditerede. Fagligt kendskab til det auditerede område er ikke et must for auditor, som alene i kraft af sin erfaring og nysgerrighed kan se processer og sammenhænge med friske øjne. Til gengæld kan det særligt på tekniske områder være relevant at hente en fagmand/-kvinde ind som auditor, og her kan det være en fordel at trække på auditorer i et auditor-netværk. Et vellykket auditbesøg forudsætter at: Auditorerne er velforberedte og får de nødvendige oplysninger og dokumentation med hjem. Auditorerne stiller åbne spørgsmål som den auditerede har mulighed for at svare frit på (og ikke ledende spørgsmål). De auditerede har mulighed for at udtrykke deres synspunkter om styrker og svagheder i forbindelse med spørgsmålene. Den afsluttende rapport udarbejdes ud fra observationer fra auditbesøget. Hvert år bliver auditorteamet indkaldt til workshop, hvor eksempler på: Planlægning, Gennemførelse, Rapportering og Opfølgning på audit bliver gennemgået og afsluttes med cases. Side 6/10 Version 2
5. Planlægning Den konkrete planlægning af intern audit tager udgangspunkt i den overordnede planlægning, og sikrer en detaljeret tidsplan af auditforløbet. Denne udarbejdes af den ledende auditor, som bl.a. skal sikre en opfølgning på tidligere interne audits og konstaterede afvigelser. Øvrige elementer i en aktuel planlægning af et auditforløb er beskrevet i det følgende. Indkaldelse Indkaldelse af personer, som skal auditeres sker i passende tid før datoen for en audit mindst to uger før, men allerbedst efter aftale parterne imellem. Det er ikke befordrende for samarbejdet imellem auditerede og auditor, at auditor kommer uanmeldt. Det er ledende auditor, der er ansvarlig for indkaldelsen. Forberedelse Forberedelse af en intern audit omfatter beslutning om hvilke personer, der skal auditeres, indkaldelse af samme og indsamling af materiale som for eksempel rutiner, procedurer og dokumentation på området. Det er ledende auditor, der er ansvarlig for forberedelsen. Der foreligger typisk forskellig dokumentation af relevans for det auditerede område, og måske skal der indkaldes eller inviteres personer fra vidt forskellige funktioner og evt. kunder/elever, hvis auditten skal gennemgå f.eks. processen fra en elev træder ind ad døren, til samme elev forlader skolen med eksamensbeviset i hånden. Tjekliste, dokumentation og materiale Tjekliste, dokumentation og materiale er nøgleord i forberedelsen af en vellykket audit. En tjekliste sikrer, at man husker det hele, og dokumentation og materiale kan være elevlister, holdlister, oversigter over medarbejderkompetencer, skriftlige reklamationer, rutiner og procedurer, forskellige registreringer m.m. Det er typisk den assisterende auditor, der sikrer dokumentation og materiale, mens det er ledende auditor, der gennemgår tjeklisten. Tid Tid til forberedelse og gennemførelse af intern audit afhænger af hvorvidt auditor er ledende eller assisterende. Ledende auditor afregnes 8 timer til forberedelse, gennemførelse og afrapportering pr. intern audit. Mens assisterende auditor afregnes 4 timer for at bistå og godkende ledende auditors arbejde. Såvel ledende som assisterende auditor inviteres derudover til én workshop á 4 timer samt to fællesmøder á 4 timer pr. år. Gennemførelse af en audit planlægges til makismalt at vare i 3 timer; Det er vigtigt at overholde sin tidsplan for auditten. Mødedeltagerne skal kunne regne med, at det tidsrum de bliver bedt om at stå til rådighed i, er sammenfaldende med den reelle gennemførelse af auditeringen. Er der ting der ikke umiddelbart kan afklares inden for tidsrammen er det ledende auditors ansvar at samle op. Undervisere får tidsforbruget betalt af kvalitetsafdelingen, mens øvrige personalegrupper forventes at kunne udføre arbejdet inden for deres normale arbejdstid. Side 7/10 Version 2
6. Gennemførelse Metode Metode eller valg af metode skal afstemme behovet og karakteren af det auditerede område. Tidligere generationer af audit-metoder var ofte det, vi kalder for system-audits, som i sit fokus koncentrerede sig om, hvorvidt tjeklister var korrekt udfyldt og rutiner og procedurer blev fulgt til punkt og prikke en statisk og meget lidt udviklingsorienteret tilgang til audit. Langt mere udbytte giver proces-auditten, som samler fokus omkring de processer, der er forbundet med en aktivitet. Ved at tage dette udgangspunkt identificerer auditor i dialogen med de auditerede, hvad der måtte være af flaskehalse og uheldige rutiner, og der er langt bedre forudsætninger for at fremadrette og forbedre arbejdsgange omkring skolens/organisationens aktiviteter. Procedure En procedure er det formelle grundlag for en audit. Proceduren har ingen værdi, hvis den betragtes som ukrænkelig og som en beskrivelse af den slagne landevej. Derimod er det meget sandsynligt, at en audit afdækker et behov for at ændre en praksis med den sideeffekt, at der skal ændres i en eller flere af kvalitetssystemets procedurer. På denne måde bliver en audit udviklingsorienteret og værdiskabende, ligesom systemet hele tiden er opdateret og effektivt. Selve gennemførelsen af auditten er beskrevet i en procedure med tilhørende tjeklister, ligesom der også er rapportskabeloner etc. Der er udarbejdet en række skabeloner der skal anvendes ved auditering, disse er tilgængelige på skolens intranet. Fysiske rammer Fysiske rammer for en audit er egentlig blot at tilgodese auditors og auditeredes behov for en god atmosfære i audit-situationen. Det er naturligvis også relevant at gennemføre audit et sted, hvor det er let at komme til relevant dokumentation. Begge behov kan ofte stilles ved at lade audit foregå på den auditeredes hjemmebane. Accept af konklusioner i forløbet Accept af konklusioner i forløbet sikrer gensidig forståelse imellem auditerede og auditor. Den auditerede har kontrol over det, der viderebringes i auditrapporten, og det giver auditerede en følelse af ejerskab direkte til processen og indirekte til kvalitetssystemet, som vedkommende igennem auditten også får indflydelse på. Videndeling Videndeling er central i audit-arbejdet. Der sker videndeling imellem auditor og auditerede i alle typer audit. På en stor skole som SDE sker der videndeling på tværs af skolens afdelinger. Det personlige, sociale, faglige, samt det fagkulturelle aspekt kan give såvel den auditerede som auditor noget med hjem. Side 8/10 Version 2
7. Rapportering Det primære mål med rapporteringen er at fastholde og dokumentere, hvilke områder der kræver opfølgning, men også at få de gode erfaringer formidlet. Derfor afsluttes en audit med en rapport. Auditrapport En auditrapport er, som navnet antyder, en rapport over de konklusioner, auditor har kunnet drage af besøget hos den auditerede. Auditrapporten indeholder oplysninger om dato for audit, deltagere, auditeret område/fokusområder, referencer til relevante rutiner/procedurer og eventuelt til tidligere auditrapporter for området. Det er ofte praktisk at give en kort beskrivelse af forløbet, samt af identificerede problemområder og naturligvis observerede styrker. Det er oplagt, at hvis den auditerede eller auditor har forslag til løsningsmodeller i forhold til problemer, så er disse også præsenteret i rapporten. Målgruppe for afrapportering Målgruppe for afrapportering afhænger af auditområdet. Auditrapporten er udformet til områdets ledelse, som jo skal bruge konklusioner og løsningsforslag i den egentlige beslutningstagen. Offentliggørelse af rapport/resultater Åbenhed og gennemsigtighed Offentliggørelse af rapport/resultater sker ved at auditrapporten bliver tilgængelig på skolens hjemmeside. Åbenheden forhindrer en eventuel frygt for skjulte dagsordener, men fordrer til gengæld respekt for personer og sager i rapportens konkrete formuleringer. Side 9/10 Version 2
8. Opfølgning på audit Opfølgning på audit er centralt for at opretholde respekten omkring auditering. Hvis ikke der er konsekvenser, er det for nemt at lade stå til, og så risikerer vi, at den ønskede effekt af en audit udebliver. Derfor er et obligatorisk punkt på tjeklisten, at ledende auditor følger op på den sidste gennemførte audit. Systematik for igangsættelse af forbedringstiltag Systematik for igangsættelse af forbedringstiltag efter en gennemført audit er en markant styrke i kvalitetssystemet. En sådan systematik tydeliggør, at det nytter noget at foreslå forbedringstiltag, og at det nytter noget at være seriøs og konstruktiv både som auditor og auditerede. Auditor formulerer observerede behov, idéer og forslag til forbedringer i den afsluttende rapport. Denne videreformidles til den kvalitetsansvarlige, der registrerer idéer og forslag til forbedringer. Den kvalitetsansvarlige udarbejder sammen med lederen af det auditerede område en plan for implementeringen. Kvalitetsansvarlig følger undervejs op på implementeringsplanen ved dialog med den ansvarlige leder. Planen overdrages til de auditorer, der skal gennemføre kommende audit på det pågældende område, og auditorerne laver status på implementeringen. Input til selvevaluering Konklusioner, forbedringstiltag og øvrige ting, der er anført i auditrapporten, er naturlige som input til afdelingens selvevaluering. Link til: Auditplan for 2008 Procedure for intern audit Skolens procedurer Skolens handlingsplan for øget gennemførelse Skolens virksomhedsplan Skabeloner for: Indkaldelse til intern audit Tjekliste (+ Eksempel på tjekliste) Auditrapport Side 10/10 Version 2