Konteringsvejledning, Økonomi og Bygninger (Ø&B) 2015 Miniguide til rigtig kontering: 1. Vælg det rigtige EAN nummer ved bestilling af varen. For Ø&B er det 5798000420229. Er der anvendt det forkerte EAN nummer vil du opleve ikke at kunne vælge den rigtige disponent når fakturaen modtages i Indfak. 2. Vælg rette stednummer og delregnskab I Indfak skal der kun angives projekt- og aktivitetsnummer, men i Aurus og på lønanvisninger skal man også være opmærksom på stednummer og delregnskab. For Ø&B er stednummeret altid 9251, og delregnskab nr. 1. 3. Find det rette projektnummer. Projekterne følger som udgangspunkt den organisatoriske struktur. Hver enhed har et projekt til løn og almindeligt kontorhold, samt eventuelt et særligt projekt til IT udgifter, et til særlig drift og/eller et til konsulentydelser. Er der modtaget en midlertidig bevilling til en opgave, fx USM midler, så vil der være et særskilt projekt til de udgifter, der hører under denne bevilling. 4. Find det rette aktivitetsnummer Ved hvert projektnummer er der en oversigt over hvilke aktivitetsnumre der kan anvendes til netop dette projekt. Kontakt din controller, hvis du er i tvivl om hvilken aktivitet der skal anvendes, eller du mener der mangler en aktivitet. 5. Artskonto/Finanskonto og Momskode påføres altid kun af regnskabsafdelingen. 6. Note feltet i Indfak Når en faktura godkendes i Indfak, er det det, der står i feltet Note, der efterfølgende kommer ud som tekst til udgiften, når der trækkes en posteringsoversigt. For at gøre økonomiopfølgningen lettere er det yderst vigtigt at der står en tekst i note feltet, der gør det tydeligt hvad fakturaen dækker over. En funktionschef eller vicedirektør der efterfølgende ser teksten på en posteringsoversigt skal kunne gennemskue hvad udgiften dækker over. 7. Kontoplanen er opbygget efter et sæt vedtagne økonomistyringsprincipper for fællesadministrationen. Disse principper kan du læse mere om her: (link til hjemmesiden) Side 1 af 12
Vigtige informationer gældende for hele Ø&B EAN Nummer: 5798000420229 Stednummer: 9251 Delregnskab: 1 Forretningscontroller: Mads Toftelund, mads.toftelund@au.dk Indhold 1. Ø&B, Kontering ved enheder... 3 1.1 Stab... 3 1.2 Økonomisekretariatet... 4 1.2.1 Økonomisekretariatet, løn og kontorhold, IT systemer og Særlig drift... 4 1.2.2 Økonomisekretariatet konsulentydelser... 5 1.3 BI-enheden... 6 1.4 Indkøb... 7 1.5 Regnskab... 8 1.6 Bygningsøkonomi og jura... 9 1.6.1 Bygningsøkonomi og jura samt IT-systemer... 9 1.6.2 Bygningsøkonomi og jura Driftstilskud og Særlig drift... 10 1.7 Byggeri og planlægning... 11 2. Særlige Bevillinger... 12 2.1 Tidshåndtering... 12 2.2 Opgradering NS 7,0... 12 2.3 Nyt Indfak... 12 2.4 Indkøbsanalysesystem... 12 Side 2 af 12
1. Ø&B, Kontering ved enheder 1.1 Stab Enhedsnr.: 1611 Projekt 19604 Ø&B Stab 51401 TAP løn Løn til månedslønnede administrative medarbejdere Kompetenceudvikling og uddannelse af medarbejdere 51702 Kompetenceudvikling, egne medarbejdere også relaterede udgifter f.eks. rejseudgifter til et kursus og køb af bøger IT-udstyr såvel reparationer som ny indkøb, printere og blæk, hjemmeopkobling og mobilabonnementer kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort og skærmbriller 51706 Afskrivninger Afskrivninger 51707 Julefrokost og sommerfest Udgifter og Indtægter ved julefrokost og sommerfest Salgsindtægter vedrørende interne leverandører (intern handel/omposteringer, USM midler) Side 3 af 12
1.2 Økonomisekretariatet 1.2.1 Økonomisekretariatet, løn og kontorhold, IT systemer og Særlig drift Enhedsnr.: 6010 Projekt 19605 Ø&B Økonomisekretariatet 51401 TAP løn Løn til månedslønnede administrative medarbejdere Kompetenceudvikling og uddannelse af medarbejdere 51702 Kompetenceudvikling, egne medarbejdere også relaterede udgifter f.eks. rejseudgifter til et kursus og køb af bøger IT-udstyr såvel reparationer som ny indkøb, printere og blæk, hjemmeopkobling og mobilabonnementer kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort og skærmbriller 51706 Afskrivninger Afskrivninger Salgsindtægter vedrørende interne leverandører (intern handel/omposteringer, USM midler) IT systemer Projekt 19611, Økonomisystemer 52302 Navision 52303 AURUS 52304 IndFak 52305 Webshop 52306 CWT 52307 ØSLDV 52308 NS-STADS 52309 ARS 52310 Dibs EG Bolig 52331 Medfin. PF Tidshåndtering pba. System bespar. Særlig drift Projekt 19617, Økonomisystemer - særlig drift 54202 Navision 54203 AURUS 54204 IndFak 54205 Webshop 54206 CWT 54207 ØSLDV 54208 NS-STADS 54209 ARS Side 4 af 12
1.2.2 Økonomisekretariatet konsulentydelser Enhedsnr.: 6010 Konsulentydelser Projekt 19619, Økonomisystemer udvikling, konsulent 55202 Navision 55203 AURUS 55204 IndFak 55205 Webshop 55206 CWT 55207 ØSLDV 55208 NS-STADS 55209 ARS 55210 Dibs EG Bolig 55211 Revision, løbende 55212 Revision, STÅ 55213 Revision, eksterne midler 55214 PwC særrevision, Foulum & Roskilde 55215 Advokatbistand 55216 Rådgivning, løbende Konsulentydelser Projekt 19620, Økonomi, revision og rådgivning Side 5 af 12
1.3 BI-enheden Enhedsnr.: 1701 Projekt 19606 Ø&B BI-enheden Løn til månedslønnede administrative 51401 TAP løn medarbejdere 51601 Anden løn Anden løn Kompetenceudvikling og uddannelse af 51702 Kompetenceudvikling, egne medarbejdere medarbejdere også relaterede udgifter f.eks. rejseudgifter til et kursus og køb af bøger IT-udstyr såvel reparationer som ny indkøb, printere og blæk, hjemmeopkobling og mobilabonnementer kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort og skærmbriller 51706 Afskrivninger Afskrivninger Salgsindtægter vedrørende interne leverandører (intern handel/omposteringer, USM midler) IT systemer 52320 Licenser Projekt 19612, BI-IT Konsulentydelser Projekt 19621, BI - Konsulent 55216 Rådgivning, løbende Side 6 af 12
1.4 Indkøb Enhedsnr.: 1614 Løn til månedslønnede administrative 51401 TAP løn medarbejdere Løn til timelønnede administrative medarbejdere 51501 DTAP løn (studentermedhjælpere) Kompetenceudvikling og uddannelse af 51702 Kompetenceudvikling, egne medarbejdere medarbejdere også relaterede udgifter f.eks. rejseudgifter til et kursus og køb af bøger IT-udstyr såvel reparationer som ny indkøb, printere og blæk, hjemmeopkobling og mobilabonnementer kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort og skærmbriller Salgsindtægter vedrørende interne leverandører (intern handel/omposteringer, USM midler) Konsulentydelser 55215 Advokatbistand 55216 Rådgivning, løbende Projekt 19607, Ø&B Indkøb Projekt 19622, Indkøb - konsulent Side 7 af 12
1.5 Regnskab Enhedsnr.: 6011, (Rejser = 2357, Kreditor =2358, Debitor = 2359 og Balance = 2360) Løn til månedslønnede administrative 51401 TAP løn medarbejdere Løn til timelønnede administrative medarbejdere 51501 DTAP løn (studentermedhjælpere) Kompetenceudvikling og uddannelse af 51702 Kompetenceudvikling, egne medarbejdere medarbejdere også relaterede udgifter f.eks. rejseudgifter til et kursus og køb af bøger IT-udstyr såvel reparationer som ny indkøb, printere og blæk, hjemmeopkobling og mobilabonnementer kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort og skærmbriller Salgsindtægter vedrørende interne leverandører (intern handel/omposteringer, USM midler) Særlig drift 54220 Dibs EG Bolig 54221 Finansielle poster Kassediff., Kursdiff, mora renter 54222 Renter og gebyrer fra debitorer 54223 Tekniskeposter, Regnskab Intet budget til denne aktivitet, men til af div. Fakt. 54224 Tekniskeposter, Uplacerbar, til senere afregn. For at undgå tilbageholdelse af eks. Moms. Konsulentydelser Projekt 19928, Regnskab - konsulent 55216 Rådgivning, løbende Projekt 19608, Ø&B Regnskab Projekt 19618, Regnskab særlig drift Side 8 af 12
1.6 Bygningsøkonomi og jura 1.6.1 Bygningsøkonomi og jura samt IT-systemer Enhedsnr.: 2068 Projekt 19609, Ø&B Bygningsøkonomi og jura 51401 TAP løn Løn til månedslønnede administrative medarbejdere 51501 DTAP løn Løn til timelønnede administrative medarbejdere (studentermedhjælpere) Kompetenceudvikling og uddannelse af 51702 Kompetenceudvikling, egne medarbejdere medarbejdere også relaterede udgifter f.eks. rejseudgifter til et kursus og køb af bøger IT-udstyr såvel reparationer som ny indkøb, printere og blæk, hjemmeopkobling og mobilabonnementer 51704 Tjenestebil Udgifter omhandlende tjenestebiler, brændstof, rep. Og afskrivninger. kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort og skærmbriller 51706 Afskrivninger Afskrivninger Salgsindtægter vedrørende interne leverandører (intern handel/omposteringer, USM midler) IT systemer 52311 Dalux (del af Infrastrukturpulje) 52312 TV fælles (del af Infrastrukturpulje) 52313 Adgangskort (del af Infrastrukturpulje) 52314 Videoovervågning (del af Infrastrukturpulje) 52315 Energy Key (del af Infrastrukturpulje) 52316 Call-Center (del af Infrastrukturpulje) 52317 Kunstkonservering (del af Infrastrukturpulje) 52321 Digitalpost (del af ForsendelseVD) Projekt 19613, Infrastruktur-IT IT systemer Projekt 19614, Digitalpost-IT (del af ForsendelseVD) Side 9 af 12
1.6.2 Bygningsøkonomi og jura Driftstilskud og Særlig drift Enhedsnr.: 2068 Driftstilskud, specifikke opgaver Projekt 19615, Infrastruktur 53311 Infrastrukturpuljen 53321 ForsendelsesOmkostninger Fælles ADM 54240 Skader/Erstatninger 54241 Postbiler el. relateret hertil 55215 Advokatbistand Driftstilskud, specifikke opgaver Projekt 19616, Forsendelsesomk. Fælles ADM Særlig drift Projekt 19753, Byggeri og planlægning - særlig drift Konsulentydelser Projekt 19945, Bygn.økonomi og jura - konsulent Side 10 af 12
1.7 Byggeri og planlægning Enhedsnr.: 6050 Projekt 19610, Ø&B Byggeri og planlægning Løn til månedslønnede administrative 51401 TAP løn medarbejdere Løn til timelønnede administrative medarbejdere 51501 DTAP løn (studentermedhjælpere) Kompetenceudvikling og uddannelse af 51702 Kompetenceudvikling, egne medarbejdere medarbejdere også relaterede udgifter f.eks. rejseudgifter til et kursus og køb af bøger IT-udstyr såvel reparationer som ny indkøb, printere og blæk, hjemmeopkobling og mobilabonnementer kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort og skærmbriller Salgsindtægter vedrørende interne leverandører (intern handel/omposteringer, USM midler) IT systemer Projekt 19613, Infrastruktur-IT 52311 Dalux (del af Infrastrukturpulje) 52312 TV fælles (del af Infrastrukturpulje) 52313 Adgangskort (del af Infrastrukturpulje) 52314 Videoovervågning (del af Infrastrukturpulje) 52315 Energy Key (del af Infrastrukturpulje) 52316 Call-Center (del af Infrastrukturpulje) 52317 Kunstkonservering (del af Infrastrukturpulje) Side 11 af 12
2. Særlige Bevillinger 2.1 Tidshåndtering Særlig bevilling Projekt 19623, Tidshåndtering - PF 55217 Tidshåndtering, konsulent 52312 Tidshåndtering, licens 51705 Tidshåndtering, anden drift 2.2 Opgradering NS 7,0 Særlig bevilling Projekt 19624, Opgradering NS 7,0 - PF 55218 NS 7,0_Opgradering, konsulent 2.3 Nyt Indfak Særlig bevilling Projekt 19625, Nyt Indfak - PF 55219 Nyt Indfak, konsulent 2.4 Indkøbsanalysesystem Særlig bevilling Projekt 19626, Indkøbsanalysesystem - PF 52313 Indkøbsanalysesystem, licens Side 12 af 12