Udbudsbrev til Forskningsbaseret myndighedsbetjening for Miljøministeriet inden for samfundsøkonomi Miljøministeriets departement Børsgade 4 1215 København K Kontaktperson: Ulla Eslund 1
15. april 2015 2
Indhold 1 Beskrivelse af opgaven 4 2 Kontraktperiode 6 3 Den økonomiske ramme 7 4 Samarbejde og opgavens omfang 7 5 Øvrige krav 8 6 Tilbudsfrist og afgivelse af tilbud 9 7 Tildelingskriteriet med underkriterier med tilhørende vægtning 10 8 Tilbudsmaterialet 13 9 Kontraktgrundlag 14 10 Annullation 14 11 Forbehold 14 12 Spørgsmål og rettelser 15 13 Tidsplan 15 14 Bilagsliste 16 Bilag 1: Beskrivelse af MIRESA og det miljøøkonomiske nøgletalskatalog Bilag 2: Kompetenceoverblik Bilag 3: Udkast til rammeaftale Bilag 3.1: Budgettering og regnskabsskabelon 3
Indledning Miljøministeriets departement anmoder alle interesserede danske universiteter (fremover benævnt forskningsinstitutioner) om at afgive tilbud på udførelsen af opgaven om Forskningsbaseret myndighedsbetjening for Miljøministeriet inden for samfundsøkonomi i perioden 2017-2020 med mulighed for forlængelse. Miljøministeriet imødeser gerne tilbud fra konsortier mellem flere forskningsinstitutioner for at sikre så bredt et vidensgrundlag som muligt. En forskningsinstitution er velkommen til både at indsende et individuelt tilbud samt et tilbud i et konsortium. Dette udbud har karakter af en forsknings- og udviklingsopgave og er undtaget af EU s udbudsdirektiv i henhold til artikel 16. litra f. Derfor står det Miljøministeriets frit for at vælge egen proces ved valg af kommende leverandør. Miljøministeriet har valgt at tilrettelægge processen, så den tager højde for principperne om ligebehandling og gennemsigtighed. 1 Beskrivelse af opgaven Miljøministeriet har oprustet indsatsen på det miljøøkonomiske område og ønsker forskningsgrundlaget for Miljøministeriets analyser på området styrket. I fremtiden vil det være afgørende for Miljøministeriet i højere grad at kunne belyse de samfundsøkonomiske konsekvenser af miljøpolitiske tiltag både i forhold til miljø, vækst og beskæftigelse. For at understøtte dette ønsker Miljøministeriet at udbyde en rammeaftale om forskningsbaseret myndighedsbetjening i samfundsøkonomi inden for Miljøministeriets område. Hovedopgaven for forskningsinstitutionen er at tilvejebringe et kvalificeret forskningsbaseret beslutningsgrundlag, der giver Miljøministeriet og andre myndigheder mulighed for at træffe de nødvendige beslutninger på det samfundsøkonomiske område med fokus på miljøøkonomiske og makroøkonomiske modeller, værdisætning af miljøeksternaliteter og ikke-markedsomsatte goder samt design af økonomiske virkemidler til miljøregulering. Derudover ønskes der løbende udført samfundsøkonomiske analyser af konkrete, politiske tiltag inden for Miljøministeriets fagområde. Forskningsinstitutionen skal vedligeholde og videreudvikle forskningsbaserede kompetencer således, at forskningsinstitutionen er i stand til at understøtte og yde bistand på et videnskabeligt underbygget fagligt niveau inden for den senere beskrevne myndighedsbetjening. Af den fastsatte bevilling afsættes maksimalt 50 % til opretholdelse og videreudvikling af forskningsgrundlaget. Selve vidensopbygningen i forskningsgrundlaget vil blive præciseret i en fælles strategi udarbejdet mellem Miljøministeriet og forskningsinstitutionen forud for rammeaftalens ikrafttræden. Til strategien vil årligt blive fastlagt måltal. De forskningsprojekter, som Miljøministeriet finansierer under rammeaftalen, skal kunne understøtte strategien. Miljøministeriet forventer desuden, at forskningsinstitutionen gearer den fastsatte bevilling til forskning med eksterne midler. 4
De øvrige 50 % af bevillingen anvendes til selve myndighedsbetjeningen. Heraf skal 20 % afsættes til faste årlige opgaver, 60 % skal fastsættes nærmere i et årligt arbejdsprogram, og de resterende 20 % skal reserveres til løbende ad-hoc-opgaver/projekter og beredskab gennem året. 1.1 Konkrete forskningsområder Der skal inden for rammeaftalen opbygges og opretholdes et eller flere forskningsmiljøer med kompetencer indenfor flest mulige af de følgende kategorier: Økonomiske modeller af miljøregulering. Makroøkonomiske modeller til belysning af konsekvenser af miljøregulering på berørte erhverv, vækst og beskæftigelse. Rumlige modeller til analyse af arealanvendelse eller miljøproblemer med geografiske aspekter, som luftforurening. Bioøkonomiske modeller f.eks. fiskerimodeller eller skovøkonomiske modeller. Metoder til værdisætning af miljøeksternaliteter og andre ikke-markedsomsatte goder, herunder eksempelvis: Hedonisk værdisætning og rejseomkostningsmetoden. Valgeksperimenter og CVM. Skyggepriser og alternativomkostninger. Benefit transfer. Økonomiske virkemidler til regulering af miljø og natur. Afgifter. Kvoter. Tilskudsordninger og subsidier. Frivillige aftaler og kontrakter. Differentieret / målrettet regulering. Forskningen skal udføres inden for så mange som muligt af Miljøministeriets kerneområder: skov, biodiversitet, natur, landbrug, planlægning, klimatilpasning, grundvand, overfladevand, spildevand, hav, kyst, jord, affald, ressourcer, luft, støj, kemikalier og pesticider. Miljøministeriet er interesseret i at kunne trække på et så økonomisk bredt fagmiljø som muligt og, at forskningsinstitutionen har adgang til så mange økonomer som muligt. 1.2 Myndighedsbetjening Den forskningsbaserede myndighedsbetjening omfatter faste, tilbagevendende opgaver, analyser og rapporter, som fastlægges i et årligt arbejdsprogram samt ad-hoc-opgaver. Ud fra den anvendte timepris opgøres et fast, årligt timeantal til de nedenstående opgaver. Faste opgaver: De faste opgaver omfatter som minimum vedligeholdelse og udbygning af Miljøministeriets miljøøkonomiske model (MIRESA) og en årlig opdatering og videreudvikling af 5
Miljøministeriets nøgletalskatalog for miljøøkonomiske nøgletal. Bilag 1 indeholder en nærmere beskrivelse af MIRESA og det seneste miljøøkonomiske nøgletalskatalog. Øvrige faste opgaver vil blive fastlagt ved udarbejdelse af det første arbejdsprogram i slutningen af 2016. Årligt aftalte opgaver/arbejdsprogram: Der udarbejdes hvert år et arbejdsprogram i samarbejde mellem ministeriet og forskningsinstitutionen, som beskriver analyser inden for forskningsområdet defineret i afsnit 1.1. De leverede output kan have en række forskellige former: rapporter, kortere notater, mundtlig formidling af resultater, input til beredskaber, visuel og interaktiv formidling. Output for hvert analyseprojekt beskrives i arbejdsprogrammet. Arbejdsprogrammet kan også indeholde aftaler om faglig bistand vedrørende poster og repræsentation i nationale og internationale ekspertgrupper og udvalg. Ad-hoc-opgaver: Ad-hoc-opgaverne omfatter løbende mundtlig og skriftlig sparring inden for det definerede forskningsområde, f.eks. i form af korte notater, telefonsamtaler, input til presseberedskaber mv. Der kan også være tale om mindre analyser, kvalitetssikring af ministeriets egne analyser og enkeltstående efterberegninger på baggrund af allerede udførte analyser. Opgaverne kan bestilles løbende, men fastlægges i videst muligt omfang på koordinationsmøderne gennem året jf. afsnit 4. Ved opstart af en ad-hoc-opgave aftales et antal timer til opgaven mellem ministeriet og forskningsinstitutionen. Option - mulighed for tilkøbsydelser Uforudsete opgaver i løbet af året forventes som udgangspunkt at kunne løses inden for rammeaftalens bevilling, herunder via midlerne til ad-hoc-opgaver, jf. ovenfor, samt ved omprioritering. Miljøministeriet ønsker dog også at kunne anvende forskningsinstitutionens assistance i forbindelse med løsning af uforudsete opgaver fx mindre projekter og analyser, som der ikke er råderum til inden for rammeaftalen. Det skal altid forinden være belyst, om det er muligt at finde finansieringen under selve ad-hoc-delen i rammeaftalen, jf. ovenfor. I tilfælde af anvendelse af optionen skal forskningsinstitutionen på Miljøministeriets opfordring komme med et estimat på den konkrete opgave baseret på den tilbudte timepris (jf. afsnit 7). 2 Kontraktperiode En kommende aftale mellem Miljøministeriet og den pågældende forskningsinstitution vil blive beskrevet i en rullende, fireårig rammeaftale (1. januar 2017-31. december 2020). Se generelle vilkår i retningslinjer vedr. myndighedsbetjening her: http://ufm.dk/forskning-og-innovation/samspil-mellem-viden-og-innovation/forskningsbaseretmyndighedsbetjening/retningslinjer/retningslinier-for-forskningsbaseret-myndighedsbetjening Option - mulighed for forlængelse 6
Der vil være mulighed for en forlængelse af rammeaftalen med 2x2 år på uændrede vilkår. Miljøministeriet skal senest ved fastsættelse af arbejdsprogrammet for hhv. 2020 og 2022 (dvs. i anden halvdel af hhv. 2019 og 2021) meddele forskningsinstitutionen, om aftalen ønskes forlænget med 2 år. 3 Den økonomiske ramme Den samlede økonomiske ramme for aftalen er 5,3 mio. kr. i 2017 og 5,1 mio. kr. i 2018 og i årene frem. De angivne beløb er 2015-priser. Beløbet vil blive underlagt PL-regulering og årlige statslige effektiviseringskrav. Miljøministeriet afregner kvartalsvist bagud af den faste årlige bevilling. Udbetalingen sker på baggrund af en status over leverancer og leverede timer inden for rammeaftalen, som drøftes i koordinationsgruppen jf. afsnit 4. 4 Samarbejde og opgavens omfang Samarbejdet sker i en koordinationsgruppe med medlemmer fra Miljøministeriets miljøøkonomiske analyseenhed (MØK) og forskningsinstitutionen. Gruppen mødes efter behov, men mindst fire gange om året. Organisering af samarbejdet vil desuden skulle tænkes sammen med ministeriets øvrige rammeaftaler med universiteterne. Arbejdsprogram, budget og årsrapportering Der udarbejdes årlige arbejdsprogrammer, der følger kalenderåret, og som fastlægger årets aktiviteter og beskriver mål, resultater og budget for hver aktivitet. Miljøministeriets ledelse godkender efter en drøftelse i koordinationsgruppen det kommende års arbejdsprogram. Forslag til arbejdsprogram for det følgende år skal så vidt muligt foreligge senest medio oktober, idet der senest medio november skal foreligge et aftalt arbejdsprogram for det kommende år. I forbindelse med fastlæggelse af arbejdsprogram drøftes status på forskningsstrategien herunder fastsættelse af måltal for det kommende år. Til brug for arbejdsprogrammets fastlæggelse af opgaveløsning og budget anvendes den af tilbudsgiver oplyste gennemsnitstimepris samt budgetterings- og regnskabsskabelon (bilag 3.1 til rammeaftalen jf. bilag 3) Inden for et indeværende års bevilligede midler fastlægger Miljøministeriets ledelse i dialog med koordinationsgruppen og på grundlag af årets arbejdsprogram, hvilke aktiviteter der konkret skal gennemføres, idet der i løbet af et år almindeligvis vil forekomme ændringer i forhold til det aftalte arbejdsprogram. Såvel Miljøministeriet som forskningsinstitutionen kan anbefale ændringer. I december ved opkrævning af sidste rate fremsender forskningsinstitutionen en årsrapportering. Rapporten skal indeholde projektstatus og leverancer for gennemførte analyser mv. fra forskningsstrategien og arbejdsprogrammet samt faste opgaver og større ad-hoc-analyser (over 7
100.000 kr.). Herunder skal rapporten indeholde en oversigt over anvendelsen af ressourcer (antal timer) og økonomi. Særskilt for forskningsprojekter er det afgørende for ministeriet, at det fremgår af forskningsprojekternes finansiering, hvor stor en andel der kommer fra ministeriets bevilling, jf. budgetterings- og regnskabsskabelon (bilag 3.1 til rammeaftalen jf. bilag 3). Til brug for årsrapportering anvendes den af tilbudsgiver oplyste gennemsnitstimepris samt den omtalte budgetterings- og regneskabsskabelon i bilag til rammeaftalen. Der vil ligeledes være behov for en kvartalsvis opfølgning på leverancer og timer. De konkrete rammer herfor fastlægges i koordinationsgruppen. 5 Øvrige krav Tilbud afgivet af et konsortium Som nævnt indledningsvist imødeser Miljøministeriet gerne tilbud fra konsortier. Hvis tilbud afgives af et konsortium omfattende flere ansvarlige tilbudsgivere, skal de juridiske personer hver især angives klart og entydigt, og der skal derudover angives en fælles befuldmægtiget, som MIM med bindende virkning for konsortiet kan indgå rammeaftalen med, og som påtager sig det koordinerende ansvar i forhold til rammeaftalen. Der skal ligeledes vedlægges en konkret beskrivelse af organiseringen af arbejdet mellem parterne. Hvis der bydes på opgaven i et konsortium, vil det være den forskningsinstitution, som påtager sig den koordinerende rolle i forhold til opgaven, som tildeles bevillingen og som efterfølgende videredistribuerer dele af bevillingen til de øvrige forskningsinstitutioner. Såfremt et konsortium får tildelt rammeaftalen, skal hvert medlem af konsortiet afgive skriftlig erklæring om solidarisk hæftelse for aftalens opfyldelse. At indgå i et konsortium vil sige, at flere virksomheder slutter sig sammen for i fællesskab at løse den udbudte opgave, som f.eks. ville have været for stor at løse enkeltvis. Anvendelse af underleverandører ved løsning af opgaven betragtes ikke som et konsortium, men er også en mulighed. Adgang til data Forskningsinstitutionen skal sikre, at data og resultater er offentligt tilgængelige og formidles til en bred kreds af brugere (databaser, hjemmeside, videnskabelige artikler, populærartikler, foredrag mv). IT, Standarder, Databaser Miljøministeriet anvender følgende standardprogrammer, som det forventes, at forskningsinstitutionen kan kommunikere med: Microsoft Office Outlook, Excel, Word, Powerpoint Adobe Acrobats Elements og Adobe Reader 8
I forbindelse med opbygning af databaser, vedligeholdelse og håndtering af data med henblik på formidling mv. forventes det, at forskningsinstitutionen står for udvikling og vedligehold af MIRESA og det miljøøkonomiske nøgletalskatalog (se bilag 1). Forskningsinstitutionen forventes at kunne samarbejde om og inddrage andre data indsamlet af Miljøministeriet samt data indsamlet fra andre af Miljøministeriets leverandører, der varetager rammeaftaler/delaftaler eller andre dataindsamlingsopgaver for Miljøministeriet. Transparens i ressourceanvendelsen og systemunderstøttet opfølgning Det er afgørende for Miljøministeriet, at der er aktivitetsmæssig og økonomisk transparens i de ydelser, som leveres inden for rammeaftalen, og at budgettering samt opfølgningen på ressourceanvendelsen systemunderstøttes på de relevante aktivitetsniveauer. Derfor skal budgetterings- og regnskabsskabelonen (bilag til rammeaftalen i bilag 3) kunne systemunderstøttes af forskningsinstitutionen. De nærmere rammer herfor aftales nærmere med udgangspunkt i Miljøministeriets krav. Aftale om offentliggørelse af resultater rapport-pipeline Det forventes, at forskningsinstitutionen indgår en aftale med Miljøministeriet omkring orientering om kommende rapporter m.v., som bl.a. indebærer kvartalsvis fremsendelse af en rapport-pipeline fra forskningsinstitutionen til Miljøministeriet med opfølgning på de enkelte offentliggørelser efter behov. Aftalen følger de retningslinjer for publicering, der er aftalt mellem Videnskabsministeriet, Miljøministeriet, Økonomi- og erhvervsministeriet, Transportministeriet, Fødevareministeriet og Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse (UBST notat af 25. 1. 2011) eller eventuelle senere ændringer heraf. For så vidt angår materiale udarbejdet på baggrund af konkrete bestillinger fra Miljøministeriet sker offentliggørelse heraf efter konkret aftale. Aftalen indebærer, at forskningsinstitutionen forpligter sig til at orientere Miljøministeriet forud for udsendelse af nyheder og rapporter mv. med et indhold, der kan være af væsentlig betydning for den politiske dagsorden eller offentlig debat på det miljøøkonomiske område. I forbindelse med nyheder om sådanne emner sendes en tidlig orientering til Miljøministeriet med henblik på, at Miljøministeriet kan forberede sig på offentliggørelse af nyheden. Forskningsinstitutionen orienterer så vidt muligt 3 uger før. Arbejdssprog Alle skriftlige leverancer skal - med mindre andet er aftalt - affattes på dansk. Arbejdssproget i forhold til Miljøministeriet skal være dansk. Et engelsk summary kan evt. aftales. 6 Tilbudsfrist og afgivelse af tilbud Tilbud skal være Miljøministeriets departement i hænde senest 20. maj 2015 kl. 12:00. 9
Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget i betragtning og vil blive returneret uåbnede. Tilbud skal sendes eller indleveres til: Miljøministeriet Departementet Børsgade 4 1215 København K Att.: Ulla Eslund Tilbud skal mærkes: Udbud af forskningsbaseret myndighedsbetjening for Miljøministeriet inden for samfundsøkonomi og med tydelig angivelse Må ikke åbnes i postmodtagelsen. Tilbud skal afleveres i 5 papireksemplarer samt en elektronisk udgave (CD-ROM eller USB stik) af hele det afleverede tilbudsmateriale. De tilbud, der modtages rettidigt, vil blive åbnet umiddelbart efter tilbudsfristens udløb. Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud. Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 3 måneder regnet fra tilbudsfristens udløb. 7 Tildelingskriteriet med underkriterier med tilhørende vægtning Valg af leverandør sker på baggrund af tildelingskriteriet: Det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Tildelingsvurdering vil ske på grundlag af de nedenfor angivne underkriterier med henblik på at identificere det vindende tilbud. Underkriterier og vægtning Delkriterier og vægtning 1) vægtnvægtning Kvaliteten af opgaveløsningen (40 %) 1.A. Kvaliteten af det faglige koncept for opgaveløsning (60 %) 1.B. Kvaliteten af de administrative rammer (40 %) 2) Faglige kompetencer (40 %) 2.A. Kompetencer hos det tilbudte team (70 %) 3) Gennemsnitstimepris (20 %) 2.B. Sikring af kontinuitet i puljen af medarbejdere (30 %) 10
Underkriterium 1 - Kvaliteten af opgaveløsningen (40 %) Her vægter delkriterium 1A med 60 % og delkriterium 1B med 40 %. 1A: Kvaliteten af det faglige koncept (60 %) Til brug for Miljøministeriets vurdering af delkriteriet skal forskningsinstitutionen vedlægge en beskrivelse af kvaliteten af det faglige koncept, som skal forholde sig til følgende: Forståelse af opgaveløsningen, jf. afsnit 1. Tilbud af forskningsgrundlag. Videreudvikling og fremtidssikring af forskningsgrundlaget. Samspil med miljø- og naturvidenskabelig forskning inden for ministeriets kerneområder adgang til data og information. Miljøministeriet vil ved vurderingen af tilbuddene lægge særligt vægt på, at tilbudsgiver beskriver hvordan de forstår og vil tilgå opgaven, jf. afsnit 1, samt hvordan de kan levere det samfunds- og miljøøkonomiske forskningsmiljø, der kan sikre myndighedsbetjening på et videnskabeligt underbygget, højt fagligt niveau inden for de forskningsområder, der er nævnt i afsnit 1. Her vil også blive lagt vægt på forskningsinstitutionens samarbejde med andre økonomiske miljøer i såvel indland som udland. Derudover vil der blive lagt vægt på, at forskningsinstitutionens udvikling af forskningsgrundlaget, kan understøtte ministeriets fremtidige behov for myndighedsbetjening på området. Endelig vil tilbuddet også blive vurderet ud fra forskningsinstitutionens tilgang til og håndtering af samspillet til den miljø- og naturvidenskabelige forskning indenfor Miljøministeriets kerneområder herunder samarbejdet med andre institutter og forskningsinstitutioner. Miljøministeriet vil lægge vægt på, at forskningsinstitutionen kan beskrive en klar plan for adgang til data og information inden for det miljø- og naturvidenskabelige område til brug for analyser, der skal udføres under en kommende rammeaftale. 1B. Kvaliteten af de administrative rammer (40 %) Til brug for Miljøministeriets vurdering af delkriteriet skal tilbudsgiveren vedlægge en beskrivelse af kvaliteten for de administrative rammer, som forholder sig til følgende: Organisering af samarbejdet og administrative procedurer. Projektledelse og koordination i forhold til specifikke opgaver. Systemunderstøttelse til sikring af aktivitetsmæssig og økonomisk transparens af de ydelser, der leveres inden for rammeaftalen. Procedurer til sikring af fremdrift, ressourceanvendelse og tidsfrister for specifikke opgaver Procedurer til sikring af den faglige kvalitet af leverancer. Procedurer til sikring af hurtig igangsættelse af opgaver af hastende karakter. 11
Ved vurdering af tilbudsgivernes beskrivelser i henhold til dette delkriterium lægger Miljøministeriet vægt på, at forskningsinstitutionen kan beskrive og dokumentere et professionelt administrativt set-up i forhold til en kommende rammeaftale med udgangspunkt i de nævnte krav til beskrivelsen ovenfor. Underkriterium 2 - Faglige kompetencer (40 %) Her vægter delkriterium 2A med 70 % og delkriterium 2B med 30 %. 2A. Kompetencer hos det tilbudte team (70 %) Til brug for vurderingen af delkriteriet skal tilbudsgiver beskrive og dokumentere ekspertise/kompetencer og relevante erfaringer hos den foreslåede pulje af medarbejdere, herunder navn, intern stillingsbetegnelse, medarbejderkategori (A-D, se under delkriterium 3) samt CV for den enkelte person (max 10 sider). CV skal minimum indeholde uddannelsesbaggrund, tidligere ansættelsesforhold og funktioner samt relevant erfaring og udførte lignende projekter. Forskningsinstitutionen skal derudover udfylde bilag 2, som også vedlægges tilbuddet. Det vil blive vægtet positivt, hvis tilbudsgiver kan dække alle områderne nævnt i tabellen i bilag 2 (kompetence-overblik) med 1 eller flere personer. Derudover vil der også blive lagt vægt på erfaring med så mange som muligt af ministeriets kerneområder, jf. afsnit 1.1. Endelig vil antallet af miljøøkonomer og øvrige økonomer til rådighed under rammeaftalen også indgå i vurderingen. Der vil yderligere blive lagt vægt på erfaring med myndighedsbetjening. 2B. Sikring af kontinuitet i puljen af medarbejdere (30 %). Til brug for vurderingen af delkriteriet skal tilbudsgiver vedlægge en beskrivelse af, hvordan tilbudsgiveren vil sikre kontinuiteten i puljen af medarbejderne. Ved vurderingen af delkriteriet vil der blive lægt vægt på, at forskningsinstitutionen har en solid og langsigtet plan for sikring af kontinuitet af medarbejdere. Underkriterium 3 - Gennemsnitstimepris (20 %) Tilbudsgiver skal beskrive og tilbyde den samlede udbudte opgave med en bindende gennemsnitstimepris. Den oplyste timepris er gældende i hele perioden 2017-2020 samt ved en evt. forlængelse -. Timeprisen reguleres med samme indeks som den samlede bevilling. Forskningsinstitutionen skal herudover oplyse, hvordan timeprisen helt konkret er fastsat samt, hvor stor en andel den administrative overhead (herunder hvad medregnes) udgør af den gennemsnitlige timepris. Udgangspunktet for rammeaftalen er, at timeprisen anvendes til at fastsætte, hvor mange timer til forsknings- og myndighedsbetjening, ministeriet har til rådighed inden for bevillingen. 12
- 0 - Når tilbuddene er modtaget, vil der blive foretaget en konkret vurdering af de indkomne tilbud og på baggrund heraf besluttes, hvilken tilbudsgiver der skal have tildelt rammeaftalen. 8 Tilbudsmaterialet Tilbuddet skal bestå af følgende dokumenter/oplysninger: Et tilbud som indeholder de efterspurgte beskrivelser/oplysninger i forhold til underkriterierne i afsnit 7. Tilbuddet må max fylde 20 sider eksklusiv bilag og bedes disponeret således: En beskrivelse i essayform om hvordan institutionen vil løse opgaven beskrevet i afsnit 1 (indgår også i vurderingen af delkriterium 1A og 1B) (max 10 sider). I tillæg hertil beskrives endvidere (max 10 sider): Det tilbudte miljøøkonomiske forskningsmiljø i forskningsinstitutionen, herunder det eksisterende og det fremtidige grundlag under en kommende rammeaftale (anvendes til vurdering af delkriterium 1A). Samarbejdet med andre økonomiske forskningsmiljøer (anvendes til vurdering af delkriterium 1A) En plan for adgang til data og information inden for det miljø- og naturvidenskabelige område til brug for analyser, der skal udføres under en kommende rammeaftale (anvendes til vurdering af delkriterium 1A) De administrative rammer (anvendes til vurdering af delkriterium 1B). Beskrivelser kan evt. vedlægges som bilag. Kompetencer hos det tilbudte team delkriterium 2A), et udfyldt bilag 2 (kompetenceoverblik) samt antallet af miljøøkonomer samt øvrige økonomer til rådighed for institutionen under en kommende rammeaftale (anvendes til vurdering af delkriterium 2A). CV er kan vedlægges som bilag. En beskrivelse af erfaring med forskningsbaseret myndighedsbetjening. - (anvendes til vurdering af delkriterium 2A). En beskrivelse af, hvordan tilbudsgiver vil sikre kontinuitet i puljen af medarbejdere (anvendes til vurdering af delkriterium 2B). Angivelse og beskrivelse af en gennemsnitlig timepris for forskning og myndighedsbetjening under en kommende rammeaftale herunder hvor stor en andel den administrative overhead udgør (anvendes til vurdering af underkriterium 3). Hvis tilbud afgives af et konsortium omfattende flere ansvarlige tilbudsgivere, skal de juridiske personer hver især angives klart og entydigt, og der skal derudover angives en fælles befuldmægtiget, som MIM med bindende virkning for konsortiet kan indgå rammeaftalen med, og som påtager sig det koordinerende ansvar i forhold til rammeaftalen. 13
Der skal ligeledes vedlægges en konkret beskrivelse af organiseringen af arbejdet mellem parterne. Gennemsnitsprisen skal afgives i DKK inkl. afgifter og gebyrer men ekskl. moms, jf. yderligere om betalingsbetingelser mv. i udkast til rammeaftale, jf. bilag 3. Tilbuddet med tilhørende bilag skal være affattet på dansk. 9 Kontraktgrundlag Rammeaftalen indgås med afsæt i det vedlagte aftaleudkast jf. bilag 3. Rammeaftalen fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem kontraktparterne i forbindelse med levering af de ydelser, der er omfattet af nærværende tilbudsindhentning. Det bemærkes, at de grundlæggende vilkår i udkast til rammeaftalen ikke kan ændres. 10 Annullation Miljøministeriet forbeholder sig ret til, indtil tilbudsindhentningen er afsluttet med indgåelse af rammeaftalen at annullere tilbudsindhentningen og herefter evt. gennemføre en ny tilbudsindhentning, såfremt der foreligger en ikke usaglig begrundelse for at annullere. En evt. annullation vil blive ledsaget af et brev til alle tilbudsgiverne indeholdende årsagen til annullationen. 11 Forbehold Tilbudsgiver er ikke berettiget til at tage væsentlige forbehold vedrørende grundlæggende elementer i det samlede udbudsmateriale. Forbeholdenes væsentlighed vurderes af ordregiver. Ordregiver er forpligtet til at se bort fra tilbud, der indeholder væsentlige forbehold for grundlæggende elementer. Disse tilbud betragtes som ukonditionsmæssige. Forbehold vedrørende den afgivne pris, fastsatte tidsfrister, tidsplaner m.v. betragtes altid som væsentlige. Eventuelle forbehold, som ikke vedrører grundlæggende elementer i det samlede udbudsmateriale, vil blive prissat af ordregiver og denne pris lagt til tilbudsgivers tilbudspris. Ordregiver har dog også ret til i stedet ikke at tage disse tilbud i betragtning. Eventuelle forbehold skal tydeligt angives. Såfremt tilbudsgiver opfatter elementer i materialet som uklare eller uhensigtsmæssige, opfordres tilbudsgiver til at stille begrundede spørgsmål jf. nedenfor. 14
12 Spørgsmål og rettelser Eventuelle spørgsmål til udbudsmaterialet kan rettes skriftligt til Ulla Eslund (ues@mim.dk) i perioden den 22. april til den 5. maj 2015 kl. 12. Hurtigst muligt og senest den 21. april 2015 bedes interesserede forskningsinstitutioner melde en kontaktperson ind (navn og e-mailadresse), som kan være på spørgsmål-/svarlisten. Spørgsmålene vil blive anonymiseret og besvaret løbende og sendt til kontaktpersonerne på listen. Spørgsmål modtaget efter den 5. maj 2015 kl. 12 vil ikke blive besvaret. 13 Tidsplan 5. maj 2015 kl. 12. Frist for modtagelse af skriftlige spørgsmål. 20. maj 2015 kl. 12 Tilbudsfrist. Forventet ordretildeling. Underretning om 11. juni 2015 leverandør. 26. juni 2015 Forventet indgåelse af rammeaftale. 1. januar 2017 Rammeaftalens ikrafttræden. 15
14 Bilagsliste Bilag 1: Beskrivelse af MIRESA og det miljøøkonomiske nøgletalskatalog. Bilag 2: Kompetence-overblik. Bilag 3: Udkast til Rammeaftale mellem xx og Miljøministeriet om udførelse af forskningsbaseret myndighedsbetjening for Miljøministeriet inden for samfundsøkonomi. Bilag 3.1: Budgetterings- og regnskabskabelon. 16
15 Bilag 1: Beskrivelse af MIRESA og det miljøøkonomiske nøgletalskatalog De faste opgaver i rammeaftalen omfatter som minimum vedligeholdelse og udbygning af Miljøministeriets miljøøkonomiske model (MIRESA) og en årlig opdatering og videreudvikling af ministeriets nøgletalskatalog for miljøøkonomiske nøgletal. I det følgende beskrives begge dele nærmere. MIRESA Miljøministeriet har udviklet en miljøøkonomisk regnearksmodel MIRESA (Miljøministeriets Regnearksmodel), som kan bruges til at lave samfundsøkonomiske analyser. Der er både inkluderet markedsomsatte og ikke-markedsomsatte goder i beregningerne. I øjeblikket indeholder modellen moduler til beregninger indenfor affaldshåndtering og luftforurening, og det forventes, at den bliver udvidet med et modul for ændret arealanvendelse i landbruget, herunder skovrejsning. Vedligehold af modellen består i årlige opdateringer af forbrugerprisindeks, BNP-indeks, priser, omkostninger og miljøøkonomiske nøgletal. Det forventes desuden, at der løbende vil være opgaver med at videreudvikle modellen i form af nye moduler eller opdatering af de teknologier, der indgår i de enkelte moduler. Det miljøøkonomiske nøgletalskatalog Ministeriet har i 2014 fået opdateret og kvalitetssikret sit miljøøkonomiske nøgletalskatalog. Det indeholder nøgletal for ikke-markedsomsatte goder på en række områder: Vand virkemidler i VP Vand- skadesomkostninger for nitrat i drikkevand Vand skadesomkostninger eutroficiering af kystvand Luft skadesomkostninger (PM2,5, Sox, NOx og NH4) Luft skadesomkostninger Pb Luft skadesomkostninger VOC Natur rekreative værdier Klimatilpasning skadesomkostninger Jord - skadesomkostninger Vedligehold af nøgletalskataloget består i en årlig opdatering af nøgletal, forbrugerprisindeks mv. Desuden skal nye danske forskningsresultater indenfor værdisætning af ikke-markedsomsatte goder indarbejdes i. Nøgletalskataloget kan sendes til tilbudsgiver efter ønske. 17
Medarbejder 1 Medarbejder 2 Medarbejder 3 Medarbejder 4 Medarbejder 5 Medarbejder 6 Medarbejder 7 16 Bilag 2: Kompetenceoverblik Hedonisk værdisætning Rejseomkostningsmetoden Valgeksperimenter og CVM herunder surveydesign Skyggepriser og alternativomkostninger Benefit transfer Analyser af afgifter og kvoter Design af tilskudsordninger Brug af frivillige aftaler og kontraktdesign Differentieret / målrettet regulering Makroøkonomiske modeller Rumlig modellering Bioøkonomiske modeller IT-kompetencer til behandling og analyse af geodata. Udvikling og opdatering af MIRESA og det miljøøkonomiske nøgletalskatalog 18
Rammeaftale om forskningsbaseret myndighedsbetjening for Miljøministeriet inden for samfundsøkonomi Rammeaftalen er indgået mellem: Miljøministeriet / v. Departementet Børsgade 4 1215 København K CVR-nr.: 12 85 43 58 (herefter kaldet Miljøministeriet) <Indsæt forskningsinstitution> <Indsæt adresse> <Indsæt postnr. og by> CVR-nr.: <Indsæt CVR-nr.> (herefter kaldet forskningsinstitutionen) 1
1 Baggrund og formål Denne rammeaftale omhandler vilkår for forskningsbaseret myndighedsbetjening af Miljøministeriet inden for samfundsøkonomi. Formålet med rammeaftalen er at regulere samarbejdet mellem parterne og herigennem sikre, at forskningsinstitutionen gennemfører forskning og rådgivning, der understøtter Miljøministeriets opgaver, samt at forskningsinstitutionen har den viden og de kompetencer, der kræves for at levere forskningsbaseret myndighedsbetjening inden for de områder, der er omfattet af rammeaftalen og dennes bilag. 2 Bilagsfortegnelse Bilag 1 - Budgetterings- og regnskabsskabelon (bilag 3.1. fra udbudsbrevet) Bilag 2 - Udbudsbrev inklusiv opgavebeskrivelse og bilag samt eventuelle spørgsmål, svar og yderligere oplysninger om udbudsbrevet udsendt i forbindelse med spørgerunden. Bilag 3 - Forskningsinstitutionens tilbud. Bilag 4 - Retningslinjer vedr. Forskningsbaseret myndighedsbetjening fra Uddannelses- og Forskningsministeriet af 25. januar 2011 samt eventuelle senere ændringer hertil. 3 Kontraktgrundlag grundlag for rammeaftalen Rammeaftalen skal ud over sin ordlyd opfyldes i overensstemmelse med kontraktgrundlaget. 3.1 Kontraktgrundlaget er: Denne rammeaftale med bilag, jf. afsnit 2 ovenfor. En forskningsstrategi, som skal udarbejdes i 2016 (jf. nedenfor). Alle senere ændringer, tillæg og appendikser til denne rammeaftale underskrevet af Miljøministeriet og forskningsinstitutionen. 4 Opgaver, arbejdsprogram, opfølgning og aftaleperiode 4.1 Rammeaftalen regulerer den udbudte opgave, jf. udbudsbrevet, dvs. tilvejebringelse af et kvalificeret forskningsbaseret beslutningsgrundlag, der giver Miljøministeriet og andre myndigheder mulighed for at træffe de nødvendige beslutninger på det samfundsøkonomiske område med fokus på miljøøkonomiske og makroøkonomiske modeller, værdisætning af miljøeksternaliteter og ikke-markedsomsatte goder samt design af økonomiske virkemidler til miljøregulering. Derudover ønskes der løbende udført samfundsøkonomiske analyser af konkrete, politiske tiltag inden for Miljøministeriets fagområde. Der henvises i øvrigt til i udbudsbrevet med bilag. Opgaverne falder i to hovedkategorier, jf. udbudsbrevet: Opretholdelse og udvikling af forskningsgrundlaget, og Myndighedsbetjening, herunder o Faste opgaver o Årligt aftalte opgaver o Ad-hoc-opgaver
4.2 Den angivne gennemsnitstimepris i punkt 5.6 anvendes til at opgøre det antal timer, forskningsinstitutionen som minimum skal levere til løsning af ovenstående opgaver. 4.3 Der udarbejdes årlige arbejdsprogrammer, som følger kalenderåret, og som fastlægger årets aktiviteter og beskriver mål, resultater og budget for hver aktivitet. Miljøministeriets ledelse godkender efter en drøftelse i koordinationsgruppen (se punkt 9.4) det kommende års arbejdsprogram. Forslag til arbejdsprogram for det følgende år skal så vidt muligt foreligge senest medio oktober, idet der senest medio november skal foreligge et aftalt arbejdsprogram for det kommende år. Til brug for arbejdsprogrammets fastlæggelse af opgaveløsning og budget anvendes den angivne gennemsnitstimepris i punkt 5.66 samt budgetterings- og regnskabsskabelonen i bilag 1. 4.4 Inden for et indeværende års bevilligede midler fastlægger Miljøministeriets ledelse efter drøftelse i koordinationsgruppen (se punkt 9.4) hvilke aktiviteter, der konkret skal gennemføres. Såvel Miljøministeriet som forskningsinstitutionen kan anbefale ændringer i forbindelse med de kvartalsvise opfølgninger i koordinationsgruppen. 4.5 I december ved opkrævning af sidste betalingsrate fremsender forskningsinstitutionen med udgangspunkt i det forløbne års arbejde en årsrapportering. Rapporten skal indeholde projektstatus og en beskrivelse af leverancer for gennemførte analyser mv. fra forskningsstrategien, arbejdsprogrammet samt faste opgaver og større ad-hocanalyser (over 100.000 kr.). Herunder skal rapporten indeholde en oversigt over anvendelsen af ressourcer (antal timer) og økonomi. For alle projekter og opgaver skal den samlede finansiering fremgå, herunder hvor stor en andel der kommer fra Miljøministeriets bevilling, og hvor stor en del der kommer fra eksterne kilder samt fra øvrige dele af forskningsinstitutionen (synergi), jf. budgetterings- og regnskabsskabelonen i bilag 1. 4.6 Til brug for årsrapportering anvendes den angivne gennemsnitstimepris i punkt 5.6 samt budgetterings- og regneskabsskabelonen i bilag 1. Der vil ligeledes være behov for en kvartalsvis opfølgning på leverancer og timer. De konkrete rammer herfor fastlægges i koordinationsgruppen (se punkt 9.4). 4.7 I forhold til opgaven vedrørende opretholdelse og udvikling af forskningsgrundlaget vil det nærmere forskningsmæssige indhold beskrives i en forskningsstrategi med et firårigt sigte, som udarbejdes i fællesskab mellem Miljøministeriet og forskningsinstitutionen. Strategiarbejdet udføres i forbindelse med udarbejdelse af det første arbejdsprogram i slutningen af 2016. Til strategien skal årligt fastsættes målepunkter. Dette sker i forbindelse med udarbejdelse af kommende års arbejdsprogram. Det forventes, at forskningsinstitutionen søger at geare den del af bevillingen, som er afsat til opretholdelse og udvikling af forskningsgrundlaget med eksterne midler samt ved synergi med andre dele af forskningsinstitutionen. Strategien kan justeres i forbindelse med en evt. forlængelse af rammeaftalen, eller hvis der i øvrigt er enighed mellem parterne herom. 4.8 I forhold til opgaven vedrørende myndighedsbetjening gælder der følgende: For de faste opgaver, vil der udover vedligeholdelse og udbygning af Miljøministeriets miljøøkonomiske model (MIRESA), samt en årlig opdatering og videreudvikling af Miljøministeriets nøgletalskatalog for miljøøkonomiske nøgletal, være øvrige faste opgaver, som vil blive fastlagt ved udarbejdelse af det første arbejdsprogram i slutningen af 2016. Der kan være behov for at justere de faste opgaver ved de årlige rulninger og ved en evt. forlængelse af rammeaftalen. For årlige aftalte opgaver vil der være tale om analyser inden for forskningsområdet. De leverede output kan have en række forskellige former: rapporter, kortere notater, mundtlig formidling af resultater, input til 3
beredskaber, visuel og interaktiv formidling. Leverancer for hvert analyseprojekt skal beskrives i arbejdsprogrammet. De årlige aftalte opgaver kan også indeholde aftaler om faglig bistand vedrørende poster og repræsentation i nationale og internationale ekspertgrupper og udvalg mv. For ad-hoc-opgaver vil der være tale om en løbende mundtlig og skriftlig sparring inden for det definerede forskningsområde, f.eks. i form af korte notater, telefonsamtaler, input til presseberedskaber mv. Der kan også være tale om mindre analyser, kvalitetssikring af ministeriets egne analyser og enkeltstående efterberegninger på baggrund af allerede udførte analyser. Opgaverne kan bestilles løbende, men fastlægges i videst muligt omfang på koordinationsmøderne (se punkt 9.4) gennem året. Ved opstart af en ad-hocopgave aftales et antal timer til opgaven mellem Miljøministeriet og forskningsinstitutionen på baggrund af den angivne gennemsnitstimepris i punkt 5.66. 4.9 Endvidere har Miljøministeriet mulighed for at udnytte den udbudte option, jf. udbudsbrevet, der omhandler evt. tilkøbsydelser, og som ligger ud over hovedopgaven og det faste årlige bevilling. I tilfælde af anvendelse af optionen skal forskningsinstitutionen på Miljøministeriets opfordring komme med et estimat på den konkrete opgave baseret på den i punkt 5.66 angivne timepris. Aftaleperiode og forlængelse 4.10 Rammeaftalen træder i kraft den 1. januar 2017 og er gældende indtil den 31. december 2020. Miljøministeriet kan ønske kontraktperioden forlænget i 2x2 år på uændrede betingelser. Miljøministeriet skal senest ved fastsættelse af arbejdsprogrammet for hhv. 2020 og 2022 (dvs. 2. halvdel af 2019 og 2021) meddele forskningsinstitutionen, om aftalen ønskes forlænget med 2 år, jf. udbudsbrevet. 4.11 Begge parter kan opsige rammeaftalen skriftligt i løbet af kontraktperioden, inklusiv eventuel forlængelse, med 9 måneders varsel til ophør pr. 1. januar. 5 Bevilling Bevilling 5.1 Forskningsinstitutionen er for udførelse af hovedopgaven berettiget til en fast årligt bevilling for henholdsvis DKK 5,3 mio. i 2017 og DKK 5,1 mio. i 2018 og i de følgende år (begge tal er 2015-priser). Bevillingen er underlagt de årlige statslige effektiviseringskrav samt bliver pris- og løntalsreguleret med Moderniseringsstyrelsens generelle pris- og lønindeks fra og med 2016. 5.2 Med henvisning til afsnit 1 i udbudsbrevet allokeres maksimalt 50 % af beløbet årligt til opretholdelse og udvikling af forskningsgrundlaget, og de øvrige 50 % allokeres til myndighedsbetjening, i, som fordeles på følgende måde: 20 % anvendes på faste opgaver. 60 % anvendes på årligt aftalte opgaver. 20 % anvendes på ad-hoc-opgaver. 5.3 Den faste bevilling er angivet eksklusive moms og indeholder alle på tidspunktet for rammeaftalens indgåelse gældende afgifter og told, bortset fra moms. 4
5.4 Den faste bevilling omfatter alle omkostninger forbundet med løsningen af opgaven, herunder overhead; dog med undtagelse af udgifter der dækkes af andre eksterne bevillinger eller af øvrige dele af institutionens bevilling (synergi). Forskningsinstitutionens faste bevilling kan ikke overskrides, og Miljøministeriet skal ikke betale for eventuelle udgifter som følge af merforbrug af arbejdstimer, med mindre parterne forudgående indgår skriftligt aftale herom. 5.5 Forskningsinstitutionen kan på foranledning af Miljøministeriet yde faglig bistand vedrørende poster og repræsentation i nationale og internationale ekspertgruppe og udvalg mv., jf. det aftalte årlige arbejdsprogram. Forskningsinstitutionen vil ikke blive honoreret særskilt for dette. 5.6 Prisen på leverancerne i henhold til rammeaftalen beregnes ud fra den nedenfor anførte gennemsnitstimepris: Gennemsnitspris: [XX] kr. pr. time. Timeprisen anvendes til at opgøre det antal timer, som forskningsinstitutionen som minimum skal levere inden for grundbevillingen til løsning af ovenstående opgaver, og dermed hvor mange timer til forskning og myndighedsbetjening, som ministeriet som minimum har til rådighed inden for bevillingen, dvs. eksklusiv timer der leveres for øvrige tilvejebragte eksterne midler samt synergier med andre dele af forskningsinstitutionen. 5.7 Den gennemsnitlige timepris skal dække afgifter og told, bortset fra moms, samt alle omkostninger forbundet med løsningen af opgaven, herunder overhead. Den oplyste timepris er gældende i hele kontraktperioden med mindre andet aftales. Timepriserne reguleres med samme indeks som den samlede bevilling i tilknytning til rammeaftalen fra og med 2016, jf. punkt 5.1 og anvendes også, såfremt Miljøministeriet benytter sig af optionen for tilkøb. 6 Betalingsbetingelser 6.1 Miljøministeriet afregner kvartalsvis bagud af det faste årlige vederlag til forskningsinstitutionen, på baggrund af en faktura fra forskningsinstitutionen. Faktureringen sker på baggrund af en status over leverancer og leverede timer inden for rammeaftalen, som drøftes i koordinationsgruppen, se punkt 9.4. Afregning af opgaver under optionen sker ved afslutning af opgaverne. 6.2 Første rate forfalder den 1. april 2017. Regning for den fjerde og sidste rate for hvert år i kontraktperioden skal være Miljøministeriet i hænde senest den 5. december i pågældende finansår. Betalingsbetingelserne er løbende måned + 30 dage efter modtaget faktura. Fakturaen fremsendes elektronisk med oplysninger om EAN - nr.: 5798000862005, "Myndighedsbetjening vedr. Samfundsøkonomi. Fakturering skal i øvrigt ske under overholdelse af reglerne i lov om offentlige betalinger m.v., jf. lov nr. 1203 af 27. december 2003 med senere ændringer, jf. LBK nr. 798 af 28. juni 2007, og de regler, der er udstedt eller udstedes med hjemmel i loven. Enhver fakturering skal ske elektronisk, gebyrfrit og uden omkostninger for Miljøministeriet. 7 Forbehold for bevillingsændringer/finanslovsændringer 7.1 Såfremt Miljøministeriet ikke opnår fuldstændig finanslovsbevilling eller kun opnår 5
delvis finanslovsbevilling for følgende finansår, eller såfremt Miljøministeriet ikke kan opnå sikkerhed for opnåelse af helt eller delvis finanslovsbevilling inden starten af finansåret, kan Miljøministeriet forlange en genforhandling af rammeaftalen. Kan parterne ikke opnå enighed herom, er Miljøministeriet berettiget til at opsige rammeaftalen uden varsel. 7.2 Forskningsinstitutionen har i den situation krav på afregning for arbejde udført op til tidspunktet for opsigelsens ikrafttræden. Forskningsinstitutionen har dog kun krav på afregning til overflødiggjort arbejdskraft og leje af lokaler herfor, såfremt det kan dokumenteres og er forsøgt afværget. Forskningsinstitutionen har ikke krav på mistet fortjeneste for den opsagte rammeaftale eller opgaver, der har relation til rammeaftalen. 8 Samarbejde 8.1 Parterne ønsker at udbrede og nyttiggøre resultaterne af videnopbygningen indenfor samfundsøkonomi på miljøområdet gennem information rettet mod interessenter og offentlighed. 8.2 Parterne er enige om, at Miljøministeriet har det overordnede ansvar og beslutningskompetence for varetagelse af myndighedsopgaverne, herunder ift. ministeriets behov for rapportering af data til Folketing, EU og internationale fora. 8.3 Justeringer i forskningsinstitutionens opgaver sker efter skriftlig aftale mellem Miljøministeriet og forskningsinstitutionen. 8.4 For så vidt angår fortolkning af retsakter og forskningsinstitutionens deltagelse i internationalt arbejde gælder: at fortolkning af dansk lovgivning og EU-regler på miljøområdet samt for udmøntning heraf er Miljøministeriets ansvar. at forskningsinstitutionens deltagelse i internationalt arbejde på Miljøministeriets vegne sker på baggrund af mandat fra Miljøministeriet. 8.5 Forskningsinstitutionen skal straks underrette Miljøministeriet om forhold af økonomisk, faglig eller tidsmæssig art, som kan have betydning for opgavens løsning, herunder enhver begivenhed, der kan medføre en ændring af ydelsernes omfang, art, opgavens gennemførelse eller vederlaget. Forskningsinstitutionen skal straks efter problemets opståen fremkomme med en skriftlig indstilling om løsningen heraf til Miljøministeriet. 9 Organisering af samarbejdet 9.1 Som kontaktperson i forhold til rammeaftalen er for Miljøministeriet udpeget <XX>. 9.2 Som kontaktperson i forhold til rammeaftalen er for forskningsinstitutionen udpeget <XX>. 9.3 Forskningsinstitutionens kontaktperson kan ikke uden Miljøministeriets skriftlige forudgående samtykke udskiftes, medmindre dette meddeles Miljøministeriet, som skriftligt godkender dette. 9.4 Som beskrevet i udbudsbrevet skal der oprettes en koordinationsgruppe med 6
medlemmer fra Miljøministeriets miljøøkonomiske analyseenhed (MØK) og forskningsinstitutionen. Gruppen mødes efter behov, men mindst fire gange om året. Gruppen udarbejder udkast til arbejdsprogram herunder fordeling af ressourcer/timer til de enkelte opgaver samt målpunkter til forskningsstrategien, gennemgår kvartalsvise opfølgninger på arbejdsprogram mv. samt drøfter årsrapportering. 9.5 Organisering af samarbejdet vil desuden skulle tænkes sammen med Miljøministeriets øvrige rammeaftaler med universiteterne. Der laves særskilt tillæg herom, som underskrives af Miljøministeriet og forskningsinstitutionen. 10 Forpligtelser 10.1 Forskningsinstitutionen er forpligtet til at løse den i kontraktgrundlaget beskrevne opgave. 10.2 Krav opstillet i udbudsbrevet kan ikke fraviges med mindre det skriftligt aftales med Miljøministeriet. 10.3 Forskningsinstitutionen formidler viden og data om miljø og natur til brugere og samarbejdspartnere og faglig information af offentligheden. De primære målgrupper er øvrige universiteter, miljøsektoren, undervisningssektoren og samfundet generelt. Forskningsinstitutionen skal sikre offentlig adgang til publikationer, rapporter, data samt populærfaglig formidling til en bred kreds af brugere. 10.4 Forskningsinstitutionen forpligter sig til: Løbende at informere Miljøministeriet om resultater af forskningsaktiviteter, rapporter, nyheder, konferencer, internationalt samarbejde og lignende indenfor samfundsøkonomi med relevans for ministeriets arbejde. At orientere Miljøministeriet forud for udsendelse af nyheder og rapporter mv. med et indhold, der kan være af væsentlig betydning for den politiske dagsorden eller offentlige debat. I forbindelse med nyheder om sådanne emner sendes en tidlig orientering til Miljøministeriets departement med henblik på, at Miljøministeriet kan forberede sig på offentliggørelse af nyheden. Som forskningsinstitution af forskningsbaseret myndighedsbetjening at følge de retningslinjer for publicering, der er aftalt mellem Videnskabsministeriet, Miljøministeriet, Økonomi- og erhvervsministeriet, Transportministeriet, Fødevareministeriet og Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse (UBST notat af 29. 1. 2008). For så vidt angår materiale udarbejdet på baggrund af konkrete bestillinger fra Miljøministeriet sker offentliggørelse heraf efter konkret aftale. 10.5 I forbindelse med varetagelsen af opgaver inden for rammeaftalen forpligter forskningsinstitutionen sig til: At anvende personale med relevante kompetencer til at løse opgaverne. At sikre den fornødne fleksibilitet i opgavevaretagelsen til at tilgodese akutte opgaver, som af Miljøministeriet gives første prioritet. At formidle rådgivningen i en form og et sprog, der er afpasset til rekvirentens formål, og inden for de tidsfrister, der er aftalt. 7
På eget initiativ løbende at vurdere, hvilke sager, der kan blive aktuelle for myndighederne i fremtiden og formidle dette til de relevante institutioner, At sikre, at leverancer i form af notater eller rapporter er kvalitetssikret før fremsendelse til Miljøministeriet. At sikre og systemunderstøtte Miljøministeriets ønsker om transparens i ressourceanvendelsen jf. bilag 1 (bilag 3.1 i udbudsbrevet). 10.6 Parterne har forud for rammeaftalens ikrafttrædelse indgået en aftale omkring orientering om kommende rapporter m.v., som bl.a. indebærer kvartalsvis fremsendelse af en rapportpipeline fra forskningsinstitutionen til Miljøministeriet med opfølgning på de enkelte offentliggørelser efter behov som beskrevet i udbudsbrevet med bilag. 11 Forskningsfrihed, rettigheder og offentliggørelse af forskningsresultater 11.1 Forskningsinstitutionen har fuld frihed til valg af forskningsmetode. 11.2 Forskningsinstitutionen har ret og pligt til at offentliggøre og på anden vis (f.eks. gennem undervisning) nyttiggøre alle resultater af aktiviteter, der løses under nærværende rammeaftale. 11.3 Parterne har indgået en aftale omkring orientering om kommende rapporter mv. (se afsnit 10 Forpligtelser). Der henvises i øvrigt til Uddannelses- og Forskningsministeriets notat af 29.1.2008 om Publicering af forskningsbaseret myndighedsbetjening) 11.4 Parterne er enige om at data, databaser og tilknyttede systemer, som forskningsinstitutionen har indsamlet eller udarbejdet for Miljøministeriet, er parternes ejendom i fællesskab. Det fælles ejerskab indebærer ubegrænset brugsret for begge parter, dog således at den ene parts brug ikke må indskrænke brugsmulighederne for den anden part. Ligeledes skal data være offentligt tilgængelige. 11.5 I tilfælde af ophør af samarbejdet på dataområdet skal UFM s retningslinjer af 28. januar 2008 om Immaterielle rettigheder i forbindelse med forskningsbaseret myndighedsbetjening overholdes. Ejendomsretten samt ophavsretten til de under punkt 11.4 nævnte data, databaser og tilknyttede systemer overgår således til Miljøministeriet, og forskningsinstitutionen bevarer sin tidsubegrænsede brugsret til data opsamlet frem til det tidspunkt, hvor samarbejdet ophører. Forskningsinstitutionen vil have adgang til data, databaser og datamodeller, som er omfattet af fælles offentlige databaser efter de almindelige adgangsbetingelser hertil. 11.6 Ved ophør af samarbejdet stiller forskningsinstitutionen uden begrænsning kopi af data, databaser og datamodeller til rådighed for ministeriet, der er veldokumenterede og implementeret med standardiserede løsninger. 12 Konsortier og underleverandører 12.1 Hvis rammeaftalen udføres af et konsortium omfattende flere forskningsinstitutioner, skal den forskningsinstitution, der er den fælles befuldmægtiget, og som derfor er aftalepart til denne rammeaftale, varetage det 8