FOB Kommunes svar på spørgsmål fra borger

Relaterede dokumenter
FOB Undladelse af at besvare spørgsmål fra borger

Vejledning af 31. januar 1994 om partshøring og begrundelse i afskedssager mv.

4-1. Forvaltningsret Sagsbehandlingstid i statsamt

Det kommunale tilsyns sagsbehandlingstid. Krav til udformning af underretninger. 26. februar 2018

Afslag på dispensation fra ansøgningsfrist for fleksjobrefusion

Afvejning af hensyn og udformning af begrundelse ved afslag på meraktindsigt. 9. oktober 2009

Sagsbehandlingstiden i Justitsministeriet af en sag hvor besvarelsen ikke var en afgørelse. Krav til myndighedernes behandling af sådanne sager

Alt for lang sagsbehandlingstid i klageinstansen i sag om aktindsigt i miljøoplysninger

Århus Byråd Rådhuset 8000 Århus C. Vedr. afslag til stillingsansøger.

FOB Pligt til at vejlede i forbindelse med behandling af en sag om aktindsigt

Integrationsministerens skriftlige vejledning af borger der spørger om familiesammenføring på grundlag af EU-reglerne

Mangelfuldt prøvelsesgrundlag i aktindsigtssag. Notatpligt. Begrundelse

Ret til aktindsigt i lægekonsulents navn, også mens sagen verserer

Aktindsigt i lovsag. Ekstrahering af oplysninger om udenlandsk ret. 30. juni 2009

Sagsbehandlingstid i Sundhedsvæsenets Patientklagenævn og nævnets manglende underretning om sagens behandling

Sagsbehandlingstid i Landsskatteretten på mere end 4 år

Aktindsigt i borgmesters kalender. Ombudsmandens udtalelse

Sagsbehandlingstid i sag om aktindsigt i bl.a. ministerkalender. 16. maj 2011

Aktindsigt i miljøoplysninger i internt dokument. 26. januar 2016

Statsforvaltningens brev til en borger

Statsforvaltningen lægger til grund, at kommunens afgørelse er truffet i medfør af offentlighedslovens 23, stk. 1, nr. 1, om interne dokumenter.

Ikke aktindsigt i s i mailboks, som Tilsynet ikke havde umiddelbar adgang til, selv om Tilsynet kendte koden. 21.

Afslag på aktindsigt i elektronisk regneark. Internt dokument. Meraktindsigt

Udtalelse. Skatteankestyrelsens sagsbehandlingstid på 41 måneder var kritisabel

Tårnby Kommune. U.B. har blandt andet anført i sin mail af 6. maj 2009:

Ombudsmanden udtalte at han ikke kunne kritisere at de ældste sager i landet blev behandlet først.

Lov om offentlighed i for valtningen nogle hovedprincipper(kl notat, 12. nov. 1996)

Høringssvar udleveret efter princippet om meroffentlighed

Du har den 12. maj 2016 rettet henvendelse til Statsforvaltningen, som i medfør af kommunestyrelseslovens 47 fører tilsyn med kommunerne.

Vejledning om svarfrist og sms-service ved ansøgning om dagtilbud. 19. januar 2009

FOB FOB

Aktindsigt i generel sag om medarbejderes rejser. 17. august 2011

Videregivelse af helbredsoplysninger til politiet og kravet om forsøg på at indhente samtykke

FOB Afgørelse om genindsættelse til afsoning efter prøveløsladelse ikke forelagt domstolene uden unødigt ophold

Kritik af Justitsministeriets sagsbehandlingstid i sag om aktindsigt

Henvendelse vedrørende aktindsigt

Oversendelse til rette myndighed - forvaltningslovens

Sagsbehandling og sagsbehandlingstid i Direktoratet for Kriminalforsorgen

Aktindsigt i handleplansskemaer kun ved gennemsyn forvaltningslovens 16, stk. 3

Region Hovedstaden - Aktindsigt I Korrespondance. Statsforvaltningens brev til en journalist

Delvist afslag på aktindsigt i to interne dokumenter hos Skatteministeriet. Ekstrahering

Kommunes sagsbehandlingstid i sag om søregulativ

Skatteankestyrelsens underretninger om sagsbehandlingstid mv.

Integrationsministerens og ministeriets skriftlige vejledning af borger der spørger om EU-reglerne

Forvaltningsret Optagelser af møder mellem borger og myndighed

God behandling i det offentlige

Da manden henvendte sig til ombudsmanden, var der gået 1 år og 5 måneder uden at kommunen havde foretaget sig noget i sagen.

Resumé Statsforvaltningen Sjælland udtaler, at en kommune har overholdt reglerne om aktindsigt efter offentlighedsloven.

FOB Forsinket aktindsigt kan ikke begrundes med valgfrihed med hensyn til fremgangsmåde

Telefonisk begæring om aktindsigt

Ankestyrelsens udtalelse til en journalist. Region Syddanmarks afgørelse om delvist afslag på aktindsigt

Sagsbehandling i skattedepartementet og statsskattedirektoratet

Aktindsigt i toldvæsenets materiale fra kontrolbesøg

i sagen om sagsbehandlingstiden i Skov- og Naturstyrelsen og Miljøklagenævnet

Statsforvaltningens brev til en journalist. Henvendelse vedrørende aktindsigt i en arkitektrapport

Sundhedsvæsenets Disciplinærnævn genoptog sagen i lyset af ombudsmandens høring og imødekom aktindsigtsanmodningen fuldt ud.

Aktindsigt i konsulentrapport om Fiskerikontrollen

Statsforvaltningens brev til en journalist. Henvendelse vedrørende Sønderborg Kommunes afgørelse om delvis aktindsigt

Sundhedsvæsenets Patientklagenævns sagsbehandlingstid

Henvendelse vedrørende Ballerup Kommune om aktindsigt

Udtalelse. Skatteministeriets afslag på aktindsigt i materiale om ophævelse af formueskattekursen

Ankestyrelsens brev til Sønderborg Kommune. [XX]s anmodning om aktindsigt (kommunens sagsnr. [sagsnr. udeladt af Ankestyrelsen])

Videregivelse af oplysninger om at en borger var afskåret fra telefonisk kontakt med myndigheden. Sagsbegrebet. Partsbegrebet

Skolechef C har i skrivelse af 29. september 2008 redegjort for ovenstående og orienteret dig om erklæringernes behandling ved skolebestyrelsesmødet.

Uddrag af bekendtgørelse af forvaltningsloven

Københavns Kommune aktindsigt efter offentlighedsloven

Statsforvaltningens brev af 12. juni 2007 til en borger:

Stillingsansøgning i forbindelse med indførelse af ny administrativ struktur

Telefonisk besvarelse af skriftlig forespørgsel

Udtalelse. Landsskatterettens beslutninger om afskæring af retsmøde i 20 sager

Ekstrahering af oplysninger i internt dokument

Begæring om opsættende virkning indgivet efter klagefristens

Sagsbehandlingstid i statsforvaltning. Ordnede forhold

Det var ombudsmandens opfattelse at retsplejelovens regler om aktindsigt i straffesager eller i hvert fald principperne heri skulle bruges.

Sagsbehandlingstid på mere end 4 år var helt uacceptabelt lang

Store dele af ministerbetjeningsdokument var underlagt aktindsigt. 15. maj 2014

Udskriftsdato: 20. marts 2017 (Gældende)

Sagsbehandlingstid i Sundhedsvæsenets Patientklagenævn og nævnets manglende underretning om sagens behandling og manglende besvarelse af rykkere

Afslag på aktindsigt i intern i Udlændinge- og Integrationsministeriet

Ekstrahering af oplysninger i interne dokumenter. Meraktindsigt. 27. oktober 2014

Vedr.: Henvendelse om Skive Kommune

Kritik af Justitsministeriets sagsbehandlingstid i sag om aktindsigt. Samlet behandling af flere aktindsigtsanmodninger

Justitsministeriet kunne afslå at behandle en journalists aktindsigtsanmodning af ressourcemæssige grunde. 27. maj 2016

Socialt nævn skulle realitetsbehandle klage over manglende partshøring i inddrivelsessag. 27. oktober 2009

ve ee efeevelee, eem ev eveffee Du har kla et til Statsforvaltnin en å vegne af_ 4800 Nykøbing F Orientering om af ørelse Svar på klage

Afslag på aktindsigt i ambassadeindberetning

8-2. Forvaltningsret Sagens ramme ved administrativ rekurs. Aktindsigt. Vejledning om søgsmålsfrist

Afslag på anmodning om udsættelse af sag, jf. forvaltningslovens

Ekstrahering af oplysninger i et internt dokument

Afslag på indsigt i lægekonsulents navn i Arbejdsskadestyrelsen

Ombudsmanden henstillede til ministeriet at genoptage sagen for i lyset af det anførte at overveje ekstrahering fra det interne dokument.

Henvendelse om aktindsigt

Afslag på at få oplæst en intern , som tidligere var læst op i anden sammenhæng. 24. april 2018

Statsforvaltningens brev til en journalist. Henvendelse vedrørende Ballerup Kommunes afslag på aktindsigt

Afslag på aktindsigt i telefonnotat om ministerielt høringsvar fra 2008

8-1. Forvalningsret Statsforfatningsret 2.2. Ministers til sin folketingsgruppe var en aktivitet inden for den offentlige forvaltning

Landsforeningen X Att.: Sekretariatsleder Y

Offentlighedslovens 7 og afgørelsesbegrebet. Ankestyrelsens brev til en borger. Henvendelse vedrørende aktindsigt

Jeg henstiller at sagens afslutning fremskyndes mest muligt, og jeg beder kommunen underrette mig om det videre forløb.

Statsforvaltningens brev af 10. december 2007 til Landsforeningen Frie Børnehaver og Fritidshjem

Transkript:

FOB 05.591 Kommunes svar på spørgsmål fra borger Ombudsmanden henstillede til en kommune at genoptage behandlingen af en sag hvor kommunen havde undladt at svare på tre breve fra en borger. Kommunen genoptog sagen og besvarede et af brevene. Om de to andre breve skrev kommunen at de drejede sig om god forvaltningsskik, og at den ikke var i stand til at vurdere om der var handlet i overensstemmelse med god forvaltningsskik da den pågældende sagsbehandler senere var afgået ved døden. I svaret på en senere henvendelse skrev kommunen bl.a. at den ikke var forpligtet til at besvare spørgsmål der var fremsat som kritik af kommunens sagsbehandling. FOB 05.591 Forvaltningsret 115.1-115.3 Ombudsmanden udtalte at den omstændighed at den pågældende sagsbehandler er afgået ved døden, ikke fritager en myndighed for at tage stilling til om den har fulgt reglerne for god forvaltningsskik. Derimod må det efter omstændighederne accepteres at myndigheden ikke svarer på spørgsmål fra en borger om den nærmere baggrund for bestemte sagsbehandlingsskridt som myndigheden har foretaget, når spørgsmålene ikke kan besvares på grundlag af myndighedens notater i sagen eller den viden om sagen som myndigheden i øvrigt har. Ombudsmanden kritiserede desuden at kommunen havde udtalt at den ikke var forpligtet til at besvare spørgsmål der var fremsat som kritik af kommunens sagsbehandling. (J.nr. 2005-0194-109). I den sag som er gengivet i Folketingets Ombudsmands beretning for 2004, s. 517, genoptog Hvalsø Kommune sin behandling af sagen, og det affødte et brev af 19. oktober 2004 fra Hvalsø Kommune til A. I dette brev var der gengivet 17 spørgsmål som A's brev af 13. november 2002 indeholdt, sammen med Hvalsø Kommunes svar på disse spørgsmål. Om de øvrige spørgsmål i brevet af 13. november 2002 anførte kommunen i brevet af 19. oktober 2004 at disse efter kommunens vurdering var gentagelser, uddybning eller omskrivning af de gengivne spørgsmål. Hvalsø Kommune tilføjede at A's breve af 12. og 14. december 2002 omhandlede god forvaltningsskik, og at kommunen ikke var i stand til at vurdere om der var handlet i overensstemmelse med god forvaltningsskik da den pågældende sagsbehandler var afgået ved døden. A klagede over kommunens svar i et brev som jeg modtog den 27. oktober 2004. I brevet anførte A at visse af de spørgsmål som han tidligere havde stillet, ikke var blevet besvaret. Herudover stillede A et antal yderligere spørgsmål. Hovedparten af disse spørgsmål havde karakter af kritik af Hvalsø Kommunes handlinger eller undladelser dels i sagen angående bebyggelse på ejendommen ( ), dels i sagen angående besvarelsen af A's spørgsmål. Med brev af 5. november 2004 sendte jeg A's brev videre til Hvalsø Kommune som en anmodning fra ham om at kommunen tog stilling til det han havde an-

ført. Jeg henviste bl.a. til at ombudsmanden efter praksis normalt ikke tager stilling til forhold som den myndighed der klages over, ikke selv har haft lejlighed til at tage stilling til. Som svar herpå sendte Hvalsø Kommune mig et brev af 13. januar 2005 hvori kommunen bl.a. anførte følgende: Hvalsø Kommune er ikke forpligtet til at besvare spørgsmål der er fremsat som en kritik af sagsbehandlingen, og har derfor ikke yderligere kommentarer til disse spørgsmål. Kommunen anser derfor brevene af 12. og 14. december 2002 for besvaret. Folketingets Ombudsmand har i skrivelse af 12. maj 2004 anmodet kommunen om at genoptage ovenstående sag med henblik på at fastslå i hvilket omfang kommunen har besvaret spørgsmål i breve fra (A) af 13. november 2002 samt 12. og 14. december 2002. Det samme gælder de i brevene nævnte tidligere breve. Kommunen har således ikke taget stilling til hvilke breve der er besvaret, men har koncentreret sig om at besvare de i brevene fremsatte spørgsmål. I kommunens skrivelse af 19. oktober 2005 [2004; min rettelse] besvares spørgsmål fremsat i skrivelse af 13. november 2002, samt i de breve der henvises til heri. Efter vores opfattelse er spørgsmålene i de breve der henvises til, for hovedparten genfremsat i brevet af 13. november 2002. Kommunen beklager, at der er breve der ikke er blevet besvaret. Ved endnu en gennemgang af sagen mener vi, at alle de fremsatte spørgsmål er besvaret, selvom ikke alle breve er besvaret. Såfremt (A) mener at der er spørgsmål der ikke er besvaret, eller forsøgt besvaret, må vi bede ham genfremsætte disse spørgsmål. I (A)'s brev dateret den 11. oktober 2004 fremsættes en række kommentarer og spørgsmål til kommunens skrivelse af 19. oktober 2004. Kommunen anser de fremsatte spørgsmål for en gentagelse af tidligere fremsatte spørgsmål. Hvalsø Kommune sendte A en kopi af svaret til mig. A klagede over svaret i et brev af 14. januar 2005. I brevet gentog A det han havde anført i det brev som jeg modtog den 27. oktober 2004, og A tilføjede herudover kommentarer til det som var anført i Hvalsø Kommunes brev af 13. januar 2005. I anledning af A's klage anmodede jeg Hvalsø Kommune om udlån af sagens akter, og senere anmodede jeg kommunen om en udtalelse angående sagen. Kommunen afgav en udtalelse i et brev af 16. juni 2005. I dette brev oplyste Hvalsø Kommune bl.a. at den medarbejder som tidligere behandlede sagen, var sagsbehandler på sagen frem til sin død den 30. april 2002. Forinden var han sygemeldt fra den 5. marts 2002 og inden da delvist sygemeldt. Den 16. august 2005 sendte jeg A en kopi af Hvalsø Kommunes udtalelse af 16. juni 2005 og anmodede om hans eventuelle bemærkninger til udtalelsen. A svarede herpå i et brev af 5. september 2005. Ombudsmandens udtalelse Sagen rejser spørgsmål om hvorvidt Hvalsø Kommunes svar i brevene af 19. oktober 2004 og 13. januar 2005 kan anses for at være i overensstemmelse med de forpligtelser som påhviler offentlige myndigheder. Om 2/9

myndighedernes forpligtelser til at besvare spørgsmål fra borgerne anførte jeg følgende i brevet af 12. maj 2004: Det skal understreges at den omstændighed at kommunen efter reglerne for god forvaltningsskik burde have undersøgt hvilke breve og spørgsmål fra Dem som ikke var blevet besvaret, ikke indebærer at kommunen havde pligt til at besvare samtlige spørgsmål som De har stillet. Forvaltningsloven (lov nr. 571 af 19. december 1985 som senest ændret ved lov nr. 382 af 6. juni 2002) indeholder følgende bestemmelser i 7: 7. En forvaltningsmyndighed skal i fornødent omfang yde vejledning og bistand til personer, der retter henvendelse om spørgsmål inden for myndighedens sagsområde. Stk. 2. Modtager en forvaltningsmyndighed en skriftlig henvendelse, som ikke vedrører dens sagsområde, videresendes henvendelsen så vidt muligt til rette myndighed. Derudover indeholder loven bestemmelser om bl.a. begrundelse og aktindsigt. Også offentlighedsloven og lov om aktindsigt i miljøoplysninger indeholder bestemmelser om aktindsigt. Disse bestemmelser suppleres af ulovbestemte regler og af reglerne for god forvaltningsskik. En anmodning fra en borger om at blive bekendt med oplysninger i bestemte sager eller dokumenter skal efterkommes af den pågældende myndighed medmindre den er omfattet af en af undtagelsesbestemmelserne i lovgivningen om aktindsigt. Reglerne om aktindsigt tager ikke sigte på de tilfælde hvor en borgers ønske om oplysninger ikke er udformet som en anmodning om indsigt i bestemte sager eller dokumenter, men de vil i et vist omfang være omfattet af bestemmelsen i forvaltningslovens 7, stk. 1, om vejledningspligt. Det må imidlertid efter min opfattelse anses for bedst stemmende med god forvaltningsskik at en myndighed - også i tilfælde som ikke er omfattet af lovgivningens regler om aktindsigt og vejledningspligt - så vidt muligt besvarer de spørgsmål som den modtager fra borgerne. Dette udgangspunkt må dog begrænses eller fraviges i en række tilfælde. Således er en myndighed naturligvis ikke berettiget til at tilsidesætte lovgivningens regler om tavshedspligt og om behandling af personoplysninger. På samme måde kan det ikke forlanges at en myndighed besvarer et spørgsmål der ikke angår den pågældende myndighed, da sådanne spørgsmål bør oversendes til den relevante myndighed i overensstemmelse med princippet i forvaltningslovens 7, stk. 2. Udgangspunktet må også fraviges i andre tilfælde. Det vil således normalt ikke kunne kræves at en myndighed besvarer et spørgsmål hvis myndigheden for nylig har besvaret et tilsvarende spørgsmål fra den 3/9

samme borger. Normalt vil det heller ikke kunne kræves at en myndighed giver et indholdsmæssigt fuldt dækkende svar på et spørgsmål hvis dette forudsætter at myndigheden udfolder en ganske betydelig indsats for at klarlægge bestemte forhold. Dette gælder navnlig hvis spørgsmålet kun har ringe betydning for den pågældende borger eller for offentligheden. Ved bedømmelsen af i hvilket omfang en myndighed bør svare på spørgsmål fra en borger, må spørgsmålets karakter også tages i betragtning. Hvis spørgsmålet efter sit indhold ikke er en anmodning om at få oplysninger om et bestemt forhold, men derimod angår begrundelsen for bestemte handlinger eller undladelser fra myndighedens side, må der således ved vurderingen af myndighedens svar lægges vægt på om den har fulgt de begrundelsesregler der følger af forvaltningsloven og af reglerne for god forvaltningsskik. Er der tale om et spørgsmål som efter sit indhold må anses for en kritik af myndigheden snarere end en anmodning om at få oplysninger om et bestemt forhold, må det ved bedømmelsen af svaret indgå om myndigheden i rimeligt omfang har besvaret denne kritik. Såfremt en borger stiller en myndighed et spørgsmål der vedrører den pågældendes retsstilling i forhold til myndigheden, må myndigheden besvare spørgsmålet i overensstemmelse med bestemmelsen om vejledningspligt i forvaltningslovens 7, stk. 1, og de uskrevne regler om vejledningspligt. På visse forvaltningsområder gælder der særlige regler om myndighedernes pligt til at informere og vejlede borgerne, og myndighederne må naturligvis sikre sig at disse regler følges. Som et eksempel på en sådan regel kan nævnes 5 i lov om retssikkerhed og administration på det sociale område. På miljøområdet må særlig bestemmelserne i Århuskonventionen (konvention om adgang til oplysninger, offentlig deltagelse i beslutningsprocesser samt adgang til klage og domstolsprøvelse på miljøområdet) tages i betragtning. Konventionens formål er bl.a. at fastslå myndighedernes aktive oplysningspligt over for borgerne og at sikre offentlighedens mulighed for at deltage i myndighedernes beslutningsproces. Der kan ikke opstilles bestemte regler for hvor hurtigt en myndighed bør besvare en henvendelse fra en borger, men generelt bør sager der behandles af offentlige myndigheder, behandles så hurtigt som muligt. Forvaltningsloven (lov nr. 571 af 19. december 1985 med senere ændringer) indeholder i kapitel 6 følgende regler om begrundelse: 22. En afgørelse skal, når den meddeles skriftligt, være ledsaget af en begrundelse, medmindre afgørelsen fuldt ud giver den pågældende part medhold. 4/9

23. Den, der har fået en afgørelse meddelt mundtligt, kan forlange at få en skriftlig begrundelse for afgørelsen, medmindre afgørelsen fuldt ud giver den pågældende part medhold. En begæring herom skal fremsættes over for myndigheden inden 14 dage efter, at parten har modtaget underretning om afgørelsen. Stk. 2. En begæring om skriftlig begrundelse efter stk. 1 skal besvares snarest muligt. Hvis begæringen ikke er besvaret inden 14 dage efter, at begæringen er modtaget af vedkommende myndighed, skal denne underrette parten om grunden hertil samt om, hvornår begæringen kan forventes besvaret. 24. En begrundelse for en afgørelse skal indeholde en henvisning til de retsregler, i henhold til hvilke afgørelsen er truffet. I det omfang, afgørelsen efter disse regler beror på et administrativt skøn, skal begrundelsen tillige angive de hovedhensyn, der har været bestemmende for skønsudøvelsen. Stk. 2. Begrundelsen skal endvidere om fornødent indeholde en kort redegørelse for de oplysninger vedrørende sagens faktiske omstændigheder, som er tillagt væsentlig betydning for afgørelsen. Stk. 3. Begrundelsens indhold kan begrænses, i det omfang partens interesse i at kunne benytte kendskab til denne til varetagelse af sit tarv findes at burde vige for afgørende hensyn til den pågældende selv eller til andre private eller offentlige interesser, jfr. 15. Disse regler suppleres af reglerne for god forvaltningsskik som bl.a. indebærer at den pågældende myndighed i forbindelse med begrundelsen i sager hvor der træffes afgørelse, skal oplyse hvordan den forholder sig til partens retligt relevante anbringender. 1. Hvalsø Kommune har i brevet af 19. oktober 2004 gengivet og besvaret en række af de spørgsmål som fremgik af Deres brev af 13. november 2002. Herudover har kommunen anført at de spørgsmål som fremgår af Deres brev af 13. november 2002, men som ikke er gengivet i kommunens brev af 19. oktober 2004, efter kommunens vurdering er gentagelser, uddybning eller omskrivning af de spørgsmål som er gengivet i dette brev. Efter at have gennemgået sagen er det min opfattelse at i hvert fald en betydelig del af de spørgsmål i Deres brev af 13. november 2002 som ikke er gengivet i Hvalsø Kommunes brev af 19. oktober 2004, må betragtes som gentagelser, uddybning eller omskrivning af de spørgsmål som er gengivet i dette brev. For visse af spørgsmålene kan der dog rejses tvivl om hvorvidt dette er tilfældet. Jeg har imidlertid ikke ment at der var 5/9

tilstrækkeligt grundlag for at undersøge dette forhold nærmere da kommunen efter min opfattelse ikke kan anses som forpligtet i henhold til forvaltningsloven og reglerne om god forvaltningsskik til at besvare disse spørgsmål. Som nævnt ovenfor er det min opfattelse at myndighederne så vidt muligt skal besvare de spørgsmål som de modtager fra borgerne, men at dette udgangspunkt må begrænses eller fraviges i en række tilfælde. Hvis et spørgsmål til en myndighed efter sit indhold ikke er en anmodning om at få oplysninger om et bestemt forhold, men derimod angår begrundelsen for bestemte handlinger eller undladelser fra myndighedens side, må der således ved vurderingen af myndighedens svar lægges vægt på om den har fulgt de begrundelsesregler der følger af forvaltningsloven og af reglerne for god forvaltningsskik. Visse af de nævnte spørgsmål i brevet af 13. november 2002 angår begrundelsen for kommunens vurdering hvorefter der ikke krævedes landzonetilladelse til byggeriet, samt sagsbehandlingen i forbindelse med Deres anke af kommunens afgørelse. De har oplyst at Naturklagenævnet har fastslået at afgørelsen af det nævnte spørgsmål henhørte under amtet som landzonemyndighed, og det fremgår af Hovedstadens Udviklingsråds brev af 13. september 2000 at Hovedstadens Udviklingsråd overtog denne kompetence fra 1. juli 2000. Jeg må forstå det sådan at Naturklagenævnet ikke behandlede Deres klage fordi spørgsmålet lå uden for kommunens kompetenceområde. På den baggrund er der efter min opfattelse ikke grundlag for at kræve at Hvalsø Kommune uddyber begrundelsen for sin vurdering hvorefter der ikke krævedes landzonetilladelse til byggeriet, eller at kommunen redegør nærmere for sagsbehandlingen i forbindelse med Deres anke. I den forbindelse har jeg også lagt vægt på det nedenfor anførte hvorefter kommunens daværende sagsbehandler senere er afgået ved døden. Nogle af de nævnte spørgsmål i brevet af 13. november 2002 angår ikke kommunens stillingtagen til byggeriet, men begrundelsen for visse af kommunens sagsbehandlingsskridt. Ved min vurdering af kommunens besvarelse af disse spørgsmål har jeg lagt vægt på at der efter reglerne om god forvaltningsskik i almindelighed ikke kan stilles krav om at en forvaltningsmyndighed meddeler en begrundelse for enkelte sagsbehandlingsskridt. Der kan heller ikke stilles et sådant krav i henhold til begrundelsesreglerne i forvaltningslovens kapitel 6. 2. Hvad angår spørgsmålene i Deres breve af 12. og 14. december 2002, har Hvalsø Kommune anført at de angår reglerne for god forvaltningsskik, og at kommunen ikke er i stand til at vurdere om der er handlet i overensstemmelse med god forvaltningsskik da den pågældende sagsbehandler er afgået ved døden. Hvalsø Kommune har oplyst at den på- 6/9

gældende var sagsbehandler på sagen frem til sin død den 30. april 2002, men at den pågældende var sygemeldt fra den 5. marts 2002 og inden da delvis sygemeldt. I den forbindelse bemærker jeg at den omstændighed at en medarbejder som har været sagsbehandler på en sag hos en myndighed, er afgået ved døden, efter min opfattelse ikke fritager den pågældende myndighed for at tage stilling til om myndigheden ved sin behandling af sagen har fulgt reglerne for god forvaltningsskik. Derimod må det efter omstændighederne accepteres at myndigheden undlader at besvare spørgsmål fra en borger om den nærmere baggrund for bestemte sagsbehandlingsskridt som myndigheden har foretaget, når disse spørgsmål ikke kan besvares på grundlag af myndighedens notater i sagen eller den viden om sagen som myndigheden i øvrigt har. Hvalsø Kommune burde derfor ikke have inddraget den omstændighed at den tidligere sagsbehandler var afgået ved døden, i forbindelse med sin stillingtagen til Deres kritik af at kommunen havde overtrådt reglerne for god forvaltningsskik. Kommunen burde desuden have undersøgt nærmere i hvilket omfang denne omstændighed afskar kommunen fra at besvare Deres spørgsmål om den nærmere baggrund for visse sagsbehandlingsskridt i sagen. Jeg har gjort Hvalsø Kommune bekendt med min opfattelse. På det foreliggende grundlag er det vanskeligt at fastslå med sikkerhed i hvilket omfang spørgsmålene i Deres breve af 12. og 14. december 2002 angår sagsbehandlingsskridt som kan henføres til den pågældende sagsbehandler. Det kan dog ikke afvises at der er visse af disse spørgsmål som kommunen ikke har mulighed for at besvare efter at den pågældende sagsbehandler er afgået ved døden. Det gælder eksempelvis spørgsmålet om hvorfor nogle af Deres tidligere breve var blevet udtaget af sagen. Det giver mig ikke anledning til bemærkninger at kommunen har undladt at besvare spørgsmål af denne karakter. Nogle af spørgsmålene i Deres breve af 12. og 14. december 2002 angår imidlertid forhold om hvilke det må antages at de kan henføres til andre af kommunens ansatte. Det gælder bl.a. de spørgsmål som angår det møde som De holdt med afdelingsingeniør ( ) den 28. juli 2000, og den aftale om adgang til aktindsigt som De har oplyst at De indgik med ( ) den 17. oktober 2002. Jeg har på denne baggrund foretaget en gennemgang af sagen, og det er herefter min opfattelse at der ikke er grundlag for at kritisere Hvalsø Kommune for ikke i tilstrækkeligt omfang at have besvaret de spørgsmål som fremgik af Deres breve af 12. og 14. december 2002. Jeg har i den forbindelse lagt vægt på flere forskellige forhold. Jeg har således for det 7/9

første lagt vægt på at nogle af de spørgsmål som de to breve indeholdt, havde karakter af rykkere for svar på tidligere breve fra Dem til kommunen. I Justitsministeriets vejledning om forvaltningsloven, pkt. 208, er det anført at rykkerskrivelser fra den der er part i sagen, og som er rimeligt begrundet i sagsbehandlingstiden, i almindelighed bør besvares med det samme, og at besvarelsen bør indeholde oplysning om hvorpå sagen beror, og så vidt muligt oplysning om hvornår myndigheden regner med at afgørelsen kan foreligge. Da Hvalsø Kommune i et brev af 20. december 2002 til Dem bekræftede at kommunen havde modtaget Deres breve af 12. og 14. december 2002, og oplyste at De ville modtage svar på brevene medio januar 2003, har kommunen efter min opfattelse opfyldt sin forpligtelse til at besvare de nævnte rykkere. Herudover har jeg lagt vægt på at et af spørgsmålene i brevet af 14. december 2002 angik Tilsynsrådet for Roskilde Amts kompetence til at behandle spørgsmål om overtrædelse af reglerne for god forvaltningsskik. Da et spørgsmål om en anden myndigheds kompetence ikke kan anses for omfattet af kommunens vejledningsforpligtelse efter forvaltningslovens 7, stk. 1, og da tilsynsrådet i et brev af 27. september 2002, som Hvalsø Kommune havde modtaget i kopi, havde orienteret Dem om at tilsynsrådet ikke kunne tage stilling til spørgsmål om god forvaltningsskik, kan det ikke give mig anledning til bemærkninger at kommunen ikke besvarede dette spørgsmål eller oversendte det til tilsynsrådet til besvarelse. Flere af de spørgsmål som fremgik af brevene af 12. og 14. december 2002, er kendetegnet ved at de indeholdt en anmodning om at kommunen meddelte en begrundelse for visse nærmere angivne handlinger eller undladelser fra kommunens side, og at de herudover indeholdt en kritik af disse handlinger eller undladelser. Det gælder eksempelvis Deres anmodning i brevet af 14. december 2002 om at kommunen oplyser dels hvorfor kommunen ikke havde udfærdiget et notat om aftalen om at De fra den 21. oktober 2002 kunne få adgang til kommunens sag, dels oplyser om kommunen finder det i overensstemmelse med god forvaltningsskik ikke i en sag at notere at aktindsigt i sagen er aftalt. Som nævnt ovenfor er det min opfattelse at i tilfælde hvor en borger stiller en myndighed et spørgsmål som efter sit indhold ikke er en anmodning om at få oplysninger om et bestemt forhold, men derimod angår begrundelsen for bestemte handlinger eller undladelser fra myndighedens side, må der ved vurderingen af myndighedens svar lægges vægt på om myndigheden har fulgt de begrundelsesregler der følger af forvaltningsloven og af reglerne for god forvaltningsskik. Efter min opfattelse er der i den foreliggende sag ikke grundlag for at antage at besvarelse af de nævnte spørgsmål må anses som nødvendig for at Hvalsø Kommune opfylder de begrundelsesregler der følger af forvaltningsloven og af reg- 8/9

lerne for god forvaltningsskik. Som nævnt kan der efter reglerne om god forvaltningsskik i almindelighed ikke stilles krav om at en forvaltningsmyndighed meddeler en begrundelse for enkelte sagsbehandlingsskridt som myndigheden har taget i en sag. Heller ikke reglerne i forvaltningslovens kapitel 6 giver grundlag for at stille krav herom. Flere af spørgsmålene i brevene af 12. og 14. december 2002 må som nævnt anses for at indeholde en kritik af visse af Hvalsø Kommunes handlinger og undladelser i sagen. Hvalsø Kommune har anført i udtalelsen af 13. januar 2005 at kommunen ikke er forpligtet til at besvare spørgsmål der er fremsat som kritik af sagsbehandlingen, og at kommunen derfor ikke har yderligere bemærkninger til disse spørgsmål. Kommunen har tilføjet at den derfor anser Deres breve af 12. og 14. december 2002 for besvaret. Denne opfattelse kan jeg ikke tiltræde. Som nævnt ovenfor er det min opfattelse at myndighederne så vidt muligt skal besvare de spørgsmål som de modtager fra borgerne, men at dette udgangspunkt må begrænses eller fraviges i en række tilfælde. Ved bedømmelsen af en myndigheds svar på spørgsmål fra en borger som rummer kritik af den pågældende myndighed, må det således indgå om myndigheden i rimeligt omfang har besvaret den fremførte kritik. I den forbindelse må der efter min opfattelse foretages en samlet bedømmelse af myndighedens reaktion i anledning af den fremsatte kritik, men der kan næppe stilles krav om at myndigheden skal svare særskilt på hvert kritikpunkt. Ved bedømmelsen af den foreliggende sag må der lægges vægt på at visse af spørgsmålene i Deres breve af 12. og 14. december 2002 til Hvalsø Kommune som rummede kritik af kommunen, blev besvaret enkeltvis i kommunens breve af 28. november og 13. december 2002, herunder spørgsmålet om hvorfor sagen angående bebyggelsen ikke var tilgængelig for aktindsigt den 21. november 2002. Endvidere må det tillægges betydning at de spørgsmål som ikke kan anses for besvaret, angår visse proceduremæssige forhold i forbindelse med behandlingen af Deres indsigelser over for kommunens beslutninger i denne sag. Det er min opfattelse at disse spørgsmål næppe kan anses for at have så væsentlig betydning at det kan kræves at kommunen svarer særskilt på hvert enkelt spørgsmål. Jeg foretager mig herefter ikke yderligere i sagen. NOTER: (*) FOB 2004, s. 517. 9/9