Svigt fra IT-leverandør endte lykkeligt trods stort tidspres

DC Magazine oktober 2013 FORRETNINGSSYSTEMER Svigt fra IT-leverandør endte lykkeligt trods stort tidspres FORRETNINGSSYSTEMER side 18 Forøg konkurrencekraften med Datacon FORRETNINGSSYSTEMER side 14 Fakturaworkflow i AX 2012 FORRETNINGSSYSTEMER side 12

Forretningssystemer side 4 Microsoft cirkus side 5 Indhold Den er vist go nok! Godt købmandskab i projekter er ikke for begyndere side 6 SharePoint se virksomheden i helikopterperspektiv side 8 Den rollebaserede brugeroplevelse i AX side 10 Kreditor workflow I AX 2012 side 12 Forøg konkurrencekraften med Datacon side 14 Microsoft Dynamics AX hosting hos Datacon side 16 Svigt fra IT-leverandør endte lykkeligt trods stort tidspres side 18 Flere brancher melder nu om fremgang. Der sælges flere boliger og flere biler, Dankort omsætningen er stigende og forbrugertillids index er stigende. Er folk trætte af krisen eller er den go nok. Er vi på vej mod bedre økonomiske tider? Sjovt nok er danskerne fornylig igen blevet udnævnt til verdens lykkeligste folk. Organisationer, som indsamler penge til forskellige formål gående fra sygdomme til ulandsbistand melder også om stigende lyst til at hjælpe. Så humøret fejler åbenbart ikke noget. Det hele skyldes ren og skær forsigtighed. Man vil være sikker på fremtiden, inden man kaster sig ud i større investeringer. Og det gælder også indenfor erhvervslivet. I it-branchen har vi også oplevet krisen siden 2008. I vores branche betyder krisen imidlertid noget andet, nemlig opbremsning i vækst. Fra tocifrede årlige vækst tal er vi nu nede på 2-3 % på hardware og 5-6 % indenfor konsulent og software. Er det så krise? Det lyder måske ikke sådan, men omkostningerne ved at drive en it-forretning er fortsat høje. Løbende krav til videre uddannelse og leverandørernes krav til certificeringer er kraftigt stigende i disse år. Krise eller ikke krise, så vil det formentlig betyde en yderligere konsolidering i hele branchen over de næste par år. De små forhandlere indenfor ERP og hardware vil forsvinde, og de store vil tage over. Krav til kompetence og pris er fortsat vigtige beslutnings parametre hos kunderne, når de skal vælge leverandør. Derfor vil de små og mindre it-forhandlere få svært ved at begå sig på et marked, hvor både it-leverandører og kunder lægger pres på dem. I Datacon foretog vi i denne sommer en analyse af såvel ERP- som it hardware branchen i Danmark. Stort set alle steder ser man samme udfordring: En forholdsvis pæn og stabil omsætning men svigtende indtjening. Disse betragtninger beror på regnskabstal, som er ca. 1½ år gamle. Men en ny spændende ting er ved at ske. Nylig oplyste dagbladet Børsen, at såvel omsætning som overskud i it-branchen er begyndt at stige. Hertil kommer branchens investeringer også er stigende. It-branchen har tidligere været en af de brancher, som først blev mærkede effekten af et opsving. Virksomhederne er meget bevidste om brugen af effektive it-systemer både til effektivisering, konkurrence og manglen på kompetent arbejdskraft. Tillige er der en skjult omkostning ved ikke at investere såvel økonomisk som konkurrencemæssigt. I Datacon har vi siden april/maj i år mærket stigende aktivitet hos vore kunder. Vi vil formentlig ikke se ambitiøse prestige projekter mere, og tak for det. Men forsigtige, sunde investeringer, som punktvis og veldokumenteret forøger virksomhedens økonomi og konkurrenceevne. Value for Money. Vi er i Datacon meget bevidste om kundernes krav om sund økonomi i it-investeringer. Derfor er vi altid -indstillet på at gå ind i en dialog om nytte værdien i at investere i ERP og hardware. Og ikke mindst sætte det hele ind i den forretningsmæssige strategi. Med næsten 26 års ballast bør ingen være i tvivl om vores kompetencer og forretnings etik. Nu handler det om at komme i gang mod nye, gode tider! Den er vist go nok! Administrerende Direktør 2 DC Magazine oktober 2013 FORRETNINGSSYSTEMER 3

Kontakt Thomas Johansson tlf +45 21 442 507 tbj@datacon.dk Microsoft cirkus torsdag den 24. oktober klokken 9:00 til 17:00 Datacon deltager på Danmarks største konference om forretnings-kritiske løsninger til erhvervslivet, arrangeret af Herbert Nathan og Berlingske Business. FORRETNINGSsystemer2013 henvender sig til beslutningstagere i danske virksomheder og organisationer, som enten planlægger at investere i nye forretningssystemer eller til dem, som blot ønsker at holde sig orienteret. Mød Datacon på vores stand og få en uforpligtende dialog omkring jeres aktuelle problemstillinger eller bliv opdateret omkring Datacons kompetencer inden for Microsoft Dynamics AX og løsninger til brancher som f.eks.: Handel- og Grossist, Retail og Produktion På vores stand har du også mulighed for at deltage i konkurrencen om en HP Pavilion Touch-Smart Sleekbook 14 Læs mere om Forretningssystemer på www.fs2013.dk Vi glæder os til at se dig! Datacon A/S Kontakt Lone Skyttegaard for yderligere information eller evt. billet på tlf. +45 30 928 964 Efter at have oplevet det helt store Microsoft-cirkus under WPC (World Partner Conference) er der et par indtryk, som fylder mere end andre. Det nye mantra er Services & Devices. Dvs. fremover vil vi opleve Microsoft ikke alene som en softwareleverandør, men i lige så høj grad som service-provider. Service vil i denne forstand nok primært relatere sig til cloud-baserede løsninger, såsom Azure, og CRM online. Det nyeste skud på stammen er så devices Tidligere på året lancerede Microsoft deres tablet-version under produktnavnet Surface, som findes i to udgaver; RT til hyggebrug og PRO til den mere professionelle. Senest har Microsoft overtaget Nokia, så det varer nok ikke længe, inden vi ser en rigtig Microsoft-telefon. Hele ideen bag disse tiltag er, at vi som brugere har adgang til alle vores Microsoft-applikationer og -data, både private og professionelle, ligegyldigt hvilken device vi foretrækker at bruge i den givne situation. Det bliver interessant at følge, om det lykkes Microsoft at sikre deres andel af tablet- og smartphone-markedet. For alle os AX-brugere bliver det under alle omstændigheder spændende at kunne få adgang til vores AX døgnet rundt, ligegyldigt hvilken device vi har tilgængelig. Apropos AX På ERP-gangen var der ingen tvivl om, at Dynamics AX er det ERP-produkt, som Microsoft satser allermest på. Microsoft investerer massivt i videreudvikling af AX, teknologisk og ikke mindst funktionelt, især inden for de vertikaler, som Datacon har opbygget al vores kompetence omkring - logistik og retail. Inden for retail fortsætter Microsoft med nye funktioner til understøttelse af Omni channel-konceptet. Dvs. en samlet løsning som ikke alene understøtter traditionelt POS-salg, WEB-handel, markedsføring via sociale medier, anvendelse af mobile enheder etc., men som muliggør et samspil af alle disse salgskanaler. Fx kan man direkte fra sin AX poste en kampagne på facebook, via facebook bliver brugere guidet over på web-shoppen, hvor brugeren naturligvis kan afslutte sin handel. Men allerbedst er det naturligvis, hvis brugeren bliver lidt i tvivl og opretter en ønskeliste, går ned i butikken, hvor han/hun sammen med ekspedienten får det sidste råd og vejledning og handel afsluttes på POS en. På logistiksiden kommer der en række specialiserede funktioner til understøttelse af mere avancerede arbejdsgange på lageret. Herunder Kitting, Pick og Pack samt en række funktioner til mobilbrug. Og naturligvis kommer der også en ny Windows 8-brugergrænseflade til AX i den næste version. Og hvornår kommer den næste version? Microsoft annoncerer, at den næste større release af AX2012 R3 forventes ved årsskiftet 13/14. I fremtiden kan vi forvente, at der kommer én større release én gang om året og mindre opdateringer, de såkaldte CU er, cirka hver tredje måned. Så snart vi har detaljeret information om indholdet af R3, vil vi naturligvis dele den med dig. 4 DC Magazine oktober 2013 FORRETNINGSSYSTEMER 5

Kontakt Martin Toft tlf +45 28 101 440 mto@datacon.dk Godt købmandskab i projekter er ikke for begyndere Godt købmandskab handler i sin enkelthed om at tjene penge. Og når en virksomhed går ind i et it-projekt, kender man på forhånd oftest kun 20 til 30 % af det, der leveres i den sidste ende. Derfor er det svært at få en god forretning ud af det på MoSCoW vejen til godt købmandskab i projekter I AX/ERP-projekter kender vi rigtigt godt dilemmaet med, at man gerne ser alle krav opfyldt straks og samtidig ønsker at komme hurtigst muligt i luften med systemet. Her kommer en Must Have-liste med krav og ønsker til ERP-systemet ind i billedet. Det er den minimumsliste af krav, som bare skal være opfyldt for, at virksomheden kan fungere med det nye system. Det siger sig selv, at det kræver et grundigt analysearbejde at finde indholdet til listen, og i praksis undersøger Datacons konsulenter, i hvor høj grad standardsystemet af sig selv kan opfylde kravene, inden der fyldes noget nyt på Must Have-listen. Dette er årsagen til, at man laver en business case, en drejebog af forudsigelser, der har til formål at sikre, at projekt ikke løber løbsk, og at der konstant er styr på økonomien. Der er mange velafprøvede og tunge metoder til det formål, fx de mere vidtgående inspireret af Kaplan s Balanced Scorecard. Og i PRINCE2 -metoden er en business case en gennemgående størrelse, hvor konsekvenserne af ændringer fra de oprindelige antagelser hele tiden beregnes undervejs i projektet. Men bliver de brugt i danske virksomheder? Vi lavede en lille, uvidenskabelig spørgeundersøgelse i vores netværk. Hvor vi spurgte: Hvordan får man godt købmandskab i et projekt? Projekterne skal kunne tages hurtigt i brug Kundernes svar kan sammenfattes til; når projektet udviser pragmatisme, altså at der er plads til at ændre projektet og præmisserne i projektet, efterhånden som det bliver klart, hvad der er muligt og behov for. Folk med en lederposition svarede; når der er fokus på effektivitet, forstået derved, man bliver nødt til hele tiden at sikre sig både at kunne konkurrere og tjene penge. Så man skal kontinuerligt blive bedre og bedre til at levere projekter og tage resultatet af projekterne i brug hurtigst muligt for at realisere nytteværdien. Nogle jordnære og let forståelige svar men ikke nødvendigvis nemme at virkeliggøre. I egenskab af at være projektledere er en stor del af vores arbejde at rydde op efter projekter, der er kørt af sporet. Vi har igennem de sidste 20-25 år været i et hav af virksomheder, inklusive de helt store, og set utallige eksempler på, at det ikke er nok med en kortsigtet planlægning styret af dagen i dag. Danske virksomheder dropper afprøvede metoder og styrer efter referater I bogen Project Management Multiplicity - Current Trends* henvises til undersøgelser, hvor forskere bl.a. fra Aalborg Universitet har undersøgt, hvilke teknikker og værktøjer der var de mest anvendte blandt 132 adspurgte projektledere. Resultatet af Aalborg-undersøgelsen er, at de mest anvendte værktøjer i de danske virksomheder i højere grad er almindelige dokumenter som referater og aktivitetslister, og ikke de sværere tilgængelige værktøjer fra metoderne. Det virker ikke som om dette skyldes, at virksomhederne ikke kender til metoder og værktøjer, heller ikke at der er modvilje mod projektorientering. Snarere fristes man til at tolke resultatet som en tilpasning, affødt af en presset hverdag sikkert også påvirket af finanskrisen. Og man kan konstatere, at det, som virksomhederne falder tilbage til, når de bliver presset, i hvert tilfælde ikke er metoderne i deres fulde længe, men noget der er skaleret ned til det, som vi vælger at tro, er et forsøg på at praktisere pragmatisk og effektiv projektstyring. Med den rigtige tjekliste når du i mål Denne tendens er vi ikke tilhængere af. Vi så gerne business cases anvendt mere konsekvent, men vi er naturligvis nødt til at tilpasse os den aktuelle situation, vi støder ind i erhvervslivet. Fravælger du business casen i dit kommende it-projekt, så sørg for som et minimum at have en tjekliste med det absolutte nødvendige. Illustreret således: En målrettet sælger på den amerikanske vestkyst hyrede et privat jetfly for at flyve til en anden by og lukke en kæmpe kontrakt med en meget stor kunde. Han havde rigtigt travlt og ankom hæsblæsende til den lille lufthavn i sin limo iført attachetaske, sort jakkesæt og småløber op ad trappen og ind i maskinen. Inde i cockpittet sidder piloten, stille og rolig, med en papirblok og en pen og gennemgår startprocedure og flyvetur systematisk, trin for trin. Efter noget tid, hvor der ikke sker andet, bliver det for meget for sælgeren, som rejser sig og går ind presser på for at komme af sted for at få lukket store kontrakt. Piloten kiggede over på han og siger efter en lang pause: Checklists are written in blod. Pointen er naturligvis: Den basale tjekliste kan ikke fraviges, fordi konsekvensen kan være uoprettelige katastrofer. Rent metodisk bruger vi en projektmetode fra den Agile-verden (Agile Project Management, DSDM Atern and PRINCE2 ) sammen med Microsoft Sure Step. Et af værktøjerne i denne metode består i at levere Must Havekravene først og derefter de mindre vigtige krav, hvis der er tid og økonomi til det den såkaldte MoSCoW-prioritering**. Udfordringen er, at identificere Must Have-kravene at udarbejde den tjekliste som er skrevet i blod (jf. anekdoten ovenfor), hvorpå hvert punkt er så vigtig, at udelades et eneste af dem, er hele projektet uden betydning. Det kræver, at man ved, hvad projekter er, og at man kan vælge rigtigt mellem alle projektværktøjerne og det kræver, at man tør pege på, hvilke Must Have-krav, der kan vente eller ikke skal med. Med denne tilgang tror vi, at det er rigtigt, at pragmatisme og effektivisering kan sikre godt købmandskab i projekter. Det er ikke noget, man kan gøre uden erfaring, og her kommer Datacons 25 år som leverandør til sin ret. Det er ikke for begyndere. Af: Martin Toft Hansen, projektleder, Datacon Jacob Jespersen, projektleder, Mentorix *Project MANAGEMENT Multiplicity - Current Trends, Jan Pries Heje ** MoSCoW-prioritering består i en opdeling af alle krav i Must Have, Should Have, Could Have og Won t Have. I bedste tilfælde leveres alle Must, Should og Would Have-krav. Minimumslisten består kun af Must Have-krav, og dette scenarie skal kunne fungere alene og være forretningsmæssigt forsvarligt. 6 DC Magazine oktober 2013 FORRETNINGSSYSTEMER 7

Kontakt Peter Malling tlf +45 30 761 909 pma@datacon.dk SharePoint se virksomheden i helikopterperspektiv SharePoint 2013 kan ses som en platform hen over alle dine andre systemer, programmer og processer. Den kan samle data fra fx AX og CRM og præsentere dem på ét og samme sted, hvilket betyder, at informationerne er lette at tilgå Dette gør det nemt for nye og gamle medarbejdere at sætte sig ind i arbejdsgangene, og de kan hurtigt få et overblik over interne processer og systemer, dokumenter og medarbejdere. Fx kan man i SharePoint: lave deling af dokumenter, som fremover ikke er nødvendige at sende via mailsystemet, i stedet sendes et link, og dokumentet vil kun eksistere et sted. lave versionsstyring, der gør det nemt at se, hvem der har ændret hvad og hvornår, og med indholdstyper kan dokumentet fx blive arkiveret det rigtige sted eller starte et workflow. Business Intelligence (BI) kan skabe synlighed for, hvor effektivt vi bruger vores tid og vores processer. Virksomheden kan med Share- Point fx samle, opsummere og vise kritiske oplysninger i et dashbord fra ERP- og/eller CRM-systemet. Dette kan bruges til at skabe bedre overblik over, hvor der skal sættes ind, og hvor det går godt. Business Insight er forskellige BI-relaterede funktionaliteter i Share- Point, som giver virksomheden mulighed for lettere at skaffe adgang til denne forretningskritiske information, som anvendes til bedre styring af virksomheden. Man kan med hjælp fra kendte værktøjer som fx Excel, Visio og KPI Status Indicator Lists synliggøre og præsentere vigtige data via Performance point service og ved at gøre brug af dashboards og scorecards. Få styr på det interne informationsflow Flere gange om ugen udsender mange virksomheder i dag nyhedsbreve via mailsystemet til alle brugere. Dette kan ofte være til irritation for den enkelte medarbejder, da mailboksen måske allerede er fyldt, og den vigtige interne og eksterne informationen drukner i alle de andre mails. Flere og flere virksomheder anvender første side i SharePoint til at samle alle firmaets interne aktiviteter og informationer, dvs. at medarbejderne her bliver kollektivt informeret, og det er også her, man slår nye informationer op på tværs af afdelinger og niveauer. Via en SharePoint-portal er det nemt at publicere nyheder, som alle i virksomheden kan læse og måske kommentere på. Her kan brugerne logge på og læse nyheden, når de har tid og lyst. Nyhedsmailene kan også publiceres udelukkende til den enkelte afdeling, teamet eller de forskellige roller, dvs. man målretter nyheden til rette modtager. Alternativt kan den henvise til et samlet arbejdsområde, hvor man hurtigt kan se alle de dokumenter, der vedrører mailen, de personer der har modtaget den, og de BI-tal der måske er henvist til. SharePoint kan også anvendes som en portalløsning til nyheder, manualer og vejledninger, personalehåndbog, drift-info, BI-tal, som fx dagens omsætning, eller helt andre branchespecifikke informationer. Versionsstyring I mange virksomheder bliver der sendt et utal af dokumenter, præsentationer og andre filer rundt via mailsystemet, det kan derfor være vanskeligt at holde styr på, hvilken fil der er den sidste nye. Denne problemstilling løses i SharePoint, da man her kan uploade dokumentet og fx starte et workflow, som sender et link til brugerne. Herefter styrer SharePoint således, at kun en person ad gangen kan redigere i dokumentet, og tilsikrer, at der laves en ny version hver gang, dokumentet bliver gemt. Mens der arbejdes med dokumentet, har andre brugere kun read-only -adgang. På den måde har alle adgang til samme information, og alle dokumenter vedrørende et projekt, tilbud, event, analyser m.m. er samlet et sted eller på et mødearbejdsområde. 8 DC Magazine oktober 2013 FORRETNINGSSYSTEMER 9

Kontakt Peter Malling tlf +45 30 761 909 pma@datacon.dk Den rollebaserede brugeroplevelse i AX Hvordan gør man tingene lettere for sig selv i hverdagen? Rydder op i rodet? Organiserer det hele? Placerer opgaverne, hvor de nemt findes igen? Det er lige præcis det, rollecentret i AX hjælper dig med når det er sat rigtigt op! Når Microsoft Dynamics AX 2012R2 åbnes, har du automatisk adgang til mere end 40 foruddefinerede rollecentre. I danske virksomheder har medarbejderne ofte mere end én rolle, og man kan derfor kombinere flere roller til en brugerprofil, som derpå bliver til et rollecenter. Dit eget rollecenter præsenterer dig kun for det, der er relevant for dig, og skjuler den del af systemet, du ikke benytter, og som du i princippet ikke behøver se. Rollecentret giver den enkelte bruger mulighed for at have styr på de af hverdagens opgaver og arbejdsprocesser, som kun er relevante for den enkelte - og det medfører en produktiv, sjov og interessant arbejdsdag. Alle medarbejdere i virksomheden kan have deres eget rollecenter: deres eget personlige udgangspunkt i AX. Her vises dine opgaver og aktiviteter, og du får et overblik over det arbejde, du allerede har udført, og hvad du er nået til. Det gør dig kort sagt i stand til at fokusere på dine opgaver og organisere din tid på den måde det fungerer bedst for dig og virksomheden. Det enkelte rollecenter kan nemt gøres mere personligt og relevant for den enkelte medarbejder. Brugeren kan prioritere elementerne, efterhånden som flere opgaver/processer kommer til, fx i forbindelse med en ændring af arbejdsområder, så kan nye funktioner tilføjes. Det enkelte rollecenter styres fx af en superbruger, som sætter reglerne/rettighederne for, hvad der er adgang til i systemet. Når denne del overlades til flere brugere, øges sikkerheden for virksomheden. De vigtigste data og opgaver i rollecentret kan fremhæves, så det er tydeligt at se opgaver med højest prioritet. Uanset om du er bogholder, lagermedarbejder eller salgschef, har du dit eget rollecenter, som understøtter din rolle i organisationen. Rollecentret hjælper med: At arbejde nemt og effektivt (du vælger selv, hvilke informationer du vil have) At reagere hurtigt og effektivt (du kan nemt finde og bruge nødvendige oplysninger) At få et overblik og over opgaver (der skal løses eller er løst) ERP systemer som AX 2012 R2 har forenklet forretningsprocesserne, og med rollecentret i AX skabes enkle processer for hver medarbejder. I rollecentret vises fx igangværende aktuelle opgaver, hvilket igen betyder et konstant overblik over egne opgaver og deres status. Resultatet skulle gerne være øget produktivitet og større arbejdsglæde. Fordelene er bl.a., at man hurtigt kan gøre rollecentre, lister og opgavesider personlige, så de afspejler nye ansvarsområder for medarbejdere eller øgede aktiviteter for virksomheden uden at der er behov for hjælp fra it-afdelingen, eller forhøjede udgifter til en ekstern programmør. Rollecentret giver den enkelte bruger mulighed for at have styr på de af hverdagens opgaver og arbejdsprocesser, som kun er relevante for den enkelte - og det medfører en produktiv, sjov og interessant arbejdsdag. 10 DC Magazine oktober 2013 FORRETNINGSSYSTEMER 11

Kontakt Suzanne Bojang tlf +45 28 101 495 suz@datacon.dk Kreditor workflow I AX 2012 Workflows blev introduceret i AX2009, men er blevet kraftigt opgraderet i AX2012. Ikke alene er der kommet en række nye funktioner, der er ligefrem områder af AX2012, hvor workflow simpelthen er en del af processen. Der er altså ingen tvivl om, at Microsoft satser på dette område også i kommende releases. Blandt de nye elementer i AX2012 er introduktionen af en grafisk Workflow editor, der i stil og layout minder meget om Microsofts Visio software, som man f.eks. kender fra flow og procesdiagrammer. Editoren giver via drag & drop brugeren mulighed for at tilføje og fjerne elementer i workflowet, og tilpasse både manuelle og automatiske elementer. Dette gør det muligt at lave relativt komplekse workflows, på en pædagogisk måde. En af de store fordele ved editoren er, at den advarer om manglende komponenter, dvs. det er altid muligt at følge med i, hvad der mangler for at gøre workflowet brugbart. Blandt de nye ting i AX2012 er også muligheden for at tilføje automatiske opgaver. Handlinger, der ud fra et input kan behandle data. Eksempler herpå er fakturagodkendelse ved beløb under visse grænser, kredit max valideringer osv. Perspektivet i workflows i AX2012 er således stort, og funktionen kan nemt finde praktisk anvendelse i mange virksomheder. Der findes en række processer i AX2012, der standard anvender workflow, eksempelvis godkendelse af timekladder, projekttilbud, projekt fakturaer og indkøbsrekvisitioner. Men egentlig er der tale om en motor, som kan anvendes mange andre steder i AX en. Det er med udgangspunkt i denne motor, at Datacon har udviklet en løsning til godkendelse af kreditorfakturaer Fakturaworkflow med beløbsgrænser Datacon har udviklet et fakturascannings-/workflowsystem, som betyder, at man kan scanne fysiske fakturaer ind. Brugerne kan derefter se dem elektronisk samtidig med, at bogholderiet kan arkivere den fysiske faktura straks efter, de er inde i systemet. Dermed kan man benytte AX til at håndtere alt omkring kreditorfakturaer. Workflow kan håndtere at en medarbejder må godkende fakturaer op til f.eks. 2.000 kr., og chefen op til f.eks. 100.000 kr. Der kan være flere godkendere på samme faktura. Den færdig implementerede løsning i standard AX2012: Fakturaerne bliver scannet manuelt. Herefter oprettes der et indkøb i AX, hvor fakturaen knyttes til. På indkøbet er der ligeledes tilknyttet et workflow, som betyder, at når der sættes en eller flere godkendere på, så kan disse se, at der ligger en faktura klar til godkendelse hos dem. Når den enkelte medarbejder godkender en faktura, blive den sat klar til betaling. Såfremt der er, flere godkendere, f.eks. pga. beløbets størrelse, bliver fakturaen sendt til næste godkender. Fakturaen kan altid ses ud fra selve indkøbet, og i AX 2012 er der et oversigtsbillede, som viser, hvilke fakturaer en bruger har til godkendelse. 12 DC Magazine oktober 2013 FORRETNINGSSYSTEMER 13

Kontakt Peter Malling tlf +45 30 761 909 pma@datacon.dk Forøg konkurrencekraften med Datacon Intelligent anvendelse af ERP kan skabe mersalg, forbedre konkurrenceevnen, effektivisere forretningsprocesserne og skabe bedre beslutningsgrundlag for ledelsen. Hvis man anvender sin ERP løsning rigtigt, kan denne blive en af de vigtigste konkurrenceparametre i virksomheden dette kan vi hos Datacon hjælpe med Microsoft Dynamics AX 2012 R2 er en af markedets mest komplette løsninger til at understøtte danske virksomheders arbejdsgange. Hos Datacon er vi specialister i Microsoft Dynamics AX 2012 R2 og standard AX 2012 funktionalitet, og forsøger gerne at gennemføre et AX projekt så standard som muligt, men ikke for hver en pris succes opnår sjældent ved at gøre som alle andre. udfordringer vi typisk støder på hos vores kunder er f.eks. inden for følgende områder: Varemodtagelse af indkøbsordre Flytninger Lagerdifferencer Vi har igennem årene opnået en stor en viden omkring virksomheders centrale processer og hvor der kan ligge muligheder for at proces optimere, så i vores verden er det kombinationen af en stærk standardløsning i form af Microsoft Dynamics AX og Datacons viden omkring procesoptimering, der sikre vores kunder en konkurrencedygtig virksomhed. Tømning af containere Cyklisk optælling Pluk til salgsordre (med eller uden mulighed for løbende registrering af lagerkorrektioner) Cyklisk optælling Labeludskrivning Vi har bl.a. erfaring med mobile sælgerløsninger, e-handels problematikker, katalog- og kampagnestyring, men vi har her valgt at gå lidt mere i detaljer omkring lagerstyring. Lagerstyring Ikke to lagerløsninger er identiske, hvilket stiller store krav til de konsulenter der rådgiver om og implementerer løsningerne. Hos Datacon er vi specialister i at implementere lager- og logistikløsninger, og derfor kender vi de udfordringer I står overfor. De Hvis man har mange plukkere på lagret vil I kunne optimere plukkefunktionen ved hjælp af pick-by-voice -teknologi også kaldt stemmestyret pluk. Med stemmestyret pluk får I lidt af papiret væk fra lageret og kan øge effektiviteten radikalt typisk med ca. 15 % Vi har hjulpet flere virksomheder med at løse netop ovenstående men også andre problemstillinger, så kontakt os for et uforpligtende og gensidigt kvalificerende møde. 14 DC Magazine oktober 2013 FORRETNINGSSYSTEMER 15

Microsoft Dynamics AX hosting hos Datacon Kontakt Peter Malling tlf +45 30 761 909 pma@datacon.dk Økonomisk og fleksibel løsning der understøtter din forretning Forretningsapplikationer og ERP er, om vi alle ved nødvendige for virksomhedens daglige drift, og der stilles derfor store krav til oppetid og tilgængelighed. Med en hosting af sin Microsoft Dynamics AX løsning hos Datacon kan virksomhedens egne ressourcer fokusere på at udvikle kerne forretningen, og ikke bruge tiden på at bekymre sig om at overvåge og vedligeholde noget så centralt som de servere, der driver virksomhedens ERP. Datacons hostede løsning er baseret på mange års erfaring i design, drift og servicering af Microsoft Dynamics AX, men i særdeleshed også infrastruktur løsninger. Hvis man som virksomhed går med overvejelser omkring hosting, er det vigtigt, at man forsøger at kvalificere sin hosting partner, dette bl.a. med henblik på at sikre at en hurtig reaktionstid er tilstede, såfremt der skulle opstå problemer med f.eks. performance eller ved etablering af ny server. Datacons hostede løsning er baseret på mange års erfaring i design, drift og servicering af Microsoft Dynamics AX, men i særdeleshed også infrastruktur løsninger. En af Datacons absolutte styrker er, at vores dygtige hardware teknikere arbejder tæt sammen med vores AX applikationskonsulenter og udviklere. Fordelen er selvfølgelig, at vi sikre en problemfri drift samt hurtig reaktionstid, hvis infrastrukturen skal skaleres op til at understøtte flere brugere eller større datamængder. I vores hosting center kan der også driftes andre applikations servere som f.eks. Microsoft Exchange, Office og SharePoint eller andre applikationer der understøtter den daglige drift. Ejer man selv en AX licens, kan denne installeres på servere i hosting centeret samtidig med, at man f.eks. lejer licenser til Microsoft Exchange Server. Økonomisk overblik Afhængig af hvordan man anskuer sin investering, kan der være flere økonomiske fordele ved hosting. Da afregning af servere og software sker hver måned, undgår man større overraskelser eller uforudsete investeringer i hardware, software, serverrum, backup etc. Ved indgåelse af en leje aftale omkring software licenser som leje af AX 2012 licenser, er der altid adgang til opdatering til nyeste version. Ved afregning pr. måned tilsikres det at omkostninger til infrastrukturen følger antallet af medarbejdere i virksomheden, i Microsoft Dynamics AX og i sidste ende virksomhedens udvikling. I Datacons moderne faciliteter er der tænkt på alt - lige fra redundante internetforbindelser, adgangskontrol, strøm, brandsikring, køling, overvågning og backup. Vi går ikke på kompromis med sikkerhed, kvalitet og stabilitet, dette underbygges af vores historik som mangeårig leverandør af kritiske infrastruktur løsninger til større virksomheder i dansk erhvervsliv. 16 DC Magazine oktober 2013 FORRETNINGSSYSTEMER 17

Svigt fra IT-leverandør endte lykkeligt trods stort tidspres Den 31. maj 2013 åbnede Hamleys sin flagship store et helt særligt legetøjsunivers i hjertet af København i den nye DI-bygning HP s RP7 Retail system Næste generations All-in-One-kasseløsning fra HP. Elegant, smart og nemt at integrere i dit nuværende miljø: HPRP7-kassesystemet har stor fleksibilitet og valgfrihed og kan tilpasses til alt det, du har brug for. Imponerende overalt Styrk din butiks image med en moderne, pladsbesparende HP RP7, som har alle egenskaberne fra en traditionel kasseløsning og et elegant design, som passer perfekt til butikker og servicebranchen. De elegante rammeløse kanter gør det til en tiltalende selvbetjeningskiosk, der tiltrækker opmærksomhed, og som dine medarbejdere vil elske at bruge. Tilslutningspunkter på alle fire sider af skærmen gør det muligt at tilpasse netop den kombination af flot eksternt udstyr (MSR, fingeraftrykslæser eller webkamera (sælges separat)), du har brug for. Substans ud over stil HP RP7 er detailvenlige, da den kan anvendes i omgivelser på op til 40 C. Stålkabinettet, on-board-overvågning og advarsler samt miljømæssige test og stødtest klarer nemt flere års slid og brug i butiksmiljøer. Hamleys blev etableret for mere end 250 år siden i England og er med flagskibsbutikken på Regent Street i London blandt de mest kendte legetøjskæder i verden. I København ønsker man at markedsføre Hamleys som et helt særlig koncept, butikken skal være en af byens sjoveste forlystelser, og det med Tivoli som nabo. Derfor var alle sejl sat til i forbindelse med åbningen, og forventningerne såvel internt som fra omgivelserne var helt i top. Men kort før åbningen gik det op for Miklos Bengtsen CFO hos Hamleys Skandinavien, at den hidtidige leverandør ikke matchede behovet. Integrationen mellem økonomi- og kassesystemet fungerede ikke optimalt, og selve den tekniske installation var mangelfuld. Miklos Bengtsen udtaler: Set i bakspejlet var der mange ting hos den tidligere leverandør, som de skulle have gjort bedre, vi var forsøgskanin hos dem Trods den alvorlige situation skulle en løsning findes, så butikken kunne åbne rettidigt efter planen. Miklos Bengtsen havde en bunden opgave. Når man nu stod med en halvfærdig Microsoft AX-løsning, gav det god mening at indlede søgningen hos Microsoft efter et kvalificeret AX-hus, som kunne magte opgaven med kort varsel. Vi havde brug for en benhård og kompetent rådgivning, som kunne afsætte ressourcer omgående, siger Miklos Bengtsen. På Microsoft s hjemmeside fandt han frem til Datacon, som er Microsoft Gold Partner. Efter et møde med to konsulenter Kontakt Steen Jensen tlf +45 40 237 636 sje@datacon.dk fra Datacon sagde min mavefornemmelse mig, at Datacon var den rette AX-partner til at hjælpe os ud af denne alvorlige situation. Datacon tryllede på åbningsdagen Datacons konsulenter knækkede koden til Hamleys specifikke behov, designede den ønskede løsning i AX, afstemte forventninger og leverede varen inden for den meget stramme tidsramme, i ekspresfart. Det var super godt gået siger Miklos Bengtsen - vi holder specielt meget af integrationen fra betalingsterminalerne, der taler direkte sammen med vores AX, så vi her på kontoret hele tiden er online, ikke bare med de danske forretninger, men også butikkerne i Norge og Sverige. En af de største udfordringer hos Hamleys var som bekendt tiden. Dagen for åbningen kunne ikke flyttes. På få dage var alt klappet og klart. Vi var stillet otte ugers levering i udsigt af leverandøren, som svigtede os, men der kom Datacon ind med en højere leveringsevne og fleksibilitet, end man kunne håbe på ja, de tryllede simpelthen for os! Datacon gjorde det umulige muligt for os i 11. time og leverede en Dynamics AX-løsning, POS er og ikke mindst den faglige konsulentrådgivning Forventning om stor vækst hos Hamleys Forventningen til fremtiden er en udbygning af antallet af butikker til 20-30 butikker i Skandinavien, Hamleys har nu valgt Datacon som fast IT-leverandør. Miklos Bengtsen er sikker på, at Datacon løfter opgaven med samme professionalisme i Norge og Sverige som Datacon gjorde det i Danmark. Hamleys verdens ældste legetøjskæde Hamleys blev etableret i 1760 i London med den ambition at være verdens fineste legetøjsbutik, en ambition, der stadig holder 250 år efter. Forretningernes placering er ikke tilfældig, men nøje udvalgt fra et stort kundegrundlag. I Danmark er der nu fire Hamleys butikker i Fields, Illum, Københavns Lufthavn og senest i Industriens Hus. Miklos Bengtsen er ansat som CFO hos Hamleys Skandinavien. Miklos Bengtsen har erfaring fra F-Group (tidl. Fredgaard Radio), IC Companys og Magasin. Han ved, hvad det vil sige at drive en detailkæde, få tingene struktureret, sætte dem i system og få virksomheden til at vækste. Hamleys er en vækstvirksomhed med en højere vækstrate, end man ellers ser i detailbranchen - placeringerne af forretningerne er vigtige. Hamleys Skandinavien har i september måned åbnet yderligere 2 butikker i henholdsvis Stockholm og Oslo. Her leverede Datacon også den komplette løsning af netværk, POS og betalingsterminaler med integration til Microsoft AX. 18 DC Magazine oktober 2013 FORRETNINGSSYSTEMER 19