REFERAT: REFERENCEGRUPPEMØDE DEN 7. MAJ 2013 Referencegruppe Referat - DUBU referencegruppemøde 07052013, 7. maj 2013 Deltagere: Afbud: Gunhild Kirkmand, Egedal Kommune, afdelingsleder Dorthe Bonjet, Faaborg-Midtfyn, souschef Keld Vejen Hansen, Faaborg-Midtfyn, souschef Jette M. Petersen, Guldborgsund Kommune, teamleder Peter Brügge, Randers Kommune, distriktsleder Jeanette Bruun Madsen, Roskilde Kommune, teamkoordinator Anders Schøler Kollin, Skanderborg Kommune, udviklingskonsulent Ditte Ehrenreich, Socialstyrelsen, chefkonsulent Andrey Lukyanov, Socialstyrelsen, ICS-konsulent Hanne Gøttrup, KL, chefkonsulent Morten Sejerøe, IBM, forretningsudvikler Bodil Fonnes, IBM, projektleder Christina Knudsen, KOMBIT, projektleder Janni Bormann, KOMBIT, konsulent Bo Gottschalck, KOMBIT, it-konsulent Sanne Philipsen, KOMBIT, projektkonsulent Anne-Marie Storgaard, Faaborg-Midtfyn, souschef Mette Kierkgaard, Esbjerg Kommune, myndighedschef Peter Mikael Andreasen, Rebild Kommune, centerchef Dan Holmgreen, Social- og Integrationsministeriet, souschef Ditte Ehrenreich, Socialstyrelsen, chefkonsulent VR 19 43 50 75 Side 1/16
Dagsorden 1. Oversigt over videreudviklingsønsker med på referencegruppemødet... 3 2. Tabel: Videreudviklingsønsker prioriteret af referencegruppen... 8 3. Tabel: Ekstra videreudviklingsønsker prioriteret af referencegruppen... 9 4. Tabel: Ikke prioriterede videreudviklingsønsker... 10 5. Begrundelse for valg af videreudviklingsønsker kompleks... 11 6. Begrundelse for valg af videreudviklingsønsker middel... 12 7. Begrundelse for valg af videreudviklingsønsker simpel... 13 8. Begrundelse for fravalg af videreudviklingsønsker kompleks... 14 9. Begrundelse for fravalg af videreudviklingsønsker Middel... 15 10. Begrundelse for fravalg af videreudviklingsønsker Simpel... 16 VR 19 43 50 75 Side 2/16
1. Oversigt over videreudviklingsønsker behandlet på referencegruppemødet Herunder ses en oversigt over de 20 videreudviklingsønsker der blev behandlet på referencegruppemødet. Disse var udvalgt på baggrund af stemmer fra superbrugernetværksmøderne i april. Beskrivelse af processen: Referencegruppen havde til opgave at blive enige om: - 1 kompleks videreudviklingsønske - 3 middel videreudviklingsønsker - 4 simple videreudviklingsønsker De 20 videreudviklingsønsker blev først gennemgået, hvor det blev diskuteret hvilken påvirkning videreudviklingsønsket har for a) sagsbehandleren og b) lederen, samt om der var andre overvejelser der skulle tages med i beslutningsprocessen. Herefter skulle de deltagende kommuner sætte deres stemme på hhv. 1, kompleks, 3 middel og 4 simple videreudviklingsønsker. På baggrund af afstemningen og yderligere drøftelse blev der foretaget en endelig prioritering. På mødet medbragte Roskilde Kommune forslag om at samle ændringsønskerne i pakker med pakkepriser samt lave tillægspakker (som skulle kunne tilkøbes efter kommunernes individuelle behov), og så se, hvad der evt. ville mangle økonomi til. Pga. dette havde Roskilde Kommune ikke prioriteret ændringsønskerne, og har derfor ikke været med i referencegruppens prioriteringer, hvilket Roskilde Kommune er indforstået med. Med henvisning til den videre diskussion af metoden for dagens møde, der blev drøftet under eventuelt, blev dette forslag afvist. Der var enighed om at superbrugernes involvering i den overordnede prioritering af udviklingsønskerne havde givet stor værdi. Dette betød at referencegruppen havde nemmere ved at overskue de vigtigste videreudviklingsønsker og sætte sig bedre ind i dem, da mængden var reduceret til kun de mest relevante. Derfor vil det også på næste referencegruppemøde være videreudviklingsønsker der er prioriteret af superbrugerne, der vil komme på dagsordenen. Da der ikke afholdes superbrugernetværk inden det næste referencegruppemøde vil superbrugerne i stedet for blive bedt om at prioritere videreudviklingsønskerne via spørgeskema som vil blive sendt ud i efteråret 2013. KOMBIT laver en doodle-afstemning om datoen for næste møde inden sommerferien. Mødet bliver afholdt engang i efteråret 2013. Beskrivelse af forkortelser og tegn: V = Videreudviklingsnummer SB = Stemmer et givent videreudviklingsønske fik på superbrugernetværksmøderne RG = Stemmer et givent videreudviklingsønske fik på referencegruppemødet VR 19 43 50 75 Side 3/16
P = Prioriteret videreudviklingsønske * = Prioriteret som næste i køen af videreudviklingsønsker hvis der skulle være tid og økonomi til det. ** = Analyse igangsættes VR 19 43 50 75 Side 4/16
1.1 Videreudviklingsønsker kompleks V Område Overskrift Beskrivelse SB RG P Kommentar K-1 Andet Elektronisk udfyldelse af statusudtalelse K-2 Kontrolapplikationer K-3 Blanketter/ breve K-4 Familie/ netværk Integration fra e-mail til DUBU Vis udskrift ifm. rapporter i DUBU Barnets netværk/ Familie versus bopæl og automatisering af dette Mulighed for at det bliver muligt at udfylde ICS 120 statusudtalelse elektronisk af dem, der ofte udfylder den (dagtilbud, skoler, sundhedstjenesten), og at teksten automatisk kan overføres til DUBU og hvor relevant den børnefaglige undersøge. I dag bruger sagsbehandlerne en del tid på at klippe/klistre fra statusudtalelsen til DUBU. Institutionerne kunne få en digital signatur, som den kunne benytte, og at skemaet var udformet a la BFskærmbilleder. Vi foreslår at der laves en "DUBU knap" i Outlook, der automatisk overfører en udvalgt mail til den relevante sag i DUBU. Når der trykkes på "DUBU knappen" åbnes en boks, hvor man skal indtaste cpr. nr og aktivitet, således at mailen kobles på sagen. Funktionalitet, som hedder vis udskrift i forbindelse med rapporterne i DUBU ønskes, særligt handleplan, BFU, aktindsigtsrapport og journalrapport, så man ad hoc kan se udskriften uden at generere en aktivitet med en rapport på. Det skal være muligt at printe den viste udskrift. Familieskærmfanen i DUBU automatiseres, så familien automatisk enten med udgangspunkt i bopælsadressen for barnet, biologisk familie eller en kombination af disse. K-5 Økonomi Alle udbetalinger sker DUBU Mulighed for at foretage pengeanvisninger og bogføre udbetalingerne i DUBU. 34 0 NEJ Store krav til integration og adgang, samt datasikkerhedsmæssige udfordringer. Den nye forenklede statusudtalelse kan måske medvirke til at minimere opgaven ift. at kopiere manuelt fra skemaet til DUBU. 32 0 NEJ Integrationen er meget dyr, da den skal laves til hver kommunes IT system, som er meget forskelligartet. Drag and drop funktion blev vurderet at fungere godt at de deltagende kommuner. KOMBIT skal undersøge hvilke kommuner der ikke kan bruge drag and drop. 16 2 JA Risiko for at skrive i den i rapporten fremfor DUBU mindskes. Der oprettes ikke unødvendige aktiviteter på rapporter til gennemlæsning. Vis rapport knap hvor man kan se og udskrive rapport. 16 1 NEJ Denne funktionalitet bruges af få, og de fleste får et overblik via barnets netværk. Kommunerne skal kigge på arbejdsprocesser og anvendelsen af familieskærmfanen for at udnytte mulighederne bl.a. for at se hvad en familie koster, men uden at dette automatiseres. 6 3 ** Iværksættelse af analyse med formålet at afdække mulighederne for håndtering af betaling af regninger. VR 19 43 50 75 Side 5/16
1.2 Videreudviklingsønsker middel V Område Overskrift Beskrivelse SB RG P Kommentar M-1 Aktiviteter Print af et enkelt notat på aktivitets-fanebladet M-2 Familie/ netværk M-3 Blanketter/ breve Søskende oprettes automatisk i hinandens netværk Automatisk generering af journalrapport M-4 Aktiviteter Automatisk flytning af ikkeudførte opfølgningsaktiviteter ved overflytning af sag til ny rådgiver Der er et stort behov for at kunne printe et enkelt journalnotat/aktivitet ud ved at implementere en printknap på aktivitetslisten. Udskrift ved brug af "Udskriv" i Menuen er ikke læsevenlig. Når der er sager på flere børn i en familie og man på det første barn opretter de andre børn som søskende i barnets netværk, ville det være rart, hvis de automatisk blev oprette i de andres netværk som søskende, så det kun skulle oprettes en gang. I forbindelse med lukning af en sag, er vi blevet anbefalet at generere en journalrapport mhp. at den er tilgængelig, såfremt der efter lukning søges aktindsigt, oplysninger til ankestyrelsen mv. Vi kunne tænke os at det blev genereret automatisk på sagen ifm. at man lukker den. Når man flytter en sag fra en rådgiver til en anden, så ønsker vi, at ikke udførte opfølgningsaktiviteter automatisk overføres til den nye rådgiver. M-5 Aktiviteter Advis Vi ønsker det muligt altid at kunne slette adviser også dem der har været udført i over en uge. Dette skyldes at når sagsbehandlere har været fraværende i over en uge kan de eksempelvis ikke slette adviser når andre har arbejdet i deres sager M-6 Aktiviteter Aktindsigt for "far," "mor" og "alle" M-7 Blanketter/ breve "Generer rapport" knap inde i aktiviteten Ønske om muligheden for kun at hakke aktindsigt af ved f.eks. mor far og alle. Dette begrundes med, at psykologsamtaler med f.eks. mor ift. en given sag muligvis ikke vedrører barnet, hvorfor barnet ved det 18.år ikke skal have mulighed for at have aktindsigt i dette Det vil give et bedre arbejdsflow at der som nu oprettes aktivitet, skrives notat og at der inde på aktiviteten kan genereres det tilhørende brev uden på noget tidpunkt at bevæge sig væk fra aktiviteten/notatet. 53 4 JA TIP: Print af enkelt notat på aktivitetsfanebladet kan gøres ved at placere musen i notatet på journalnotatet og herefter trykke ctrl+p og så lægge papiret ned. 36 3 * Lave importer søskende funktion 31 4 JA To nye aktiviteter a) journalrapport og b) aktindsigtsrapport, genereres automatisk når en sag har været lukket i 15 dage (dette ændres til 183 dage). 24 5 JA Al information skal flyttes med over. 23 1 NEJ Godt hvis sagsbehandleren til hver en tid kunne slette ikke-lovpligtige adviser. 20 1 NEJ Der skal tages stilling til hele indholdet af dokumentet ved aktindsigt, hvorfor denne vurderes for risikabel. Der er for stor risiko for at undlade for meget ved en automatisering. 20 1 NEJ Funktion findes i forvejen - Kun besparelse på to klik. VR 19 43 50 75 Side 6/16
1.3 Videreudviklingsønsker simple V Område Overskrift Beskrivelse SB RG P Kommentar S-1 Børnefaglig undersøgelse Felterne i den børnefaglige undersøgelse skal ikke implementeres med scrollbar, når teksten bliver lang S-2 Handleplan Sammenfatning og analyse bør overføres til handleplanen S-3 Familie/ netværk Der skal i netværket være en kolonne med sagsnavn, så man hurtigt kan komme til søskendesagen S-4 Andet Fratrådte medarbejdere ønskes ikke synlige i medarbejderlisten S-5 Forside Ønske om at "Senest åbnede sager" fremgår i særskilt vindue på forsiden S-6 Børnefaglig undersøgelse S-7 Blanketter/ breve S-8 Blanketter/ breve Dato på BFU skal være dato for underretning eller beslutning om iværksættelse af 50 Afgørelse om samvær i anbringelsessager Titel på bruger medtages i breve Når felterne åbnes skal det ikke være scroll felter. De skal kunne foldes helt ud/ åbnes helt, så når man arbejder i BFU kan have hele det ønskede overblik. Der er mange brugbare oplysninger i analysen og sammenfatningen i BFU, som er relevant for samarbejdspartner/foranstaltning, som modtager handleplanen. På nuværende tidspunkt kommer man til at skulle gentage en del fra analysen og sammenfatningen i vurderingen, hvis disse oplysninger skal med til foranstaltning, hvorfor vi ønsker at sammenfatning og analyse overføres til handleplanen i stedet for den faglige vurdering. Ønsker, at der i netværket kommer en kolonne med sagsnavn, så man hurtigt kan komme til søskendesagen Når fratrådte medarbejder er sat til ikke aktive, så fremkommer de stadig på listen over medarbejdere, som der kan fordeles sager og aktiviteter til. Det skaber forvirring for brugerne. De burde fjernes fra den liste, der er tilgængelig for brugerne. Mulighed for særskilt vindue på forsiden i DUBU med direkte adgang til Senest åbnede sager. Dette er velkendt fra ESDH-systemer. Jeg ønsker, at den dato, der fremgår på Børnefaglig Undersøgelses rapport er den dato, hvor enten underretningen er modtaget eller afgørelse om iværksættelse af Børnefaglig undersøgelse er truffet og ikke den dato, hvor Børnefaglig undersøgelse oprettes i DUBU, da dette vil være korrekt efter lovgivningen. Der mangler en afgørelse ved beslutning om samvær i anbringelsessager. Der skal være en til både forældre og barnet der er fyldt 12 år med ankevejledning. Titel som angivet i systemets brugeroplysninger bedes medtaget på alle breve og blanketter 58 6 JA Tekstboksen skal vokse sig større når man skriver. 43 0 NEJ Handleplanen er et arbejdsdokument for forældrene og børnene. Imødekommes dette ønske er der risiko for, at der ikke sker nogen bearbejdning fra BFU til Handleplan. 41 4 JA Godt overblik på sagen, men kun en tidsbesparelse på ét klik. 25 6 JA Fratrådte medarbejdere skal gøres usynlige. Eliminere risikoen for at tildele en sag til en tidligere medarbejder, så den bliver væk. 24 4 JA Overblik over tilgåede sager. Oversigten skal ligge på forsiden og fremvise de seneste sager man har været inde i. 20 0 NEJ Bliver allerede løftet i et ændringsønske, som er prioriteret og under udarbejdelse. 17 1 * KOMBIT følger op på om blanketterne findes samt om det kan indgå som en lovmæssig ændring. 17 1 NEJ Tekstfeltet findes, men kommer ikke på brevene. VR 19 43 50 75 Side 7/16
2. Tabel: Videreudviklingsønsker prioriteret af referencegruppen Nedenfor ses en oversigt over de videreudviklingsønsker der blev prioriteret på referencegruppemødet den 7. maj 2013. Der skulle i alt prioriteres ét komplekst, tre middel og fire simple videreudviklingsønsker. Kompleks K-3 Vis udskrift ifm. rapporter i DUBU Middel M-4 Automatisk flytning af ikke-udførte opfølgnings-aktiviteter ved overflytning af sag til ny rådgiver M-1 Print af et enkelt notat på aktivitetsfanebladet M-3 Automatisk generering af journalrapport Simpel S-1 Felterne i den børnefaglige undersøgelse skal ikke implementeres med scrollbar, når teksten bliver lang, men feltet skal blive større i takt med at der skrives. S-4 Fratrådte medarbejdere ønskes ikke synlige i medarbejderlisten S-3 Der skal i netværket være en kolonne med sagsnavn, så man hurtigt kan komme til søskendesagen S-5 Ønske om at "Senest åbnede sager" fremgår i særskilt vindue på forsiden VR 19 43 50 75 Side 8/16
3. Tabel: Ekstra videreudviklingsønsker prioriteret af referencegruppen På referencegruppemødet blev det desuden besluttet at en række videreudviklingsønsker skulle være de næste i køen såfremt der måtte være økonomi og tid til at udvikle flere videreudviklingsønsker. Et enkelt middel videreudviklingsønske bliver allerede løftet og er derfor taget ud af prioriteringen. De resterende videreudviklingsønsker, som er valgt til at være de næste i køen er listet i oversigten herunder. Kompleks K-5 Analyse: Alle udbetalinger sker i DUBU Middel M-2 Næste i rækken: Søskende oprettes automatisk i hinandens netværk Simpel S-6 Dato på BFU skal være dato for underretning eller beslutning om iværksættelse af 50 (ændringsønske er igangsat) S-7 Næste i rækken: Afgørelse om samvær i anbringelsessager VR 19 43 50 75 Side 9/16
4. Tabel: Ikke prioriterede videreudviklingsønsker Kompleks K-1 Elektronisk udfyldelse af statusudtalelse K-2 Integration fra e-mail til DUBU K-4 Barnets netværk/ Familie versus bopæl og automatisering af dette Middel M-5 Advis M-6 Aktindsigt for "far," "mor" og "alle" M-7 "Generer rapport" knap inde i aktiviteten Simpel S-2 Sammenfatning og analyse bør overføres til handleplanen S-8 Titel på bruger medtages i breve VR 19 43 50 75 Side 10/16
5. Begrundelse for valg af videreudviklingsønsker kompleks Der skulle vælges ét komplekst videreudviklingsønske ud ad de i alt fire opstillede videreudviklingsønsker. Videreudviklingsønsket der blev valgt er Vis udskrift ifm. blanketterne i DUBU. Det blev desuden besluttet at der skal igangsættes en analyse på det komplekse videreudviklingsønske Alle udbetalinger sker i DUBU, da dette ønske vil være en stor hjælp ifm. opgaveløsningen på området. Vis udskrift ifm. rapporterne i DUBU Dette videreudviklingsønske er valgt som det ene komplekse videreudviklingsønske der skal prioriteres. Dette ønske fik 16 superbrugerstemmer og 2 stemmer fra referencegruppen. Selvom dette ønske ikke fik de fleste stemmer, blev referencegruppen enige om at dette ønske skulle prioriteres da det ville give mest værdi for sagsbehandleren på kort sigt. Fordelene ved dette er, at man hurtigt kan gennemlæse rapporten, uden at der genereres en aktivitet på genererede rapporter som kun er til gennemlæsning. Via en vis rapport knap, kan sagsbehandleren se og udskrive rapporten uden at generere en aktivitet. Herved kommer sagsbehandleren ikke til at rette i rapporten i word-dokumentet, hvor ændringer ikke gemmes i DUBU. Dette letter arbejdsgangen for sagsbehandleren og giver et bedre overblik over aktiviteterne. Det blev derudover drøftet, at rapporterne skal skrivebeskyttes, sådan at man ikke kommer til at skrive i den generede rapport og ikke i DUBU. Alle udbetalinger sker i DUBU Det blev besluttet at iværksætte en analyse af ønsket for at afdække mulighederne for håndtering af betaling af regninger på baggrund af allerede indtastede data i DUBU. Årsregulering, skal slå igennem på sagerne, sådan at taksten kun skal reguleres et sted. VR 19 43 50 75 Side 11/16
6. Begrundelse for valg af videreudviklingsønsker middel Tre middel videreudviklingsønsker ud af de syv der var prioriteret højest på superbrugernetværksmøderne skulle prioriteres på referencegruppemødet. Videreudviklingsønskerne der blev valgt er Automatisk flytning af ikke-udførte opfølgnings-aktiviteter ved overflytning af sag til ny rådgiver, print af enkelt notat på aktivitetsfanebladet og automatisk generering af journalrapport. Et fjerde ønske blev desuden valgt som det næste i køen hvis der skulle være mulighed for at få et ekstra middel videreudviklingsønske prioriteret. Dette er søskende oprettes automatisk i hinandens netværk. Automatisk flytning af ikke-udførte opfølgnings-aktiviteter ved overflytning af sag til ny rådgiver Dette videreudviklingsønske er blevet prioriteret som et af de 3 middel. På superbrugermødet fik ønsket 24 stemmer og på referencegruppemødet 5 stemmer. Fordelen ved dette er at den sagsbehandler der overtager sagen får et fuldstændigt oveblik over sagen. Al information skal flyttes med over alle åbne aktiviteter skal også medtages. Det er en fordel at hele planlægningen følger med over, da den nye sagsbehandler så ikke skal genoprette alle aktiviteter da det som oftest er samme tilgang til sagen den nye sagsbehandler vil tage. Print af et enkelt notat på aktivitetsfanebladet Selvom dette faktisk allerede kan lade sig gøre skal det gøres mere brugervenligt. Derfor er dette videreudviklingsønske blevet prioriteret som det andet af de 3 middel. På superbrugermødet fik ønsket 53 stemmer og på referencegruppemødet 4 stemmer. TIP: Print af enkelt notat på aktivitetsfanebladet kan gøres ved at placere musen i notatet på journalnotatet og herefter trykke ctrl+p, vælge liggende udskrift og herefter printe. Automatisk generering af journalrapport Dette videreudviklingsønske er blevet prioriteret som det sidste af de 3 middel. På superbrugermødet fik ønsket 31 stemmer og på referencegruppemødet 4 stemmer. Der blev foreslået at der pr. automatik dannes to nye aktiviteter a) journalrapport og b) aktindsigtsrapport, hvor rapporterne automatisk er generede. Disse rapporter skal genereres automatisk 15 dage efter en sag er lukket. Fordelene ved dette er en øget sikkerhed samt en automatisering af processerne. Det vil desuden sikre, at fx anmodning om aktindsigt kan imødekommes på en nem måde. VR 19 43 50 75 Side 12/16
Søskende oprettes automatisk i hinandens netværk Dette videreudviklingsønske er blevet prioriteret som det næste i rækken af ønsker der skal prioriteres, hvis der kommer til at være plads til et ekstra simpelt ønske. Dette ønske fik 36 stemmer på superbrugernetværksmødet og 3 på referencegruppemødet. Der skal laves en importer søskende funktion i DUBU, så sagsbehandleren kan importere til familien og/eller netværket hvis der er sager på flere børn i samme familie. 7. Begrundelse for valg af videreudviklingsønsker simpel Af de otte simple videreudviklingsønsker skulle der vælges fire. Videreudviklingsønskerne der blev valgt er felterne i den børnefaglige undersøgelse skal ikke implementeres med scrollbar når teksten bliver lang, fratrådte medarbejdere ønskes ikke synlige i medarbejderlisten, vi ønsker, at der i netværket kommer en kolonne med sagsnavn, så man hurtigt kan komme til søskendesagen og ønske om at senest åbnede sager fremgår i særskilt vindue på forsiden. Et af de simple videreudviklingsønsker på listen dato på BFU skal være dato for underretning eller beslutning om iværksættelse, bliver i forvejen løftet g var derfor ikke med på afstemningslisten. Videreudviklingsønsket afgørelse om samvær i anbringelsessager blev desuden valgt som det næste i køen hvis der skulle være mulighed for at få et ekstra simpelt videreudviklingsønskeudviklet. Felterne i den børnefaglige undersøgelse skal ikke implementeres med scrollbar, når teksten bliver lang Dette videreudviklingsønske er blevet prioriteret som et af de fire simple. På superbrugermødet fik ønsket 58 stemmer og på referencegruppemødet 6 stemmer. Tekstboksen skal bare vokse sig større når man skriver. Der skal ikke være nogen scrollbar. Det giver bedre overblik når man kan se hele teksten på én gang. Fratrådte medarbejdere ønskes ikke synlige i medarbejderlisten Dette videreudviklingsønske er blevet prioriteret som det andet af de fire simple. På superbrugermødet fik ønsket 25 stemmer og på referencegruppemødet 6 stemmer. Listen med fratrådte medarbejdere bliver på få år meget lang hvis de bliver ved med at stå synlige på listen. De skal gøres usynlige, så risikoen for at tildele en sag til den forkerte sagsbehandler elimineres. Hermed elimineres risikoen for at en sag forsvinder i mængden også, da der normalt ikke søges på sager tildelt fratrådte medarbejdere. Det giver desuden er bedre overblik over hvor mange sagsbehandlere man har i en given kommune. VR 19 43 50 75 Side 13/16
Vi ønsker, at der i netværket kommer en kolonne med sagsnavn, så man hurtigt kan komme til søskendesagen Dette videreudviklingsønske er blevet prioriteret som det tredje af de fire simple. På superbrugermødet fik ønsket 41 stemmer og på referencegruppemødet 4 stemmer. Det vil samtidig betyde, at man kan springe til søskendes sager via netværksfanebladet Det giver et godt overblik for sagsbehandleren at kunne se om der er søskende sager. Ønske om at "Senest åbnede sager" fremgår i særskilt vindue på forsiden Dette videreudviklingsønske er blevet prioriteret som det sidste af de fire simple. På superbrugermødet fik ønsket 24 stemmer og på referencegruppemødet 4 stemmer. Sagsbehandleren får et hurtigt overblik over de seneste sager de har arbejdet på og kan derved hurtigt springe ind i de sager de senest har arbejdet på. Oversigten skal ligge på forsiden sammen med de to andre sagsoversigter Mine aktiviteter og Mine sager. Dato på BFU skal være dato for underretning eller beslutning om iværksættelse af 50 Dette videreudviklingsønske bliver allerede løftet og har derfor ikke været med i afstemningen. Afgørelse om samvær i anbringelsessager Dette videreudviklingsønske er blevet prioriteret som det næste i rækken af ønsker der skal prioriteres, hvis der kommer til at være plads til et ekstra simpelt ønske. På superbrugermødet fik ønsket 17 stemmer og på referencegruppemødet 1 stemme. Sagsbehandlerne finder det uhensigtsmæssigt at skrive afgørelsen manuelt i et brev ved siden af. KOMBIT følger op på om disse findes eller om de skal laves. Desuden følges der op på om dette kan indgå som en lovmæssig ændring, således der ikke bruges penge på dette ønske. 8. Begrundelse for fravalg af videreudviklingsønsker kompleks Elektronisk udfyldelse af statusudtalelse Dette videreudviklingsønske er ikke blevet prioriteret. Grunden hertil er at ønsket stiller for store krav til integration og adgang til DUBU for skoler, institutioner etc. Det vil også være en stor ekstraomkostning at få alle skoler og institutioner etc. tilkoblet DUBU. Derudover kan der være nogle udfordringer i forhold til datasikkerhed. Det blev tilkendegivet at ønsket ville være tidsbesparende for sagsbehandleren, da automatik ville blive indført. Der blev stillet forslag om at lave en forenklet statusudtalelsesskabelon i et separat internetvindue. Den nye forenklede statusudtalelse på kun fire sider, kan måske medvirke til at VR 19 43 50 75 Side 14/16
minimere opgaven. Kræver at brugeren får adgang til en forsimplet udgave af DUBU, hvor de kan skrive deres statusudtalelse. Kan ikke foregå via en død blanket. Herefter kan sagsbehandleren gå ind og opsamle de vigtigste pointer fra statusudtalelserne og vha. en knap overføre til DUBU. For en fuldstændig tracking kræver det dog digital signatur. Integration fra e-mail til DUBU Dette videreudviklingsønske er ikke blevet prioriteret. Grunden hertil er at man kan bruge drag/drop funktionen til at overføre en given mail til en aktivitet i DUBU. KOMBIT skal undersøge hvor mange kommuner der realistisk set er omfattet af problemet, samt om ændringer i anvendelse kan løse problemet. Alternativt kan det være at IT-afdelingen i kommunen kan hjælpe med at aktivere drag/drop funktionen. Skulle der evt. laves en tilføjelsesknap i Outlook vil det være dyrt, da der skal laves en integration til hver kommunes e-mail system. Barnets netværk/ Familie versus bopæl og automatisering af dette Dette videreudviklingsønske er ikke blevet prioriteret. Hvis flere brugte familieskærmfanen ville DUBU kunne understøtte flere processer. Der er mange ting kommunerne går glip af hvis de ikke bruger familieskærmfanen bl.a. muligheden for at se hvad en familie koster. Arbejdsprocesser og vigtigheden af anvendelsen af familieskærmfanen kunne evt. tages op på et internt møde i kommunen. I KMD kan man se både biologisk familie og bopæls familie.. Der ville desuden være situationer hvor sagsbehandleren skulle ind og fjerne personer der automatisk bliver tilføjet familien, da ikke alle på den angivne adresse er familie. 9. Begrundelse for fravalg af videreudviklingsønsker Middel Advis Dette videreudviklingsønske er ikke blevet prioriteret. Grunden hertil er at andre ønsker gav mere værdi i selve sagsbehandlingsprocessen. Det blev tilkendegivet at det ville være rart hvis sagsbehandleren kunne slette de ikke-lovpligtige advier på et hvilket som helst tidspunkt, så sagsbehandleren kunne rydde op i sine advier og få et bedre overblik over sine sager efter endt ferie. Aktindsigt for "far," "mor" og "alle" Dette videreudviklingsønske er ikke blevet prioriteret. Grunden til at det ikke er blevet prioriteret er at det forventes at der ved aktindsigt bliver taget stilling til hele indholdet i dokumentet. Ved at lave et fluebens afkrydsningsfelt er risikoen for at undlade for meget for stor. VR 19 43 50 75 Side 15/16
Et alternativ kunne være at lave en gennemgået markering, så sagsbehandleren kan indikere hvilke aktiviteter det er vigtigt at gennemgå før aktindsigten sendes ud. Dette skal dog ikke erstatte den fulde gennemgang af dokumenterne. "Generer rapport" knap inde i aktiviteten Dette videreudviklingsønske er ikke blevet prioriteret. Grunden hertil et at det er minimal gevinst ved at gennemføre dette ønske. I forhold til de andre ønsker gav dette ønske ikke nok værdi, da funktionen i forvejen findes. Det ville være et spørgsmål om at spare 2-3 klik. 10. Begrundelse for fravalg af videreudviklingsønsker Simpel Sammenfatning og analyse bør overføres til handleplanen Dette videreudviklingsønske er ikke prioriteret. På mødet blev det diskuteret at handleplanen er et arbejdsdokument for forældrene og børnene. Hvis både analyse, sammenfatning og faglig vurdering skal med i handleplanen vil den blive alt for lang. Det blev vurderet at det centrale står i vurderingen og at det derfor var overflødigt at gentage oplysningerne fra analysen og sammenfatningen. Imødekommes dette ønske er der risiko for, at der ikke sker nogen bearbejdning fra BFU til Handleplan. Dette ønske fjernes derfor fra listen videreudviklingsønsker. Titel på bruger medtages i breve Dette videreudviklingsønske er ikke blevet prioriteret. Grunden hertil er at de andre ønsker opleves som mere værdiskabende for sagsbehandlingen. Titelfeltet findes, men kommer ikke på brevene. VR 19 43 50 75 Side 16/16