Stevns Kommunes Ejerstrategi for Stevns Kommune Holding A/S samt datterselskaber Stevns Spildevand A/S og Stevns Forsyning A/S Stevns Kommune, januar 2011
Indledning Ejerstrategien skal forholde sig til de ændrede styringsmuligheder på forsyningsområdet, der følger af vandsektorloven og oprettelsen af Stevns Kommune Holding A/S som et selvstændigt aktieselskab. Stevns Kommune Holding A/S udfører sin virksomhed gennem datterselskaberne Stevns Spildevand A/S og Stevns Forsyning A/S. I ejerstrategien dækker betegnelsen selskabet over holdingselskab og datterselskaber. Stevns Kommune (kommunen) er eneaktionær for Stevns Kommune Holding A/S og vil med dette dokument beskrive, hvilke strategiske målsætninger kommunen har for Stevns Kommune Holding A/S samt datterselskaber Stevns Spildevand A/S og Stevns Forsyning A/S. Ejerstrategien er bygget op omkring to overordnede emner: Afsnittet Principper skal beskrive kommunens målsætninger for selskabets virke og de principper som kommunen ønsker at selskabets ledelse skal arbejde efter. Afsnittet Styringsgrundlag omhandler relationen mellem kommunen (som ejer) og selskabet og kommunens muligheder for strategisk styring af selskabet. Det er væsentligt, at ejerstrategien dels fastholder selskabet i en løbende udvikling der understøtter ejerens ønsker, og dels sikrer, at selskabets drives efter hensigterne i vandsektorloven. Ejerstrategien skal betragtes som et dynamisk instrument til udvikling af selskaberne på kort såvel som på lang sigt. Strategien skal derfor løbende vurderes og tilpasses den aktuelle udvikling i kommunen og selskaberne. Det foreslås, at ejerstrategien som udgangspunkt tages op til revurdering og revision hvert 2. år ved behandling i Kommunalbestyrelsen efter forudgående behandling i det stående fagudvalg i kommunen. Strategien kan løbende tages op til revision på foranledning af Kommunalbestyrelsens medlemmer. 2
1. Principper 1.1 Dialog, formidling og inddragelse Selskabet sikrer løbende dialog med og inddragelse af selskabets forbrugere samt de af kommunens borgere, der påvirkes af selskabets drift og gennemførelsen af konkrete projekter. Formidling af selskabets arbejdsområde, dets ansvarsområder samt afgrænsningen af disse arbejdsområder til forbrugere såvel som borgere, er væsentlig. I denne henseende sikrer selskabet en åben, gennemskuelig og troværdig kommunikation med mest mulig indsigt for både selskabets forbrugere som for kommunens øvrige borgere. Selskabet arbejder løbende med udviklingen af kommunikationen og sikrer at erfaring fra konkrete projekter og situationer medfører en forbedring af kommunikationsmidler og former. Udviklingen af krisekommunikation er en del heraf. 1.2 Spildevandsplan Spildevandsplanen er grundlag for selskabets investeringer, prioritering af opgaver samt et udgangspunkt for beskrivelsen af selskabets serviceniveau overfor borgerne. Selskabet forpligter sig til at efterleve spildevandsplanen. 1.3 Natur- og miljøansvar Selskabet skal i sine handlinger og strategier efterstræbe at følge og understøtte kommunens miljømålsætninger politikker og -planer. Selskabet skal således forholde sig aktivt til kommunens målsætninger, politikker og planer på områder såsom klima, drikkevand, badevand, vandmiljø i det hele taget og natur. Eksempelvis via implementering af kommunens planer i selskabets egen planlægning. Selskabet skal virke for en forbedring af vandmiljøet i kommunen. Selskabet skal indgå som en aktiv aftalepartner med kommunen, især hvor der findes mulighed for at selskabets indsatser i samspil med kommunens og borgeres kan medvirke til at udvikle naturmæssige, miljømæssige og/eller rekreative værdier. Selskabet skal også bidrage med sine specifikke kompetencer til at kvalificere konkrete beslutninger og indsatser vedr. natur og miljø som iværksættes af kommunen. 1.4 Forsyningssikkerhed Forsyningssikkerheden skal fastholdes og løbende udvikles som en central prioritet sidestillet med miljøindsatsen. Der skal udarbejdes en beredskabsplan til imødegåelse af akut opståede problemer. Arbejdet hermed omfatter udvikling af samarbejdet med myndigheder, beredskab og embedslæge. 1.5 Samarbejde med Stevns Kommunes forvaltning arbejdsdeling Med bilag til samarbejdsaftalen beskrives snitflader og fordeling af ansvar og opgaver mellem Stevns Kommune og Stevns Kommune Holding A/S. Disse beskriver det formelle udgangspunkt 3
for samarbejdet som understøttes af løbende dialog om opgavernes praktiske løsning og indbyrdes forståelse for opgaveløsningens vilkår. Opgavedelingen og den praktiske tilgang til opgaverne skal løbende udvikles og det er kommunens ønske at samarbejdet skal sikre den mest effektive og fagligt kompetente løsning af de respektive opgaver. Det skal derfor sikres, at opgaverne placeres der, hvor: - den faglige kompetence bedst svarer til opgavens krav; - opgavens resultat/praktiske løsning har størst relevans; - indsigten og sammenhængen i opgaven er størst Fordelingen og løsningen af opgaver tager altid udgangspunkt i samarbejdsaftalen og lovgivningen der ligger til grund herfor. Det skal sikres at kommunen bevarer overblik over opgavens løsning, tilegner sig den viden og indsigt der er relevant at udlede fra opgavens løsning og i øvrigt sikrer at kommunen bevarer den fulde styring med de områder der er kommunens ansvar. Hvor opgaver skal løses mod betaling, skal der udarbejdes opgavebeskrivelser og aftaler for opgavens løsning, inkl. økonomi. Forvaltningen og selskabet (repræsenteret ved selskabets drifts- og administrative medarbejdere) mødes som udgangspunkt en gang hver 2. måned for at drøfte relevante problemstillinger. Dog kan frekvensen ændres i forhold til det aktuelle behov. Krav der stilles fra kommunen til forsyningen vedrørende at selskabets konkrete projekter sker i henhold til lovgivningen på det pågældende område og på lige fod med andre virksomheder og borgere. Dette gør sig gældende ved enhver tilladelse der skal behandles vedrørende selskabets aktiviteter. 1.6 Udveksling af information Selskabet er forpligtet til at underrette og rapportere til kommunen om forhold der må antages at have kommunens interesse. Væsentlige oplysninger, der skal videregives til kommunen: - forhold der kan afstedkomme at selskabet vurderer, at der må ske en omprioritering eller ændring af selskabets indsatser og/eller konkrete projekter som er beskrevet i spildevandsplanens investeringsplan. - Driftserfaring og/eller oplysninger om fysiske forhold og lignende som har betydning for natur, miljø eller borgernes oplevelse af kvaliteten af den ydede service fra selskab eller kommune. Der kan eksempelvis være tale om oplysninger/erfaring om overfladevandsproblemer. - Oplysninger om driftsforstyrrelser på spildevandssystemet, der påvirker natur, miljø eller hygiejniske forhold som herigennem berører borgere. Oplysningerne videregives til Natur & Miljø, som vurderer betydningen og orienterer de relevante politiske udvalg. Kommunen er pligtig til at informere og rapportere til selskabet om relevante forhold, der må antages at have selskabets interesse. 4
Herunder eksempelvis oplysninger om lokalplansarbejde eller andre indsatser fra kommunens side, der påvirker selskabets ejendom, ledningsnet eller projekter og/eller kan påvirke selskabets service overfor forbrugere/forsyningssikkerheden. Kommune og selskab er indstillet på deling af viden/erfaring, der har relevans for den anden part. Eksempelvis i vurderinger af grundvandsforhold eller afledningsforhold for overfladevand i områder der kan udlægges til udvikling i fremtiden. 1.7 Effektivisering og løbende tilpasning til markedsvilkår Selskabet sikrer en løbende effektivisering og en løbende udvikling af selskabets konkurrenceevne på de områder hvor det er tilladt selskabet at konkurrere på markedsvilkår. Effektivisering omfatter også minimering af omkostninger samt optimering af processer og sagsgange. Selskabet skal drives på et økonomisk bæredygtigt grundlag og løbende sikre vedligeholdelse og optimering af selskabets aktiver. Eventuelt overskud anvendes til selskabets videre udvikling. 1.8 Fastsættelse af takster Takster fastsættes i overensstemmelse med gældende love og regler. Taksterne skal respektere Konkurrencestyrelsens prisloft. Selskabet skal stræbe efter et stabilt takstniveau på lavest mulige niveau under hensyntagen til eksterne krav via afgifter, spildevandsplaner, vandrammedirektiv mv. 1.9 Arbejdsmiljø Selskabet skal arbejde for at sikre sine medarbejdere et godt arbejdsmiljø med fokus på trivsel, udviklingsmuligheder, kompetenceudvikling, tillid og ligeværdig kommunikation. 5
2. Styringsgrundlag 2.1 Dialog mellem Stevns Kommune og Stevns Kommune Holding A/S Den overordnede strategiske dialog mellem Stevns Kommune (som ejer) og Stevns Kommune Holding A/S finder sted en gang om året på den årlige generalforsamling. Selskabet er en selvstændig juridisk enhed, hvis bestyrelse vælges af selskabets aktionær på generalforsamlingen. Stevns Kommune udøver sin indflydelse overfor selskabet på generalforsamlingen. Stevns Kommune har ingen instruktionsbeføjelser overfor bestyrelsesmedlemmer, der er valgt på en generalforsamling. På den baggrund betoner Stevns Kommune den årlige generalforsamlings privilegerede status i forhold til fastlæggelsen af de overordnede retningslinjer for forretningsførelsen. Samtidig er det centralt for Stevns Kommune at sikre god dialog mellem kommunen, selskaber og forbrugerne. Stevns Kommune betoner derfor vigtigheden af en åben, gennemskuelig og troværdig kommunikation. 2.2 Årligt møde for koordinering af indsatser Der afholdes 1 årlig dialogmøde mellem selskabernes bestyrelser og direktionen og de til enhver tid stående fagudvalg i kommunen om klima- og miljøarbejdet i kommunen. Der fastsættes faste dagsordenspunkter til det årlige møde, der skal sikre at der føres dialog om forsyningens indsatser, projekter og prioriteringer samt den årlige status for udførelsen af kommunens spildevandsplan. Dagsorden til det årlige møde findes som bilag til ejerstrategien. På mødet redegøres der for respektive indsatser bl.a. med henblik på at identificere samarbejdsmuligheder, sammenfaldende interesser (f.eks. ved udviklingen af konkrete projekter) og eventuelle behov for ændringer og forbedringer. Der kan inden for ejerstrategien i et samarbejde mellem ejeren og selskabet, udformes politiske og driftsmæssige målsætninger, hvor selskabet skal understøtte kommunens vision og politikker på klima- og miljøområdet. 2.3 Administrationsaftale og samarbejdsaftale Der er udarbejdet en administrationsaftale mellem kommunen og selskabet. I administrationsaftalen er fastsat hvad selskabet skal betale for de opgaver og ydelser, selskabet ønsker kommunen skal assistere med. Der kan fremover udarbejdes yderligere aftaler med fastsættelse af pris for ydelser mellem henholdsvis kommunen og forsyningsselskab, også aftaler hvor selskabet bistår kommunen. Samarbejdsaftalen beskriver delingen af opgaver som danner udgangspunktet for indgåelsen af fremtidige aftaler om ydelser, assistance, vidensdeling mv. 2.4 Bestyrelse 6
Kommunen udøver ejerskabet i overensstemmelse med selskabslovens armslængdeprincip. Det indebærer, at kommunen agerer som en normal aktionær med deraf følgende ansvarsfordeling mellem kommune og bestyrelse. En forudsætning for at opnå de styringsmæssige fordele ved anvendelsen af aktieselskabsformen er derfor, at der er respekt om bestyrelsens beslutningskompetence. Stevns Kommune skal derfor som ejer sikre sig, at bestyrelsen ved sin sammensætning har de nødvendige kompetencer i forhold til selskabets karakter og aktuelle situation. På denne måde sikres, at de samlede kompetencer i selskabets bestyrelse hænger sammen med de udfordringer, som selskabet står overfor. Dette er også nødvendigt for at sikre kvalitet og sammenhæng i forsyningens forretningsførelse. På den baggrund anbefales det, at selskabet tegner en kompetenceprofil for selskabets bestyrelse. Relevante emner i en kompetenceprofil er: - Indsigt i kommunale forhold/politisk indsigt - Kendskab til forretningsmæssige forhold - Økonomisk og forretningsmæssig indsigt - Ledelsesmæssig erfaring - Forståelse af driftsopgaver og driftsbetingelser. 2.5 Formandsberetningen ved generalforsamlingen Ved generalforsamlingen skal bestyrelsesformanden for Stevns Kommune Holding A/S give en beskrivelse af følgende forhold: - Status for opfyldelse af spildevandsplanen - Selskabets indsatser og investeringer mht. drifts og vedligeholdelse - Selskabets økonomi - Samarbejde og samarbejdsrelationer med eksterne samarbejdspartnere - Udvikling af selskabernes kompetencer og udvikling af forretningsområder - Effektivisering, benchmarking mv. 7