APOS2 Administration Guide

APOS2 Administration Guide

Forord Dette dokument er en del af APOS version 2 manualerne. APOS version 2 (APOS2 herefter) er et organisation, klassifikation og personale system baseret på Sag & Dokument standarderne. Dokument oversigt: APOS2 Bulk data import / export APOS2 Security APOS2 Installation, Operation and Monitoring APOS2 Service Catalogue APOS2 Data Models APOS2 Administration Guide Alle dokumenterne kan findes på: http://axapoint.com/ Dette dokument beskriver anvendelse af APOS2 brugergrænseflader. Versioner Version Date Description 1.0.0 08/02/2012 Initial version 1.0.1 29/03/2012 Tilføjet flere scenarier og videoer 1.1.0 30/03/2012 Tilføjet ikon forklaringer og flere screenshots, indledende tekst redigeret 1.1.1 08/04/2012 Tilføjet forside og rettet div. engelsk overskrifter til dansk. 2.0.0 15/03/2013 Tilføjet beskrivelse af stedfortræder samt rolle anvendelse. Generelt opdateret. 2.0.1 29/04/2013 Rettet afsnit 3.1.7 og 3.1.8 for fejl i beskrivelsen af funktionaliteten. 2.1.1 02/02/2014 Udvidet beskrivelse af virkning. 2

Indhold 1 Synopsis 4 2 Indledning 4 2.1 Brugergrænsefladerne............................. 4 2.1.1 Datoer i applikationerne........................ 5 2.1.2 Håndtering af datoer i forhold til andre systemer.......... 6 2.1.3 Se detaljer................................ 6 2.1.4 Organisation administration...................... 7 2.1.5 Klassifikation.............................. 13 3 Brugsscenarier 14 3.1 Organisation administration.......................... 14 3.1.1 Opret enhed.............................. 14 3.1.2 Flyt enhed............................... 14 3.1.3 Ret enhed................................ 15 3.1.4 Afslut enhed.............................. 15 3.1.5 Tilknyt enhed til anden organisation................. 16 3.1.6 Ansæt medarbejder der ikke har været kendt før.......... 16 3.1.7 Tilknyt medarbejder til team..................... 16 3.1.8 Ret lokation............................... 17 3.1.9 Flyt personernes placering....................... 18 3.1.10 Afslut lokation............................. 19 3.1.11 Flyt engagementer til anden enhed.................. 19 3.1.12 Opret lederfunktion.......................... 19 3.1.13 Gør til leder............................... 20 3.1.14 Gør til leder for flere afdelinger.................... 20 3.1.15 Ret lederfunktion............................ 21 3.1.16 Opret stedfortræder.......................... 21 3.2 Klassifikation administration......................... 21 3.2.1 Opret klasse............................... 21 3.2.2 Afpublicér klasse............................ 22 3.2.3 Ret klasse................................ 22 4 Appendix 23 4.1 Appendix I - Eksekveringsplatform...................... 23 Indholdsfortegnelse 3

1 Synopsis Målgruppen for dokumentet er slutbrugere. I dokumentet bruges udtrykket nu som reference til det tidspunkt en bruger laver en ændring på, idag er selve dagen. Dokumentet beskriver brugergrænsefladerne fra to perspektiver. Det ene under afsnittet Opbygning af brugergrænseflader beskriver nøgternt funktionaliteten med udgangspunkt i den grafiske opbygning. Det andet afsnit Brugsscenarier beskriver anvendelsen af brugergrænsefladerne fra en brugers perspektiv. Man kan vælge at læse begge afsnit, men det anbefales for brugere at starte med at skimme afsnittet Opbygning af brugergrænseflader og derefter sætte sig ind i de enkelte brugsmønstre. Sammen med use cases er der tilhørende videoer der ligger på nettet, men referencer er indbygget med hyperlinks. Hvis videoen ikke er tilgængelig, så forespørg om adgang til videoerne ved Axapoint på email support@axapoint.com. 2 Indledning Brugergrænsefladen til APOS 2 består af flere gui applikationer. De 2 mest anvendte er administration af klasser og klassifikationer, den hedder Klassifikation. Applikationen til administration af organisations data hedder Organisation. Derudover er der 2 applikationer til mapning af relationer. Den ene hedder Organisations struktur, den anden hedder Klassifikations struktur. Struktur brugergrænsefladerne er ikke dækket i dette dokument. Slutteligt er der en applikation til visualisering af leder ansvar Kaskade applikationen, hvis funktion ikke er dækket i dette dokument, men anvendes i nogle videoer. APOS 2 brugergrænsefladerne er web grænseflader. For at få et hurtigt overblik over Admin applikationen se da videon på Youtube her. 2.1 Brugergrænsefladerne APOS arbejder med bitemporale egenskaber. Dette betyder at til alle ændringer følger der en ikraftrædelsesdato for ændringen. Disse kan angives hvor det er relevant i applikationen, og der arbejdes generelt kun med valid tid i de brugervendte applikationer. Revisions tid sættes til nu på registreringerne. Data modellen for APOS indeholder 12 forretningsobjekter med interne relationer, der implementeres med 300 tabeller og der er derfor rigtig mange relationer at holde styr på. For at gøre det nemmere at arbejde med relationerne anvendes der drag n drop, på den måde er oprettelsen af en relation så nemt 4

som at trække én entitet til en anden. Samtidigt kan man se begge entiteters kontekst, så man nemt kan få et overblik. Alternativet er de traditionelle faste web forms, hvor man skulle vælge en entitet fra en flad liste eller lave relationen baseret på en intern brugervendtnøgle, uden at kunne se konteksten for entiteten. 2.1.1 Datoer i applikationerne Figur 1: Datoer er gennemgående i brugergrænsefladen og angives for alle handlinger. I applikationerne er der øverst en dato, kaldet virkningstidsdato, denne dato anvendes til at angive for hvilken dag data vises. Se figur 2. Værdien bæres videre med ind i dialoger, som default dato for ikraftrædelse. Det vil sige, at hvis man laver en masse ændringer på samme dato, kan man med fordel sætte denne dato. Figur 2: Visning / default ændrings dato. Er virkningstidsdato en (Figur 2) sat til samme dato, som ikrafttrædelsedato (Figur 1), når man foretager en ændring, vil ændringerne vises umiddelbart. Er datoerne ikke ens, så vil ændringerne kun ses hvis ikraftrædelsesdato en ligger før virkningstidsdato. Ikraftrædelsesdato en som anvendes i dialoger vil vise f.eks. 01-02-2014, men vil blive fortolket til tidsdatoen 01-02-2014 00:00:00, dette sker fordi APOS har en finere granulering af tidspunkter end selve dagen. Virkningsperioder i APOS er inklusiv starttidsdato og ekslusiv sluttidsdato. Det betyder at hvis et engagement afsluttes, så vil personen være engageret frem til midnat dagen før. Da ændringer typisk træder i kraft omkring månedsskifte har det den 5

fordel, at brugeren kan angive ikraftrædelsesdato til den første i den følgende måned, uden at skulle tænke på hvor mange dage der er i foregående måned. 2.1.2 Håndtering af datoer i forhold til andre systemer I nogle administrationssystemer, specielt dem der kun har en granularitet på én dag, angives slutdatoen, på for eksempel en ansættelse, som inklusiv. Hvis en person, for eksempel, er ansat i en periode fra og med 01-01-2014 00:00:00 til 01-01-2015 00:00:00, vil det i nogle systemer skulle angives som fra og med 01-01-2014 til og med 31-12-2014. Hvis denne dato skal oversættes til et andet system med finere granularitet,, som APOS så bliver sluttidsdatoen nødt til at blive fortolket til 01-01-2015 00:00:00. Hvis systemet med den mere komplette tidsangivelse skal fortolke på datoen, for at beholde samme angivelse af dag, måned og år, så skulle det blive til 31-12-2014 23:59:59, men så mangler der et sekund i ansættelsen og i beregning af intervallet vil der være et gap på 1 sekund. 0 i timer, minutter og sekunder i APOS angiver at perioden er gældende op til uendeligt tæt på skift til midnat. Derved antages det ikke at integrerende systemer er begrænset til at tidsangive på sekundet. Problemet med til og med kan illustreres ved at prøve at angive en periode for en ansættelse hvor en person er ansat 0 dage eller er ansat 1 dag. 0 dage kan ikke angives, medmindre man tillader følgende.: fra og med 01-01-2014 til og med 31-12-2013. 1 dag kan angives således.: fra og med 01-01-2014 til og med 01-01-2014. Derudover er der fejl i selve logikken i at antage at det som administratoren indtaster skal tillægges næsten en hel ekstra dag. Brugeren indtaster 31-12-2013 og forventer at systemet fortolker det til for eksempel 31-12-2013 23:59. Det svarer til at hvis man i en hæveautomat beder om at angive hele hundrede kroner, vælger 5 og der bliver trukket 599 på kontoen. Den korrekte fortolkning af tidsdatoer i APOS åbner for at man i fremtiden kan ansætte med angivelse af timen for hvornår en person starter på job. Hvis for eksempel en pædagog får et vikariat på en institution med højnet sikkerhed, kan man med fordel angive at det engagement er gyldigt kl 07:00 på dagen, hvor sikkerhedssystemet så vil give personen adgang via kort. 2.1.3 Se detaljer Det er gennemgående for entiteter i brugergrænsefladen, at de har en se detaljer handling. Denne laver et hop over til APOS Explorer, som viser alle relationer og detaljer på entiteten med virkningsdatoer og mulighed for at hoppe videre igennem relationer. Se ikonet i figur 2. 6

2.1.4 Organisation administration Figur 3: Træ kontrol menu. Kontrol menuen øverst til venstre, angiver hvilken organisation man arbejder med, samt førnævnte virkningstidsdato. Ikonerne frmegår af tabel 1. kollaps ikonet lukker alle bladene på hieraki træet. Dette er anvendeligt hvis man for eksempel har kigget på mange forskellige enheder og blot vil folde træet sammen igen. Når en enhed fremsøges vil hele grenen ned til enheden blive foldet ud. skjul lukkede / vis lukkede, er en knap der kan trykkes på for at skjule grene, der ikke er foldet ud. Trykker man igen, bliver de igen vist. Dette er anvendeligt hvis man arbejder fokuseret med én enhed. Kollaps træ Skjul lukkede noder i træet for at fokusere på enkelte åbne Tabel 1: Træ ikon forklaring Til højre i billedet er der 3 elementer. Den øverste er søgningen, som er opdelt i faner til søgning på Enheder, Personer og Adresser. Alle søgninger er typeahead. Figur 4: Faner til søgning. Enheder Efter indtastningen af mindst 1 bogstav viser den en liste af mulige matches. Alt efter konfiguration søges der i brugervendtnøgle OG/ELLER enhedsnavn. Personer Efter indtastningen af mindst 3 bogstaver viser den en liste af mulige matches. Alt efter konfiguration søges der i personnummer OG/ELLER person adresseringsnavn med kombineret søgning i person fornavn og efternavn, med denne søgning sikres det at en person 7

kan fremsøges selvom brugeren ikke kender personens mellemnavn. Under søgefeltet er der et plus ikon til oprettelse af personer. Nærmere beskrivelse af oprettelse af person, er under brugsscenariet Ansæt medarbejder der ikke har været kendt før. Adresser Her skal indtastes min. 4 karakterer. Der søges på vej adresseringsnavn. Resultatlisten præsenteres anderledes her, da Adresser fanen er den primære indgang til at oprette lokationer. Resulater vises i en bjælke med en pil, som indikerer at de kan trækkes. For at oprette en lokation trækker man adressen hen på en enhed. Mere om dette under Brugsscenarier Under de øverste faner vil der ved valg af en entitet vises en detalje oversigt. Denne består af to dele. Den øverste del, viser hvilken entitet der er valgt og giver adgang til forskellige handlinger. For en valgt person er der handlingerne Ansæt, Tilknyt, Leder og tildel Rolle til venstre, som er trækbare, til højre er en ikon liste med handlingerne ret egenskaber, som er et blyant ikon og se detaljer, som er et lup ikon. De enkelte handlinger er nærmere beskrevet under Brugsscenarier. Opret ny entitet Lav rettelser på entitet Angiv afslutning af gyldighed, publicering eller reference af / til entititet Hop til detaljer for entitet i explorer eller kan angive søgning Dette element kan trækkes for at oprette eller redigere en relation Tabel 2: Generel ikon forklaring Hvis en enhed er valgt har den handlingerne Flyt og Tilknyt til venstre og til højre Opret underenhed, ret egenskaber, afslut enhed og se detaljer. 8

Lokationer Engagmenter Leder funktioner Relaterede opgaver Personer tilknyttet enhed Tilknyttede enheder Roller Stedfortrædere Tabel 3: Faner ikon forklaring Under detalje oversigten er relations listen. For en person er der fanerne Engagementer, Lederfunktioner, Rolle funktioner og Stedfortrædere. En enhed har alle faner der fremgår af tabel 3. Lokationer viser lokationer på enheden, her kan lokationer rettes og inaktiveres. Figur 5 viser et eksempel på indhold. 9

Figur 5: Lokation fane eksempel Figur 6: Tilknyttede enheder eksempel Tilknyttede Enheder viser hvilke enheder der er tilknyttet den valgte, disse kan være fra andre organisationer, der er kun én handling afslut. Figur 6 viser et eksempel på indhold. Figur 7: Engagement fane eksempel for enhed Engagementer Fanen optræder både under en enhed og under personer. For enheden lister den de personer der er engageret i enheden, se Figur 7 for et eksempel. For at masseflytte engagementer markeres de relevante engagementer og flyttes til anden enhed med den trækbare bjælke Flyt engagementer. Ved tryk på person navn i engagements listen, gøres personen til den aktive entitet. På fanen håndteres også personers placering på lokationer og der kan også masse-flyttes ved at markere alle og trykke på Flyt lokation. Er en person ikke placeret på en lokation markeres det med et udråbstegn ud for engagementet. 10

Figur 8: Engagement fane eksempel for person Fanen for person viser personens engagementer og her kan handlingerne ret og afslut udføres. Engagementerne kan her enkeltvist flyttes ved at trække engagmentet over på en anden enhed. Figur 8 viser et eksempel på indhold som det ser ud for en person. Figur 9: Leder funktioner fane eksempel for person Ledere fanen optræder både for enheder og personer. For personer viser den blot lederfunktionerne personen er tilknyttet. Som alle andre steder highlight es enheden ved tryk på enhedsnavnet. Se eksempel i Figur 9. Figur 10: Leder funktioner fane eksempel for enhed For enheder kan lederfunktionerne administreres med handlingerne ret og afslut. Nederst på fanen er der en plus knap, som anvendes til at oprette en lederfunktion. Se eksempel i Figur 10. 11

Opgaver fanen viser opgave funktioner der er tilknyttet enheden. Denne feature er på vej ud og er erstattet af administration af opgaver direkte på enheden. Figur 11: Tilknyttede personer eksempel Tilknyttede personer viser personer der er løst tilknyttede, her er handlingerne flyt tilknytninger og afslut tilknytninger. Se eksempel i Figur 11. Figur 12: Rolle funktion under enhed eksempel Rolle funktioner fanen er både på enheder og personer. Under enheder kan roller oprettes og administreres, se eksempel på figuren 12. 12

Figur 13: Rolle funktion under person eksempel Under personer ses det blot hvilke roller en person er tilknyttet se Figur 13. Figur 14: Stedfortrædere fane eksempel Stedfortrædere fanen er kun på personer. Den viser både hvem der er stedfortrædere for den aktive person, samt hvem den aktive person er stedfortræder for. se eksempel på figuren 14. På detaljeoversigten for enheden vil tryk på enhedsnavnet highlight den til venstre i hierakiet. Highlight af en enhed indebærer at enhedens sti foldes ud og den vises højt på træet, så den er synlig. Enheden blinker kort med blå baggrund for at gøre brugeren opmærksom på hvor enheden optræder. 2.1.5 Klassifikation I menuen øverst til venstre kan der vælges klassifikation. Ved valg af en klassifikation vælges automatisk en facet. Facetter er selve relationen mellem klassifikationen og klasserne. 13

En typisk klassifikation er stillingsbetegnelser, med alle klasser under facetten Alfabetisk stillingsbetegnelser. På klassifikation er der samme kontrol elementer til træet som på Admin. Klasser kan oprettes ved tryk på plus ikonet. Til højre i billedet er der 3 elementer. Den øverste er søgningen som søger på klassernes titel, denne er afgrænset til søgning på klasser i den valge facet. Når en klasse vælges markeres den i træet til venstre. Ved tryk på klassen i træet bliver detaljerne vist til højre. På detaljeoversigten er der handlingerne ret, afpublicér og se detaljer. 3 Brugsscenarier Denne sektion beskriver forskellige brugsscenarier af applikationerne. De er delt op per klassifikation for overskueligheds skyld, men de kan have påvirkning på hinanden. F.eks. kan man ønske at oprette en ny stillingsbetegnelse ifm. en nyansættelse. Hvert brugsscenrarier er beskrevet med aktør, som er entiteten der udfører scenariet og en beskrivelse af udførelsen samt motivation for at gennemføre ændringen. Til flere scenarier er der tilknyttet en illustrerende video. 3.1 Organisation administration 3.1.1 Opret enhed Motivation En ny afdeling skal oprettes i den autoritative organisation per 01-02-2013 Aktør Organisations administrator (Helle) Beskrivelse Når en ny enhed skal oprettes indtaster Helle først datoen for ændringen i virkningstids feltet øverst. Når feltet forlades opdateres organisationshierakiet og viser organisationen som den ser ud på datoen for ændringen. Her finder Helle placeringen tl den nye enhed i organisationshierakiet. Den enhed som er overordnet for den nye afdeling vælges ved at trykke på den så den dukker op til højre i billedet. Denne detaljer oversigt til højre har en knap Opret enhed, vist med et plus ikon. Helle trykker og får dialogen Opret enhed, som i teksten beskriver hvor enheden bliver oprettet. I dialogen kan der indtastes stamdata på enheden. Deriblandt kan der vælges enhedstype som kommer fra en klassifikation. se video Opret Enhed 3.1.2 Flyt enhed Motivation Pga. organisationsændringer skal en afdeling flyttes under en anden leder. Aktør Organisations administrator (Helle) 14

Beskrivelse Helle søger den eksisterende afdeling frem ved at klikke på fanen Enheder. I søgefeltet taster hun 3 bogstaver, hvorefter søgningen returnerer svaret. Ved valg af afdelingen markeres den i organisationshierakiet ved at det foldes ud så den vises og markeres kort med blå. Helle verificerer via konteksten at det er den korrekte enhed og vælger den. For at klargøre flytningen fremsøger hun den enhed hvorunder afdelingen fremover skal ligge. Hun søger og træet til venstre foldes ud til destinations enheden. Enheden der skal flyttes er stadig valgt til højre. På detaljer oversigten er knap med pil der hedder Flyt. Pilen betyder at den kan trækkes. Helle trykker musen ned over knappen og trækker den hen på destinations enheden. Når destinationsenheden bliver blå slipper hun museknappen og får dialogen Flyt enhed. Datoen er idag og er korrekt, så hun trykker på tab så hun lander på ok knappen og trykker enter. Fordi ikraftrædelsesdatoen er den samme som virkningstidsdatoen opdateres hieraki træet umiddelbart. se video Flyt Enhed 3.1.3 Ret enhed Motivation En afdeling har fået nyt navn. Aktør Organisations administrator (Helle) Beskrivelse Helle søger den eksisterende afdeling frem på dens nuværende navn. Den markeres til venstre og hun vælge den. Hun trykker på ret enhed, som er ikonet med en blyant. Hun får dialogen Ret enhed. Først sætter hun ikraftrædelsesdatoen i fremtiden og indtaster herefter nyt navn og trykker ok. se video Ret Enhed 3.1.4 Afslut enhed Motivation En afdeling har fået nyt navn. Aktør Organisations administrator (Helle) Beskrivelse En afdeling skal nedlægges fra den første i næste måned. Først indtaster Helle ikrafttrædelses datoen i det globale dato felt og organisaitonen hentes for det tidspunkt. Helle fremsøger herefter afdelingen og klikker på engagementer fanen og ser hvem der er ansat på det tidspunkt. Der er ikke tilknyttet nogen engagmenter og hun trykker derfor på afslut for enheden. Effekt Når organisationen vises i tiden efter afslutning fremgår afdelingen ikke længere. se video Afslut Enhed 15

3.1.5 Tilknyt enhed til anden organisation Motivation I en anden organisation f.eks. Godkender organisation skal det angives at en enhed har ansvar for godkendelse i den Autoritative organisation. Aktør Organisations administrator (Helle) Beskrivelse Først åbnes den Autoritative organisation. Enheden der skal have angivet godkender organisation vælges. I organisation dropdown vælges Godkender organisation. Her fremsøges enheden der har ansvaret for godkendelse. Effekt Ansvaret er visualiseret med en kaskade algoritme i Cascade overblikket. Vælge Godkender organisation kaskade mode Autoritativ organisation. se video Tilknyt enhed til anden Organisation 3.1.6 Ansæt medarbejder der ikke har været kendt før Motivation En person der ikke før har været ansat skal engageres i organisationen. Aktør Person administrator (Henrik) Beskrivelse Henrik søger på personen ved at klikke på fanen Personer i søge feltet indtaster han enten person nummer eller person navn. Da personen ikke vises i listen trykker han på Opret person, som er ikonet med et plus til højre for søgefeltet. En dialog dukker op som straks laver en søgning i DPR på baggrund af indtastet søgning. Såfremt det er fuldt personnummer som Henrik har indtastet så findes personen. Er personnummeret ikke fuldt kan de sidste cifre sættes på og der søges igen ved tryk på ikon med lup. Henrik verificerer at det er den korrekte person og trykker ok. Personen bliver umiddelbart valgt på detaljer oversigten. Henrik fremsøger den enhed personen skal ansættes på via Enheder fanen. Enheden bliver vist til venstre i billedet. På detalje oversigten, som stadig viser personen, er der en knap med pil Ansæt. Henrik trækker den hen på enheden og slipper den. En dialog Opret engagement dukker op. Her kan vælges stillingsbetegnelse, lokation ud fra en liste af lokaitoner på enheden, lederfunktion udfra en liste af mulige lederfunktioner på enheden, kontakt kanaler kan indtastes og tilknytningstype kan vælges. se video Ansæt ny Person 3.1.7 Tilknyt medarbejder til team Motivation En person der er engageret i en afdeling har fået ny vagtplan og skal i den forbindelse tilknyttes andet team. Aktør Person administrator (Henrik) 16

Beskrivelse Henrik fremsøger personen som bliver vist på detaljeoversigten til højre. herefter findes enheden på navn og den foldes ud og markeres til venstre. En dialog dukker op som straks laver en søgning i DPR på baggrund af indtastet søgning. Såfremt det er fuldt personnummer som Henrik har indtastet så findes personen. Er personnummeret ikke fuldt kan de sidste cifre sættes på og der søges igen ved tryk på ikon med lup. Henrik verificerer at det er den korrekte person og trykker ok. Personen bliver umiddelbart valgt på detaljer oversigten. Henrik fremsøger den enhed personen skal ansættes på via Enheder fanen. Enheden bliver vist til venstre i billedet. På detalje oversigten, som stadig viser personen, er der en knap med pil Tilknyt. Henrik trækker den hen på enheden og slipper den. En dialog Tilknyt person til enhed dukker op. Her kan vælges hvornår personen skal tilknyttes enheden. Effekt Medarbejderen optræder nu under Tilknyttede personer fanen på enheden personen er blevet tilknyttet. se video Tilknyt medarbejder til team 3.1.8 Ret lokation Figur 15: Dialog til: Ret lokation Motivation En børnehave har udvidet deres lokaler, til grunden ved siden af og med det ansat flere personer og fået flere kontaktkanaler. Aktør Person administrator (Pia) Beskrivelse Pia fremsøger afdelingen med lokationen der skal ændres. Under fanen lokationer står den med et lokationsnavn BANEGÅRDSPLADSEN 3. Pia vælger redigér lokation, some er ikonet markeret med blyant ud for lokationen. En dialog viser lokaitonen med nuværende værdier, her ændrer han navnet til Banegårdspladsen 3-5. Pia sætter nu feltet med skriften Tilføj adresse i fokus og søger efter Banegårdspladsen 5, efter 4 tegn begynder systemet selv at søge i adresse-registret, der vil ved match komme en drop-down list frem med de 10 mest relevante resultater, Pia har nu fundet 17

adressen og trykker på den for at tilføje den til adresser. hvis pia havde trykket forkert, vil det være muligt at slette den forkerte adresse igen ved at holde musen over og når den forkerte adresse vil blive markeret med rødt, vil den blive slette ved at klikke. Figur 16: forskellen mellem en valgt og ikke valgt egenskab Pia går nu videre og vil tilføje og ændre et par kontakt kanaler, deres email adresse skal kun have begrænset anvendelse, det gør hun ved at trykke på egenskaber udfor email adressen og her under vælger hun de ønskede egenskaber, en egenskab fjernes igen ved at trykke på fjern ud fra egenskaben. én egenskab kan kun anvendes en gang pr. kontakt kanal og bliver markeret med gråt når det er valgt og kan ikke vælges, hvis egenskaben bliver fjernet bliver det muligt at vælge den under egenskaber igen (se Figur 6). Pia tilføjer en helt ny kontakt kanal ved at trykke på dropdown listen under de nuværende kontaktkanaler, vælger den kontakt kanal type hun gerne vil have, hvorefter hun skriver selve kontakt informationen ind i feltet ved siden af og trykker på enter. Hvis Pia vil slette en kontakt kanal kan det gøres ved at holde musen over linjene ud for egenskaber så kontakt kanalen med egenskaber bliver markeret med rødt og klikker derefter. Pia vil gerne tilføje nogle personer til lokationen, dette forgår på samme måde som ved adresser, der kan både søges på navn, efternavn og cpr-nr (hvis rettighedere er til dette), her begynder søgningne allerede efter 3-tegn. herefter trykker Pia på ok og gemmer hendes ændringer Effekt Lokationen fremgår med det nye navn i lokationsoversigten. med evt. først valgt adresse skilt med en tanke streg (-). 3.1.9 Flyt personernes placering Motivation Alle medarbejdere i en afdeling har fået et nyt arbejdssted. Aktør Person administrator (Henrik) Beskrivelse Henrik fremsøger afdelingen hvor personers placering skal ændres. Under fanen engagementer klikker han markér alle og bladrer videre til næste side og vælger markér alle indtil alle er valgt. Herefter trykker han på flyt lokation, hvorefter en dialog åbner med lsiten over mulige lokation. I dialogen kan også vælges ingen, hvilket betyder at man kan fjerne en persons placering. Henrik vælger en ny lokation han fornyligt har oprettet og flytter alle medarbejderne. Effekt På ret engagement står personernes loaktion til at være den nye. se video Opret lokation og flyt placering 18

3.1.10 Afslut lokation Motivation En afdeling har ikke længere arbejdssted på adressen. Aktør Person administrator (Henrik) Beskrivelse Henrik fremsøger afdelingen med loaktionen der skal ændres. Under fanen lokationer står den med et lokationsnavn Rådhuset. Henrik vælger redigér enhed, some rer ikonet markeret med blyant ud for lokaitonen. En dialog viser lokaitonen med nuværende værdier, her ændrer han navnet til Rådhus og klikker ok. Effekt Lokationen fremgår med det nye navn i lokationsoversigten. se video Afslut lokation 3.1.11 Flyt engagementer til anden enhed Motivation En afdeling skal have flyttet medarbejdere til en anden afdeling i forbindelse med organisationsændringer. Aktør Person administrator (Henrik) Beskrivelse Henrik fremsøger afdeling hvor medarbejdere skal flyttes fra og trykker på fanen engagementer. Der er mange der skal flyttes, så han markerer flere engagementer med klik på checkbox på første side og bladrer videre til næste side markerer flere og så videre indtil han har markeret de 17 medarbejdere der flytter afdeling. På bjælken flyt engagementer står der 17. Han søger på afdelingen de skal flyttes til, som foldes ud og markeres i træet. Han trækker i bjælken flyt engagementer over på den markerede afdeling. Efter at have flyttet engagmenterne vælger Henrik at flytte personernes placering til en lokation på den nye enhed, hvor de er ansat. Effekt Engagementerne optræder nu under enheden de er flyttet til. se video Flyt Engagementer 3.1.12 Opret lederfunktion Motivation En afdeling skal have en ny leder der skal varetage det faglige arbejde. Aktør Person administrator (Henrik) Beskrivelse Henrik fremsøger enheden der skal have den nye lederfunktion. Under fanen lederfunktioner kan han vælge Opret lederfunktion. Dialogen Opret lederfunktion giver mulighed for at man kan give et specifikt navn på lederfunktionen, det behøver således ikke følge lederbetegnelsen som kan angives. I dette eksempel vælger Henrik at kalde funktionen Daglig leder og vælger betegnelsen souschef. Lederansvar angives ved 19

at sætte fokus i lederansvar feltet og ente søge eller klikke på valglisten. Her vælger Henrik faglig og klikker ok. Effekt Funktionen optræder nu under fanen Lederfunktioner som en tom lederfunktion, hvilket ebtyder at der kan tilknyttes personer. Derudover kan lederfunktionen nu vælges i ret engagement for de personer der har engagement til enheden. se video Opret Lederfunktion 3.1.13 Gør til leder Motivation En tom lederfunktion skal udfyldes af nuværende medarbejder. Aktør Person administrator (Henrik) Beskrivelse Henrik fremsøger personen der skal være leder. Under engagement fanen vælger han at rette det engagement som personen har til enheden han skal være leder for. På ret dialogen under felter Leder vælger han Faglig leder, som er lederfunktionen personen skal tilknyttes, og klikker ok. Effekt Under enhedens Lederfunktioner fane optræder personen nu som leder med en linie ud for funktionen Faglig leder. se video Gør til leder 3.1.14 Gør til leder for flere afdelinger Motivation En leder i én afdeling skal være souschef i en anden afdeling. Aktør Person administrator (Henrik) Beskrivelse Henrik fremsøger personen der skal være leder. Derefter fremsøger han enheden personen skal være leder for, så den åbnes i træet til venstre. Under personens detaljer er der en brik med titlen Leder, denne trækker Henrik over på enheden til venstre. Ved slip over enheden åbnes dialogen Tilknyt person som leder, her vælger han lederfunktionen på enheden og trykker ok. Personer kan også tilføjes / fjernes ved at fremsøge personer under Personer listen. Ved at klikke på en perosn fjernes de og ved at fremsøge og vælge tilføjes personen. Der søges i personer på tværs af organisationen. Effekt Under enhedens Lederfunktioner fane optræder personen nu som leder med en linie ud for funktionen Faglig leder. se video Gør til leder 20

3.1.15 Ret lederfunktion Motivation En leder skal ikke længere varetage personale ansvar. Aktør Person administrator (Henrik) Beskrivelse Henrik fremsøger personen som er leder. Under fanen engagementer klikker han på enheds navnet på det engagement som han er leder i kraft af. Derved markeres enheden til venstre og Henrik klikker på denne. Under fanen lederfunktioner trykker han ret lederfunktion og i dialogen fjerner han leder ansvaret personale ved at klikke på emnet. Effekt Lederfunktionen er nu uden personale ansvar. se video Gør til leder 3.1.16 Opret stedfortræder Motivation En leder skal have angivet en stedfortræder til at tage sig af personale ansvar. Aktør Person administrator (Henrik) Beskrivelse Henrik kender lederen ved navn og fremsøger denne via person søgning. Den valgte person har på fanen Leder funktioner angivet en leder funktion hun er tilknyttet. Henrik trykker på Stedfortræder fanen og klikker på plus knappen. Da vælger han betegnelsen Administrativ medarbejder, for at angive at det er en person der kan håndtere alt det administrative, men ikke lave endelig godkendelse. Under funktion type vælger han Leder funktion stedfortrædere. Det gør at han kun kan vælge de ansvar som personen har i kraft af tilknytning til lederfunktion. Under personer fremsøger han den person der skal være stedfortræder og trykker ok. Stedfortræderen står nu under fanen som en stedfortræder gruppe med én person, med betegnelsen Administrativ medarbejder. se video Stedfortrædere 3.2 Klassifikation administration 3.2.1 Opret klasse Motivation En ny stillingsbetegnelse skal oprettes 01-03-2013 på grund af en ny type stilling. Aktør Klassifikations administrator (Peter) Beskrivelse Peter indtaster datoen for oprettelse i virkningstid, herefter vælges klassifikationen stillingsbetegnelser. Ved at sætte tidspunktet på forhånd sikrer Peter at 21

han ser klassifikationen som den ser ud på tidspunktet for oprettelse. Til højre uinder fanen klasser trykker Peter på opret klasse, vist med plus ikon. Dialogen opret klasse dukker op, hvor ikraftrædelsesdatoen er forudfyldt med datoen 01-03-2013, da den var tastet ind i som virkningstid. Peter udfylder klassens nye titel og trykker ok. Umiddelbart vises klassen i oversigten, da virkningstid og ikraftrædelse er den samme dato. Effekt Klassen er nu en valg mulighed i Admin når der opereres med en virkningstid der ligger efter ændringen. se video Klassifikation 3.2.2 Afpublicér klasse Motivation En enhedstype er ikke længere relevant for organisaitonen da den ikke længere beskæftiger sig med den type. Aktør Klassifikations administrator (Peter) Beskrivelse Peter vælger enhedstyper og klikker på enhedstypen der skal afpubliceres i listen. Klassen vises i detaljeoversigten til højre. Peter sikrer at der ikke er nogen enheder der anvender klassen ved at åbne fanen anvendt af enheder. Listen viser (0). Sikker i sin sag om at klassen ikke anvendes trykker Peter på afpulicér og dialogen vises. Peter trykker umiddelbart på ok. Eftersom ikraftrædelse ikke er ændret opdateres listen umiddelbart og klassen vises ikke længere i listen. Effekt Denne klasse viser sig ikke længere som valgmulighed ved ret enhed og opret enhed i admin når der opereres med en virkningstid der ligger efter ændringen. se video Klassifikation 3.2.3 Ret klasse Motivation En stillingsbetegnelse skal have et nyt navn. F.eks. SOSU assistent ændres til Social- og sundheds assistent Aktør Klassifikations administrator (Peter) Beskrivelse Peter vælger stillingsbetegnelse og derefter klassen. På detaljer oversigten klikker han på ret klasse. I dialogen indtaster han det nye navn og trykker ok, da ændringen skal hvae virkning umiddelbart. I listen opdateres den viste titel. Effekt Denne ændring viser sig umiddelbart når man henter engagementer og alle andre steder hvor klassen refereres. I Admin vil den gamle title fremstå hvis man anvender en virkningstid der er ligger før ændringen. se video Klassifikation 22

4 Appendix 4.1 Appendix I - Eksekveringsplatform APOS 2 GUI kan eksekveres i IE7 + IE8 + IE9, samt Firefox 3+, Chrome og Safari. I IE7 og IE 8 vil designet være mere firkantet, fordi de browsere ikke understøtter rounded corners i CSS. Samtidigt kan der være små forskelle i afstande mellem elementer og størrelserne af dem pga. IE7 og IE8 tilrettelser, fordi de ikke fortolker HTML dokumentet på samme måde som de øvrige browsere. 23