2013 Brugermanual Jesper Holm 12-07-2013
INDHOLD Introduktion... 2 Systemkrav... 2 Installation... 2 Login... 3 Opsætning af printer... 4 Administration... 6 Forberedelse... 6 Struktur... 10 Programmer... 11 Events... 16 Daglig brug...20 Kundekartotek... 20 Salg... 21 Reservation... 24 Andre billetfunktioner... 28 Salgshistorik... 31 Rapporter... 33 Personlige indstillinger... 35 Øvrigt...39 BilletExpressen fjernsupport... 39 1
INTRODUKTION SYSTEMKRAV PC med minimum Windows XP som operativsystem Internetforbindelse på minimum 2 Mbit anbefales I firewallen skal følgende porte være åbnet: o 14052 til 195.225.156.56 (TCP) o 14102 til 195.225.156.56 (TCP) o 14352 til 195.225.156.56 (TCP) INSTALLATION Nyeste version af vores billetklient kan altid hentes på http://files.billetexpressen.dk/ Klik på Tickets klientprogram og overførslen starter. Højreklik på den hentede fil og vælg Udpak alle... Vælg en smart placering det kunne være på Skrivebordet: 2
Når filen er pakket ud, startes det ved at dobbeltklikke på Tickets.exe: LOGIN BilletExpressens billetprogram hedder Tickets 2010, og tilgåes via skrivebordet, ved at dobbeltklikke på ikonet: Herefter vises vinduet, hvor man indtaster sine login-oplysninger: 3
Login ved at klikke på Enter. Herefter vil hovedvinduet blive vist. I toppen af vinduet findes alle valgmulighederne i programmet, og de varierer alt efter hvilke funktioner man har brug for. De mest almindelige er: Katalog hurtigt overblik over forestillinger Billetter billetsalg, reservation, refunderinger, genudskrivning Historik søgning efter tidligere salg, refunderinger, udskrifter, solgte billetter på nettet o.s.v. Vedligeholdelse opsætning af stort set alt programmer, events, rabatter, gebyrer, billetdesign, samt kundekartotek Indstillinger personlige indstillinger, printervalg, sprog Login/off log ind og ud af programmet, afslut Rapporter statistikker over billetsalg, afregning o.m.a. Fakturaer udsted fakturaer med Tickets indbyggede faktureringssystem Afslut luk programmet OPSÆTNING AF PRINTER Alt efter billetsalgets størrelse og funktion, kan Tickets indstilles til at printe på en række forskellige måder. Mindre arrangører vil oftest sætte systemet op til at printe billetter, rapporter og kvitteringer på almindeligt A4-papir, hvor større arrangører måske vil bruge deciderede billetprintere. I Tickets kan der indstilles en separat printer for hver funktion. Vælg Indstillinger > Printer i programmet: 4
Herefter bliver du mødt med denne oversigt over printerfunktioner: Fremgangsmåden er således, at man vælger et printernavn i i listen i nederste halvdel af vinduet, hvorefter man tilknytter den en bestemt funktion, ved at klikke på det grønne flueben udfor funktionen, i øverste halvdel af vinduet. Hvis du skal bruge samme printer til det hele, kan du blot klikke på det grønne blueben ud for alle funktionerne. Printerfunktioner Billetprinter: Printer, der udskriver almindelige billetter A4/4 printer: Printer, der udskriver 4 billetter på et perforeret A4-ark. Sæsonkortprinter: Printer, der udskriver sæsonkort. A4/4 sæsonkortprinter: Printer der udskriver op til 4 sæsonkort på et enkelt stykke perforeret A4-ark. Rabatkortprinter single format: Printer, der udskriver rabatkort. A4/4 Rabatkortprinter: Printer der udskriver op til 4 rabatkort på et enkelt stykke perforeret A4-ark. Rapport printer: Printer der udskriver rapport, dvs. almindeligvis en almindelig A4-printer. Netværk voucher printer: Printer der udskriver billetter, der afhentes med voucher. Kvitteringsprinter: Printer, der udskriver kvitteringer i forbindelse med salg. Etiket printer: Printer der udskriver følgesedler. Fax: Hvis et printjob skal faxes. Kreditkortlæser: Bruges ikke. OPSÆTNING AF PDF PRINTER Det er muligt at printe direkte ned på harddisken i PDF-filer, i stedet for at printe til en printer. BilletExpressen anbefaler gratis-programmet PDF Creator. PDF Creator hentes her: http://sourceforge.net/projects/pdfcreater/ Programmet hentes ned og installeres som ethvert andet program. Herefter vil man have en ny printer i Windows, som hedder PDF Creator. 5
For at printe direkte ned på harddisken, skal programmet indstilles rigtigt. Åbn programmet og vælg: Printer > Options: Find menuen Auto-save og sæt følgende parametre: Use Auto-save: Ja Use this directory for auto-save: Vælg en mappe hvor filerne skal gemmes. ADMINISTRATION FORBEREDELSE BILLEDMATERIALE Når der skal lægges billeder ud på nettet, er det vigtigt, at de overholder nogle krav til størrelse og dimensioner, for at bevare websidens design, og for at den ikke bliver for tung at åbne. Billederne skal have et cirka-forhold på 14:9. Vi anbefaler, at billederne beskæres og dimensioneres til en størrelse på 280x190 pixels. 6
Det er anbefalelsesværdigt at foretage disse justeringer på computeren, inden billederne uploades. Der findes et godt værktøj, der hedder IrfanView, og som kan hentes gratis på nettet. Programmet hentes her: http://www.irfanview.com/ Installer det som ethvert andet program. DIMENSIONERING For at ændre størrelsen på et billede, der er for stort, åbn det da i IrfanView. Størrelsen i pixels vises i bunden af vinduet, her 524 x 295: Vælg i menuen: Image > Resize/Resample: Indtast værdien på én af siderne, således at kun den anden skal beskæres for at få en størrelse på 280x190 pixels. I dette tilfælde sættes højden (height) til 190 pixels, og programmet regner selv ud, at så bliver bredden (width) 337 pixels). Så bliver billedet altså 337x190 pixels, og vi skal kun beskære den ene side. BESKÆRING Efter ovenstående dimensionering af billedet, skal billedet beskæres. Åbn i IrfanView. Tryk Ctrl+A på tastaturet dette markerer hele billedet, hvilket vises med en hvid boks rundt omkring: 7
Træk i den hvide kasse med markøren. Det vises helt oppe i toppen af vinduet, hvilken størrelse billedet får. Træk i kassen indtil dimensionerne er på 280x190 pixels. Vælg i menuen: Edit > Crop selection 8
Gem billedet på harddisken, og det er parat til at blive uploadet. UPLOAD AF BILLEDER For at uploade dit billede til nettet, kan du bruge vores upload-værktøj, som findes på: Adresse: http://kundenavn.billetexpressen.dk/images/index.php Klik på Vælg fil, og herefter Upload image. Hvis du får en besked med grøn baggrund og kan se billedet, er det uploaded korrekt: Højreklik på linket og vælg Kopier linkadresse (varierer alt efter browser). Nu kan det sættes ind under program- eller event-vedligeholdelse. Sæt ind højreklik i program- eller eventvedligeholdelse: 9
OPRETTELSE AF BESKRIVELSER Det er muligt at oprette beskrivelser på BilletExpressens Info-sider, som vist nedenfor. P.t. bliver beskrivelser lagt op via et andet system, så send dem til support@billetexpressen.dk og vi klarer det. STRUKTUR For at oprette forestillinger, er det vigtigt at kende til den måde billetsystemet fundamentalt er bygget op på. Det kan illustreres på følgende måde: 10
Øverst i hierakiet er der spillested. Et eksempel på dette kunne være Det Kongelige Teater. Disse administreres af BilletExpressen. Næstøverste niveau er Sal. Et eksempel på dette kunne være Stærekassen. Sale skal oprettes omhyggeligt, og administreres af BilletExpressen. Første arrangørniveau er Program. Det indeholder stamdata omkring en forestilling. Et eksempel kunne være Vildanden af Henrik Ibsen. Programmet indeholder også prisstruktur, salsplan, valg af billetformat og onlinebillede. Nederste niveau hedder Event. Det indeholder specifikke detaljer som dato og tidspunkt, om det er til salg, tilgængelighed på netsalgsside o.a. Systemet er bygget op en en 1-til-mange relation. D.v.s. at et niveau i ovenstående figur kan have relation til mange i niveauet nedenunder, men altid kun 1 relation til niveauet ovenover. Illustreret her ved et omvendt træ : Administration af niveauerne Spillested og Sal administreres som sagt af BilletExpressen, men programmerne inkl. prisstrukturer oprettes som udgangspunkt af arrangørerne. PROGRAMMER 11
FORUDSÆTNINGER Spillested er oprettet. Sale er oprettede. Hvis disse to ting ikke er på plads, aftales dette først med BilletExpressen. OPRETTE PROGRAM Vælg i menuen Vedligeholdelse > Program. Vælg Ny. Sørg for at Unummererede pladser og Netværk billetprint begge er aktiverede Indtast navn på Programmet, f.eks. Vildanden af Henrik Ibsen. Vælg Programtype fra menuen, f.eks. Teater. Vælg mindst én undertype til den valgte kategori, f.eks. Skuespil. Vælg Sal fra menuen, f.eks. Stærekassen. Vælg pristabel og priser hvis de findes. Følg guiden nedenunder for at oprette nye. ANGIV PRISER I SALEN Opret Pristabel ved at trykke på Klik herefter på Ny. 12
Indtast navnet på pristabellen og tryk Gem. Klik på Prislister og herefter på Ny. Indtast navn på Prisliste, f.eks. Ens priser, eller 3 sektioner. Vælg prislistefarve på knappen med pæren. Afslut med Gem. OPRETTE EN PRIS I PRISER Klik Vælg og herefter Prisplan. Der vises nu et billede af en salsplan. Vælg Prislisten i menuen i øverste højre hjørne, f.eks. Ens priser fra før. Marker det område inden for den røde firkant, der skal have tilknytten denne prisplan. Hvis salen er med unummererede pladser, vises sektionerne blot som firkanter. 13
Tryk OK, og herefter Rediger. Marker boksen Tilgængelig og klik på Bekræft. Nu er prisstrukturen oprettet og gjort tilgængelig. Herefter skal den konkrete pris oprettes. Tryk på den røde pil ud for drop-down-menuen Priser: 14
Tryk Ny. Skriv navnet på din pris, f.eks 100 kr.hvis prisen altid er 100 kr., eller f.eks. Normalpris, hvis, hvis prislisten dækker over flere priser. Tryk Bekræft. Vælg navnet på din prisliste i menuen og Indtast prisen: Tryk Bekræft og tilføj eventuelt flere priser. Afslut med Vælg. Tryk Rediger. Marker tilgængelig og klik Bekræft. 15
Du kan nu se Normalpris i menuen. Prisen er nu indlæst og aktiveret. Næste gang du har brug for denne pris vælges den blot fra menuen. EVENTS FORUDSÆTNINGER Spillested er oprettet. Sale er oprettede. Program er oprettet. Hvis de to første ting ikke er på plads, aftales dette først med BilletExpressen. Programmer opretter man som arrangør selv se længere oppe i teksten. OPRETTELSE AF EVENT Rækkefølge for oprettelse af event Udfyld informationerne på forsiden (fanebladet stamdata) Sæt tidsperioden for scanning valgfrit (Fanen Adgang) Vælg Hvornår eventet skal være synligt / sættes til salg på nettet (fanebladet Netværk) Når alle påkrævede felter er oprettede trykkes Bekræft. 16
OPRETTE EVENT Vælg Vedligeholdelse > Event. Vælg Ny og herefter Program i menuen. o Informationerne om eventet kommer frem Vælg starttidspunkt for event. Hvis der skal ændres prisplan og priser, vælges dette i menuen. (Skal være indlæst i Program) Angivelse af scanningstidspunkt (valgfrit) Vælg fanen Adgang. Sæt starttidspunkt for scanning Vælg antal minutter der kan scannes i datointerval. Synligheds- og salgsperiode på Internettet Vælg om eventet skal være synligt / usynligt nu eller sæt en tidsperiode for hvornår eventet skal være synligt. Vælg om eventet skal være tilgængeligt (= sat til salg) / utilgængeligt nu eller sæt en tidsperiode for hvornår eventet skal være tilgængeligt. 17
Når du er helt færdig trykkes Bekræft. KOPIERE EVENT Marker eventet du vil kopiere og klik Kopier. Benyt samme fremgangsmåde som ved oprettelse, for valg af: o Tidspunkt o Adgang o Synlighed / tilgængelighed Når du er helt færdig klikkes Bekræft. 18
ÆNDRE EVENTETS KAPACITET Marker eventet hvor kapaciteten skal ændres og tryk Rediger. Vælg fanen Dynamiske sektioner. Marker den sektion du vil ændre og klik Rediger. Indtast ny kapacitet og klik OK. Når du er helt færdig trykkes Bekræft. 19
DAGLIG BRUG KUNDEKARTOTEK OPRETTELSE AF KUNDE UNDER SALG Det er i mange situationer nødvendigt at registrere navnet på en kunde under et salg eller en reservation, og det gøres alle steder på samme måde. Under salget eller reservationen, trykker man på knappen med den røde pil ved siden af kundelisten: I næste billede vælger man Ny for at oprette kunden: Indtast oplysninger omkring kunden. Man kan gemme kunden hvis bare man indtaster navnet, men oftest vil man gerne gemme adresseoplysninger, e-mail og telefonnummer. Tryk på Gem. Herefter vises den nyoprettede kunde i det foregående billede. 20
SALG NUMMEREREDE PLADSER Vælg Billetter > Salg i menuen: Dobbeltklik på arrangement: Vælg pladser, og herefter OK: Det valgte er nu lagt i indkøbskurven: For at ændre billettype til f.eks. børnebillet, og dermed tilknytte rabat, klik da på billetten, derefter Rediger, vælg billettypen, og til sidst Gem: 21
OBS! Hvis kunden skal registreres i forbindelse med salget, læs herom på side 21. Check at antallet af billetter er korrekt, og at prisen ser rigtig ud. Markér også her, hvis der skal udskrives kvittering og/eller følgeseddel i forbindelse med salget: Klik på godkend, og billetterne printes. UNUMMEREREDE PLADSER Vælg Billetter > Salg i menuen: 22
Markér arrangement: Klik på Auto salg: Indtast antal billetter. Under Sektion vælges eventuel placering (bruges i nogle tilfælde som billettype, hvis der er begrænsning på typerne, f.eks. 100 voksenbilletter og 50 børnebilletter): Klik på Kurv (Enter). Det valgte er nu lagt i indkøbskurven: For at ændre billettype til f.eks. børnebillet, klik da på billetten, så Rediger, vælg Børnebillet, og til sidst Gem: Hvis kunden skal registreres i forbindelse med salget, læs herom på side 21. Check at antallet af billetter er korrekt, og at prisen ser rigtig ud. 23
Markér også her, hvis der skal udskrives kvittering og/eller følgeseddel i forbindelse med salget: Klik på godkend, og billetterne printes. RESERVATION RESERVATION AF PLADSER Vælg Billetter > Reservation i menuen: Vælg billetter på samme måde som under Salg se side 21 for nummererede pladser, eller side 22 for unummererede pladser) Billetterne vises i listen med blå baggrund: For at ændre billettype til f.eks. børnebillet, klik da på billetten, så Rediger, vælg Børnebillet, og til sidst Gem: 24
Vælg kunde. (Hvis kunden ikke er registreret, så gør som beskrevet under Oprettelse af kunde under salg på side 21). Vælg Godkend: OBS! De reserverede billetter frigives automatisk til salg til andre kunder typisk 14 dage før arrangementsstart, hvis de ikke købes eller forlænges inden. Hvis denne frist skal ændres, så så kontakt venligst BilletExpressen. SALG/FRIGIVELSE AF BILLETTER Vælg Sælg / frigiv reserveret billet: Vælg kunde: 25
Tryk Vælg alle: Tryk Frigiv eller Sælg, alt efter om billetterne skal sælges, eller frigives til anden side. Nummererede pladser kan frigives enkeltvis ved at klikke Frigiv billetter, hvis der er enkelte pladser kunden alligevel ikke skal have. Billetterne listes. Baggrund er rød hvis de skal sælges, og grøn hvis de skal frigives. Ved Delvis salg, altså hvor du skal sælge nogle af billetterne, kan du starte med at klikke Vælg alle og Sælg. Herefter kan man klikke på billetterne med rød baggrund enkeltvis og trykke Annuller. Således bliver billetten lagt tilbage på reservationen, og kun det i indkøbskurven bliver der gjort noget ved. Samtidig kan man frigive billeter fra reservationen, således at man behandler alle billetterne på samme tid: Annuler alle for at fjerne alle billetterne fralisten. 26
FORLÆNGELSE AF RESERVATION Vælg Forlæng reservation fra menuen: Find arrangement ved at vælge Katalog: Dobbeltklik på det ønskede arrangement. Blå baggrund i kolonnen Reserveret indikerer én eller flere reservationer: Vælg kunden i listen, som ønsker at forlænge sin reservation: De reserverede billetter listes. Tryk Vælg Alle og herefter Forlæng: Billetterne listes øverst i vinduet: 27
Ved delvis forlængelse, kan du markere en billet og trykke Annuler. Således bliver de annullerede billetter ikke forlængede. Tryk Annuler alle for at fjerne alle billetterne fralisten. Tryk på Godkend: ANDRE BILLETFUNKTIONER GENUDSKRIV BILLETTER Vælg Billetter > Genudskriv billetter: Du kan indskrænke søgningen (klik Opdater (F5) ved hver ændring): Vælg kunde i listen. Billetter vises i bunden af vinduet: 28
Markér flere billetter ved at holde Ctrl-tasten på tastaturet nede, eller højreklik med musen og tryk Vælg alle billetter. Vælg en årsag til genudskrivningen, eller opret en ny ved at klikke på knappen med den røde pil (årsag bruges mest ved store arrangementer med mange salgssteder, hvor man vil vide hvorfor billetter genudskrives). Klik på Udskriv: Svar ja til følgende spørgsmål, og udskrivningen starter. REFUNDERING Vigtigt! Hvis du som arrangør refunderer en billet, der er købt på Internettet, går det galt med regnskabet. Det gør det fordi billetter figurer som solgte når vi trækker rapporten over internetsalg, men står som kontant refundering når man trækker en kasserapport. Du kan som arrangører heller ikke refundere betalingen til kreditkortet. I disse situationer er det derfor vigtigt, at du kontakter BilletExpressen. 29
Vælg Billetter > Refunder fra menuen: Indtast/scan stregkode og tryk Enter: Billetterne vises i listen: Tryk Bekræft: OBS! Tip! Du kan finde billetternes stregkoder via historikvinduet. 30
SALGSHISTORIK Der kan være mange praktiske årsager til at se, hvilke transaktioner der er gennemført i et tidsrum. En transaktion er når en billet skifter tilstand i systemet, f.eks. går fra ledig til reserveret, eller fra reserveret til solgt. Disse transaktioner kan vi altså finde tilbage til ved at søge. Vælg Menuen Historik: I vinduet der vises, kan man indkredse søgningen efter transaktioner, ud fra en række kriterier, som vist nedenunder. Hvis der ikke er valgt noget i et felt, f.eks. brugere, vises transaktioner fra alle brugere. Bruger: Brugeren, der har solgt billetterne. (bemærk at NETWORK SALES dækker over internetsalg) Transaktion: Transaktionens type, f.eks. om man leder efter et Billetsalg eller en Billetrefundering. (bemærk at transaktioner, der er foregået på Internettet f.eks. hedder Netværksreserveret salg) Efternavn/fornavn: Kundens navn. Bemærk at søgealgoritmen er meget striks, så det kan være en fordel at finde kunden i kundekartoteket ved at trykke på den røde pil ) Periode: Tidspunktet hvor transaktionen er foregået. Som standard vises alle transaktioner bagud i tid, men ved at sætte flueben i dato nummer to, kan man indkredse søgningen. Betalingsform: Om der er betalt kontakt, med kort, faktura o.s.v. Event: Hvilket event, transaktionen tilhører. Bemærk! Det er kun salgstransaktioner der er tilknyttet kundeinformationer. Du kan derfor ikke søge på en kunde + refundering, da det vil resultere i et tomt søgeresultat. Når du er færdig med at udfylde søgekriterierne, skal du klikke på brilleknappen for at søge: 31
Information om den enkelte billet Man kan desuden klikke på en enkelt billet på den nederste liste, og klikke på knappen Billettransaktioner for at se hele billettens historik: Man kan f.eks. se hvis den pågældende billet har været reserveret og frigivet igen: 32
RAPPORTER KUNDEKØB EFTER SEKTION Denne rapport giver en oversigt over det samlede salg for et givent arrangement, opdelt pr. sektion, som f.eks. entrebilletter og børnebilletter. Vælg Rapporter > Statistik / regnskab > Kundekøb efter sektion: Vælg oplysninger om arrangement, sted og dato: Vælg Til skærm eller Til printer, alt efter om rapporten skal printes eller vises. Rapporten udarbejdes. 33
KASSERAPPORT Denne rapport giver en oversigt over salg for en given periode, delt op i betalingsmiddel, d.v.s. balancen på indtægter og udgifter, delt op i kontantsalg og kreditkort. Vælg Rapporter > Afregning > Bruger afregningsrapport: Vælg oplysninger om bruger, periode, betalingsform og produkt. Du kan også sætte kryds i fluebenene for at medtage f.eks. alle brugere: Vælg Til skærm eller Til printer, alt efter om rapporten skal printes eller vises. 34
Rapporten udarbejdes. PERSONLIGE INDSTILLINGER VISNING AF SAL Sådan sikrer du, at alle informationer, såsom rækkenumre, sædenumre og sektionsnavne vises: Vælg Indstillinger> Personlige indstillinger i menuen: Vælg Sal Tjek at de markerede felter er udfyldte 35
OBS! Personlige indstillinger for en funktionalitet kan først redigeres efter brugeren har brugt den pågældende funktionalitet. VISNING AF KATALOG Sådan sætter du kataloget op til at vise alle de relevante informationer på dit brugernavn: Vælg Indstillinger > Personlige indstillinger i menuen: Væg Katalog. Tjek at de markerede felter er udfyldt som vist: 36
VISNING AF KATALOG PÅ SMÅ SKÆRME Det kan være en fordel at barbere niveauet af informationer ned i kataloget, når der bruges en lille skærm. Det er med til at skabe et bedre overblik. Det kan f.eks. se sådan ud: For at sætte dette op, skal man ændre sine personlige indstillinger. Dette gøres i menuen Indstillinger > Personlige indstillinger > Katalog. 37
Sørg for at følgende værdier er sat korrekt: ÆNDRE STANDARD BETALINGSMETODE I nogle tilfælde er det smart at ændre den forvalgte betalingsmetode i systemet til at registrere noget andet end kontantsalg, f.eks. fakturering. Dette gøres under menuen Indstillinger > Personlige Indstillinger -> Transaktioner: Her ændres værdien i standard betalingsform alt efter det ønskede, til: 0 = Kontant 1 = Overførsel (faktura) 38
ØVRIGT BILLETEXPRESSEN FJERNSUPPORT Skulle du komme i en situation, hvor du sidder ved computeren og har brug for hjælp, så fortvivl ej. Vi har mulighed for at koble op til din computer og styre din skærm hvis du giver os lov. Gå ind på internetadressen: http://files.billetexpressen.dk Klik på Supportapplikation: Vælg at køre programmet: Når følgende program vises på skærmen, skal du oplyse de to numre Dit ID og Adgangskode til os: Herefter kan vi hjælpe dig på din computer, styre musen o.s.v. 39