Hvidovre, den 5. april 2013 Referat Den 2. april 2013 HVIDOVREBO Mødeart: Organisationsbestyrelsesmøde (OB) nr. 19 Mødested: Afdeling: 4 Mødetid kl. 15.00 Hvidovrevej 327, kælderen Deltagere: Georg Jensen Anni Nielsen Christel Halberg Kurt Petersen Jan Bo Rasmussen Kjeld Nielsen Lone Lund-Rasmussen Teit Svanholm formand næstformand bestyrelsesmedlem bestyrelsesmedlem bestyrelsesmedlem suppleant FA09 FA09 Dagsorden: 1. Valg af dirigent 2. Godkendelse af referat 3. Godkendelse af regnskaber 2012 4. Meddelelser fra formanden (bilag 1) 5. Meddelelse fra direktøren Afdelingerne Udlejning (bilag 2) Statistik Økonomi 6. Orientering fra udvalgsposter 7. Lukket punkt 8. FA09 9. Status for lokalaftale 10. To do liste 11. Eventuelt 1. Valg af dirigent Georg Jensen blev valgt som dirigent og Lone Lund-Rasmussen som referent. 2. Godkendelse af sidste referat Referatet fra den 5. februar 2013 blev godkendt og underskrevet. 1
3. Godkendelse af regnskaber 2012 Teit Svanholm gennemgik udkast til afdelingsregnskaber. Regnskaberne for afdeling 2, 3 og 8 er ikke færdigreviderede, men forventes udsendt til afdelingsbestyrelserne sidst i denne uge. Regnskaberne for afdelingerne 1, 4, 5, 6, 7 og 9 er færdigreviderede og har været udsendt til afdelingsbestyrelserne. Regnskaberne er kommet retur med underskrift. Der er overskud i alle afdelinger, med undtagelse af afdeling 1og afdeling 8, som er tæt på balance. Alle afdelinger har besparelser på vandafgift og overskridelser på renovation. Den nedsatte vandafgift og stigningen på renovation, er indarbejdet i budgettet for 2013. Der er pæne besparelse på renholdelse, hvilket bl.a. skyldes at driftschefens løn fra 1/10 2012 dækkes af FA09. Afdeling 9 har dog en merudgift, hvilket skyldes at afdelingen har ansat yderligere en ejendomsfunktionær. Overskridelserne på almindelig vedligeholdelse skyldes primært, i lighed med sidste år, at der er mange udgifter til istandsættelse ved fraflytninger. Fra 2013 konteres disse udgifter på konto 117. Afvigelse i forhold til budget, hele tusinder 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Vand 21 99 38 148 35 464 147 133 25 Renovation -14-17 -1-10 -8-44 -19-50 -2 Renholdelse 29-4 41 76 73 440 58 108-79 Alm.vedligehold. -98-123 -43-255 -85 78-43 -55 1-62 -45 35-41 15 938 143 136-55 Årets overskud 1 82 127 25 65 1.297 285-4 314 2
Derudover kan yderligere tilføjes: Afdeling 1 s regnskab udviser et overskud på kr. 962, svarende til 0,1 % af de samlede lejeindtægter. Ekstraordinær udgift på kr. 17.500, skyldes oprensning af kloak i 2011, som var bogført som et aktiv. Afdeling 2 s regnskab udviser et overskud på kr. 81.575, svarende til 1,4 % af de samlede lejeindtægter. Der er afholdt færre udgifter til vaskeri end budgetteret. Afdeling 3 s regnskab udviser et overskud på kr. 127.216, svarende til 4,6 % af de samlede lejeindtægter. Der er henlagt yderligere kr. 27.000 til tab ved fraflytninger. Der er indgået kr. 44.872 som ekstraordinær indtægt som følge af korrektion for vandafregning 2011. Afdeling 4 s regnskab udviser et overskud på kr. 24.545, svarende til 0,4 % af de samlede lejeindtægter. Der er henlagt yderligere kr. 30.000 til tab ved fraflytninger. Afdeling 5 s regnskab udviser et overskud på kr. 65.467, svarende til 3,6 % af de samlede lejeindtægter. Afdeling 6 s regnskab udviser et overskud på kr. 1.297.353, svarende til 7,3 % af de samlede lejeindtægter. Renteindtægterne er kr. 120.000 større end budgetteret. Afdeling 7 s regnskab udviser et overskud på kr. 285.241, svarende til 3,1 % af de samlede lejeindtægter. Afdeling 8 s regnskab udviser et underskud på kr. 3.860, svarende til 0,1 % af de samlede lejeindtægter. Der er henlagt yderligere kr.186.000 til tab ved fraflytninger. 3
Afdeling 9 s regnskab udviser et overskud på kr. 314.397, svarende til 12,7 % af de samlede lejeindtægter. Hovedårsagen til overskuddet er tilbagebetaling af ejendomsskatter på kr. 245.000. 4. Meddelelser fra formanden 4.1. Generalforsamling er blevet rykket til den 14. maj 2013. Lille Friheden er bestilt og administrationen sørger for, at der annonceres i Hvidovre Avis. Ifølge godkendelse fra Hvidovre Avis kommer annoncen i avisen i uge 15. 4.2 Forberedelse af generalforsamling. Indkaldelse vedlægges som (bilag 1). Dagsorden blev godkendt. Det blev aftalt, at beretningen ikke udsendes før mødet. 4.3 YouSee - programforsyning Der blev afholdt ekstraordinært beboermøde for alle afdelinger den 4. marts 2013. Antenneudvalget har gjort et godt arbejde. Georg Jensen vil sørge for en erkendtlighed. Referat er lagt på hjemmesiden. Der er kommet en bemærkning til referatet gående på, at der ikke var afstemning om urafstemning, men at der blev afholdt vejledende afstemning om urafstemning. 4.4 Temadag om A- og B-ordning Der afholdes temadag lørdag den 4. maj 2013 på Danhostel Ishøj Strand. Invitation er sendt til organisationsbestyrelse, afdelingsbestyrelser og suppleanter, ejendomsmestre og -funktionærer samt repræsentanter fra administrationen. Der udsendes "reminder" i uge 15. Udgifterne vil blive betalt med 1/10 til hver afdeling og organisationsbestyrelsen. 4
4.5 Kollektiv råderet Alle afdelingsbestyrelser bør stille forslag om kollektiv råderet for køkkener og bad. Dette skal med som et emne på temadagen. 4.6 EBO Consult i afdeling 6 ønsker et udvidet areal. Sagen vurderes af en advokat. Det lykkedes ikke at få solcentret til at flytte. EBO Consult har derfor opsagt deres lejemål. 4.7 Skattesagen vedrørende ejendomsværdien i afdeling 8 kører fortsat. Vi skal kun betale Rafn og Søn såfremt vi får medhold i sagen. 4.8 Afdeling 6 - Indstilling om garanti fra dispositionsfonden til helhedsplanansøgning Afdeling 6 har fået udarbejdet et kort notat fra rådgiverne om hvorvidt, der var mulighed for at tagsagen kunne afstedkomme støttemidler fra Landsbyggefonden. Konklusionen i det første notat (betalt over tagsagen) er, at der er en rimelig sandsynlighed for, at tagsagen, når den sammenkobles med skimmelsanering og kuldebrosproblematik, kan danne grundlag for en helhedsplansag med mulighed for støttelån. Det kræver dog lidt mere teknisk baggrundsmateriale mv. at opstarte en sag under Landsbyggefonden, før vi kan få deres tilbagemelding på, om de vil gå ind i sagen. Det indstilles derfor, at Organisationsbestyrelsen garanterer for udgiften til rådgivernes arbejde max. 150.000 kr. fra dispositionsfonden, såfremt sagen afvises af Landsbyggefonden. Accepteres sagen, afholdes udgiften som en del af den samlede helhedsplan. Organisationsbestyrelsen godkendte oplægget. 5
5. Meddelelse fra direktøren Afdelingerne 1, Svendebjergvej Kloakarbejdet i forbindelse med skybrudssikringen er udført. EBO har henvendt sig med såvel tilbud om fjernvarmetilslutning som med ønske om at føre fjernvarmeledning over afdelingens areal. Bestyrelsen har sagt ja til ledningsføringen, men ønsker p.t. ikke fjernvarmetilslutning, da gaskedlerne kun er 3-4 år gamle. 2, Gl. Køge Landevej 392-408 Skimmelsag som følge af en kombination af stærk vinterkulde, delvist tilstoppede aftrækskanaler og langtids-udluftning er afhjulpet. Tilfælde af brand på altan på grund af stearinlys blev heldigvis opdaget meget hurtigt (af forbipasserende, som fik adviseret ejendomsmesteren, der netop var færdig med snerydning), så alvorlig tagbrand blev afværget. Gentagne tilfælde af hærværk som følge af husspektakler er meldt til politiet. Ejendomsmesterens aftenåbningstid er afskaffet. 3, Hvidovregade Der er afdelingsmøde mandag den 23. september 2013. 4, Hvidovrevej Varmevekslere er nu udskiftet. Ejendomsmesterens aftenåbningstid er afskaffet. 5, Gl. Køge Landevej 274 A-D Mangelafhjælpning vedrørende trækgener pågår. Der arbejdes stadig på at finde en løsning på de massive trækgener, som specielt tagetagens beboere oplever. Problemerne her er sandsynligvis en kombination af utætheder fra den nye karnap og manglende isolering af gamle skunke - et isoleringsarbejde, man havde valgt skulle udføres efter afslutning af byggesagen. 6
En beboer har henvendt sig til Hvidovre Kommune med en klage over trækgenerne. EBO har henvendt sig med tilbud om fjernvarmetilslutning, når ledning skal trækkes i Gl. Køgelandevej - siger man ja nu, vil stikledningen blive udført uden beregning, men gaskedlerne er kun 3-4 år gamle, hvorfor det næppe kan svare sig. EBO har tilbudt at regne på prisen. 6, Strandhavevej/Strandmarksvej Der er afdelingsmøde onsdag den 25. september 2013. Rotteproblemer ved 6 og 12 er afhjulpet, men rotter er igen konstateret andre steder. Arbejdet med ny afhjælpning pågår. 7, Kærstykkevej/Tavlekærsvej Der er afdelingsmøde onsdag den 4. september 2013. 8, Vojensvej 8-18 Ventilationsanlæg er ved at blive undersøgt på grund af støj enkelte steder. 9, Tavlekærsvej 98 A-E Der er afdelingsmøde onsdag den 4. september 2013. Udlejning Den samlede udlejningsstatistik for 2012 blev gennemgået. Statistik Økonomi 6. Orientering fra udvalgsposter 7
7. Lukket punkt Vedlægges. 8. FA09 Der kommer nye lovgivningsregler, hvorefter dispositionsfonden skal dække en del af udgifterne til tab ved fraflytning og lejetabet ved erhvervslejere. 9. Status for lokalaftale 10. To do liste Skimmelskema er udarbejdet. Vagtordningsskema (administrationen) 11. Eventuelt Næste møde afholdes tirsdag den 14. maj 2013 kl. 17.00 inden generalforsamlingen. Afdelingerne bør overveje om aften åbningstiden bør afskaffes. Det er gennemført i afdeling 2 og 4 uden problemer. Kurt Petersen har været til møde i Trivselsklubben. Der er problemer med billardklubben. Næste ordinære møde er den 11. juni 2013 kl. 17.00. Der bestilles bord til kl. 18.30. Georg Jensen Anni Nielsen Christel Halberg Formand Næstformand Kurt Petersen Jan Bo Rasmussen 8