Organisering af e- læring på SDU Dette dokument beskriver, hvordan arbejdet med e- læring er organiseret på SDU. E-læringsenheden Niels Bohrs Allé 1 5230 Odense M August 2009 1
Indhold Indhold Formål... 3 Målsætninger... 3 Organisering af arbejdet med e-læring på SDU... 3 E-læringsstrategiudvalget... 5 SDUs e-læringskoordinatorer... 6 Fællesområdet... 7 E-læringsenheden... 7 IT-service... 8 E- læringskoordineringsudvalget... 9 Enheder med tilknytning til arbejdet med e-læring på SDU... 10 Finansiering... 11 2
Formål Det overordnede formål med organiseringen af arbejdet med e-læring på SDU er: At styrke udnyttelsen af potentialerne i e-læring for at understøtte Universitetets kerneaktiviteter undervisning, formidling og forskning. Målsætninger Den væsentligste målsætning er at leve op til visionen for e-læring på SDU. Visionen indeholder 4 fokusområder: SDU er det førende danske universitet, når det gælder identifikation og udnyttelse af de potentialer, som e-læring giver. På SDU understøtter e-læring den enkelte studerendes mulighed for at gennemføre og få det bedste udbytte af sin uddannelse. På SDU er der optimale betingelser for den enkelte undervisers kvalificerede anvendelse af e- læring. På SDU er e-læring en væsentlig og integreret del af det universitetspædagogiske udviklingsog kvalitetssikringsarbejde. Organisering af arbejdet med e-læring på SDU På det centrale plan findes E-læringsstrategiudvalget, hvis opgave er at udforme SDUs overordnede e-læringsstrategi og udstikke de overordnede rammer for arbejdet med e-læring på SDU. På hvert af de fem fakulteter er der ansat en e-læringskoordinator, der varetager support af undervisere/studerende samt administration af fakultetets kurser i e-læringsregi. På Syddansk Universitetsbibliotek er der ansat en e-læringskoordinator, der varetager ophavsretlige spørgsmål i tilknytning til e-læring og hjælper undervisere med etablering af digitale kompendier, clearing af ophavsret og offentliggørelse via e-læringsplatformen. E-læringskoordinatoren på biblioteket er endvidere involveret i brugerundervisning om informationssøgning. I Fællesområdet, der består af administrative og servicerende enheder, der understøtter de faglige miljøer, findes E-læringsenheden (4 e-læringskoordinatorer) og IT-Service (1 systemadministrator). E-læringsenheden er placeret i Kompetenceområdet og fungerer som sekretariat for organisationens øverste myndighed, E-læringsstrategiudvalget. E-læringsenheden medvirker til at igangsætte udviklingsprojekter og tilbyder kompetenceudvikling til SDUs ansatte indenfor både tekniske og pædagogiske aspekter af e-læring. IT-Service er tilknyttet e-læringsorganisationen på det centrale plan via IT-chefen, der sidder i E- læringsstrategiudvalget. IT-Service understøtter desuden den daglige drift af e-læringsplatformen via en fuldtids systemadministrator. For at sikre koordinering af daglige e-læringsopgaver samt udviklingsprojekter og for at skabe et forum for erfaringsudveskling, er der etableret et E-læringskoordineringsudvalg, der består af alle e-læringskoordinatorer samt systemadministratoren. Udvalget mødes hver måned og medlemmerne har desuden hyppig kontakt, hvor man trækker på hinandens ressourcer og kompetencer i det daglige arbejde. 3
Organiseringen af arbejdet med e-læring på SDU kan illustreres på følgende måde: Direktionen Humaniora Fællesområdet Kompetenceområdet Kompetencechef E-læringsenheden for e-læring IT-Service IT-chef Systemadministrator E-læringsstrategiudvalget Teknik Sundhedsvidenskab Naturvidenskab E-læringskoordineringsudvalget Samfundsvidenskab Biblioteket SDUB Fakulteter/Enheder E-læringskoordineringsudvalget E-læringsstrategiudvalget E-læringskoordinator ansat af fakultetet/enheden Repræsentant til E-læringsstrategiudvalget udpeget af fakultetet/enheden Formand for E-læringsstrategiudvalget, Uddannelsesdirektør Henning Andersen 4
SDUs direktion er sammensat af rektor, prorektor, universitetsdirektør, dekaner, uddannelsesdirektøren for det tekniske fakultet og bibliotekschefen. E-læringsstrategiudvalget Repræsentation E-læringsstrategiudvalget består af en repræsentant fra hvert af SDUs fakulteter, biblioteket, IT- Service, Kompetencechefen, en repræsentant fra E-læringsenheden, samt Uddannelsesdirektøren som repræsentant for direktionen. Uddannelsesdirektøren er formand for E-læringsstrategiudvalget. Ansvar og hverv E-læringsstrategiudvalget er øverste myndighed på e-læringsområdet og refererer til direktionen. Udvalgets væsentligste opgave består i at udforme og vedtage strategier og visioner. E- læringsstrategiudvalget udstikker desuden fælles rammer og retningslinjer, der berører det praktiske arbejde med e-læring i organisationen. E-læringsstrategiudvalget udgør samtidig et forum for diskussion af de forskellige fakulteters og enheders samt direktionens interesser vedr. e-læring. E-læringsstrategiudvalgets opgave er i den henseende at sikre konsensus omkring disse forskellige interesser. Konkrete opgaver E-læringsstrategiudvalget har bl.a. konkret til opgave at: udforme overordnede strategier og visioner for e-læring initiere handlingsplaner og iværksætte aktiviteter danne fælles retningslinjer og direktiver for arbejde med e-læring informere eget respektive bagland om E-læringsstrategiudvalgets arbejde og beslutninger bringe relevante vedtagelser og direktiver for ledelsens opmærksomhed Kompetencer E-læringsstrategiudvalget bør i sin helhed have indsigt i: e-læring og informations- og kommunikationsteknologi pædagogik, læring og undervisning i universitær regi rammer og vilkår for forskning strategi- og visionsudvikling organisations- og handlingsplanlægning markedsføring Mødeaktivitet E-læringsstrategiudvalget mødes minimum 2 gange pr. semester. E-læringsenheden indkalder til E- læringsstrategiudvalgsmøderne, udsender dagsorden, referater og bilag forud for møderne, og virker som referent på møderne. Referater offentliggøres på E-lærings hjemmeside. 5
SDUs e-læringskoordinatorer Bemanding Hvert af SDUs fakulteter, samt biblioteket er bemandet med minimum én halvtidsansat e- læringskoordinator (18½ time ugentligt) med faglig og praktisk indsigt i e-læring. E- læringskoordinatorerne placeres organisatorisk på de enkelte fakulteters sekretariat, eller i relevante pædagogiske enheder, med reference til dekan eller sekretariatschef. I E-læringsenheden, der er placeret i Fællesområdet som en del af Kompetenceområdet, er der ansat 4 fuldtids e- læringskoordinatorer. Fællesområdet består af alle de administrative og servicerende enheder, der understøtter de faglige miljøer. Ansvar og hverv E-læringskoordinatorernes væsentligste opgave er at omsætte E-læringsstrategiudvalgets visioner, strategier og handlingsplaner til konkrete aktiviteter på de enkelte fakulteter og bibliotek, samt at varetage fakultetets/bibliotekets interesser i forhold til udviklingen af e-læring på SDU. E- læringskoordinatorerne er desuden samlingspunkt for initiativer vedr. e-læring igangsat på foranledning af det enkelte fakultet eller bibliotek, og udvikler, ajourfører og støtter fakultetets administrative procedurer i forbindelse med afvikling af studieaktiviteterne i E-læringssystemet. E-læringskoordinatorerne koordinerer og samarbejder tæt med deres respektive fakultet eller biblioteks ansatte eller studerende om aktiviteter, opgaver og initiativer vedr. e-læring. De enkelte e- læringskoordinatorer forestår pædagogisk og teknisk support for fakultetets/enhedens ansatte, og bidrager i nødvendigt omfang til studiestartsintroduktioner af fakulteternes studerende mht. e- læring. E-læringskoordinatorerne deltager og udvikler i samarbejde med E-læringsenheden efteruddannelsestilbud vedr. e-læring og forestår selv (evt. i samarbejde med andre) efteruddannelsestilbud for deres fakultets eller biblioteks ansatte, og yder tillige konsulentbistand og support til underviserne vedr. e-læringsspørgsmål. E-læringskoordinatorerne er formidler af initiativer og aktiviteter til det enkelte fakultet eller biblioteks ansatte og studerende og bidrager til den eksterne formidling. Endelig har e- læringskoordinatorerne til opgave at holde sig orienteret om udviklingen indenfor e-læring nationalt og internationalt, og deltager i nationale og internationale fora, konferencer og netværk med fokus på e-læring. E-læringskoordinatorerne repræsenterer endvidere e-læringsspørgsmål i relevante udvalg og fora på SDU, og bør i størst mulig omfang søge samarbejde og sparring med netværk og enheder med relevans for e-læring. Opgaver E-læringskoordinatorerne har bl.a. til opgave at: varetage fakultetets interesser i forhold til den konkrete udvikling af e-læring på SDU udvikle, ajourføre og støtte fakultetets administrative procedurer i forbindelse med afvikling af studieaktiviteterne i e-læringssystemet sikre oprettelse af manuelle brugere og kurser arbejde for udmøntning af centrale aktiviteter og direktiver i praksis udvælge og iværksætte decentrale udviklingsprojekter vedr. e-læring yde konsulentbistand og support ifm. vedtagne lokale udviklingsprojekter og -aktiviteter tilbyde support og sparring til fakultetets undervisere og administrative personale forestå decentrale kurser og efteruddannelsesudbud og deltage i centrale kursusudbud 6
udføre opsøgende arbejde og yde individuel konsulentbistand til lokale medarbejdere samarbejde med lokale enheder og beslutningstagere i relation til e-læring følge med i udviklingen af e-læring nationalt og internationalt formidle informationer, beslutninger og initiativer med relevans for decentralt ansatte og studerende bidrage om nødvendigt til studiestartsintroduktionerne vedr. e-læringssystemerne for de studerende Kompetencer E-læringskoordinatorerne bør have indsigt i: fakultetets/bibliotekets visioner, mål, strategier og politikker e-læring og informations- og kommunikationsteknologi pædagogik, læring og undervisning i universitær regi uddannelses- og universitetsforhold generelt rammer og vilkår for forskning samarbejde, sparring og vejledning konsulentarbejde og projektstyring formidling og support Fællesområdet E-læringsenheden Bemanding E-læringsenheden er bemandet med fire fuldtidsansatte medarbejdere med faglig indsigt i e-læring, heraf en medarbejder i en tidsbegrænset projektstilling. E-læringsenheden kan desuden rekvirere hjælp til særlige opgaver og kompetencer via midlertidige ansættelser af fx studentermedhjælpere. E-læringsenheden er organisatorisk placeret i SDUs Kompetenceområde med reference til Kompetencechefen. Ansvar og hverv E-læringsenheden er sekretariat for E-læringsstrategiudvalget og som ovenfor nævnt indgår medarbejderne i E-læringsenheden på lige fod med SDUs øvrige e-læringskoordinatorer i arbejdet med e- læring. E-læringsenheden råder desuden over ekstra pædagogiske og tekniske ressourcer og kompetencer og fungerer således som sparringspartner og konsulenter på e-læringsaktiviteter og - projekter. E-læringsenheden har også til opgave at igangsætte nye udviklingsprojekter indenfor e- læring, og holde sig ajour med udviklingen nationalt og internationalt. På linje med SDUs ledelsesfilosofi tager E-læringsenheden i sine konsulent- og kursusaktiviteter udgangspunkt i ønsker og behov hos medarbejderne, så disse i størst muligt omfang oplever en praksisnær kompetenceudvikling. E-læringsenheden udvikler og afholder kurser i planlægning og afvikling af e-læringsaktiviteter, der bliver udbudt til alle SDUs ansatte. E-læringsenheden driver desuden E-læringsværkstedet, hvor alle ansatte, der ønsker at arbejde med netbaseret læring, kommunikation og samarbejde kan få support og sparring. E-læringsenheden repræsenterer sammen med de øvrige e-læringskoordinatorer SDUs e- 7
læringsaktiviteter og ansigt udadtil i nationale og internationale netværk, fora, konferencer, forhandlinger mv. E-læringsenheden er endvidere formidler af initiativer og aktiviteter til SDUs studerende og ansatte og forestår ekstern formidling i form af artikler og generel nyhedsformidling. Opgaver E-læringsenheden har bl.a. konkret til opgave at: bistå E-læringsstrategiudvalget med strategisk og visionspræget arbejde formidle, koordinere og yde konsulentbistand ifm. e-læringaktiviteter og udviklingsprojekter identificere og initiere aktiviteter og tiltag indenfor nye udviklingsområder koordinere og idéudvikle nye e-læringsfunktioner i samarbejde med IT-Service sikre passende infrastrukturelle og arbejdsmæssige forhold for e-læring forhandle og samarbejde med Blackboard Inc. repræsentere SDU i relevante internationale og nationale fora, konferencer og netværk samarbejde med enheder og fakulteter i relation til e-læring aktivt følge med i og videreformidle udviklingen af e-læring nationalt og internationalt Kompetencer E-læringsenheden bør i sin helhed have indsigt i: SDUs visioner, mål, strategier og politikker vedr. uddannelse og kvalitetsudvikling e-læring og informations- og kommunikationsteknologi pædagogik, læring og undervisning i universitær regi rammer og vilkår for forskning uddannelses- og universitetsforhold generelt strategi- og visionsudvikling organisations- og handlingsplanlægning formidling og markedsføring arbejdet som igangsætter, formidler og konsulent projektstyring og -forhandling samarbejde, sparring og vejledning IT-service Bemanding IT-service er bemandet med minimum én fuldtidsansat systemansvarlig for e-læring med faglig og teknisk indsigt SDUs e-læringssystem. Ud over dette kan IT-service allokere medarbejdere til særlige opgaver og områder i tilknytning til driften af SDUs e-læringssystem. Den systemansvarlige for e-læring, samt Helpdesken er organisatorisk placeret i IT-service med reference til IT-chefen. Ansvar og hverv IT-service og den systemansvarlige for e-læring har primært ansvaret for at drive og vedligeholde SDUs e-læringssystem, samt sikre størst mulig stabilitet, brugervenlighed og funktionsdygtighed. Derudover har IT-service og den systemansvarlige til opgave at fusionere SDUs e-læringsplatform med øvrige relevante IT-systemer på SDU og integrere og udvikle nye systemmoduler og funktionaliteter til e-læringsplatformen. 8
IT-service og den systemansvarlige monitorerer endvidere netværks- og systemhændelser af relevans for SDUs e-læringssystem og sikrer hurtig udrykning og fejlretning ved system- og netværksnedbrud. Endvidere har IT-service og den systemansvarlige ansvaret for aktivt at sikre fremdriften og kvalitetsudviklingen af tekniske produkter og processer i e-læringsorganisationen, samt supportere e-læringskoordinatorerne, E-læringsenheden og øvrige supportenheder vedr. tekniske e- læringsspørgsmål. Endelig skal IT-service og den systemansvarlige indgå i nyttig dialog med udviklerne af SDUs e- læringssystem på teknisk niveau, samt holde sig orienteret om tekniske udviklingstendenser indenfor e-læring indenfor nationale og internationale fora, netværk og konferencer. Opgaver IT-Service og den systemansvarlige har bl.a. konkret til opgave at: drive, vedligeholde og sikre SDUs e-læringssystem integrere SDUs e-læringssystem med andre systemer indsamle viden om nye funktionelle tiltag og udviklingsmuligheder vedr. SDUs e- læringssystem monitorere og reagere på netværks- og systemproblemer i normal arbejdstid, samt på hverdage kl. 16-22 og i weekender kl. 8-16 indgå i dialog med udviklere af SDUs e-læringssystem deltage i relevante tekniske netværk, fora og konferencer i relation til SDUs e-læringssystem supportere e-læringskoordinatorerne, E-læringsenheden og andre supportenheder vedr. tekniske spørgsmål udvikle og initiere tekniske projekter vedr. brug og understøttelse af e-læringen på SDU Kompetencer IT-Service og den systemansvarlige bør i sin helhed have indsigt i: Vision, mål, strategi og handlingsplaner for IT-service SDUs e-læringssystem på teknisk niveau relevant programmering og databasestyring e-læring og informations- og kommunikationsteknologi uddannelses- og universitetsforhold generelt samarbejde, sparring og vejledning konsulentarbejde og projektstyring E- læringskoordineringsudvalget Repræsentation E-læringskoordineringsudvalget er sammensat af alle fakulteternes og bibliotekets e- læringskoordinatorer, systemadministratoren for SDUs e-læringssystem fra IT-service, samt fuldtidsansatte i E-læringsenheden. Ansvar og hverv E-læringskoordineringsudvalgets primære opgave er at koordinere aktiviteter, direktiver og initiativer vedr. e-læring på SDU. E-læringskoordineringsudvalget danner desuden ramme for videreformidlingen af beslutninger og diskussioner foretaget i E-læringsstrategiudvalget til de enkelte e- 9
læringskoordinatorer og systemadministrator. E-læringskoordineringsudvalgets opgave er i den henseende at sikre udveksling af erfaringer, kompetencer og god praksis på tværs af fakulteter og enheder. E-læringskoordineringsudvalget har desuden til opgave at organisere og igangsætte praktiske foranstaltninger vedr. e-læring, som sikrer en passende og tilpasset udnyttelse af e-læring blandt ansatte og studerende på SDU. E-læringskoordineringsudvalget kan indstille fælles aktiviteter, retningslinjer og direktiver vedr. e-læring til E-læringsstrategiudvalget, som berører praksis i organisationen. Opgaver E-læringskoordineringsudvalget har bl.a. til opgave at: koordinere centrale beslutninger vedr. e-læring formidle informationer og initiativer på tværs af fakultet, bibliotek, IT-service og Udviklingssekretariat. sikre udveksling af erfaringer, kompetencer og god praksis på tværs af fakulteter og enheder formidling af informationer og diskussioner fra E-læringsstrategiudvalget udvikling og udpegning af praktiske forbedringer og foranstaltninger vedr. e-læring koordinere kursusaktiviteter og efteruddannelsestilbud vedr. e-læring Kompetencer E-læringskoordineringsudvalget bør i sin helhed have indsigt i: SDUs visioner, mål, strategier og politikker vedr. uddannelse og kvalitetsudvikling e-læring og informations- og kommunikationsteknologi pædagogik, læring og undervisning i universitær regi uddannelses- og universitetsforhold generelt rammer og vilkår for forskning samarbejde, sparring og vejledning konsulentarbejde og projektstyring Mødeaktivitet E-læringskoordineringsudvalget mødes minimum fire gange pr. semester. Mødeleder og referentopgaven går på skift mellem de forskellige e-læringskoordinatorer. Enheder med tilknytning til arbejdet med e-læring på SDU En række enheder har på forskellig vis tilknytning til arbejdet med e-læring, hovedsageligt i forbindelse med service og support. E-læringsenheden forestår, at der mindst én gang i semesteret etableres møde med repræsentanter fra Studenterservice og de øvrige enheder med tilknytning til e- læringsorganisationen. Studenterservice Studiekontoret varetager via Studenterservice den primære tekniske support af SDUs studerende i relation til SDUs e-læringssystem. Øvrige enheder: Helpdesk (IT-Service) SFEO 10
Sundhedsvidenskabs IT-funktion Bibliotekets IT-funktion Naturvidenskabs IT-funktion Tekniks IT-funktion Finansiering Organiseringen af arbejdet med e-læring på SDU er finansieret på følgende måde: Fællesområdet finansierer udvikling og drift af E-læringsenheden, E-læringsstrategiudvalget og E- læringskoordineringsudvalget. Fællesområdet bidrager derudover med særlige projektmidler til udvikling af e-læringsprojekter på SDU, herunder årlig fælles projektpulje til medfinansierede e- læringsprojekter med særligt fokus. Fællesområdet finansierer endvidere via IT-Service den systemansvarlige og evt. medhjælpere, samt de driftmæssige udgifter forbundet med deres arbejde, herunder eventuelle projektmidler til særlige udviklingsprojekter. Fællesområdet finansierer desuden licenser, hardware mm. ifm. SDUS e-læringsplatform. Fakulteter og bibliotek finansierer deres egne respektive e-læringskoordinatorer og evt. medhjælpere, samt de driftmæssige udgifter forbundet med deres arbejde, herunder eventuelle projektmidler til lokale udviklingsprojekter. Desuden finansierer fakulteterne og biblioteket de driftmæssige udgifter i forbindelse med teknisk support af primært deres ansatte og sekundært deres studerende i relation til SDUs e-læringssystem. 11