ORGANISERING AF ØKONOMIFUNKTION PÅ AARHUS UNIVERSITET

ORGANISERING AF ØKONOMIFUNKTION PÅ AARHUS UNIVERSITET

HVAD VIL VI OPNÅ MED EN NY ØKONOMIMODEL OG HVILKE TILTAG ER NØDVENDIGE? 1. Entydig sammenhæng mellem AU s målsætning, strategi og daglige drift: 2. Indsigt i hvad ressourcer anvendes til og bidrager med: 3. Målsætning om tværgående samarbejde understøttes: 4. Naturlig økonomisk styringshorisont: Aktivitetsbaseret økonomimodel Tæt kobling af økonomi til drifts- og udviklingsaktiviteter Projektøkonomistyring af hele AU s økonomi Tidsallokering /tidsregistrering Standardiseret opgavevaretagelse med høj digitaliseringsgrad Ny organisering af og opgavefokus for økonomifunktionen 2

HVORFOR GENNEMFØRES OMORGANISERINGEN? Omorganiseringen skal understøtte en ny økonomistyringsmodel, og sikre at organisationen har de nødvendige kompetencer til at løse økonomiopgaver på en ny måde. Organiseringen tager udgangspunkt i de fem nedenstående principper: Der etableres en samlet økonomifunktion for hele AU Primært fokus for økonomifunktionen flyttes fra opfølgning på historik til mere proaktiv forretningsunderstøttende virksomhed Hvor muligt samles opgaverne i centre Økonomifunktionens opgaverne deles op i fire grupper Alle økonomimedarbejdere refererer til vicedirektøren for økonomi, enten som primær eller sekundær reference

HVORDAN SER FREMTIDENS ØKONOMIMODEL UD? Økonomifunktionen skal i fremtiden ikke alene have primært fokus på bagudrettet økonomisk opfølgning, men også på den fremadrettede økonomiske udvikling Reaktiv Generelt set skal økonomifunktionen agere som en udadvendt sparringspartner for hele den øvrige organisation og understøtte ledere og medarbejdere med f.eks. analyser, simuleringer og scenariebygning Støtte til daglig ledelse Automatisering af rapportering Fokus på analyse forklaring af udvikling ved hjælp af tal og varians Registrant Fokuserer på regnskab og rapportering Automatisering og proceseffektivitet Forretningsorienteret Regnskabsorienteret Sparringspartner Forretningscontrolling Styrker linket til organisationen Deltager i beslutningsproces Indarbejder forretningsviden i økonomi Rådgivning og vejledning Finansiel controlling God økonomiledelse Økonomisk rådgivning til forretningen Proaktiv Nuværende profil Fremtidig profil

Økonomifunktionen Gr. 1 Transaktionsopgaver Adm. af kreditorer og debitorer Web-shop Rejseafregning Anlægsaktiver Udarbejdelse af perioderegnskab Administration af kasse og likviditet Vedligeholdelse af stamdata Gr. 2 Regler og politikker Økonomistyringsmodellen Regler og retningslinjer Finansiel strategi Skabeloner og vejledninger Skatter og afgifter Risikostyring Systemmæssige opgaver Gr. 3 Forretningscontrolling Koble budgetter og strategi Budgettering og opfølgning Rapportering og ledelsesinformation Controlling Gr. 4 Projektøkonomifunktionen Oprettelse af projekt Planlægning og budgettering Hjemskrivning af midler Registrering af ressourceforbrug Fremdriftsvurdering og rapportering Afslutning af projekt

TIDSHORISONT OG GEOGRAFISK PLACERING Transaktionscentret (gr. 1) etableres organisatorisk ult. 2011, men den geografiske centralisering i Aarhus sker først i løbet af 2012 og 2013, når it systemerne understøtter det. Indtil da knyttes medarbejderne til det administrative center på hvert hovedområde. Gruppe 2 (regler og politikker) etableres i 3. kvartal 2011og er fra starten geografisk samlet i Aarhus. Forretningscontrolling (gr. 3) og projektøkonomifunktionen (gr. 4) etableres i 3. kvartal 2011 og placeres i det administrative center på hvert hovedområde.

EKSEMPLER PÅ OPGAVEFORDELING MELLEM LOKAL INSTITUTADMINISTRATION OG ADMINISTRATIVE CENTRE PÅ HOVEDOMRÅDERNE (1) Opgave eksempel Institut Administrativt center Rekvisition/varebestilling Rejsebestilling og rejseafregning Instituttets budgetlægning og - opfølgning Generel bistand til medarbejdere på instituttet med bestilling og indkøb af varer. Generel bistand med bekræftelse af varemodtagelse og evt. særlig dokumentation (i fakturaworkflowsystemet). Generel bistand til medarbejdere på instituttet ved bestilling af rejser hos Via Travel. Generel bistand vedr. rejseafregning i AURUS, herunder indskanning af bilag Institutleder prioriterer mellem aktiviteter og projekter i forhold til faglige planer. Rådgivning/bistand vedr. økonomistyring herunder kontering af projektnummer på ordre/faktura. Rådgivning vedr. særlige disponerings- og dokumentationsregler for diverse projekttyper vedr. indkøb. Kort sigt: Transaktionsopgaver varetages her. Rådgivning/bistand vedr. projektøkonomistyring herunder kontering af projektnummer på ordre/faktura og rejseafregning. Rådgivning vedr. særlige disponerings- og dokumentationsregler for diverse projekttyper vedr. rejser. Kort sigt: Transaktionsopgaver varetages her. Forretningscontroller rådgiver/bistår med at sætte økonomi (budget) på de faglige prioriteringer og rådgiver /bistår institutlederne med løbende budgetopfølgning/ rapportering.

EKSEMPLER PÅ OPGAVEFORDELING MELLEM LOKAL INSTITUTADMINISTRATION OG ADMINISTRATIVE CENTRE PÅ HOVEDOMRÅDERNE (2) Opgave eksempel Institut Administrativt center Webshop Projektansøgning og tilbud i forbindelse med udbud Projektopfølgning Institutsekretær kan varetage ikke-økonomiske opgaver i webshoppen, f. eks. oprettelse, administration, afvikling og afslutning af arrangementer, konferencer osv. Generel administrativ sekretærbistand til forskere i forbindelse med projektansøgninger. Generel administrativ sekretærbistand til forskere i forbindelse med koordinering, projektopfølgning og faglig rapportering. Rådgivning/bistand vedr. kontoplandimensioner og andre økonomiopgaver. Kort sigt: Transaktionsopgaver varetages her. Rådgivning og varetagelse af økonomiopgaver vedr. budgetter, beregning af medfinansiering, beregne priser til tilbudsgivning i forbindelse med udbud, vurdere mulighed for at opfylde regnskabsmæssige dokumentationskrav. Registrerer ansøgning. Projektadministrator rådgiver og varetager projektøkonomistyringen. Kontrollerer sammenhæng mellem disponering og kontrakt, Deltager normalt i stadevurderingsmøder mhp. økonomirapportering, fakturaudstedelse, forlængelse osv.

HVAD KAN DET BETYDE FOR MIG? Du skal tænke økonomi på en anderledes måde Nogle af dine nuværende arbejdsopgaver kan bortfalde Du får måske ansvar for at løse nye arbejdsopgaver Der kan komme ændringer i den måde, du udfører dine arbejdsopgaver Du skal måske opkvalificere dine eksisterende kompetencer Du skal måske tilegne dig nye kompetencer Du skal måske referere til en ny leder Du skal måske flytte arbejdssted Du får måske nye kollegaer