EFFEKTIVE ARBEJDSGANGE HVOR ER DET STØRSTE POTENTIALE? Inspirationsseminarer om servicemålsaftalen, Januar 2017
EN ARKETYPE FOR EN SAGSGANG Sagens Sagens oplysning Sagens Sagens afgørelse Sagens oplysning Sagens afgørelse
Ansøger: Forbereder sig Ansøger Supplerer med oplysninger Sagsvarighed: Fra modtaget ansøgning, hvis alle oplysninger er med Fra behandler sag, hvis der går mere end 3 uger fra modtaget ansøgning til helt oplyst Påbegynd byggeri /drift Byg og Miljø Husdyrgodk..dk Myndighed: Alternative kanaler Vejleder Retningslinjer på hjemmeside Forhåndsdialog Organisering på forhånd involvering Journaliserer og oplyser Opret sag, fagsyst. og timereg. Journaliser dok Visiterer Fordeler til sagsbehandlere Evt. organisering Validerer og konfliktsøger Screener for evt. flere oplysninger Sagsoplysning Teknisk kontrol fx BR, planforhold, lovg., arealdel, udledn.rammer Andre områder fx miljø, vand, plan, vej, jord, byg, brand, spildev. Sagsoplysning og - Sagsvurdering efter områdets struktur fx 6 pkt. under byg Nærmere involvering af andre områder fx plan, vej, brand Evt. større sag fx VVM Eventuelle dispensationer Offentlig høring Hører Offentligheden Hører parter Hører andre myndigheder Modtager og behandler høring Afgør sag Udkast til afgørelse Meddele afgørelse med vilkår Administration og opfølgning BBR, BOM, sagssys. & timereg. Færdigmelding, vurdering og syn Fakturering Tilsyn / Opfølgning Effektive arbejdsgange Servicemålsaftalen 2017
Trin 1. Vejledning Hjemmeside Sikre fyldestgørende og præcise oplysninger om ansøgningens indhold Guide ansøgeren ift. ansøgningsproces og forventningsafstemning ift. tid Kanalstrategi: Råd og vejledning ift. Byg og Miljø
Trin 1. Vejledning Forhåndsdialog Flytte flest mulige opgaver til forhåndsdialogen Forudse behov for oplysninger, alternative tilladelser, mv. men hvad kræver det? Serviceattitude men hvad er det? Aldrig give afslag uden dialog om alternativer
Trin 1. Vejledning Organisering af forhåndsdialog Rammer for, hvem der deltager i forhåndsdialogen: De mest relevante fagpersoner Fast dagsorden for forhåndsdialog Fast forum for internt afklaring af forhåndsdialogdrøftelser
Trin 2. Journalisering Oprettelse af sagen Håndtering af indkomne sager Opstart af tidsregistrering Faste rammer for den administrative funktions opgaver Hvilke sager kan sekretariatet håndtere ift. screening? Eller hvad kræver det, hvis de skal kunne det? Screening Tjek for relevante oplysninger Konfliktsøgning i relevante systemer, fx GIS Balance mellem screening og sags Forskellige tilgange til forskellige typer sager (Fx enkle sager efter én hurtig arbejdsgang) Hvornår sendes sagen videre?
Visitationsproces og -principper Vejleder Retningslinjer på hjemmeside Forhåndsdialog Organisering på forhånd involvering Journaliserer og oplyser Opret sag, fagsys. og timereg. Journaliser dok Visiterer Fordeler til sagsbehandlere Evt. organisering Validerer og konfliktsøger Screener for evt. flere oplysninger Sagsoplysning Teknisk kontrol fx BR, planforhold, lovg., arealdel, udledn.rammer Andre områder fx miljø, vand, plan, vej, jord, byg, brand, spildev. Sagsoplysning og - Sagsvurdering efter områdets struktur fx 6 pkt. under byg Nærmere involvering af andre områder fx plan, vej, brand Evt. større sag fx VVM Eventuelle dispensationer Offentlig høring Hører Offentligheden Hører parter Hører andre myndigheder Modtager og behandler høring Afgør sag Udkast til afgørelse Meddele afgørelse med vilkår Administration og opfølgning BBR, BOM, sagssys. & timereg. Færdigmelding, vurdering og syn Fakturering Tilsyn / Opfølgning
140 Byggesagsansøgning, Modtagelsestidspunkt (Indekseret pr. måned) 120 100 80 60 40 20 0 Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Kommune A 2007-2015 Kommune B 2015
Trin 3. Visitation Visitation Principper for fordeling af sager Hvem? Ledelse, administrativ funktion, automatisk ud fra kriterier Hvordan? Efter tur, fra bunke, ud fra specialisering, efter sagens karakter (haster/haster ikke) Afklaring med ansøger? Standardisere svar til ansøger
Trin 3. Sags intern høring Proces Overveje hvem, der skal have sagen i intern høring (byg, plan, vej, trafik, miljø, jord, mv.) Struktureret forhåndsdialog vil lette intern høring Hurtigst muligt ud til relevante afdelinger Korte svarfrister og fælles commitment til fristerne Afvente videre sags til alle relevante oplysninger er retur Lægge andres vurderinger til grund undgå dobbeltsags
Trin 3. Sags intern høring Organisatorisk ramme Afklaring af, hvornår der er skriftlig og mundtlig dialog Faste koordineringsfora Sikre viden om, hvem der sidder med hvilke opgaver/viden Forklæde der angiver, hvad der udbedes om vurdering af Evt. videregive delopgaver, fx jordforurening, spildevand, mv.
Sags Vejleder Retningslinjer på hjemmeside Forhåndsdialog Organisering på forhånd involvering Journaliserer og oplyser Opret sag, fagsys. og timereg. Journaliser dok Visiterer Fordeler til sagsbehandlere Evt. organisering Validerer og konfliktsøger Screener for evt. flere oplysninger Sagsoplysning Teknisk kontrol fx BR, planforhold, lovg., arealdel, udledn.rammer Andre områder fx miljø, vand, plan, vej, jord, byg, brand, spildev. Sagsoplysning og - Sagsvurdering efter områdets struktur fx 6 pkt. under byg Nærmere involvering af andre områder fx plan, vej, brand Evt. større sag fx VVM Eventuelle dispensationer Offentlig høring Hører Offentligheden Hører parter Hører andre myndigheder Modtager og behandler høring Afgør sag Udkast til afgørelse Meddele afgørelse med vilkår Administration og opfølgning BBR, BOM, sagssys. & timereg. Færdigmelding, vurdering og syn Fakturering Tilsyn / Opfølgning
Trin 3. Sags ved eget skrivebord Flow Forebyg ventetider Undgå afbrydelser i egen sags koster tid at sætte sig ind i sagen igen. Dette handler både om eksterne og interne afbrydelser og i særlig grad om afbrydelser fordi sagen ikke er fuldt oplyst/klar Styring efter sagsantal og gennemsnitstider på afdelings- og sagsbehandlerniveau Ledelsestilsyn ift. den enkeltes flow
Trin 3. Sags ved eget skrivebord Fælles kvalitetsstandarder Rammer for, hvad en vurdering skal indeholde og hvad den skal bygge på undgå oversags Anvende fælles paradigme/skabelon for svar til ansøger Standardformuleringer/biblioteker for særlige vilkår Parallel sags kan anvendes hvor det er muligt, fx miljøgodkendelser og VVM-screeninger
Høringsfasen Vejleder Retningslinjer på hjemmeside Forhåndsdialog Organisering på forhånd involvering Journaliserer og oplyser Opret sag, fagsys. og timereg. Journaliser dok Visiterer Fordeler til sagsbehandlere Evt. organisering Validerer og konfliktsøger Screener for evt. flere oplysninger Sagsoplysning Teknisk kontrol fx BR, planforhold, lovg., arealdel, udledn.rammer Andre områder fx miljø, vand, plan, vej, jord, byg, brand, spildev. Sagsoplysning og - Sagsvurdering efter områdets struktur fx 6 pkt. under byg Nærmere involvering af andre områder fx plan, vej, brand Evt. større sag fx VVM Eventuelle dispensationer Offentlig høring Hører Offentligheden Hører parter Hører andre myndigheder Modtager og behandler høring Afgør sag Udkast til afgørelse Meddele afgørelse med vilkår Administration og opfølgning BBR, BOM, sagssys. & timereg. Færdigmelding, vurdering og syn Fakturering Tilsyn / Opfølgning
Trin 4. Eksterne høringer Partshøring Retningslinjer for, hvem der er parter i forskellige typer sager Offentlig høring Retningslinjer og praksis for håndtering af offentlige høringer, fx hjemmeside, mv Evt. politiske processer Dispensationer Ved nye lokalplaner forudse behov på lang sigt og forventningsafstemme tidsforbrug
Afgørelsen træffes! Vejleder Retningslinjer på hjemmeside Forhåndsdialog Organisering på forhånd involvering Journaliserer og oplyser Opret sag, fagsys. og timereg. Journaliser dok Visiterer Fordeler til sagsbehandlere Evt. organisering Validerer og konfliktsøger Screener for evt. flere oplysninger Sagsoplysning Teknisk kontrol fx BR, planforhold, lovg., arealdel, udledn.rammer Andre områder fx miljø, vand, plan, vej, jord, byg, brand, spildev. Sagsoplysning og - Sagsvurdering efter områdets struktur fx 6 pkt. under byg Nærmere involvering af andre områder fx plan, vej, brand Evt. større sag fx VVM Eventuelle dispensationer Offentlig høring Hører Offentligheden Hører parter Hører andre myndigheder Modtager og behandler høring Afgør sag Udkast til afgørelse Meddele afgørelse med vilkår Administration og opfølgning BBR, BOM, sagssys. & timereg. Færdigmelding, vurdering og syn Fakturering Tilsyn / Opfølgning
Trin 5. Afgørelse af sag Udkast til afgørelse Procedure for godkendelse, ansvar, mv. Meddele afgørelse Standard eller med vilkår Praksis omkring opfølgning på vilkår i hvilke sager følger man op på vilkårsoverholdelse og i hvilke overlader man ansvaret til ansøger
Trin 6. Afslutning af sag Færdigmelding Vigtig bl.a. af hensyn til skattebetaling, samlet sagsantal, tilsynsopgaven Udgå overflødige ibrugtagningssyn Overgang fra sagsbehandler til administrativ medarbejder Administration BBR, Byg og Miljø, Husdyrgodkendelse, etc. Fakturering
Organisatoriske forudsætninger for optimering Overveje specialisering kontra generalisering Ressourcetildeling Kompetencer Digitalisering Samspil med det politiske niveau Ledelse