EU-UDBUD Udbud af tjenesteydelser efter udbudslovens kapitel III Levering af særlige indkvarteringsydelser til Udlændingestyrelsen Udlændingestyrelsen August 2017
Indholdsfortegnelse 1 Indledning... 3 1.1 Opgavens omfang... 3 1.2 Ordregivende myndighed... 4 1.3 Udbudsform og procesbeskrivelse... 4 1.4 Estimeret tidsplan... 5 1.5 Udbudsmaterialet... 6 1.6 Offentliggørelse og ændring af udbudsmaterialet... 6 1.7 Aktindsigt... 6 2 Orienteringsmøde... 6 3 Ændret udbuds og kontraktmateriale... 7 4 Tilbud... 7 4.1 Forbud mod flere tilbud... 7 4.2 Tilbudsfrist... 7 4.3 Vedståelsesfrist... 7 4.4 Tilbuddets indhold... 7 4.5 Sprog... 8 4.6 Ejendomsret og betaling for tilbud... 8 4.7 Forbehold og konditionsmæssighed... 8 4.8 Tilbudsevaluering... 8 4.8.1 Tildelingskriterium og underkriterier... 8 4.8.1.1 Prisevaluering (40%) 9 4.8.1.2 Kvalitetsevaluering (60%).10 4.8.1.2.1 Medarbejdernes faglige kvalifikationer 11 4.8.1.2.2 Fremgangsmåde ved opgavens løsning.12 4.8.1.3 Specificering af kvalitetsevaluering..14 4.8.1.4 Samlet evaluering..14 4.9 Spørgsmål til udbudsmaterialet i forbindelse med tilbudsfasen... 15 4.10 Aflysning af udbud... 15 4.11 Tildeling, orientering og indgåelse af kontrakt... 15 Side 2 af 15
1 Indledning Disse betingelser vedrører det ved udbudsbekendtgørelse nr. 2017/S 132-270648 offentliggjorte udbud og beskriver opgavens omfang, proceduren, evalueringskriterierne, reglerne, kommunikation og formelle informationer. Med undtagelse af den estimerede tidsplan vedrører disse betingelser kun perioden efter prækvalifikationen og er således kun relevant for prækvalificerede ansøgere (tilbudsgivere). 1.1 Opgavens omfang Det er Udlændingestyrelsens ansvar at tilvejebringe og drive indkvarteringssteder til asylansøgere, jf. udlændingelovens 42 a, stk. 5, 1. pkt. Udbuddet vedrører levering af særlige indkvarteringsydelser på asylområdet for beboere, der ikke kan rummes inden for det ordinære indkvarteringssystem. Sammensætningen og antallet af indkvarterede, og dermed behovet for faste indkvarteringspladser, kan variere afhængig af indrejsetallet og dermed Udlændingestyrelsens indkvarteringsbehov. Udlændingestyrelsen udbyder to delaftaler, og tilbudsgiver kan alene byde på én delaftale. Delaftale 1 vedrører indkøb af særlige indkvarteringspladser på området for uledsagede mindreårige asylansøgere, hvor delaftale 2 vedrører indkøb af særlige indkvarteringspladser på området for voksne asylansøgere. Begge udbudte delaftaler har som udgangspunkt en løbetid på 14 måneder. Aftalerne træder i kraft 1. november 2017 og løber til 31. december 2018. Der vil være mulighed for forlængelse af aftalerne på uændrede vilkår i indtil 2x12 måneder. Om delaftale 1: Delaftalen vedrører Udlændingestyrelsens behov for med meget kort varsel og efter anmodning fra et af børnecentrene eller afdelingerne for uledsagede mindreårige at indkvartere uledsagede mindreårige asylansøgere, som grundet deres adfærd bl.a. forårsaget af gadeorienteret adfærd, psykisk sygdom, alvorlige misbrugsproblematikker eller traumer i en periode skønnes at have behov for et miljøskift, ligesom der kan være behov for at skærme dem eller de øvrige beboere på børnecentrene eller afdelingerne for uledsagede mindreårige. Et væsentligt element i opgavevaretagelse er den præmis, at det er usikkert, om de pågældende kan forblive i Danmark eller skal udrejse. Der er således en stor grad af midlertidighed i opgaven. Der er typisk behov for en kapacitet til at have 6-12 børn og unge hovedsageligt i alderen fra 12 år til det fyldte 18. år på midlertidigt ophold. Herunder vil der være behov for i kortere perioder at skærme enkeltpersoner i et separat indkvarteringssted (særligt skærmet indkvarteringssted). Behovet kan dog ændre sig og variere. Om delaftale 2: Formålet med delaftalen er, at Udlændingestyrelsen med meget kort varsel og eventuelt efter anmodning fra et asylcenter kan indkvartere voksne asylansøgere eller personer med ulovligt ophold, som grundet deres adfærd bl.a. forårsaget af alvorlig psykisk sygdom, misbrugsproblematikker eller generelt afvigende adfærd ikke kan rummes i det almindelige asylcentersystem, ligesom der kan være behov for at skærme Side 3 af 15
dem eller de øvrige beboere på asylcentrene. Et væsentligt element i opgavevaretagelsen er den præmis, at det er usikkert, om de pågældende kan forblive i Danmark eller skal udrejse. Der er således en stor grad af midlertidighed i opgaven. Der er typisk behov for en kapacitet til at have 8-14 voksne på midlertidigt ophold. Herunder vil der være behov for i kortere perioder at skærme enkeltpersoner i et separat indkvarteringssted (særligt skærmet indkvarteringssted). Behovet kan dog ændre sig og variere. 1.2 Ordregivende myndighed Udlændingestyrelsen Ryesgade 53 2100 København Ø CVR nr. 77940413 1.3 Udbudsform og procesbeskrivelse Udbuddet gennemføres som et udbud efter udbudslovens afsnit III vedrørende indkøb af sociale og andre specifikke tjenesteydelser over tærskelværdien (Lov nr. 1564 af 15. december 2015). Ordregiver forbeholder sig retten til løbende at opdatere og ændre opgave og procesbeskrivelsen, disse udbudsbetingelser, samt de øvrige dokumenter i udbudsmaterialet. Alle opstillede frister for udbudsforretningen i disse udbudsbetingelser er vejledende. Ordregiver forbeholder sig således retten til at ændre tidsfristerne, såfremt det bliver nødvendigt. Udbuddet gennemføres som et udbud med prækvalifikation baseret på faglig og teknisk formåen, et orienteringsmøde for prækvalificerede samt en tilbudsevaluering baseret på pris og kvaliltet. Henvisninger til bestemmelser i udbudsloven uden for udbudslovens afsnit III kan ikke fortolkes således, at elementer i proceduren eller proceduren i sin helhed reguleres af andet end udbudslovens afsnit III. Tilbudsgiverne udarbejder deres tilbud på baggrund af udbudsmaterialet, jf. afsnit 1.5, og afgiver deres tilbud inden for tilbudsfristen, jf. afsnit 4.2. Tilbudsgiver kan endvidere deltage i et orienteringsmøde efter prækvalifikationen, jf. afsnit 2. Ordregiver åbner og gennemgår tilbuddet og vurderer, om det opfylder de formelle krav til udbudsproceduren, jf. afsnit 4.4. Ordregiver vil herefter evaluere de konditionsmæssige tilbud i overensstemmelse med tildelingskriteriet angivet i afsnit 4.8.1. Ordregiver træffer beslutning om tildeling af kontrakten og underretter tilbudsgiverne samtidigt herom, jf. afsnit 4.11. Side 4 af 15
1.4 Estimeret tidsplan Offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse, tro og love erklæring og estimeret tidsplan: 13. juli 2017 Løbende offentliggørelse af udbuds og kontraktmateriale 13. juli til 14. august 2017 Ansøgers frist for indlevering af prækvalifikationsansøgning: 31. juli 2017, kl. 13.00 Offentliggørelse af Styrelsens valg af prækvalificerede tilbudsgivere, herunder invitation til orienteringsmøde og offentliggørelse af revideret udbuds og kontraktmateriale. 8. august Orienteringsmøde for alle prækvalificerede 11. august 2017 Styrelsen offentliggør eventuelle rettelser i materiale og inviterer til at afgive tilbud 14. august 2017 Tilbudsfrist: 21. august 2017, kl. 12.00 Offentliggørelse af resultatet af udbuddet: 25. august 2017 Derefter afholdes 10 dages stand still-periode, hvorefter aftalen kan underskrives. Leveringsstart: 1. november 2017 Side 5 af 15
1.5 Udbudsmaterialet Udbudsmaterialet består af: - Udbudsbekendtgørelse - Tro og love-erklæring - Disse udbudsbetingelser - Udkast til kontrakt, som indeholder de juridiske bestemmelser, der regulerer forholdet mellem kontraktparterne. - Bilag Aftale med den vindende tilbudsgiver skal indgås på baggrund af den vedlagte kontrakt. Hvis tilbudsgiver finder, at der er elementer i kontrakten og/eller kontraktens bilag, som er uacceptable eller klart uhensigtsmæssige, kan tilbudsgiver op til og under orienteringsmødet foreslå en ændring af kontrakten/kontraktens bilag. Ordregiver vil ikke på orienteringsmødet besvare sådanne forslag, men vil efterfølgende tage konkret tage stilling til, om de foreslåede ændringer vil og kan blive indarbejdet. 1.6 Offentliggørelse og ændring af udbudsmaterialet Tilbudsgivere gøres opmærksom på, at der kan foretages ændringer af udbudsmaterialet efter offentliggørelse af dette, herunder ændringer af udbudsbetingelserne og udkast til kontrakt. Dette kan ske ved, at nye versioner af de pågældende dokumenter uploades på hjemmesiden. Tilbudsgivere opfordres derfor til løbende at holde sig orienteret om udbuddet. Udbudsmaterialet er offentliggjort på: www.nyidanmark.dk under nyheder. 1.7 Aktindsigt Ordregiver er forpligtet til at overholde offentlighedslovens (lov nr. 606 af 12/6 2013) regler om aktindsigt, hvilket betyder, at ordregiver kan være forpligtet til at udlevere hele eller dele af tilbudsgivers ansøgning eller tilbud, hvis der anmodes om aktindsigt. Anmodes ordregiver om aktindsigt, vil den eller de berørte ansøgere eller tilbudsgivere så vidt muligt blive hørt, inden ordregiver træffer beslutning om, hvilke dele af ansøgningen eller tilbuddet, der er omfattet af aktindsigt. 2 Orienteringsmøde Ansøgere, der af ordregiver prækvalificeres (udvælges), jf. kriterierne og proceduren angivet i udbudsbekendtgørelsen inviteres til at deltage i et orienteringsmøde. Orienteringsmødet afholdes den: 11. august 2017 Side 6 af 15
på følgende adresse: Udlændingestyrelsen Blegdamsvej 62 2100 København Ø Nærmere oplysninger om blandt andet tid sendes i forbindelse med prækvalifikationsskrivelserne. Af praktiske hensyn bedes tilbudsgiver meddele, om tilbudsgiver deltager i mødet. Meddelelsen skal gives pr. e-mail til Jeanett Jezewski på udbud@us.dk senest den 10. august 2017 og skal indeholde oplysninger om, hvor mange repræsentanter deltager. På mødet vil ordregiver forklare baggrunden for udbuddet samt formålet med den udbudte kontrakt. Ordregiver vil også give en mere generel orientering om udbudsmaterialets opbygning. 3 Ændret udbuds og kontraktmateriale På baggrund af indkomne spørgsmål og svar samt emner som ordregiver er blevet opmærksomme på under orienteringsmødet, forbeholder ordregiver sig ret til at offentliggøre et opdateret udbuds- og kontraktmateriale. Det opdaterede materiale vil blive offentliggjort på samme hjemmeside som det oprindelige materiale og vil være tilgængeligt så hurtigt som muligt efter orienteringsmødet. 4 Tilbud Ansøgere, der af ordregiver prækvalificeres (udvælges), jf. kriterierne og proceduren angivet i udbudsbekendtgørelsen, kan afgive tilbud på opgaven i henhold til dette afsnit. En ansøger kan kun afgive tilbud på den delaftale, som ansøgeren er udvalgt til at afgive tilbud på. 4.1 Forbud mod flere tilbud Der kan ikke afgives mere end ét tilbud i alt. Det er således ikke tilladt en tilbudsgiver at afgive flere tilbud på én delaftale eller afgive tilbud på mere end én af delaftalerne. Tilbuddet skal derfor i følgebrevet tydeligt angive, hvilken delaftale tilbuddet vedrører. 4.2 Tilbudsfrist Tilbuddet sendes til udbud@us.dk senest den 21. august 2017, kl. 12.00. Tilbudsgiver modtager en bekræftelse pr. mail fra ordregiver for modtagelse af tilbuddet. 4.3 Vedståelsesfrist Tilbuddet skal være bindende for tilbudsgiver indtil 90 dage efter udløb af tilbudsfristen. 4.4 Tilbuddets indhold Tilbuddet skal indeholde følgende: Underskrevet tro- og loveerklæring, jf. bilag 1. Udfyldt løsningsbeskrivelse og pristilbud, jf. bilag 2, som snarest bliver offentliggjort på Ny I Danmark. Påkrævede oplysninger eller beskrivelser i forbindelse med vurderingen af øvrige underkriterier. Side 7 af 15
Indeholder tilbuddet ikke ovennævnte oplysninger, er ordregiver berettiget til at afvise tilbuddet. Ordregiver er derudover forpligtet til at afvise tilbuddet, hvis det vil være i strid med gældende lovgivning at indhente de manglende oplysninger efterfølgende, eller hvis tilbuddet ikke lovligt kan evalueres uden de manglende oplysninger. Tilbuddet skal således ikke indeholde kontrakten og de bilag til kontrakten, som ikke skal udfyldes/færdiggøres af tilbudsgiver. Kontrakten og disse bilag anses for accepteret af tilbudsgiver. Tilbudsgiver bør ved udfyldelsen/færdiggørelsen af bilagene så vidt muligt benytte formuleringer, der er egnet til at bære retlige forpligtelser, og ikke formuleringer som eksempelvis "dette kunne tænkes at gå ud på, at ", "man kan også tænke sig, at " eller "sædvanligvis anvendes ", "vi har ofte med succes gjort ", "man kunne også forestille sig, at ", eller "det kunne eventuelt søges løst ved, at ". Formuleringer, der ikke er egnet til at bære retlige forpligtelser, kan efter omstændighederne blive behandlet som forbehold med de deraf følgende konsekvenser, jf. afsnit 4.7. Det er tilbudsgivers ansvar at sikre, at tilbuddet er komplet og udformet i overensstemmelse med retningslinjerne i udbudsmaterialet. 4.5 Sprog Tilbuddet skal være udformet på dansk. 4.6 Ejendomsret og betaling for tilbud Tilbud og tilhørende bilagsmateriale er ordregivers ejendom og vil derfor ikke blive returneret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud. 4.7 Forbehold og konditionsmæssighed Tilbuddet må ikke indeholde forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet. Forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet medfører, at tilbuddet bliver afvist. Flere forbehold over for ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet kan medføre, at forbeholdene samlet set udgør et forbehold over for grundlæggende elementer. Hvis tilbudsgiver er i tvivl om udfyldelsen eller færdiggørelsen af bilag eller i tilfælde af usikkerhed om, hvorvidt et forbehold vil medføre afvisning af tilbuddet, opfordres tilbudsgiver til at stille skriftlige spørgsmål eller få afklaring på orienteringsmødet. Det undersøges derudover, om tilbuddene indeholder de krævede oplysninger og dokumentation, jf. pkt. 4.4. Såfremt dette ikke er tilfældet, vurderes det, om tilbuddet skal afvises som ukonditionsmæssigt. Tilbudsgivere, der har afgivet ukonditionsmæssige tilbud, kan ikke tildeles en aftale. 4.8 Tilbudsevaluering 4.8.1 Tildelingskriterium og underkriterier Aftale vil blive tildelt de(n) tilbudsgiver(e), der afgiver de(t) økonomisk mest fordelagtige tilbud i form af bedste forhold mellem pris og kvalitet. Side 8 af 15
Der anvendes følgende vægtning af de to underkriterier: Underkriterier Vægtning Kvalitet 60 % Pris 40 % Ordregiver vurderer udelukkende tilbuddene på baggrund af de angivne kriterier og de oplysninger, der fremgår af det fremsendte tilbud inkl. bilag. Når tilbuddene er modtaget, vil der blive foretaget en konkret vurdering af de indkomne tilbud, og på baggrund af de kvalitative og prismæssige underkriterier besluttes det, hvilken tilbudsgiver der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. 4.8.1.1 Prisevaluering (40%) Tilbuddene vil blive evalueret på baggrund af ordregivers forventede forbrug og behov på én repræsentativ måned. Tilbudsgiverne skal således angive følgende priser i bilag 2: - Pris i DKK for særlig indkvartering af 12 personer for så vidt det angår delaftale 1, og 14 personer for så vidt det angår delaftale 2 i en måned iht. kontraktens punkt 5. - Pris i DKK for særlig indkvartering af 6 personer for så vidt det angår delaftale 1, og 8 personer for så vidt det angår delaftale 2 i en måned iht. kontraktens punkt 5. - Pris i DKK for særlig indkvartering af 1 ekstra person (udover de 12/14 pladser) i allerede eksisterende ejendomme i en måned iht. kontraktens punkt 5.1. - Pris i DKK for særlig indkvartering af 1 ekstra person i en ikke allerede eksisterende ejendom i en måned iht. kontraktens punkt 5.1. - Pris i DKK for særlig skærmet indkvartering (forstås med bemanding på 2:1 og 1:1) iht. kontraktens punkt 5.1. af 1 person i en måned. De fem priser lægges sammen til en samlet evalueringsteknisk pris og tildeles point jf. umiddelbart nedenfor. Den tilbudsgiver med den laveste pris vil blive tildelt 5 point. Alle andre tilbudsgivere vil blive tildelt point på en lineær skala, hvor nul (0) gives for priser, der er 50 % eller over den laveste tilbudte pris. Dette er illustreret herunder: Side 9 af 15
Point 5 Pris 0 Laveste pris Laveste pris + 50 % (Alternativ 1: Laveste pris + 75 %) (Alternativ 2: Laveste pris + 100%) Hvis de tilbudte priser fra et eller flere konditionsmæssige tilbud er 50 % eller højere end det billigste konditionsmæssige tilbud, vil ordregiver anvende en sekundær skala med samme point men bredere rækkevide som anført herunder. Hvis der modtages mere end to konditionsmæssige tilbud Hvis to tilbud eller flere er mellem 50 % og 75 % højere end det billigste, vil alternativ 1 finde anvendelse Hvis to tilbud eller flere er mere end 75 % højere end det billigste, vil alternativ 2 finde anvendelse. Hvis der kun modtages to konditionsmæssige tilbud Hvis tilbuddet med den højeste pris er mellem 50 % og 75 % højere end det billigste, vil alternativ 1 finde anvendelse Hvis tilbuddet med den højeste pris er mere end 75 % højere end det billigste, vil alternativ 2 finde anvendelse. De angivne priser er bindende for tilbudsgiveren men forpligter ikke ordregiver til at imødekomme den angivne efterspørgsel. Alle priser skal omfatte udgifter nævnt i kontraktens punkt 5.2 forbundet med indkvarteringen. 4.8.1.2 Kvalitetsevaluering (60 %) Kvalitetsevalueringen er opdelt i underkriterierne medarbejdernes faglige kvalitet og fremgangsmåde ved opgavens løsning. Under hvert underkriterium er angivet hvilke forhold, der ved tilbudsevalueringen vil blive lagt vægt på. Side 10 af 15
Ordregiver har for begge aftaler oplistet en række krav angående opgavens løsning og fremgangsmåde. Kravene er delt op i minimumskrav og evalueringskrav. Tilbud der ikke lever op til eller tager forbehold for minimumskrav vil blive betragtet som ukonditionsmæssige og afvist uden yderligere evaluering, medmindre Ordregiver vurderer og beslutter, at forholdet kan og skal udbedres ved indhentelse af supplerende oplysninger inden for udbudsreglernes rammer. Tilbudsgivers besvarelse af evalueringskravene vil blive vurderet og evalueret i henhold til punkt 4.8.1.3. 4.8.1.2.1 Medarbejdernes faglige kvalifikationer Delaftale 1 vedr. særligt indkvarteringssted for uledsagede mindreårige asylansøgere Evalueringskrav Ordregiver lægger vægt på, at tilbudsgivers medarbejdere i prioriteret rækkefølge: a. besidder flere års erfaring i at arbejde med mindreårige asylansøgere, b. besidder relevant faglig uddannelse inden for det socialpædagogiske område, c. har erfaring med arbejde i psykiatrien, d. besidder erfaring med arbejdet med mindreårige med gadeorienteret adfærd og/eller psykiske udfordringer, e. har flere års erfaring med administrativt arbejde, f. har sprogkundskaber udover dansk og engelsk som fx arabisk. Tilbudsgiver skal vedlægge dokumentation vedrørende uddannelse og erfaring. Ordregiver vil vurdere ovenstående kompetencer baseret på den vedlagte dokumentation. Delaftale 2 vedr. særligt indkvarteringssted for voksne asylansøgere Evalueringskrav Ordregiver lægger vægt på, at ansøgers medarbejdere i prioriteret rækkefølge: a. besidder flere års erfaring i at arbejde med voksne asylansøgere med en ofte meget udadreagerende adfærd og/eller med svære psykiatriske problemstillinger, b. har erfaring med arbejde i psykiatrien, c. besidder relevant faglig uddannelse inden for det socialpædagogiske område, d. har flere års erfaring med administrativt arbejde, e. har sprogkundskaber udover dansk og engelsk som fx arabisk. Tilbudsgiver skal vedlægge dokumentation vedrørende uddannelse og erfaring. Ordregiver vil vurdere ovenstående kompetencer baseret på den vedlagte dokumentation. Side 11 af 15
4.8.1.2.2 Fremgangsmåde ved opgavens løsning Delaftale 1 vedr. særligt indkvarteringssted for uledsagede mindreårige asylansøgere Minimumskrav Tilbudsgiver skal opfylde alle følgende minimumskrav: a. Det særlige indkvarteringssted skal kunne indkvartere minimum 12 beboere ad gangen. b. Tilbudsgiver skal ved behov i en periode kunne stille flere end 12 pladser til rådighed. c. Tilbudsgiver skal ved behov i en periode kunne indkvartere enkelte beboere i særligt skærmede pladser med personalenormering 1:1 og 2:1. d. Det særlige indkvarteringssted har indkvarteringsfaciliteter, som indeholder: køkken, bad, fællesarealer, et eller flere værelser til indkvartering i enkeltværelser og fællesindkvartering efter behov samt lokaler til administration. e. Tilbudsgiver råder over mindst to motorkøretøjer med plads til mindst fire passagerer til brug for afhentning og øvrig transport af beboere. Det er endvidere et krav, at tilbudsgiveren dagligt har mindst 2 medarbejdere med B-kørekort, som står til rådighed. f. Tilbudsgiver skal indgå en databehandleraftale med ordregiver om overholdelse af nugældende persondataregler senest ved kontraktens indgåelse og kommende persondataregler senest 1. maj 2018. Evalueringskrav Ordregiver lægger vægt på, at tilbudsgivers beskrivelse af fremgangsmåde ved opgavens løsning imødekommer ordregivers behov og opgavebeskrivelse i kontrakten. Ved vurderingen af beskrivelsen, vil ordregiver se på følgende forhold: g. Det vil vægte tungt, hvis det særlige indkvarteringssted er geografisk placeret uden for let tilgængelig adgang til landets større byer. h. Det særlige indkvarteringssted skal på bedst mulig vis være i stand til at yde en præventiv, kvalificeret og tilpasset pædagogisk indsats over for den pågældende målgruppe. i. Indsatsen skal fokusere på vedligeholdelse og udvikling af den enkelte beboers almene, faglige og sociale færdigheder. j. Det særlige indkvarteringssted skal på bedst mulig vis formå at etablere et tillidsforhold mellem beboerne og medarbejderne, hvorigennem beboerne vil blive introduceret til en stabiliseret hverdag med struktur og faste rammer. k. Den pædagogiske indsats skal i særdeleshed fokusere på, på bedst mulig vis, at gøre beboerne i stand til at overgå til et ordinært børneasylcenter. I den forbindelse er det vigtigt at have fokus på, at en asylansøger eller en person med ulovligt ophold opholder sig her i landet midlertidigt, hvorfor dette særlige indkvarteringssted afgørende adskiller sig fra et opholdssted, der har herboende mindreårige boende, som er anbragt efter serviceloven. l. Det særlige indkvarteringssted skal på bedst mulig vis tilbyde relevant daglig og individuelt tilpasset aktivering og skoleundervisning af beboerne under hensyntagen til den enkeltes forhold, herunder konkrete behov og udfordringer. Tilbudsgiveren skal beskrive sine forslag til løsning af opgavens udførelse ud fra ovenstående. Side 12 af 15
Tilbudsgiveren skal i den forbindelse udfylde bilag 2. Delaftale 2 vedr. særligt indkvarteringssted for voksne asylansøgere Minimumskrav Tilbudsgiver skal opfylde alle følgende minimumskrav: a. Det særlige indkvarteringssted skal kunne indkvartere minimum 14 beboere ad gangen. b. Tilbudsgiver skal ved behov i en periode kunne stille flere end 14 pladser til rådighed. c. Tilbudsgiver skal ved behov i en periode kunne indkvartere enkelte beboere i særligt skærmede pladser med personalenormering 1:1 og 2:1. d. Det særlige indkvarteringssted har indkvarteringsfaciliteter, som indeholder: køkken, bad, fællesarealer, et eller flere værelser til indkvartering i enkeltværelser og fællesindkvartering efter behov samt lokaler til administration. e. Tilbudsgiver råder over mindst to motorkøretøjer med plads til mindst fire passagerer til brug for afhentning og øvrig transport af beboere. Ordregiver forventer desuden, at tilbudsgiveren dagligt har mindst 2 medarbejdere med B-kørekort, som står til rådighed. f. Tilbudsgiver skal indgå en databehandleraftale med ordregiver om overholdelse af nugældende persondataregler senest ved kontraktens indgåelse og kommende persondataregler senest 1. maj 2018. Evalueringskrav: Ordregiver lægger vægt på, at tilbudsgivers beskrivelse af fremgangsmåde ved opgavens løsning imødekommer ordregivers behov og opgavebeskrivelse i kontrakten. Ved vurderingen af beskrivelsen, vil ordregiver se på følgende forhold: h. Det vil vægte tungt, hvis det særlige indkvarteringssted er geografisk placeret uden for let tilgængelig adgang til landets større byer. i. Det særlige indkvarteringssted skal på bedst mulig vis yde en kvalificeret og præventiv pædagogisk indsats med øje for målgruppens udfordringer og behov. j. Det særlige indkvarteringssted skal på bedst mulig vis formå at etablere et tillidsforhold mellem beboerne og medarbejderne, hvorigennem beboerne vil blive introduceret til en stabiliseret hverdag med struktur og faste rammer. k. Den over for beboerne rettede indsats skal på bedst mulig vis have fokus på at få beboerne til at kunne fungere i det ordinære asylcentersystem. I den forbindelse er det vigtigt at have fokus på, at en asylansøger eller en person med ulovligt ophold opholder sig her i landet midlertidigt, hvorfor dette særlige indkvarteringssted afgørende adskiller sig fra et opholdssted, der har herboende voksne boende. l. Det særlige indkvarteringssted skal på bedst mulig vis give mulighed for daglig og individuelt tilpasset aktivering af beboerne under hensyntagen til deres mentale og fysiske kapacitet. Tilbudsgiveren skal beskrive sine forslag til løsning af opgavens udførelse ud fra ovenstående. Tilbudsgiveren skal i den forbindelse udfylde bilag 2. Side 13 af 15
4.8.1.3 Specificering af kvalitetsevaluering Ved evaluering af underkriteriet Faglige kvalifikationer foretages en individuel vurdering af hvert kravs opfyldelse baseret på tilbudsgiverens vedlagte dokumentation. I den samlede vurdering af medarbejdernes faglige kvalifikationer vil der blive lagt vægt på, at tilbudsgivers medarbejdere: - har kompetencer der på bedst mulig vis understøtter kravene oven for og opgavebeskrivelsen i kontrakten, - er sammensat således, at det afspejler kompetencebehovet i forhold til erfaring, faglighed, uddannelse, målgruppeindsigt, formål med indkvartering, mv. Ved evaluering af underkriteriet Fremgangsmåde ved opgavernes løsning foretages en individuel vurdering af hvert kravs opfyldelse baseret på tilbudsgiverens beskrivelse. Ved vurdering af løsningsbeskrivelsen i tilbudsgiverens tilbud, vil ordregiver lægge vægt på følgende: - Tilbudsgiverens foreslående løsning af opgaven viser forståelse for ordregiverens behov, opgavens omfang og indhold, målgruppens sammensætning og udfordringer, formålet med indkvartering, fleksibilitet, kapacitet og ydelsens midlertidige karakter som beskrevet i ovenstående krav og opgavebeskrivelsen i kontrakten. Evalueringsmodel Vurderingen af kriteriet Kvalitet vil blive lavet ud fra en samlet vurdering af evalueringskravene i de to underkriterier og resultere i point ud fra følgende kategorier af opfyldelse: 5.Tilbudsgivers besvarelse vurderes som fremragende beskrivelser, der demonstrerer udtømmende opfyldelse af evalueringskravene. 4.Tilbudsgivers besvarelse vurderes som meget tilfredsstillende beskrivelser, der med få undtagelser opfylder evalueringskravene. 3. Tilbudsgivers besvarelse vurderes som tilfredsstillende beskrivelser, der demonstrerer en vis grad af opfyldelse af evalueringskravene. 2.Tilbudsgivers besvarelse vurderes som mindre tilfredsstillende beskrivelser, der i begrænset omfang opfylder evalueringskravene. 1.Tilbudsgivers besvarelse vurderes som utilstrækkelige beskrivelser, der demonstrerer minimal acceptabel grad af opfyldelse af evalueringskravene. 4.8.1.4 Samlet evaluering Tilbuddet der, henset til den indbyrdes vægtning af kriterierne vurderes at have det bedste forhold mellem pris og kvalitet, tildeles kontrakten. Bedømmelsen heraf sker ved at lægge de vægtede point for pris og de vægtede point for kvalitet sammen. Side 14 af 15
4.9 Spørgsmål til udbudsmaterialet i forbindelse med tilbudsfasen Ordregiver opfordrer tilbudsgiverne til at stille afklarende spørgsmål, såfremt tilbudsgiverne er i tvivl om forståelsen af krav i kravspecifikationen, vilkår i aftalen eller udbudsmaterialet i øvrigt. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige, på dansk og rettes til udbud@us.dk, senest den 14. august 2017, kl. 12.00 Spørgsmål, der modtages efter udløb af spørgefristen, besvares kun i det omfang, det er muligt inden udløbet af den i tidsplanen oplyste svarfrist. Ordregiver vil besvare spørgsmål løbende og senest ved udløb af den i tidsplanen oplyste svarfrist. Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt. Alle spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort via www.nyidanmark.dk under nyheder. 4.10 Aflysning af udbud Ordregiver forbeholder sig retten til at aflyse udbuddet på et hvilket som helst tidspunkt i udbudsproceduren. Ordregiver er ikke forpligtet til at tildele kontrakten. Ordregiver er, til trods for en eventuel tildelingsbeslutning, ikke forpligtet til at indgå kontrakten. 4.11 Tildeling, orientering og indgåelse af kontrakt Når ordregiver har identificeret det økonomisk mest fordelagtige tilbud for hver delaftale baseret på kriterierne nævnt i disse betingelser, vil ordregiver træffe beslutning om tildeling af en kontrakt til hver delaftale. Alle tilbudsgivere vil samtidig pr. mail blive orienteret om resultatet af udbudsforretningen, jf. udbudslovens 171. Udbuddet er ikke afsluttet, før aftalen er underskrevet af begge parter efter stand still-periodens udløb. Ordregiver er ikke forpligtet til at tildele kontrakten og kan vælge at aflyse udbuddet. Selvom ordregiver har givet meddelelse om, at en anden tilbudsgiver vil blive tildelt kontrakten, er de øvrige tilbudsgivere fortsat bundet af deres tilbud indtil ordregiver har indgået kontrakt med den vindende tilbudsgiver. De øvrige tilbudsgivere er dog ikke forpligtet af deres tilbud længere end fristen på 90 dage, jf. punkt 4.3. Kontrakter kan først underskrives efter udløbet af standstill-perioden. Denne periode skal mindst være 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt underretning, hvis underretning er sket ad elektronisk vej, og mindst 15 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiver har afsendt underretning, hvis underretning er sket pr. brev, jf. lov om Klagenævnet for Udbud 3, stk. 1. Side 15 af 15