Referat fra hovedbestyrelsesmøde Mødedato: Tirsdag den 26.03.2013 Mødested: Hjemme hos Tine Lind Tidspunkt: Kl. 18:30 22:00 Mødetype: Hovedbestyrelsesmøde nr. 01 Fortæring: TL Tegnstyrer: KLC Kvaje slik: TL Referent: TL Deltagere: Fraværende: Daniel Vest (), Tine Lind (TL), Kim Larsen Christensen (KLC), Jutta A. Nielsen (JAN), Jesper Fløe (JF), Nikolaj Seemann (), Tine M. Vest (TV) Maria Grandt (MG), Kim Aarosiin (KA) Dagsorden Åben/Lukket 1. Velkomst... bød alle velkommen til bestyrelsen og ser frem til et godt samarbejde. 2. Godkendelse af dagsorden... Fælles Der blev spurgt til hvad Åben/Lukket betyder, det betyder at hvis vi har nogle personsager, så bliver punktet et lukket punkt, så det ikke er til offentligt skue. Ellers ingen bemærkninger til dagsordenen. 3. Vores forventninger til hinanden?... Fælles Enighed om, at det er vigtigt, at vi er åbne og ærlige over for hinanden, at vi siger vores mening, vi må ikke tage kritik personligt, det er meget vigtigt med mail korrespondancen, at der bliver svaret på mails, alle prioriterer et godt samarbejde i bestyrelsen, vi er fælles om beslutningerne og man ikke tager en anden beslutning efter den fælles beslutning, dialog er vejen i kommunikationen, fælles mail korrespondance uanset emnet. 4. Opfølgning af ordinær generalforsamling... Fælles Åben tilmelding til diverse arrangementer, enighed om at vi fastholder det struktur vi har nu, at når man har betalt til et arrangement, bliver ens navn skrevet på tilmeldingslisten. Vi ønsker ikke at hemmeligholde vores gæster til vores arrangementer. Rengøring med klor/ klor agtige lugte i klublokalet;, og KLC tager en snak med Kristina, vores rengøringsdame. Varme regulering, punktet videregives til ejendomsudvalget. Evt. kan pedellen hjælpe med at skrue op for varmen, men det er vigtigt vi husker at skrue ned efter endt brug af lokalet. En ide er, at der bliver lavet en huskeliste til udlejning. Andre ejendomsting, bl.a. gelænder udenfor, der er løs, gul markering på trappe videregives ligeledes til ejendomsudvalget. Aktivitetskalender på Ulleruphus skal være med læsevenligt skriftstørrelse. Der skal være bedre informationer fremadrettet omkring vores arrangementer. Klager vedr. kiosken på Ulleruphus, KLC tager det op med kiosk udvalget. 5. Bestyrelseskonstituering a. Oprettelse af forretningsudvalg (FU)... forklarede motivationen til at oprette forretningsudvalg, bestående af formand, næstformand og kasserer. Dette betyder, at FU mødes hver måned, HB mødes hver ca. 3. måned. FU tager økonomiske beslutninger op til 1500 kr., alt over skal godkendes af HB. FU har fokus på kontor administrationen, udlejning af lokaler, breve mv. og det økonomiske overblik. HB godkendte oprettelsen af FU.
b. Gennemgå foreningens vedtægter til orientering... havde ikke modtaget de nyeste vedtægter for FTSF, da der er ændringer i forbindelse med at vi har fået udvidet bestyrelsen. Ellers ingen bemærkninger hertil. c. Gennemgå foreningens forretningsorden til godkendelse... Der var enkelte omformuleringer i forretningsordenen. Til næste møde tager vi forretningsordenen op igen. d. Gennemgå foreningens strukturering... JAN og TL læser korrektur på diverse nyhedsbreve, arrangement sedler inden det lægges ud på hjemmesiden. Ved tilmeldinger skal vi fremover bruge tilmelding@ftsf.dk, mails sendt til denne adresse bliver videresendt til TV og KLC. e. Opgavefordelinger og udvalgenes kontaktpersoner... Festudvalg = bestyrelsen Fanebærer tovholdere = og JAN Historisk udvalg tovholder = Kiosk udvalg tovholder = KLC Medie udvalg = bestyrelsen JAN har ansvaret for medlemskartoteket. f. Faste bestyrelsesmøder... Enighed om at vi fremover holder bestyrelsesmøder på en søndag fra 10-14. Søndag d. 28. april 2013 Søndag d. 11. august 2013 Søndag d. 6. oktober 2013 Søndag d. 12 januar 2014. g. Vagtturnusfordeling i lige uge... Hvis man er forhindret i en foreningsaften, sørger man selv for at bytte vagten og meddele det til den anden foreningsaftens makker. 3/4 TL & 17/4 JAN & JF 1/5 & TV 15/5 KLC & TL 29/5 & JF 12/6 JAN & (ALLE) 26/6 & TV (ALLE) h. Vagtturnusfordeling i kontortid... Der vil altid være en fra FU tilstede på grund af udlejningskalender, det er kun FU som har adgang til kalenderen. Hvis man er forhindret i en kontortid, sørger man selv for at bytte vagten og meddele det til den anden kontortids makker. Kontortid er onsdage fra kl. 16.30-18.00. 3/4 TL & 10/4 KLC & TV 17/4 & JAN - 2 -
24/4 TL & JF 1/5 KLC & 8/5 & TL 15/5 TL & TV 22/5 KLC & JF 29/5 & 5/6 TL & TV 12/6 KLC & JAN 19/6 & JF 26/6 TL & 6. Medlemsmøde... Vi har 4 grupper i forbindelse med salg af ejendom eller ej; de fire grupper er: for et salg, imod et salg, overvejer et salg, ønsker køb af det tidligere Lillebæltsskole. Det er vigtigt vi prioriterer i år at have fokus på, om vi skal sælge ejendommen eller ej. Derfor er der taget beslutning om, at vi holder medlemsmøde d. 12. juni 2013. arrangerer et møde med ejendomsudvalget, der skal laves en liste over fordele og ulemper ved salg af ejendommen. Til næste møde tages punktet FTSFs fremtid op. 7. Nyt fra udvalgene a. Caféudvalg... JF JF havde en meget skrig gul bluse med, som cafe udvalget havde tænkt sig at bruge som arbejds t-shirt, enighed om at blusen er for gul/skrigende. JF arbejder videre med at finde en dæmpet bluse, som ikke skriger os i øjnene. Robert Sejr har bedt om en pause fra cafe udvalget, har bedt ham om at aflevere nøgler. er ikke med i cafe udvalget længere, men står til rådighed for fredags cafe. 1. Kaffeudvalg... TL Vi har fået 4 interesserede personer til at lave kaffe til vores foreningsaftner, JF tovholder for udvalget og arbejder videre med at kontakte disse fire. Vi forventer, at udvalget starter op d.1. maj. finder mail adresser til de fire personer og giver dem til JF. b. Ejendomsudvalg... vil finde en løsning mod trækket i klublokalet, flere medlemmer klager over det trækker fra ventilationsrørene. Et forslag er at mure det til. 1. Erhvervslokale... Der sker fremskridt i lokalet, pt. mangler der at blive lagt gulv på. Der udleveres nøgle d. 15. april, der forventes at åbnes d. 1. maj. 2. Køreskole... Desværre har vi ikke gjort noget ved vores kontor, så det er klart til udlejning til køreskole pr. 1. april, enighed om at vi vil sætte huslejen ned til 2000 kr. frem til sommer 2013, i sommerperioden må vi sørge for at lave de ændringer der skal til og efter sommer kan vi kræve 2500 kr. om måneden som aftalt. kontakter køreskolen. c. Fanebærerudvalg... / JAN d. Festudvalg... Fælles 1. Sommerfest... TL Der er fire interesserede i at arrangere sommerfesten, TV, JF, TL og Birgitte Yde Pedersen. TL og JF arbejder videre med udvalget. Ideer til kommende fester: Halloween, julefrokost og banko samme dag, pyjamas fest. - 3 -
e. Historiskudvalg... CFH (Center for høretab, det tidligere Fredericia skole) har mange gamle billeder, gamle ting som de ønsker opbevaret. Der er aftalt, at de kan aflevere det til FTSF, vi vil ordne et kælderrum til et historisk rum. Der er luftet den samme ide om opbevaring hos FTSF hos Nyborgskolen. f. Kioskudvalg... KLC g. Kulturudvalg... TV TV gennemgik forårets spændende program. Enighed om, at banko udvalget skal mødes 2 x årligt. Der har været en henvendelse om, at hovedpræmien til banko spil må gerne være gavekort i stedet for kurv, da flere har oplevet at de ikke bryder sig om alt indhold i kurvene. Kan man få en sodavand i stedet for kaffe til banko? Enighed om, at det må bankoudvalget kigge på. Betaling i forb. med kaffe til arrangementer, forslag at kaffekoppene står i cafeen, dvs. medlemmer skal betale for at få en kaffe kop. God måde at styre om folk har betalt eller ej. 1. Formiddags åben... TL TL har fået en henvendelse om at nogle medlemmer ønsker at FTSF har åbent om formiddagen, til hygge, kreativ dag mv. Evt. en onsdag fra 10-13/14. HB giver grønt lys, TL arbejder videre med det. h. Medieudvalg... Fælles fortæller, at han er ved at afprøve en ny fælles server, da det gamle server ønskes lukket ned. Hjemmesiden trænger til justeringer, alle har lov til at komme med deres input. Facebook, bestyrelsen er administratorer på siden der er lukket af for, at medlemmer kan skrive opslag på siden. 8. Nyt fra afdelinger a. Døves Idrætsklub FREMAD... Der skal være årsmøde i løbet af foråret. b. Tegnsprog CI... Der vides ikke pt. hvornår det næste arrangement i Tegnsprog CI finder sted. c. Whist... 9. Næste møde... Søndag d. 28.april 2013 kl. 10-14. KLC sørger for fortæring. Alle bedes mødes op kl. 9.45. Korrespondance liste: Snakke med Kristina K. Arbejde videre med diverse ting til ejendomsudvalget Klager i forbindelse med kiosk tages op med kioskudvalget Lave ændringer i forretningsordenen Ændre tilmelding@ftsf.dk til videresendelse til TV og KLC Ejendomsudvalgsmøde vedr. salg af ejendom - 4 - //KLC KLC FU
Tilføje FTSFs fremtid til næste hovedbestyrelsesmøde Arbejde videre med bluser til cafe udvalget Give JF mail adresser til kaffeudvalget Kontakte kaffeudvalget Finde løsning vedr. træk i klublokalet Kontakte køreskole Arbejde videre med sommerfest udvalget Arbejde videre med formiddags åbning Følge op på ny server JF JF JF/TL TL Suppleanter er velkomne til at deltage til bestyrelsesmøde, dog har suppleanter ingen stemmeret, kun taleret. - 5 -