Registrering af arbejdstid på EUD og kursusområdet på CPH WEST Indhold 1 Baggrund... 2 1.1 Formål med tidsregistreringen... 2 1.2 Overordnede principper for tidsregistrering på CPH WEST... 2 1.3 Øvrige forhold... 2 1.3.1 Hvornår starter vi med at tidsregistrere?... 2 1.3.2 Hvordan får jeg hjælp til tidsregistreringen?... 2 2 Vejledning i registrering af arbejdstid på CPH WEST... 3 2.1 Hovedprincipperne... 3 2.2 Systemets dele... 3 2.3 Daglig registrering... 3 2.3.1 Registrering af arbejde udført på skolen... 4 2.3.2 Registrering af anden arbejdstid... 6 2.3.3 Registrering af sygdom i skolens flowsystem... 7 2.3.4 Registrering af alderstillæg... 7 2.4 Lærerens ugentlige godkendelse... 7 2.4.1 Årsnormen... 10 2.5 Lederens månedlige godkendelse... 10 3 Statistik... 10 4 Support og information... 11 5 Øvrige forhold... 11 6 Bilag... 12 6.1 Bilag 2. Forudregistrering af ferieperioder i Outlook... 12 1
1 Baggrund Lærerne på erhvervsskolerne følger fra 1. august 2014 aftale om Arbejdstid for tjenestemænd i Staten. Det er på CPH West besluttet, at alle lærere hver dag bør registrere deres præsterede arbejdstid i skolens tidsregistreringssystem. Dette notat er en vejledning i brugen af tidsregistreringssystemet. Afsnit 1. redegør for formålet med registreringen, de overordnede principper og øvrige forhold. Afsnit 2. viser hvordan den daglige registrering af arbejdstid og godkendelsesproceduren foregår. Endelig beskrives i afsnit 3. mulighederne for at følge registreringerne i løbet af året. 1.1 Formål med tidsregistreringen Lov 409 fokuserer på tæt dialog om opgaveløsning og prioritering. Tidsregistreringen er i den forbindelse et nødvendigt værktøj. Medarbejderen skal derfor altid gå i dialog med lederen, inden der påbegyndes og efterfølgende registreres tid for en opgave, hvor det forventede tidsforbrug betyder, at den samlede arbejdstid vil afvige fra en gennemsnitlig arbejdstid på 37 timer pr. uge på årsbasis. Tidsregistreringssytemet skal afløse en række af de blankettrer, der i dag sendes til HR (blanketter for ulempetillæg, for afholdelse af ferie osv). Registreringen er således løndannede. Derfor stilles der krav om en korrekt og rettidigt registrering. 1.2 Overordnede principper for tidsregistrering på CPH WEST Der er udviklet et system efter følgende principper: Tidsregistreringssystemet skal være enkelt og ubureaukratisk Arbejdstiden skal hovedsageligt registreres ved angivelse af en komme-tid og gå-tid Tidsregistreringssystemet skal give mulighed for at registrere arbejdstid for arbejde, der, efter aftale med nærmeste leder, ikke udføres på arbejdspladsen Tidsregistreringssystemet skal indeholde en løbende godkendelsesprocedure af medarbejderen Tidsregistreringssystemet skal levere data til brug for dialog mellem leder og medarbejder om opgaveløsning, prioriteringer af arbejdet m.v. 1.3 Øvrige forhold 1.3.1 Hvornår starter vi med at tidsregistrere? Registreringen starter med virkning for skoleåret 2014/2015, og første dato for registrering er dermed 1/8-2014. Der er planlagt informationsmøder for alle medarbejdere primo august. 1.3.2 Hvordan får jeg hjælp til tidsregistreringen? Spørgsmål af teknisk karakter rettes til din HR-medarbejder. Andre henvendelser rettes til nærmeste leder. 2
2 Vejledning i registrering af arbejdstid på CPH WEST Inden den konkrete gennemgang af den daglige registrering er det væsentligt at forstå hovedprincipperne i systemet. 2.1 Hovedprincipperne Der skal registreres præsteret arbejdstid. Der skal altså ikke registreres planlagt tid. Der registreres direkte i Outlook ved at oprette kalenderbegivenheder med bestemte kategorier. Eksepmler på kalenderbegivenheder er møder og private aftaler m.v. Disse begivenheder kan fortsat anvendes i kalenderen, men tæller ikke arbejdstid. Systemet er baseret på, at man ved dagens afslutning supplerende registrerer sin arbejdstid ved at oprette kalenderbegivenheder med bestemte kategori eller emner 1, som tæller arbejdstid. Følgende oversigt viser de de kategorier, der tæller arbejdstid, og dem der ikke gør: Kategorier/emner i Outlook som indgår i arbejdstidsberegningen Arbejde Arbejde andet sted Ulempe Tjenestefri med løn Afspadsering Ferie Særlige feriedage Omsorgsdag Sygdom Barns 1. og 2. sygedag Kategorier/emner i Outlook som ikke indgår i arbejdstidsberegningen Møde Skema Andet Weekend 1) Nuldage Figur 1: Kategorier/emner 1) Der laves separat regnskab for timerne der vedr. arbejde i Weekend, se nedenfor, 2.2 Systemets dele Tidsregistreringssystemet består af forskellige dele: Den daglige tidsregistrering En løbende godkendelsesprocedure En statistikdel 2.3 Daglig registrering Den daglige registrering af arbejdstid foregår direkte i Outlook-kalenderen. 1 Begreberne emner og kategorier uddybes senere. 3
2.3.1 Registrering af arbejde udført på skolen Lærer NN mødte mandag ind på skolen klokken 7.45. Klokken er nu 16.00 og NN skal afslutte sin arbejdsdag ved at registrere dagens præsterede arbejdstid. Inden registreringen påbegyndes, ser NN s Outlook-kalender ud som følger: Figur 2: NN's kalender før mandagens tidsregistrering Som det fremgår, har NN om mandagen undervist i fire lektioner og deltaget i et teammøde. I hullerne mellem undervisning og mødet, har NN arbejdet med forberedelse, opgaveretning samt dialog med kolleger og elever. Nu skal NN foretage arbejdstidsregistrering. Registreringen foregår i Outlook ved at oprette en kalenderbegivenhed med en foruddefineret kategori, og angive start- og sluttidspunkt. Emnefeltet kan anvendes som et fritekstfelt, hvor der her angives Arbejde, se figur 3. I kalenderen trykker man på ny aftale, herefter åbnes en ny kalenderbegivenhed. Kategorien "arbejde" vælges ved at trykke på knappen Kategoriser og dernæst Arbejde. Derefter angives starttidspunkt (7:45) og sluttidspunkt (16:00). Hvis det ønskes kan man som i nedenstående eksempel også tilføje Arbejde i emnefeltet. 4
Figur 3: Emne- og kategorifelterne Figur 4: Registrering af arbejde på skolen Den samlede registrerede arbejdstid udgør 8 timer og 15 minutter. Bemærk at hvis arbejdsdagen var sluttet 15:24, så skal man taste dette i sluttidspunktet. 5
2.3.2 Registrering af anden arbejdstid Udover Arbejde skal man registrere følgende kategorier af arbejdstid: Arbejde andet sted Ved arbejde på kursus, til skills, eller derhjemme mv. skal kategorien arbejde andet sted anvendes. Ulempe Har ledelsen pålagt arbejde udenfor normal arbejdstid, dvs. i tidsrummet 17.00 til 06:00 skal det registres, da det udløser ulempe-godtgørelse. NB. Er man pålagt at arbejde fra 8:00-20:20, skal man registrere som følger: Arbejde 8:00-17:00 og Ulempe 17:00-20:20. Tjenestefri med løn (7 t og 24 min) Afspadsering (7 t og 24 min) Afvikling af afspadsering, der er aftalt overført fra tidligere år Ferie (7 t og 24 min) Når man påbegynder sin ferie skal man forudregistrere denne, se bilag 1. Særlige feriefridage (7 t og 24 min) Omsorgsdage I emnefelte skal man angive om der er tale om Konverteret afspadsering (maks 7 t og 24 min) Børneomsorg ny ordning (2 dage pr barn under 8 år) (7 t og 24 min) Børneomsorg gl. ordning (10 dage inden barnet fylder 18 år) (7 t og 24 min) Sygdom (maks 7 t og 24 min) Barns 1. og 2. sygedag (maks 7 t og 24 min) De sidste 7 kategorier tæller maksimalt 7 timer og 24 minutter (7,4 timer) pr. dag for en fuldtidsansat. Derfor skal der for hver dag oprettes en kalenderbegivenhed med starttidspunkt kl. 8.00 og sluttidspunkt kl. 15.24. For deltidsansatte skal start- og sluttidspunkt svare til deres dagsnorm. Weekend Har ledelsen pålagt arbejde i weekenden eller på helligdage skal timerne registres 1:1. Pålagt arbejde i weekender og på helligdage vil udløse weekend- og ulempegodtgørelse. 6
Har man arbejdet 10 timer i en weekend, skal man registrere 10 timer 1:1 De 10 timer vil udløse: Arbejde: 10 timer til afspadsering Weekendtillæg 50 %: 10 timer gange 50 % = 5 timer til afspadsering HR vil sørge for at din afspadseringssaldo efterfølgende øges med 15 timer i alt. Ulempetillæg 25 %: 10 timer gange 25 % = 2,5 time der udbetales med lønnen Timerne der er optjent i weekenden vil af HR blive lagt ind som en afspadseringssaldo hhv. udbetalt når månedsoversigt er godkendt. Når der senere afspadseres vil man nedbringe afspaseringssaldo med 7,4 time pr dag. Nul-dage Det tæller ikke arbejdstid, men man bør registrere en nul dag med en kalenderbegivenhed mhp. at orientere kollegaer om at man har fri. Mangler man kategorierne i sin kalender kan man kontakte it og få dem oprettet. 2.3.3 Registrering af sygdom i skolens flowsystem Det gælder for begivenhederne Sygdom og Barns 1. og 2. sygedag, at der foreløbig skal ske en dobbeltregistrering: Dels på CPH S i det elektroniske flow og dels i Outlook. De 2 systemer vil blive integreret, men foreløbig skal begge systemer altså anvendes. 2.3.4 Registrering af alderstillæg Lærere, der er fyldt/fylder 60 år, og som har anmodet herom ith. gældende aftale tillægges 175 timer (for fuldtidsansatte) i arbejdstidsopgørelse. Det sker automatisk med 1/12 del hver måned, og den enkelte lærer skal derfor IKKE selv foretage registrering heraf 2.4 Lærerens ugentlige godkendelse Hver mandag morgen sender systemet en mail med et link til en automatisk oprettet ugeoversigt til hver medarbejder. Heri er alle kalenderbegivenheder fra kalenderen registreret, dog undtaget kalenderbegivenheder markeret som Privat : 7
Ovenfor vises som et eksempel kun mandagen i uge 18 8
Figur 5: Lærerens ugeoversigt Følgende vil fremgå af ugeoversigten: Kalenderbegivenheder, som tæller med i arbejdstiden Øvrige kalenderbegivenheder Ugens samlede registrerede arbejdstid Årsnorm Norm til dato (sidste dag i ugen) Tidligere registreret og godkendt arbejdstid Afspadseringssaldo og periodens afspadsering Ugeoversigten skal godkendes af den enkelte medarbejder. Ved godkendelsen bekræfter medarbejderen at tidsregistreringen er foretaget korrekt og loyalt. Ugeoversigten skal godkendes senest 2 dage efter den er udsendt. NB. Hvis du har behov for at se tidligere ugers oversigter skal du bruge https://bpm.cphs.dk 9
2.4.1 Årsnormen Årsnormen beregnes ud fra den enkelte medarbejders ansættelsesbrøk (en fuldtidsansættelse er 100 % en halvtidsansættelse 50 %). Årsnormen for skoleåret 2014/15 beregnes således: Antal kalenderdage er 365 Antal lørdag-søndage er 104 Antal helligdage er 9 Der er således 252 (365 104 9) arbejdsdage i skoleåret á 7,4 timers varighed, hvilket giver en årsnorm for en fuldtidsansat på 1.864,80 timer. Ved deltidsansættelse ændres arbejdsdagens varighed forholdsmæssigt. 2.5 Lederens månedlige godkendelse En gang om måneden (den 2. mandag i hver måned) sendes en månedsoversigt til hver leder. Lederen kan her danne sig et overblik over medarbejdernes registreringer den seneste måned. Denne oversigt skal godkendes af lederen. Kan lederen ikke godkende tages kontakt til medarbejderen mhp drøftelse og efterfølgende godkendelse. Der kan ikke rettes i de godkendte registreringer medmindre der konstateres faktuelle fejl. Figur 6: Lederens oversigt over månedens registreringer 3 Statistik Som medarbejder kan man se de egne godkendte registreringer på adresse https://bpm.cphs.dk, under menupunktet Registreringer. 10
Der er her mulighed for at sortere og filtrere registreringerne ved at klikke på kolonneoverskrifterne. Som leder kan man se sine egne medarbejderes registreringer. Figur 7: Oversigt over egne registreringer 4 Support og information Yderligere spørgsmål rettes til nærmeste leder og/eller din HR medarbejder. 5 Øvrige forhold Indtil videre skal ledere og medarbejdere fortsat indsende anmodning om planlagt ferie til HR. Men 11
6 Bilag 6.1 Bilag 2. Forudregistrering af ferieperioder i Outlook 1. Opret en kalenderbegivenhed på den første feriedag og vælg kategorien Ferie 2. Klik på Gentagelse 3. Udfyld vinduet Tilbagevendende aftale som vist i eksemplet med: Start- og sluttidspunkt 08:00 15:24 for fuldtidsansatte ellers aktuel dagsnorm Vælg Ugentligt og marker ugedagene fra mandag til og med fredag Vælg Afslut efter og skriv fx 20 (forekomster) = 4 uger Klik på OK 4. Klik på Gem og luk, og ferien er registreret 12