Rapport fra arbejdsgruppen vedrørende medarbejder og studenterinddragelse på institutniveau på Arts Arbejdsgruppen har holdt i alt fire møder, den 12. april, 2. maj, 10. maj og 18. maj 2011. Den har bestået af følgende medlemmer: Birgitte Stougaard Adjunkt VIP VIP, IÆF aekbsp@hum.au.dk Charlotte Palludan Lektor, medl. SAU / HSAU VIP VIPTR, cp@dpu.dk DPU Jacob Engberg Lektor VIP TEO je@teo.au.dk Ole Morsing Akademisk Råd VIP IFI ideom@hum.au.dk Pia Bramming Lektor VIP IFL, DPU pibr@dpu.dk Søs Bayer Lektor VIP IFP, DPU sba@dpu.dk Anna Plasket HK TR TAP Anna.louise.dolan.plaske tt@hum.au.dk Bente Jønshøj TAP IMV imvbj@hum.au.dk Bente Kejser TAP TEO bk@teo.au.dk Troels Stru Schmidt Ph.d. IFI filtss@hum.au.dk Nicolai Paulsen AC arbejdsmiljørepræsentant TAP DPU nicolai@dpu.dk Asger Emborg STUD DPU, AAR Emborg83@hotmail.co m Bjarke Aae STUD TEO bjarkeaae@hotmail.com Damian Goldberg STUD HUM damian.goldberg@gmail.com Anne Marie Pahuus (institutleder, IFI) og Peter Bugge (institutleder, IHO) fungerede som tovholdere. Arbejdsgruppens kommissorium er defineret således: Gruppen skal udarbejde et eller flere forslag vedrørende medarbejder og studenterinddragelse på institutniveau gennem etablering af et rådgivende udvalg omfattende følgende indhold: Definition af det rådgivende udvalgs status og funktion herunder forholdet mellem medarbejder- og studerendes fagråd og institutledelsen, samarbejds og arbejdsmiljøudvalg, studienævn, uddannelsesfagudvalg samt Akademisk Råd på fakultetsniveau. Sammensætning af det rådgivende udvalg og udpegningsprincipper Proces for rådgivende udvalgs møder herunder mødekadence, forretningsorden etc. Overvejelser om medarbejdermøde for samtlige medarbejdere og kadencer 1
I gruppen har der fra start været bred enighed om, at der er et stort behov for institutfora på de tre insti- tutter på Arts som centrale organer til at sikre medarbejder og studenterinddragelse og indflydelse på institutniveau. Behovet for inddragelse er anerkendt i regeringens forslag til lov om ændring af universitets- loven, der affatter 10, stk. 6, således: Bestyrelsen sikrer, at der sker medbestemmelse og medinddragel- se af medarbejdere og studerende i væsentlige beslutninger. I bemærkningerne tydeliggøres det, at denne inddragelse også skal finde sted på institutniveau, jf. bemærkningernes stykke 3.1.3.2, hvor der står at det forventes fortsat, at den effektive inddragelse af medarbejdere og studerende sker på alle organisatoriske niveauer [arbejdsgruppens understregning], samt tilsvarende i bemærkningerne til lovforslagets enkelte bestemmelser til nr. 11, stk. 2, nr. 5 (universitetslovens 13), hvis sidste afsnit lyder: Det skal fremgå af vedtægten, hvordan medbestemmelse og medinddragelse for medarbejdere og studerende på alle organisatoriske niveauer er sikret. Det forudsættes altså, at der etableres organer, der kan sikre medarbejdere og studerende på alle organisatoriske niveauer medbestemmelse og medinddragelse. Hvor der er mere end et organisatorisk niveau, er det derfor ikke tilstrækkeligt, at medarbejdere og studerende på et enkelt organisatorisk niveau er sikret medbestemmelse og medinddragelse. Udvalget har tillige fundet inspiration i følgende afsnit fra bemærkningerne til lovforslaget: Evaluerings- panelet finder, at universitetsloven fra 2003 som udgangspunkt er en god ramme for medbestemmelse og medinddragelse på universiteterne, men konstaterer, at universiteterne ikke i tilstrækkelig grad har sikret medbestemmelsen og medinddragelse og løftet udfordringen med at udvikle en ny ledelseskultur, og: Medbestemmelse og medinddragelse er et bestyrelsesansvar. Derudover skal institutlederen opbygge en organisation til at løfte instituttets samlede opgaver med inddragelse af de studerende, det videnskabelige personale og det tekniskadministrative personale. Udvalget anerkender AU s bestræbelser på at modernisere HSU/SUsystemet ved AU og på at give de akademiske råd en mere central rolle som væsentlige bidrag til at indfri lovforslagets intentioner. Men da akademiske råd alene tænkes oprettet på hovedområdeniveau, mens samarbejdsudvalgssystemet er pålagt en række formelle begrænsninger i sin sammensætning og sine opgaver, mener udvalget, at både institutledelse og de forskellige medarbejdergrupper på institutterne, inklusive de studerende, har fordel af, at der som anført i bemærkningerne til universitetslovforslaget, oprettes repræsentative institutfora. 1 Institutforums status, funktion og forhold til andre råd, organer og udvalg Institutforum skal sikre sammenhæng i instituttets virke og udvikling gennem inddragelse af medarbej- dere og studenter, så beslutningers forankring, implementering og levedygtighed sikres. Med bemærkningernes fremhævelse af instituttets samlede opgaver med inddragelse af de studerende, det videnskabelige personale og det tekniskadministrative personale er institutforums primære funktion givet, nemlig at sikre sammenhæng i instituttets virke og udvikling på det overordnede plan. Spændingen i den nye universitetslov mellem den enstrengede ledelse og kravet om sikring af medbestemmelse og medinddragelse kan kun mindskes og håndteres konstruktivt, hvis institutforum reelt og regelmæssigt inddrages i centrale beslutningsprocesser. Institutforum fungerer på den måde som en slags checks and 1 Arbejdsgruppen foretrækker betegnelsen institutråd, idet den efter gruppens opfattelse mest præcist udtrykker organets status og funktion, herunder den uformelle, men vigtige parallelitet til de akademiske råd på hovedområdeniveau. Da ledelsen synes at have lagt sig fast på betegnelsen institutforum, vil denne dog blive brugt i rapporten. 2
balances i forhold til ledelsesstrukturen. Som en platform for mediering af synspunkter og interesser kan institutforum hermed skabe et bedre beslutningsgrundlag for ledelsen og samtidig sikre, at disse beslutninger på grund af deres begrundede og forhandlede karakter fremstår som legitime og dermed ikke blot som et diktat, der er bindende for medarbejderne. Samtidig kan organet bidrage til at sikre opfyldelsen af universitetets lovbestemte formål om at sikre et ligeværdigt samspil mellem forskning og uddannelse, foretage strategiske prioriteringer på disse områder og dele viden med det omgivende samfund. Som nævnt finder udvalget, at der er mange gode tanker i rapporten om modernisering af HSU/SU- systemet. Her vil vi understrege tankerne om at styrke HSU/SUsystemets vægt i universitetets organisation. Dog mener vi ikke, at samarbejdsudvalgene egner sig til at fungere som det centrale organ for medarbejderinddragelse i beslutningsprocesserne om instituttets virke og udvikling, da de studerende ikke er repræsenterede. Dertil kommer, at det foreslåede SUorgan på institutniveau med sine 68 medlem- mer (dvs. i alt kun 34 VIP + TAP på medarbejdersiden) vil være for småt til at sikre en bred medarbejder- repræsentation. Samarbejdsudvalgenes kompetenceområder er aftalebelagte, mens udvalgets forslag til forretningsorden for institutfora følger nedenfor. Der bør tilstræbes en klar arbejdsdeling de to organer imellem, idet et vist overlap i, hvilke typer af sager de diskuterer og behandler, ikke kan undgås. Mens samarbejdsudvalget har arbejdets vilkår som sit primære interesseområde, er studiernes organisering studienævnenes og de dertil knyttede uddannelsesfagudvalgs ressortområde. Arbejdsgruppen finder det derfor vigtigt, at den ligelige repræsentation af studenter og VIP er fastholdes ikke blot i studie- nævnet, men også i dettes underudvalg. Diskussioner om de enkelte uddannelser og om samlede tiltag på uddannelsesområdet (foranstaltninger til mindskelse af frafald, spørgsmål om praktik og udlandsophold, tilrettelæggelsen af profilfag etc.) bør ligge i studienævnssøjlen, mens institutforum bør drøfte mere overordnede spørgsmål om sammenhængen mellem prioriteringer på uddannelsesområdet og instituttets strategier og mål for forskning, talentpleje og videnudveksling. Forholdet til Akademisk Råd på fakultetsniveau bør tilrettelægges sådan, at der er en høj grad af viden- udveksling og koordinering af dagsordener og synspunkter de to organer imellem. Der skal også være en god kommunikation med forsknings, videnudvekslings og uddannelsesfora og udvalg på fakultets og institutniveau ud fra synspunktet om, at institutforum er en ramme for samarbejde såvel som sammen- hæng. Om dette fordrer et vist personsammenfald mellem medlemmerne i institutfora og Akademisk Råd, har arbejdsgruppen ikke taget stilling til. Sammensætning af og udpegningsprincipper for institutforum For at sikre institutforums legitimitet skal dette udformes, så det finder den rette balance mellem effektivitet og repræsentation. To modeller har hver især haft tilhængere i udvalget: Model 1: 15 medlemmer; 3 fra institutledelsen, 3 VIP, 3 TAP, 3 ph.d.studerende og 3 BA/KA/MA- studerende Model 2: 16 medlemmer; 3 fra institutledelsen, 7 VIP, 2 TAP, 2 ph.d.studerende og 2 BA/KA/MA- studerende Dette punkt har været genstand for livlige og langvarige diskussioner i arbejdsgruppen, som har måttet konstatere, at den ikke kan nå til fuld enighed. Derfor fremlægges i det følgende to forslag, udtrykkende de to hovedsynspunkter i arbejdsgruppen. Det har været en præmis for alle parter, at institutforum bør have en størrelse, der så hensigtsmæssigt som muligt balancerer mellem behovet for effektivitet og repræsenta 3
tivitet, idet begge dele er nødvendige til sikring af forummets legitimitet. Konkret udtrykt fandt gruppen, at forum næppe kunne rumme mere end cirka femten medlemmer. De største diskussioner udspandt sig om studenternes og TAP ernes repræsentation. Hvad det første angår, mente en gruppe, at studenterne er fuldt så legitime interessenter i institutternes udvikling som alle andre, og at alle grupper kan udtale sig om alle væsentlige områder i instituttets liv med forskellige perspektiver. Alle indsigter må principielt set betragtes som ligeværdige, et princip som efter gruppens opfattelse kun for alvor respekteres og forsvares, hvis alle parter er sikret ligelig repræsentation i institutforum. En anden gruppe anerkendte, at studenterne som alle til et institut knyttede grupper havde en stærk interesse i dettes tarv og udvikling, men at de ikke havde de samme forudsætninger i form af indsigt i instituttets samlede virke til at vurdere, eller det samme ansvar for at sikre realiseringen af universitetets, fakultetets og instituttets mål og strategier som de fastansatte medarbejdere, hvorfor de studerende ikke kunne gøre krav på det samme antal pladser som disse. Studienævnene er i dette perspektiv det primære forum for artikulation af studenterindsigter og interesser. Begrænsningen af studenternes repræsentation har i denne optik også en pragmatisk dimension, nemlig at sikre et så stort antal VIPpladser i institutforum, at de meget heterogene fagligheder, der indgår i de nye institutter, kan finde passende repræsentation. TAP ernes andel af pladserne i institutforum var genstand for debat af andre grunde. Den nye organisering af TAPområdet flytter både fysisk (især på Campus Aarhus, mens adskillelsen bliver mindre umiddelbart synlig på Campus Emdrup), og formelt er hovedparten af TAP erne væk fra institutterne. I konsekvens deraf har ledelsen udmeldt, at kun de TAP er, der refererer til en institutleder (skønsmæssigt ca. 15 per institut) vil være valgberettigede til institutforum. Arbejdsgruppen fandt, at dette var uheldigt og forkert, idet alle de TAPmedarbejdere, hvis arbejdsfunktioner udelukkende eller primært var knyttet til et bestemt institut, med deres indsigt og engagement i deres sagsområder burde have adgang til repræsentation i institut- forum. Det blev diskuteret, men på ingen måde afklaret, om en observatørstatus til et antal interesserede TAP er tilknyttet ACA vil være en hensigtsmæssig løsning på problemet. Som med studenternes repræsen- tation argumenterede en gruppe for fuld paritet i repræsentationen, mens en anden argumenterede for en mere begrænset repræsentation. Alle var enige om, at de ph.d.studerende bør have sæde i institutforum som særlig medarbejdergruppe, mens holdningerne til repræsentationens størrelse fulgte de ovenfor præsenterede linjer. Der var enighed om, at institutledelsen skulle indgå i institutforum, om end det var genstand for debat, om foruden institutlederen også de to viceinstitutledere skulle have mødepligt, eller om deres tilstedeværelse kunne afhænge af den specifikke mødedagsorden. Der var dog enighed om, at institutledelsen generelt burde have en selvfølgelig interesse i deltagelsen. Udvalget finder, at institutforums formand bør vælges blandt forums medarbejdere, som det ifølge udkast til ny universitetslov også bliver tilfældet med Akade- misk Råd, jf. den nye 15, Stk. 6. 2 Ledelsesrepræsentanterne bør have mødepligt. Sammenfattende fører det til følgende to modeller: 2 Udvalget overvejede, om en model, hvor institutlederen er formand, vil forpligte denne mere konsekvent på at sikre organets drift. Vi finder det dog rigtigere, at formanden udgår fra medarbejderkredsen, mens institutlederen f.eks. kan være næstformand. 4
Model 1: Institutforum består af 15 medlemmer, tre fra institutledelsen, tre VIP, tre TAP, tre ph.d.studerende og tre BA/KA/MAstuderende. Model 2: Institutforum består af 16 medlemmer, tre fra institutledelsen, syv VIP, to TAP, to ph.d.studerende, og to BA/KA/MAstuderende. I begge modeller forudsættes det, at samtlige medlemmer af institutforum bortset fra institutledelsen er valgt/udpeget fra de relevante medarbejdergruppers midte. De enkelte grupper definerer selv valgmeto- den, som således kan variere fra gruppe til gruppe. Det anbefales, at der også vælges/udpeges et antal suppleanter, som indtræder ved længerevarende forfald. Det har især i forbindelse med VIPrepræsen- tationen været diskuteret, om man skal betragte instituttet som ét repræsentationsområde, eller om man skal operere med underopdelinger for at sikre en bred repræsentation af institutternes mange forskellige fagligheder. Foretrækkes det sidste, som vel især er aktuelt ved model 2, var denne gruppes hovedsynspunkt, at medarbejdernes tilknytning til fagklynger eller tilsvarende burde danne basis for valget af VIP er til institutforum; postdoc er og andre VIP er uden undervisningsforpligtelser kunne i så fald frit tilknytte sig den fagklynge, de fagligt følte sig tættest på. Alternativt kan forskergrupper danne basis for valget, hvilket dog rummer den væsentlige udfordring, at forskergruppernes medlemmer i mange tilfælde vil komme fra mere end et institut. 3 Det bør under alle omstændigheder kraftigt betones, at brugen af fagklynger eller forskningsgrupper som basis for sikring af bred interesserepræsentation ikke er ensbetydende med, at de valgte primært repræsenterer uddannelses eller forskningsinteresser. Analoge betragtninger gør sig gældende for de øvrige gruppers repræsentation. 4 Det kan overvejes, om hvert enkelt institut selv skal have mulighed for at fastsætte kriterierne for sine interne opdelinger i repræsentationsområder. VIP er og TAP er bør udpeges for en periode på to år, mens studenter og ph.d.studerende bør udpeges for en etårig periode. Genvalg er i alle tilfælde muligt. Forretningsorden og mødekadence Institutforum har brug for en forretningsorden med klare definitioner af arbejdsopgaver og rettigheder. Hvis institutforum effektivt skal kunne løfte sin opgave som rådgivende organ for ledelsen og som stedet, hvor medarbejder og studentersynspunkter om instituttets tilstand og ønskede udvikling kan fremlægges og gøres til genstand for seriøse drøftelser, må der udarbejdes en forretningsorden, som klart definerer, 3 Udvalget diskuterede, om man kunne bruge en kombineret model, hvor en del af pladserne i institutforum er reser- veret til medlemmer fra instituttets forsknings og videnudvekslingsudvalg og en anden til medlemmer fra studie- nævn/uddannelsesfagudvalg. Denne model har dog vanskeligt ved at sikre en fagområdemæssig spredning af institutforums medlemmer, og den funktions og kompetenceopdeling, udpegningen fra det ene eller det andet af instituttets fokusområder markerer, er næppe optimal for et organ, der skal sikre sammenhæng og helhed i instituttets udvikling. 4 Gruppen har ikke diskuteret, hvordan TAP erne i modeller med bred TAPdeltagelse fra ACA allokeres til de forskellige institutter. Der er heller ikke taget stilling til det deraf følgende ressourceforbrug, herunder hvordan dette forhandles med de forskellige vicedirektører. 5
hvilke typer af sager, institutforum skal beskæftige sig med, og hvordan ledelsen forpligtes på at konsultere og medinddrage organet. En sådan forretningsorden bør indeholde følgende punkter: Diskussion og behandling af instituttets handlings og strategiplaner, herunder rekrutteringspolitik og strategi Diskussion og behandling af instituttets aktiviteter og mål for de fire AUfokusområder og disses indbyrdes sammenhæng Præsentation, drøftelse og behandling af instituttets budget for det kommende år (med særlig vægt på de aspekter deraf, der vedrører handlings og strategiplaner) Koordination og evaluering af ledelse og organisation, diskussion af tiltag til ledelsesudvikling (projektledelse, uddannelsesledelse, forskningsledelse) Varetagelse af organisatorisk kvalitetssikring, herunder diskussion af udviklingen i integrationen af instituttet, samt drøftelse af serviceniveauet for studerende og ansatte. Orientering om instituttets regnskab samt orientering om og drøftelse af væsentlige udviklinger og tendenser i den samlede brug af VIP ernes instituttid, rekruttering, STÅ, frafald og gennemførelses- tider, etc. Orientering om instituttets regnskab, samt orientering om og drøftelse af væsentlige udviklinger og tendenser i rekruttering til uddannelserne, STÅ, frafald og gennemførelsestider, etc. Medarbejder og studentertrivsel og instituttets sociale aktiviteter Instituttets interne og eksterne kommunikation Der bør defineres et årshjul for, hvornår faste punkter som handlingsplaner, økonomi og lignende disku- teres, samtidig med at der i forummets dagsorden sikres plads til fokuserede temadrøftelser. Ligeledes bør det fastslås, at institutforums medlemmer har krav på svar fra institutleder. Institutforums formand bør samarbejde tæt med ledelsen om tilrettelæggelse af dagorden etc., ligesom han/hun skal have administra- tiv bistand, herunder mulighed for at rekvirere ikkepersonfølsomme data om instituttets forhold. Institutforum bør som hovedregel mødes månedligt. Medarbejdermøder på institutniveau Arbejdsgruppen finder, at samlede medarbejdermøder på institutniveau, med invitation til de studerende, bør finde sted en eller to gange pr. semester. Møderne bør være tematisk organiserede, evt. med workshops, idet rene orienteringer fra institutledelsen bør kommunikeres med nyhedsbreve eller lignende. Møderne kan have både faglige og socialt integrerende dagsordener og funktioner. Referent: Peter Bugge 6