EKSTERNT REFERAT AF BESTYRELSESMØDE 2. april 2014, 18:00 København N Formalia Til stede: Fraværende: Dirigent: Referent: Inge Kristoffersen (IK), Christoffer Halken (CH), Maj Svendstorp (MS), Anne Korch (AK), Julia Sandner (JS) Sussi Askler (SA), Lisa Suhr (LS) IK CH Sussi Askler har forud for dagens møde oplyst, at hun trækker sig fra bestyrelsen. I hendes sted indtræder 1. suppleant, Lisa Suhr, pr. d.d. Nye sager Vicevært 1. Etablering af cykelkælder med cykelstativer og et arbejdsrum til cykler: Det skal være de billigste cykelstativer. Martin indhenter to tilbud og laver tegning over stativer. Martin har indhentet to tilbud. Bestyrelsen har besluttet at acceptere tilbud fra Hista-Hejls A/S. Tilbuddet indeholder levering af cykelstativer til 69 cykler samt 8 espaliere. Tilbuddet er ekskl. montering. Martin vil forestå arbejdet omkring montering. Beløbet henføres til det på tidligere generalforsamling afsatte beløb. Indkøb af udstyr til cykelværksted (i kælderen mellem BA 25 og 27); kroge til loft, etablering af belysning. Cykelstativer forventes etableret ultimo marts. Der er blevet opsat kroge i loftet. Martin sørger for opsætning af belysning. Der skal opsættes nye skilte, så værkstedet bliver mere synligt. Martin undersøger hvorfra tidligere skilte er blevet købt. Der er blevet opsat belysning i cykelværkstedet samt skilt på døren ind til cykelkælderen. Arbejdet omkring opsætning af nye cykelstativer er næsten afsluttet. 2. Etablering af fodhegn: Brædder til montering er indkøbt og malet. Opsætning af fodhegn udsættes til efter altanprojektet er afsluttet. Eksternt referat af bestyrelsesmøde 2. april 2014 Side 1 af 9
3. Espalierer: Forventes etableret ultimo marts. Levering af forkerte espaliere. Levering af korrekte espaliere er nu sket mod en merpris på kr. 13.000 (MN har godkendt). Arbejdet omkring montering af espalierer er undervejs - afsluttes efter altanprojektet er afsluttet. Plantning af roser i espalier Ågade og Borups Allè. IK - IK og Martin beslutter farvevalg 4. Martin indhenter tilbud på tilslutning af tre ekstra kameraer til overvågning af skraldesug. Grundet travlhed hos leverandøren afventer vi fortsat det efterspurgte tilbud. CH kontakter Thomas (Grubbe) vedr. redegørelse for håndtering af evt. videomateriale. Tilbud modtaget fra leverandør. Beslutning om eventuel accept af tilbud udsættes til efter afholdelse af ekstraordinær generalforsamling. Vær opmærksom på, at installation først foretages efter altaner er blevet etableret. 5. Installation af BEKEY-enheder (se særskilt punkt under afsnittet Ejendom, vedligeholdelsessager ). Martin koordinerer arbejdet omkring installation af enhederne. 6. Oliering af gulv på altaner. Martin sørger for at indkøbe olie. Andelshaverne sørger for at oliere gulvet første gang. Martin olierer altangulv hos lejere. 7. Montering af dørstoppere for at modvirke skader på dør og anslagslister. Foreningen bekoster indkøb af dørstoppere, der skal monteres i altangulv. Martin monterer dørstoppere hos lejere. Økonomi 1. Ejendom, vedligeholdelsessager 1. (IK) Altanprojekt 1.1. Generelt Problemer med fremsendt design, uoverensstemmelse med oprindelig aftale. Thomas og Lars har korrespondance med altan.dk og følger op på Eksternt referat af bestyrelsesmøde 2. april 2014 Side 2 af 9
problematikken. Martin har været rundt med repræsentant i alle lejligheder. Vi mangler opmåling i 3 lejligheder. Vi er nu oppe på 58 altaner og 4 fransk altaner. LK har haft løbende dialog omkring tegninger af altanerne, der er nu næsten styr på tegningerne og der kommer et lille nedslag i prisen på tilbuddet. Der er nu skrevet under på fuldmagten og der skulle være ansøgt til Københavns Kommune om byggetilladelsen. LK har bedt Per fra Altan.dk om at skrive til de beboere som ikke har haft ham på besøg til opmåling af dørene, om hvilken dør man ønsker at åbne først. Listerne om ønsker om altan og ønske om hvordan døren skal åbne findes på hjemmeside. Møde med Grubbe og Altan.dk torsdag den 10. oktober kl. 9.30. Mødet er afhold mellem Per fra Altan.dk og Martin, Thomas og LK. Uoverensstemmelserne mellem Altan.dk og LK er nu afklaret. Produktionen er sat i gang og monteringen forventes at starte op i januar 2014. Der er ikke planlagt en første byggemøde endnu. Thomas rykker Altan.dk. 1.2. Skattemæssig konsekvens af korrigeret ejendomsvurdering fra SKAT? CH beder Grubbe om redegørelse. Vi afventer fortsat svar fra Grubbe. 1.3. Skader ifm. altanprojekt LK og Martin gennemgår de foreløbige skader i forbindelse med altanprojektet og dokumenterer skader overfor både Grubbe og Altan.dk. 1.4. Vedligeholdelse Lars undersøger, hvordan altan gulvet skal vedligeholdes fremover, med oliebehandling mv. Der skal aftales en vedligeholdelsesplan samt indhentes tilbud på halvårlig/årlig oliering fra ekstern virksomhed 1.5. Husorden vedr. altaner Altaner (farver på markiser, skærmdug og fastholdelse af husorden) (IK) 1. (CH/LK) LK har hørt Asbjørn om at han kan lave en fejlmelding link på hjemmesiden så beboerne kan fejlmelde lys, røgalarmer, rengøring eller andet evt. fra hjemmesiden pris kr. 1.100,- (3 timer). Der skal også udarbejdes link til det nye vaskeri. Bestyrelsen godkender, at det bliver gjort. Der er nogle tekniske problemer med hjemmesiden, når siden forsøgs tilgået via en smartphone. LK beder Asbjørn om at udbedre fejlen. LK har d.d. anmodet Asbjørn om, at han udbedrer fejlen på mobiludgaven af hjemmesiden. 10. marts: LK har stadig ikke hørt fra Asbjørn. Lars har 20/3 aftalt med Asbjørn, at han kommer og ordner problemet med hjemmeside. Problemet vedr. mobiludgaven af hjemmesiden er løst. (AFSLUTTET) Eksternt referat af bestyrelsesmøde 2. april 2014 Side 3 af 9
2. (CH) Endelig godkendelse af arbejdet med tætning af dørene. Tilbuddet er nu delt op og det er rettet til. EP sætter arbejdet i gang når han bliver bedt om det, yderligere sørger han for at arbejdet er udført korrekt, evt. i samarbejde med Martin. Bestyrelsen godkender den del af tilbuddet, der vedrører tætning af døre. Når listerne om en måneds tid har sat sig, vil bestyrelsen vurdere behovet for installation af tvangslukkere på dørene (se hertil tidligere fremsendte tilbud fra Jørgen Friis). LK beder Jørgen Friis fremsende udspecificeret tilbud på 18 stk. Dictator dørlukkere. Beslutning om køb træffes på et tidspunkt efter afholdelsen af den ekstraordinære generalforsamling. 2.1. Vedr. arbejdet udført af Tetschner & Kjær A/S På baggrund af grundig gennemgang (gennemført af CH og LK) af det udførte arbejde har vi konstateret, at det udførte arbejde er behæftet med så omstændige mangler, at vi har set os nødsaget til at tilbageholde det skyldige beløb. I samråd med Bente Alsig (Grubbe) har bestyrelsen besluttet, at tømrerfirmaet på ny tilbydes mulighed for at foretage udbedring. Denne udbedring sker på baggrund af en af bestyrelsen udarbejdet mangelliste. Så snart manglerne er udbedret, og godkendt af viceværten, vil det skyldige beløb blive betalt. T&K har anmodet om at der foretages gennemgang mandag d. 7/4 kl 8:00 - et medlem fra bestyrelsen skal deltage. 2.2. Vedr. installation af Dictator tvangslukkere På baggrund af en prøveinstallation på hoveddøren BP 7 har bestyrelsen besluttet, at en installation af tvangslukkere ikke er hensigtsmæssig, idet dørene vil blive uforholdsmæssigt tunge at åbne. Problemet omkring lukning af døre vil blive genoptaget til diskussion efter sagen med Tetschner & Kjær er afsluttet. 3. Henvendelse fra BEKEY vedr. installation af elektronisk lås til brug for omdeling af reklamer og gratis aviser mm. BEKEY præsenterede på bestyrelsesmødet d. 2/12-13 deres gratis løsning, hvor deres installeres en automatisk oplåsningsenhed, således at omdelere af lokalaviser, reklameomdelere, bude fra Årstiderne samt Københavns Kommunes hjemmehjælp kan få adgang til foreningens opgange uden brug af nøgle. Flere leverandører tilføjes løbende, dog kun med bestyrelsens eksplicitte accept. Systemet fungerer ved hjælp af digitale nøgler, der fremsendes til mobiltelefonen og kun er brugbare i et begrænset tidsrum og er beskyttet med meget høj digital kryptering. Bestyrelsen har accepteret installationen BEKEY-produktet. Martin koordinerer arbejdet omkring installation af enhederne (se særskilt punkt under afsnittet Vicevært ). 3.1. Jf. mail af 27. feb. fra Bekey forventes installationen påbegyndt ultimo april. 4. (IK/AK) Da de bærende bjælker under vaskeriet er gennemtæret, skal vi have ingeniørfirmaet A4 til at vurdere tilstanden og udarbejde rapport for eventuelle tiltag, der bør gennemføres. I samme omgang skal der kigges på at ændre lyskassen (vinduet) under Eksternt referat af bestyrelsesmøde 2. april 2014 Side 4 af 9
vaskeriet da der kommer vand ind. Evt. kan denne muligvis ændres til en låge til levering af vaskeri materialer (sæbe o.a.). Denne opgave skal prioriteres af bestyrelsen i følgende år. tages op på næste bestyrelsesmøde. 5. (IK) Bestyrelsen har godkendt, at der indkøbes fire blomsterkasser (inkl. beplantning samt materialer til fæstning), som skal opstilles på Borups Alle på stykkerne mellem butikkerne, hvor der ikke er opsat espalierer. Forventet pris ca. 7500 kr. Viceværten og IJK tager stilling til beplantning på et senere tidspunkt. 6. Bestyrelsen har besluttet at planlægge ny fælles arbejdsdag. 7. Udskiftning af returventiler varmt vand IK Martin 7.1. (AK) Undersøg omfang af problem - udarbejdelse af spørgeskema som omdeles til alle beboere, for at få belyst problem. Gård 1. (IK) Ventilation af betongruber. Beslutning afventer vurdering. Nadia taler med Inge. Opfølgning af 5-års gennemgang og genopretning af gårdprojektet. Der henvises til 5-årsgennemgangs referatet. (Afventer til frosten er ovre). Inge har haft Envac (foreningens leverandør af kloak og skraldesug) til at vurdere nødvendigheden af at udbedre gruben. Vi har konstatereret på tegning af skraldesug at der er monteret en svanehals. Inge undersøger Inge og Martin har udarbejdet en plan for gården og reetablering af planter, svanehalse mv. se mail, bestyrelsen skal godkende planen. Det fremsendte referat/plan fra Inge og Martin godkendes. Bestyrelsen godkender at der bruges de anslået ca. 30.000 på arbejdet med genplantning, bestyrelsen ønsker at godkende den endelige genbeplantningsplan, når den er færdig og prisen er fastlagt. Bestyrelsen godkender, at der laves dræn fra græs og rundbedet i alt kr. 28.500 inkl. moms. Vi kontakter Inge med hensyn til at hun skal deltage i næste uge. Bestyrelsen forhåndsgodkender foreløbigt tilbud fra Envac til udarbejdelse af svanehalse, renovering af skraldetanke (indvendig container) samt tætning af gruber, i alt kr. 109.000 inkl. moms. 2. (IK) DCC har gjort opmærksom på, at der bør etableres rottespær i kloakledning fra fællesbad/-wc. IJK vurderer om dette bør udføres (evt. U/B hvis arbejdet burde have været udført jf. kontrakt). Bestyrelsen afventer fortsat svar fra IK. 3. Gård - (IK) Dræn i bed bag espalier (IK) a. indhentning af tilbud vedr. etablering af dræn bag percula og til Eksternt referat af bestyrelsesmøde 2. april 2014 Side 5 af 9
venstre for skraldeskur. IK beslutter om vi skal bruge David Kristoffersen, der også har etableret dræn i rundbedet. Erhverv 1. (SA) Renovering af facader for butikker: Vores nye frisør og caféen har begge fået mundtlig tilsagn om at måtte opføre skilte, men kun midlertidigt. Der er dog også blevet malet ved Ivan M s butik. Han har fået at vide, at det skal der søges om. Han vil søge snarest. Plan for ny facade diskuteres senere. (LK) skaffer tilbud på hvad det koster at rive facade ned + nyt skilte. Fremlægger tilbud næste møde 3. februar. Tilbud på maling af butiksfacader, jf. mail d. 31/1-13 fra Martin. Det vil komme til at koste 21000 + 30000 = 51000 + moms for de 6 butiksfacader. Martin undersøger det nye tilbud for 6 butiksfacader i stedet for 4 butiksfacader. Der er skrevet til http://www.hardenberger.dk/ om tilbud om fremstilling af 6 stk. skilte. Bestyrelsen har besluttet, at der etableres skilte (med belysning) for alle seks butikker, til en samlet pris på kr. 117.000 inkl. moms (nedrivning af eksisterende facade, maling af facader, opsætning af skilte med belysning, etablering af elektriske installationer til lys. Der skal følges op på om arbejdet er lavet ordentligt, inden vi betaler. Indtil videre er det ikke særlig kønt, de nye lister rundt om vinduerne er ikke skåret i vinkel, og malerarbejdet er heller ikke for kønt. LK følger op med Martin om status på udbedring af farve. Butikkerne er nu malet igen og derfor godkendes malerarbejdet. NU mangler der kun at sætte belysning og blomsterkummer. Der er ankommet en lampe som bestyrelsen skal kigge på til næste møde. Forslaget bliver taget op på GF den 8/10-13. Montering af lamper er gennemført. Murerarbejde efter elektrikkeren afventer. Arbejdet skrider frem og nu mangler bare mureren færdiggøre arbejdet. Renovering omkring dørene skal der påpeges at der skal være rengjort efter muren. Mureren mangler endnu at udskifte enkelte mursten samt øverste del af indgangsport på BA 29, jf. aftale. Martin og LK gennemgår det udførte arbejde. Der er nu kun et udestående: ej fjernet lås i sokkel ved siden af frisør Arbejdet er færdigt og godkendt. Faktura betales herefter. (AFSLUTTET) 2. (CH) Frisøren - opsigelse af lejemål - huslejerestance. Frisøren har opsagt sit lejemål pr. 1/3-14. Der er restance for flere måneders husleje. Da frisøren fortsat anvender lejemålet, har bestyrelsen besluttet at bede om at få lejer udsat ved fogedens hjælp. Sagen er berammet til d. 12/5-14. lejer er fraflyttet. Har overdraget nøgle til Martin. CH aflyser fogedretssag. IK og Martin foretager gennemgang af lokalet. 3. Genudlejning af erhvervslejemålet BA 29, st.th Eksternt referat af bestyrelsesmøde 2. april 2014 Side 6 af 9
IK får lavet streamer til vinduet Beboersager Fjernet fra eksternt referat. Salg Ågade 1. (CH) ÅG 138, 1. th. Sælger: Jesper Agerskov Køber: Thomas Klose Jensen (tlf. 60210617) SA har godkendt køber. Overdragelsesdato: 1/5-2014 Borups Alle 1. (MS) BA 25, 2. tv. Sælger: Aske Jansson Køber: Hanne Gregersen (godkendt af SA) Overdragelsesdato: 1/5/14 El- og/eller VVS-tjek påkrævet: JA, elsyn 2. (CH) BA 31, 1. TV. Sælger: Anton Hartwich Olsen Køber: Martin Thomas Johnsen (Godkendt af SA) Overdragelsesdato: 15/4-14. El- og/eller VVS-tjek påkrævet: 3. (CH) BA 31, 2.th. (AFSLUTTET) Sælger: Camilla Troskie Eksternt referat af bestyrelsesmøde 2. april 2014 Side 7 af 9
Køber: Anne Holm Korch Overdragelsesdato: 1/3-2014 JA Nej Skotterupgade 1. (CH) SK 22, st.th. Sælger: Enver Pedersen Køber: Lisa Suhr Overdragelsesdato: 1/4-2014 2. (AK) SK 22, st.tv. Sælger: Tanja Olsson & Julie K. Jensen Køber: Overdragelsesdato: El- og/eller VVS-tjek påkrævet: 3. (AK) SK 22, 4.tv. Sælger: Sara Izzo Køber: Overdragelsesdato: El- og/eller VVS-tjek påkrævet: Borups Plads 1. (CH) BP 1, 4.tv. Sælger: Sarah Maj Lauridsen Køber: Christoffer Schyth Kjær og Caroline Krøis Marquardsen Overdragelsesdato: 1/5-14 Eksternt referat af bestyrelsesmøde 2. april 2014 Side 8 af 9
2. (CH) BP 7, 3. sal. Sælger: Christine Schmidt Nielsen Køber: Mads Buhl Hendriksen og Søren Hendriksen Overdragelsesdato: 1/3-14 Nej Nej 3. (MS) BP 7, 4.tv. Sælger: Signe Højgaard Nielsen Køber: Nikolaj Lægaard Simonsen Overdragelsesdato: 1/4 2014 El- og/eller VVS-tjek påkrævet: Eventuelt Næste bestyrelsesmøde Dato: onsdag d. 7. maj 2014, kl. 18:00 Eksternt referat af bestyrelsesmøde 2. april 2014 Side 9 af 9