KOM GODT I GANG MED KURSUSPORTALEN Leder
KOM GODT I GANG MED KURSUSPORTALEN Indholdsfortegnelse Vejledning til ledersiderne i Kursusportalen... 3 Medarbejdere - Validering af medarbejdere... 4 Aktivitetsoverblik... 5 Tilføj aktiviteter... 5 Filtrering... 7 Aktivitetsvisning... 8 Lederprofil... 9 Brugerprofil... 9 2
Vejledning til ledersiderne i Kursusportalen Når man som leder eller stedfortræder logger på, er startsiden automatisk forsiden for ledermodulet. Medarbejdere Under fanen Medarbejdere ses en liste over de medarbejdere, der er tilknyttet den eller de afdelinger, man er leder eller stedfortræder for. Filteret giver mulighed for at få vist medarbejdere tilknyttet specifikke afdelinger. 3
Medarbejdere - Validering af medarbejdere For at systemet kan give et korrekt overblik over medarbejdernes aktiviteter, skal lederen ved første log-in samt hver 6. måned validere, om det er de korrekte medarbejdere, der vises på medarbejderlisten. Valideringen videresendes til den ansvarlige i Center for HR, der efterfølgende sørger for eventuelle rettelser. Selve valideringen skal formuleres som tekstbesked, og det er også her eventuelle rettelser af leder- eller stedfortrædertilknytninger meldes. Du vil blive kontaktet, hvis Center for HR har spørgsmål. Lederen kan på hvilket som helst tidspunkt gå ind og se tidligere valideringer under valideringshistorikken. En grøn cirkel angiver, at medarbejderlisten er valideret som OK, og derfor sendes ingen e-mail. Såfremt lederen har rettelser til medarbejderlisten fremgår disse som Kommentar i valideringshistorikken, og dato for afsendelse af e-mail fremgår. 4
Aktivitetsoverblik Aktivitetsoverblikket giver lederen et overblik over medarbejderne og deres tilknytning og status på udvalgte aktiviteter/kurser. Tilføj aktiviteter For at skabe et overblik tilføjes de ønskede aktiviteter: 1. Klik på Indstillinger 2. Klik på knappen Søg efter aktiviteter i vinduet, der åbner 3. Nu kan aktiviteter, der skal være i aktivitetsoverblikket, tilvælges. Filtreringen giver tre muligheder: - Alle - Vis kun obligatoriske aktiviteter - Vis aktiviteter hvor medarbejder er i målgruppen Det er desuden muligt at til- eller fravælge afdelinger ifm. søgningen. En aktivitet tilvælges ved at klikke på den runde cirkel ud for aktiviteten i kolonnen, som Du har valgt. 5
Derefter klikkes på knappen Tilføj, hvorefter man ledes tilbage til oversigten over tilvalgte aktiviteter. Her kan man aktivere og/eller deaktivere visningen af aktiviteter ved specifikke søgninger. Et grønt flueben indikerer, at aktiviteten er synlig i aktivitetsoverblikket, imens et gråt kryds indikerer, at aktiviteten er deaktiveret og derfor usynlig i aktivitetsoverblikket. Det er desuden muligt at bytte om på aktiviteternes rækkefølge fx placere de vigtigste først. Herefter klikkes Gem og derefter Luk, hvorefter de tilvalgte aktiviteter vises i aktivitetsoverblikket. 6
Filtrering Filtreringen er delt op i Organisation, Type og Status. Der er desuden mulighed for at søge brugere frem ved navn. Organisation Giver mulighed for at til- eller fravælge medarbejdere fra de forskellige afdelinger, som du er ansvarlig for enten som leder eller stedfortræder Type Giver lederen mulighed for at sortere mellem kurser, der er obligatoriske/ikke obligatoriske for de medarbejdere, søgningen omfatter Status Giver lederen mulighed for at sortere mellem de forskellige statusser, medarbejderne kan have. De forskellige statusser er inddelt i 4 forskellige kategorier: Ej tilmeldt (ikke obligatorisk): Medarbejderen er ikke tilmeldt den pågældende aktivitet, og aktiviteten er ikke obligatorisk for medarbejderen Alle grønne: Status for medarbejderen er godkendt og kræver ingen handling herunder: Tilmeldt: Medarbejderen er tilmeldt den givne aktivitet Gennemført/merit: Medarbejderen har enten gennemført aktiviteten eller fået tildelt merit Alle gule: Status for medarbejderen kræver opmærksomhed herunder: Nær udløbet: Medarbejderen har ved gennemførelse af kurset fået et certifikat, der er ved at udløbe. Varslet for certifikatets nære udløb afhænger af aktivitetens opsætning Gennemførsel ikke registreret: Medarbejderen har gennemført aktiviteten, men underviseren har endnu ikke registreret medarbejderens gennemførsel Alle røde: Status for medarbejderen kræver handling - herunder: Ej tilmeldt (obligatorisk): Medarbejderen er ikke tilmeldt aktiviteten, selvom aktiviteten er obligatorisk for medarbejderen Ej gennemført/merit: Medarbejderen har ikke gennemført kurset og er heller ikke blevet tildelt merit Udløbet (ingen hold): Medarbejderens certifikat er udløbet, og der er ingen tilgængelige hold for aktiviteten Udløbet: Medarbejderes certifikat er udløbet 7
Aktivitetsvisning Når de ønskede aktiviteter er tilvalgt og den ønskede filtrering er valgt, vises medarbejderne og deres status på forskellige aktiviteter. Der findes to forskellige måder at få vist aktiviteterne på: Liste visning eller tabel visning. Liste visningen illustrerer de forskellige medarbejderes status på den givne aktivitet. Tabel visningen illustrer hver enkelt medarbejders status på alle de aktiviteter, der er tilvalgt. Den grønne baggrundsfarve indikerer, at kurset er obligatorisk for medarbejderen. Den blå baggrundsfarve indikerer, at medarbejderen er i målgruppen for kurset, men at det ikke er obligatorisk for medarbejderen. 8
Lederprofil En bruger tildelt lederrollen har under sine profiloplysninger fået en ny fane: Lederprofil. Under denne fane vises, hvilke afdelinger brugeren er Leder eller Stedfortræder for. Der er ikke forskel på rettighederne over de afdelinger, en bruger er henholdsvis Leder eller Stedfortræder for. Stedfortræder-tilknytningerne angiver blot, at brugeren er stedfortræder for en leder på den givne afdeling. Brugerprofil Denne fane giver lederen mulighed for at ændre i sine brugeroplysninger. 9