Organisationsbestyrelsen CC: Forretningsfører Tony Sørensen CC: Referatmappen. Holbæk, den 23. juni 2014 Referat af ordinært bestyrelsesmøde tirsdag den 17. juni 2014, kl. 17:00, Protokollens side; 314 Mødested: Bestyrelseslokalet under foreningens kontor. Deltagere: Knud Nielsen (formand) Helle Hjorth (næstformand) Konni Lunau (afbud) Robert Gerken (flyttet) Dorthe Fløe/Lilja Helt Svend Andersen Tony Sørensen Dagsorden 1. Planlægning af sociale aktiviteter (med 2 medlemmer fra afdelingsbestyrelserne) 2. Godkendelse af referat af konstituerende bestyrelsesmøde den 13. maj 2014 3. Godkendelse af forretningsorden for bestyrelsen 4. Opfølgning på generalforsamlingen år 2014, herunder evaluering 5. Strategi 2014-2016 6. Status over igangværende projekter 7. Status renoveringsplan 2014-2016 8. Underskriftsblad 9. Næste kvartals årscyklusopgaver for administrationen 10. Mødeplan for bestyrelsen og plan for afdelingsmøder efterår 2014/forår 2015 11. Eventuelt Ad pkt. 1 Planlægning af sociale aktiviteter (med 2 medlemmer fra afdelingsbestyrelserne) Der var ingen fremmøde fra afdelingerne. Emnet drøftes under pkt. 5.
Ad pkt. 2 Godkendelse af referat af konstituerende bestyrelsesmøde den 13. maj 2014 (til behandling) Ad pkt. 3 Godkendelse af forretningsorden for bestyrelsen (til behandling) Ad pkt. 4 Opfølgning på generalforsamlingen år 2014, herunder evaluering (til behandling) Gennemgået og taget til efterretning. Ad pkt. 5 Strategi 2014 2016 (til behandling) Det foreslås, at handlingsplanen for OB ajourføres og revideres. Revideret og godkendt. Ad pkt. 6 Status over igangværende projekter (orientering) Se pkt. 5 Ad pkt. 7 Status renoveringsplan 2014 2015 (orientering) Næste større forestående renoveringsopgave i byggeforeningen, er renoveringen af afd. F, Borchsvej og Labæk. Der er udarbejdet en Teknisk Helhedsplan, tilstandsrapporter og energimærkninger for de to ejendomme, og der er konstateret et behov for: - Udskiftning af nedslidte faldstammer, brugsvandsinstallationer, sanitet og badeværelses gulve og - flisebeklædninger - Etablering af mekanisk ventilation og udsugning i både badeværelser og køkkener - Efterisolering af kolde gavle og lofter - Udskiftning af udvendige døre - Fornyelse af nedslidte vinduer - Udskiftning og modernisering af el - Udskiftning af varmeinstallationer - Renovering eller udskiftning af svalegangsværn - Etablering af varme i kældergange - Fornyelse af lette facadepartier og - Opsætning af solfanger for de to ejendomme. Den tekniske helhedsplan er sammen med en prækvalifikationsansøgning indsendt til landsbyggefonden, med det formål at ansøge endeligt om tilskud til gennemførelse af en helhedsplanen for de to ejendomme, hvorved at en gennemførelse, kan ske under hensyntagen til den samlede økonomi og det efterfølgende huslejeniveau. 2
Der har været afholdt besigtigelsesmøde med Landsbyggefonden den 31. maj 2013. Taget til efterretning. Ad pkt. 8 Næste kvartals årscyklusopgaver for administrationen (orientering) Til orientering venter følgende opgaver henover sommeren og sensommeren: - Budgetlægning for år 2015 - Budgetmøder med afdelingsbestyrelser - Indkaldelse til afdelingsmøder og forberedelse hertil - Afholdelse af afdelingsmøder - Opfølgning på bygningsgennemgang OB tog orienteringen til efterretning. Ad pkt. 9 Mødeplan for bestyrelsen og plan for afdelingsmøder efterår 2014/foråret 2015 (til behandling) 9.1 Udkast til mødeplan for bestyrelsen Forslag til mødeplan: 12-08-14 kl. 17.00, Bestyrelsesmøde (budget), bestyrelseslokalet (adm. er vært ved arbejdsfrokost) 22-08-14 kl. 15.00, Socialt arrangement på Bakken 20-09-14 kl. 08.30 18.00, afdelingsmøder med efterfølgende spisning 04-11-14 kl. 17.00, Bestyrelsesmøde, bestyrelseslokalet (adm. er vært ved arbejdsfrokost) 12-12-14 kl. 12.00, Juleafslutningsarrangement i festsalen, bestyrelsesmedlemmer og medarbejdere JAN 2015: Temamøde (endelig dato fastsættes i august) 06-01-15 kl. 17.00, Bestyrelsesmøde, bestyrelseslokalet (adm. er vært ved arbejdsfrokost) 03-03-15 kl. 17.00, Bestyrelsesmøde, bestyrelseslokalet (adm. er vært ved arbejds- frokost) 06-05-15 kl. 17.00, Regnskabsafslutningsmøde, bestyrelseslokalet (adm. er vært ved arbejdsfrokost) 19-05-15 kl. 19.00, Generalforsamling, Vandrerhjemmet 9.2 Plan for afvikling af afdelingsmøderne 2014 Lokale Lørdag 20/9 Festsalen H Festsalen Q Fællessalen R Lokale vaskekælder/ opgang Kl. 08.30 Fælles morgenbord i H Kl. 09.30 O (Afd.bst./KN/SA) K (Afd. bst./ts) A (HM/DF) Kl. 11.00 E (Afd.bst./KN/TS) Q (LH/HH/SA) D (Afd.bst. + /DF/HM) 3
Kl. 12.00 Fælles frokost Kl. 13.00 F (TS/KN/DF/SA) R (KN/HH/HM) Kl. 14.00 Kl. 15.00 Kl. 16.00 Kl. 17.00 Kl. 17.30 H & U (TS/KN/HH/DF/SA) L (KN/HH) Fælles middag på Rosa Knud = KN Helle H. = HH A Brogade 4-6-8-10, Rolighedsstræde 12-14-16 Dorthe = DF Tony = TS D Munkholmvej 13-15 Konni = KL Helle = HM E Erik Bannersvej, Henrik Thottsvej og Jørgen Rudsvej Svend = SA F Borchsvej, Østerled og Labæk Lilja = LH H Valdemar Sejrsvej 13-43, Lindevej 1-3 K Hørhaven/Absalonsvej L Kapellanvej/Præstevænget O Tårnvang Q Marievej 30-40 R Bjergmarken/Samsøvej U Piratstræde 4
5