Podio kursusbog Forfatter: Tina Samuelsson Udgivet af: Public Data 2016 2017 Public Data kursusmaterialer Rettigheder Ingen del af denne bog må gengives, overføres, afskrives, lagres i et søgesystem eller oversættes til noget sprog eller computersprog, i nogen form eller på nogen måde, elektronisk, mekanisk, magnetisk, optisk, kemisk, manuelt eller på anden måde uden forudgående skriftlig tilladelse fra Public Data kursusmaterialer undtagen i henhold til en aftale om licens. Ansvarsfraskrivelse Oplysningerne i dette kursusmateriale er skrevet på en "som er" basis uden garanti. Hverken forfatter eller Public Data kursusmateriale har noget ansvar for tab eller skade forårsaget eller påstås at være forårsaget direkte eller indirekte af instruktionerne i denne bog, eller af computer software og hardware produkter, der er beskrevet i den. Disclaimer Vi gør en oprigtig indsats for at sikre nøjagtigheden af det beskrevne materiale; men Public Data giver ingen garanti, udtrykt eller underforstået, med hensyn til kvalitet, korrekthed, pålidelighed, nøjagtighed, eller fri fra fejl i denne bog eller de beskrevne produkter. Data anvendt i eksempler og opgave datafiler er beregnet til at være fiktive. Enhver lighed med virkelige personer eller virksomheder er helt tilfældig. Public Data kurser Naverland 2 2600 Glostrup www.publickurser.dk Kommentarer og forslag til forbedringer: mail@publicdata.dk Public Data ~ kursusmateriale må ikke reproduceres uden forudgående aftale www.publickurser.dk side 2
godt i gang grundkursus i Podio
Indholdsfortegnelse grundkursus i Podio... 3 Indholdsfortegnelse... 4 Lektion 1. I gang med Podio... 10 Introduktion til Podio... 10 Podios brugerflade... 12 Billede af brugerfladen i Podio... 12 Hvordan er Podio er struktureret... 14 Billede af Podios opbygning og struktur... 15 Lektion 2. Opret en Podio konto... 16 Registrer dig selv eller inviteret... 16 Registrer dig selv eller inviteret?... 16 Log på Podio... 16 Log Ud af Podio... 17 Log på Podio fra en Smartphone eller din IPad... 17 Udfyld din profil... 18 Tilmeldt med forkert email adresse?... 18 Lektion 3. Organisationer... 19 Hvad er en organisation... 19 Har du har flere domæner i din organisation?... 19 Opret flere organisationer... 19 Tilpas dit firmanavn og upload logo... 20 Skift URL... 20 Forlad en organisation... 21 Lektion 4. Workspaces... 22 Hvad er et Workspace?... 22 Genvejs tast til workspace listen G... 22 Hvordan skal man organisere et workspace... 23 Hvad bruger man et workspace til... 23 Opret et workspace... 24 Workspace listen... 25 Slet et workspace... 26 Arkiver et workspace... 27 Genskab et arkiveret workspace... 28 Se hvem der er medlem af et workspace og hvilken rolle de har... 28 Se et medlems aktivitet i et workspace... 29 Workspace Ruder... 29 Ruder på din personlige Podio forside... 30 Public Data ~ kursusmateriale må ikke reproduceres uden forudgående aftale www.publickurser.dk side 4
Opret en ny rude... 30 Flyt, slet og placer ruder... 31 Ruder i Workspaces og Medarbejdernetværket... 32 Lektion 5. Apps... 33 Hvad er Apps... 33 Tilpas og design Podio med udvalgte Apps... 34 App Markedet... 35 Hent og installer en App... 36 Tilpas en App... 37 Opret din egen App... 37 Tilføj felter til Appen... 39 Lidt om Felter i Apps... 39 Tekst Felt... 40 Billede felt... 40 Beløb felt... 40 Dato felt... 41 Email... 41 Fremskridt... 41 Kontakt... 41 Kategori... 42 Link... 42 Relationer... 43 Placering... 43 Tal... 43 Telefon... 44 Udregning... 44 Varighed... 44 Brugerdefineret afstemning og Stjerne afstemning... 45 Event Apps... 46 Tilføj eksisterende eller opret ny data ind en App... 48 Opret indlæg i dine Apps... 48 Skrivebeskyt en App... 49 App layout... 50 Klon en App... 52 Arkiver en App... 53 Gendan en arkiveret App... 54 Slet en App... 54 Lektion 6. Indlæg... 55 Tilføj unik id til et App indlæg... 55 Udskriv et indlæg i en App... 57 Masse opdater indlæg... 57 Del et indlæg via et kontakt felt... 57 Del indlæg via omtale tagging @navn... 58 Del indlæg med read only læse adgang... 58 Del indlæg manuelt... 58 Klon et indlæg... 60 Slet mange indlæg på én gang... 61 Arkiver App indlæg... 62 Tags... 63 Email til indlæg... 64 Public Data ~ kursusmateriale må ikke reproduceres uden forudgående aftale www.publickurser.dk side 5
Lektion 7. Notifikationer... 65 Hvad er en Notifikation... 65 Podio vil automatisk abonnere for dig på følgende notifikationer... 65 Ulæste notifikationer... 65 Vælg hvilke notifikationer, du vil modtage på din e mail... 66 Følg notifikationer... 67 Følg et workspace... 67 Stop med at følge... 67 Lektion 8. Aktiviteter & Strømme... 68 Aktivitetsstrøm... 68 Aktiviteter... 69 Der er flere typer aktivitetsstrømme i Podio... 69 Din aktivitetsstrøm... 69 Skjul opdateringer fra aktivitetsstrøm... 70 Se hvilke indlæg du har skjult... 70 Workspace aktivitetsstrøm... 70 Tilpas workspace aktivitetsstrøm... 71 App aktivitetsstrøm... 72 Aktivitetsstrøm for et indlæg... 73 Tilpas visning af aktivitetsstrømmen... 73 Lektion 9. Medarbejdernetværket... 74 Hvad er medarbejdernetværket?... 74 Åbn medarbejdernetværket... 74 Tilføj medlemmer til medarbejdernetværket... 75 Fjern medlemmer fra netværket... 76 Medarbejdernetværket indeholder alt for mange medlemmer!... 76 Tilføj information om medarbejderne... 77 Lektion 10. Kontakter... 78 To typer kontakter i Podio... 78 Podio kontakter... 78 Workspace kontakter... 79 Kontakt Apps... 80 Tilføj kontakter fra Google, Exchange etc.... 81 Overblik over kontakter... 82 Slet Podio kontakter... 83 Slet workspace kontakter... 83 Slet flere kontakter på én gang... 83 Lektion 11. Kalender... 84 Der er to slags kalendere i Podio... 84 Din personlige kalender... 85 Private kalender indlæg... 85 Workspace kalenderen... 86 Tilføj begivenheder til kalenderen... 87 Gentagne begivenheder... 87 Eksporter kalenderen til ekstern kalender... 88 Lektion 12. Opgaver... 89 Public Data ~ kursusmateriale må ikke reproduceres uden forudgående aftale www.publickurser.dk side 6
Opgave App eller Podios indbyggede Opgaver?... 89 Op gavefunktionen i Podio... 90 Opret en opgave i Opgaveruden... 90 Opret en opgave ud fra et indlæg... 91 Andre måder at oprette opgaver i Podio... 92 Tildel opgaver til andre... 92 Påmindelser, gentagen opgave og slet opgave... 93 Gentag en opgave... 93 Marker en opgave som fuldført... 94 Opgave labels... 94 Sorter opgavevisning... 96 Udskriv opgaveliste... 97 Lektion 13. Videomøde & chat besked... 98 Chat vinduet... 98 Overblik over dine chat beskeder... 98 Start eller fortsæt en chat samtale... 99 Podio video møde med GoToMeeting Free... 100 Apps med GoToMeeting Free felter... 101 Start et video møde i Podio... 101 Lektion 14. Om filer og vedhæftning... 103 Aktiver eller deaktiver Vedhæft filer... 103 Vedhæft en fil... 104 Vedhæft fil til et workspace... 105 Vis alle workspace filer... 105 Fil versionering... 106 Podio integration med online fil services... 107 Fil størrelse... 107 Fil opbevaring... 107 Fil typer... 107 Lektion 15. Filtre, Visninger og RApporter... 108 Filtre... 108 Filtrer indhold i en App... 108 Vælg standard visning... 109 Team visninger og Private visninger... 109 Slet eller rediger en visning... 110 Gem en filtrering som en visning... 110 RApporter... 111 Opret en ny rapport... 112 Visuelle rapporter... 113 Lektion 16. Excel og Podio... 114 Eksporter til Excel... 114 Importer fra Excel... 115 Hvis du vil importere mere end én værdi... 117 Hvis noget går galt... 118 Kendte begrænsninger... 118 Lektion 17. Søgning i Podio... 119 Public Data ~ kursusmateriale må ikke reproduceres uden forudgående aftale www.publickurser.dk side 7
Søgning... 119 Hvad kan du søge efter... 119 Søg efter arbejdsområder og Apps... 120 Lektion 18. Webformularer... 121 Hvad kan du bruge en webformular til?... 121 Hvad er en webformular... 121 Tilpas en webformular... 121 Lektion 19. Medlemsroller i et workspace... 124 Administrator for et Workspace... 124 Ændre medlemmers rolle i et Workspace... 124 Bruger roller... 124 Hvad kan brugerne udføre i Podio... 125 Gæste medlemmer... 125 Administrator for organisationen... 125 Hvad koster Podio... 127 Prøv Podio gratis så lang tid du har lyst... 127 Hvad betyder brugerhåndtering?... 127 Hvad kan du med en gratis version af Podio... 127 Hvad er et domæne i Podio... 128 Hvem tæller som medarbejdere, og hvordan får du gratis eksterne brugere?... 128 Hvor mange skal du betale for, når du tilføjer flere end 5 medarbejdere?... 129 Hvad får du ud af at opgradere... 129 Podio Ordliste... 131 Aktivitetsstrøm... 131 Administrator... 131 Apps... 131 App indlæg... 132 Apps Byggesten (felter)... 132 Chat meddelelser... 132 Kalender... 132 Kommentar... 132 Kontakter... 132 Light medlemmer... 132 Like... 132. Notifikationer... 132 Push notifikationer... 133 Standard medlemmer... 133 Workspace... 133 Tastatur genveje... 134 Ressourcer... 135 Podio Extensions... 135 Podio Produkt Nyheder... 135 Podio Blog... 135 Hvem bruger Podio og til hvad?... 136 Public Data ~ kursusmateriale må ikke reproduceres uden forudgående aftale www.publickurser.dk side 8
Public Data ~ kursusmateriale må ikke reproduceres uden forudgående aftale www.publickurser.dk side 9
Lektion 1. I gang med Podio Introduktion til Podio Podios brugerflade Hvordan er Podio struktureret Introduktion til Podio Podio er dansk udviklet, og ejes i dag af Citrix. Det er en social platform som tager udgangspunkt i aktiviteter og minder lidt om Facebook. Men i modsætning til Facebook, så er dine data ikke tilgængelig for andre end inviterede medlemmer af et workspace. Podio er en utrolig fleksibel kommunikations og arbejds platform for virksomheder. Det er også et online samarbejdsværktøj, som kan tilpasses til den individuelle virksomheds ønsker og behov, ved hjælp af Apps. Apps er små Applikationer, som man kender det fra for eksempel Smartphones. Podio Blog Podio kan køre på alle computere, tablet og smartphone platforme, hvor brugerne kan uploade og dele filer som for eksempel billeder, Excel ark etc. Deling af filer kan komme fra ens lokale mapper eller fra en lang række webstorage leverandører som Drop Box, Google og Microsoft. Public Data ~ kursusmateriale må ikke reproduceres uden forudgående aftale www.publickurser.dk side 10
Podios styrke er, at man som enkeltperson kan få et samlet overblik, over alt der er relevant, i forhold til de projekter man deltager i. Samtidig er Podio meget fleksibelt, og kan skrues sammen efter de forskellige virksomheders behov. Uanset om det er et Intranet, et redskab til projektstyring eller noget helt andet, man vælger at anvende Podio til. Lær hvordan Podio er struktureret Lær hvordan du tilpasser Podio til dit team det er nøglen til at få mest muligt ud af Podio, så hurtigt som muligt. Podios brugerflade kan betragtes som en slags Dashboard med Apps, som vises i Ruder. Dashboard giver dig øjeblikkelig adgang til de data, der skal formidles og deles på tværs af organisationen. Du vælger selv, hvilke ruder der skal vises på forsiden og hvilke Apps jeres Podio skal indeholde. Valg af de rigtige Apps er helt afgørende for, om Podio skal blive en succes for dit firma. Public Data ~ kursusmateriale må ikke reproduceres uden forudgående aftale www.publickurser.dk side 11
Podios brugerflade Når du åbner Podio første gang, er det sikkert et mere eller mindre tomt skærmbillede, som du ser. Men efterhånden som du får bygget dine workspaces op, kommer der mere aktivitet og flere Apps. skærmbilledets opbygning: Blå menubjælke Findes i toppen af vinduet og indeholder ikoner for dine egne kontakter, kalender og opgaver, samt længst til højre ikoner for hjælp, søg, min konto, notifikationer og chat. Grå menubjælke Findes under den blå menubjælke, og indeholder ikonet Aktiviteter yderst til venstre, og derefter ikoner for de Apps som er installeret i det aktuelle workspace. (Hvis du har valgt et workspace). Billede af brugerfladen i Podio Public Data ~ kursusmateriale må ikke reproduceres uden forudgående aftale www.publickurser.dk side 12
Public Data ~ kursusmateriale må ikke reproduceres uden forudgående aftale www.publickurser.dk side 13
Under menubjælkerne er skærmen opdelt i to dele. VENSTRE: Aktivitets strømmen Øverst kan du selv skrive et indlæg. Derefter vises en oversigt over, hvad der sker i workspacen. Oversigten ændres hele tiden i takt med at der postes nye indlæg, oprettes nye møder og kontakter etc. HØJRE: Ruder med Apps, rapporter og grafer Når du opretter et workspace, så er ruderne tomme. Du skal selv vælge, hvis der skal vises i de forskellige ruder. Hvordan er Podio er struktureret For at lære hvordan du kan arbejde med og tilpasse Podio, så er du nødt til først at forstå, hvordan Podio platformen er blevet bygget modulært og intuitivt op med Lego klodslignende elementer. Podio er struktureret gennem: Organisationer (firmaer) Workspaces (arbejdsområder) Apps Indlæg Tænk på en kommode! Kommoden er Organisationen. Det vil sige dit firma. Skufferne er alle Workspaces i organisationen. Kasser i skufferne for at holde orden er Apps Indholdet i de forskellige kasser i skufferne er Indlæg Aktivitets strømmen er de små sedler uden på, som viser hvad der er inden i. Public Data ~ kursusmateriale må ikke reproduceres uden forudgående aftale www.publickurser.dk side 14