KURSUSPORTALEN RETNINGSLINJER Revideret marts 2017
Indhold Indledning... 3 Kursusportalens rammer... 3 Typer af Kompetenceudviklingsaktiviteter... 3 Domæner og katalog... 3 Udgivelse... 3 Udgivelse/reklame på intranettet... 4 Systemroller... 4 Retningslinjer... 5 Tags... 5 Godkendelse... 6 Målgrupper og rettigheder til udbud til målgruppeniveau... 6 Obligatoriske aktiviteter og kvalifikationer... 6 Globale kvalifikationer... 6 Lokale (domænespecifikke) kvalifikationer... 7 Kursusnavngivning... 7 Holdnummerering... 7 Kursusbeviser... 8 Tilfredshedsmåling... 8 Deltager- og afbestillingsgebyr... 8 Katalogindlæg... 8 Brugeradministration... 8 Oprettelse... 8 Aktivering og inaktivering af medarbejdere... 9 2
Indledning Nærværende dokument beskriver de overordnede retningslinjer for brugen af Kursusportalen. Retningslinjerne vedligeholdes af Center for HR. De enkelte hospitaler og virksomheder kan udarbejde lokale retningslinjer som supplement. Målgruppen for dette dokument er primært super, centrale og lokale administratorer samt ledere. Kursusportalens rammer Typer af Kompetenceudviklingsaktiviteter Alle kompetenceudviklingsaktiviteter, der er udbydes i Region Hovedstaden, skal oprettes i Kursusportalen. Kompetenceudviklingsaktiviteter, der er udbudt uden for Region Hovedstaden, kan oprettes i Kursusportalen i henhold til hospitalets gældende retningslinjer. En tværregional kompetenceudviklingsaktivitet kendetegnes ved at den, som udgangspunkt, ikke er Hospitals- eller Virksomhedsspecifikt. Det faglige indhold vil være generaliserbar og kan gælde for hvilken som helst hospital/virksomhed i Region Hovedstaden. Det er ikke tilladt at oprette patient- og pårørende aktiviteter i kursusportalen. Domæner og katalog Der er oprettet et domæne for hvert hospital/ virksomhed. For centrene er der oprettet ét domæne for de interne kompetenceudviklingsaktiviteter (CFCHR) samt ét domæne for de forretningsvendte aktiviteter indenfor hvilket de tværregionale, ligeledes forefindes. Et domæne kan betragtes som en gruppe af administratorer (centrale og lokale administratorer), der arbejder sammen. Inden for hvert domæne opsætter centrale og lokale administratorer egne standardtekster og skabeloner til e-mails mm. Hospitalet/virksomheden/Centrene vælger om et kursus skal udbydes internt dvs. til Regionens medarbejdere og/eller eksternt. Der kan altså udbydes: Internt kun for medarbejdere i regionens sundhedsvæsen Eksternt kun for eksterne deltagere fx studerende/håndværkere/konsulenter Internt og Eksternt både for interne medarbejdere og eksterne deltagere Udgivelse Inden aktiviteten udgives i kataloget, skal der tages stilling til, om kurset skal have kursusagenten aktiveret. Det vil sige, at er der ikke udbudt et hold, som kursisten kan tilmelde sig og kursisten tilmelder sig agenten, får kursisten automatisk tilsendt en mail, når der åbnes op for tilmeldinger til næste hold. 3
Er det derimod kun et enkeltstående kursus, hvor det eller de udbudte hold, er de eneste der skal udbydes og der ikke kommer flere fremover, skal kurset fjernes fra kataloget. Der må ikke være synlige kurser i kataloget, hvis der ikke udbydes nye hold, ligesom kursusagenten naturligvis ikke skal være aktiv. Udgivelse/reklame på intranettet Udbyder beslutter, i henhold til gældende retningslinjer fra pågældende hospital/virksomhed/center, hvorvidt, der skal reklameres for kursus via intranettet. Systemroller I Kursusportalen er der seks roller, som definerer adgangsrettigheder; Super Administrator Central Administrator Lokal Administrator Underviser Tildeles af lokal eller central administrator på hospitalet eller virksomheden Leder (medleder) Tildeles via PersonaleWeb eller lederen skriver det til APOS via den grønne valideringsknap på lederoverblikket. Enhedsadministrator - Tildeles via PersonaleWeb eller lederen skriver det til APOS via den grønne valideringsknap på lederoverblikket. Deltager/kursist Superadministrator (findes kun centralt i CHR) - Adgang til alle domæner, som her omfatter alle hospitaler/virksomheder. - Supportere centrale og lokale administratorer, kursusudbydere og kursister på tværs af hospitaler og virksomheder. Central administrator - Adgang til hele sit domæne på hospitalet/virksomheden. - Kan oprette samt ændre i alle aktiviteter udbudt i domænet. - Kan skifte ansvarlig lokal administrator på de enkelte kurser og sætte ekstra på. - Kan tildele underviserrettigheder til ansatte i sit domæne Lokal administrator - Adgang til egen afdeling/afsnit i det domæne som vedkommende er oprettet. - Kan kun se, oprette aktiviteter og administrere de kurser, vedkommende selv har oprettet for egen afdeling/afsnit samt de aktiviteter, hvor han/hun er tilføjet som lokal administrator på kursets stamdata. Underviser - Adgang til egne aktiviteter, dvs. de aktiviteter hvorpå administrator har tilknyttet hende/ham som underviser. - Kan fx uploade dokumenter/opgaver/cases i Grupperummet (virtuelle rum til deltager/kursister). - Kan i protokollen markere, om den enkelte deltager/kursist er fremmødt, har gennemført og bestået aktiviteten/kurset/uddannelsen. 4
- Bemærk: Når der gives underviserrettigheder, er feltet hvor der står initialer beregnet til brugerens brugernavn (BAMid). Leder (medleder) - Har overblik over de af egne medarbejderes aktiviteter, som er lagt ind i Kursusportalen og kan afmelde egne ansatte fra aktiviteter - Kan se, hvilke aktiviteter, den enkelte medarbejder har tilmeldt sig eller har gennemført. - Kan se hvornår hvilke certificeringer på hvilke medarbejdere der udløber, samt hvilke certificeringer en given medarbejder mangler. - Kan se de medarbejdere og ledere, der refererer direkte til dem Enhedsadministrator - Kan det samme som leder (medleder) - Kan i deres lederoverblik se både medarbejdere/ledere der umiddelbart er placeret hos dem og medarbejdere/ledere, der ligger på underliggende enheder. Deltager/Kursist (kan fx være en medarbejde/studerende eller ekstern) - Selvtilmelding samt tilmelde øvrige deltagere på aktiviteter. - kan på egen profil/side eksempelvis se, hvilke aktiviteter man er tilmeldt, har deltaget i, og hvilke certifikater der snart udløber. - Hvis kurset er sat op til det, kan kursisten printe sit bevis fra Min side. Retningslinjer Tags Tags fungerer som søgeord og benyttes også i personaliseringen af kurser (ses på Min Side for relevant målgruppe). Der må max vælges 6 tags og der skal altid minimum oprettes tags indenfor følgende 3 kategorier: - Faggruppe - Aktivitetstype - Ansættelsessted Herudover må der vælges ekstra tags, op til de 6. Der gives dispensation, hvis kurset udbydes til flere virksomheder. Så tælles virksomhederne kun som 1 tag. For yderligere dispensation, kan der i særtilfælde gives dispensation. I Kursusportalen er prædefineret en række tags, der falder i en række kategorier. Det er Region Hovedstadens Kursusportal, der opretter og vedligeholder kategorier og tags. Ønsker til nye kategorier og tags drøftes hos systemejer i Center for HR. 5
Godkendelse I tråd med tillidsdagsordnen er der intet godkendelses flow i Kursusportalen, hvilket betyder, at enhver medarbejder, der matcher målgruppen, kan tilmelde sig et givent kursus. Det forventes af medarbejderen at tilmelding foregår efter aftale med leder. Lederen kan i Ledermodulet se, at en medarbejder er tilmeldt kurset. Målgrupper og rettigheder til udbud til målgruppeniveau For at sikre den bedst mulige brugervenlighed for slutbrugeren, forstået som henholdsvis deltager og leder, skal administrator i sin oprettelse være omhyggelig med udvælgelse af målgruppe, brug af tags samt angivelse af kvalifikationer og hvorvidt et kursus er obligatorisk for målgruppen (se selvstændige afsnit herom). Alle medarbejdere skal til gengæld, hvor relevant, ved første log-in angive klinisk speciale, og udbyderen skal aktivt træffe beslutning om, hvorvidt et lokalt kursus er obligatorisk eller frivilligt, og dokumentere dette i udbudsskabelonen. Resultatet af ovenstående er, at den enkelte medarbejder kun får præsenteret relevante kurser på sin personaliserede såkaldte Min Side, og lederne får et overblik over status for obligatoriske kurser på egne medarbejdere. En målgruppe defineres ud fra følgende elementer alene eller i kombination Organisatorisk enhed Klinisk speciale Stillingskategori/faggruppe Udvælgelse på personniveau Alle typer af administratorer kan udbyde på målgruppe og for alle kurser gælder det, at der skal tilknyttes en målgruppe, der bedst muligt definerer den gruppe af medarbejdere, for hvem den pågældende aktivitet er relevant. Det er helt centralt for portalens set-up, at de enkelte aktiviteter udbydes til en målgruppe valgt inden for elementerne organisatorisk tilhørsforhold, lægelige speciale og/eller stillingskategori/faggruppe kun på denne måde vises aktiviteten til medarbejderne under Aktiviteter for mig. For så vidt angår den organisatoriske målgruppe, kan central administrator udgive til hele hospitalet/virksomheden. Lokal administrator kan udgive til egen målgruppe i henhold til organisationen (organisationshierarkiet) typisk egen afdeling. Skal den lokale administrator udgive ud over egen afdeling/organisation, kontaktes central administrator, når aktiviteten er oprettet. Skal central administrator udgive til andre i regionen, kontaktes Center for HR, når aktiviteten er oprettet. Obligatoriske aktiviteter og kvalifikationer Globale kvalifikationer Alle tværregionale obligatoriske aktiviteter skal have angivet en kvalifikation. Kvalifikationen skal være enslydende med den tværregionale vedtagne kvalifikationsbetegnelse. På lokale obligatoriske aktiviteter kan der angives kvalifikation, i henhold til hospitalets gældende retningslinjer. 6
Det er vigtigt, at der for en række aktiviteter, hvor læringsindholdet er ens i regionen tilknyttes særlige kvalifikationer. Kvalifikationerne skal sikre muligheden for at få et regionalt overblik i dataudtræk og rapporter, samt give ledere overblik over hvad der evt. kan meriteres ved nyansættelse. Brug af kvalifikationer er også vigtigt i forhold til kunne give et samlet overblik over antal medarbejdere, der i Region Hovedstaden har været gennem praktisk brand i et givent kvartal, eller lokalt på en afdeling. Det er ligeledes vigtigt, at certificering på et konkret kursus følger med, ved stillingskifte mellem hospitalerne dette vil understøttes ved, at den samme kvalifikation tilknyttes den konkrete aktivitet, som ofte benævnes og defineres forskelligt på de enkelte hospitaler. Hvis der i lederoverblikket fokuseres på kvalifikationer frem for de enkelte kurser, kan virksomheden/hospitalet meritere og regionen opnår værdi af kompetenceudviklingen på tværs. Den kvalifikationsliste, der dannes i forbindelse med de store, regionale kurser, vil samtidig være starten på en regional liste af kvalifikationer, som kan tilknyttes kurser og andre aktiviteter, der udbydes på Kursusportalen. Der udvikles en model for, hvordan der oprettes kvalifikationer/hvordan en kvalifikation bliver global. Der vil også være mulighed for at have lokale kvalifikationer på det enkelte hospital. For afdelingsaktiviteter, fx indenfor de enkelte specialer tilknyttes i første omgang ikke kvalifikationer. I netværket af centrale administratorer vil man løbende drøfte anvendelsen af kvalifikationer, så der sikres en ens struktur på de områder, hvor dette måtte være relevant. De enkelte specialeudvalg vil også kunne melde kvalifikationer ind til anvendelse på tværs af hospitalerne. Kvalifikationer navngives således at alle globale kvalifikationer kaldes (Regional) til sidst i selve navnet, og lokale kvalifikationer kaldes (Lokal HGH osv.) sidst i navnet. Lokale (domænespecifikke) kvalifikationer Det enkelte hospital eller den enkelte virksomhed kan ligeledes oprette egne kvalifikationer. Disse kan tilknyttes aktiviteter som muligvis benævnes forskelligt på de forskellige afdelinger, men rent faktisk er den samme aktivitet. På denne måde skabes gennemsigtighed på tværs af afdelinger. Kursusnavngivning Navngivningen af et kursus må ikke bestå af for mange tegn, da det gør det svært for kursisterne at huske, hvilket kursus de skal søge frem i kursusportalen. Det er ikke tilladt, at benytte aktivitetstype, faggruppe og virksomhed i kursusnavnet, da disse skal angives i målgruppen på kurset og kursisterne kan derefter fremsøge kurset via Aktiviteter for mig i kataloget. I helt særlige tilfælde kan der søges dispensation, såfremt der skal dispenseres fra ovenstående. Dispensationen søges hos Kursusportalens Support. Holdnummerering Da Kursusportalen rummer alle Regionens hospitaler, virksomheder og centre, er det vigtigt, hurtigt at kunne se hvilket hospital/virksomhed, der er udbyder af et givent kursus. Herudover vil en struktur give administrator et hurtigt overblik over antal hold uden yderligere fremsøgning end en visning på holdet. Alle holdid skal starte med den anerkendte forkortelse af det pågældende hospital/virksomhed, dvs. Rigshospitalets holdnumre starter altid med RH. Herefter følger administrators BAMid, årstal og endeligt løbenummer. Eksempelvis RH-CKNU0047-2015-001 7
Det årstal der skrives i holdnummereringen, er det år hvor kurset afholdes. Der gives dispensation for e-læringskurser, der løber over flere år. Der må man godt undlade at sætte årstal ind. Yderligere struktur kan besluttes lokalt. Eks. HGH eller HVH efter kursets og/eller holdets navn til navngivning hvis virksomheden eks. har flere matrikler. Virksomhedens/hospitalets navn må ikke skrives fuldt ud, men hospitalsforkortelserne kan benyttes. Kursusbeviser Kursusbeviser fra Region Hovedstaden kræver ingen underskrift. Det primære kursusbevis/domænets masterskabelon for kursusbevis vil være sådan indrettet, at alle gængse informationsfelter kan til- eller fravælges (eksempelvis titel, navn på udbyder, kursusindhold, kursusvarighed). Er der behov for oprettelse af yderligere kursusbeviser, kan program købes via softwareshoppen. På den enkelte aktivitet/kursus definerer udbyder, om der skal udarbejdes kursusbevis eller ej. Det defineres ligeledes, om dokumentationen (beviset) bør eksporteres til lagring i Personalesagen. Obligatoriske aktiviteter og certificeringer skal altid registreres i Personalesagen. For alle tværregionale aktiviteter, som findes på listen med regionale kvalifikationer, gælder det, at dokumentation skal registreres i Personalesagen. Tilfredshedsmåling For alle aktiviteter der udbydes som regionale uddannelsestilbud skal der som minimum evalueres på de 7 reaktionsspørgsmål, der fremgår af standardevalueringsskabelonen. Deltager- og afbestillingsgebyr Deltager- og evt. udeblivelses-/afmeldingsgebyr fastsættes af udbyder i henhold til gældende retningslinjer fra pågældende Hospital/virksomhed/center. Katalogindlæg Alle katalogindlæg under Aktuelt og Praktiske oplysninger skal oprettes af Kursusportalens superadministratorer. Disse indlæg skal være relevante for alle brugere. Brugeradministration Oprettelse Oprettelse og certificering af nye lokaladministratorer, sker ved at den nærmeste centraladministrator tilmelder lokaladministratoren til et lokaladministratorkursus. Få dage før kursusdagens får lokaladministratoren tildelt sine rettigheder. Oprettelse og certificering af nye centraladministratorer, sker ved at en eksisterende centraladministrator på domænet sender en mail til Kursusportalens supportteam og tilmelder vedkommende. Kursusportalen 8
tilmelder den nye centraladministrator til et centraladministratorkursus. Få dage før kursusdagens start får centraladministratoren tildelt sine rettigheder. Skulle brugeren, mod forventning, ikke møde op til den tilmeldte undervisning, fratages rettighederne igen og tildeles først, på samme vilkår som ovenfor oplyst, når brugeren er tilmeldt ny undervisning. Aktivering og inaktivering af medarbejdere Inaktive medarbejdere bliver aktive 25 dage før ansættelsesstart i Region H. Der arbejdes p.t. på en udvidelse af dette hos systemleverandør. Alle medarbejdere oprettes som følge af deres oprettelse i lønsystemet (der kan gå op til 24 timer). Nye medarbejdere er synlige 25 dage før de starter. Katalogvisning/administrator Ved oprettelse af ny aktivitet, er det vigtigt under stamoplysninger, hvis man ikke vælger administrator og konsulent fra rullemenuen, at man skriver både telefonnummer og mailadresse på den person der kan kontaktes, da det ikke overføres automatisk. Der skal altid sættes flueben i Vis kontaktinformation for kursusansvarlige (se evt. undervisningsmateriale for lokale administratorer side 14), så vi gør det nemt for brugeren at se hvem de kan kontakte i tilfælde af spørgsmål. Fanen Deltageroplysninger. Der må ikke sættes flueben i nogen af de 3 nedenfor markerede rubrikker. Forklaringen er, at det gør mere skade end gavn. Eksempelvis kan en deltager uden brugerprofil kun søges frem under aktiviteten og der vil ikke kunne søges stamdata på disse deltagere, ligesom deltagerne ikke har adgang til et evt. grupperum m.m. Der skal altid sættes flueben dobbeltstjernekolonnen i Ansættelsessted. Husk at sætte flueben i dobbeltstjernekolonnen hvis brugerne skal betale for at deltage på kurset. P:\4.0 Løn og Forhandling\4.2 HR- og Forretningssystemer\3. Systemportefølje\LMS\Kursusportalen drift\retningslinjer\kursusportalens retningslinjer rev 20.03.17.docx 9