Aftale mellem Det Humanistiske Fakultet og KUBIS om Biblioteks- og Informationsservice I. Generelt II. Organisatorisk struktur og ejerskab III. Ledelse IV. Fakultetsbiblioteksudvalg og Kontaktudvalg V. Økonomi VI. Personaleforhold VII. IT og web VIII. Service IX. Kvalitetsmål, statistik og benchmarking X. Biblioteksopgaver uden for biblioteksregi og ikke-biblioteksopgaver udført i biblioteksregi XI. Målhorisont 2012 I. Generelt 1. Mellem Det Humanistiske Fakultet (KU) og KUBIS indgås der for en femårig periode fra 1. januar 2008 til 31. december 2012 nedenstående aftale om biblioteks- og informationsservice. 2. Aftalen indgås inden for rammerne af den generelle aftale om Københavns Universitets Biblioteks- og InformationsService af 21. december 2007, herunder de i aftalen anførte formål. 3. Aftalen kan efter parternes ønske revideres årligt, bl.a. under hensyn til den budgetmæssige udvikling. 4. Med hensyn til de ovennævnte formål lægger Det Humanistiske Fakultet særlig vægt på følgende udviklingsmål: KUBIS skal energisk fremme udviklingen af en biblioteksservice baseret på elektroniske videnressourcer med fjernadgang for ansatte og studerende samt vidtgående digitalisering af processer og services 1
KUBIS skal aktivt bidrage til udviklingen af et studiemiljø ved fakultetet, som er tilpasset de studerendes behov, herunder med lange åbningstider og weekendåbning 5. Parterne har i øvrigt noteret sig den generelle KUBIS-aftales formuleringer vedrørende fortsat biblioteksbetjening på grundlag af trykte ressourcer samt om KUBIS-konstruktionens understøttelse af en forandrings- og innovationsproces på biblioteks- og informationsområdet. II. Organisatorisk struktur og ejerskab 6. Følgende biblioteksenheder omfattet af KUBIS-ordningen varetager den direkte biblioteksbetjening af Det Humanistiske Fakultet (det institutionelle ejerskab er angivet i parentes): Det Humanistiske Fakultetsbibliotek (KB / KUB) Institutbibliotek for Engelsk, Germansk og Romansk (KU / HUM) Institutbibliotek for Kunst- og Kulturvidenskab (KU / HUM) med afdelingsbiblioteker for Dans og Teatervidenskab; Kunsthistorie og Visuel Kultur; Litteraturvidenskab og Moderne Kultur; Musikvidenskab. Institutbibliotek for Medier, Erkendelse og Formidling (KU / HUM) Institutbibliotek for Nordisk Forskningsinstitut (KU / HUM) med afdelingsbiblioteker for Dialektforskning; Den Arnamagnæanske Samling; Navneforskning. Institutbibliotek for Nordiske Studier og Sprogvidenskab (KU / HUM) med afdelingsbiblioteker for Finsk; Lingvistik; Nordisk. Institutbibliotek for Saxo-Instituttet (KU / HUM) med afdelingsbiblioteker for Forhistorisk Arkæologi; Klassisk Arkæologi; Europæisk Etnologi og Almen Etnologi; Græsk og Latin; Historie; Elementarkurserne. 2
Institutbibliotek for ToRS (KU / HUM) med afdelingsbiblioteker for Asienstudier; Carsten Niebuhr; Minoritetsstudier og Komparative Kulturstudier; Religionshistorie og Indianske Sprog og Kulturer; Østeuropa. Institutbiblioteker, der ønsker det, kan udvide eller erstatte institutbiblioteksnavnet med Videncenter. III. Ledelse 1. Universitetsbibliotekaren 7. I henhold til den generelle KUBIS-aftale udøver universitetsbibliotekaren den biblioteksfaglige ledelse af den samlede biblioteksfunktion på KU samt ledelsen af de biblioteksansattes kompetenceudvikling. 2. Fakultetsbibliotekaren ved Det Humanistiske Fakultet 8. I forhold til Det Humanistiske Fakultet delegerer universitetsbibliotekaren sine ledelsesfunktioner videre til fakultetsbibliotekaren ved Det Humanistiske Fakultetsbibliotek. 9. For så vidt angår fakultetsbiblioteket, udøver fakultetsbibliotekaren sine ledelsesmæssig funktioner under ansvar over for universitetsbibliotekaren. 10. For så vidt angår institutbibliotekerne, udøver fakultetsbibliotekaren sine biblioteksfaglige ledelsesfunktioner og ledelse af kompetenceudvikling under ansvar over for universitetsbibliotekaren og i samarbejde med institutlederne. Den øvrige personalemæssige ledelse af institutbibliotekernes personale udøves af institutlederne under ansvar over for dekanen ved Det Humanistiske Fakultet. 11. Fakultetsbibliotekaren varetager sin ledelsesfunktion på grundlag af nærværende aftale samt den årlige aftale (arbejds- og udviklingsplan) indgået mellem universitetsbibliotekaren og dekanen. 3
Fakultetsbibliotekaren udarbejder forslag til årsaftale og årsberetning sammen med kontaktudvalget med henblik på forelæggelse for biblioteksudvalget og derefter til godkendelse hos dekan og universitetsbibliotekar. 12. Fakultetsbibliotekaren har ingen ledelsesfunktioner for de arbejdsfunktioner, der udover de biblioteksfaglige opgaver varetages af institutbibliotekerne, f.eks. opgaver vedrørende forskningsregistrering. 13. Fakultetsbibliotekaren er medlem af KUBIS ledelsesgruppe. 14. Som medlem af KUBIS ledelsegruppe kan fakultetsbibliotekaren efter anmodning fra universitetsbibliotekaren påtage sig tværgående ledelsesmæssige opgaver for hele KUBIS, eksempelvis fælles KUBIS-funktioner eller enkeltstående udviklingsopgaver. 15. Ansættelse af fakultetsbibliotekaren sker ved Det Kongelige Bibliotek efter indstilling fra universitetsbibliotekaren og dekanen eller en prodekan på grundlag af en forudgående bedømmelse af ansøgerne i et særligt bedømmelsesudvalg. IV. Fakultetsbiblioteksudvalg og kontaktudvalg 1. Fakultetsbiblioteksudvalg 16. Der nedsættes et fakultetsbiblioteksudvalg for Det Humanistiske Fakultet. 17. Udvalget består af en prodekan (formand), fakultetsbibliotekaren, tre institutledere og to institutbiblioteksansatte udpeget af dekanen samt to studerende udpeget af de studerendes organisationer. 18. Fakultetsbiblioteksudvalget udtaler sig om det årlige budget og regnskab for den samlede biblioteksvirksomhed ved fakultetet (fakultetsbibliotek og institutbiblioteker), den årlige arbejds- og udviklingsplan (herunder innovations- og effektiviseringstiltag) for samme, samt den årlige beretning. Disse videresendes med udvalgets udtalelse til godkendelse hos dekanen og universitetsbibliotekaren. 4
19. Den årlige arbejds- og udviklingsplan plan skal omfatte de innovationsog effektiviseringstiltag, der er planlagt i det kommende år, ligesom beretningen for det pågældende år skal afrapportere hvorledes det er gået med de pågældende tiltag. 20. Ved indgangen til kontraktperioden udarbejdes der en oversigt over fakultetsbibliotekets hhv. institutbibliotekernes materialebestande, personaleressourcer, udlånsregler og åbningstider og andre væsentlige forhold. Denne oversigt ajourføres i forbindelse med udarbejdelse af den årlige arbejdsplan. Opgørelsen udarbejdes efter en fælles KUBIS-skabelon. 21. Udvalget drøfter endvidere løbende bibliotekernes service og udviklingen heraf. 22. Sekretariatsfunktionen for fakultetsbiblioteksudvalget varetages af fakultetsbiblioteket. 2. Kontaktudvalg 23. Der nedsættes et kontaktudvalg bestående af fakultetsbibliotekaren (formand) og max. to medlemmer fra hvert institutbibliotek og fra fakultetsbiblioteket. Udvalget har til opgave at varetage idé- og erfaringsudveksling mellem fakultetets biblioteker og at drøfte biblioteksspørgsmål af tværgående interesse. V. Økonomi 24. Det Humanistiske Fakultetsbibliotek drives for midler stillet til rådighed af Det Kongelige Bibliotek, mens de humanistiske institutbiblioteker drives for midler stillet til rådighed af Det Humanistiske Fakultet. 25. Økonomistyringen varetages således, at parterne kan have klart overblik over de ressourcer, der samlet anvendes på biblioteksbetjeningen af Det Humanistiske Fakultet. 26. I universitetsbibliotekarens årlige aftale med dekanen (arbejds- og udviklingsplan) indgår en aftale, hvori er opgjort KU og KB s samlede direkte og 5
indirekte ydelser, herunder personale-, IT- og lokaleressourcer, og driftsmidler incl. budget for anskaffelse af trykte bøger og tidsskrifter samt digitale materialer. 27. Opgørelsen skal også omfatte de midler, der af de to parter stilles til rådighed for kompetenceudvikling samt øvrige fælles finansierede udviklingsaktiviteter. Alle disse midler disponeres af universitetsbibliotekaren. M.h.t. midlerne til udviklingsprojekter afsættes disse på grundlag af en tilkendegivelse fra KU s rektor og KB s direktør. 28. Opgørelsen skal foretages efter en fælles KUBIS-skabelon. 29. Såfremt det viser sig nødvendigt eller hensigtsmæssigt i årets løb, kan det samlede budget ændres efter fælles aftale, herunder med henblik på ekstraudgifter som særlige anskaffelser eller akutte servicetiltag. VI. Personaleforhold 30. Vedrørende personaleforhold i almindelighed henvises til den generelle KUBIS-aftale. 31. I forhold til personalet ved Det Humanistiske Fakultetsbibliotek og ved de humanistiske institutbiblioteker indebærer aftalen følgende: 1. Referenceforhold 32. Ved fakultetsbiblioteket refererer medarbejderne i alle forhold til fakultetsbibliotekaren. Ved institutbiblioteket refererer medarbejderne i biblioteksfaglig henseende og i kompetenceudviklingsmæssige anliggender til fakultetsbibliotekaren, og i andre spørgsmål til institutlederen. Kompetenceudvikling som vedrører ikke biblioteksfaglige områder, skal dog ske efter aftale med institutlederen. 2. Personalepolitik og personaleregler 6
33. For de ansatte ved fakultetsbiblioteket gælder KB s personalepolitik og personaleregler og for de ansatte ved institutbibliotekerne gælder KU s politikker og regler. 3. Ansættelsesmyndigheder og tjenestesteder 34. For de ansatte ved fakultetsbiblioteket er KB ansættelsesmyndighed og tjenestestedet er fakultetsbiblioteket. For de ansatte ved institutbibliotekerne er KU ansættelsesmyndighed og tjenestestedet er institutbiblioteket. 4. Rokeringsordning 35. For alle medarbejdere omfattet af KUBIS-aftalen, der fastansættes efter 1. januar 2008, vil gælde en rokeringsordning omfattende alle biblioteker under denne aftale, jf. den generelle KUBIS-aftale afsnit IX. Rokering af institutbibliotekernes medarbejdere sker efter drøftelse og konkret aftale mellem fakultetsbibliotekar og institutleder. I tilfælde af uenighed mellem disse overgår sagen til forhandling mellem universitetsbibliotekar og dekan. I tilfælde af fortsat uenighed om den konkrete sag bringes KUBIS-aftalens bestemmelser om tvister i anvendelse. 36. Ud over rokering kan alle medarbejdere deltage i andre former for udveksling mellem KUBIS-bibliotekerne: udførelse af vagtarbejde på tværs af fakultetsbibliotek og institutbiblioteker, samt jobbytte, projektarbejde og samarbejde om løsning af opgaver på tværs af hele KUBIS-organisationen. Deltagelse i sådanne former for udveksling aftales ad hoc mellem instituttet og fakultetsbiblioteket. 37. I forbindelse med forhandlingen af nærværende aftale er der fra fakultetets side udtrykt ønske om at undersøge muligheden for vagtbytte mellem institutbibliotek og fakultetsbibliotek, således at fagets fagreferent har en fast ugentlig vagt ved institutbiblioteket mod, at en institutbiblioteksansat i en tilsvarende periode har vagt ved fakultetsbiblioteket. 7
5. Medarbejderudviklingssamtaler (MUS) 38. Medarbejderne ved fakultetsbiblioteket har årligt en medarbejderudviklingssamtale med fakultetsbibliotekaren. Medarbejderne ved institutbibliotekerne har årligt en biblioteksfaglig og kompetenceudviklingsmæssig samtale med fakultetsbibliotekaren og en samtale om øvrige forhold med institutlederen. Samtalen med institutlederen skal tage sigte på at sikre helhed i den ansattes arbejdsforhold til instituttet. 6. Lønforhandlinger 39. Lønforhandlinger gennemføres efter de regler der gælder ved de to ansættelsesområder. 40. Fakultetsbibliotekaren inddrages i disse forhandlinger for så vidt angår alle medarbejderne ved fakultetsbiblioteket, og skal høres i lønforhandlinger vedrørende medarbejderne ved institutbibliotekerne. 7. Kompetenceudvikling 41. Kompetenceudvikling af alle medarbejderne ved fakultetsbiblioteket og institutbibliotekerne sker på grundlag af en fælles KUBIS-politik for kompetenceudvikling og efter nærmere retningslinier udarbejdet af KUBIS kompetencepolitiske udvalg. Disse aftaler skal tage hensyn til de midler som afsættes til kompetenceudvikling på fakultetet/instituttet. 8. Ansættelse, afskedigelse og orlov 42. Ansættelse, afskedigelse og orlov besluttes af den pågældende medarbejders ansættelsesmyndighed med inddragelse af fakultetsbibliotekaren. For institutbibliotekspersonalets vedkommende repræsenteres ansættelsesmyndigheden af institutlederen. 43. For så vidt angår nyansættelser ved fakultetsbiblioteket kan dekanen eller en af denne udpeget stedfortræder deltage i ansættelsesprocessen. 8
For så vidt angår nyansættelser ved institutbibliotekerne kan fakultetsbibliotekaren eller en af denne udpeget stedfortræder deltage i ansættelsesprocessen. 44. I tilfælde af stillingsledighed eller oprettelse af nye stillinger ved fakultetsbibliotek og institutbiblioteker foretages først internt opslag i hele KUBIS-organisationen. Foretages der ansættelse i forbindelse med internt KUBIS-opslag, afløses ansættelsesforholdet ved den ene institution (KB hhv. KU) af et ansættelsesforhold ved den anden. Foretages der ikke ansættelse som resultat af internt opslag, slås stillingen op eksternt. Fakultetsbibliotekarstillingen kan dog kun besættes efter eksternt opslag. 45. Institutlederne orienterer i øvrigt løbende fakultetsbibliotekaren om alle relevante personalemæssige dispositioner ved institutbibliotekerne. VII. IT og web 46. Alle KUBIS-bibliotekerne, der betjener Det Humanistiske Fakultet, skal ibrugtage PRIMO som den primære gateway til alle digitale ressourcer, herunder metadata i form af online kataloger m.v., som biblioteket stiller til rådighed for sine brugere. 47. Endvidere indgår alle biblioteker i et samlet entydigt setup for udlånsfunktionen for hele KUBIS. 48. For så vidt angår administrativ IT og publikums-it, bliver fakultetsbiblioteket supporteret og serviceret af KB s IT-afdeling, mens institutbibliotekerne bliver supporteret og serviceret af fakultetets IT-organisation. 49. Med hensyn til Aleph-klientpakken har fakultetet på alle institutbibliotekernes vegne kontrakt med KB s IT-afdeling. I henhold til denne aftale foretager ITA det, som er fornødent med henblik på installation, opstart, opgradering og fejlretning af Aleph-klientpakken, incl. web-grænseflade. Man udfører også andre opgaver, men da efter individuel aftale og betaling. 50. Fakultetsbiblioteket har ansvar for at indlægge Aleph-klientpakken på nye pc'er ved institutbiblioteket og vejleder generelt i brugen af pakken. 9
VIII. Service 1. De humanistiske institutbiblioteker 51. Igennem generationer har der udviklet sig en række institutbiblioteker, som i dag varetager en meget betydelig og meget betydningsfuld andel af den samlede biblioteksbetjening af Det Humanistiske Fakultet. 52. Mens fakultetsbiblioteket har ansvaret for den samlede, generelle biblioteksbetjening af fakultetet, har institutbibliotekerne primært ansvaret for betjeningen af de enkelte institutter. 53. Denne betjening varetager institutbibliotekerne på basis af en kernesamling af trykt litteratur, der ved enkelte institutbiblioteker kan hjemlånes af instituttets ansatte og studerende, for så vidt den ikke er placeret i håndbogseller præsenssamlinger. Endvidere baserer institutternes betjening sig på ikke-trykte medier. 54. Med hensyn til licensbaserede digitale ressourcer vil disse normalt blive administreret under KUBIS fælles licensforvaltning, også i tilfælde af enkeltlicenser, der kun har interesse for og finansieres/medfinansieres af fakultetet eller et enkelt institut eller flere institutter. 55. Udover service baseret på trykte og digitale ressourcer varetager institutbibliotekerne i samarbejde med fakultetsbiblioteket vejledning og brugerundervisning af institutternes ansatte og studerende, og de kan udarbejde hjemmesider til informationssøgning inden for deres fagområder. 56. Institutbibliotekerne varetager opgaver i forbindelse med institutternes forskningsregistrering samt udfører bibliometriske analyser. 57. Endelig deltager flere institutbiblioteker i aktiviteter, der ikke er omfattet af KUBIS-aftalen, f.eks. forskningsregistrering. 2. Det Humanistiske Fakultetsbibliotek (KUB / KB) 10
58. Fakultetsbibliotekets digitale videnressourcer indgår i KUBs samlede portefølje af sådanne ressourcer. 59. Fakultetsbiblioteket samling af trykte bøger forøges på det nuværende økonomiske grundlag med ca. 6000 bind om året. De seneste fem årgange (fra og med 1. januar 2008) vil være opstillet i selve Fakultetsbiblioteket, mens litteraturen indtil 1995 vil være opstillet i KB s magasiner. Ved flytningen til den nye biblioteksbygning andrager udlånsamlingen på åbne hylder ca. 51.500 bind, heraf 47.000 i den såkaldte SK2-samling, 2.000 i den nye KUB-samling, 1800 specialer, 700 Ph.D.-afhandlinger. Efterhånden som den nye samling vokser, magasineres SK2-samlingen, således at antallet af bøger på åbne hylder er stationært. Den humanistiske referencesamling omfatter ca. 15.000 bind. Ved flytningen til den nye biblioteksbygning sker der en reduktion på ca. 50 % af monografier (eksl. håndbøger) på åbne hylder. 60. Anskaffelserne til fakultetsbiblioteket sker på grundlag af den til enhver tid gældende accessionspolitik for KUB. 61. Udover samlingerne af videnressourcer vil fakultetsbiblioteket varetage en udlåns- og afleveringsfunktion. 62. Hertil kommer en personlig informations- og servicefunktion bemandet inden for almindelig arbejdstid. 63. Fakultetsbiblioteket vil anskaffe et sæt af semesterlitteraturen på de forskellige studier til benyttelse på stedet eller via særlige udlånsordninger, der aftales nærmere med fakultetet. 64. Fakultetsbiblioteket vil fra efteråret 2008 være åbent 8-22 fra mandag til fredag, samt lørdag 10-16. I forbindelse med fastsættelsen af den årlige arbejds- og udviklingsplan vurderes det, om der behov og mulighed for justering af åbningstiden. 65. Endelig varetager fakultetsbiblioteket et særligt program for undervisning af humanistiske studerende i informationskompetence. Dette program udvikles og gennemføres i samarbejde med institutterne og fakultetet. 11
66. Vedrørende koordinering af anskaffelserne mellem fakultetsbiblioteksbibliotek og institutbiblioteker og imellem disse har parterne noteret sig den generelle KUBIS-aftales målsætning om effektiv udnyttelse af biblioteksressourcer gennem et højt koordineret materialevalg og vil gradvist styrke denne koordinering på fakultetsplan. 67. Fakultetsbiblioteket forestår katalogisering af nye bøger til institutbibliotekerne til REX / PRIMO. 68. Fakultetsbibliotekets samlede faglige betjening af fakultetet sker på grundlag af Københavns Universitetsbiblioteks (KUB) til enhver tid gældende faglige betjeningspolitik. 3. Københavns Universitetsbibliotek (KUB) 69. Københavns Universitetsbibliotek hjemlåner bøger og tidsskrifter fra alle sine samlinger til fakultetets ansatte og studerende. Ansatte kan få leveret de hjemlånte enheder til deres institutadresse, mens de studerende kan få leveret bøgerne til afhentning ved fakultetsbiblioteket. 70. Fakultetets ansatte og studerende har derudover adgang (normalt i form af fjernadgang) til universitetsbibliotekets samlede portefølje af digitale videnressourcer, for så vidt som fakultetet er omfattet af den pågældende licens. Fakultetet har medindflydelse på udviklingen af det digitale ressourcehold igennem sine repræsentanter i en akademisk følgegruppe for KUBIS licensområde. 71. KUB indlåner bøger og tidsskrifter til fakultetets ansatte fra udlandet uden gebyrer. KUB indlåner bøger og tidsskrifter til studerende, således at indlån fra Danmark er gratis, mens indlån fra udlandet er gebyrbelagt. M.h.t. indlån fra Danmark forudsættes det, at de studerende selv benytter bestillingsfaciliteten i bibliotek.dk. Afvigelser fra denne generelle ordning kan aftales mellem parterne. 72. Fakultetets ansatte og studerende har adgang til KUBs fælles, personlige vejledningssystemer i flere medier (elektronisk, telefonisk m.v.). 73. KUB påtager sig årligt at behandle i alt 500 bøger, der udrangeres fra HUM-institutbibliotekerne med henblik på indlemmelse i KUBs magasin- 12
samlinger. Dubletter indlemmes dog kun, hvis der skønnes at være lånerbehov derfor. 4. Det Kongelige Bibliotek (KB) 74. Det Kongelige Biblioteks fællesområde yder IT-biblioteksservice til fakultetsbibliotek og institutbiblioteker, jf. ovenfor. 75. Herudover yder fællesområdet logistikunderstøttelse af fakultetets biblioteksbetjening i form af transport af bøger og tidsskrifter i en daglig kørselsordning til fakultetsbiblioteket, der omfatter levering af alle bestilte bøger inden næste dag kl. 14.00. 76. Hertil kommer en særlig kørselsordning til institutterne. Det forudsættes, at institutkørselsordningen kan indrettes forsvarligt og økonomisk. Det tidligere universitetsbiblioteksudvalg besluttede herom følgende: Der etableres ét afleverings-/afhentningssted for hvert institut. Institutter, der består af geografisk adskilte enheder, kan dog have et afleverings- /afhentningssted pr. enhed. Afleverings-/afhentningssted skal arrangeres i institutbiblioteket, institutsekretariatet eller tilsvarende. Instituttet træffer selv afgørelse om, hvordan videretransport mellem afleverings- /afhentningssted og den enkelte forskers arbejdssted skal foregå, dog med forbehold for særligt klausuleret materiale, om hvilket der træffes særlig aftale. 77. Bøger, der bortkommer under udlån til institutter, erstattes af disse efter samlet, halvårlig og specificeret regning. Bøger betragtes som bortkommet under udlån, hvis de ifølge Det Kongelige Biblioteks udlånsdata er leveret til instituttet og ikke modtaget retur efter hjemkaldelse. 78. Nationalbiblioteket ved Det Kongelige Bibliotek leverer service til fakultetet i form af, at institutterne har adgang til lån efter særlige fordelagtige regler fra nærmere fastsatte dele af nationalbibliotekets samlinger til benyttelse på instituttet. 79. Endvidere yder forskningsbibliotekarer og det øvrige personale ved nationalbibliotekets specialsamlinger (Orientalsk og Judaistisk Afdeling, Hånd- 13
skriftafdelingen, Kort- og Billedafdelingen, Musik - og Teaterafdelingen) vejledning i benyttelsen af disse samlinger. 5. E-licenser 80. Under den nu etablerede KUBIS-konstruktion og økonomiske model herfor vil det være hensigtsmæssigt, at fakultetets licenspenge forbliver en specifik post på fakultetets biblioteksbudget, uanset hvordan de iøvrigt forvaltes. Fakultetsbibliotekaren vil have til opgave at dokumentere over for fakultetet, hvordan pengene anvendes, og vise, at de udnyttes til størst mulig fordel for dette dels igennem fælles KUBIS-licenser, dels igennem fakultetsspecifikke licenser. 81. Videreførelse af de licenser, der p.t. haves som fælleslicenser for hele KUB eller for to eller flere fakultetsområder, finansieres i samme forhold mellem de deltagende parter som nu. 82. M.h.t. nye licenser vil det i hvert tilfælde være nødvendigt at konstatere, hvilke parter, der vil deltage. Udgiften til hver enkelt ny licens fordeles på grundlag af fakultetets FTE eller i tilfælde af institutter efter konkret aftale herom. 83. I de tilfælde hvor Københavns Universitetsbibliotek (d.v.s. den KB-ejede del af KUBIS) under alle omstændigheder ønsker en ny licens, og det ikke gør nogen forskel i udgiften, at hele universitetet får adgang, afholdes udgiften fuldt ud af KUB. 84. Der nedsættes en KU-tværgående akademisk følgegruppe for KUBIS licensområde. Gruppen består af en prodekan og en forsker fra hvert fakultet samt af universitetsbibliotekaren og af den fakultetsbibliotekar, der varetager koordineringen af KUBIS samlede licensfunktion. Gruppen mødes to gange om året og drøfter a) de store udviklingslinier i KUBIS licensbaserede ressourceformidling, b) de årlige budgetter for licensbaserede digitale videnressourcer, c) anskaffelse og afvikling af meget dyre licenser, og d) en årligt rapport fra KUBIS om den licensbaserede aktivitet i det forløbne år. 6. Særlige forhold 14
85. Følgende særlige forhold eller problemer bør adresseres i kontraktperioden: 86. For det første bør det sikres, at der er en klar arbejdsdeling mellem fakultetsbibliotek og institutbibliotek og at eventuelle dublerede funktioner er udtryk for et bevidst valg baseret på hensigtsmæssig problemløsning. 87. For det andet skal der igennem de årlige arbejds- og udviklingsplaner i det videst mulige omfang søges implementering af den generelle KUBISaftales målsætning om konsolidering og IT-basering af backofficeprocesser. I denne sammenhæng peges der på mulighederne for outsourcing af procesog katalogfunktioner i forbindelse med trykte boganskaffelser. 88. For det tredje vurderes HUM-bibliotekernes udlånspraksis som så forskelligartet, at det i løbet af kontraktperioden bør undersøges, om der med fordel kan foretages en harmonisering heraf i lyset af KUBIS-aftalens målsætning om effektiv udnyttelse af biblioteksressourcer. 89. For det fjerde bør udvikling af institutbibliotekernes hjemmesider og fagsider ske inden for rammerne af fælles politikudvikling på hele KUBISområdet, og der bør ikke være dubleret udvikling af fagsider o.l. mellem fakultetsbibliotek og institutbibliotek. På dette område bør hovedprincippet være, at ansvaret for eventuelle faglige søgeredskaber (fagportaler og fagsider m.v.) med fordel kan placeres i den biblioteksenhed, der er tættest på det faglige miljø, hvilket i dette tilfælde vil sige institutbiblioteket. 90. For det femte skal der i god tid findes en fornuftig løsning på institutbibliotekernes magasineringsproblem udløst af KU s campusudviklingsplaner. Det samlede problem har et omfang, der er så stort, at det ikke kan løses på grundlag af den almindelige ordning for overførsel af udrangeret litteratur fra institutbiblioteker til KB / KUB. 91. For det sjette bør der i kontraktperioden overvejes og i givet fald gennemføres en effektiv konsolidering af de mange delbiblioteker under de enkelte institutbiblioteker, ligesom mulighederne for fysisk og funktionsmæssig konsolidering imellem visse institutbiblioteker, der under campusplanen kan placeres tæt på hinanden, undersøges. 15
IX. Kvalitetsmål, statistik og benchmarking 92. Fakultetsbiblioteket vil følge alle eksisterende aktiviteter og nye tiltag med henblik på sammen med brugerne at vurdere, om de fungerer tilfredsstillende, og om de skal revideres og justeres. Som redskaber for denne proces vil fakultetsbiblioteket støtte sig til en række redskaber vedr. kvalitetsmål, statistik og benchmarking, der udvikles for KUBIS under ét. 93. Den samlede proces vedrørende kvalitetsmål, statistik og benchmarking er en fælles KUBIS-proces, der styres af universitetsbibliotekaren. 1. Kvalitetsmål 94. Der fastsættes nedenstående kvalitetsmål/succeskriterier for biblioteksbetjeningen af Det Humanistiske Fakultet. 95. For hvert enkelt kvalitetsmål gælder det, at brugertilfredsheden skal måles årligt i stikprøveundersøgelser, og at succeskriteriet for opfyldelse af målet er minimum 80% brugertilfredshed (målt ved tilfredsskala med kategorierne 1-5 samt en ved-ikke kategori). Denne målemetode kan blive erstattet af andre metoder, der udvikles for KUBIS-organisationen som helhed. Ikkeopfyldelse af 80%-kriteriet skal give anledning til overvejelser i fakultetsbiblioteksudvalget af, hvordan den pågældende service kan forbedres under de givne ressourcemæssige forhold. 96. Kvalitetsmålene er følgende: (a) Videnressourcer: Der skal være hurtig adgang til de faglige videnressourcer, som der er behov for til forskning, undervisning og studier. Trykte bøger, som ikke er umiddelbart tilgængelige, bør stilles til rådighed inden for 3 arbejdsuger, trykt tidsskriftlitteratur inden for 2 arbejdsuger. Ud over brugertilfredshed måles opfyldelse også objektivt som led i den generelle KUBIS-statistik (leveringstider). (b) Studiemiljøer: 16
Studiemiljøerne (enkeltlæsepladser, gruppelæsepladser, loungeområder) skal være velindrettede, tilstrækkelige og med lange åbningstider. Disse miljøer indrettes både i forbindelse med fakultetsbibliotek og institutbiblioteker, hvor de kan kombineres med informationsvejledning og adgang til videnressourcer på stedet (f.eks. semestersamlinger), og uden for disse. Udover brugertilfredshed måles opfyldelse også objektivt som led i den generelle KUBIS-statistik (faktisk benyttelse). (c) Vejledning og brugerundervisning: Vejledning i informationssøgning på det humanistiske område skal være kvalificeret og imødekommende. Brugerundervisningen skal sætte deltagerne i stand til at søge information på en kvalificeret og kritisk måde. Ud over brugertilfredshed måles opfyldelse også objektivt som led i den generelle KUBIS-statistik (faktisk benyttelse hhv. deltagelse). (d) Søgeredskaber: Søgeredskaber til bibliotekernes videnressourcer skal være letanvendelige og effektive. Udover brugertilfredshed måles opfyldelse også ved deltagelse i Bedst på nettet o.l. metoder. 2. Statistik 97. De humanistiske biblioteker deltager i udvikling af en fælles KUBISstatistik på fakultetsbiblioteks- og institutbiblioteksniveau samt i den løbende indsamling af data hertil. 17
98. Statistikken skal give en overskuelig, kvantitativ oversigt over bibliotekernes produktion (serviceproduktion og intern procesproduktion), ressourceanvendelse og kvalitetsopfyldelse. 3. Benchmarking 99. De humanistiske biblioteker deltager i udvikling af en fælles KUBIS benchmark-ordning, der skal belyse forskelle i bibliotekernes produktion, ressourceanvendelse og kvalitetsopfyldelse, identificere problemer hermed i de enkelte biblioteker, og anvende best-practice analyser til at løse identificerede problemer Benchmarkordningen skal både anvendes på fakultetsbiblioteksniveau og institutbiblioteksniveau. Benchmarkordningen skal etableres således, at den påfører de biblioteksansatte medarbejdere mindst muligt ekstraarbejde. X. Biblioteksopgaver uden for biblioteksregi og ikkebiblioteksopgaver udført i biblioteksregi 100. I henhold til den generelle KUBIS-aftale skal der i den generelle fakultetsaftale indskrives biblioteksfunktioner, der drives uden for fakultetsbiblioteket eller institutbibliotekerne samt ikke-biblioteksopgaver, der udføres i biblioteksregi. 101. De ikke-biblioteksmæssige opgaver, der udføres ved Det Humanistiske Fakultets institutbiblioteker, er følgende: web-redigering seminarorganisering 18
sekretærfunktioner pædagogiske funktioner betjening af audiovisuelt udstyr Der er ingen biblioteksopgaver, der udføres uden for biblioteksregi. XI. Målhorisont 2012 102. Fakultetsbiblioteket og institutbibliotekerne har etableret et velfungerende bibliotekssamarbejde, med hensigtsmæssige standardisering og koordinering og plads til forskelligheder begrundet i forskellige institutprofiler, som fakultetet og KB er tilfredse med og ønsker at fortsætte. 103. Der er gennemført en omfattende konsolidering af afdelingsbibliotekerne i institutbiblioteksregi. 104. I forbindelse med nybyggeriet på fakultetet er der i videst mulige omfang gennemført placering af institutbiblioteker med henblik på samdrift af servicefunktioner og teknisk-praktiske funktioner. 105. Alle bibliotekernes kataloger og digitale ressourcer er integreret i KB s PRIMO, og udlånssystemet er migreret til KB s fællessystem. Samtidig har den aktive del af udlånssamlingerne alle fået eller er undervejs med RFID. 106. Institutbibliotekernes interne procesfunktioner vedrørende boganskaffelser er outsourcet enten til internationale boghandlere eller til KUB. 107. Fakultetsbibliotekets åbningstider er udvidet til 14 timer dagligt fra mandag til fredag og 10 timer dagligt lørdag og søndag samt på de fleste helligdage. Institutbibliotekerne har døgnåbent for ansatte og KU-studerende baseret på adgangskort. 108. Fakultetsbiblioteket og institutbibliotekerne har indarbejdet et fælles program for biblioteksstøttet læring og akademisk informationshåndtering. Programmet indeholder generelle introduktioner og mere avancerede kurser 19
for bachelorstuderende. Programmet understøtter fakultetets e-læring, især med hensyn til de digitale ressourcer, som KUBIS samlet råder over. 109. Der er opnået en reel forbedring af koordineringen af boganskaffelserne og herunder et tættere samarbejde om semesterlitteraturen. 110. Der er i perioden opnået en 25% forøgelse af benyttelsen af elektroniske ressourcer. Der er iværksat tiltag for at gøre både trykte og elektroniske ressourcer mere synlige. 111. Der er etableret en fælles praksis med hensyn til udlån fra institutbibliotekerne. 112. Der er etableret selvudlånssystemer på institutbibliotekerne, og 80% af udlånene gennemføres ved dette system. 113. Der er i samråd med institutterne etableret en ordning for semesterlitteratur ved fakultetsbiblioteket, evt. kombineret med en korttidslåneordning. 114. Der er gennemført en nyordning vedr. tilgængeliggørelsen af fakultetets specialer, ph.d.afhandlinger og prisopgaver. København den... 2008 Kirsten Refsing Dekan Johan Michael von Cotta-Schønberg Universitetsbibliotekar 20