Chefmøde den 15. februar 2017 i Chefgruppen 2016 3 eren 15-02-2017 09:00:00-15-02-2017 12:00:00 Chefgruppen 2016
Mødeindhold Punkt Side Beslutning for punkt 1: Godkendelse af referat fra chefmøde den 1.2.2017 1 Punkt 1: Godkendelse af referat fra chefmøde den 1.2.2017 2 Beslutning for punkt 2: Opfølgning på projekter i K/N 3 Punkt 2: Opfølgning på projekter i K/N 4 Beslutning for punkt 3: Resultat af den interne audit ultimo 2016 5 Punkt 3: Resultat af den interne audit ultimo 2016 6 Beslutning for punkt 4: Opfølgning på borgmestermøde 7 Punkt 4: Opfølgning på borgmestermøde 8 Beslutning for punkt 5: Q4 9 Punkt 5: Q4 10 Beslutning for punkt 6: Orientering om "kommunesamarbejdsgruppen" 11 Punkt 6: Orientering om "kommunesamarbejdsgruppen" 12 Beslutning for punkt 7: Projektbeskrivelse - arbejdsgange omkring løn i K/N 13 Punkt 7: Projektbeskrivelse - arbejdsgange omkring løn i K/N 14 Beslutning for punkt 8: Projektbeskrivelse - intern kommunikation i K/N 15 Punkt 8: Projektbeskrivelse - intern kommunikation i K/N 16 Beslutning for punkt 9: Projektbeskrivelse - "Professionel kontraktstyring i K/N" 17 Punkt 9: Projektbeskrivelse - "Professionel kontraktstyring i K/N" 18 Beslutning for punkt 10: Licenser til First Agenda 19 Punkt 10: Licenser til First Agenda 20 Beslutning for punkt 11: Projektbeskrivelse - fjernelse af småt brændbart 21 Punkt 11: Projektbeskrivelse - fjernelse af småt brændbart 22 Beslutning for punkt 12: Eventuelt 23 Punkt 12: Eventuelt 24
Beslutning for punkt 1: Godkendelse af referat fra chefmøde den 1.2.2017 Der var ingen bemærkninger til referatet fra mødet den1. februar 2017. 1
Punkt 1: Godkendelse af referat fra chefmøde den 1.2.2017 Referatet fra mødet den 1. februar 2017 findes i First Agenda, og er desuden lagt på intranettet. 2
Beslutning for punkt 2: Opfølgning på projekter i K/N BN gennemgik status på skemaet. Der skal sættes tid på projekterne (forventet start og slutdato). Hvis den forventede afslutning på et projekt ændres, skal der angives en kommentar til dette. Farvekoderne justeres således at grøn betyder at projektet følger planen, gul at man skal være opmærksom, og rød at tidsplanen er overskredet. BN gennemgår og opdaterer skemaet en gang pr. måned - og printer et samlet sæt til hver af cheferne, og projektlisten gennemgås herefter på et chefmøde. Det skal overvejes hvordan afrapporteringen til bestyrelsen på de strategiske indsatsområder skal ske. Det vil under alle omstændigheder blive inddraget på bestyrelsens strategiseminar. 3
Punkt 2: Opfølgning på projekter i K/N Alle chefer har nu lagt deres projekter ind i "det globale opfølgningsskema". Skemaet kan findes på intranettet, under fællesdrevet på PE. BN har gennegået projekterne sammen med de enkelte chefer, og der er sat farvemarkeringer på, som viser graden af overholdelse af projekternes tidsplaner. JB giver en status på, hvorfor man tilsyneladende ikke kan gemme ændringer i projektskemaet, når det åbnes via PE. BN deltager under dette punkt. 4
Beslutning for punkt 3: Resultat af den interne audit ultimo 2016 Der er følgende resultater af den interne audit: - Indkøb og brug af olier og kemikalier: o Der er ikke kendskab til instruktion K/N 033 Ibrugtagning af nye kemikalier og olier og heller ikke indholdet, hvorfor produkter indkøbes og tages i brug uden at de beskreven retningslinjer i instruktionen følges. Det foreslås derfor, at? chefgruppen tager stilling til, hvordan retningslinjerne for indkøb og ibrugtagning af olier og kemikalier skal være? instruktionen tilrettes herefter? indholdet i instruktionen kommunikeres ud Det skal bemærkes, at flere af de aftaler, der er lavet omkring SDS er og APB er bl.a. omkring forbrug af håndsæbe og lignende generelt samt opvaskemiddel m.m. på genbrugspladserne ikke er nedskrevet og heller ikke kommunikeret tydeligt ud, hvilket skal medtaget i tilretningen af instruktionen. Dette er klart en afvigelse til systemet. o På nogle pladser mangler SDS er, andre steder er der SDS er for produkter, som ikke er på pladsen, og flere steder er SDS er forholdsvis gamle (over 5 år). Det foreslås derfor, at? der udarbejdes nye lister med produkter og nye SDS er for produkterne udskrives til de enkelte pladser. o Der er ikke kendskab til indholdet i SDS erne. Det foreslås derfor, at? der i forbindelse med opdatering af SDS er tages en runde med hver plads, hvor de vigtige punkter i SDS erne gennemgås. - Spild: o Procedure P 014 Observationer / hændelser kendes som udgangspunkt ikke, men indholdet kendes og følges. o Der er flere steder ytret usikkerhed om grænsen for, hvornår spild skal indberettes. Det foreslås derfor, at? der udsendes nyhedsbrev med beskrivelse af de aftaler, der i sin tid blev lavet herom? procedure P 014 tilrettes med denne beskrivelse. - Andet: o Generelt bør der følges op på vilkår, aftaler m.m. og kommunikationen af disse. Auditorernes oplevelser med den nye auditmetode: - Lettere at fastholde fokus - Lettere at gå i dybden og få spurgt ind - Lettere at forklare konsekvenser - Fokus på system Chefgruppen besluttede derfor at metoden anvendes fremadrettet. Den samlede oversigt i skemaform er sendt ud direkte til chefgruppen. 5
Punkt 3: Resultat af den interne audit ultimo 2016 BN gennemgår resultaterne af den interne audit, som blev gennemført ultimo 2016. 6
Beslutning for punkt 4: Opfølgning på borgmestermøde Der var en god stemning på borgmestermødet. Vi fik grønt lys til at arbejde videre med processen omkring nyt navn og visuel identitet. MRJ følger op på dette. 7
Punkt 4: Opfølgning på borgmestermøde Der blev afholdt borgmestermøde for KN s 9 ejerkommuner torsdag den 9. februar. Referat fra mødet efterudsendes. Der blev fra alle kommuners side bakket op omkring, at KN arbejder videre med en proces omkring at finde et nyt navn og en ny visuel identitet. 8
Beslutning for punkt 5: Q4 Chefgruppen drøftede den samlede kvartalsregnskab. Kvartalsregnskabet behandles på bestyrelsesmødet i marts 2017. Det ekstraordinært gode resultat fra 2016 skyldes en engangsindtægt efter afklaringen af sagen med Fjernvarme Fyn. JB retter de sidste justeringer til, og fremsender en opdateret version til brug for bestyrelsesmødet. 9
Punkt 5: Q4 Resultatet for kvartaltsregnskabet for 4.kvartal, Q4, gennemgås på mødet. 10
Beslutning for punkt 6: Orientering om "kommunesamarbejdsgruppen" Der skal arbejdes med struktur og kultur omkring samarbejde. KWH, FK og MRJ følger op på projektet omkring implementering af KOD-behandlingen. Vi skal også være obs på, hvilke opgaver der kommer fra kommunerne til K/N. 11
Punkt 6: Orientering om "kommunesamarbejdsgruppen" Der er etableret en "kommunesamarbejdsgruppe" i administrationen i K/N. formålet med gruppen er at sikre en bedre koordinering af de opgaver, som K/N løser for ejerkommunerne. De faste medlemmer af gruppen er TLH, FK, MRJ, EMN, IBK og LHH. Øvrige inddrages efter behov. Der afholdes faste møder hver 14. dag. Bilaget viser en brainstorm fra opstartsmødet, som illustration af de mange samarbejdssnitflader, der er på tværs af medarbejderne og afdelingerne. 12
Beslutning for punkt 7: Projektbeskrivelse - arbejdsgange omkring løn i K/N Chefgruppen godkendte projektbeskrivelsen. MRJ og JB deltager på et opstartsmøde. 13
Punkt 7: Projektbeskrivelse - arbejdsgange omkring løn i K/N Afregning og udbetaling af løn er en kritisk proces i KARA/NOVEREN. Udbetalingen af den korrekte og gennemskuelige løn er vigtig for medarbejdertilfredsheden, ligesom den er afgørende for virksomhedens budget og regnskabsaflæggelse. Lønopgaven er i dag delt mellem Økonomiafdelingen og Administrations- og udviklingsafdelingen (HR). Lønindberetninger foregår ikke ens i de 4 forskellige teams og de manuelle arbejdsgange omkring lønnen er dels tidskrævende, dels udgør de en potentiel fejlkilde. Arbejdsgangene og forventningerne mellem Økonomi og HR har på det seneste givet anledning til misforståelser mellem de to afdelinger. Koblingen mellem PE og KMD OPUS har også løbende givet anledning til udfordringer. Formålet med projektet er således at sikre arbejdsgange på lønområdet, som er enkle for såvel medarbejdere som administrationen, at gældende love og regler omkring lønafregning og lønudbetaling overholdes, og sikre at der til enhver tid udbetales den korrekte løn til medarbejderne. Det skal desuden sikres, at der er integration fra mellem KMD løn og Targit. Chefgruppen bedes drøfte og godkende den vedlagte projektbeskrivelse. 14
Beslutning for punkt 8: Projektbeskrivelse - intern kommunikation i K/N Der nedsættes en projektgruppe med Hanne Lundhus som projektleder, som skal udarbejde et oplæg til et tværgående informationsdelingssystem. Projektgruppen består af Troels Thomsen, Kim Larsen, Niels Kallehauge og Alexander Thastum. 15
Punkt 8: Projektbeskrivelse - intern kommunikation i K/N Det fremgår af K/N s kommuniaktionsstrategi, at KARA/NOVEREN vil være en åben og moderne virksomhed med en professionel og velfungerende kommunikation, der til enhver tid understøtter de strategiske mål. Kommunikationen er netop ikke et mål i sig selv, men et strategisk værktøj til at nå de overordnede strategiske mål, som bestyrelsen har fastlagt. Det er desuden præciseret, at god og rettidig intern kommunikation er en forudsætning for, at man kan kommunikere godt eksternt, og for at støtte op omkring de strategiske mål skal der bl.a. være fokus på en styrket intern kommunikation. Kommunikationsstrategien skal nu udmøntes i en en række tiltag omkring den interne kommunikation. Formålet med at lave en intern kommunikationsstrategi er at skabe transparens og interaktivitet blandt alle K/N s medarbejdere, som skal skabe sammenhold og fællesskab og dermed ruste virksomheden som helhed i forhold til den eksterne kommunikation. Der vedlægges et udkast til en projektbeskrivelse, som chefgruppen bedes drøfte og godkende. 16
Beslutning for punkt 9: Projektbeskrivelse - "Professionel kontraktstyring i K/N" Ansvaret for kontrakterne ligger fortsat hos de enkelte chefer. Chefgruppen godkendte projektbeskrivelsen. 17
Punkt 9: Projektbeskrivelse - "Professionel kontraktstyring i K/N" Der skal skabes en systematisk og enkel kontraktstyring i K/N. Derfor skal der skabes et samlet overblik over kontrakterne, og viden omkring kontrakterne samt opfølgning på kontrakterne skal systematiseres. For at sikre et samlet overblik, samt etablering af de fornødne arbejdsgange, nedsættes der en projektgruppe. Der vedlægges et udkast til projektbeskrivelse, som chefgruppen bedes drøfte og godkende. 18
Beslutning for punkt 10: Licenser til First Agenda Der indkøbes ekstra licenser. Chef/sektionsledermøderne lægges nu på First Agenda, indtil videre afventes med SU-møderne, da anvendelsen kræver en ipad eller tablet. 19
Punkt 10: Licenser til First Agenda Det foreslås at udvide bruges af First Agenda til også at omfatte chef/sektionsledermøder samt SU-møder - eventuelt også andre interne møder (AMO/Somit?). Vi har pt. 30 licenser til kr. 30.000 årligt, herudover har vi tilkøbt PDF-modul og 10 ekstrat licenser, den samlede årlige betaling udgør kr. 45.000. Vi har modtaget et tilbud på 150 licenser samt PDF-modul til et samlet årligt abonnement på kr. 75.000. Chefgruppen bedes tage stilling til, hvorvidt First Agenda skal bruges til de interne møder. 20
Beslutning for punkt 11: Projektbeskrivelse - fjernelse af småt brændbart Konsekvenserne af projektet skal indregnes i budget 2018. Chefgruppen godkendte projektbeskrivelsen. 21
Punkt 11: Projektbeskrivelse - fjernelse af småt brændbart Der vedlægges et udkast til en projektbeskrivelse og tidsplan omkring et projekt, som har til formål at minimere mængden af småt brændbart på genbrugspladserne 22
Beslutning for punkt 12: Eventuelt - Forhandlingerne med vagtcheferne om en ny lokalaftale er gået i stå - pr. 1.3. går de derfor over på overenskomst, da der ikke er indgået en ny aftale - Der holdes reception for Frans den 28.2. - Indflytningen på det nye værksted er i gang - onsdag den 1.3. holdes det første morgenmøde i værkstedet - Der etableres et kombineret cykel/ryge/skraldespandeskur i forbindelse med værkstedet - Der er startet et forsøg med indsamling af tekstiler på genbrugspladsen i Bregninge - Status på PCB: Miljøstyrelsen har udarbejdet en bekendtgørelse omkring behandling af PCB-holdigt affald. Det er endnu uklart, hvordan bekendtgørelsen skal implementeres. K/N deltager i en arbejdsgruppe under KL, som skal se på hvordan bekendtgørelsen skal fungere på pladserne. Der forventes en afklaring inden sommerferien. - Køge og Lejre - udbuddet af indsamlingsmateriel deles nu op, da Køge vælger at dele beslutningen om indsamling op i 2 politiske sager - MRJ sender en plan for nød-afløsning af receptionen rundt til chefgruppen - Der arbejdes videre på en langsigtet KOD-strategi. Der forelægges en sag for ejerudvalget i april, samt bestyrelsen i maj måned - Der skal fastsættes en dato for forårets personalemøde. 23
Punkt 12: Eventuelt 24