Vejledning til myndigheder om digital post til virksomheder Denne vejledning beskriver, hvordan myndigheder kommunikerer med virksomheder via digital post, og hvordan myndigheder modtager digital post som virksomhed Version: 1.1 Udarbejdet: juni 2013 Udarbejdet af: Erhvervsstyrelsen og Digitaliseringsstyrelsen.
Indholdsfortegnelse 1. Indledning og læsevejledning... 3 1.1. Målgruppe for vejledningen... 4 1.2. Yderligere hjælp... 4 2. Processen frem mod obligatorisk digital post for virksomheder... 6 2.1. Den overordnede proces... 6 2.2. Den lokale proces i myndighederne... 7 2.2.1. Betydning af obligatorisk digital post for virksomheder... 7 2.2.2. Bliv klar til obligatorisk digital post for virksomheder... 8 3. Digital kommunikation... 10 3.1. E-mail og sikker e-mail... 10 3.2. Digital post på virk.dk... 10 3.2.1. Sortering og arkivering af digital post... 10 3.2.2. Roller og rettigheder... 11 3.2.3. Besked ved ny post... 12 4. Sådan modtager myndigheden digital post som virksomhed... 13 4.1. I gang med virksomhedspost på virk.dk... 13 4.1.1. Hvor meget post kan man forvente?... 13 4.1.2. Behandling af posten... 13 4.1.3. Tilslutning til digital post på virk.dk... 14 4.1.4. Hvordan skal posten modtages?... 15 4.2. Hent indholdet på virk.dk ned i egne systemer... 15 4.2.1. Afhentning via REST-snitfladen... 15 4.2.2. Afhentning via sikker e-mail... 16 4.2.3. Automatisk fordeling af meddelelser... 20 4.3. Web-interfacet... 21 4.3.1. Medarbejdersignatur... 22 4.3.2. Brugerprofil på virk.dk... 22 4.3.3. Adgang til myndighedens indbakke på virk.dk... 22 4.3.4. Brug af digital post på virk.dk... 23 4.3.5. Download en meddelelse... 23 4.3.6. Videresend en meddelelse... 24 4.3.7. Avancerede sorteringsmuligheder i web-interfacet... 28 5. Sådan sender myndigheder digital post til virksomheder... 29 5.1. Organisatorisk implementering af digital post... 29 5.2. Systemer til digital post-forsendelse... 29 5.2.1. Fjernprint... 30 5.2.2. Sikker e-mail til digital post... 32 5.3. CVR-numre, P- numre og andre metadata... 34
5.3.1. CVR-numre... 34 5.3.2. P- numre og andre metadata... 34 5.3.3. Sådan finder man en virksomheds CVR- og evt. P-nummer... 36 5.4. Tilmeldingsgruppe til virksomheder i digital post... 37 5.4.1. Nye afsendersystemer... 37 5.4.2. Eksisterende afsendersystemer... 38 6. Styring af henvendelser fra virksomheder via digital post... 46 7. Fritagelse og vejledning... 47 7.1. Fritagelse for obligatorisk digital post... 47 7.1.1. Borgerservice centrenes rolle... 47 7.2. Information og vejledning til virksomheder... 48 7.2.1. Virksomhedskampagne... 48 7.2.2. Support... 48 7.2.3. Hjælp til mindre it-parate virksomheder på biblioteker... 48 7.2.4. Generel hjælp i myndighederne... 49 Bilag I Begreber... 50 S i d e 2
1. Indledning og læsevejledning Et centralt mål i den offentlige digitaliseringsstrategi er at flytte den måde, danskerne typisk modtager breve fra det offentlige på, fra det traditionelle papirmedie til et digitalt medie. Bag dette mål ligger bl.a. et ønske om at effektivisere den offentlige sektor, dels ved sparet papir, print og porto og dels ved sparet arbejdstid. Som et led i denne strategi har Folketinget vedtaget Lov om Offentlig Digital Post, som betyder, at alle virksomheder i 2013 bliver forpligtet til at modtage post fra offentlige myndigheder som digital post. Dette stiller særlige krav til kommuner, regioner, statslige myndigheder og selvejende institutioner. Dels er myndighederne, i deres egenskab af virksomheder med CVR-numre, forpligtiget til at modtage post fra offentlige myndigheder som digital post. Dels vil loven skabe en forventning hos virksomhederne om, at de vil kunne kommunikere fuldt digitalt med de offentlige myndigheder. Det betyder, at offentlige myndigheder forventes at være i stand til at: Modtage breve digitalt som virksomhed. Sende breve til virksomheder digitalt. Sikre, at henvendelser fra virksomheder, der sendes som digital post, kommer frem til den rigtige enhed i myndigheden. I et rimeligt omfang vejlede virksomhederne i anvendelsen af digital post. Denne vejledning har til formål at vejlede myndighederne i, hvordan disse opgaver løses på den mest effektive måde. Vejledningen vil løbende blive opdateret frem imod overgangen til obligatorisk digital post for virksomheder. Dele af vejledningen vil også være relevante for afsendelse af digital post til borgere. Vejledningen består af følgende afsnit: 1. Processen frem mod obligatorisk digital post for virksomheder Beskriver den centrale og lokale proces frem mod etablering af obligatorisk digital post for virksomheder i 2013, i det omfang den kendes. Den centrale proces beskriver de tiltag som Erhvervsstyrelsen og Digitaliseringsstyrelsen gennemfører for at gøre Myndigheder og Virksomheder parat til obligatorisk digital post. Den lokale proces hvad den enkelte myndighed skal gøre for at blive parat til at sende og modtage digital post. 2. Digital kommunikation Beskriver hvornår myndighederne med fordel kan anvende de forskellige digitale kommunikationsformer: e-mail, sikker e-mail og digital post. Yderligere gives en kort introduktion til hvordan digital post på virk.dk er opbygget og fungerer. S i d e 3
3. Sådan modtager myndigheden digital post som virksomhed Beskriver de forskellige problemstillinger som myndighederne skal tage stilling til ved etablering af modtagelse af digital virksomhedspost, og anviser konkrete måder digital post kan håndteres, på virk.dk eller i egne systemer. 4. Sådan sender myndigheder digital post til virksomheder Beskriver de organisatoriske og tekniske opgaver, som myndighederne står over for, med hensyn til at blive klar til at kunne sende digital post til virksomhederne. 5. Styring af henvendelser fra virksomheder via digital post Beskriver mulighederne for at styre virksomhedernes henvendelser til myndigheden via et kontakthierarki målrettet virksomheder i digital post på virk.dk. 6. Fritagelse og vejledning Beskriver dels de forventede regler for hvornår en virksomhed kan opnå fritagelse for digital post, og borgerservice centrenes rolle i den forbindelse, dels planlagte informationsaktiviteter om konsekvenserne af obligatorisk digital post for virksomheder. Bilag I begreber I bilag I defineres en lang række af de begreber, som enten er lidt specielle eller anvendes i en særlig betydning i vejledningen. Bilaget søger også at give en sammenhængende oversigt over, hvordan begreberne hænger sammen indbyrdes. 1.1. Målgruppe for vejledningen Vejledningen er primært udarbejdet til brug for projektledere/projektorganisationer i myndighederne, der er ansvarlige for at sikre, at myndigheden bliver klar til digital virksomhedskommunikation i 2013. 1.2. Yderligere hjælp Digitaliseringsstyrelsen har på sin hjemmeside www.digst.dk oprettet en række yderligere vejledninger, der kan understøtte arbejdet med at digitalisere posten. Du finder disse vejledninger her: (se særligt Sådan skriver myndigheder til digital post og Sådan opretter du digitale postkasser) http://www.digst.dk/loesninger-og-infrastruktur/digital-post/loesninger-ogteknik/digital-post/vejledninger http://www.digst.dk/loesninger-og-infrastruktur/digital-post/loesninger-ogteknik/fjernprint/vejledninger S i d e 4
Se også Implementeringsvejledningen: http://www.digst.dk/loesninger-og-infrastruktur/digitalpost/~/media/files/digitalpost%20mv/endelig_implementeringsvejledning_14092012x. ashx Digitaliseringsstyrelsen bidrager gerne med råd og vejledning til myndighederne i forbindelse med overgangen til obligatorisk digital post. Til dette formål er der oprettet myndighedsnetværk, som alle myndigheder er velkomne til at deltage i. Du kan tilmelde din myndighed ved at kontakte Digitaliseringsstyrelsen på: E-mail: digitalpost@digst.dk Digitaliseringsstyrelsen udsender også nyhedsbreve som bl.a. indeholder nyheder vedr. digital post. Du kan tilmelde dig Digitaliseringsstyrelsens nyhedsbrev på: http://www.digst.dk/servicemenu/nyheder Du kan tilmelde dig nyheder særligt om digital post her: http://www.digst.dk/loesninger-og-infrastruktur/digital-post/nyhedsbrev-infomoederog-netvaerk/nyhedsbreve S i d e 5
2. Processen frem mod obligatorisk digital post for virksomheder Dette afsnit beskriver, hvilke tiltag der gennemføres i henholdsvis Erhvervsstyrelsen og Digitaliseringsstyrelsen for at hjælpe myndigheder og virksomheder med at blive parate til at sende og modtage digital post. Desuden beskriver afsnittet, hvad obligatorisk virksomhedspost betyder for myndighederne. 2.1. Den overordnede proces Det er Erhvervsstyrelsens ansvar at informere virksomhederne om obligatorisk digital post, medens det er Digitaliseringsstyrelsens ansvar at understøtte myndighedernes anvendelse af digital post. Herudover har Erhvervsstyrelsen og Digitaliseringsstyrelsen gennemført en teknisk forbedring af løsningen digital post på virk.dk således, at løsningen bedre understøtter især mellemstore og store virksomheders behov for intern fordeling af indkomne forsendelser. Den overordnede proces består af tre spor: Arbejdet med at udforme to bekendtgørelser: ikrafttrædelses- og fritagelsesbekendtgørelse. Afprøvning af funktionaliteten i digital post for virksomheder via en indkøringsperiode i en række virksomheder. Implementering af virksomhedspakke 1 og 2. Status på nuværende tidspunkt er, at lovgivningsarbejdet er ved at blive færdiggjort. Selve loven om obligatorisk digital post er vedtaget, men der mangler endnu to bekendtgørelser: ikrafttrædelses- og fritagelsesbekendtgørelsen: Ikrafttrædelsesbekendtgørelse: indeholder dato for ikrafttrædelse. Pt. er denne ikke fastlagt, men der sigtes mod en dato ultimo 2013. Så snart den endelige dato kendes, vil den blive offentliggjort på www.digst.dk. Yderligere vil myndighederne blive holdt orienteret via nyhedsbreve og netværksmøder. Se afsnit: 1.2. Fritagelsesbekendtgørelse: indeholder kriterier for fritagelse og procedure for, hvordan man opnår dette. Virksomheder vil kun kunne blive fritaget, hvis de ikke kan få en bredbåndsforbindelse på 512 k/bit. Fritagelse bliver derfor den absolutte undtagelse fra reglen, og det forventes kun at ca. 1000 virksomheder på landsplan vil søge om fritagelse. Proceduren for fritagelse og etablering af læseadgang er en arbejdsgruppe ved at være fastlagt i et samarbejde mellem Erhvervsstyrelsen, Digitaliseringsstyrelsen og KL. Se også afsnit: 7.1.1. S i d e 6
De to bekendtgørelser forventes vedtaget primo 2013. Ved siden af lovgivningsarbejdet foregår der et arbejde med at implementer virksomhedspakke 1 og 2. Virksomhedspakke 1 og 2 er udviklingsforløb, der sikrer ny forbedret funktionalitet i digital post på virk.dk. Udviklingspakke 1 er allerede implementeret, og virksomhedspakke 2 er under implementering. Erhvervsstyrelsen har gennemført et indkøringsforløb med udvalgte, primært større, virksomheder i november 2012. I lyset af tilbagemeldingerne, fra de virksomheder der deltog i indkøringsperioden, overvejes en virksomhedspakke 3. Erhvervsstyrelsen vil gennemføre en informationskampagne over for virksomheder for at gøre dem klar til obligatorisk digital post. Tidspunktet for denne kampagne vil blive fastlagt når ikrafttrædelsesdatoen er kendt. Indholdet af informationskampagnen, og andre tiltag som Erhvervsstyrelsen iværksætter for at vejlede virksomhederne, er beskrevet nærmere i afsnit: 7.2. 2.2. Den lokale proces i myndighederne 2.2.1. Betydning af obligatorisk digital post for virksomheder 2.2.1.1. Modtagelse af digital post som virksomhed Som enhver anden virksomhed med et CVR-nummer kan offentlige myndigheder oprette en digital postkasse på virk.dk til modtagelse af meddelelser fra andre offentlige myndigheder. 1 Det kan f.eks. være meddelelser vedr. arbejdsmiljø, udbetaling af løntilskud og indkaldelse af køretøjer til syn. Se afsnit: 4.1.1. Myndighedens digitale postkasse på virk.dk vil omfatte hele organisationen med undtagelse af enheder med eget CVR-nummer, f.eks. selvejende institutioner. De skal selv oprette deres egen digitale postkasse. I løbet af 2013 bliver det obligatorisk for virksomheder og hermed også myndigheder at modtage digital post. I princippet kan man som myndighed godt vente med at modtage digital post, til man bliver tilmeldt automatisk, men man kan lige så godt komme i gang med det samme. Dels vil myndigheden opnå erfaringer med brugen af digital post, og dels sender det et godt signal, at det offentlige tager sin egen medicin. Det anbefales derfor, at alle myndigheder opretter sig om modtagere af digital post på virk.dk så hurtigt som muligt. 1 Hvis myndigheden er tilmeldt post fra private afsendere gennem en aftale med e-boks, kan myndigheden også få vist denne post i den digitale postkasse. S i d e 7
2.2.1.2. Afsendelse af digital post til virksomheder Som et led i den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi er der opsat en målsætning, om at 80 % af alle offentlige breve skal sendes digitalt i 2015. Der er dog intet eksplicit krav om, at myndighederne anvender digital post til udsendelse af breve til virksomhederne, heller ikke efter at det er blevet obligatorisk for virksomhederne at modtage digital post. Ikke desto mindre er det afgørende, at så mange virksomhedsrettede breve som muligt sendes digitalt i 2013. Dels skaber Lov om Offentlig Digital Post mulighed for store besparelser på offentlig brevudsendelse. Disse besparelser vil fremover være indregnet i de offentlige myndigheders budgetter, uanset om den enkelte offentlige myndighed udnytter muligheden eller ej. Dels vil loven medføre en berettiget forventning fra virksomheder om, at offentlige myndigheder vil benytte digital post til en væsentlig del af deres kommunikation. Myndighederne bør derfor påbegynde migrationen fra papirforsendelser til digitale forsendelser ved virksomheds- og borgerkommunikation. Hvis din myndighed ikke allerede er i gang med dette arbejde, er det vigtigt at I kommer i gang så hurtigt som muligt. 2.2.2. Bliv klar til obligatorisk digital post for virksomheder Ovennævnte krav og forventninger betyder, at der er et pres på myndighederne for at blive parate til fuld digital kommunikation med virksomheder. For mange myndigheders vedkommende vil dette kræve, at der nedsættes en projektorganisation, der skal bære forandringen igennem. Det anbefales derfor, at myndighederne: Afsætter ressourcer til at gennemføre den nødvendige forandringsproces, der skal gøre organisationen klar til digital virksomhedskommunikation. Påbegynder forandringsprocessen så hurtigt som muligt. 2.2.2.1. Introduktion af digital post i myndighederne Danske Regioner, KL og Digitaliseringsstyrelsen har tidligere udarbejdet en vejledning om de generelle udfordringer, der er forbundet med at introducere digital post i organisationen. Se: Implementeringsvejledning Du kan finde en henvisning til hvor denne vejledning ligger i afsnit: 1.2. 2.2.2.2. Opgaver i forbindelse med obligatorisk digital post for virksomheder For at blive parat til digital virksomhedskommunikation skal myndigheden bl.a. igennem følgende opgaver: S i d e 8
Vurder, hvordan myndigheden ønsker at modtage digital post som virksomhed. Se afsnit: 4. Vurder om myndigheden har virksomhedskommunikation. Hvis nej er myndigheden selvsagt ikke berørt af loven. Hvis ja skal myndigheden sikre at: Organisationen er klar til at sende digital post. Se afsnit: 5.1. Myndigheden er teknisk er parat til digital virksomhedskommunikation. Se afsnit: 5.2. Hvis myndigheden forventer øget kommunikation fra virksomhederne via digital post, så er det nyttigt at overveje at tilpasse det kontakthierarki, som møder virksomhederne i digital post på virk.dk, så de hjælpes mest muligt. Se afsnit: 6. Er din myndigheden en kommune, skal borgerservice holdes løbende orienteret om de opgaver, der er forbundet med ansøgning om fritagelse og hvordan opgaven løses. Se afsnit: 7.1.1. Myndigheder med virksomhedskontakt bør kunne henvise virksomheder til, hvor disse kan få hjælp i forhold til obligatorisk digital post. Se afsnit: 7.2.4. S i d e 9
3. Digital kommunikation Digital kommunikation mellem myndigheder og virksomheder kan grundlæggende finde sted ved brug af almindelig e-mail, sikker e-mail og digital post på Virk.dk. 3.1. E-mail og sikker e-mail Almindelig e-mail og sikker e-mail har den fordel, at den enkelte forsendelse omkostningsfrit kan kommunikeres med en specifik e-mail adresse. Ved almindelig e- mail vil det endda ofte kunne være en specifik person, hvilket kan være en fordel, når der er etableret en relation, dvs. når modparten er kendt. Sikker e-mail kan, i modsætning til almindelig e-mail, anvendes ved kommunikation af fortrolige personfølsomme oplysninger. Løsninger med sikker e-mail vil oftest omfatte funktions- og virksomhedspostkasser, hvorfra der efterfølgende skal ske en intern fordeling af posten. Sikker e-mail vil stadig være relevant for myndighederne efter indførelsen af obligatorisk digital post, særligt i kommunikation mellem myndighederne, men i et vist omfang også mellem myndighederne og virksomheder med en stor kommunikation med det offentlige. Sikker e-mail anvendes også til kommunikation med digital post af de fleste hvis ikke alle myndigheder. Se afsnit: 5.2.2. 3.2. Digital post på virk.dk Digital post på virk.dk har den fordel, at der kan kommunikeres sikkert til et specifikt CVR-nummer. Det betyder, at myndigheden ikke selv skal ajourføre et register over modtagere. Digitale breve adresseret til virksomhedens CVR-nummer har ifølge Lov om Offentlig Digital Post samme retsvirkning, som hvis de var sendt med almindelig post. I dette afsnit introducerer vi kort de muligheder, der findes på virk.dk, for at sortere og arkivere den digitale post. Mere omfattende hjælpemateriale vedr. dette vil blive stillet til rådighed på et senere tidspunkt. 3.2.1. Sortering og arkivering af digital post Virksomheder kan ved hjælp af regler flytte indkommende post til forskellige mapper og give udvalgte medarbejdere adgang til udvalgte mapper. Fordelingen af posten kan baseres på information, der medsendes af afsenderen, enten i form af metadata, som muliggør en automatisk fordeling, eller i form af oplysninger i emnefeltet, der er tilgængelige for en postfordeler. S i d e 1 0
Figur 1. Som det fremgår af figur 1, kan man opsætte automatiske fordelingsregler i den digitale postkasse på virk.dk baseret på tilmeldingsgrupper eller via metadata. Teknisk medsendes metadata som XML-metadata-filer i det der kaldes attentionformatet og sagdokumentformatet. Over tid forventes at der vil ske en positiv udvikling i medsendte metadata, fordi disse muliggør en mere automatisk postfordeling og sagsbehandlingen. Læs mere om attentionformatet og sagdokumentformatet i afsnit 5.3.2. Tilsvarende kan den medsendte information anvendes i virksomhedens egne systemer til at fordele indkommende post. Det er vigtigt at understrege, at udnyttelsen af metadata forudsætter, at de systemer i myndighederne, der sender digital post til virksomheder, medsender de nødvendige metadata. Digitaliseringsstyrelsen vil så vidt muligt informere systemleverandører om dette behov for at bidrage til, at der sker den nødvendige videreudvikling af systemerne. Det er imidlertid også vigtigt, at myndighederne selv går i dialog med deres leverandører om dette, og at den enkelte myndighed tilpasser sine arbejdsgange til anvendelsen af metadata. Se også afsnit 4. 3.2.2. Roller og rettigheder En række roller i digital post-løsningen sikrer, at virksomheden kan styre adgangen til de enkelte mapper i virksomhedens digitale postkasse. Der kan ligeledes opsættes regler for, hvem der får advis er, når der er ny post i den enkelte mappe. De nye roller i digital post-løsningen er beskrevet i figur 2 nedenfor. S i d e 1 1
Rolle Administrator med adgang til alle mapper Administrator uden mappeadgang Almindelig postbruger med adgang til alle mapper Almindelig postbruger med adgang til udvalgte mapper Postfordeler med læseadgang Postfordeler uden læseadgang Figur 2. Kan fordele posten til mapper, men ikke læse den (kan kun se afsender og emne på meddelelse). Du kan læse mere om disse roller og tilhørende rettigheder på virk.dk: Rettigheder og anvendelse Kan alt i løsningen. Anvendes af enkeltmandsvirksomheden Kan opsætte og administrere løsningen, men ikke læse og sende meddelelser. Kan læse alle meddelelser og sende meddelelser. Anvendes af en ansat, der har det daglige ansvar for den digitale postkasse, men ikke for den administrative opsætning. Kan læse meddelelser i udvalgte mapper og sende meddelelser. Anvendes af en ansat, der har det daglige ansvar for dele af virksomhedens digitale post, f.eks. på løn-, refusions- eller regnskabsområdet. Kan fordele post til mapper og læse post. http://www.virk.dk/cms/render/live/da/sites/virk/home/hjaelp/digital-postkasse/opretpostkasse/opsaet-funktionalitet-i-den-digi.html Endnu er der ikke opnået konkrete erfaringer med brugen af de nye roller, fordi de først er blevet tilgængelige ultimo 2012. 3.2.3. Besked ved ny post Funktionen besked ved ny post kan både opsættes til, at en medarbejder altid får en advis ved ny post, og til at en medarbejder kun får en advis, hvis der er ny post i en bestemt mappe. Dette er illustreret i figur 3. Figur 3. I eksemplet i figur 3 har virksomheden tre ansatte med roller i digital post. Postkassen er opsat sådan, at medarbejder BLÅ får en advis, når der kommer en meddelelse i mapperne Sygedagpenge eller HR sjælland, medens medarbejder GRÅ modtager et advis, når der er besked i mappen Løn. S i d e 1 2
4. Sådan modtager myndigheden digital post som virksomhed Dette afsnit beskriver dels de overvejelser, myndigheden skal igennem i forbindelse med etablering af digital kommunikation med virksomheder, og dels de forskellige måder, myndigheden kan vælge at modtage og sortere posten på. 4.1. I gang med virksomhedspost på virk.dk 4.1.1. Hvor meget post kan man forvente? Et tilbagevendende spørgsmål hos myndighederne er, hvor meget post man kan forvente at modtage som virksomhed. Hedensted Kommune (46.000 indbyggere) og Favrskov Kommune (47.000 indbyggere) og har opgjort antallet af modtagne forsendelser i perioden 17.9.2012 til 12.11.2012. Tallene fremgår nedenfor: Hedensted Kommune Favrskov Kommune Arbejdsmiljø 15 28 Advis udbetaling 9 6 Arbejdsgiverrefusion 4 55 Indkaldelse af køretøjer til syn 5 9 VEU 8 3 Andet fra offentlige myndigheder 2 14 Andet 4 5 I alt 47 125 I alt pr. måned ca. 24 ca. 63 Figur 4. På trods af forskellen i antal modtagne beskeder mellem de ellers næsten lige store kommuner, så giver disse tal en vis indikation på, hvor meget post den enkelte kommune kan vente at modtage i digital post. Fordelingen på afsendere er nok også forholdsvis ens på tværs af kommunerne og kan derfor bruges som udgangspunkt for en vurdering af, hvilke funktioner (enheder) i kommunen der med fordel kan gives adgang til kommunens digitale virksomhedspostkasse. Tal fra regionernes modtagelse af digital virksomhedspost vil indgå i en senere version af denne vejledning. Det statslige område er vanskeligt at sige noget samlet om, da de statslige myndigheder varierer meget i størrelse og opgavetyper. 4.1.2. Behandling af posten Som modtager af digital virksomhedspost skal man sikre, at den digitale postkasse bemandes i tilstrækkeligt omfang, så det sikres, at posten bliver viderefordelt i organisationen. Dette gælder særligt, hvis man vælger at benytte web interfacet på virk.dk. Se afsnit 4.3. S i d e 1 3
Der er i skrivende stund 16 kommuner, der har tilmeldt sig digital post som virksomheder. Af disse har 11 rapporteret, hvordan de modtager posten og hvor de har placeret ansvaret for at håndtere digital post. Kommune Modtagelse af posten Ansvar for at tømme postkassen Brøndby Kommune Web-interfacet på virk.dk. Personaleafdelingen tømmer postkassen. Favrskov Kommune Afhentning via sikker e-mail. Omstillingen tømmer postkassen. Hedensted Kommune Afhentning via sikker e-mail. Fællessekretariatet tømmer postkassen. Helsingør Kommune Web-interfacet på virk.dk. En gruppe på ca. 7 personer tømmer postkassen. De sidder for de flestes vedkommende i byrådssekretariatet. Ishøj Kommune Web-interfacet på virk.dk. Alle centre har ansvar for at tømmer postkassen. Ledelsessekretariatets medarbejdere holder øje med om postkassen tømmes. Køge Kommune Afhentning via sikker e-mail. Borgmestersekretariatet tømmer hovedpostkassen. Næstved kommune Web-interfacet på virk.dk. Personaleafdelingen tømmer postkassen, men økonomiafdelingen har adgang og tager sig af breve fra kommunens bank. Nyborg Kommune Web-interfacet på virk.dk. Personaleafdelingen og Borgerservice tømmer postkassen. Odense Kommune Web-interfacet på virk.dk. Postkassen tømmes foreløbig i e2015- enheden, for at de kan få et overblik over, hvad der kommer ind. Ringsted Kommune Web-interfacet på virk.dk. Byrådssekretariatet tømmer postkassen Vordingborg Kommune Web-interfacet på virk.dk. Tømmes af kommunens postfordeling, som hører under fællessekretariatet. Figur 5. Som det ses i figur 5, er det typisk enten personaleafdelingen eller et ledelsessekretariat, som har ansvaret for at håndtere digital post. En undtagelse er Favrskov Kommune, der har valgt at lægge funktionen i omstillingen, som også tager sig af fordelingen af e-mail sendt til kommunens hovedpostkasse. Det fremgår også, at den typiske måde man har valgt at modtage posten er at anvende web-interfacet på virk.dk. Dette kan dog hænge sammen med den begrænsede volumen og/eller manglende kendskab til muligheden for afhentning via sikker e-mail. Se afsnit: 4.2.2. 4.1.3. Tilslutning til digital post på virk.dk Når ansvaret for at tømme postkassen er placeret, kan myndigheden oprette en digital postkasse til sin virksomheds post på www.virk.dk. Det er kun myndighedens LRA, der kan oprette den digitale postkasse. Hvis myndigheden ikke allerede er oprettet på virk.dk, skal den først sørge for, at den bliver det. Der er dog næppe mange om nogen myndigheder, der ikke er det allerede. På www.virk.dk (se Hjælp eller Vejledninger ) findes vejledninger i, hvordan virksomheder tilslutter sig, og hvilke overvejelser man skal igennem før oprettelsen. Du finder vejledningerne her: http://www.virk.dk/cms/render/live/da/sites/virk/home/hjaelp/digital-postkasse.html S i d e 1 4
Oprettelse af postkassen sker ved, at LRA en logger på virk.dk med sin medarbejdersignatur og klikker på boksen Digital postkasse i højre side på forsiden af Virk.dk. Herefter kan personen klikke på knappen start oprettelse. 4.1.4. Hvordan skal posten modtages? Allerede før tilslutningen skal myndigheden have taget stilling til, hvordan man vil modtage den post, der kommer på virk.dk. Når det er besluttet, kan systemerne sættes op alt efter myndighedens valg. Der er to måder, hvorpå man kan vælge at modtage den digitale virksomhedspost: Få indholdet fra den digitale postkasse hentet ned i egne systemer. Se afsnit 4.2. Anvende web-interfacet på virk.dk. Se afsnit 4.3. Anvendes web interfacet, skal man yderligere tage stilling til, om man vil benytte den udvidede eller den simple model til posthåndtering. Vi diskuterer kort den udvidede model nedenfor i afsnit 4.3.7. Det er selvsagt op til den enkelte myndighed at vurdere, hvilken måde der er mest hensigtsmæssig for myndigheden. Som hovedregel vil det imidlertid nok for kommuner, regioner og visse statslige myndigheder være mest effektivt at få indholdet fra den digitale postkasse hentet ned i egne systemer. Dels er udfordringen om beskyttelse af fortrolige personfølsomme data løst på den måde. Dels vil man kunne benytte den eksisterende kommunikationsinfrastruktur og bemanding. En hurtig og let måde at komme i gang med dette på er beskrevet i afsnit 4.2.2. 4.2. Hent indholdet på virk.dk ned i egne systemer Den manuelle proces med at tømme postkassen på virk.dk er besværlig og giver risiko for at begå fejl, f.eks. at overse bilag. Det vil derfor, for de fleste myndigheder, være hensigtsmæssigt at automatisere processen og samtidig integrere digital post på virk.dk med eksisterende it-systemer. Der er to måder, man kan hente meddelelser fra virk.dk ned i egen systemer på: RESTsnitfladen og en videresend-funktion baseret på sikker e-mail (S/MIME). 4.2.1. Afhentning via REST-snitfladen Der er udviklet en snitfalde i REST, der kan anvendes ved afhentning af meddelelser i digital post på virk.dk. REST-snitfladen er særligt nyttig, hvis man ønsker at overføre meddelelserne til f.eks. et ESDH-system direkte. Integration via REST-snitfalden kræver dog et udviklingsforløb. S i d e 1 5
Du kan finde dokumentation for, hvordan meddelelser hentes via REST-kald, i disse vejledninger: Bilag A3: REST - afhentningssystem (med ændringsmarkeringer) (pdf) Bilag A3: REST - afhentningssystem (uden ændringsmarkeringer) (pdf) Du finder en beskrivelse af hvor disse vejledninger ligger i afsnit: 1.2. 4.2.2. Afhentning via sikker e-mail Den enkleste måde at hente posten fra virk.dk ned til egne systemer på er ved at anvende muligheden for opsætning af automatisk videreforsendelse til sikker e-mail-adresse. Da der anvendes sikker kommunikation, kan løsningen også bruges til beskeder med personfølsomt indhold, og da alle myndigheder i forvejen har systemer til at modtage sikker e-mail, kræver det ikke yderligere investeringer. Det betyder også, at det eksisterende organisatoriske setup til håndtering af sikker e-mail kan genbruges til digital post. 4.2.2.1. Opsætning af automatisk videreforsendelse på virk.dk I digital post-delen på virk.dk skal man være administrator for at have rettigheder til at opsætte videresendelse. Bemærk, at dette handler om brugerstyringen i postdelen, og ikke om brugerroller på virk.dk generelt. Figur 6. I digital post på virk.dk under fanebladet Indstillinger vælges Videresendelse i venstremenuen. Dernæst vælges Opret videresendelse under punktet Videresendelse af posten til en sikker e-mail-adresse. S i d e 1 6
Figur 7. Herefter uploades certifikat, og den sikre e-mail-adresse angives. Det certifikat der skal anvendes, finder du hos Nets på denne hjemmeside: https://www.netsdanid.dk/produkter/nemid_medarbejdersignatur/information_om_nemid/sikker_email/soeg_certifikat/ Figur 8. S i d e 1 7
Nets vedligeholder en oversigt over alle offentlige certifikater i den samlede NemID løsning. Ved at søge på en sikker e-mail-adresses navn vil du kunne finde det offentlige certifikat, der er knyttet til adressen (her sikkerpost@hedensted.dk ). Du kan downloade certifikatet til et drev ved at klikke på Hent certifikat, markeret med rød boks i figur 8. Herfra uploades certifikatet til digital post på virk.dk via Gennemse knappen, som vist i figur 9. Certifikatet er allerede i korrekt base 64-format, så du behøver ikke at gøre noget ved dette. 2 Figur 9. Når certifikatet er uploadet, skal skærmbilledet se ud som vist i figur 10. Figur 10. Der bliver nu fremsendt en e-mail til den angivne sikre e-mail-adresse med et bekræftelseslink. En sådan mail er vist i figur 11. 2 Du kan læse mere om certifikater og PKI i vejledningen: Sådan skriver myndigheder til digital post: se afsnittet - Certifikater og PKI. Se link i afsnit 1.2. S i d e 1 8
Figur 11. Når myndigheden har bekræftet tilslutning via linket, bliver al post herefter automatisk videresendt som sikker e-mail. BEMÆRK! Bekræftelsesmailen fremsendes i øjeblikket som en ukrypteret mail til den sikre e-mail-adresse. I Logivas løsning SignFlow er systemet sat op til kun at modtage sikre e-mails, og mailen med bekræftelseslink vil derfor blive afvist. Logiva vil dog kunne hjælpe med at finde den afviste mail. Tietos løsning SEPO burde ikke afvise mailen, da dette system håndterer alle typer mail. Det vise ikke hvordan Triforks løsning SecureBusinessMail og Comendos løsning SikkerMail håndterer en sådan mail. Kontakt jeres leverandør for at sikre, at bekræftelsesmailen kommer frem. Skulle den være blevet afvist, er den dog ikke gået tabt. I de fleste tilfælde kan leverandøren af sikker-e-mail-løsningen hjælpe med at finde den afviste mail. 4.2.2.2. Håndtering af videresendt digital post i mail-systemet Når der er opsat automatisk videreforsendelse af posten fra virk.dk, bliver den modtaget i myndighedens mailsystem som sikker e-mail. Det er vigtigt, at leverandøren af sikker e-mail-løsningen involveres, når der opsættes automatisk videreforsendelse, da det kan kræve en mindre tilretning at kunne håndtere digital post fra postkassen på virk.dk. Udseendet af de videresendte mails vil afhænge af mail-system og sikker e-mail-løsningen, men kan eksempelvis se ud som vist i figur 12. Disse e-mails kan herefter videresendes internt i organisationen enten manuelt eller ved hjælp af regler i mailsystemet se afsnit 4.2.3. Det er pt. IKKE muligt at besvare digital post videresendt til sikker e-mail, som man (i princippet) kan i webinterfacet på virk.dk. I praksis er dette dog ikke et stort problem. I øjeblikket medsendes der nemlig typisk ikke en returpostkasse i de breve der sendes til S i d e 1 9
virk.dk, og det betyder at de alligevel ikke kan besvares. Yderligere har man altid mulighed for at kontakte den afsendende myndighed via e-mail/sikker e-mail. e-boks tilbyder primo 2013, at det bliver muligt at besvare og initiere meddelelser fra 3. parts-systemer (e-mail, ESDH etc.). Digitaliseringsstyrelsen vil i nyhedsbreve og på styrelsens hjemmeside orientere om mulighederne, så snart der foreligger beskrivelser mv. 4.2.3. Automatisk fordeling af meddelelser En oplagt mulighed for at spare ressourcer er at indbygge automatisk fordeling (distribution) af indkomne meddelelser, som alternativ til at de alle lander i én fællespostkasse (e-mail, ESDH eller andet system) og herfra videresendes manuelt. Der er to måder, dette kan gøres på. Man kan anvende de standardmuligheder for videreforsendelse, der findes i Outlook, og man kan anvende de muligheder, der findes i dedikerede input management-systemer hvis myndigheden har implementeret et sådant system. 4.2.3.1. Outlook-regler for intern videreforsendelse Vælger man at hente digital post ned til en sikker e-mail-adresse (via S/MIME), vil man kunne anvende de standard-videresend-funktioner, der findes i Outlook (og andre mailsystemer). Der er endnu ikke opnået erfaringer med brugen af videresend-regler i Outlook på dette område, men da de fleste af de meddelelser, der pt. modtages som digital post er automatiske forsendelser med samme struktur, meddelelse for meddelelse, vil det formodentligt være ret let at opsætte regler, der kan videresende de indkomne e-mail fra virk.dk til interne funktionspostkasser (som altså ikke behøver at være sikre ). I figur 12 er dette illustreret med et konkret eksempel. S i d e 2 0
Figur 12. Figur 12 viser en meddelelse fra digital post, som er hentet ned i en sikker e-mailadresse i Hedensted Kommune. Som det er markeret med rødt, er der flere muligheder for at sætte Outlook op, så denne e-mail videresendes. F.eks. kunne man lave en regel om, at e-mail, der indeholder ordet Arbejdsmiljø eller Risikobaserettilsynsrapporteringsak, altid sendes til en bestemt funktionspostkasse i myndigheden. 4.2.3.2. Input management Flere myndigheder har allerede taget input management-systemer i brug. Med forbehold for forskelligheder fra systemet til system er det generelt sådant, at avanceret input management muliggør, at en meddelelse kan afleveres i en e-mail-postkasse eller i et andet system f.eks. ESDH baseret på de regler, der er sat op i systemet, og de metadata, der er indeholdt i den enkelte meddelelse. Akkurat som det er tilfældet med de systemer, der sender til digital post (Fjernprint og sikker e-mail med metadata se også afsnit 5.2), skal input management-systemerne rettes til, så de kan udnytte de sorterings- og arkiveringsmuligheder, som er indeholdt i attentionformatet og sagsdokumentformatet. Se afsnit 5.3.2. 4.3. Web-interfacet For at få adgang til post på virk.dk skal den ansatte være oprettet som bruger på virk.dk. Dette kræver følgende: 1. Den ansatte skal have tildelt en medarbejdersignatur. 2. Den ansatte skal oprette sig selv som bruger på virk.dk. 3. Den ansatte skal have tildelt adgang til myndighedens virksomheds-indbakke på virk.dk. S i d e 2 1
4.3.1. Medarbejdersignatur Man vil typisk kunne få en medarbejdersignatur ved henvendelse til myndighedens ithelpdesk. 4.3.2. Brugerprofil på virk.dk Når den ansatte har fået tildelt en medarbejdersignatur, kan hun logge på virk.dk. Første gang man logger på, skal man oprette en brugerprofil. Når man har gjort det, har man basis-rettigheder på virk.dk. Figur 13. Figur 13 viser et eksempel på en basis-brugerprofil på virk.dk. 3 4.3.3. Adgang til myndighedens indbakke på virk.dk Figur 14. Når man har adgang til virk.dk, skal man søge om adgang til myndighedens indbakke. Man klikker på Digital postkasse som illustreret i figur 14. Hvis man er logget på, vil man få at vide, at man ikke har rettigheder til at tilgå digital post på virk.dk. Herefter kan man anmode administratoren om at blive oprettet i den digitale postkasse. Når ad- 3 Bemærk: der er tale om et lidt ældre skærmprint. I dag hedder det ikke Post men Digital postkasse. Se Figur 14. Dette vil blive rettet i en senere version af denne vejledning. S i d e 2 2
ministratoren logger på næste gang, fremgår det, at en bruger anmoder om at blive digital post-bruger. Vi diskuterer kort den udvidede funktionalitet nedenfor i afsnit 4.3.7. 4.3.4. Brug af digital post på virk.dk Figur 15. Indbakken i digital post på virk.dk er vist i figur 15 med Næstved Kommune som eksempel. Som det ses, er brugergrænsefladen næsten helt identisk med den, man møder i sin private digitale postkasse på www.borger.dk. Man åbner de individuelle meddelelser i virk.dk, på samme måde som man åbner meddelelser i sin personlige postkasse. 4.3.5. Download en meddelelse Figur 16. S i d e 2 3