Bilag 2 vedr. Energiledelse i Aarhus Kommune: Organisering og snitflader Dette notat er en sammenskrivning af følgende dokumenter, som har været præsenteret for og drøftet af Bygningskoordineringsgruppen. Konklusioner fra interviewrunde og oplæg til scenarier, præsenteret for Bygningskoordineringsgruppen 2015. Har også været præsenteret som bilag 1 for Bygningskoordineringsgruppen, den 10. februar 2016. Energiledelse i Aarhus Kommune - organisation og opgaver, præsenteret for Bygningskoordineringsgruppen (ca.) den 17/6 2014. Indhold Organisationsdiagram for energiledelsesindsatsen... 2 Ansvarsbeskrivelser... 2 Økonomistyregruppen... 2 Klimasekretariatet... 2 Bygningskoordineringsgruppen... 2 Central energiledelsesfunktion... 3 Magistratsafdelingerne... 5 Vedligeholdelses-ansvarlige afdelinger.... 7 Noter til overskrifter... 7 Drift af KeepFocus:... 7... 7 Adfærd... 7 Kompetenceudvikling... 8 Side 1 af 8
Organisationsdiagram for energiledelsesindsatsen Økonomistyregruppen (ejer) Bygningskoordineringsgruppen (styregruppe) Klimasekretariatet Central energiledelsesfunktion i MTM Aa+ opfølgning MBU (centrale MSB (centrale MSO (centrale MKB (centrale MTM (centrale Bygninger Dette organisationsdiagram skal afspejle organiseringen af energiledelsesindsatsen. Det er således ikke et udtryk for den normale drifts-organisation. For ikke at komplicere diagrammet yderligere, er der ikke vist den interne organisering i hver enkelt mag.afd., ud over princippet herfor. Hver magistratsafdeling er organiseret med vanlige ansvarsforhold. Ejer og Administrator rollerne skal som udgangspunkt være placeret centralt i magistratsafdelingerne ( centrale funktioner ). Der vil dog være undtagelser og variationer herfra grundet organisatoriske forhold i nogle afdelinger. refererer både til mere eller mindre lokale ledere og mere eller mindre lokalt teknisk drifts. Forholdet mellem Bygninger i MTM og de øvrige bygningsfunktioner er som vanligt. Central energiledelsesfunktion er drevet fra Bygninger, afdelingen Projekter og Bæredygtighed, som også rummer Aa+. Ansvarsbeskrivelser Økonomistyregruppen Ejer til energiledelsesindsatsen, og dermed overordnet ansvarligt organ. Bygningskoordineringsgruppen Styregruppe, og dermed primær overordnet ledelse af energiledelsesindsatsen. Fastsættelse af overordnede mål for energiledelsesindsatsen Tværmagistratslig koordinering på overordnet niveau Godkende afrapporteringer mm. Kommissorium udarbejdes af Bygningskoordineringsgruppen efter godkendelse af energiledelsesindsatsen. Side 2 af 8
Klimasekretariatet Anvendelse af data fra energiledelsesindsatsen til diverse afrapporteringer, som f.eks. årlig udvikling i CO 2 udledning fra Aarhus Kommune. Ekstern kommunikation om kommunens resultater på baggrund af energiledelsesindsatsen (foregår allerede i dag). Aktør Aktivitet Eksempel Klimasekretariat Handling på baggrund af udvikling i energiforbrug (rapporter) Bygningsområdets ledelse kontaktes bredt set for at motivere til at iværksætte korrigerende handlinger, hvis stigende tendens konstateres bredt set, på hele bygningsområdet. Central energiledelsesfunktion Generelt Koordinere energiledelsesaktiviteter med andre centrale / tværmagistratslige initiativer ved Aarhus Kommune, og så vidt muligt også med initiativer i de enkelte afdelinger. Kommunikere Aarhus Kommune energiledelse indenfor og uden for Aarhus Kommunes rammer. Årligt opsamle erfaringer gennem evaluering af indsatsen, og kommunikere disse erfaringer. Afrapportering Foretage løbende overordnet afrapportering om energiledelsesindsatsen og efter behov om status, fremdrift, økonomi og planlagte aktiviteter. Til Byrådet via Klimasekretariatet (den årlige afrapportering på mål) Spørgsmål om overordnede data for hele kommunen, eksempler: o Antal solcelleanlæg o Kommunens el-forbrug (BDO) o Antal oliefyr Drift af KeepFocus: Systemansvarlig Etablering, drift og vedligehold af systemet Indkalder administratorgruppen til kurser/møder Modtager ugentligt en central oversigt over alarmer med manglende data, som der ikke er reageret på lokalt, og som skyldes enten manglende strøm- eller internetforbindelse og iværksætter afhjælpning på adressen. Foretager løbende overvågning for at fange store uregelmæssigheder, som normalt skyldes fejl i data Modtager og behandler faktura på abonnementer fra KeepFocus. Laver elektrikerudbud på drift af udstyret. Iværksætter automatisk aflæsning på fremtidige adresser, på baggrund af henvendelse fra bygningsejer (se ejerrolle ). Fortsat udvikling af ydelserne fra KeepFocus, efter ønsker fra organisationen og brugerne. Side 3 af 8
Opfølgning på udvikling i energiforbrug (tidl. Aa+) Løbende kontrol af energimæssig performance på ejendomsniveau, med udgangspunkt i data fra KeepFocus og fra Aa+ værktøjet. Udarbejde kogebog for korrigerende handlinger ved afvigelser på energiforbrug, og løbende reviderer denne. Kogebogen skal bl.a. fastlægge og løbende revidere nødvendigt niveau for overvågning, herunder i hvilket omfang, det er relevant at handle på afvigelser i energiforbrug, hvornår / hvor meget baselines skal revideres mv. Formidle erfaringer til udførende projektledere mv. i Aa+ og den øvrige organisation, således at fremtidige uhensigtsmæssigheder undgås. Tage initiativ til eventuelle korrigerende handlinger, herunder hvorvidt krav skal gøres gældende mod leverandører, og i så fald, tage handling herpå. Hvis der er behov for initiativer, der medfører en udgift for ejer, eller på anden måde påvirker bygningen / dens drift, indgås i dialog med ejer inden initiativ igangsættes. Adfærd Planlægge og drive forskellige projekter, bl.a. det allerede bevilgede brugeradfærdsprojekt. Påvirke indkøbskrav gennem dialog med div. indkøbsfunktioner Påvirke gennem kompetenceudvikling Kompetenceudvikling Kortlægning af behov (bl.a. via inddragelse af mag.afd.) frivillig aktivitet 1 Kompetenceudvikling o Planlægning og udførelse af tvær-organisatoriske kurser o Planlægning og facilitering af sidemandsoplæring i samarbejde med ejer og lokalt Facilitere tættere samarbejde mellem tekniske serviceledere, i samarbejde med afdelingerne. Facilitere erfa-netværk på tværs af kommunen Bistand til afdelingerne med planlægning i forbindelse med organisering og nyansættelser, efter afdelingernes behov, i forhold til behov for kompetencer på energi-området. Centrale ressourcepersoner frivillig aktivitet 2 Bistå afdelingerne med Tolkning af forbrug Vejledning til hvad man kan gøre i tilfælde af stigende forbrug (energirådgivning) Vejledning til økonomisk beregning af energibesparelser, bl.a. ved brug af Aa+ systemet Rådgiverværktøj. Løsning af konkrete udfordringer (a la flyvende teknikere) Udvikling af redskaber, f.eks.: 1 Frivillig aktivitet, dvs. udføres kun såfremt Bygningskoordineringsgruppen godkender denne aktivitet 2 Denne aktivitet er også ikke-obligatorisk efter ønske fra Bygningskoordineringsgruppen, og igangsættes derfor kun hvis Bygningskoordineringsgruppen godkender denne aktivitet. Side 4 af 8
Til TSL, så de bedre kan forklare økonomi og vilkår i et energisparetiltag, de ønsker at udføre, for deres leder Økonomiske redskaber, f.eks. til Ejendomme, til at vurdere LCC på energirenovering af boligejendomme (stiger salgsprisen nok). Magistratsafdelingerne Centrale funktioner Koordinere energiledelsesaktiviteter med andre initiativer ved Aarhus Kommune inden for egen magistratsafdeling. Aktør Aktivitet Eksempel Bygningschef m.m. ledelse Handling på baggrund af udvikling i energiforbrug (rapporter) Konstatere ikke ønsket udvikling, og iværksætter tværgående initiativer, gerne i samarbejde med central energiledelsesfunktion. Ved enkelt bygningers afgivelser, kontaktes disses ledere og korrigerende handlinger iværksættes. Drift af KeepFocus: Ejer rolle (Denne rolle skal løses i den enkelte afdeling) Videreformidle til Ejendomme, hvis En adresse opføres eller nedrives (håndteres via Bygningsejers indmeldinger til IKT, CAE, som opdaterer CareTaker) En adresse fraflyttes eller der indgås nyt lejemål (håndteres via Bygningsejers indmeldinger til IKT, CAE, som opdaterer CareTaker) En adresse skifter anvendelse (håndteres via Bygningsejers indmeldinger til IKT, CAE, som opdaterer CareTaker) En adresse skifter kontaktperson (håndteres via Bygningsejers indmeldinger til CAE s driftsansvarlige, som opdaterer CareTaker) En adresse skifter opvarmningsform En adresse øger eller mindsker arealet (håndteres via Bygningsejers indmeldinger til CAE s driftsansvarlige, som opdaterer CareTaker) En adresse får tilføjet/sløjfet en energimåler (f.eks. i forbindelse med en tilbygning). Administrator rolle (Denne rolle kan løses i den enkelte afdeling, men rollen, eller dele heraf kan tilkøbes hos CAE/MTM) Vejleder brugerne i: o Målerskifte o Måleraflæsning o Alarmopsætning Side 5 af 8
o At forstå deres mails/sms-er på alarmer o Med tolkning af forbrug 3 o Med login vanskeligheder Oprettelser /nedlæggelser af adresser Oprettelser/ nedlæggelser af brugere Opdaterer stamdata i KeepFocus o Kontaktpersoner o Forsyningsform som påvirker økonomi og C02. o Arealer Opsætter relevante grupper i samarbejde med den centrale funktion, f.eks. svømmehaller eller adresser med solceller. Flytter/ opretter bimålere. Beregner pulsfaktor på kommende målerskifte. Opsætter rapporter eller aflæsnings påmindelser til relevante brugere Modtager alarmer med manglende forbrug, undersøger årsagen og kontakter systemansvarlig, hvis adressen skal serviceres af en elektriker Decentralt Identificere energioptimerende driftsaktiviteter. Adfærd Allokere nødvendige ressourcer for sikring af energirigtig drift af ejendommen således at energispareindsatsen kan fastholdes og løbende forbedres. Agere energi-ambassadører og tage handling på eventuelle uhensigtsmæssigheder i energidrift og adfærd Motivere til og indarbejde energirigtig adfærd ved løsning af daglige driftsopgaver og levering af driftsydelser for bygningsbrugerne, og ved løsning af daglige arbejdsopgaver for og ved brugernes anvendelse af bygningen. Anvendelse af IT / div. elforbrugende brugerpåvirket udstyr Motivere / stille krav om at energi tænkes ind i drift- og vedligeholdelsesplaner, og i den konkrete drift ude i ejendommene Aktør Aktivitet Eksempel Decentral Handling på baggrund af Sprængt vandrør, tilkalde VVS er. driftsfunktion 4, f.eks. TSL alarm Lokal leder Handling på baggrund af Månedsrapport viser at bygningens 3 (et teknisk fagligt niveau kræves for at kunne forstå baggrunden for udviklingen i forbruget, og for at kunne vejlede brugeren hermed) 4 Der vil være forskelle mellem magistratsafdelingerne ifht. hvem decentral funktion præcist er, og hvorvidt der findes en sådan. De fleste magistratsafdelinger har et antal adresser uden fast tilknyttet decentral driftsperson. Side 6 af 8
udvikling i energiforbrug (rapporter) energiforbrug er stigende, eller at bygningen bruger mere end andre, sammenlignelige bygninger medfører at lokal leder kontakter central energiledelse for råd og vejledning, og evt. iværksætte korrigerende handlinger. Vedligeholdelses-ansvarlige afdelinger 5. Generelt Foretage energioptimerende vedligehold af tekniske anlæg og bygninger; herunder vedligehold af bygningsinstallationer og andre energiforbrugende anlæg og systemer, bl.a. gennem anvendelse af pjecen Miljø og energirigtigt byggeri. Tænke i energibesparende helhedsløsninger ved gennemførelse af udskiftninger og reparationer af energiforbrugene anlæg og systemer. Aktør Aktivitet Eksempel Driftsansvarlig tekniker / ingeniør Handling på baggrund af alarm (hvis den decentrale enhed ikke reagerer) Sprængt vandrør, tilkalde VVS er. Noter til overskrifter Drift af KeepFocus: For at energiledelsessystemet KeepFocus skal levere det overblik over energiforbrug samt alarm og rapporteringsfunktioner, skal inddata vedligeholdes. Når der er konstateret et stigende forbrug, eller et forbrug, der er højere end man ønsker at acceptere, skal nogen gøre noget. Et stigende eller for højt forbrug kan både konstateres på et bygningsafsnit (f.eks. vandforbrug i en svømmehal) hvis der er målere hertil, på bygningsniveau, på ejendomsniveau, eller for en gruppe af bygninger. Handlinger kan både være nødvendige i forhold til akutte opståede hændelser (f.eks. en alarm eller et kraftigt stigende forbrug som dog ikke udløser en alarm), eller i forhold til en langsigtet strategi. Nogen er den, der har ansvaret for den drift, der er ved at blive for dyr og dermed miljøbelastende. Det kan f.eks. være en lokal teknisk serviceleder, eller en lokal leder. Det kan også være en teamleder eller en bygningschef. Adfærd Generelt gælder at energirigtig adfærd er et fælles ansvar. Målet for energirigtig adfærd er at denne kommer til at ligge på rygraden hos samtlige personer, der kan påvirke bygningernes forbrug. 5 Det vil sige Bygninger (MTM), Bygningsafdelingen (MSO) og visse funktioner i Sport og Fritid (MKB). Side 7 af 8
Kompetenceudvikling Kompetenceudvikling er forholdsvist enkelt at organisere og drive, men behovet ser ud til at være rigtig stort. Indsatsen organiseres med fordel på tværs af hele AaK, idet der herved kan spares en hel del ved både mere effektiv planlægning og ved fælles indkøb af kurser. Side 8 af 8