Ledelsestalentudvikling i Hjørring en velsmurt pipeline for fremtidens fyrtårne I Hjørring Kommune arbejdes der med ledelses- og talentudvikling ud fra principperne i Leadership pipeline. Herved sættes der fokus på ledelsesopgaver og kompetencer på de forskellige ledelses- niveauer og de mulige transitioner og flyt mellem ledelsesniveauerne. Hjørring Kommunes ledelsesgrundlag er ligeledes baseret på de tre værdier tillid, dialog og arbejdsglæde. Udbytte for Hjørring kommune: Med denne investering i talentudvikling og dermed i organisationens udvikling, får Hjørring kommune følgende udbytte: Ledere, der er parate til at løfte ledelsesopgaven på flere niveauer Kortere tid til at udfylde positioner Ledelsesfaglige fyrtårne Organisationsudvikling og innovation i kraft af talentprogrammet Mentorprogrammet skaber reflekterede ledere og Leder af Ledere Et strategisk HR værktøj 1
TALENTFORLØBET I FASER Før-fasen er en beskrivelse af hvordan talenter udvælges og er en ønsket tilbagevendende praksis i Hjørrings talentpipeline. Under-fasen er selve talentudviklingen, som ejes af direktionen og driftes af HR Efter-fasen er evaluering, justering og nyt oplæg til Organisatorisk Gennemgang (review) Før-fasen (April august) Talent samtale + gennem føre samtale Assesment Test + Holdet på plads Talent spottes (April 2016) Nærmeste leder spotter lederpotentiale hos en eller flere af sine medarbejdere og vurderer aktivt medarbejdernes lederegenskaber og potentiale. Lederen tager udgangspunkt i udarbejdede talentkriterier. Alternativt viser en medarbejder selv interesse for ledelse og kontakter sin nærmeste leder med henblik på en samtale, der afklarer medarbejderens udviklingspotentiale Forberedelse til samtale (Maj 2016) Nærmeste leder forligger medarbejderen (det spottede talent) muligheden for talentudvikling og inviterer til en afklaringssamtale Forud for samtalen udfylder både leder og talent forberedelsesskema til samtalen, der bygger på talentkriterierne samt LP udviklingssamtalemateriale. Forberedelsen danner grundlag for afklarings- og forventningssamtalen. 2
Samtale (Maj 2016) Nærmeste leder og talent afholder en forventnings- og afklaringssamtale på baggrund af forberedelsesmaterialet. Leder af leder i området/afdelingen deltager evt. i samtalen (forskelligt fra område til område) Til samtalen drøftes talentets motivation, styrker og udviklingsområder, og det afklares hvorvidt dette matcher ledertalentforløbet. Er det ikke tilfældet drøftes muligheden for udvikling i en anden retning. Bekræfter samtalen, at medarbejderen både har motivation og talent for ledelse, indstiller nærmeste leder det mulige talent til forløbet. Forberedelsesskema/ansøgning inkl. Referat fra afklaringssamtalen indsendes jf. den enkelte forvaltnings procedure herfor. Udvælgelse (Ultimo maj 2016) Leder af ledere/chefgruppe prioriterer i fællesskab indstillingerne fra deres område på baggrund af de indsendte skemaer. UD fra forvaltningens dimensionering udvælger chefgruppen/lal-teamet talenterne til deltagelse i assessmentforløb og efterfølgende talentforløb. Listen over de udvalgte sendes til talentforløbets kontaktperson i forvaltning/tovholderen De personer, der ikke udvælges, får også en mail om dette og bliver inviteret til en opfølgende udviklingssamtale med nærmeste leder (og evt. leder af leder/chef) Endelig udvælgelse (Medio juni 2016) Før sommerferien får talenterne mail besked på, om de er optaget på ledertalentforløbet med opstart efter sommerferien. Talenterne får tilsendt link til lederprofiltest Assessment forløb (Medio Juni 2016) (OBS AGORA Deltager) De udvalgtee talenter inviteres til 1 dags assessmentforløb Fokus på afprøvning af lederrollen - en indre proces, hvor talentet efter forløbet selv vælger, om de er klar til at gå videre. Konsulenterne afholder assessmentforløbet Efter forløbet får de prioriterede talenter 3 dage til at trække deres ansøgning tilbage, hvis de gennem assessmentforløbet har ændret mening Lederprofiltest (Primo august 2016) Alle talenter får personlig tilbagemelding på deres lederprofiltest. Tilbagemeldingen danner udgangspunkt for udarbejdelse af personlig udviklingsplan inden opstart på forløbet i samarbejde med mentor. 3
4
Forløbet i detaljer. Der vil givetvis ske ændringer undervejs. Forløb Indhold Tidspunkt Opstartsseminar 24. August 2016 Mentorer deltager i dette seminar Talentseminar 1 5. Oktober 2016 TRIO samtale Talent, Leder og Mentor Øvebane Talentseminar 2 15-16. November 2016 Indhold Fra at lede sig selv til at lede andre På det første modul tager vi hul på den spændende ledelsesrejse. Vi tager udgangspunkt i det at gå fra at være medarbejder til at være på vej til måske at blive leder. Det at være i sin kommunikation til at forholde sig til sin kommunikation. Det centrale er her, at bevæge sig fra at lede sig selv til at kunne lede andre. Hertil kommer arbejdet med: Udviklingsplanen skal fokusere på både det der skal læres i praksis og det der skal læres i diplomforløbet Ledelse i forandringer Dette to dages modul tager afsæt i nyeste teori og forskning om forandringsledelse, der omsættes til konkrete metoder, som ledere kan anvende i dagligdagen. Vi udforsker feltet og bygger bro mellem den klassiske forandringsledelse og det systemiske perspektiv ved at arbejde med: Forskellige tilgange til gennemførsel af forandringsprocesser, herunder et særligt fokus på fusioner og sammenlægninger Lederens rolle i forandringsprocesser, med særligt fokus på hvorledes forandringers kommunikative og psykologiske udfordringer kan håndteres bedst muligt Mål Samarbejdsaftale Øvebaner Opstart feed-forwardskema Relationel koordinering Case arbejde Der arbejdes med relationel koordinering baseret på en reel case fra Hjørring kommune Udviklingsplanen skal fokusere på både det der skal læres i praksis og det der skal læres i diplomforløbet Arbejdet med udviklingsplanen fokuserer her især på hvad der forventes lært på BootCamp og i Diplomforløb Udviklingsplan sendes til underviserne på diplomforløbet 5
Diplom og akademi forløb 7-8 ugers forløb Det personlige lederskab (2 moduler på DIL og 1 modul på akademi) På forløbet Det personlige lederskab arbejdes der med følgende tematikker: Den kommunikerende leder og ledelse som kommunikation. Der kobles til betydningen af kommunikationen i relation til ideerne om relationel koordinering som hyppig, rettidig, præcis og problemformulerende Væsentlige begreber indenfor rammen af systemisk ledelse, herunder at kunne navigere i dynamiske kontekster og domæner i kommunikationen En anerkendende tilgang som et fundament i det personlige lederskab. Der arbejdes med, hvordan anerkendelsen kan sættes i spil og betydningen af anerkendelse i de mellem menneskelige relationer. Her kobles der ligeledes til ideerne om respekt i relationel koordinering og der arbejdes med, kommunikationens og anerkendelsens betydning i forhold til at kunne lykkes i den relationelle koordinering Perspektiver på etik og moral inddrages i forhold til at reflektere bevægelsen fra medarbejder til leder. Der arbejdes løbende med at skabe etiske refleksioner om betydningen af en ledelsesposition i forhold til det relationelle samspil Der fokuseres på og arbejdes med, hvordan forskellige ledelseskompetencer har betydning som pejlemærker for udviklingen af det personlige lederskab Det etableres koblinger mellem kompetencesproget og den personprofil, som deltagerne tidligere i forløbet har fået en personlig tilbagemelding på. Denne egenbeskrivelse udvides med et 360 graders perspektiv, hvor deltageren får lejlighed til at inddrage andres perspektiver i udviklingen af egne kompetencer og muligheder mhp. at skabe sig selv som fremtidig leder Der arbejdes som en sidste del med fortællinger og de narrative perspektiver, der former ledelse og lederen. Magtens betydning i forhold inddrages og reflekteres Modulets faglige elementer sættes i spil dels via oplæg, individuelle refleksioner koblet til egen praksis og refleksioner i læringsgrupper. Der udarbejdes en plan for forløbet, hvoraf der fremgår de enkelte undervisningsdage, vejledningsdage, refleksionsdage i læringsgrupper (uden konsulentdeltagelse), forberedelsesdage, dage til opgaveskrivning og eksamensdage. Udviklingsplanen skal fokusere på både det der skal læres i praksis og det der skal læres i diplomforløbet Arbejdet med udviklingsplanen fokuserer her især på hvad der forventes lært på BootCamp og i Diplomforløb Udviklingsplan sendes til under- 6
viserne på diplomforløbet og AGORA Akademiforløbet afsluttes med en mundtlig eksamen med udgangspunkt i en erhvervscase på 10 sider. Diplomforløbet afsluttes med 2 mundtlige eksamener. Eksamensformerne fastlægges i forbindelse med detailudviklingen af forløbet. Bootcamp A 30. Januar- 1. februar 2017 Øvebane Talentseminar 3 31. Maj-1. Juni 2017 Mentorer deltager i dette seminar Live ledelsesarbejde (Tværkommunalt projekt) Dette modul afvikles som en yderst intensiv workshop hvor deltagerne kastes ud i Live ledelsesarbejde. Over 3 døgn arbejder holdet med at skabe løsninger på strategiske udfordringer som Hjørring kommune står overfor. Hjørring kommune er her opgavestiller og indleder workshoppen med at overlevere den opgave som de ønsker løst. Herpå arbejder deltagerne i teams med at skabe et løsningsforslag, som de ved workshoppens afslutning præsenterer for Hjørring kommunes direktion. Hvert team tilknyttes mentorer som de undervejs kan trække på. Yderligere kan de trække på konsulenter og HR. Afslutningsvist gives deltagerne feedback. Udbyttet af workshoppen bliver overordnet betragtet at Hjørring kommune får nyskabende svar på aktuelle udfordringer. Yderligere giver det deltagerne indsigt i de vigtigste ledelsesmæssige udfordringer man skal kunne håndtere i Hjørring kommune og unikke erfaringer med at arbejde LIVE med ledelse. DAG 1 Ansættelsessamtaler - Live Ansættelsessamtaler forberedes, afholdes og evalueres Rigtige stillinger - Stillinger der er blevet besat i efteråret 2016 bruges som cases og relevante Chefer + mentorer agerer som samtale styrer til ansættelsessamtaler DAG 2 Status år 1 Hvor langt er vi kommet og hvad er de kommende skridt TRIO samtale Talent, Leder og Mentor Talentseminar 4 30-31. August 2017 Status Perspektiver for fortsat deltagelse Plan for samarbejde det kommende år Ressourcestyring På dette to dages modul stiller vi skarpt ind på det at kunne balancere 7
økonomi og mange forskellige bundlinjer. Afsættet bliver cases fra egen del af organisationen med særligt blik på aktuelle budgetter: Budget, planlægning og projekter som springbræt for afdelingens udvikling. At sætte mål og prioriteter for afdelingen At få det bedste ud af egen og andres tid. Integritet i lederrollen. De vigtigste værdier. De mange forskellige bundlinjer. Konstruktiv håndtering af lederrollens udfordringer. Vi vil i løbet af dette modul have forskellige gæsteundervisere. Fx. Økonomidirektør Udviklingsplanen skal fokusere på både det der skal læres i praksis og det der skal læres i diplomforløbet Øvebane Diplom og akademi forløb 7-8 ugers forløb Arbejdet med udviklingsplanen fokuserer her især på hvad der forventes lært på BootCamp og i Diplomforløb Udviklingsplan sendes til underviserne på diplomforløbet og AGORA Ledelse i samspil tager udgangspunkt i grundmodulet organisation- og arbejdspsykologi på Akademiuddannelsen i Ledelse og modul 3 og 4 på Diplomuddannelsen i Ledelse. Indtil videre er der tænkt følgende tanker om indholdet på forløbet, der dog skal udbygges og kvalificeres yderligere i et tæt samspil mellem Hjørring Kommune, Agora og UCNact2learn. Studieordningerne for hhv. akademiuddannelsen og diplomuddannelsen danner den ydre ramme for forløbet. Der er et særligt fokus på følgende tematikker i forløbet: En tæt kobling til ideerne i relationel koordinering, der i udgangspunktet er udviklet til at belyse og udvikle samarbejdsrelationerne i organisationen. Modellen bruges som en metamodel/forståelse, som andre teoretiske perspektiver kobles på og taler dermed helt naturligt ind i forløbets (og bekendtgørelsernes) genstandsfelt Perspektiver på magt og beslutningsprocesser i det relationelle samspil Ledelsesovervejelser og strategier i forhold til forskellige medarbejdertyper og forskellige typer af motivation og drivkræfter Det dynamiske samspil belyst fra forskellige perspektiver (relationsperspektivet og det psykodynamiske perspektiv) Det dynamiske samspil med et særligt blik på det, der er vanskelige og konfliktfyldt Perspektiver på læring og kompetenceudvikling Ledelses- og læringsmæssige udfordringer i team- og netværksorganisering 8
Udviklende samtaler i team, læring og evaluering Forløbets faglige elementer sættes i spil dels via oplæg, individuelle refleksioner koblet til egen praksis og refleksioner i læringsgrupper. Der udarbejdes en plan for forløbet, hvoraf der fremgår de enkelte undervisningsdage, vejledningsdage, refleksionsdage i læringsgrupper (uden konsulentdeltagelse), forberedelsesdage, dage til opgaveskrivning og eksamensdage. Bootcamp B 13-15. November 2017 Øvebane Diplomforløb Særligt tilrettelagt forløb der afvikles over hele foråret Talentseminar 5 1. marts 2018 Akademiforløbet afsluttes med en mundtlig eksamen. Diplomforløbet afsluttes med 2 mundtlige eksamener. Eksamensformerne fastlægges i forbindelse med detailudviklingen af forløbet. Live ledelsesarbejde (Tværkommunalt projekt eller et antal projekter fra forskellige dele af kommunen) Dette modul afvikles som en yderst intensiv workshop hvor deltagerne kastes ud i Live ledelsesarbejde. Over 3 døgn arbejder holdet med at skabe løsninger på strategiske udfordringer som Hjørring kommune står overfor. Hjørring kommune er her opgavestiller og indleder workshoppen med at overlevere den opgave som de ønsker løst. Herpå arbejder deltagerne i teams med at skabe et løsningsforslag, som de ved workshoppens afslutning præsenterer for Hjørring kommunes direktion. Hvert team tilknyttes mentorer som de undervejs kan trække på. Yderligere kan de trække på konsulenter og HR. Afslutningsvist gives deltagerne feedback. Udbyttet af workshoppen bliver overordnet betragtet at Hjørring kommune får nyskabende svar på aktuelle udfordringer. Yderligere giver det deltagerne indsigt i de vigtigste ledelsesmæssige udfordringer man skal kunne håndtere i Hjørring kommune og unikke erfaringer med at arbejde LIVE med ledelse. Forløbet organisation, styring og strategi tager udgangspunkt i modul 5 og 6 på Diplomlederuddannelsen og strategisk ledelse på Akademiuddannelsen. Forløbet kobles igen direkte til ideerne om relationel koordinering i et strategisk ledelsesmæssigt perspektiv og relationel koordinering bruges som en metatænkning og ramme for forløbets teoretiske perspektiver. Forløbet afvikles med udgangspunkt i studieordningen for modulerne på hhv. Diplom- og Akademiuddannelsen. Forløbet afvikles i efteråret 2017 og det detailplanlægges i foråret 2017 og i denne planlægning medtages erfaringsopsamlingen fra dels de to gennemførte uddannelsesforløb og dels de erfaringer, der løbende er opsamlet i projektet. At udvikle den enkelte og teamet At udvikle organisationen er uundgåeligt også et spørgsmål om at udvikle den enkelte medarbejder såvel som teamet af medarbejdere. På dette modul arbejder vi derfor med helt konkrete metoder man kan be- 9
nytte sig af til at understøtte positiv udvikling. Udgangspunktet bliver ledelsesbaseret coaching. Dvs. Lederens evne til at ansvarliggøre og involvere medarbejderne i at nå fælles mål. Indledningsvist folder vi ledelsesbaseret coaching ud. Assesment Feedback rapport Talent, mentor og leder Afslutningsseminar 17. Maj 2018 Mentorene deltager på denne dag Efter-fasen Efter selve udviklingsforløbet afholder ledertalent, nærmeste leder og mentor et møde med fokus på det videre forløb. På dette tidspunkt er talentet forventeligt afklaret ift. om det er ledelsessporet eller andre karriereveje, der skal forfølges. Ønsker ledertalentet ikke at gå ledelsesvejen afsøges mulighed for anden karriereudvikling. Brænder ledertalentet stadig for ledelse, laves der konkrete aftaler om, hvordan de nyerhvervede kompetencer kan bringes i spil i fremtiden. Talentet indgår nu i kommunens talentpool. Opstart på nyt talentforløb afhænger blandt andet af mængden af talenter i talentpool, men det forventes, at nyt forløb igangsættes i sommeren 2018 Mentorforløb Som en del af udviklingsforløbet for ledertalenterne er der tilknyttet en mentor til hvert ledertalent. På forløbet er det en mentor fra niveauet over. Sparringen kan omhandle problemstillinger opstået på træningsbanerne, personlige overvejelser eller andet. Det tilstræbes, at mentoren er en leder fra et andet arbejdsområde end talentet. Talent og mentor aftaler selv, hvornår de vil mødes. Herudover kan nærmeste leder inviteres ind til sparringsmøder med talent og mentor. Mentorerne har til opgave at støtte ledertalentet i dennes personlige og faglige udvikling. Der laves en individuel udviklingsplan for talentet, der tager højde for talentets erfaring, udviklingspunkter, potentiale mm. Det er mentorens opgave at sparre med og vejlede ledertalentet til at nå sine mål i handlingsplanen. Der vil sideløbende med talentudviklingsforløbet være et udviklingsspor for den samlede gruppe af mentorer. Forløbet startes op med en hel fælles dag i Juni 2016 (kun for mentorerne), hvor målet er at få afklaret forventninger til opgaven som mentor og få skabt et rum for erfaringsudveksling mellem mentorerne. Mentorforløbet betragtes som et efteruddannelsesforløb for talentfulde ledere af medarbejdere. Udbyttet vil særligt være viden og kunnen vedr. udviklende 10
dialoger og organisationsudvikling i praksis. Den stærkeste gevinst vil muligvis være af netværksmæssig karakter Mentorerne er samlet i alt 8 dage i det toårige forløb heraf 4 sammen med talentholdet Mentoropgaver og Mentorudviklingssporet Alle mentorseminarer rummer: Praksisinfo ift. programmet, opsamling på erfaringer, kort repetition fra sidst, intro til nyt, træning af gammelt og nyt. Mentor udvælgelse og opstart: I løbet af foråret udpeges en række mentorer. Mentorgruppen lokaliseres blandt jeres mest talentfulde ledere af medarbejdere. Mentorer udpeges af Leder af ledere i samarbejde med Chefer et passende antal fra hver forvaltning. Hver mentor har 1-2 talenter. Forløbet betragtes som en udviklingsbane for mentorgruppen Mentorerne deltager samlet set i 8 dages udviklingsforløb over de kommende 2 år (heraf er de fire dage sammen med talenterne og fire dage udelukkende for mentorgruppen) Mentorgruppen har første mentordag i Juni 2016 Mentorforløbet i detaljer Tidspunkt Mentoropstart 22. juni 2016 Talent opstartsdag 24.August 2016 Mentorseminar 1 4. Oktober 2016 Mentorseminar 2 25. Januar 2017 Talentseminar 1. Juni 2017 Mentorseminar 3 29. August 2017 Mentorseminar 4 9. November 2017 Talent Afslutningsseminar 17. Maj 2018 Tema - Indhold Opstarten af mentorforløbet handler om mentorens rolle i programmet, progression i rollen, nysgerrighed, samtalebevidsthed, og mentorens brug af egen personlighed, viden og erfaringer. Mentoren har samtaler med talent, der forbereder denne til at identificere optimale opgaver sammen med nærmeste leder. Begyndende dialoger om feed-forward skema og om læringsrejse. Den ærbødige mentor. Det første seminar handler om den lyttende, spørgende og hypotesedannende mentor. Endvidere arbejdes der med radikal transparens i relationen mentor/talent. Den uærbødige mentor. På dette andet seminar fokuseres der på den mere instruerende, guidende og konstruktivt irettesættende mentor. Nogle gange er en intervention i talentets læring at sige STOP MED AT... Denne rolle arbejdes der med her. Mentoren deltager med refleksiv, faglig og praktisk sparring til sit talent. Fastholder endvidere samtaler om talentets læringsrejse. Den holistiske mentor. På dette seminar arbejder vi med talentets følelsesmæssige reaktioner og mentorens respons til dette. Den etiske mentor. På dette sidste seminar inviterer vi en repræsentant fra European Mentoring and Coaching Council, til at tale om deres globale etiske kodeks. Vi reflekterer cases og mentorernes arbejde op imod dette. Mentoren deltager med refleksiv, faglig og praktisk sparring til sit talent. Afslutter endvidere samtaler om talentets læringsrejse, inden dennes præsentation for assessment panel. 11