Pilotprojekt på SCIENCE vedr. IT-understøttelse af ph.d.- administrationen Status for projektet Februar 2017 Det Natur- og Biovidenskabelige Fakultet SCIENCE Forskning og Innovation (SCI-FI)
SCIENCE Forskning og Innovation 2 Leverancer Hovedleverance Implementering af et adækvat integreret administrativt IT-system, der effektivt understøtter arbejdsprocesserne hos alle involverede parter i administrationen af et ph.d.-forløb i et brugervenligt interface. Delleverancer Følgende syv delleverancer skal tilsammen realisere hovedleverancen og målbilledet for projektet og dermed sikre de bedste muligheder for succes med projektet: Delleverance 1: Afdækning af erfaringer med eksisterende muligheder på markedet Delleverance 2: Kortlægning af workflows og afdækning af behov Delleverance 3: Udarbejdelse af kravsspecifikation Delleverance 4: Indkøb af IT-system Delleverance 5: Implementeringsplan og styringsmodel Delleverance 6: Udvikling og tilpasning IT-systemet Delleverance 7: Implementering af IT-systemet Delleverance 8: Afslutning og overgang til drift
SCIENCE Forskning og Innovation 3 Opdateret tidsplan August 2016 --------------------------------------------------------------------------------- Marts 2018 Fase 1: Projektopstart Fase 2: Planlægning, analyse og specifikation Fase 3: Beslutning og udførelse Fase 4: Afslutning og overgang til drift Delleverance 1 Delleverance 2 Delleverance 3 Delleverance 4 Delleverance 5 Delleverance 6 Delleverance 7 Delleverance 8
28-02-2017 4 Status på delleverancer Delleverance 1: Afdækning af erfaringer med eksisterende muligheder på markedet Projektgruppen har bl.a. været i dialog med AU og CBS om deres erfaringer med deres systemløsning Projektgruppen har afsøgt markedet for mulige leverandører og har haft en leverandørpræsentation fra en mulig leverandør. Delleverance 2: Kortlægning af workflows og afdækning af behov En arbejdsgruppe bestående af slutbrugerrepræsentanter fra SCIENCE har i løbet af november og december gennemgået workflows og drøftet behov og ønsker til det nye system. Arbejdsgruppen har afholdt 5 workshops og har på denne baggrund lavet en indstilling til styregruppen med ønsker til det nye system. Indstillingen blev behandlet på styregruppemødet d. 19. januar 2017. Delleverance 3: Udarbejdelse af kravsspecifikation På baggrund af analysearbejdet under delleverance 1 og 2 har projektgruppen udarbejdet materialet til kravsspecifikationen for det kommende IT-system. Det endelige udkast til kravsspecifikationen præsenteres til styregruppens godkendelse på styregruppemødet den 3. marts 2017. En arbejdsgruppe under projektgruppen med deltagelse af Michael Cleve Hansen og Ann Winther Poulsen fra Ph.d.-sektionen i SCIENCE Forskning og Innovation har stået for udarbejdelsen af materialet med bidrag fra KIT, SCIENCE IT og den øvrige projektgruppe med slutbrugerrepræsentanter fra SCIENCE s institutter. For at sikre koordinering med fase 3 projektet på KU, har SUND og Søndre City herudover bidraget med deres ønsker til systemet på sigt.
28-02-2017 5 Projektets organisering Interessenter SFU (SCIENCE Forskningsudvalg) AL (Administrativ Ledelse på KU) KANFI (KU s Administrative Ledelsesnetværk for Forskning og Innovation) Fase 3 projektet på ph.d.- området Projektejer Styregruppe Projektledelse & sekretariat Projektgruppe Referencegrupper på SCIENCE Ph.d.-udvalget SAF (SCIENCE Administrationsforum) ERFA-gruppen for ph.d.- sekretærer Netværk for ph.d.- koordinatorer Arbejdsgrupper med slutbrugere i de lokale miljøer
Dias 6 Projektdeltagere Styregruppe Morten Pejrup, prodekan for Forskning og leder af Ph.d.-Skolen, SCIENCE (Projektejer og formand) Henrik Zobbe, fakultetsdirektør på SCIENCE Kell Mortensen, professor ved NBI og formand for Ph.d.-udvalget, SCIENCE Trine Klitgaard Bro, administrationschef ved PLEN, SCIENCE Inge-Sofie Sørensen, chef for SCIENCE Forskning og Innovation (SCI-FI) Klaus Kvorning Hansen, vicedirektør for Koncern-it, Fællesadministrationen Tina Lewis, chef for SUND Forskning og Innovation Steen Georg Brandt, Institutadministrator ved CHEM, SCIENCE Kim Brinckmann, Vicedirektør for Forskning & Innovation, KU Torben Rytter, Fakultetsdirektør ved TEO, KU Sekretær: Tina Skriver Didriksen, specialkonsulent i Ledelsessekretariatet, SCIENCE Projektgruppe SCI-FI: Inge-Sofie Sørensen, chef for SCI-FI (projektleder) Michael Cleve Hansen, faglig leder for Ph.d.-skole administrationen (suppl. PL) Ann Winther Poulsen (nøglemedarbejder) Hanne Grand (nøglemedarbejder, sekretær for projektgruppen) Institutrepræsentanter fra SCIENCE: Lars Nielsen, ph.d.-koordinator, professor og viceinstitutleder, IGN Ole Pedersen, ph.d.-koordinator, lektor, BIO Jon Sporring, ph.d.-vejleder, lektor, DIKU Camilla Willemoes Larsen, HR-konsulent og ph.d.-sekretær, IFRO Anine Laura Borger, ph.d.-studerende og medlem af ph.d.-udvalget, NBI Herudover: SCI-LSEK: KIT/FA: Tina Skriver Didriksen (processupport) Per Andersen, (IT-projektleder)
SCIENCE Forskning og Innovation 7 Roller og ansvar Overordnet ansvar og beslutningskompetence Projektejer Projektejeren har det absolutte ansvar for projektet og er således ansvarlig for, at projektet indfrier sine mål og leverer et produkt, der opnår det forventede udbytte. Projektejeren er desuden formand for projektets styregruppe. Besluttende Styregruppe Styregruppen leder og træffer beslutninger om projektets indhold, processer og løsninger efter indstilling fra projektgruppen. Styregruppen har ansvaret for at sikre fremdrift i projektet, herunder at allokere de nødvendige ressourcer. Udførende / Projektledelse Projektleder Projektlederen sikrer koordinering af projektgruppens arbejde i tæt dialog med projektejer. Projektlederen skal desuden sikre løbende kommunikation og samarbejde mellem styregruppen og projektgrupperne samt sikre løbende information til referencegrupperne. Projektlederen er ansvarlig for at samle projektgruppens arbejde og koordinere beslutningsoplæg og justeringer i projektets fremdrift. Udførende Projektgruppe Gennemfører projektet i overensstemmelse med projektbeskrivelsen. Deltagerne i projektgruppen er dem, der skal udføre arbejdet i projektet. Projektlederen er som formand en del af projektgruppen og er ansvarlig for at organisere projektet internt og uddelegere opgaver til projektdeltagerne. Der er en klar forventning om, at projektgruppens medlemmer deltager aktivt og med interesse. Rådgivende Referencegrupper Referencegrupperne repræsenterer interessentperspektivet og har fokus på brugernes behov. De har en rådgivende funktion i projektet og kan komme med forslag, råd og ønsker til projektet. Referencegrupperne involveres og holdes løbende orienteret igennem hele projektet med udgangspunkt i projektets plan for interessentinvolvering, som løbende behandles i styregruppen. Skal holdes orienteret Øvrige interessenter Denne gruppe udgør de øvrige relevante interessenter i projektets kontekst, som ikke er direkte involveret i projektarbejdet, men som løbende bør orienteres om projektets fremdrift. Styregruppen vil løbende tage stilling til involvering af denne målgruppe.
28-02-2017 8 Udgangspunktet for projektarbejdet Tværgående involvering og repræsentation: Kernemålgrupperne fra institutterne er repræsenteret i projektets styregruppe og/eller projektgruppe samt i projektets referencegrupper. Referencegrupperne vil løbende blive involveret i projektet. Institutterne vil via referencegrupperne få mulighed for at melde yderligere deltagere ind til projektarbejdet for specifikke delleverancer. Institutrepræsentanterne i hhv. styre- og projektgruppe repræsenterer alle 12 institutter. Institutter, der ikke er repræsenteret i projektet, opfordres til at holde sig orienteret via deltagerne i styregruppen og projektgruppen eller via projektets hjemmeside. For at sikre videndeling og koordinering med det øvrige KU er såvel SUND som KIT/FA repræsenteret i projektet. Kommunikation: Stort fokus på jævnlig målrettet kommunikation til projektets referencegrupper omkring projektets formål og fremdrift. På dansk og på engelsk. Herudover relevant information til de øvrige interessenter for at sikre koordinering og videndeling med det øvrige KU. Resurseforbrug og tidsplan: Styregruppen har løbende fokus på ændringer i det estimerede resurseforbrug og tidsplanen.
Kommunikationsstrategi FORMÅL MED KOMMUNIKATIONSINDSATSEN: Sikre at alle involverede parter i projektet har samme opfattelse af projektet formål og leverancer Sikre at direkte interessenter er informeret om projektets fremdrift og at der er fokus på resultater og optimering Sikre at de berørte medarbejdere er forberedte på de forandringer, som projektet måtte medføre Sikre at projektet er imødekommende og åben over for dialog over for øvrige interessenter. NØGLEPRINCIPPER: Projektet skal kommunikere proaktivt om projektets formål, forløb og resultater igennem hele projektforløbet Kommunikationen skal være kontekst- og situationsbestemt og tilpasses de forskellige målgrupper Arbejdet med projektets leverancer sker i tæt samarbejde mellem SCIENCE Forskning og Innovation, institutterne og Koncern-IT i FA. Deltagerne i projektgruppen, referencegrupperne og styregruppen vil være de primære ambassadører og udgøre en vigtig kommunikationskanal for projektet Implementeringsprocessen skal være så transparent som muligt, og der udarbejdes en særskilt procesplan og kommunikationsplan for implementeringsforløbet Kommunikationen skal være tydelig i forhold til hvad der er besluttet, og hvad der er til drøftelse. MÅLGRUPPER (PRIMÆRE): Styregruppen Projektgruppen SCI-FI Ph.d.- administrationen Ph.d.-sekretærer på institutterne Ph.d.-studerende Ph.d.- skolelederen Referencegrupperne Ph.d.-vejledere (VIP) Institutledelserne HOVEDBUDSKABER: Projektet er igangsat for at implementere et nyt ph.d.- administrativt system, så IT-understøttelsen af arbejdsprocesser for alle involverede parter moderniseres, forbedres og effektiviseres. Projektet skal skabe et optimeret drifts- og servicesamarbejde ift. de administrative dele af ph.d.-forløbet igennem en effektivt udnyttelse af de afsatte ressourcer til ph.d.-administrationen for alle involverede parter. Projektet skal sikre en høj grad af gennemsigtighed vedr. samarbejdsflader og opgaveløsninger og en fælles forståelse af arbejdsprocesser, roller og ansvar ift. ph.d.-administrationen. Projektet har fokus på at opnå forbedret brugerservice og forbedret datakvalitet, der sikrer ledelsesinformation baseret på valide data samt fokus på bedre service for vejledere og ph.d.-studerende samt overholdelse af ph.d.-bekendtgørelsen og frister Institutterne involveres direkte i projektets styregruppe og projektgruppe, ligesom relevante fora på SCIENCE anvendes som referencegrupper til løbende kvalitetssikring af projektets arbejde. Projektet er forankret på SCIENCE, men fungerer også som pilotprojekt for hele KU ift. at finde muligheder for IT-understøttelse til ph.d.-området på tværs af alle ph.d.-skolerne. KANALER: Projektet vil anvende forskellige kanaler alt efter formål og målgruppe, fx KUnet (grupperum, nyheder mv.) Møder og workshops (SG, PG og referencegrupperne) Orienteringspunkter på møder i etablerede relevante fora under den øvrige interessentgruppe på SCIENCE og på KU-niveau Høring af materiale TIDSPLAN: Der udarbejdes en kommunikationsplan for projektet, herunder en særskilt kommunikationsplan for implementeringsfasen. Øvrige relevante interessenter og fora på tværs af KU Ph.d.-koordinatorer (VIP)
28-02-2017 10 Hvordan holder jeg mig informeret om projektet? GRUPPERUM på KUnet, hvor alle relevante arbejdsdokumenter uploades løbende er gjort tilgængeligt for projektets styregruppe og projektgruppe. Sådan får du som referencegruppemedlem adgang til grupperummet: Repræsentanter fra referencegrupperne kan få adgang til grupperummet ved at henvende sig til tinad@science.ku.dk. PROJEKTHJEMMESIDE, der er tilgængelig for alle interesserede Der er oprettet en projekthjemmeside, som indeholder al overordnet information om projektet, herunder, kontaktoplysninger, projektstatus og relevante dokumenter. Alle har adgang til hjemmesiden. Hjemmesiden er under etablering og forventes at være klar med det første indhold i uge 43. Link: http://www.science.ku.dk/phd/newphdsystem/ MÅLRETTET KOMMUNIKATION Projektledelsen har desuden stort fokus på jævnlig målrettet kommunikation til projektets referencegrupper og andre relevante interessenter omkring formål og fremskridt i projektet. KONTAKT Hvis du har spørgsmål, kommentarer osv. til projektet kan du henvende dig her: E-mail: phd@science.ku.dk Kontaktperson: Ann Winther Poulsen, SCI-FI (+45 35 32 41 26 / phd@science.ku.dk)
28-02-2017 11 De næste skridt og plan for involvering De næste skridt i projektet er nu følgende: Styregruppemøde den 3. marts Styregruppen indstilles på dette møde til at behandle og træffe beslutning om følgende: Projektgruppens udkast til materiale til kravspecifikationen Plan for den videre proces for delleverance 4, herunder beslutning vedr. gennemførelse af tilbudsindhentning eller EU-udbud eller andet samt proces for gennemførelse af dette arbejde. Kommunikation til organisationen og referencegrupperne Efter styregruppemødet færdiggøres kravsspecifikationen og projektet overgår herefter til delleverance 4 Indkøb af IT-system, hvor materialet vil blive anvendt i den videre proces frem mod indgåelse af kontrakt med leverandør. Delleverance 4 & Delleverance 5 Parallelt med at indkøbsfasen kører, udarbejder projektgruppen udkast til plan for implementering, kompetenceudvikling, supportløsning, osv. Planen sendes i høring i referencegrupperne. Delleverance 6 Institutterne vil via referencegrupperne blive inviteret til at melde medarbejderrepræsentanter ind til en arbejdsgruppe, der skal arbejde med udvikling og tilpasning af det indkøbte it-system.