Dagsorden Referat af budgetsamrådsmøde mandag 23. marts 2015 kl. 19.00 i Vojens sognegård, Østerled, Vojens 1. Velkomst præsentation af ny provstisekretær 2. Jacob Lysemose giver en orientering om sit arbejde som provstiets personalekonsulent 3. Budgetproceduren for budget 2016 Årets tidsplan i 2015 Mellemregningskontoen ultimo 2015 som udgangspunkt for 2016 Forventningerne til udskrivningsgrundlaget i 2016 Stiftsbidraget samt stiftets udlåns og indlånsrente i 2016 Provstiudvalgets generelle oplæg i øvrigt: a. Fastlæggelse af driftsrammerne for 2016 b. Omfordelingspulje c. Prioriteringsplanen som grundlag for anlægsrammerne i 2016 d. Aktuel status for 5 % puljen og forventning til og politik for forbrug i 2015 e. Udviklingspulje status 4. Kirkegårdstakster og udviklingsplaner 5. Forpagtningskontrakter og samarbejdet med Seges - Det tidligere Videnscenter for Landbrug 6. Provstesyn 2015 7. Indlæg fra Lars Kjærgaard, Haderslev stift om stiftets rådgivning og bistand til menighedsrådene 8. Eventuelt Ad. pkt. 1. Velkomst præsentation af ny provstisekretær Provstiudvalgsformand Helge C. Jacobsen bød velkommen, og der var en særlig velkomst til den nye provstisekretær Molly Eg Bruun. Ad. pkt. 2. Jacob Lysemose orienterede om sit arbejde som provstiets personalekonsulent: Primært er det partsrepræsentation, men også rådgivning, han tager sig af. Referat af budgetsamrådsmøde 23. marts 2015 Side 1
Statistik for året der var gået: 194 henvendelser + telefonopkald vedr. løn, afskedigelser, ansættelser m.m. ERFA-gruppen for kontaktpersoner senest havde der deltaget 14 personer fra 10 sogne. Stor opfordring til at gøre brug af dette netværk, som er med til at klæde kontaktpersonerne på til det daglige arbejde. Det er i øjeblikket populært at indgå i et fælles samarbejde fælles kirkegårde, fælles gravermedhjælpere, fælles organister etc. Det er også en god idé, som både kan give økonomisk gevinst og bedre stillinger. Anbefales varmt hvor det er muligt. Præstesamarbejde gør det oplagt. Organisationerne er meget opmærksomme på 8 timers grænsen henover en måned (betyder, at man er overenskomstdækket), på arbejdstilrettelæggelse og arbejdsbeskrivelser. Ansættelsesbeviser er ikke længere det store problem - kun hvis de ikke er der. Centrale forhandlinger med Moderniseringsstyrelsen om de næste 2 års lønstigninger: ½% til april, måske ½% til næste år og måske 2½% i 2017. Den gode arbejdsgiver udtømmer sine muligheder for at løse det selv mht. ny løn m.m. Provstiudvalgsformanden takkede Jacob Lysemose for indlægget og opfordrede ved samme lejlighed menighedsrådene til at henvende sig til provstiets personalekonsulent, så tidligt som muligt i forløbet, når der opstod personalemæssige udfordringer. Ad. 3. Budgetproceduren for budget 2016 Domprovst Kim Eriksen og formand Helge C. Jacobsen gennemgik budgetproceduren for 2016. Årets tidsplan 2015 Er blevet udsendt til menighedsrådene og lagt på domprovstiets hjemmeside. Senest 15. april bliver den driftsramme, menighedsrådene skal budgettere efter i 2016 udsendt til MR / lagt ind i budgetstøttesystemet i Brandsoft. PU vil holde økonomimøder med de MR, som ønsker ændringer i ligningsbeløb til drift. Næste budgetsamrådsmøde er fastsat til den 27. august 2015 kl. 19.00 i Skrydstrup sognehus. Mellemregningskontoen ultimo 2015 som udgangspunkt for 2016 Kim Eriksen orienterede om mellemregningskontoen som udgangspunkt for 2016 budgettet. Det blev oplyst, at provstiet ultimo 2015 har 844.521 kr. til gode i kommunen på mellemregningskontoen. Referat af budgetsamrådsmøde 23. marts 2015 Side 2
Forventningerne til udskrivningsgrundlaget i 2016 og stiftsbidraget samt stiftets udlåns- og indlånsrente i 2016 og provstiudvalgets generelle oplæg i øvrigt: a. Fastlæggelse af driftsrammerne for 2016: Domprovsten tilkendegav, at det er provstiudvalgets forventning, at udskrivningsgrundlaget forbliver på et uændret niveau i 2016 i forhold til de foregående år. Faldet i medlemstallet af folkekirken forventes at være stagnerende. Stiftsbidraget samt stiftets udlåns- og indlånsrente i 2016 Stiftsrådet har vedtaget, at stiftsbidraget for Haderslev Domprovsti i 2016 udgør kr. 272.489,37. Stiftsrådet har vedtaget rentesatserne for 2016: Udlånsrenten vil være 2,5 %. Indlånsrenten har stiftsrådet fastsat til 2,0 %. Dette betyder, at menighedsrådene får 1,5% mindre på deres stiftsmidler set i forhold til 2015. Provstiudvalgsformanden var enig med domprovsten i hans tilkendegivelser. Der er intet, der tyder på, at indkomstgrundlaget vil ændre sig. Så der bliver ikke flere midler til rådighed, med mindre kirkeskatten sættes op. Provstiudvalget lægger derfor op til en uændret driftsramme for 2016. Hvilket reelt betyder en stramning, og at der skal fortsat skal arbejdes med rationaliseringsgevinster. Det betyder også, at nogle MR økonomisk bliver klemte. Dem vil PU gerne invitere til en økonomisk samtale, inden den endelige driftsramme udmeldes. b. Omfordelingspulje og energibesparende foranstaltninger og Domkirken: Med denne pulje vil provstiudvalget kunne komme betrængte kirkekasser til hjælp. Dette kræver dog, som nævnt ovenfor, i hvert enkelt tilfælde en forhandling med provstiudvalget, hvor kirkekassens økonomi vil blive analyseret. Provstiudvalget ser fortsat gerne menighedsrådene iværksætte energibesparende foranstaltninger. Projekter med særligt perspektiv for energibesparelse vil i budgetfasen kunne nyde fremme ved ansøgning til energipuljen. Her skal nævnes Øsby og Maugstrup præstegård, som begge har fået installeret jordvarme. Domkirken: Den nye provstisekretær og domprovsten arbejder på sagen. I 2018 ser det ud til, at der bliver plads til de 12 mio. kr., som Domkirken har brug for til indvendig istandsættelse, og fra 2020 kan der måske blive plads til at realisere nogle sognegårde. d. Aktuel status for 5% puljen og forventning til og politik for forbrug i 2015 Provstiudvalget forventer at kunne budgettere med en betydelig pulje af 5 % midler. Disse midler er helt nødvendige, når menighedsrådene skal budgettere så stramt, som tilfældet er Referat af budgetsamrådsmøde 23. marts 2015 Side 3
og ikke selv har en buffer til akutte og uforudsete udgifter. Der er i 2015 budgetteret med 2.150.000 kr. Der er aktuelt 1.456.141,98. kr. til rådighed. Hertil kommer yderligere 179.000 kr., som 5 % midlerne forøges med hver måned i 2015. e. Udviklingspulje - status: Det er provstiudvalgets hensigt fortsat at budgettere med en udviklingspulje på kr. 500.000. Der er i 2015 budgetteret med 250.000 kr. til udviklingspuljen. Der er aktuelt 257.580,20 kr. til rådighed. Hertil kommer yderligere godt 20.000 kr., som midlerne forøges med hver måned i 2015. Kommentarer til ovenstående indlæg: Moltrup Bjerning Har det godt økonomisk, og man må gerne prikke dem på skulderen i forbindelse med fastlæggelse af driftsrammen for næste år, men det skal komme fra PU, oplyses det. Gl. Haderslev: Provstiets håndtering af ligningsmidlerne har ingen dynamik for kirkelivet og synes nærmest at have evigheden på sig. Det er vigtigt, at man som kirke er aktiv ude i sognene. Gl. Haderslev sognehus ligger tæt ved skolerne, og man ønsker at gøre en indsats for at øge den kirkelig tilknytning til uddannelsesstederne. Fremme diakonien. Rationalisere kirkegårdene. Men en reducering i kirkegårdstaksterne for by-kirkegårdene, nedlæggelse af mange gravsteder og en stor stigning i antallet af urnegravsteder betyder, at det er svært, at få kirkegårdsdriften til at hænge sammen. I forbindelse med omlægning af kirkegården vil f.eks. en vildtsikring koster omkring 250.000 kr. Penge, som sognet ikke har. Provstiudvalgsformanden gør opmærksom på, at kirkegårdsdriften skal hvile i sig selv. Hvis den ikke gør det, skal der laves nye beregninger. Kirkegårdsdriften er ikke skattebetalt, men brugerbetalt. Domsognet: Med hensyn til kirkegårdsdriften er problemet, de personer, der siger deres gravsteder op. Det er nemlig de efterfølgende friarealer, der er problemet - hvem skal betale for vedligeholdelsen? Domprovsten kommenterer på ovenstående: Man kan jo bare spørge os selv, om man vil have et traditionelt gravsted. Udviklingen af kirkegården sker af økonomisk nød, men også fordi folk vil ligge begravet på de åbne plæner. Der sker i øjeblikket en meget stor udvikling på området. Referat af budgetsamrådsmøde 23. marts 2015 Side 4
Diakonien ser han gerne opprioriteret, og der ligger jo nogle udviklingsmidler i Udviklingspuljen, som kan tages i anvendelse. Forvaltningen har evigheden på sig, siges der fra Gl. Haderslev. Den måde, som provstiudvalget forvalter økonomien på, har sine begrænsninger. Men det betyder også, at menighedsrådene får glæden ved selv at kunne styre økonomien ud fra den givne ramme. Hvis kritikken bliver for stærk, må man gå en anden vej. Domsognet: Mener det er en god måde, provstiudvalget administrerer økonomien på. Det giver stor arbejdsglæde at være medbestemmende. Spørgsmålet stilles, om græsarealer på kirkegården, der ikke benyttes på anden måde, kan tænkes benyttet som legeplads? Provstiudvalgsformanden kommenterer, at PU ønsker omlægningen af kirkegårdene meget intenst. Men det betyder samtidig, at der skal være en rationaliseringsgevinst, dvs. en park, der kan klare sig selv. Hvorfor ikke lade får afgræsse visse arealer? Provstiudvalget har godkendt og rost planer for omlægning af Damager, som vil kunne udvikle sig til en fantastisk bynær park. Sommersted: Man er glad for den måde, som provstiudvalget administrerer økonomien på. Gl. Haderslev: Der er kommet for stor afstand mellem folkeskolen og folkekirken. Et ønske om ansættelse af ungdomspræst. Vojens: En lønstigning på 2½% i 2017 vil kirkekasserne ikke kunne klare uden af få tilført yderligere midler. På Færøerne render der rent faktisk får rundt på græsarealerne på kirkegårdene. Domsognet: Har stor korvirksomhed og kvoten på 2,8 organister er meget presset. Der er et ønske om yderligere ligningsmidler på 50.000 kr. til indkøb af ekstra organistressource. Næsset: Hoptrup, Halk-Grarup, Vilstrup, Øsby og Årø sogne har et ønske om midler til ansættelse af en fælles menighedskoordinator. Fjelstrup: Regnskabsføreren oplyser, at Fjelstrup kan blive presset på økonomien. Hammelev: Regnskabsføreren oplyser, at også Hammelev kan blive presset på økonomien. Referat af budgetsamrådsmøde 23. marts 2015 Side 5
Domprovsten kommenterede til Gl. Haderslev omkring ønsket om ansættelse af en ungdomspræst: Der vil være kæmpe udfordringer forbundet hermed. Såvel økonomisk som udfordringen med at få foden indenfor på ungdomsuddannelserne. Man skal dog glæde sig over den succes Skole Kirke samarbejdet har med årligt over 3.000 børn inde over. Hvis et projekt med en ungdomspræst skal lykkes, skal midlerne tages fra den samlede ramme og måske endnu vigtigere, at skal der være en gruppe, der vil arbejde for at realisere projektet. c. Prioriteringsplanen som grundlag for anlægsrammerne i 2016: Prioriteringsplanen blev gennemgået og revideret på følgende punkter: Bevtoft: Huller i Tårnets blytag holdes under OBS! Udskiftning af vinduer i præstegården: Indsendelse af projekt til godkendelse i PU. Bjerning: Borebilleangreb i lydhimmel og paneler. Pris ukendt. Domsognet: Domkirken: Blytaget bliver lavet og er finansieret. Det oplyses, at de 800.000 kr. til historisk inventar ikke er en del af projektet. Menighedsrådet agter at søge statsmidler. Det er uklart, hvad de 400.000 kr. til ekstra arbejder dækker punktet slettes. Klostervænget 1: På grund af skimmelsvamp skal yderligere 2 rum renoveres. Estimat 200.000 kr. som der skal findes finansiering til. Fjelstrup: Ikke repræsenteret på mødet pga. sygdom. Fole: Møde med fredningsnævnet ang. depotplads ved Fole kirke. Ikke det fulde overblik over omkostningerne. Anslået 250.000 kr. Kun delvis selvfinansiering. Gl. Haderslev: Til implementering af kirkegårdsplanen på Damager anmodes om et forhøjet ligningsbeløb i årene 2016, 2017 og 2018 på 125.000 kr. pr. år. Til udvidelse af organistkvoten fra 1,5 stilling til 1,8 stilling anmodes om en permanent forhøjelse af ligningsbeløbet på 100.000 kr. fra og med 2016. Gram: Referat af budgetsamrådsmøde 23. marts 2015 Side 6
Halk-Grarup: Hammelev: Hjerndrup: Udvendig trappe på kirketårn skal istandsættes. 125.000 kr. 150.000 kr. anslået af arkitekt. Under behandling i PU, på vej ind til stiftet til godkendelse. Hoptrup: Starter i dag med redskabsbygningen budgettet forventes at holde. Orgelreparation selvfinansiering. Sagen om stråtaget på præsteboligen er endt tilfredsstillende. Højrup: Jegerup: Der er hyret en ekspert til at se på tårnet på fredag. Hans anbefalinger afventes. Ser også på stukloftet ved samme lejlighed. Projekterne skal godkendes i stiftet. Maugstrup: Jordvarmeanlægget i præstegården er udført. Der skrabes grus af belægning på kirkegård. Herefter vurderes resultatet. Man har fået midler til overs fra projektet med jordvarmen, som man gerne vil bruge til renovering af sakristiet. Moltrup: Afventer konsulentsvar før man endelig kan gå i gang med installeringen af nyt varmeanlæg i kirken. Nustrup: Nyt badeværelse i præstegården er ved at være færdig. Reparation af murværk i kirken og tårn. Projektet skal sendes ind til stiftet til godkendelse. Oksenvad: Klokkestolen er færdig. Fugning af tårn og orgelrensning er også afsluttede. Indvendig kalkning af kirken er et projekt på vej. Sandblæsning af vinduesrammer indsendelse af projekt til behandling. Skrydstrup: Sommersted: Kirkehuset med baghus er ikke færdigt pga. manglende økonomi. Referat af budgetsamrådsmøde 23. marts 2015 Side 7
PU afventer materiale fra Sommersted desangående. Starup: Vedsted: Sognehuset på Vedsted skole. Sagen er berammet til behandling på et byrådsmøde i morgen. Så forventer man at kunne gå i gang med licitation og en realisering af projektet. Vilstrup: Sager vedr. nyt tag mandskabsbygningen og nye tagrender er afsluttet og kan slettes. Vojens: Tinglysningen vedr. køb af Povlsbjerg børnehave mangler fortsat, og bygningen kan derfor ikke rives ned endnu. Der arbejdes på at få etableret en kontakt til Maja Lisa Engelhardt som menighedsrådet ønsker at samarbejde med omkring en indvendig renovering af kirken. Vonsbæk: Øsby: Projektet vedr. Gl konfirmandstue er afsluttet og kan slettes. Forsatsvinduer og ændring af varmeanlæg i Øsby Kirke Kalkning af partielle dele af kirkerummet. Åstrup: Ad. 4. Kirkegårdstakster og udviklingsplaner Punktet er blevet behandlet under på 3. Ad. 5. Forpagtningskontrakter og samarbejdet med Seges Det tidligere Videnscenter for Landbrug Domprovsten oplyste, at han havde henvendt sig til Seges for at høre, om de stillede deres skabelon til forpagtningskontrakt gratis til rådighed, hvis MR selv ønskede at lave den, fordi der kun var tale om en lille forpagtningsindtægt. Seges havde oplyst, at de gerne stillede skabelonen til rådighed, men så naturligvis ikke kunne tage ansvaret for forpagtningskontrakten. Lars Kjærgaard vil i sit indlæg komme mere ind på samarbejdet med Seges. Ad. 6. Provstesyn 2015 Oversigten bliver sendt ud med referatet og lagt på hjemmesiden. Referat af budgetsamrådsmøde 23. marts 2015 Side 8
En af Jørgen Overbys medarbejdere Lisbeth Søkilde er ny bygningssagkyndig i Haderslev Domprovsti. Hun skal sammen med Anker Ravn Knudsen foretage provstesynene i 2015. Årsagen til dette er, at Anker Ravn Knudsen også skal foretage provstesyn i Aabenraa provsti. På spørgsmål fra domprovsten svarer man fra Hoptrup MR, at det har været godt at have Anker Ravn Knudsen med i sagen om stråtaget på præstegården. Ad. 7. Indlæg fra stiftskontorchef i Haderslev stift Lars Christian Kjærgaard om stiftets rådgivning og bistand til menighedsrådene Lars Christian Kjærgaard indledte med at fortælle, at den nye medarbejder i stiftet Kristian Møller Rasmussen ikke skal arbejde med direkte rådgivning for menighedsrådene, så derfor er det ham, der holder indlægget i dag. Der er lavet en aftale med landbrugscenteret Seges i forhold til landbrugsmæssige forhold og skovdrift. De kan hjælpe med alt lige fra annoncering til udbud eller kun elementer heraf. De er ikke dyre, men dygtige. MR kan ringe direkte og behøver ikke gå via stiftet. Spørg dem hvad det koster, det er helt ok, så man har det finansielle på plads med det samme. Byggesager skal godkendes i stiftet, og det er Cathrine Lerche Jørgensen og Maria Halken Linemann, som sidder med alle byggesager i dag. Vejledningen om byggesager findes på DAP en og er forsøgt opbygget, så den er nem at bruge. Personaleopgaver henhører til Lisbet S. Olsen (og i Lisbets fravær Henrik Madsen) og Cathrine Lerche Jørgensen, som har den generelle rådgivning, lige indtil det bliver til en tvist, så er det Jacob Lysemose, MR henvender sig til. Alt andet, som MR har brug for af råd og vejledning om, ligger på Lars Christian Kjærgaards bord. Han tager sig af alt det juridiske sammen med Cathrine Lerche Jørgensen. Provstiudvalgsformanden takker Lars Christian Kjærgaard for indlægget. Ad. 8. Eventuelt Flere MR gav udtryk for, at de savnede hjælp til IT. Det blev besluttet, at provstikontoret kontakter IT-medarbejderen i Kolding provsti for at høre, om MR kan bestille ham på regning til at hjælpe med de IT-udfordringer, de har. Lars-Peter Melchiorsen gjorde opmærksom på den netop afholdte Church Explorer gudstjeneste i domkirken. Et projekt, som udviklingspuljen har gjort mulig og som virkelig får fat i konfirmanderne. Mødet slut. Referat ved Lone N. Hein og Kim Eriksen Referat af budgetsamrådsmøde 23. marts 2015 Side 9