Referat for: Haderslev Domprovstiudvalg PU møde 28. november Kl Mødested: Storegade 93, 6100 Haderslev

Transkript

1 Referat for: Haderslev Domprovstiudvalg PU møde 28. november Kl Mødested: Storegade 93, 6100 Haderslev Mødepunkt 1 Afbud fra Der var afbud fra Erik Høgh og Ulla Toft. 2 Godkendelse af referat fra sidste møde Referatet blev godkendt og underskrevet. 3 Godkendelse af referat fra det konstituerende møde Referatet blev godkendt og underskrevet. Referat, Side: 1

2 4 Mødedatoer og tidspunkt i 2014 Formanden oplyste, at der normalt ikke holdes PUmøder i juli og december måned, men skulle der opstå et uopsætteligt behov, kunne der indkaldes til ekstraordinært møde også i de to måneder. Da alle tilstedeværende medlemmer var enige om, at møderne kunne starte kl i stedet for kl blev dette vedtaget med mindre Ulla Toft eller Erik Høgh efterfølgende gør indsigelse mod tidspunktet. Der blev taget hensyn til de af Ulla Toft og Erik Høgh på forhånd indsendte datoer. Nedenstående datoer blev vedtaget på mødet. Alle PU-møder starter kl Begge budgetsamrådsmøder starter kl PU-møder kl : Torsdag Onsdag Torsdag Budgetsamråd onsdag , kl i Vojens sognegård. PU-møder fortsat kl : Torsdag Torsdag Mandag Budgetsamråd torsdag , kl i Hammelev sognehus. PU-møder fortsat kl : Onsdag Onsdag Onsdag Torsdag Konsulentrunde i Haderslev Stift forår 2014 Sag: Konsulentrunde i Haderslev Stift 2014 (1233) Konsulentrunde i Haderslev Stift forår 2014 Formanden orienterede om praksis i forbindelse med konsulentrunder. PU er ikke i alle sager involveret som sagsbehandlende myndighed, men vil alligevel altid blive spurgt om indstilling, når man deltager i konsulentrunderne. Alle PU-medlemmer kan byde ind på at repræsentere provstiudvalget. Der er fastlagt følgende datoer: og Referat, Side: 2

3 6 Forretningsorden for PU til behandling Sag: Forretningsorden for PU (1205) Forretningsorden for PU til behandling Formanden gennemgik samtlige punkter og gjorde især opmærksom på 5 om inhabilitet. På spørgsmål fra Bent K. Andersen blev det præciseret, at provstiudvalget er beslutningsdygtige, når mindst halvdelen er til stede. Er der nogle, der skal gå før tiden, kan provstiudvalget i tilfælde af flere afbud på forhånd og flere forfald undervejs ende med ikke at være beslutningsdygtig. Forretningsordenen blev godkendt og herefter underskrevet af formanden på mødet. 7 Udkast til regnskabsinstruks for PU november 2013 Sag: Regnskabsinstruks for PU (1241) Udkast til regnskabsinstruks for PU november 2013 Domprovsten gennemgik de overordnede principper. Provstisektæren er bemyndiget til at betale regninger og disponere på netbank. Disponeringer foretages først, når attestation er foretaget af enten domprovst eller formand. Provstisekretæren er bemyndiget til at disponere over provstiets dankort med et max. beløb på kr. Tegningsberettigede i Haderslev Domprovsti er formand og domprovst. Formand og domprovst for Haderslev Domprovsti tegner provstiudvalget i forening og er underskriftsberettigede ved godkendelse af menighedsrådenes køb og salg af fast ejendom. Regnskabsinstruksen blev godkendt med ovenstående formuleringer. Disse indarbejdes i instruksen, som herefter vil blive underskrevet af formand og domprovst. 8 Kvartalsrapport-3 PUK Sag: PUK 2013 (1026) Til godkendelse Provstisekretæren redegjorde for kvartalsrapporten. PU godkendte kvartalsrapporten for 3. kvartal Kvartalsrapport-3 PUK 9 Nordea aftale om gratis hverdag i netbank erhverv ophører Sag: PUK - bankforbindelser (1225) Til efterretning. Til efterretning Nordea aftale om gratis hverdag i netbank erhverv ophører Referat, Side: 3

4 10 Ændret forpagtningskontrakt Skrydstrup MR til godkendelse Sag: Forpagtningskontrakt Skrydstrup (1194) - Skrydstrup Sogn Provstiudvalget godkendte forpagtningskontrakten. Ændret forpagtningskontrakt Skrydstrup MR til godkendelse 11 Forpagtningskontrakt Gl Haderslev - Preben Rasmussen til godkendelse Sag: Forpagtningskontrakt Gl Haderslev - Preben Rasmussen (1235) - Gammel Haderslev Sogn Provstiudvalget godkendte forpagtningskontrakten. Forpagtningskontrakt Gl Haderslev - Preben Rasmussen til godkendelse 12 Garanti vedr. Halk-Grarup Kirkekasse, forpagtningskontrakt Sag: Forpagtningskontrakter Halk-Grarup MR (1213) - Halk Sogn Bankgaranti til orientering. Provstiudvalget godkendte forpagtningskontrakten. Garanti vedr. Halk-Grarup Kirkekasse, forpagtningskontrakt Referat, Side: 4

5 13 Vojens MR ansøgning om 5% midler til rengøring af kirke efter skimmelsvamp Sag: Rengøring af Vojens kirke efter skimmelsvamp - 5% midler (1226) - Vojens Sogn Vojens MR ansøgning om 5% midler til rengøring af kirke efter skimmelsvamp Der ansøges om ,05 kr. jf. kopi af fakturaer. Under forudsætning af, at der i kirkekassen ikke aktuelt er midler til mere end tre måneders drift, bevilgede provstiudvalget kr ,05 af 5% midlerne til dækning af rengøring efter skimmelsvamp. Generel bemærkning: Provstiudvalget er betænkelig ved den dobbeltrolle, skade- og rengøringsfirmaer kan få i denne type sager. Når der er tale om store rengøringsbeløb - som i de aktuelle sager - vil provstiudvalget stille krav om en uafhængig konsulentudtalelse. Provstiudvalget vil skrive til menighedsrådene om det voksende problem med skimmelsvampe og disse meget omkostningstunge sager. Menighedsrådene bør efter provstiudvalget opfattelse og opfordring tage spørgsmålet om rengøringen i kirkerne op til drøftelse med de ansvarlige ansatte og få en god og frugtbar dialog herom. Provstiudvalget vil pege på muligheden af at de enkelte sogne kunne få en instruktør i kirkerengøring ud for at gennemgå, hvordan lige netop ens egen kirke kunne rengøres optimalt for at undgå, at skimmelsvampen fik lov til at gro. 14 Vojens MR ansøger om 5% midler - opretning af forplads ved kølerum Sag: Opretning af forplads ved kølerum - 5% midler (1227) - Vojens Sogn Vojens MR ansøger om 5% midler - opretning af forplads ved kølerum Der foreligger overslagspris fra entreprenør på kr kr. ekskl. moms. 15 Ansøgning - pilotprojekt til udvikling af nye gravstedsformer Sag: Pilotprojekt til udvikling af nye gravstedsformer (1237) - Gram Sogn Ansøgning - pilotprojekt til udvikling af nye gravstedsformer Der ansøges om kr Vojens MR gør opmærksom på, at de ikke for nærværende har likvid kapital til at få arbejdet udført. Kølerummet kan anvendes af alle kirker/kirkegårde i provstiet uden beregning. Der foreligger kun ét tilbud på ,00 kr. ekskl. moms. Provstiudvalget forventer, at der indhentes mindst to tilbud. Provstiudvalget besluttede, at man ville tage endelig stilling til sagen og bevilge 5% midler til opretning af forpladsen ved kølerummet, når alle tilbud var blevet forlagt PU. Provstiudvalget konkluderede, at det var et spændende pilotprojekt om fremtidige besparelser på alle kirkegårde og bevilgede kr. af 5% midlerne til dækning af omkostningerne til et skitseprojekt til udvikling af nye gravstedsformer. Generel bemærkning: Gram og Vilstrup er hermed de to pilotprojeker, der er valgt til udvikling af nye kirkegårdsformer i Haderslev Domprovsti. Referat, Side: 5

6 16 Ansøgning hovedrengøring af Jegerup Kirke Sag: Rengøring af Jegerup Kirke - skimmelsanering - 5% midler (1238) - Jegerup Sogn Ansøgning hovedrengøring af Jegerup Kirke Der ansøges om 5% midler til dækning af indhentede tilbudspris. Under forudsætning af, at der i kirkekassen ikke aktuelt er midler til mere end tre måneders drift, bevilgede provstiudvalget kr ,00 af 5% midlerne til dækning af rengøring og skimmelrensning. Generel bemærkning: Provstiudvalget er betænkelig ved den dobbeltrolle, skade- og rengøringsfirmaer kan få i denne type sager. Når der er tale om store rengøringsbeløb - som i de aktuelle sager - vil provstiudvalget stille krav om en uafhængig konsulentudtalelse. Provstiudvalget vil skrive til menighedsrådene om det voksende problem med skimmelsvampe og disse meget omkostningstunge sager. Menighedsrådene bør efter provstiudvalget opfattelse og opfordring tage spørgsmålet om rengøringen i kirkerne op til drøftelse med de ansvarlige ansatte og få en god og frugtbar dialog herom. Provstiudvalget vil pege på muligheden af at de enkelte sogne kunne få en instruktør i kirkerengøring ud for at gennemgå, hvordan lige netop ens egen kirke kunne rengøres optimalt for at undgå, at skimmelsvampen fik lov til at gro. 17 Ansøgning fra Vedsted MR Sag: Konfirmandlokaler Vedsted - Fælleshuset (Vedsted skole) (1239) - Vedsted Sogn Ansøgning fra Vedsted MR MR ansøger PU om godkendelse til at gå videre med projektet til konfirmandlokaler i Fælleshuset i Vedsted. MR ansøger om tilsagn på lån i stiftsmidlerne på ca. 2,2 mio. kr. 18 Kvartalsrapport-3 Maugstrup kirkekasse Sag: Kvartalsrapport (1197) Bent K. Andersen udleverede bilag til indretning af menighedslokaler og kom med et oplæg. Han blev herefter erklæret inhabil og forlod mødet under behandling af sagen. Provstiudvalget mente, at det var en god idé, at fremme projektet mest muligt, men at der ikke var mulighed for at lægge projektet ind i budgettet før 2015/2016, hvor det stod på prioriteringslisten. Provstiudvalget tog hermed ikke stilling til det konkrete projekt ej heller lejekontrakten, men var villig til at betale kr. af 5% midlerne til den pågældende forening indtil da, for at Vedsted MR kunne få rådighed over lokalerne, forudsat der ikke er midler til mere end 3 måneders drift i kirkekassen. PU godkendte disponeringen og tog kvartalsrapporten til efterretning. Kvartalsrapport-3 Maugstrup kirkekasse Referat, Side: 6

7 19 Vedsted kirke møde med fredningsnævn - spørgsmål fra ST Sag: Vedsted kirke - markhegn (1232) - Vedsted Sogn Arne Rudbecks og Bent K. Andersens redegørelse blev taget til efterretning. Vedsted kirke møde med fredningsnævn - spørgsmål fra ST Udtalelse fra kirkegårdskonsulent i fredningssag Vedsted - dispensation til at nedlægge/fjerne 2 markhegn på ejd. matr.nr. 244 Vedbøl, Vedsted 20 Information om provstidagene i januar 2014 Sag: Information om provstidagene i januar (1240) - Haderslev Stift Domprovstens redegørelse blev taget til efterretning. Information om provstidagene i januar 2014 I Haderslev Domprovsti er det den 23. januar I-Pads Udlevering af I-Pads til nye PU-medlemmer. Referat, Side: 7

8 22 Eventuelt Provstiudvalget besluttede at behandle følgende eftersendte sag: Sagsnr.1243 Pilotprojekt Vilstrup kirkegård Lars-Peter Melchiorsen var inhabil og forlod mødet under behandling af sagen. Provstiudvalget konkluderede, at det var et spændende pilotprojekt om fremtidens kirkegård og bevilgede kr. af 5% midlerne til dækning af omkostningerne til et skitseprojekt. Generel bemærkning: Gram og Vilstrup er hermed de to pilotprojeker, der er valgt til udvikling af nye kirkegårdsformer i Haderslev Domprovsti. Foranlediget af orientering fra formanden besluttede provstiudvalget at behandle yderligere følgende sager på PU-mødet: Sag 1145 Centerområde ved Erlev Bjerge Domprovsten orienterede om sagen. Domsognet har sendt en anmodning til PU om at måtte udligne renteudgifter på ,93 kr. på det optagne stiftslån til renovering af Sangstationen og Den gamle Latinskole i salgsprovenuet på kr. fra salget af syddelen af jorden ved den nye stamvej til Erlev Bjerge. Domsognet har ikke fået ligningsmidler til denne renteudgift, men afholdt den som et udlæg af kassebeholdningen. Ingrid Vilslev supplerede bl.a. med at oplyse, at Ryesmøllevej endnu ikke var blevet solgt. Domprovsten og Ingrid Vilslev blev efter orienteringen erklæret inhabil og forlod mødet under selve behandlingen af sagen. Provstiudvalget godkendte, at Domsognet tilbageholder ovennævnte beløb af salgsprovenuet til renter, inden det sendes ind til stiftet. Fra PU var der en opfordring til at få solgt Ryesmøllevej snarest muligt. Sag 1146 Sommersted kirkekasse provstesyn og budget 2014 Sommersted MR ansøger om 5% midler til dækning af renteudgifter pr på kr ,56 vedr. lån til præstegården i Sommersted. Under forudsætning af, at der i kirkekassen ikke aktuelt er midler til mere end 3 måneders drift, bevilgede provstiudvalget ,56 kr. af 5% midlerne til formålet. Sommersted MR ansøger om 5% midler til dækning af ikke-beregnet pensionsbeløb til medarbejder. Provstiudvalget besluttede at bevilge 5% midler til Referat, Side: 8

9 dækning af udgifterne. Forinden endelig godkendelse, skal MR dog afklare, hvordan det forholder sig med den 1/3 af pensionsbidraget, som ville have udgjort eget bidraget, hvis pensionsbidraget var blevet indbetalt, som det skulle have været. Referat, Side: 9

10 Orientering 23 Arkitekt: Rengøring af muret hvælv, Grarup kirke Sag: Grarup kirke - afskalninger på muret hvælv (1107) - Grarup Sogn Arkitekt: Rengøring af muret hvælv, Grarup kirke Mødenotat - Grarup kirke - afskalninger på muret hvælv 24 Sommersted kirke - tårnets murværk og blytag - mødenotat Sag: Sommersted kirke - tårnets murværk og blytag (1200) - Sommersted Sogn Sommersted kirke - tårnets murværk og blytag - mødenotat Fw: Kirketårn og kirkehus - Sommersted 25 Oksenvad kirke - reparation/flytning af klokkeanlæg Sag: Klokkeanlæg (1033) - Oksenvad Sogn Oksenvad kirke - reparation/flytning af klokkeanlæg Sendt til konsulentudtalelse 26 SV fra Moltrup-Bjerning MR vedr. 5% midler Sag: 5% midler - ansøgninger i 2013 (1050) SV fra Moltrup-Bjerning MR vedr. 5% midler 27 VS: Møde med Haderslev Kommune - PU til orientering Sag: Lokalplaner Kommune (1068) - Haderslev Stift VS: Møde med Haderslev Kommune - PU til orientering Referat, Side: 10

11 Orientering 28 Sognehus - graverfaciliteter og redskabsrum - Hoptrup Sag: Redskabs- og mandskabsbygning (1092) - Hoptrup Sogn Sognehus - graverfaciliteter og redskabsrum - Hoptrup Brev sendt til konsulent, kgl. bygn.inspektør og Nationalmuseet. 29 Hammelev kirke - renovering af knæfald - plænebegravelser - mødenotat Sag: Hammelev kirke- renovering af knærfald (1133) - Hammelev Sogn Hammelev kirke - renovering af knæfald - plænebegravelser - mødenotat 30 Vojens kirke - skimmelsvamp Sag: Skimmelsvampe i orglet i Vojens kirke (1163) - Vojens Sogn Vojens kirke - skimmelsvamp Vojens kirke - skimmelsvamp - Notat om møde kl Vonsbæk kirke - forbedrede adgangsforhold Sag: Vonsbæk kirke - adgangsforhold (1182) - Vonsbæk Sogn Vonsbæk kirke - forbedrede adgangsforhold Godkendelse fra Haderslev stift SV fra Vonsbæk MR: Adgangsforhold: Hvad med økonomien Referat, Side: 11

12 Orientering 32 Vejledning om provstiernes digitale postkasse Sag: Lovpligtige postkasser (1185) - Kirkeministeriet Vejledning om provstiernes digitale postkasse Om Digital Post til folkekirken VS: Digitale postkasser 33 Øsby kirke - varme i kirkens kor Sag: Øsby kirke - varme i kor (1198) - Øsby Sogn Øsby kirke - varme i kirkens kor Faktura varmekonsulent Øsby kirke - Notat om møde kl Korrespondance vedr. stormskade på Bjerning kirke Sag: Bjerning kirke (1217) - Bjerning Sogn Korrespondance vedr. stormskade på Bjerning kirke 35 ST: Fole kirkegård - ny lagerplads Sag: Fole kirkegård - ny lagerplads (1218) - Fole Sogn ST: Fole kirkegård - ny lagerplads Sagen er sendt til kirkegårdskonsulent til udtalelse. Referat, Side: 12

13 Orientering 36 Kvartalsrapport-3 Sommersted kirkekasse Sag: Kvartalsrapport (1197) Kvartalsrapport-3 Sommersted kirkekasse Kvartalsrapport3 Hjerndrup kirkekase Kvartalsrapport - 3 Hammelev kirkekasse Kvartalsrapport-3 Vedsted kirkekasse 37 Billeder af det afgående og nye PU Sag: Fotoarkiv (1222) Billeder af det afgående og nye PU 38 Valg af formand og næstformand - Hjerndrup MR Sag: Valg til MR (1231) Valg af formand og næstformand - Hjerndrup MR Valg til Fjelstrup MR Genvalg til alle poster. Referat, Side: 13