KOMMISSORIUM FOR EVALUERING AF SYGEHUS SØNDERJYLLANDS CENTERSTRUKTUR 21. dec. 2016 Baggrund På baggrund af en national rapport 1 om akutområdet i 2007 besluttede Regionsrådet i Syddanmark 2 (2008), at en række sygehuse i regionen skulle etablere Fælles Akutmodtagelser (FAM). Hensigten var, at størstedelen af de akutte patienter behandles færdig i FAM og således ikke længere skal ind på de traditionelle (speciale)afdelinger. FAM ville få indflydelse på adskillige patientforløb, funktioner og afdelinger på sygehusene. De traditionelle (speciale)afdelinger ville blive mindre, fordi de ikke længere skulle modtage akutte patienter. Patientgrundlag og vagtlag i disse afdelingerne ville blive for lille til effektiv drift. Derfor anbefalede Regionen i 2009 i Rapport om sygehuse i Syddanmark et fagligt og organisatorisk grundkoncept 3 (populært kaldet Klynge-rapporten ), at sygehusene organiserer sig i større og tværfaglige klynger, for bl.a. at sikre effektiv drift, bedre fagligt samspil og ikke mindst større sammenhæng i patientforløbene. Direktionen og den daværende afdelingslederkreds på Sygehus Sønderjylland (SHS) besluttede i 2011 - som det eneste sygehus i Region Syddanmark - at følge Regionsrådets anbefaling om at danne klynger/centre. Sygehus Sønderjyllands Fælles Akut Modtagelse blev etableret den 1. januar 2012 og den 1. januar 2013 blev 21 traditionelle afdelinger omdannet til 11 centre hver med 2-5 klinikker. Regionsrådet har desuden vedtaget, at Åbenrå Sygehus skal udbygges som akutsygehus frem mod 2020, Sønderborg Sygehus skal ombygges til specialesygehus i perioden 2012-2018, og Haderslev Sygehus skal lukkes. Byggeriet på sygehusene bliver udført ud fra de behandlings- og driftsprincipper, som ligger til grund for centerdannelsen. Den 13. december 2016 modtog Sundhedsudvalget orientering om den aktuelle situation og de initiativer, der forventes iværksat for at håndtere nogle konkrete problemstillinger ved SHS. Et af initiativerne er en dybere evaluering ledelsesstrukturen. Efter fire år med centerstrukturen skal en evaluering give bud på perspektiverne for eventulle justeringer og forbedringer af sygehusets fortsatte strukturelle udvikling. Derfor har regionens koncerndirektion i samarbejde med direktionen på SHS besluttet at igangsætte en dybere evaluering af ledelsesstrukturen. Dette notat beskriver de overordnede rammer for at igangsætte og udføre evalueringen. Koncerndirektion har bedt SHS varetage styringen af selve evalueringsprocessen, dog således at der i processen er et tæt forløb med koncerndirektionen (RSD). Fire temaer i evalueringen Fire evalueringstemaer lægger sig tæt op ad Sundhedsudvalgets opmærksomhed: Idéen bag centerdannelsen er at skabe klynger af specialer/funktioner, for at forbedre sygehusets opgaveløsning i bred forstand. Flow i patientforløb gennem sammenhæng i behandlingsaktiviteterne, effektiv drift og et godt organisatorisk samspil, er hjørnesten i sammensætningen af centrene og 1 Sundhedsstyrelsen, Styrket akutberedskab planlægningsgrundlag for det regionale sundhedsvæsen, 2007 2 Region Syddanmark, Rapport om fælles Akutmodtagelser (FAM) i Region Syddanmark, 2008 3 Region Syddanmark, Rapport om sygehuse i Syddanmark et fagligt og organisatorisk grundkoncept, 2009 1
klinikkerne. Derfor skal evalueringen se på de strukturelle forhold, dvs. arbejdsdelingen mellem centrene, centrenes konstruktion, størrelse og lign. Medarbejdertilfredshedsundersøgelsen peger på et behov for at se på sammenhængskraften både vertikalt (mellem ledelsesniveauerne) og horisontalt (mellem centrene). Det relationelle og organisatoriske samspil er vigtige processuelle parametre i evalueringen. Der er fokus på hvorvidt centerkonstruktionen giver udfordringer med at skabe rum til og fokus på de lægelige specialer og specialisering i øvrigt. Det faglige miljø skal derfor indgå som tema i evalueringen. Den generelle ledelsessituation er det fjerde tema. Dette handler både om hvorvidt der er ledelseskræfter nok, ledelseskræfternes fordeling og opgaver på ledelsesniveauerne, de sundheds-professionelle fagpersoners ledelsesrolle, samt fællesledelses-modellens styrker og svagheder. Ledelseskapaciteten er et væsentligt genstandsområde for evalueringen. Formål og kriterier for evalueringen De fire temaer beskriver hvad der skal evalueres. Formålet med evalueringen er, at gennemføre en bred evaluering forstået således, at evalueringen kommer rundt om forskellige vinkler indenfor hvert af de fire temaer. Evalueringen skal samtidig pege fremad, ved at give bud på perspektiverne for eventuelle justeringer og forbedringer af ledelsesstrukturen. Sygehus Sønderjylland har på blot 5 år gennemgået en omfattende forandring, med betydelige organisatoriske og fagkulturelle implikationer. Sygehuset har gennemført store strukturelle ændringer, herunder flytning af funktioner og lukning af Haderslev Sygehus, og sygehuset har undergået en lang række af forandringer med afsæt i den fremtidige sygehusstruktur i Region Syddanmark. Samtidig er der iværksat en ny ledelsesstruktur, med udgangspunkt i en centerorganisering fra 1. januar 2013. En evaluering på nuværende tidspunkt må anses for at være et nedslag på et (vilkårligt) tidspunkt i en udviklingsproces. Det peger på tre kriterier for hvordan evalueringen gennemføres: Det første kriterium er, at de fire temaer for evalueringen skal have sammenhæng til de fire formål bag centerdannelsen (se figur). De fire formål med centre hænger sammen med den måde sygehuset er organiseret på, og den måde ledelse sker. Sammenhængen bør afspejles både i konkretiseringen af evalueringsspørgsmålene og i evalueringsrapporten. Det andet kriterie for tilrettelæggelsen af evalueringen tager udgangspunkt i forandringernes omfang, korte varighed og brud med traditioner. Disse forhold lægger op til en evalueringsform, der er fremadrettet og kvalitativ. Evalueringen bør udføres, så den kan pege på mulige indsatsområder, hvad der skal gøres og hvad der kan gøres næst, for sygehusets organisatoriske og ledelsesmæssige udvikling. Endvidere bør evalueringen bygge på kvalitative interviews af medarbejdere og ledere både for at give en dybere viden og forståelse for forhold, som vi ikke har så meget viden om, men også for at skabe legitimitet bag eventuelle forbedrings-/justerings-forslag. 2
Kravene til hvordan evalueringen gennemføres, handler om at opnå en evaluering, der opleves valid og som indeholder brugbare forslag i forhold til udvikling/tilpasning af sygehusets ledelses- og organisationsstruktur. Det tredje kriterie er, at evalueringsforløbet skal følges og understøttes gennem en bred involvering af sygehusets personale og besluttende fora, for at skabe den fornødne opbakning og ejerskab til det efterfølgende arbejde med evalueringens anbefalinger. Organisering af evalueringsprocessen Region Syddanmarks koncerndirektion har bedt SHS varetage styringen af evalueringsprocessen, dog således at der i processen er et tæt forløb med direktionen (RSD). DIREKTIONSGRUPPEN for Evaluering af Sygehus Sønderjyllands Centerstruktur består af Region Syddanmarks koncerndirektion og sygehusets administrerende direktør. Gruppen er ledelsesmæssigt ansvarlig for evalueringsprojektet og: sikrer at evalueringsprocessen og evalueringsresultatet bliver kendt indenfor regionen sikrer en løbende orientering af Sundhedsudvalget om arbejdet med evalueringen sikrer det kvalitetsmæssige niveau i evalueringsprocessen vil løbende være til rådighed for sygehusets direktion og styregruppe for sparring omkring behov og ønsker i relation til evalueringsprojektet STYREGRUPPEN FOR EVALUERINGSPROCESSEN er nedsat af Direktionsgruppen og får følgende opgaver: Opstille relevante evalueringsområder mhp. anbefaling til direktionsgruppen Samarbejde med evaluator(er) Skabe opbakning til evalueringsprocessen i sygehuset Fastlægge tidsplan og milepæle for evalueringsprocessen Følge evalueringsprocessen og sikre gennemførelse til tiden. Give forslag til rapporteringsform til Region Syddanmark Bidrage med anbefalinger til opfølgning og formidling af evalueringsresultatet 3
Det er styregruppeformandens ansvar, at foretage udpegning og sammensætning af styregruppen under hensyntagen til, at give evalueringsprocessen indholdsmæssigt fokus og arbejdsgrundlag, samt tilslutning og accept i sygehuset. Styregruppen sammensættes med udspring i FMU således: 2 direktører hvoraf den adm. dir. varetager formandskabet 2-3 lederrepræsentanter fra FMU 3-4 medarbejderrepræsentanter fra FMU 2 klinikledere Styregruppen vil endvidere trække på andre erfaringer med sygehus-strukturer og evalueringer hos - Person fra et andet sygehus i Region Syddanmark (evt. lægelig direktør) - Forsker fra Department of Bussines and Management, AUC (Har foretaget følgeforskning omkring centerstruktur ved Ålborg universitetssygehus) samt ad hoc gøre brug af kompetente fagpersoner internt i sygehuset. Sygehusets Lærings- og Forskningshus varetager sekretariatsfunktionen for styregruppen. DRIFTS- OG KVALITETSRÅDET er medansvarlig for evalueringsprojektets forankring i sygehuset. Drifts- og Kvalitetsrådets opgaver er følgende: Bidrage med viden og ressourcer til styregruppen og til indholdet af evalueringsprojektet Give evalueringsprojektet ledelsesmæssig opbakning og mandat Træffe beslutninger der støtter evalueringsprocessen og sikrer den tidsmæssige gennemførelse Træffe beslutninger der følger på resultatet Legitimerer evalueringen i og udenfor sygehuset FMU medinddrages i evalueringsprojektets forankring i sygehuset. FMU vil blive bedt om at: Bidrage med viden og ressourcer til styregruppen og til indholdet af evalueringsprojektet Give evalueringsprojektet opbakning og mandat Være høringspart for eventuelle forslag til organisatoriske ændringer som følge af evalueringsresultatet Valg af evaluator Evalueringsprojektet ønskes gennemført som en kort og intensiv proces. Evalueringsprocessen skal indeholde et kvalitativt element (interview i sygehuset). Disse forhold forudsætter en erfaren evaluator med betydelig indsigt i sygehusledelse og organisering. Blandt flere relevante evaluatorer er konsulentvirksomheden Implement valgt, fordi de har erfaring fra en række sygehuse i Danmark og den øvrige del af Skandinavien (samt i Schweiz) med udvikling og genopretning samt effektivisering, strategi og organisationsudvikling. Implement har viden fra sygehuse der arbejder med organisering efter patientforløb (centertankegangen) i både Norge og Sverige. Implement står blandt andet for Region Hovedstadens lederudviklingsprogram, hvor ca. 2500 ledere af ledere, ledere af medarbejdere og ledere af patientforløb har været i gennem. De har endvidere haft opgaver på alle niveauer: afdelings-/klinik- og centerniveau samt sygehusniveau, hvor ledelsesformer og ledelsesopgaven samt den organisatoriske kontekst har været centrale fokuspunkter. Implement har erfarne konsulenter med indsigt i sygehusvæsenet og de særlige vilkår samt fagprofessionelle dynamikker, der gør sig gældende. Implement er i stand til at sætte et hold med en sammensætning af konsulenter med forskellige faglige baggrunde og forudsætninger udover erfaring fra 4
sygehusområdet. Det gælder psykologi, ledelsesudvikling, styring, analyse og evaluering. De vil sammensætte gruppen med folk fra to af deres afdelinger, der ofte arbejder tæt sammen: Strategi og transformation i den offentlige sektor og i Lead (ledelsesudvikling). Implement er opmærksom på den korte tidsramme der ligger i kommissoriet. Evalueringen vil blive gennemført indenfor en ramme af 500.000 kroner Produkter Styregruppen for evalueringsprojektet skal sikre at følgende kan leveres til Direktionsgruppen (jf. tidsplan nedenfor): 1. Konkretiseret tids- og handlingsplan 2. Beskrivelse af evalueringsområder og evalueringsform (Projektbeskrivelse efter aftale med evaluator) 3. Midtvejsrapportering på evalueringsprocessen 4. Evalueringsrapport med perspektiver og eventuelle justeringer/forbedringer af ledelsesstrukturen 5. Forslag til intern formidling af evalueringsrapporten i SHS Overordnet tidsramme for evalueringsforløbet i 2017 5